Algemeen. (Huishoudelijk) Reglement

Transcriptie

1 Veel méér dan alleen spelen Algemeen (Huishoudelijk) Reglement Opgesteld in 1992 Gewijzigd eind 2009 Gewijzigd april 2012 Geldig vanaf

2 Inhoud Algemeen hoofdstuk I Het Bestuur hoofdstuk II De Leidsters hoofdstuk III De Oudergroep hoofdstuk IV Vergaderingen hoofdstuk V Relevante Documenten hoofdstuk VI 2

3 1 - Algemeen In dit algemeen (huishoudelijk) reglement zijn die artikelen en bijlagen opgenomen, die, gezamenlijk met de statuten, een beeld geven van de wijze waarop de Stichting Peuterspeelzaal Risdam, verder te noemen de Stichting functioneert. Daar waar de Statuten en het Algemeen Reglement niet eenduidig zijn, gelden de Statuten vóór het Algemeen Reglement. Het Algemeen Reglement bevat een aantal paragrafen met betrekking tot: - Bestuur - Leidsters - Ouderraad - Vergaderingen alsmede een aantal bijlagen. De paragraaf, betrekking hebbende op de activiteiten van de Ouderraad, voor zover geen verplichtingen voor de Stichting of de Leidsters betreffende, worden vastgesteld door de Ouderraad, na de mening van de leidsters en bestuur gehoord te hebben. Alle overige paragrafen en bijlagen, worden vastgesteld door het bestuur, na de mening van de leidsters en ouderraad gehoord te hebben. In geval van calamiteiten en om zwaarwichtige redenen, kan van dit algemeen (huishoudelijk) reglement worden afgeweken. De doelstelling van de stichting is opgenomen in de oprichtingsakte en het informatieboekje en is eveneens geplaatst op de website van de Stichting. Het beheer van de arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, berusten onder de verantwoording van het bestuurslid personeelszaken en/of bij afwezigheid de penningmeester. Er wordt kopie gehouden in een archief. 3

4 2 Bestuur 2.1. Taakomschrijving Bestuursleden Voorzitter is belast met: - het vormgeven van het algemeen beleid, - het uitvoering doen geven van bestuursbesluiten, - het leiden van de bestuursvergaderingen op een doeltreffende en efficiënte manier. Waarnemend Voorzitter Het bestuur kiest uit zijn midden een waarnemend voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de waarnemende voorzitter zijn taken waar. Secretaris is belast met: - Het bijhouden van het archief en de documentatie van de Stichting, - Het verzorgen van in- en uitgaande post, - Het verzorgen van het jaarverslag van de stichting, - Het doorgeven van bestuurswisselingen aan de diverse betrokken instanties (zoals beschreven in par. 2.6), - Het notuleren van bestuursvergaderingen en het uitwerken daarvan. - Het na afloop rondzenden van deze notulen aan bestuursleden en 1e leidsters. Penningmeester is belast met: - De financiële handelingen van de stichting, - Het opstellen van de jaarrekening en begroting (waarin de door de stichting gewenste Gemeentelijke Subsidie is opgenomen) en deze volgens het opgegeven tijdpad indienen bij de Gemeente Hoorn, - Het zonodig (financieel) indienen van een verzoek tot aanpassing van een al dan niet toegekende subsidie, - De administratie- en inning van de ouderbijdragen, - De controle van de zogenaamde kleine kas van de 1e leidsters, - De controle van de zogenaamde kleine kas van de ouderraad, - De controle van de voorschotkas van de materiaalfunctionaris, - De betaling van de vaste salarissen en invalvergoedingen, - De zaken aangaande de kas(controle) commissie, - De verzekeringsportefeuille, - Het uitbesteden van volledige salarisadministratie van alle (inval) leidsters, inclusief een maand/jaaropgave van loonbelasting/sociale lasten en pensioenen aan een administratiekantoor, - Het doorgeven/opheffen van ziekmeldingen aan een Arbodienst, - Het verzenden van maandelijkse salarisspecificaties aan alle (inval)leidsters, - Het overleg met Stichting Netwerk Hoorn over de hoogte van de ouderbijdragen, - Het opstarten van een ontslagprocedure bij een arbeidsconflict en/of wanneer geen herplaatsing mogelijk is na het eventueel moeten sluiten van peutergroep(en), - Het verzorgen van arbeidsovereenkomsten en het gelijktijdig informeren van het administratiekantoor i.v.m. berekening van salaris- en afdrachten. 4

5 Personeelsfunctionaris is belast met: - Het zitting nemen in de sollicitatiecommissie bij het aannemen van nieuwe leidsters, - Het beheer van arbeidsovereenkomsten- en personeelsdossiers, - Het aanspreekpunt voor personele aangelegenheden van de leidsters, - Indien daartoe besloten het verzorgen van cursussen- en/of opleidingen. Materiaalfunctionaris is belast met: - De inkoop van materialen (speelgoed/gebruiksgoederen etc.) na inventarisatie van de leidsters en (financiële) goedkeuring door het bestuur, - Het verzorgen van af- en aanvoer van het benodigde zandbakzand, - Het verzorgen van de samenstelling van kerstpakketten indien het bestuur daartoe besloten heeft, evenals de afgifte daarvan aan hen die daarvoor in aanmerking komen, - Voor de vervulling van deze functie gaat de voorkeur uit naar iemand die ook overdag beschikbaar is. Plaatsingsfunctionaris is belast met: - Het registreren van aanmeldingen, het plaatsen en uitschrijven in overleg met de betrokken ouders- en leidsters, - Het afgeven van de huisregels, het infoboekje en de incassomachtiging, - Het bijhouden van de wachtlijst en de peuterlijst per groep, - Maandelijks een overzicht sturen naar de penningmeester van nieuwe aanmeldingen, plaatsingen en/of afmeldingen - Het bestuur tijdens vergaderingen informeren over de stand van zaken - Aan de plaatsingsfunctionaris wordt een mobiele telefoon met abonnement beschikbaar gesteld. Bestuurslid Algemene Zaken is belast met: - Organisatie van andere dan reguliere vergaderingen en/of bijeenkomsten, - Drukwerk van de stichting verzorgen/verspreiden, - Het regelen van een afscheidscadeau/bloemen bij vertrek en/of jubileum van een leidster en/of bestuurslid volgens in een protocol vastgelegde bedragen, - Het samen met de materiaalfunctionaris samenstellen van kerstpakketten indien het bestuur daartoe besloten heeft, alsmede de afgifte daarvan aan hen die daarvoor in aanmerking komen, - Het versturen van een felicitatie kaart voor de verjaardag van een leidster, - Eventuele ondersteuning van andere bestuursleden, - Voor het uit te besteden drukwerk wordt door de drukker (SprintPrint in Zwaag) een rekening gestuurd naar de stichting, - Alle overige uitgaven in opdracht van de stichting kunnen gedeclareerd worden. 5

6 Overige Taken Bestuur - Van de bestuursleden wordt verwacht dat zij de volgende vergaderingen structureel bijwonen, - Bestuursvergaderingen, - Algemene gezamenlijke vergadering met alle leidsters, - Jaarvergadering, - De leidstervergaderingen worden bijgewoond door de personeelsfunctionaris, of, bij afwezigheid door een van de andere bestuursleden, - Eventueel overige vergaderingen, passend in het kader van de stichting Vaste vervanging bestuursleden - Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. - Bij afwezigheid van de penningmeester vindt vervanging plaats door de personeelsfunctionaris en omgekeerd. - Bij afwezigheid van de secretaris vindt vervanging plaats door het bestuurslid algemene zaken en omgekeerd. - Bij afwezigheid van de materiaalfunctionaris vindt vervanging plaats door het bestuurslid algemene zaken en omgekeerd. - In goed onderling overleg kunnen tijdelijk wijzigingen in de taakverdeling van de bestuursleden aangebracht worden. Dergelijke wijzigingen dienen in de notulen van betreffende bestuursvergadering te worden vastgelegd Contacten met de Gemeentelijke instanties e.d.: - Hoewel ieder bestuurslid verantwoordelijk is voor zijn taakstelling en contacten met derden, hebben beleidsvoornemens en overleggen met afdelingen van de Gemeente Hoorn inzake het peuterspeelzaalwerk altijd financiēle gevolgen voor onze stichting. Naast de voorzitter is het daarom ook noodzakelijk dat de penningmeester bij dergelijke gesprekken aanwezig is. - De overige bestuursleden worden (vaak achteraf) geïnformeerd over de aard en voortgang van de contacten met de Gemeentelijke instanties Tekenbevoegdheid - Artikel 6.2. van de Statuten, alsmede de inschrijving bij de Kamer van Koophandel onder nummer S voorzien in de tekenbevoegdheid Disfunctioneren van Bestuursleden - Indien een bestuurslid zich aan de opgelegde taak onttrekt, of er geen uitvoering aan geeft, dan zal hij/zij door de overige bestuursleden (minimaal 2) ter verantwoording kunnen worden geroepen en zo nodig kan hij/zij uit zijn functie worden ontheven. - In voorkomende gevallen dient 2/3 meerderheid van het bestuur (excl. het betreffende bestuurslid) dit besluit te bekrachtigen. - Bovenstaande maatregel kan ook worden toegepast bij slecht- of aan de stichting schadebrengend gedrag. 6

7 2.6. Bestuurswisselingen Bestuursleden committeren zich bij hun aantreden voor een periode van minimaal 2 jaar. Bestuurswisselingen dienen te worden doorgegeven aan: De Kamer van Koophandel Stichting Netwerk Hoorn (voorzitter, penningmeester en plaatsingsfunctionaris). Gemeente Hoorn afdeling Welzijn (voorzitter en penningmeester) Bank(en) (alleen bestuurswisseling met tekenbevoegdheid) Leidsters (alle bestuurswisselingen) 3. Leidsters 3.1. Taakomschrijving Peuterspeelzaalleidster I Algemeen - De peuterspeelzaalleidster I (verder te noemen 1e leidster) is een medewerkster die kinderen begeleidt, verzorgt en hen de activiteiten aanbiedt die afgestemd zijn op de leeftijd en mogelijkheden van de peuter(s). De 1e leidster wordt hierin bijgestaan door een peuterspeelzaalleidster II (verder te noemen 2e leidster) en zo mogelijk een hulpouder. Indien er geen ouder bereid is hulp te verlenen, dan kan dit ook een andere vrijwilliger zijn. - Dit alles met inachtneming van de doelstelling van de stichting. Op deze functies is verder van toepassing de taakomschrijvingen zoals die zijn opgenomen in de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening bij de invoering van het Loonfunctiegebouw in 2004, welke alle leidsters hebben ontvangen Functie-inhoud Hoofdtaken a) Om haar werk als 1e leidster goed te kunnen uitoefenen, wordt met name van de 1e leidster verwacht dat zij; - het individuele contact met het kind legt, - aan het begeleiden van de groep een zodanige vorm geeft, dat ieder kind in de groep tot zijn recht komt, - conflictsituaties die voortkomen uit de spanningspunten weet op te lossen, - de kinderen observeert, en naar aanleiding daarvan eventueel actie onderneemt, b) Bovendien is enige kennis van milieu en achtergrond van de kinderen vereist. Een goed contact met de ouders is hiertoe van belang. c) In voorkomende gevallen het leveren van een specifieke bijdrage tot een beoordeling van het kind met het oog op het kunnen vinden van een geschikte oplossing voor de problematiek van het geplaatste kind in overleg met de betrokken ouder(s). 7

8 d) Voor het totaal functioneren van de groep draagt de 1e leidster de volledige eindverantwoordelijkheid. De wijze waarop dit functioneren in de praktijk plaatsvindt geschiedt in overleg met de 2e leidster. De hulpouder assisteert beide leidsters ondersteunend. e) Voorts is de 1e leidster belast met de dagelijkse zorg, gezondheid en veiligheid voor de door haar groep gebruikte ruimte en inventaris. f) Van de leidsters wordt verwacht dat zij in redelijk overleg met het bestuur meedenken over en eventueel deelnemen aan bestuurlijke- en beleidsmatige activiteiten in het belang van de stichting Overige taken a) Intake Vooraf een telefonisch intakegesprek voeren met ouder(s) waarvan een kind in een groep van betreffende 1e leidster zal worden geplaatst, tijdens welk gesprek het kind ook kan worden uitgenodigd (samen met een ouder) vóór plaatsing een bezoek te komen brengen aan de groep. b) Vergaderingen - Het bij toerbeurt bijwonen van het algemene deel van de geplande bestuursvergaderingen met inbreng van in de leidstervergaderingen besproken punten en hiervan verslag doen aan de collega s, - Het bij toerbeurt bijwonen van de ouderraadvergaderingen en hiervan verslag doen aan de collega s, - Het bijwonen van de leidstervergaderingen. Een der leidsters zit de vergadering voor en een ander notuleert en zendt de getypte notulen daarna (via ) naar de andere leidsters en de bestuursleden. - Het bijwonen van een algemene gezamenlijke vergaderingen welke zowel op Initiatief van het bestuur, als de leidsters vastgesteld kan worden, - c) Festiviteiten - Het organiseren van bijzondere bijeenkomsten zoals het Sinterklaasfeest, de laatste schooldag etc. en het mede organiseren van het jaarlijkse peuterfeest, d) Schoonmaken - Het organiseren van het schoonmaken van de speelzaal, de inventaris (speelgoed, meubilair enz.). vlak voor de zomervakantie. Het laatste dagdeel per groep vóór de zomervakantie is de peuterzaal daartoe gesloten. De leidsters dienen daartoe met elkaar te overleggen en vervolgens de ouders tijdig te informeren, dat de peuterspeelzaal tijdens die geplande schoonmaak dagdelen is gesloten. e) Stagiaires - Het aannemen- en begeleiden van stagiaires. Per dient door de stagiaire voorafgaand aan de stage periode een Verklaring Omtrent het Gedrag te worden overlegd. f) Vrijwilligers - Het proberen te rekruteren van hulpouders en/of bestuursleden. Per dienen zowel vrijwilligers als bestuursleden voorafgaand aan hun activiteiten een Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen. De hulpouder dient daarnaast een vrijwilligersovereenkomst aan te gaan. 8

9 g) Overdrachtformulier - Aan de hand van waarnemingen en notities dient bij het overgaan van de peuter naar de basisschool een overdrachtformulier te worden ingevuld en meegegeven te worden aan de ouders/verzorgers Taakomschrijving Peuterspeelzaalleidster II Algemeen - Van een 2e leidster wordt verwacht, dat ze het leuk vindt om met peuters om te gaan en ze bereid is, de verantwoordelijke 1e leidster te assisteren. Gezien de ontwikkelingen in het peuterspeelzaalwerk dienen ook de (nieuwe) 2e leidsters gekwalificeerd en gediplomeerd te zijn, waarbij wordt verwezen naar de in de geldende CAO opgenomen opleidingen. - Op deze functie is verder van toepassing de taakomschrijving zoals die is opgenomen in de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening bij de invoering van het Loonfunctiegebouw in Het aannemen van een (nieuwe) 1e en/of 2e leidster - Gezien nieuwe wetgeving OKE (Ontwikkelingskansen door Kwaliteit & Educatie), welke in 2011 werd ingevoerd en aansluitende de Wet Kinderopvang en Kwaliteitseisen Peuterspeelzalen waarin hogere opleidingseisen gesteld worden aan (o.a.) peuterspeelzaalleidsters, zal het bestuur bij het vervullen van nieuwe vacatures deze hogere opleidingseisen als standaard gaan overnemen, - Voor een 1e leidster wordt als opleidingseis gesteld; minimaal SPW3 (of gelijkwaardig), aangevuld met een afgeronde opleiding VVE Piramide, voor een 2 e leidster volstaat SPW3 (of gelijkwaardig), - Voor een zogenoemde VVE Piramide groep (4 dagdelen per week) zijn twee 1 e leidsters nodig met de kwalificaties SPW3 (of gelijkwaardig) + certificaten VVE Piramide, - Als er een vacature ontstaat krijgen bestaande personeelsleden, indien geïnteresseerd en gekwalificeerd, als eerste de mogelijkheid om intern te solliciteren, - Bij een vacature voor een 2e leidster kunnen 1e leidsters een kandidaat voordragen aan het bestuur. Indien dat niet het geval is en er geen interne belangstelling is, zal het bestuur een advertentie plaatsen met een oproep te solliciteren, - Bij een voordracht, bij interne- en/of bij externe sollicitaties voor een 2e leidster wordt er een sollicitatiecommissie gevormd, bestaande uit het bestuurslid personeelszaken en de betrokken 1e leidster. Na een gesprek en het eventueel proefdraaien in de groep van de betrokken 1e leidster, geeft de sollicitatiecommissie haar advies aan het bestuur. Het bestuur neemt vervolgens een besluit en informeert de sollicitatiecommissie en de voorgedragen kandidaat. - De penningmeester stelt een arbeidsovereenkomst op en legt deze in tweevoud ter 9

10 ondertekening voor aan de gekozen kandidaat. Het te ondertekenen en retour te sturen exemplaar wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. Bij een vacature voor een 1e leidster wordt de sollicitatiecommissie gevormd door het bestuurslid personeelszaken en (een) ervaren leidster(s). De sollicitatiecommissie zal gesprekken voeren met enkele (eventueel geselecteerde) kandidaten en na afronding van de sollicitatieprocedure haar advies aan het bestuur voorleggen. Het bestuur neemt vervolgens een besluit en informeert de sollicitatiecommissie en de voorgedragen kandidaat. - De penningmeester stelt een arbeidsovereenkomst op en legt deze in tweevoud ter ondertekening voor aan de gekozen kandidaat. Het te ondertekenen en retour te sturen exemplaar wordt gearchiveerd in het personeelsdossier. 4. Ouderraad 4.1. Inleiding - Het is belangrijk dat ouders in de gelegenheid worden gesteld direct of indirect bij de peuterspeelzaalactiviteiten te helpen en via een ouderraad invloed te kunnen uitoefenen op het te voeren beleid. - Het betrekken van de ouders vindt plaats via: a) de ouderraad b) het in de groep inzetten van ouders ter assistentie van de leidsters c) het inroepen van hulp bij speciale activiteiten zoals het jaarlijkse peuterfeest Hieronder wordt nader ingegaan op de taken van de ouderraad, als belangrijk onderdeel van de ouderparticipatie Taakomschrijving Ouderraad - De ouderraad bestaat uit ouders van peuters die de peuterspeelzaal bezoeken, zo mogelijk één ouder bij elke groep. De leden van de ouderraad verdelen onderling de volgende taken: Voorzitter - Het verzorgen van de algemene coördinatie binnen de ouderraad - Het leiden van de vergaderingen van de ouderraad - Het bijhouden van het archief van de ouderraad - Het bijwonen van het algemene deel van bestuursvergaderingen Vice-voorzitter - Vervangt de voorzitter bij afwezigheid Overige leden - Het notuleren en typen van notulen van ouderraad vergaderingen bij toerbeurt - Het bijwonen van leidstervergaderingen bij toerbeurt, - Het bijwonen van de jaarvergadering,. - Het verzorgen van een kleine attentie met Sinterklaas, voor alle leidsters en hulpouders, - Het op verzoek van de leidsters mede organiseren van speciale activiteiten voor de peuters (o.a. sinterklaas, kerst enz. - De verzorging van een nieuwsbrief die 3-4 keer per jaar verschijnt en waarbij kopij 10

11 aangeleverd kan worden door het bestuur, de leidsters en de ouders. Ouderraadsleden die de nieuwsbrief samenstellen vormen dus de redactie. De pagina s kunnen digitaal aangeboden worden bij de drukker (SprintPrint in Zwaag) en dienen na gereedkomen verspreid te worden onder de leidsters, alsmede de peuters die op de wachtlijst staan, - Het mede organiseren van het jaarlijkse peuterfeest. Hiervoor wordt een commissie samengesteld met 2 leden van de ouderraad, 2 leidsters en 1 bestuurslid. Het peuterfeest wordt 1 x per jaar gehouden op een zaterdag. Er is een draaiboek aanwezig. De commissie kiest een thema voor het peuterfeest en reserveert de benodigde zalen voor de geplande datum. - Alle peuters worden vervolgens uitgenodigd om (tegen betaling) mee te doen aan allerlei activiteiten en spelletjes welke bij het gekozen thema worden georganiseerd. - Het helpen bij voorkomende werkzaamheden, zoals het schoonmaken (of repareren) van speelgoed, het maken van b.v. schilderskielen, poppenkleertjes enz. 5. Vergaderingen De Stichting kent de volgende vergaderingen: 5.1. Bestuursvergaderingen - frequentie: eenmaal per 6 weken (een week na de leidstervergaderingen) - deelnemers: het voltallige bestuur - afgevaardigde 1e leidsters (het algemene deel) - afgevaardigde ouderraad (het algemene deel) - notulen: door secretaris - kopie naar: alle bestuursleden, voorzitter oudergroep (alleen algemene deel) alle leidsters (alleen algemene deel) 5.2. Algemene gezamenlijke vergadering - frequentie: alleen op initiatief van bestuur en/of leidsters - deelnemers: het voltallige bestuur, alle 1e leidsters, op uitnodiging 2e leidsters en/of ouderraadsleden - notulen: door secretaris - kopie naar: alle bestuursleden en 1e leidsters, eventueel naar 2e leidsters en ouderraadsleden 5.3. Jaarvergadering - frequentie: 1 x per jaar in februari/maart - deelnemers: het voltallige bestuur, 1e en 2e leidsters, de ouderraad, overige Ouders die geïnteresseerd zijn - notulen: door secretaris - kopie naar: redactie voor plaatsing in de nieuwsbrief, naar penningmeester t.b.v. bijlage bij de in te dienen jaarstukken 5.4. Leidstervergadering - frequentie: eenmaal per 6 weken - deelnemers: alle 1e leidsters (bij verhindering van een 1e leidster vervangt de 2 e leidster) alle 2e leidsters (op basis vrijwilligheid) bestuurslid personeelszaken en 11

12 afgevaardigde ouderraad - notulen: door een van de 1e leidsters - kopie naar: bestuursleden, 1e en 2e leidsters, voorzitter ouderraad 5.5. Ouderraadsvergadering - frequentie: eenmaal per 6 weken - deelnemers: alle leden ouderraad, afgevaardigde 1e leidster en op verzoek afgevaardigde bestuur - notulen: door een van de leden van de ouderraad - kopie naar: oudergroepsleden, bestuursleden, 1e en 2e leidsters Verspreiding notulen: Voor alle vergaderingen geldt dat de gemaakte notulen binnen 2 weken na vergadering verzonden dienen te worden (via ) aan degenen die hiervan een kopie moeten ontvangen. 6. Relevante Documenten Alle hierna vermeldde documenten maken eveneens deel uit van dit Algemeen (Huishoudelijk) Reglement. Deze zijn niet bijgevoegd maar de meeste documenten kunnen op de website van de Stichting ingezien, gedownload en/of geprint worden. De functiebeschrijvingen van een peuterspeelzaalleidster I en II, alsmede de thans geldige CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening zijn eveneens toegankelijk via de website van de stichting. Infoboekje van de Stichting, waarin opgenomen de procedure bij aanmelden, plaatsing en afmelden van de peuters, de incassobetaling van de ouderbijdragen en de huisregels van de stichting, Algemeen (Huishoudelijk) Reglement van Stichting Peuterspeelzaal Risdam Inschrijfformulier voor opgave van nieuwe aanmeldingen, Pedagogisch Beleidsplan, waarin de werkwijze op de peuterspeelzaal wordt beschreven, Protocol Kindermishandeling, waarin de procedure is vastgelegd bij een vermoeden van kindermishandeling en/of huiselijk geweld, Functiebeschrijving Peuterspeelzaalleidster I zoals deze is beschreven in de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening, Functiebeschrijving Peuterspeelzaalleidster II zoals deze is beschreven in de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening, CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening , Overdrachtformulier peuterspeelzaal basisschool Vrijwilligersbeleid Werkafspraken Risico Inventarisatie 12