Samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility. Voorstel tot goedkeuring bijkomende proefprojecten.

Transcriptie

1 VERSLAG Openbare zitting van 21 juni 2012 Aanwezig: Verontschuldigd: Mevr. Franceska Verhenne, Voorzitter, Mevr. Hoornaert Ann-Sophie, Maertens Els, Overbergh Hilde, Van Der Meulen Katrien, Vansevenant Lieve en de heren Cottenier Marc, Delabie Ben, Halsberghe Ludo, Salembier Vincent, Van Belle Jean-Marc (vanaf punt 4), raadsleden, Dhr. Philippe Awouters, Secretaris. Mevr. De Lameillieure Maka en Segers Kathleen, raadsleden. Punt 1 Opvolging en goedkeuring vorig verslag. De secretaris overloopt de actiepunten van de vorige zitting. Een aanpassing moet gemaakt worden in het verslag van de vorige zitting. In het beslissend gedeelte van punt 10: Plaatsen van inbraakdetectie in De Nieuwe Lente. Goedkeuring voorwaarden en wijze van gunning, moet de firma Korelec uit KUURNE opgenomen worden in de lijst met aan te schrijven aannemers. De raad keurt het verslag goed. [21 juni 2012] Punt 2 Feitelijke aanleiding Samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility. Voorstel tot goedkeuring bijkomende proefprojecten. Het is de bedoeling van de OCMW-leerwerkplaats om in het kader van de activeringsopdracht een zinvolle werkervaring aan te bieden aan mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. De finaliteit van de leerwerkplaats is stage- en leerkansen bieden aan leerwerknemers die kaderen binnen het activerings- en hulpverleningsbeleid van het OCMW (cfr. art 60 7 is een hulpverleningsmaatregel, waardoor leerwerknemers niet als regulier personeel kunnen ingezet worden). Daarom wordt werk gereserveerd voor de leerwerkplaats, om zo de leerwerknemers te kunnen begeleiden in een reële werkomgeving. Tijdens de bespreking van het dossier over de samenwerking tussen de leerwerkplaats en de dienst Facility vroeg de raad in de zitting van 15 maart 2012 om naast de renovatiewerken in de Veldstraat 182 nog bijkomende samenwerkingsprojecten vast te leggen. Op die manier kan de samenwerking geëvalueerd worden op basis van verschillende projecten. In de zitting van 24 mei 2012 ging de raad ermee akkoord om de renovatiewerken aan de woning Veldstraat 182, Guido Gezellelaan 119, Ledeganckstraat 2 en Wandelingstraat 9 te laten uitvoeren door de eigen diensten, namelijk de leerwerkplaats in samenwerking met de dienst Facility. De raad gaf in dezelfde zitting de opdracht aan de dienst Facility om voor de opgesomde werken die niet door de leerwerkplaats kunnen worden uitgevoerd, een dossier op te maken en besliste dat de gunning daarvan zou verlopen via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De lijst met aannemers die hierbij zouden worden aangeschreven werd eveneens goedgekeurd. In deze laatste lijst stond de vzw Constructief, een erkende sociale werkplaats. Het OCMW is echter vertegenwoordigd via raadslid Maka De Lameillieure in de raad van bestuur van vzw Constructief (verkiezing tot vertegenwoordiger op 20 januari 2011). Gelet op artikel 10 van de wet op de overheidsopdrachten van 23 december 1993 kan er samengewerkt worden met vzw Constructief maar de leden van het bestuur van de vzw mogen niet aanwezig zijn bij de besluitvorming hierover. Dit geldt zowel voor beslissingen over de wijze van gunning als voor de eigenlijke gunningsbeslissingen. De beslissing van 24 mei 2012 moet dus hernomen worden in afwezigheid van het raadslid dat het OCMW vertegenwoordigt binnen vzw Constructief. Raadslid Maka De Lameillieure is afwezig tijdens de bespreking en beslissing in dit dossier. Beoordeling Aansluitend bij het project voor de renovatiewerken van de veldstraat 182 stellen we voor om volgende renovatieprojecten samen met de leerwerkplaats uit te voeren. Het gaat steeds om geplande en gebudgetteerde projecten. Deze aanvullende projecten zijn kleine verbouwingen of verbeteringswerken waarvoor geen bouwvergunning nodig is.

2 Ledeganckstraat 2 in Aalbeke Deze woning werd vorig jaar aangekocht. Er zijn enkele kleine werken voorzien ter opwaardering van deze woning. De werken worden als volgt verdeeld: Dienst Facility elektriciteit: nazicht en in orde brengen voor de keuring plaatselijke injecties tegen opstijgend vocht klein metselwerk, binnendeur plaatsen aankoop klein materiaal: werkuren: 80 manuren Leerwerkplaats nazicht badkamer en toiletten (klein werk) isolatie van de zolder binnenschilderwerken aankoop materiaal: werkuren: 320 manuren Externe aannemer centrale verwarming: volledig nieuwe installatie met HR gasketel: budget buitenschrijnwerk: budget vernieuwen van de bestaande oude ramen voorzien van enkel glas door nieuwe houten ramen met HR dubbele beglazing. Guido Gezellelaan 119 in Heule Deze woning werd vorig jaar aangekocht. Er zijn enkele kleine werken voorzien ter opwaardering van deze woning. De werken worden als volgt verdeeld: Dienst Facility schilderwerken aankoop klein materiaal: werkuren: 240 manuren Leerwerkplaats elektriciteit: nazien en in orde brengen voor de keuring sanitair: aanpassen van de bestaande sanitaire installatie die nu in onafgewerkte staat is. isolatie van de zolder aankoop materiaal: werkuren: 320 manuren Externe aannemer Centrale verwarming: volledig nieuwe installatie met HR gasketel (budget: ) Buitenschrijnwerk: budget: Vernieuwen van de bestaande oude ramen voorzien van enkel glas door nieuwe houten ramen met HR dubbele beglazing. Het gaat hier nog om twee bestaande oude ramen en een deur die moeten vervangen worden omdat ze in slechte staat zijn, de andere zijn in goede staat en zijn voorzien van dubbele beglazing. Wandelingstraat 9 in Kortrijk Deze woning wordt aangekocht (raadsbeslissing van 26 april 2012). Er zijn enkele kleine werken voorzien ter opwaardering van deze woning. De werken worden als volgt verdeeld: Dienst Facility herinrichten sanitair en keuken schilderwerken plaatselijk injecteren van de muren aankoop klein materiaal: werkuren: 320 manuren Leerwerkplaats elektriciteit: nazien en in orde brengen voor de keuring hulp bij herinrichten keuken en sanitair isolatie van de zolder aankoop materiaal: werkuren: 440 manuren Externe aannemer centrale verwarming: volledig nieuwe installatie met HR gasketel: (budget: )

3 buitenschrijnwerk: budget: het vernieuwen van de bestaande achterdeur welke in zeer slechte staat is. Het ander buitenschrijnwerk is in goede staat en is voorzien van dubbele beglazing. Aanpak in samenwerking met de leerwerkplaats Het dossier voor de verbouwingswerken wordt opgemaakt door de eigen technische dienst. De realisatie van de werken wordt opgesplitst in twee delen: een deel dat uitgevoerd kan worden door de leerwerkplaats in samenwerking met de dienst Facility, en een deel door externe aannemers. De externe aannemers worden via onderhandelingsprocedures aangesteld. Uit te voeren door aannemers Veldstraat 182 Ledeganckstraat 2 Guido Gezellelaan 119 Wandelingstraat 9 Isolatie tegen opstijgend 2.500,00 grondvocht Dakwerken ,00 Ondervloeren en bevloering 7.113,56 Pleisterwerken 5.885,69 Buitenschrijnwerk , Trap en leuningen 8.400,00 Centrale verwarming TOTAAL , We stellen voor om, gezien de raming van de uit te besteden delen, een dossier op te maken waarbij geopteerd wordt voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking als wijze van gunning. Aannemers die hiervoor aangeschreven kunnen worden: Isolatie tegen opstijgend grondvocht Aquality protect Wevelgem All Protect BVBA Rumbeke Murprotec Gentbrugge Freddy Verstraete N.V Beernem Dakwerken Stockman Kortrijk Scherpereel Gino Bissegem Dakwerken Vandamme Bjorn BVBA Handzame Seynhaeve Aannemingen BVBA Gits Bevloeringen Stefaan Missiaen Kortrijk Vanderougstraete Kortrijk De Loof gebroeders Bavikhove Sven Honore Harelbeke Buitenschrijnwerk Pol Cattebeke bvba Heule Deltour Demuzere Wevelgem Constructief Kortrijk Vandekeere F.-Mahieu BVBA Kuurne Lefevere Marnix Harelbeke Vandenbussche Schrijnwerk BVBA Heule Pleisterwerken Vandenbulcke & Wallaert Waardamme De Beuckelaer Harelbeke nv Harelbeke Pascal Vanryckegem Heule Intra Muros bvba Geluveld Trappen Verschaeve Construct Wevelgem Smet Trappen Zulte Trappen Demunster Kortrijk D Hondt Kuurne Centrale verwarming Driessens BVBA Zwevezele TSVB BVBA Torhout Deneckere Lieven BVBA Kortrijk

4 Ongenae Daniël & Zoon Marke Christof Baert Zwevegem Alle resterende werken kunnen door de leerwerkplaats worden uitgevoerd. Voor deze werken zullen, in samenspraak met de financiële dienst, alle kosten voor de aan te kopen materialen op een afzonderlijke kostenplaats geboekt worden. De aankopen van de te gebruiken producten worden gekocht bij de reguliere leveranciers van de dienst Facility. Administratieve bepalingen: We stellen voor dat de opvolging van het dossier als volgt gebeurt: Administratieve opvolging: Sabien Maes Plaats van opening van de offertes: Burelen Facility, E. Sabbelaan 2, Kortrijk Opvolging van de werken: architect en projectleider: Francine Vanneste voor Veldstraat 182 projectleider Facility: Delphine Meulebrouck voor G. Gezellelaan 119, Ledeganckstraat 2, Wandelingstraat 9. verantwoordelijke leerwerkplaats: Nico Verhelst Timing: opening van de biedingen: juni 2012 Gunning: raad juli 2012 Uitvoering: vanaf augustus 2012 Na de afwerking van deze woningen zal een evaluatie aan de raad voorgelegd worden. Financiële toetsing Budget Voorzien in het jaarlijks renovatiebudget van Visum ontvanger Goedgekeurd. Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Stemmen Beslissing van de raad van 30 april 2009 tot aanvragen bouwvergunning voor Veldstraat 182 en opmaak definitief ontwerp. Beslissing van de raad van 15 maart 2012 tot samenwerking tussen leerwerkplaats en dienst Facility - Voorstel om bij projecten een afgebakend deel door de leerwerkplaats te laten uitvoeren. Bespreking op vast bureau van 8 maart 2012 Raadslid Vincent Salembier onthoudt zich. Besluit De raad gaat akkoord om de renovatiewerken aan de woning Veldstraat 182, G. Gezellelaan 119, Ledeganckstraat 2, Wandelingstraat 9 te laten uitvoeren door de eigen diensten, namelijk de leerwerkplaats in samenwerking met de dienst Facility. De raad geeft opdracht aan Facility om voor de opgesomde werken die niet door de leerwerkplaats kunnen worden uitgevoerd, een dossier op te maken en beslist dat de gunning daarvan zal verlopen via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking waarbij de hierboven vermelde aannemers zullen worden aangeschreven. [21 juni 2012] Punt 3 Feitelijke aanleiding Verzoekschrift bij de Raad van State tot nietigverklaring van de beslissing van het OCMW van 15 maart 2012 tot gunning van het raamcontract levering vers vlees. Aktename. In de zitting van 15 maart 2012 gunde de raad het raamcontract voor de levering van vers vlees aan de firma Meco nv. Per brief van 5 juni 2012 ontvingen wij een afschrift van het verzoekschrift tot nietigverklaring van de bovenvermelde beslissing. Dit verzoekschrift tot nietigverklaring werd ingediend door BVBA t Vleeshuis met zetel te 8800 Roeselare, Vijfwegenstraat 205 B. Beoordeling De verzoekster vraagt de nietigverklaring van de beslissing van het OCMW d.d. 15 maart 2012, aan de verzoekster betekend bij aangetekend schrijven van 16 maart 2012, waarbij het raamcontract voor het leveren van vleeswaren (perceel 1: verse vleeswaren) voor een periode van 2 jaar wordt gegund aan NV Meco, met zetel te Oostende, Leegaardsdijk 4. Voor perceel 1, de levering van vers vlees werden vier offertes ingediend:

5 Meco nv, Leegaardsdijk 4 te 8400 Oostende ( ,68 inclusief 6% BTW); Brugse Vleescentrale nv, Blankenbergse Steenweg 173 te 8000 Brugge ( ,79 inclusief 6% BTW); 't Vleeshuis, Vijfwegenstraat 205b te 8800 Roeselare ( ,37 inclusief 6% BTW); Dekeyzer-Ossaer nv, Barnestraat 1 te 8680 Koekelare ( ,12 inclusief 6% BTW); In het bestek werden volgende gunningscriteria opgenomen: Prijs: max. 40 punten. Smaaktesten: max. 40 punten. Leveringsmodaliteiten, catalogus, duurzaam ondernemen, controlesysteem en kwaliteitsgarantie en communicatie en klachtenbehandeling: max. 20 punten. Op 16 februari werden de smaaktesten uitgevoerd waarbij 10 producten werden geproefd door een jury van 9 personen. Op 22 februari werd een nazicht van de offertes gehouden. Deze werden als volgt beoordeeld: Nr. Naam prijs smaak leveringsmodal. totaal Prijs exclusief BTW* 1 Meco nv 31,83 27, , ,00 4 Dekeyzer-Ossaer nv 36, , ,00 3 't Vleeshuis 40 15, , ,50 2 Brugse Vleescentrale nv 29,31 23, , ,80 De verzoekster wendt volgende rechtsmiddelen aan: - schending van de zorgvuldigheidsplicht (tov. de smaaktesten), - schending van de materiële motiveringsplicht, - schending van het gelijkheidsbeginsel m.b.t. de beoordeling van het derde gunningscriteruim, - schending van het gelijkheidsbeginsel m.b.t. de beoordeling van het criterium prijs t.o.v. de andere criteria. Overeenkomstig artikel 6 2 van het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, beschikt het OCMW over een termijn van zestig dagen om aan de griffie van de Raad van State een memorie van antwoord alsmede het volledige administratief dossier toe te zenden. Op 8 juni 2012 werd van de ontvangst van dit verzoekschrift aangifte gedaan bij de verzekeringsmaatschappij Ethias in het kader van de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid en Rechtsbijstand. Ethias zal in dit dossier een raadsman aanstellen om het OCMW te vertegenwoordigen en het antwoord en het administratief dossier op te maken. Financiële toetsing Budget / Visum ontvanger Niet van toepassing. Eerdere beslissingen 19 november 2009: strategie voor gestructureerde aankoop van voeding. 22 april 2010: wijze van gunnen algemene voeding : aanpassing van de selectie en gunningscriteria. 15 september 2011: goedkeuring lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze als algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking. 15 maart 2012: gunning aan Meco nv. Bijlagen Verzoekschrift tot nietigverklaring Raad van State Griffie 16 mei Stemmen Besluit Unanimiteit. De raad neemt akte van de ontvangst van het verzoekschrift tot nietigverklaring van de beslissing van 15 maart 2012 inzake de gunning van het raamcontact tot levering vers vlees aan de firma Meco NV. De raad neemt akte van de aangifte bij Ethias, verzekeraar burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand die in dit dossier een raadsman zal aanstellen. [21 juni 2012]

6 Punt 4 WZC Ter Melle. Plaatsen van dakisolatie. Voorstel tot gunning. Feitelijke aanleiding In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van voorzien voor energiebesparende maatregelen als resultaat van de energiescan. Het isoleren van de zolder werd daarbij begroot op In de Raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr /rl/OP/1 en de bijhorende raming goedgekeurd. Beoordeling In het kader van de opdracht Plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle werd op 23 maart 2012 een bijzonder bestek met nr /rl/OP/1 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,68 exclusief BTW of ,62 inclusief 6% BTW. De raad verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Martin Christophe, Heirweg 92 te 8560 Moorsele; Waeyaert - Vermeersch NV (Isolteam), Makeveldstraat 5a te 8610 KORTEMARK; Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke; Debels Dominique, Preshoekstraat 48 te 8510 Marke. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september Er werden 3 offertes ontvangen: Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke ( ,68 inclusief 6% BTW); Martin Christophe, Heirweg 92 te 8560 Moorsele ( ,85 inclusief 6% BTW); Waeyaert - Vermeersch NV (Isolteam), Makeveldstraat 5a te 8610 KORTEMARK ( ,15 inclusief 6% BTW); De offerteprijs van Wim Strosse ligt 38,58% onder het gemiddelde. Daarom werd de aannemer telefonisch gecontacteerd op 5 juni De aannemer bevestigt dat de uitvoering conform het lastenboek zal gebeuren. Hij verklaart zijn lage prijs als volgt: Hij heeft de situatie ter plaatse bekeken en kan door zijn uitvoeringsmethode (in 2 lagen (8cm + 10cm) waardoor niet moet uitgelat worden) de prijs laag houden. Hij werkt niet met hoogtewerker zoals de andere inschrijvers voorzien hebben. Zijn uitvoeringsvoorstel wordt aanvaard en zijn prijs wordt niet als abnormaal laag aanzien. Op 5 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,21 exclusief BTW of ,68 inclusief 6% BTW. Na plaatsing vragen we een premie aan bij Eandis van (maximumbedrag). Financiële toetsing Budget Visum ontvanger ,68 inclusief BTW min premie Wetten en reglementen Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen 26 april 2012 : wijze van gunnen plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle Bijlagen Lastenboek Offertes

7 Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes Tussenkomst ter zitting Raadslid Vincent Salembier plaatst vraagtekens bij de lage inschrijvingsprijs en maakt zich zorgen over de kwaliteit van de uitvoering. De raad vraagt dat dit heel nauwgezet wordt opgevolgd door de technische dienst. De raad vraagt dat indien er problemen zijn bij de uitvoering en kwaliteit, hierover teruggekoppeld wordt. Stemmen Besluit Unanimiteit. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 5 juni 2012 voor de opdracht Plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,21 exclusief BTW of ,68 inclusief 6% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr /rl/OP/1 van 23 maart [21 juni 2012] Punt 5 WZC Ter Melle. Plaatsen van spouwisolatie. Voorstel tot gunning. Feitelijke aanleiding In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van voorzien voor energiebesparende maatregelen als resultaat van de energiescan. De spouwmuren van blok A (= het oorspronkelijke rusthuis) zijn niet geïsoleerd. Het is mogelijk om deze alsnog te isoleren door middel van inspuiten met glaswolvlokken. Door de spouw te isoleren zal de binnenluchttemperatuur met ± 1 C mogen dalen om hetzelfde thermisch comfort te behouden. Het verlagen van de verwarming met 1 C betekent een besparing van ± 6% op de stookkosten. De investeringskost wordt geraamd op exclusief 6% BTW. Na plaatsing kunnen we een premie aanvragen bij Eandis van 800 (maximumbedrag). De geraamde energiebesparing door de spouwisolatie bedraagt kWh/jaar of 2.500/jaar. De terugverdientijd is dus 4 à 5 jaar. In de raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr /rl/OP/2 en de bijhorende raming goedgekeurd. Beoordeling In het kader van de opdracht Plaatsen van spouwisolatie WZC Ter Melle werd op 23 maart 2012 een bijzonder bestek met nr /rl/OP/2 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,48 inclusief 6% BTW. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Het bestuur besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Verhelst Bouwmaterialen dé isolatiedokter, Boerderijstraat 3 te 8530 Harelbeke; Cherchye Aspect bvba, Paddevijverstraat 67 te 8900 Ieper; Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark; Iso Protect, Menenstraat 476 te 8560 Wevelgem. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september Er werden 4 offertes ontvangen: Cherchye Aspect bvba, Paddevijverstraat 67 te 8900 Ieper ( ,75 inclusief 6% BTW); Verhelst Bouwmaterialen dé isolatiedokter, Boerderijstraat 3 te 8530 Harelbeke (Stasegem) ( 9.782,06 inclusief 6% BTW); Iso Protect, Menenstraat 476 te 8560 Wevelgem ( 9.907,90 inclusief 6% BTW); Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark ( 8.214,81 inclusief 6% BTW); Op 7 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark tegen

8 het nagerekende inschrijvingsbedrag van 8.214,81 inclusief 6% BTW. Na plaatsing vragen we een premie aan bij Eandis van 800 (maximumbedrag). Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Opgenomen in globaal budget voor groot onderhoud. goedgekeurd. Wetten en reglementen Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 2. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen 26 april 2012 : Wijze van gunnen plaatsen spouwisolatie in WZC Ter Melle. Bijlagen Lastenboek Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes Stemmen Besluit Unanimiteit. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 7 juni 2012 voor de opdracht Plaatsen van spouwisolatie WZC Ter Melle, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Isolteam Kortemark, Makeveldstraat 5-B te 8610 Kortemark, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 8.214,81 inclusief 6% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr /rl/OP/2 van 23 maart [21 juni 2012] Punt 6 Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle. Voorstel tot gunning. Feitelijke aanleiding De buitenterrassen worden in de zomer vaak gebruikt voor buitenanimatie voor de bewoners. Momenteel is hier geen zonneluifel aanwezig. Op de begroting is een budget van voorzien voor het plaatsen van zonnewering boven deze terrassen. In de Raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr /rl/OP/4 en de bijhorende raming goedgekeurd. Beoordeling In het kader van de opdracht Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle werd op 11 april 2012 een bijzonder bestek met nr /rl/OP/4 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 inclusief 21% BTW. De raad verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Defever, Deerlijksestraat te 8500 KORTRIJK; Diaz, Ruisleedsesteenweg 3 te 8700 TIELT; Pyfferoen, Heulestraat 150 te 8560 GULLEGEM; Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM; Zora bvba, Pittemsesteenweg 38 te 8700 Tielt. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september 2012.

9 Er werden 2 offertes ontvangen: Pyfferoen bvba, Heulestraat 150 te 8560 GULLEGEM ( ,20 inclusief 21% BTW); Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM ( ,54 inclusief 21% BTW); Op 4 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,54 inclusief 21% BTW. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Opgenomen in globaal budget voor groot onderhoud. goedgekeurd Wetten en reglementen Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 2. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen 26 april 2012 : wijze van gunnen plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle. Bijlagen Lastenboek Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes Stemmen Besluit Unanimiteit. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 juni 2012 voor de opdracht Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,54 inclusief 21% BTW. De uitvoeringstermijn wordt vastgesteld op 60 kalenderdagen. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr /rl/OP/4 van 11 april [21 juni 2012] Punt 7 Feitelijke aanleiding Beoordeling WZC Ter Melle en Serviceflats Ten Olme. Plaatsen van automatische deuren. Voorstel tot gunning. De inkomdeuren van Ter Melle en Ten Olme zijn nog niet geautomatiseerd met als gevolg dat ze vaak blijven openstaan wat vooral in de winter, gepaard gaat met een groot warmteverlies. Ook naar toegankelijkheid van onze instelling voor rolstoelgebruikers en oudere mensen in het algemeen, zijn automatische deuren veel comfortabeler. Tevens kan het systeem aangesloten worden op het toegangscontrolesysteem van onze instellingen wat ook de veiligheid van de bewoners en personeel ten goede komt. Op de begroting 2012 is een bedrag van voorzien voor energiebesparende maatregelen in Ter Melle als resultaat van de energiescan. Op de begroting is voorzien voor het vervangen van de bestaande voordeur van Ten Olme door een automatische. In de raad van 26 april 2012 werd het bestek met nr /rl/OP/3 en de bijhorende raming goedgekeurd. In het kader van de opdracht Plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme werd op 2 april 2012 een bijzonder bestek met nr /rl/OP/3 opgesteld door de dienst Facility.

10 De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,60 inclusief 6% BTW. Dit is exclusief of ,6 inclusief 6% BTW voor Ter Melle en ,00 inclusief 6% BTW voor Ten Olme. De raad verleende in zitting van 26 april 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad besliste in zitting van 26 april 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Halsberghe Gebroeders NV, Heirweg 14 te 8520 Kuurne; Veralco, Kortrijksestraat 315 te 8501 Heule; Berteloot Lucien nv, Kazandstraat 55 te 8800 Roeselare; Durv NV, Industrielaan 11 te 9620 Zottegem; Berlico, St.-Katriensteenweg te 8520 Kuurne; Goddeeris NV, Moorsledestraat 25 te 8880 Ledegem; Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 25 mei 2012 om uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 22 september Er werden 2 offertes ontvangen: 1. Veralco, Kortrijksestraat 315 te 8501 HEULE ( ,68 inclusief 6% BTW); 2. Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle ( ,70 inclusief 6% BTW); Op 6 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,70 inclusief 6% BTW. De offerte van Tormax Belgium ligt 8,6% onder de raming. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Voor Ter Melle opgenomen in budget voor groot onderhoud. Voor Ten Olme apart budget van goedgekeurd Wetten en reglementen Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen 26 april 2012 : Wijze van gunnen plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme. Bijlagen Lastenboek Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes Stemmen Besluit Unanimiteit. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 6 juni 2012 voor de opdracht Plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Tormax Belgium nv, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,70 inclusief 6% BTW, waarvan ,93 inclusief BTW voor Ter Melle en 9.325,77 inclusief 6% BTW voor Ten Olme. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr /rl/OP/3 van 2 april [21 juni 2012]

11 Punt 8 Feitelijke aanleiding Beoordeling Nieuw ICT-raamcontract Wijze van gunnen, bestek en samenwerkingsovereenkomst. In zitting van december 2006 besliste de Raad beslist om in te stappen in het ICT-raamcontract van Stad Kortrijk, lopend van 2007 tot Gelet op de nakende einddatum van het huidige raamcontract, is Stad Kortrijk bezig met de voorbereiding van een nieuwe procedure Deze zal in twee fasen lopen. In een eerste fase zal er een principiële beslissing nodig zijn om deel te nemen aan het nieuwe raamcontract. In een tweede fase zal er het akkoord gevraagd worden m.b.t. o.m. de wijze van gunnen, het bestek en de samenwerkingsovereenkomst. We hebben in de afgelopen referteperiode zeer positieve ervaringen binnen het raamcontract. Via dat raamcontract konden we o.m. beroep op IT-expertise, en konden we onze hard- en software aankopen aan zeer competitieve prijzen. Ter duiding: het nieuwe raamcontract bevat volgende loten: Lot 1: Levering en installatie van basishard- en software en assistentie van specialisten en techniekers Lot 2a: Assistentie door junior-techniekers zone Kortrijk (+ levering klein materiaal : patchkabels, ) Lot 2b: Assistentie junior-techniekers zone Waregem (+ levering klein materiaal : patchkabels, ) Lot 2c: Assistentie junior-techniekers zone Roeselare (+ van levering klein materiaal : patchkabels, ) Lot 2d: Assistentie junior-techniekers zone Ieper-Poperinge (+ van levering klein materiaal : patchkabels, ) Lot 2e: Assistentie junior-techniekers zone Oudenaarde (+ van levering klein materiaal : patchkabels, ) Lot 3: Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(-en) Lot 4a: Knowhow-assistentie/programmatie in het domein van IT-architectuur, IT-integratie, Mid-Office ( kleine toepassingen, connectoren met bestaande toepassingen etc.) Lot 4b: Knowhow-assistentie/programmatie in domein kleine applicaties (Apps) voor smartphones Lot 4c: Knowhow-assistentie/programmatie CAD/GIS (productlijn Autodesk + eventueel licenties, ) Lot 4d: Knowhow-assistentie/programmatie CAD/GIS (productlijn ESRI + eventueel licenties, ) Lot 4e: Knowhow-assistentie voor de inrichting van serverrooms Lot 5:Installatie van databekabeling binnen en buiten (projecten met of zonder sleufwerken) Lot 6a: ICT-vorming basisniveau Lot 6b: ICT-vorming gespecialiseerd niveau Lot 7a: Levering en installatie van schermen hoge resolutie (voornamelijk) binnen en gerelateerde diensten Lot 7b: Levering en installatie van schermen buiten hoge resolutie en gerelateerde diensten Lot 7c: Levering en installatie van schermen lage resolutie buiten (ledwalls enz ) en gerelateerde diensten Lot 8: Levering en installatie van beamers/projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen en gerelateerde diensten Lot 9: Levering en installatie van Apple-producten en gerelateerde diensten Lot 10: Levering en installatie van draadloze (radio-)dataverbindingen en gerelateerde diensten Lot 11: Levering en installatie van camerabewakingssystemen en gerelateerde diensten Lot 12: Levering van telefoons, GSM s, smartphones Lot 13 : Levering van fototoestellen en videocamera s Lot 14 : Levering van toners Lot 15 : Kopiemachines Lot 16 : Hosting Stad Kortrijk vraagt de bestuursorganen van de deelnemende organisatie om naar analogie met de Kortrijkse Gemeenteraad: in te stemmen met de voorwaarden van het IT-raamcontract conform het bestek met referenties ICT-8222 en 8223 als wijze van gunnen voor het IT-raamcontract te kiezen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf overeenkomstig art. 17 paragraaf 3, 2 en 4 van de wet op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten d.d. 24/12/93 met toepassing van Europese bekendmakingsvoorschriften waarbij de stad Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid. de samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract goed te keuren.

12 Financiële toetsing Budget Visum ontvanger niet van toepassing goedgekeurd Eerdere beslissingen Raadsbeslissing dd. 19 april 2012; Bijlagen Gemeenteraadsbeslissing dd. 12 maart 2012; Gemeenteraadsbeslissing dd. 14 mei 2012; Bijzonder bestek administratief deel Bijzonder bestek technisch deel Samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract ; Stemmen Besluit Unanimiteit. De raad beslist in te stemmen met de voorwaarden van het IT-raamcontract conform het bestek met referenties ICT-8222 en 8223; als wijze van gunnen voor het IT-raamcontract te kiezen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf overeenkomstig art. 17 paragraaf 3, 2 en 4 van de wet op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten d.d. 24 december 1993 met toepassing van Europese bekendmakingsvoorschriften waarbij de stad Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid; de samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract goed te keuren. [21 juni 2012] Punt 9 Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring. Feitelijke aanleiding Het OCMW archiefdepot stond overvol en een archiefbeleid werd uitgewerkt om het dynamisch en statisch archief te stroomlijnen. Het intern archiefreglement en het leeszaalreglement werden goedgekeurd door de raad op 15 december Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli Het tijdelijk te bewaren archief van de COO en het OCMW, de sociale dienst en de financiële dienst, Onze-Lieve-Vrouwehospitaal, dienstencentra en de woonzorgcentra waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd na voorlegging aan de Raad vernietigd. Beoordeling Bij het centraliseren van het archief van het WZC Sint-Jozef werd het tijdelijk te bewaren archief waarvan de bewaartermijn is verstreken opgelijst en de machtiging verkregen door het Rijksarchief op 9 mei Financiële toetsing Budget Visum ontvanger Niet van toepassing Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Stemmen Besluit De archiefwet van 24 juni Het archiefdecreet van 5 augustus 2010 De door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen) van 19 augustus De machtiging tot vernietiging door het Rijksarchief te Kortrijk van 9 mei 2012 Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli, 15 september, 17 november 2011 en 16 februari 2012 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Raadsbeslissingen van 15 december 2011 met betrekking tot de goedkeuring van het intern archiefreglement en het leeszaalreglement. Unanimiteit. De raad keurt de vernietiging van de opgelijst documenten in bijlage goed. [21 juni 2012]

13 Punt 10 Rechtspositieregeling. wijziging bijlage 4 : Evaluatiereglement. Feitelijke aanleiding Naar aanleiding van een opmerking van de toezichthoudende overheid wijzigt het stadsbestuur het evaluatiereglement, bijlage 4 van de RPR. Het betreft de derde differentiatie voorzien bij de resultaten : gunstig, maar niet voor doorstroming in de functionele loopbaan of om te bevorderen.. Voornoemde formulering kan voor verwarring zorgen zodat een aanpassing noodzakelijk is. De toezichthoudende overheid verwijst hiervoor naar het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 (en latere wijzigingen) dat in artikel 47 voorziet dat het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig is (en eventueel verder kan opgedeeld worden). Daarnaast is voorzien dat een personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat en de vereiste schaalanciënniteit de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan krijgt. Bijkomend werd verzocht om artikel 5 2 aan te vullen met een tussentijdse evaluatie (mogelijk van zodra de helft van de volgende evaluatieperiode verstreken is). Beoordeling De wijzigingen doorgevoerd door het stadsbestuur betreffen geen inhoudelijke wijzigingen, maar enkel aanpassing van de wijze van formuleren. Het OCMW dient de wijzigingen doorgevoerd door het stadsbestuur over te nemen. Financiële toetsing Budget Visum ontvanger niet van toepassing. Wetten en reglementen Eerdere beslissingen OCMW-decreet RPR O Raadsbesluit 16 juni 2011 : vaststelling van de rechtspositieregeling Raadsbesluit 15 maart 2012 : aanpassing van de rechtspositieregeling Besluitvormingsproces Stemmen Besluit HOC BOC 26 april 2012 GR 14 mei 2012 BOC 5 juni 2012 Unanimiteit. De Raad wijzigt bijlage 4, het evaluatiereglement, van de rechtspositieregeling van het OCMWpersoneel als volgt: Gunstig maar niet voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering wordt vervangen door ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering in het evaluatiereglement, bijlage 4 van de rechtspositieregeling in volgende artikels. Artikel 3 2 Artikel 6 3 Artikel 11 1 Artikel 13 3 Bijkomend werd verzocht om artikel 5 2 aan te vullen met : (mogelijk van zodra de helft van de volgende evaluatieperiode verstreken is) Bijlage 4 Evaluatiereglement Afdeling 1 Doelstelling, definities en toepassingsgebied Artikel 1 1. Dit reglement is niet van toepassing op de evaluatie van de decretale graden. 2. De evaluatie is de beoordeling van het functioneren van het personeelslid in zijn functie over een verlopen periode, te weten de periode die volgt op de vorige evaluatieperiode. De evaluatie weegt af of betrokken personeelslid in voldoende mate beantwoordt aan de functiebeschrijving. 3. De personeelsleden worden geïnformeerd over alle aspecten van het evaluatiesysteem en over de evaluatiecriteria die op hen van toepassing zijn. Dit houdt onder meer in dat zij kennis kunnen krijgen van hun functiebeschrijving.

14 Artikel 2 1. Het hoofd van het personeel heeft de algemene leiding over de toepassing van het evaluatiesysteem. In geval van onduidelijke of complexe situaties, of situaties die niet voorzien zijn in onderhavig reglement of de statutaire bepalingen, bepaalt het hoofd van het personeel de te volgen werkwijze of procedure. De beslissing van het hoofd van het personeel wordt ter kennis gebracht van de vakbonden. Afdeling 2 Soorten evaluatie Artikel 3 1. De evaluatie is verplicht voor elk personeelslid, tenzij het personeelslid zich in de administratieve stand van non-activiteit of disponibiliteit bevindt op het moment van de evaluatie. 2. Volgende evaluaties zijn voorzien : Eindevaluatie van de proeftijd voor het statutair personeel Evaluatie einde contract bepaalde duur voor het contractueel personeel Gelegenheidsevaluatie : wanneer er geen evaluatieresultaat voorhanden is met het oog op bevordering, doorstroming in de functionele loopbaan, verlenging contract, Bijkomende evaluatie : uitzonderlijk bij beslissing van het hoofd van het personeel en na minimum zes maanden op vraag van het personeelslid of de evaluator bij nieuwe feiten sedert de laatste evaluatie die het evaluatieresultaat grondig kunnen wijzigen. Tussentijdse evaluatie : wanneer een personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat of een resultaat ongunstig voor doorstroming de volgende salarisschaal nadert kan hij bij het hoofd van het personeel een nieuwe evaluatie aanvragen. Bijzondere evaluatie : evaluatie na een verbetertraject. Artikel 4 1. Het statutair personeelslid op proef wordt geëvalueerd conform artikel 37 2 van dit besluit. Voor het contractueel personeelslid met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur gebeurt de evaluatie telkens voor het verstrijken van de arbeidsovereenkomst en minstens om de 6 maanden. 2. De periodieke evaluatieperiode start na het verstrijken van de proefperiode, voor wat het statutair personeelslid op proef betreft of na het verstrijken van de arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, voor wat het contractueel personeelslid betreft. 3. Elk personeelslid wordt periodiek tweejaarlijks beoordeeld. 4. Ten aanzien van het personeelslid dat tijdens de evaluatieperiode gedurende meer dan zes maanden, al dan niet aaneensluitend, afwezig was, wordt de evaluatie uitgesteld. In voorkomend geval behoudt het personeelslid het evaluatieresultaat van de vorige evaluatieperiode in afwachting van een nieuwe evaluatie. Het personeelslid wordt pas geëvalueerd na de hervatting van het werk op het ogenblik dat de minimale prestatietermijn, van 6 maanden werd bereikt. Artikel 5 1. Het personeelslid wordt periodiek geëvalueerd tijdens de periode 1 april 31 juli van de pare jaren. De periodieke evaluatie loopt over de periode van 1 april van elk paar jaar tot 31 maart van het volgende pare jaar, onafgezien van een eventuele gelegenheidsevaluatie, bijkomende evaluatie, tussentijdse evaluatie of bijzondere evaluatie tijdens vermelde periode. Een evaluatietraject, uitgezonderd de beroepsprocedure, mag niet langer dan vier maanden in beslag nemen en moet afgerond zijn tegen 31 juli. 2. Ieder evaluatieresultaat geldt voor de resterende duur van de evaluatieperiode, tenzij een nieuwe tussentijdse evaluatie (mogelijk van zodra de helft van de volgende evaluatieperiode verstreken is) het vorige resultaat vervangt. Een tussentijdse evaluatie kan evenwel nooit als eerste stap van een procedure tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid gelden. Artikel 6 1. Indien voor een bevordering, een procedure van interne personeelsmobiliteit of een doorstroming in de functionele loopbaan, geen evaluatieresultaat voorhanden is, wordt in een gelegenheidsevaluatie voorzien. 2. Het hoofd van het personeel kan op initiatief van de evaluator of van het personeelslid, uitzonderlijk en na minimum zes maanden, in een bijkomende evaluatie voorzien, wanneer zich sedert de laatste evaluatie feiten hebben voorgedaan die het evaluatieresultaat grondig kunnen wijzigen.

15 3 Het personeelslid kan in ieder geval, wanneer het de volgende salarisschaal nadert en het in de toestand ongunstig of ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering verkeert een tussentijdse evaluatie aanvragen bij het hoofd van het personeel. Afdeling 3 Evaluator Artikel 7 1. De evaluatie wordt uitgevoerd door twee evaluatoren, waarvan de eerste evaluator bij voorkeur de directe chef is van het betrokken personeelslid die instaat voor het voorbereiden en opmaken van de evaluatie. De tweede evaluator is een leidinggevende van de eerste evaluator. Het hoofd van het personeel motiveert eventuele afwijkingen bij het opmaken van de nominatieve lijst van de evaluatoren (dit kan bijvoorbeeld o.m. het geval zijn in grote directies, ) 2. Ingeval de eerste of tweede evaluator het hoofd van het personeel is, wordt de evaluatie enkel door één evaluator uitgevoerd. 3. De directeur van het personeelslid of zijn afgevaardigde staat in voor de bewaking van het evaluatiegebeuren en het plaatsvinden van evaluatie- en functioneringsgesprekken. Alle evaluatoren moeten een opleiding gevolgd hebben vooraleer te evalueren. 4. De namen van de evaluatoren zullen het voorwerp uitmaken van een nominatieve lijst opgemaakt door het hoofd van het personeel. Het hoofd van het personeel zorgt voor de opleiding van de evaluatoren en waakt over de éénduidige toepassing van het evaluatiesysteem. 5. Wanneer een evaluator afwezig is tijdens het evaluatietraject en/of evaluatieperiode, kan het hoofd van het personeel op ieder moment een vervanger aanduiden. Afdeling 4 Evaluatiesysteem Artikel 8 1. De evaluatie wordt ondersteund door het evaluatiesysteem Ontwikkelcirkel, waarin de medewerkers op tien competenties geëvalueerd worden. Naast de evaluatie door de evaluator voert de geëvalueerde op dezelfde basis een zelfevaluatie uit. Artikel 9 1. Per competentie worden gedragsindicatoren op voorhand opgesteld en vastgelegd door het hoofd van het personeel. De gedragsindicatoren zijn ingedeeld in drie niveaus. De gedragsindicatoren sluiten aan bij de functiebeschrijving van de betrekking en de doelstellingen van het bestuur. 2. De evaluator geeft een score aan elke gedragsindicator. De scores zijn omschreven als volgt: je presteert blijvend zwak je moet hier meer aandacht aan besteden je doet het goed je bent een voorbeeld Het gemiddelde van de scores van de gedragsindicatoren van een competentie vormen de score van die competentie. 3. Bij de vaststelling van de gedragsindicatoren voor alle competenties als evaluatiecriteria dient de functie-inhoud als basis te worden genomen. Voor personen met een handicap, wordt zonodig rekening gehouden met de handicap. 4. Alle personeelsleden worden geïnformeerd over alle aspecten van het evaluatiestelsel en de competenties die op hen van toepassing zijn. Artikel De evaluator staat in voor het getrouw vervolledigen van het evaluatie en de toekenning van het evaluatieresultaat. 2. De evaluator legt de evaluatie vast in een kwalitatief, beschrijvend evaluatieverslag, dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt. Artikel Het evaluatieresultaat is : - gunstig - ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering - ongunstig Voor de gevolgen verwijzen we naar afdeling 8 van dit reglement.

16 Afdeling 5 Evaluatie- en functioneringsgesprek Artikel Iedere evaluatie wordt gevolgd door een evaluatiegesprek met het personeelslid en de evaluator. Het personeelslid kan erom verzoeken dat zijn tweede evaluator aanwezig is tijdens het evaluatiegesprek, onverminderd de bepaling van artikel Een evaluatieresultaat kan niet worden toegekend zonder het houden van een evaluatiegesprek. Dit is net als het functioneringsgesprek een verplicht element van het evaluatiegebeuren. 2. Tijdens dit evaluatiegesprek wordt het evaluatieresultaat aan het personeelslid meegedeeld, toegelicht en besproken. 3. Het personeelslid tekent na het evaluatiegesprek het evaluatieverslag voor kennisname. In geval van weigering, noteert de evaluator "weigert te ondertekenen". Het personeelslid vermeldt op het verslag of er een evaluatiegesprek plaats heeft gehad. Het personeelslid kan op het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren. 4. Onverminderd de bepaling van artikel 7 2, moet de tweede evaluator het evaluatieverslag valideren, middels het plaatsen van een handtekening. 5. Het personeelslid kan ook nog uiterlijk binnen de tien kalenderdagen na het evaluatiegesprek opmerkingen maken, die deel zullen uitmaken van het evaluatiedossier. 6. Het personeelslid krijgt een kopie van zijn definitief evaluatieverslag, alsook de directie personeel. Artikel Tussen twee evaluatiemomenten wordt minstens één functioneringsgesprek georganiseerd tussen de evaluator en het personeelslid. Het functioneringsgesprek kan ook plaatsvinden op vraag van het personeelslid of op vraag van zijn evaluator(en). 2. Het functioneringsgesprek is een open gesprek tussen de evaluator en zijn/haar medewerker met het oog op het positief beïnvloeden van de werksituatie in de toekomst door middel van begeleiding en ontwikkeling en kan resulteren in schriftelijk vastgelegde werkafspraken of een werkplanning die opgenomen worden in het evaluatiedossier. Zowel het personeelslid als de evaluator(en) hebben het recht zaken ter bespreking aan te brengen. Dit functioneringsgesprek kan eveneens dienen om het personeelslid die een ongunstige evaluatie kreeg of een ongunstig resultaat voor een bepaald evaluatiecriterium, in staat te stellen om bij de volgende evaluatie wel een gunstige evaluatie te bekomen als het personeelslid de gemaakte afspraken van het functioneringsgesprek voldoende naleeft. 3. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat samen met de gebeurlijk vastgelegde werkplanning, aan het personeelslid wordt overgemaakt, alsook aan de directie personeel en organisatie. Het ontbreken van enig functioneringsgesprek met duidelijke afspraken op papier gedurende een evaluatieperiode is een uitsluitende voorwaarde om na deze evaluatieperiode het resultaat ongunstig of ongunstig voor doorstroming in de functionele loopbaan en bevordering te kunnen toekennen. Afdeling 6 Beroep tegen de evaluatie Artikel 14 Geen enkele beslissing met betrekking tot de loopbaan kan genomen worden dan na de afhandeling van de beroepsprocedure. De beroepsprocedure is opschortend. Dit geldt niet bij arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur. Artikel 15 Bij het aanvragen van een hoger beroep van een evaluatieresultaat door een personeelslid bij de beroepscommissie moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan: het personeelslid behaalde een ongunstig evaluatie of het evaluatieresultaat heeft negatieve gevolgen voor het doorstromen in de functionele loopbaan of voor bevordering; de aanvraag tot beroep moet gebeuren binnen de vijftien kalenderdagen na de ondertekening van het evaluatieverslag door het personeelslid of de weigering daartoe, middels een voorgeschreven

17 formulier dat wordt overgemaakt aan de voorzitter van de beroepscommissie per aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs. Artikel De voorzitter van de beroepscommissie roept binnen redelijke termijn de beroepscommissie samen. 2. De beroepscommissie hoort al diegenen waarvan zij meent nuttige informatie te kunnen bekomen, in het bijzonder het personeelslid en de evaluatoren. 3. Het personeelslid wordt ten minste tien kalenderdagen vóór de zitting van de beroepscommissie in kennis gesteld van zijn oproeping. Het personeelslid kan zich laten bijstaan door een raadsman naar keuze. 4. De beroepscommissie formuleert haar gemotiveerd advies aan het hoofd van het personeel binnen de vijftien kalenderdagen na de zitting. 5. Bij het overschrijden van één der voorgaande termijnen, wordt het verzoek van het personeelslid geacht te zijn ingewilligd. Artikel De beroepscommissie bestaat uit drie stemgerechtigde leden, te weten de directeur personeel, de financieel beheerder en een ander lid van het managementteam, aan te duiden door het hoofd van het personeel, nog aangevuld met één extern deskundige aangeduid door het hoofd van het personeel. Onder extern deskundige wordt verstaan: - externe consultants gespecialiseerd in coaching en evaluatie - personeelsleden van een ander lokaal bestuur van minstens niveau B, met deskundigheid in personeelsevaluatie. De beroepscommissie wijst een voorzitter in haar midden aan. In geval van afwezigheid van één der leden van de beroepscommissie dient in hun vervanging te worden voorzien middels een lid van het managementteam. Leden van de raad en van het uitvoerend orgaan van het bestuur, evenals de evaluator van het personeelslid of iemand uit de hiërarchische lijn van het personeelslid dat beroep aantekent tegen zijn ongunstig evaluatieresultaat, mogen geen deel uitmaken van de beroepscommissie. 2. De voorzitter duidt een personeelslid aan als secretaris verslaggever van de beroepscommissie. 3. De beroepscommissie kan slechts geldig vergaderen indien alle leden aanwezig zijn of zich geldig hebben laten vervangen. 4. De beroepscommissie neemt haar beslissing bij meerderheid van stemmen. Artikel De beroepscommissie formuleert een gemotiveerd advies aan het hoofd van het personeel. Het advies van de beroepscommissie wordt aan het evaluatiedossier toegevoegd. 2. Het hoofd van het personeel beslist op basis van het advies of hij de bestaande evaluatie en het evaluatieresultaat bevestigt of wijzigt. Het hoofd van het personeel neemt zijn beslissing binnen de vijftien kalenderdagen nadat hem het advies ter kennis werd gebracht. Bij het overschrijden van deze termijn is het evaluatieresultaat gunstig. Hij brengt het personeelslid bij aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs op de hoogte van zijn beslissing. Hij brengt ook de evaluator(en) en de leden van de beroepscommissie op de hoogte van zijn beslissing. Afdeling 7 Evaluatiedossier Artikel Het evaluatieverslag wordt toegevoegd aan het evaluatiedossier van het personeelslid. Dit dossier wordt bewaard op de directie personeel. 2. Het evaluatiedossier bevat aanvullend volgende documenten:

18 feitenbladen met gunstige of ongunstige bemerkingen afsprakennota s verslagen van evaluatie- en functioneringsgesprekken 3. Géén aanbeveling, van welke aard ook, mag in het evaluatiedossier voorkomen. 4. Ieder personeelslid kan zijn persoonlijk evaluatiedossier raadplegen en er afschrift van bekomen. Afdeling 8 Gevolgen van de evaluatie Artikel Met het statutaire personeelslid op proef dat een ongunstige feedback heeft gekregen tijdens het (de) functioneringsgesprek (ken), conform artikel 37 2 van dit besluit, worden afspraken gemaakt met het oog op het verbeteren van het functioneren. 2. Het statutaire personeelslid op proef dat na het verstrijken van de proeftijd op grond van een ongunstig resultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komt voor vaste aanstelling in statutair verband wordt ontslagen, zoals bepaald in artikel 39 van dit besluit. 3. Voor het contractueel personeelslid dat bij het verstrijken van zijn arbeidsovereenkomst een ongunstig evaluatieresultaat heeft gekregen wordt een passend arbeidsrechterlijk gevolg genomen. Artikel Het personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat en dat de vereiste schaalanciënniteit heeft, krijgt de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan. 2. Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat of een evaluatieresultaat met negatieve gevolgen voor doorstroming in de functionele loopbaan heeft geen recht op de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan, ook al heeft het de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid krijgt die salarisschaal pas als het een volgende evaluatieperiode afsluit met een gunstig evaluatieresultaat, onverminderd de bepaling van artikel 6 3. Gelet evenwel op de duurtijd van de evaluatieperiode van twee jaar, mag het personeelslid bij het naderen van de volgende vereiste schaalanciënniteit om een gelegenheidsevaluatie verzoeken. Artikel 22 Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat of een evaluatieresultaat met negatieve gevolgen voor bevordering kan niet deelnemen aan bevorderingsprocedures en of bevorderen binnen het eigen bestuur. Artikel Het personeelslid dat een ongunstig evaluatieresultaat ongunstig heeft behaald, kan door de aanstellende overheid worden ontslagen ingevolge beroepsongeschiktheid of ambtshalve worden herplaatst. Het ontslag wegens beroepsongeschiktheid is echter alleen mogelijk wanneer deze ongunstig uitgesproken is naar aanleiding van een periodieke evaluatie en enkel wanneer tijdens de betreffende evaluatieperiode minstens één functioneringsgesprek met verslag plaatsvond, en als na de passende maatregelen voor de verbetering van de wijze van functioneren - traject van één jaar - genomen door het hoofd van het personeel en uit een bijzondere evaluatie manifest blijkt dat het personeelslid nog steeds niet voldoet. De bijzondere evaluatie wordt uitgevoerd na een termijn van ten minste een jaar die volgt op de kennisgeving aan het personeelslid van het initiële evaluatieresultaat ongunstig. In dit geval wordt na 3, 6 en 9 maanden in een functioneringsgesprek voorzien. Het personeelslid wordt op voorhand gehoord. 2. Het hoofd van het personeel formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van de evaluatieverslagen 3. Het ontslag van het statutair personeelslid wegens beroepsongeschiktheid verloopt volgens het bepaalde in artikel 112, 2 van onderhavig besluit.

19 4. Ten aanzien van het contractueel personeelslid zal door de aanstellende overheid worden bepaald welk passend arbeidsrechterlijk gevolg dient te worden verleend. [21 juni 2012] Punt 11 Arbeidsreglement : wijziging bijlage 4 : procedure grensoverschrijdend gedrag. Feitelijke aanleiding Beoordeling Financiële toetsing De raad besloot in de zitting van 17 juni 2010 om een intern zorgteam van vertrouwenspersonen op te richten. Een van de zaken waarvoor men bij het interne zorgteam terecht kan is ongewenst grensoverschrijdend gedrag (OGG). Voor dit ongewenst grensoverschrijdend gedrag is een specifieke interne procedure van toepassing. De wet bepaalt dat deze procedure, samen met de coördinaten van de psychosociale preventieadviseur (PAPS) en de vertrouwenspersonen moeten opgenomen worden in het arbeidsreglement. De huidige bijlage 4 van het arbeidsreglement (anti mobbingprocedure) is verouderd, enerzijds door een gewijzigde wetgeving (KB 17 mei 2007) en anderzijds omdat een aantal van de toenmalige vertrouwenspersonen niet meer in dienst zijn of geen vertrouwenspersoon meer wensen te zijn. Budget Visum ontvanger Wetten en reglementen KB van 17 mei 2007 Eerdere beslissingen Raadsbesluit van 17 juni 2010: principe uitwerking intern zorgteam Besluitvormingsproces BOC 5 juni 2012 Bijlagen flowchart formele weg flowchart informele weg schema grensoverschrijdend gedrag Stemmen Besluit Unanimiteit. De Raad gaat akkoord met: 1) de interne procedure rond ongewenst grensoverschrijdend gedrag 2) de vervanging van de oude bijlage 4 in het arbeidsreglement (anti mobbingprocedure) door de nieuwe bijlage 4 (procedure ongewenst grensoverschrijdend gedrag) BIJLAGE 4: procedure ongewenst grensoverschrijdend gedrag Ongewenst grensoverschrijdend gedrag De Raad voor maatschappelijk welzijn besloot in de zitting van 17 juni 2010 om een intern zorgteam van vertrouwenspersonen op te richten. Eén van de zaken waarvoor men bij het interne zorgteam terecht kan is ongewenst grensoverschrijdend gedrag. Wat Geweld op het werk Geweld op het werk wordt gedefinieerd als elke feitelijkheid waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk. Geweld op het werk uit zich hoofdzakelijk door handelingen die op een bepaald ogenblik gesteld worden zoals bedreigingen, fysieke agressie (directe slagen maar ook bedreigingen bij een gewapende overval, ) of verbale agressie (beschimpingen, beledigingen, plagerijen, ). Deze gedragingen kunnen hun oorsprong vinden in een discriminatiegrond zoals godsdienst, overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, het geslacht, etnische oorsprong. Ongewenst seksueel gedrag op het werk Ongewenst seksueel gedrag op het werk wordt gedefinieerd als elke vorm van ongewenst verbaal,

20 niet-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Ongewenst seksueel gedrag op het werk kan zich op verschillende wijzen uiten, zowel fysiek als verbaal: het kan zowel gaan om lonken of wellustige blikken, dubbelzinnige opmerkingen of insinuaties, tonen van pornografisch materiaal (foto s, teksten, video s ), compromitterende voorstellen ; het kan ook gaan om aanrakingen, slagen en verwondingen, verkrachting Pesterijen op het werk Pesterijen op het werk worden gedefinieerd als meerdere gelijkaardige of uiteenlopende onrechtmatige gedragingen, buiten of binnen de onderneming of instelling, die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd die tot doel of gevolg hebben dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een persoon bij de uitvoering van het werk wordt aangetast, dat zijn betrekking in gevaar wordt gebracht of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd dat zich inzonderheid uit in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften. Deze gedragingen kunnen inzonderheid verband houden met godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, geslacht, etnische afstamming. De constitutieve elementen van pesterijen op het werk zijn het onrechtmatig karakter van de gedragingen, de herhaling ervan in de tijd en hun gevolgen. Het hoeft niet noodzakelijk te gaan om hetzelfde gedrag dat zich herhaalt. Het is voldoende dat de gedragingen zelfs van verschillende aard zich voordoen gedurende een bepaalde tijd. Pesterijen op het werk kunnen zich op verschillende manieren uiten: Isoleren van de persoon door hem te negeren en niet meer met hem te praten, hem apart te houden van zijn collega s, geen aandacht te besteden aan zijn aanwezigheid, door voor onenigheid te zorgen tussen deze persoon en zijn collega s, door aan zijn collega s te verbieden met hem te praten, door zijn uurrooster te wijzigen, hem niet uit te nodigen op vergaderingen Verhinderen dat de persoon zich uitdrukt door hem voortdurend te onderbreken, en systematisch te bekritiseren; De persoon in diskrediet brengen door hem geen enkele taak te geven, geen rekening te houden met zijn mening, hem zijn verantwoordelijkheden te ontnemen, hem slechts nutteloze en absurde taken te doen uitvoeren of hem taken te doen uitvoeren die niet overeenstemmen met zijn functie of die onmogelijk kunnen uitgevoerd worden, hem de nodige informatie voor de uitoefening van zijn functie onthouden, hem te overladen met werk, te verhinderen dat hij op professioneel vlak vooruitgang boekt, hem de nodige arbeidsmiddelen niet ter beschikking te stellen, hem tegenstrijdige of vage instructies te geven voor de uitvoering van het werk, hem op onbillijke wijze te evalueren, hem niet dezelfde voordelen toe te kennen als aan de andere werknemers De persoon van iemand als individu aantasten door hem te kleineren, hem belachelijk te maken, door roddels over hem te verspreiden, kritiek te uiten op zijn religieuze overtuiging, zijn afkomst, zijn privé-leven, door te spotten met zijn uiterlijk, door hem te intimideren... De gezondheid van de persoon in het gedrang brengen door hem te verplichten gevaarlijk werk uit te voeren, zijn arbeidsmiddelen en zijn persoonlijke bezittingen te beschadigen, door zijn gezondheidsproblemen te miskennen De daden en handelingen van de persoon controleren, zijn telefoonverkeer controleren, het gaan en komen registreren, laden en tassen inkijken, Specifiek voor ongewenst grensoverschrijdend gedrag is de volgende procedure van toepassing: Procedure bij ongewenst grensoverschrijdend gedrag stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 Het personeelslid dat meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag wendt zich tot één van de onderstaande vertrouwenspersonen van het interne zorgteam, behalve wanneer hij/zij verkiest zich rechtstreeks te wenden tot de externe preventieadviseur psychosociaal welzijn van IDEWE. De vertrouwenspersoon of preventieadviseur hoort het slachtoffer en bemiddelt op zijn of haar verzoek met de dader van het geweld, de pesterijen of het ongewenst seksueel gedrag op het werk. Indien het slachtoffer geen bemiddeling wil of indien de bemiddeling geen resultaat heeft: het slachtoffer dient een schriftelijk, met redenen omklede klacht en eventuele getuigenissen in bij de vertrouwenspersoon of externe preventieadviseur. Het slachtoffer en de eventuele getuigen ontvangen een afschrift van hun schriftelijke verklaring.