Handleiding. Hunter-CRM POS module voor:

Transcriptie

1 Handleiding Hunter-CRM POS module voor:

2 Voorwoord Hunter-Retail (POS) is een product van Hunter-CRM. Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Hunter-CRM Ceintuurbaan Noord 105c 9301 NT Roden Tel: info@hunter-crm.com 2

3 Inhoud Voorwoord Start Hoofdmenu Aanmaken nieuwe gebruikers Relatie aanmaken (klant) Voorkeursinstellingen Aanmaken hoofdgroepen Aanmaken artikelen Prijzen van Artikelen Hoofdmenu kassa PLU Lijst Artikelen toevoegen Aangepaste artikelen Betalingen Nota afhandeling en annulering Nota's op rekening zetten Routes aanmaken Routes en klanten BTW aangifte

4 Inleiding Hunter-CRM POS module is een product van Hunter-CRM die de klant een moderne marketingkassa biedt. Deze documentatie is geschreven voor gebruikers van Hunter-CRM POS module, welke werken met het concept Uw Kruidenier. Hierin een overzicht van de meest gebruikte functionaliteiten van Hunter-CRM. 1. Start Start de computer op met de aan/uit knop, via de linkerkant achter de computer kast. Uw kassa start automatisch op als u de snelkoppeling op het bureaublad drukt en dan opent het Hunter Retail inlogscherm. U kunt uw medewerkers-kaart scannen met de handscanner. U logt dan automatisch in. Of u gebruikt het ontvangen wachtwoord en logt daarmee in. Terug naar inhoudsopgave 4

5 2. Hoofdmenu Uitleg Menubalk: Menu = Home knop Hoofdgroep = Productgroep Artikelen = Overzicht van artikelen Relatie = Overzicht van relaties Kassa = Direct naar Kassascherm Facturen = Overzicht van facturen Beheer = Beheer Voorkeur = Voorkeursinstellingen aanpassen Selecteer administratie= n.v.t. Terug naar inhoudsopgave 5

6 3. Aanmaken nieuwe gebruikers Inlognaam Hunter inlog naam: Hunter wachtwoord: Controller wachtwoord: Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Nieuwe gebruiker aanmaken Ga naar Beheer (hier heeft u het controller wachtwoord nodig) Kies voor het tabblad Werknemer. Werknemer Op het moment dat u ingelogd bent kunt u via voorkeuren bij tabblad gebruiker uw wachtwoord veranderen. 6

7 Klik nu op het witte plusje in het blauwe vlakje Selecteer OK Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier + Er verschijnt een nieuw scherm, hier kunt u de nieuwe medewerker aanmaken. Vul alle benodigde gegevens in en selecteer dan tabblad Toegang Zet een vinkje bij Verminderde kassa rechten (rechts boven ) als deze gebruiker alleen toegang mag hebben tot de kassa. OK Aanvinken Een nieuw scherm opent zich op het tabblad Relatiebeheer. Zet een vinkje in de administratie onder toegangsrechten voor administratie. Relatiebeheer Aanvinken 7

8 Nu gaat u naar tabblad Werknemer Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Werknemer En vul hier de Gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord in. Gebruikersnaam Wachtwoord Functie Categorie Wachtwoord voor beheer Door op Functie Categorie te klikken kunt u de gebruiker rechten geven: Company Management = Administrator rechten General = Kassa gebruiker Vul alleen een controller wachtwoord in als de persoon dat ook nodig heeft (meestal zijn dit administrators). In dit gedeelte van het pakket staat namelijk belangrijke informatie die absoluut niet aangepast, of erger nog, verwijderd mag worden. Ook kunnen hier privé gevoelige gegevens staan. U heeft nu een nieuwe werknemer met login rechten aangemaakt. Test de nieuwe login door op Afsluiten in het hoofdmenu te klikken (rechts bovenin). U komt nu weer op het inlogscherm: Vul hier de nieuwe login gegevens in en klik op OK 8

9 En u komt weer op het Hoofdscherm en u bent ingelogd als de nieuw aangemaakte gebruiker. Betreft dit een gebruiker die alleen toegang tot de kassa mag hebben dan dient u nog een handeling uit te voeren, voordat u de kassa afsluit. Klik in het Hoofdmenu nu op Voorkeuren (menubalk). In de tab Interface zet u een vinkje in Kassa openen na inloggen Interface Aanvinken U heeft nu een kassa gebruiker aangemaakt, deze hebben beperkte rechten namelijk alleen toegang tot de kassa. Terug naar inhoudsopgave 9

10 4. Relatie aanmaken (klant) Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier De Hunter-CRM POS module kent 2 soorten relaties: de particuliere relatie en de bedrijven. Normaal gesproken zijn de meeste relaties voor de Uw Kruidenier de particulieren. De relatie aanmaken heeft tot doel om uw klanten in het systeem te zetten. Een relatie kan een suspect, klant, leverancier of partner zijn. In de Hunter-CRM POS module werken we in alle gevallen vanuit de RELATIE. Dit geldt voor de kassa maar ook voor projecten, werkbonnen, offertes, orders. Zodra u iets gaat doen, doet u dat voor iemand, als u dat in gedachten houdt, wordt het systeem begrijpelijker. Nu eerst het aanmaken van een de relaties. Klik in de menubalk op Relaties. Het volgende scherm verschijnt : Klik op de + om een relatie aan te maken. Vul alle gegevens in de linker kolom in Afleveradres alleen invullen indien afwijkend van bedrijfsgegevens Vul de volgende gegevens in de linker kolom in bij contactpersoon (geslacht, initiaal, voorachternaam eventueel mobiel telefoonnummer en 2 e mailadres. De standaard gegevens zijn nu aangemaakt. Dit hoeft niet te worden opgeslagen, dat gebeurt automatisch. Sluit dit af met het kruisje. 10

11 Klantenkaart: Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Ga naar Relaties en open de zojuist aangemaakte klant. Tabblad Relatie: Algemeen Dit is een overzichtspagina, hierin kun je zien wat er loopt, zoals offertes, projecten, orders en bestellingen. Tabblad Relatie: Contacten Hier kun je extra contactpersonen toevoegen door het witte + in het blauwe vierkantje. Vul zoveel mogelijk gegevens in het tabblad contact. Met het pijltje links boven (dit noemen we de ACTIE-knop), kun je verschillende belangrijke gegevens toevoegen, namelijk: bijlage/notitie/ /fax/brief/activiteit. Door deze te gebruiken is het mogelijk dat een collega bij afwezigheid informatie kan inzien. Direct Mail aanvinken 11

12 Tabblad Relatie: Financieel Hier worden alle relevante financiële gegevens standaard ingevoerd. Alleen salesdesk of management kan deze gegevens wijzigen/aanpassen. Dit is een eenmalig proces, eenmaal goedgekeurd door de back office kan de AM alle trajecten voor de relatie verrichten uitgezonder de facturatie. Dit wordt tot nadere order door administratie verricht. Zonder afhandeling van dit tabblad is verdere actie onmogelijk! Rode vakken (zie volgende sheet)mogen niet gewijzigd worden. Deze zijn ook beveiligd. Ook hier weer zo veel mogelijk aanleveren. Wat verplicht is, is het KvK nummer en de hier vermelde bedrijfsnaam. (aanleveren aan back office/salesdesk tot nader bericht) Na invulling of controle door de back office wordt het vinkje financiële gegevens gecontroleerd pas gezet! Maak gebruik van de links voor het controleren of opzoeken van gegevens. Link om BTW nummer te controleren: Link om KvK op te zoeken: Link om IBAN en BIC te controleren: Verplaatsen van een debiteur/relatie naar een andere administratie Om een relatie te verplaatsen naar een andere lokatie gaat u naar de Relatiekaart en selecteert u een relatie door op het blauwe vlak met het witte pijltje te klikken. U heeft hier wel Administrator rechten en een controller wachtwoord voor nodig. 12

13 Vervolgens selecteert u het tabblad Financieel 13

14 Klik hierna op het witte vlak waar het Admin nummer in staat. Er zal een pop-up scherm verschijnen en tik daar uw controller wachtwoord in en klik op OK Selecteer de administratie waar de relatie naar toe moet verhuizen en klik vervolgens op OK en de relatie is verhuisd. Klik vervolgens het scherm weg en de ververs de Relatielijst zodat de relatie is verdwenen uit de lijst van de huidige administratie. Terug naar inhoudsopgave 14

15 5. Voorkeursinstellingen Bij het openen van het menu item voorkeuren opent zicht het onderstaande scherm, in het tabblad Interface. Onderstaand de standaard instellingen, in dit tabblad zet u een vinkje bij de volgende items: Vensters schermvullend maken Menu Balk positie Boven Toon lijst van Geopende Vensters naast elk venster Lijst van Geopende Vensters automatisch bijwerken Geopende Vensters links In het tabblad Gebruiker ziet u de gebruiker die op dat moment is ingelogd. Het tabblad wordt op momenteel niet gebruikt. In het tabblad Menu Balk kunt u de gewenste menu items selecteren. De standaard instellingen zijn, zoals vermeld op pag. 3 van deze handleiding. De menu-items in de rechterkolom, vindt u terug in de menubalk in het hoofdmenu. Indien u items wilt toevoegen van de linker kolom, doet u dat met behulp van > teken. Indien u in de rechterkolom items wilt verwijderen uit de menu-balk, drukt u op het betreffende kruisje. Met de pijlen omhoog/omlaag, kunt u de positie bepalen. 15

16 Onder tabblad Kassa kunt u een aantal wijzigingen doorvoeren Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier De functie Invoer Keyboard gebruiken Wanneer u een seriële scanner weegschaal heeft kunt u een toetsenbord koppelen en dan aantallen en gewichten etc met het toetsenbord ingeven ( bijv. EAN nummers die niet te scannen zijn) U hoeft het dan niet meer via het touchscreen in te voeren Alternatieve Toshiba display De display heeft een 2 regels van 20 karakters display. Alleen bij de eerste keer mag de 2e regel maar 39 karakters bevatten en een spatie. We hebben een fix gemaakt voor deze fout in de Toshiba display Multi-klik vertraging wordt gebruikt voor het aanpassen van de kleuren van de kassa knoppen GPS interval is de interval waarin de kassa de positie doorgeeft van de rijdende winkel Terug naar inhoudsopgave 16

17 6. Aanmaken hoofdgroepen Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Alle hoofdgroepen worden aangemaakt en aangeleverd door VersCentrum Nederland. Deze kunnen via de website van VCN worden ingeladen. Indien er producten worden verkocht die niet in het assortiment van VCN zitten is het wellicht wenselijk om hier een afzonderlijke hoofdgroep voor aan te maken. Hieronder vindt u de werkwijze om dit te bewerkstelligen. Klik op hoofdgroep in het menu scherm, het volgende scherm wordt geopend: + Druk op het plusje, het volgende scherm opent zich: Vul hier een unieke code in die u wilt gebruiken. Vul hier de omschrijving in die u wilt gebruiken. (overige velden worden niet ingevuld) Voor iedere hoofdgroep die u wilt aanmaken dient u deze handeling te herhalen. Terug naar inhoudsopgave 17

18 7. Aanmaken artikelen Ga in hoofdscherm in de menubalk naar de knop artikelen, het volgende scherm wordt geopend: Klik op de +, er wordt een pop menu geopend met de vraag om OK te drukken indien u een nieuw record wilt aanmaken. Klik op OK en het volgende scherm wordt geopend. Hieronder een overzicht voor het invullen van tabblad Invoer : Artikelnummer invullen Artikelomschr. invullen in US Omschrijving wordt niet gebruikt Meedere afbeeldingen per artikelen NB: er mogen geen dubbele codes worden aangemaakt Terug naar inhoudsopgave 18

19 8. Prijzen van Artikelen Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Alle artikelen worden vanuit VCN ingeladen met de daarbij gekozen verkoopprijzen. Indien u zelf eigen artikelen wilt aanmaken kan dat via onderstaande werkwijze. Om prijzen aan te maken of te wijzigen dient u de volgende handelingen uit te voeren. Klik binnen het artikelscherm naar het tabblad condities en voer de volgende velden in: Inkoopprijs BTW code (laag/hoog/0) Verkoopprijs incl. BTW Statiegeld indien van toepassing De overige velden hoeven in deze situatie niet te worden ingevuld. Bij tabblad Conditie is het mogelijk artikelen actieprijzen in te voeren en bijvoorbeeld uit te zonderen van aanbiedingen. 19

20 Het tabblad Voorraad voorziet in gedetailleerde informatie en voorraadlocaties Onder tabblad Ingrediënten ziet u de producteigenschappen van levensmiddelen Terug naar inhoudsopgave 20

21 9. Hoofdmenu kassa Overzicht hoofdmenu: A B C ARTIKELLIJST D E F G H I J A. Kies Route / Kies de Stop / Kies Relatie, voor het begin van de dag kiest u als eerste de route. Daarna dient u de stop te kiezen Als u een klant wilt helpen kiest u de relatie knop. Dan ziet u alle relaties die onder de ze stop zijn geplaatst. B. Status bericht: Toont berichten over de laatst uitgevoerde actie. C. PLU Lijst: Wordt gebruikt om snel artikelen te selecteren, wordt later in deze handleiding behandeld. D. Aantal, Prijs: Deze knoppen worden gebruikt om meerdere artikelen tegelijk toe te voegen en de prijs van artikelen te wijzigen E. Betalen: Deze knop wordt gebruikt om betalingen te verwerken. F. Correctiescan en Herstel knoppen: Deze knoppen worden gebruikt om artikelen weg te halen uit de lijst met artikelen. G. MENU knop: kassa afsluiten, sluit het kassa scherm en gaat u indien nodig terug naar het hoofdmenu van Hunter-CRM POS module Desktop H. Artikellijst: Toont de lijst met artikelen die afgerekend zullen worden, handelingen die effect hebben op, of gebruik maken van de lijst met artikelen worden later in deze handleiding behandeld. I. Invoer keypad: Wordt gebruikt voor invoer in de kassa. J. Overzicht bedragen: Hier worden de bedragen getoond. 21

22 Bon afdrukken: Druk op de artikellijst, het volgende scherm verschijnt. Bon afdrukken Pakbon afdrukken A4 afdrukken Verzamelfactuur Niet afdrukken Op Rekening Verwijderen Annuleren : kassabon wordt uitgeprint via de kassabon printer, kassalade wordt geopend. : pakbon wordt uitgeprint via de A4 printer*, kassalade wordt geopend. : kassabon wordt uitgeprint via de A4 printer*, kassalade wordt geopend. : gespecificeerde kassabonnen (indien aanwezig en gekozen)worden uitgeprint via de A4 printer*, kassalade wordt geopend. : kassabon wordt niet uitgeprint, kassalade wordt geopend. : pakbon wordt dubbel uitgeprint, een voor ondertekening en een voor de klant. : kassabon wordt verwijderd. : kassabon wordt geannuleerd. *Indien aanwezig en aangesloten Terug naar inhoudsopgave 22

23 10. PLU Lijst Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier De PLU lijst wordt gevoed vanuit de hoofdgroepen. Via de hoofdgroepen kunt u bepalen of deze hoofdgroep ook getoond moet worden in de PLU lijst en in welke volgorde. (zie hfst 4 Hoofdgroepen) Het is mogelijk te kiezen welke artikelen getoond worden op de PLU lijst. Om dit te doen opent u eerst de PLU lijst en dan drukt u op de BEWERK knop. BEWERK U komt nu op een soortgelijk scherm als de originele PLU Lijst. (deze lijst is al gevuld) TERUG: Terug naar de PLU lijst <<: Naar de 1e pagina <: Naar de vorige pagina >: Naar de volgende pagina >>: Naar de laatste pagina +: Deze knop voegt een nieuw artikel toe aan de PLU lijst, indien nodig wordt hiervoor een nieuwe pagina aangemaakt -: Deze knop haalt het laatste artikel van de PLU lijst weg ARTIKELEN: De resterende knoppen zijn net als op de PLU lijst een overzicht van de artikelen. Als u in het bewerkscherm op een van de artikelknoppen drukt krijgt u een overzicht van alle artikelen die in het systeem bekend zijn. Voor deze lijst word het gebruik van een stylus of muis aangeraden. Artikelen kunnen gekozen worden via de groene knop, zie voor meer informatie over de andere knoppen de documentatie van Hunter Desktop. Na op de groene knop gedrukt te hebben wordt de gekozen plek in de PLU Lijst vervangen door het gekozen artikel. Terug naar inhoudsopgave 23

24 11. Artikelen toevoegen Er zijn 3 manieren om artikelen toe te voegen aan de lijst met artikelen Scannen Een artikel scannen is de eenvoudigste optie PLU Code Een artikel toevoegen via PLU code kan sneller zijn dan deze scannen, dit vereist wel dat de PLU code bekend moet zijn. Om dit te doen voert u de PLU code in via het keypad en drukt u daarna op de "PLU" knop. Om de invoer te wissen kunt u op de C knop drukken PLU Lijst Een artikel toevoegen via PLU lijst vereist net als de PLU code niet dat een artikel gescand wordt, echter ook niet dat de code bekend is. Om de PLU lijst te openen drukt u op de "PLU LIJST" knop in het hoofdmenu. Artikelgroepen: De eerste 7 knoppen zijn de artikelgroepen Populair: Deze knop toont een PLU lijst voor populaire artikelen. <: Deze knop gaat naar de vorige pagina. >: Deze knop gaat naar de volgende pagina. Terug: Deze knop gaat terug naar het hoofdmenu van de kassa. Artikellijst: Als u op een artikelgroep of de knop populair drukt wordt er een artikellijst geopend. SLUIT: sluit de PLU lijst <<: Naar de 1e pagina <: Naar de vorige pagina >: Naar de volgende pagina >>: Naar de laatste pagina BEWERK: Wordt behandeld bij PLU Lijst bewerken ARTIKELEN: De overige knoppen zijn de artikelen, met bovenaan de PLU code van dit artikel, daaronder (mits ingevoerd in het systeem) een plaatje van het artikel, en onderaan de naam van het artikel. Om een artikel toe te voegen aan de nota drukt u op de knop van dat artikel, de PLU lijst wordt dan gesloten, en het artikel is toegevoegd. Terug naar inhoudsopgave 24

25 12. Aangepaste artikelen 12.1 Meerdere artikelen toevoegen. Aantal invoeren, x knop aanklikken en het artikel invoeren. (scannen of PLU gebruiken) 12.2 Prijs van artikelen wijzigen. Als de prijs van artikelen op een nota niet klopt, kunt u een nieuwe prijs in centen invoeren met de keypad en daarna op de "Prijs Wijzigen" knop drukken en scan het artikel (zie 2.1) De prijs wordt dan voor het laatste artikel van de betreffende soort in de huidige transactie vervangen door wat ingevoerd is Emballage. Indien er emballage verrekend dient te worden, typt u het bedrag in op het keypad (bv 0.25 cent) en dan klikt u op de emballage-knop rechts, op het kassa menu. Artikelen corrigeren Er zijn 2 manieren om artikelen van de lijst met artikelen te verwijderen Correctiescan Om een artikel via correctiescan te verwijderen drukt u op de "CORRECTIESCAN" knop, en scant u daarna het artikel dat u wilt verwijderen in. EMBALLAGE CORRECTIESCAN HERSTEL Herstel De "HERSTEL" knop verwijdert het laatst toegevoegde artikel van de lijst. 25

26 13. Betalingen Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Er zijn 2 manieren om betalingen van klanten in te boeken. Om dit te doen drukt u in het hoofdmenu eerst op de "BETALEN" knop. BETALEN Er worden dan knoppen getoond waar u mee kunt aangeven met wat voor valuta betaald is. A B C D E F G In deze lijst zijn meerdere knoppen te vinden: A. 50,- / 20,- / 10,- / 5,-: Deze knop voegt het betreffende bedrag toe aan het geselecteerde bedrag. Dit bedrag is ook handmatig aan te passen via de keypad. Daarna druk je op contant om de betaling af te ronden, de kassalade en de kassabon wordt uitgeprint. B. GEPAST: Met deze knop wordt er een bedrag afgerekend identiek aan het bedrag zichtbaar in de het scherm. De betaling wordt direct afgerond, kassalade gaat open en de bon wordt uitgeprint. C. CONTANT: Wanneer u deze knop gebruikt wordt de betaling contant afgehandeld. Het opgegeven bedrag wordt als betalingsbedrag gebruikt. D. PIN: Wanneer u deze knop gebruikt wordt de betaling via PIN afgehandeld. Het opgegeven bedrag wordt extra bijgepind. E. PIN ANDERS: Hier heeft u de mogelijkheid om een deel van het bedrag te pinnen en bijvoorbeeld het restant van het bedrag contant af te rekenen. Daarna druk je op pin om de betaling af te ronden, de kassalade en de kassabon wordt uitgeprint. F. OP REKENING: Deze knop wordt behandeld bij: 9.Nota's op rekening zetten. G. TERUG: Deze knop gaat terug naar het hoofdmenu. H. MAGNA CARTA (indien aanwezig): Hiermee kunnen transacties met de Magna Carta kaart gedaan worden. De werking is nagenoeg identiek aan een PIN transactie, deze functie is specifiek toegevoegd voor t Gruttertje. Terug naar inhoudsopgave 26

27 14. Nota afhandeling en annulering Om de nota af te handelen of te annuleren, drukt u op de lijst met artikelen. U krijgt dan een keuzescherm met de volgende mogelijkheden: Dit scherm heeft 8 knoppen: Bon afdrukken: Deze knop verwerkt de nota, en print een bon voor de klant. Ook wordt er een nieuwe lege nota aangemaakt voor een volgende klant. Niet afdrukken: Pakbon afdrukken: Op rekening: A4 afdrukken: Verwijderen: Verzamel factuur: U gaat door met de afhandeling, maar print geen bon voor de klant. Deze knop drukt een pakbon af. Met deze knop kunt u de aankopen (Bon) op rekening zetten. Met deze knop wordt een A4 factuur afgedrukt i.p.v. een kassabon uit de bonnenprinter. Deze knop annuleert de volledige transactie, en maakt een nieuwe lege transactie aan. Met deze knop wordt een gedetailleerde A4 factuur van alle bonnen die op rekening zijn gezet gemaakt. Annuleren: Terug naar inhoudsopgave Deze knop sluit dit keuzescherm. 27

28 15. Nota's op rekening zetten Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier Wanneer een klant aan een nota gekoppeld is kan deze op rekening van de klant gezet en later betaald worden Nota's op rekening zetten Dit kan op twee manieren: 1. Via de knop betalen, dan de knop op rekening, zoals getoond bij 12F. Of 2: U maakt eerst de nota aan, maar u handelt geen betalingen af. Nu drukt u op de lijst met artikelen, net als bij 4. Nota afhandeling en annulering, Echter nu kiest u de actie OP REKENING. OP REKENING Er worden nu twee bonnen geprint. Eén voor de winkelier met een barcode en vak voor ondertekening door klant. En één bonnetje voor de klant. Bewaar de bon met de barcode goed, deze kan later gebruikt worden om de transactie later af te rekenen. Indien een klant een bedrag op rekening open heeft staan, wordt zijn naam in het kassa menu in het rood weergegeven. Op het moment dat u de volgende keer (via de route) deze relatie kiest, zult u zien dat deze in het rood wordt weergegeven. Eventueel kunt u hier uw actie op aanpassen Openstaande rekeningen verwerken/betalen. Er zijn 3 manieren om een factuur af te boeken. Methode 1: (kassabon / barcode) Indien een klant een bedrag op rekening open heeft staan, wordt zijn naam in het kassa menu in het rood weergegeven. Om betalingen op rekening af te rekenen neemt u alle bonnen die u wilt afrekenen, en scant u deze in via de barcode aan de bovenkant van de bon. U kunt dan nog boodschappen toevoegen en de transactie afhandelen. De openstaande nota( s) word(en)t nu toegevoegd aan de lijst "Aankopen" gevolgd door de datum van de originele transactie. Deze nota kan dan als normale transactie betaald worden. De oudere bonnen zijn dan verwerkt als voldaan. Methode 2: (kassabon / via informatiescherm) Indien een klant een bedrag op rekening open heeft staan, wordt zijn naam in het kassa menu in het rood weergegeven. Klik op deze naam, dan komt het informatiescherm tevoorschijn. U drukt dan op de witte plus in het blauwe vierkantje en deze openstaande nota(s) word(en)t dan op de aankooplijst toegevoegd. U kunt dan nog boodschappen toevoegen en de transactie afhandelen. De openstaande nota( s) word(en)t nu toegevoegd aan de lijst "Aankopen" gevolgd door de datum van de 28

29 originele transactie. Deze nota kan dan als normale transactie betaald worden. De oudere bonnen zijn dan verwerkt als voldaan. Methode 3: (kassabon naar factuur op rekening, betaling per bank) Indien een klant een bedrag op rekening open heeft staan, wordt zijn naam in het kassa menu in het rood weergegeven. Klik op deze naam, dan komt het informatiescherm tevoorschijn. U drukt dan op de witte plus in het blauwe vierkantje en deze openstaande nota(s) word(en)t dan op de aankooplijst toegevoegd. U kunt dan nog boodschappen toevoegen en de transactie afhandelen. De openstaande nota( s) word(en)t nu toegevoegd aan de lijst "Aankopen" gevolgd door de datum van de originele transactie. Deze nota kan nu als een A4-factuur/verzamelfactuur 29

30 Afhandeling betaling per bank: De klant heeft een factuur op rekening, per bank voldaan. Deze dient te worden afgeboekt van de openstaande posten op de relatiekaart. Dit gaat als volgt: Sluit het kassa-scherm. Ga naar relatie via het hoofdmenu en zoek de klant op van wie de betaling is ontvangen. In de relatiekaart gaat u bovenin naar het tabblad facturen. Hier ziet u alle facturen. U selecteert de openstaande factuur welke per bank is voldaan en deze opent zich in een nieuw scherm. U gaat naar het derde tabblad betaling en klikt onderin op het witte plusje in het blauwe vierkantje. Nu verschijnt er een pop-up menu waarin u de gegevens kunt invullen. U kunt hier ook een deelbetaling afboeken. Als u ok klikt is de betaling verwerkt. Indien u nu teruggaat naar de relatiekaart dient u deze eerst te verversen en dan zult u zien dat deze factuur als voldaan is aangemerkt en ook de betaaldatum staat vermeld. Terug naar inhoudsopgave 30

31 16. Routes aanmaken Indien het item ROUTES nog niet in uw menubalk staat, voegt u deze allereerst toe aan uw menu, door middel van VOORKEUR (zie hfst 3). Open het item ROUTES, u ziet dit scherm: Klik op de + links boven in het scherm en vul de (zie nr 1) omschrijving in. 1.Omschrijving van de route 2.(plusje) Aanmaken van een stop 3.nummer toekennen aan een stop (tip gebruik tientallen) 4.Omschrijving stop (tip nu eerste klant) 5.(plusje) Aanmaken van alle relaties van de betreffende route 6.Toekennen welke routestop de relatie krijgt (deze info wordt uit regel stopnummer gehaald) Nu heeft u een nieuwe route aangemaakt. Onder deze route maakt u stops (zie nr 2) aan. Nu geeft u de stop een nummer (zie nr 3) Nu geeft u de stop een naam (zie nr 4) Nu gaat u relaties toekennen aan de route (zie nr 5) Nu gaat u iedere relatie aan een stop koppelen (zie nr 6) dit nummer wordt aangemaakt onder nr 3. Onder 1 stop, kunt u meerdere relaties aanmaken. U kunt uw stop elke willekeurige naam geven. Voor een rijdende winkel is het verstandig om per dag een route aan te maken. Dit heeft als voordeel dat u direct de juiste relatie bij de hand hebt. Maar het maakt het ook mogelijk dat iemand anders uw route kan overnemen. Verder kunt u ook een route aanmaken voor de bedrijven / verenigingen / 31

32 instellingen die in uw klanten bestand zitten, het zal vast voorkomen dat die vaker op onregelmatige dagen boodschappen willen doen. Terug naar inhoudsopgave 17. Routes en klanten Om een nota aan een klant te koppelen moet er eerst een route gekozen worden. Dit doet u met de route knop, waar standaard "KIES ROUTE" op staat. Er wordt dan een lijst met routes getoond, kies uw selectie en druk op de groene knop, het venster wordt nu gesloten en de KIES ROUTE knop toont de geselecteerde route. Naast de route wordt nu de huidige stop getoond, deze kunt u veranderen met de + knop welke één halte verder gaat en de - knop die één halte terug gaat. Als er een halte gekozen is kunt u op de knop met informatie over de halte drukken. (In afbeelding aangeduid als Stop: 1 Halle-heideweg CG HALLE) Nu krijgt u een lijst met klanten bij die halte te zien. 32

33 Nadat een klant gekozen is wordt de huidige nota aan die klant gekoppeld, dit wordt aan de rechter kant van het hoofdmenu getoond. Er kan nu op de normale manier een nota worden aangemaakt voor deze klant. Een klant waarvan nog rekeningen open staan krijgen een andere weergave zodat u onmiddellijk kan zien dat er nog geld tegoed is. Wanneer u op de naam van de klant klikt kunt u daar de nodige info van de klant zien alsook de onbetaalde rekeningen. Deze onbetaalde rekeningen kunt u toevoegen aan de huidige kassabon ter afrekening. Zie punt 8.2 Deze transactie kunt u overigens weer op rekening zetten waarmee u deze saldeert op één rekening. 33

34 Terug naar inhoudsopgave Handleiding Hunter-Retail voor Uw Kruidenier 34

35 Algemene informatie Hunter-CRM POS module is een product van Hunter-CRM. Indien er vragen en/of opmerkingen zijn met betrekking tot Hunter-CRM POS module, kunt u een e- mail sturen naar: info@hunter-crm.com Voor helpdeskvragen, overige vragen en storingen, kunt u bellen naar: Uitgebreide Documentatie Hunter-CRM POS module voor Uw Kruidenier Versie: 1.2 Versiedatum: Hunter-CRM Ceintuurbaan Noord 105c 9301 NT Roden Telefoonnr : Website : info@hunter-crm.com KVK nr : BTW nummer : NL B01 35