INZICHT. Laat uw mensen zelf werken met Business Intelligence. Microsoft Dynamics AX. Documentdatum.

Transcriptie

1 INZICHT. Microsoft Dynamics AX Laat uw mensen zelf werken met Business Intelligence Documentdatum Mei

2 Inhoudsopgave Laat uw mensen zelf werken met Business Intelligence... 1 Inleiding... 3 Business Intelligence - uitdagingen en trends... 3 Persoonlijke BI, team-bi en organisatie-bi... 4 Hoe de juiste BI-oplossing u kan helpen... 4 Stap 1: vervang complexe gebruikersinterfaces door intuïtieve selfservice... 5 Stap 2: zorg voor meer opties voor analyse, transporteerbaarheid en verspreiding... 5 Stap 3: voeg niet-gekoppelde gegevens en systemen samen in de Knowledge Base... 5 Stap 4: pas uw systeem aan veranderende modellen en behoeften aan... 5 Stap 5: zorg met een efficiënte en duurzame implementatie voor een lage TCO... 5 Los BI-problemen op met Microsoft Dynamics AX... 6 Een structuur van drie lagen: integratie, analyse, prestaties... 6 Persoonlijke BI: zorg dat meer mensen zelf toegang tot gegevens hebben en deze kunnen analyseren... 8 Team-BI: win aan flexibiliteit bij het delen en analyseren van gegevens en bij samenwerking Organisatie-BI: sluit systemen op elkaar aan voor diepgaande en relevante inzichten Een flexibele, duurzame BI-oplossing en een lage TCO Conclusie

3 Inleiding In elk bedrijf en elke organisatie kan toegang tot gegevens cruciaal zijn voor het bereiken van persoonlijke doelen, teamdoelstellingen en succesvolle bedrijfsprestaties. Iedereen binnen een organisatie - van gewone werknemers tot managers - heeft tegenwoordig te maken met een overdaad aan gegevens die over te veel systemen zijn verspreid, zonder dat er een efficiënt proces bestaat om deze samen te voegen, op te halen wat nodig is en conclusies te trekken uit de resultaten. Het is de taak van Business Intelligence (BI)- en prestatiebeheeroplossingen om mensen te helpen de gegevens die ze nodig hebben snel te vinden en te begrijpen. In dit document worden niet alleen actuele trends en problemen besproken, maar ook de voordelen van een geschikte en effectieve BI-oplossing in een ERP-omgeving. Verder wordt besproken hoe Microsoft Dynamics AX - in combinatie met andere Microsoft-technologieën en geïntegreerde programma's zoals Microsoft Office PerformancePoint Server en Microsoft Office SharePoint Server - organisaties kan helpen het potentieel van gegevens te benutten en om de resulterende inzichten om te zetten in voordelen ten opzichte van de concurrentie. Business Intelligence - uitdagingen en trends Er bestaat weinig twijfel over het feit dat een functionerend BI-systeem uw mensen kan helpen prestaties te begrijpen, trends te identificeren en strategische beslissingen te nemen die de organisatie vooruit helpen. In werkelijkheid wordt dit potentieel echter om allerlei redenen vaak niet benut. Voorbeelden zijn: Niet-gebruiksvriendelijke interfaces. Veel BI-oplossingen niet intuïtief en moeilijk navigeerbaar zijn. De gemiddelde werknemer beschikt vaak niet over de vaardigheden - of de tijd - om zonder hulp gegevens te vinden, op te halen en te analyseren. Voor veel systemen betekent dit dat drukbezet IT-personeel hier veel tijd in moet stoppen. In veel gevallen nemen werknemers beslissingen zonder dat ze over de juiste gegevens beschikken, omdat deze opgesloten liggen in een niet-gebruiksvriendelijk systeem. Niet-gekoppelde gegevens. Cruciale gegevens bevinden zich vaak in verschillende spreadsheets, accountrecords of systemen die niet werken in combinatie met gewone beheer-, plannings- en transactieactiviteiten. Hierdoor zijn opgehaalde gegevens onvolledig en is het verband hiertussen vaak moeilijk te ontdekken. Het kan ook lastig zijn om gegevens uit meerdere bronnen, locaties of bedrijfsonderdelen snel en betrouwbaar samen te voegen. Hoe groter en meer verspreid een organisatie en zijn gegevens zijn, hoe meer analyseondersteuning er nodig is. Complexiteit. BI-oplossingen leveren vaak kant-en-klare rapporten die analysegegevens bevatten die niet erg nuttig zijn. Meer geavanceerde BI-oplossingen zijn vaak zo complex dat ze door specialisten moeten worden beheerd en dus maar door een enkeling kunnen worden gebruikt. Inflexibele informatievoorziening. De beperkingen van inflexibele systemen variëren van strategische problemen - zoals een onjuiste afstemming van bedrijfsregels op bedrijfsdoelen - tot praktische problemen, zoals het niet kunnen delen van gegevens buiten bepaalde groepen om. Omdat BI-systemen vaak beperkte interfaces hebben, kan het lastig zijn om gegevens te delen met anderen of hier samen met anderen aan te werken. Dit geldt voor de organisatie zelf en voor de hele toevoerketen als geheel omdat organisaties handelspartners steeds vaker betrekken bij belangrijke beslissingen die van invloed zijn op het hele netwerk. Kosten en schaalbaarheid. Omdat veel organisaties zich gedwongen voelen om aangepaste BI-oplossingen te bouwen, vormen de kosten een probleem, net als de schaalbaarheid en aanpasbaarheid van de oplossing in de loop der tijd. 3

4 Persoonlijke BI, team-bi en organisatie-bi Organisaties hebben oplossingen nodig waarmee ze betere beslissingen kunnen nemen en de prestaties kunnen bijhouden dankzij een uitgebreide realtime-weergave van bedrijfsgegevens, krachtige gegevensanalysefuncties en een brede toegankelijkheid. De meeste organisaties zijn vooral op zoek naar oplossingen voor drie verschillende typen informatiebehoeften op BI-gebied: Persoonlijke BI, waarmee individuen taken kunnen voltooien, de productiviteit kunnen verhogen en rolgerelateerde beslissingen kunnen nemen. Persoonlijke BI kan variëren van een Microsoft Office Outlook -takenlijst of productierapporten tot een Microsoft Office Excel -spreadsheet en een multidimensionale relatiematrix. In een ERP-omgeving gaat het er bij persoonlijke BI om dat individuen toegang hebben tot operationele gegevens uit het hele bedrijf, en niet alleen uit hun eigen gebied. Met behulp van team-bi kunnen individuen samenwerken aan gemeenschappelijke tactische doelstellingen die zijn afgestemd op de algemene organisatiedoelstellingen en waarvoor gegevens nodig zijn die breder zijn dan persoonlijke BI. Organisatie-BI: hierop kunnen managers strategische beslissingen, de coördinatie van teams en individuen, en het algemene prestatiebeheer baseren. Voor organisatie-bi moeten gegevens uit verschillende bronnen worden samengevoegd. Hiervoor zijn IT-specialisten nodig. Om werkelijk te kunnen voorzien in de behoeften van een competitieve organisatie moet een BI-oplossing persoonlijke BI, team-bi en organisatie-bi omvatten. Hoe de juiste BI-oplossing u kan helpen Er zijn genoeg redenen om te proberen de huidige uitdagingen met betrekking tot bedrijfsgegevens te overwinnen. Hoewel het lastig kan zijn om snellere, slimmere beslissingen in geld uit te drukken, wordt dit wel breed erkend als een succesfactor op een wereldmarkt waar de concurrentie hevig is. Bovendien is het niet lastig om te zien hoe ontevreden organisaties zijn over de relevantie, beschikbaarheid en accuratesse van de gegevens waarover ze nu beschikken. Gelukkig zijn er nieuwe oplossingen beschikbaar voor deze problemen. Met de juiste BI-oplossing kunt u: Niet alleen mogelijk maken dat de gemiddelde gebruiker zelf met BI kan werken dankzij kanten-klare analysefuncties, maar ook zorgen voor een veilige omgeving en de diepte en kracht bieden die nodig zijn voor geavanceerde analyse. De flexibiliteit verbeteren met een reeks opties voor het genereren, weergeven, analyseren en distribueren van BI. Incompatibele oude systemen en bedrijfsapplicaties, informatiebronnen, afdelingen en locaties met elkaar verbinden om op één locatie uitgebreide BI te bieden voor de hele organisatie. Deze BI is afgestemd op de voorzieningen van het ERP-systeem. Zorgen voor een groter bereik en meer functies wanneer de organisatie en de behoefte aan BI groeien. Idealiter vindt deze groei plaats als integraal onderdeel van een schaalbare, bedrijfsbrede oplossing die ook snel kan worden aangepast en uitgebreid. Investeringen snel terugverdienen dankzij rentabiliteit, schaalbaarheid voor de lange termijn en een lage Total Cost of Ownership (TCO). De volgende stappen vormen een richtlijn voor de integratie van BI in uw organisatie. Door deze stappen te volgen kunt u bepalen welke factoren belangrijk zijn bij het implementeren van een nieuwe BI-oplossing. 4

5 Stap 1: vervang complexe gebruikersinterfaces door intuïtieve selfservice Eenvoudige toegang is een eerste vereiste. Een query-, analyse- of rapportageoplossing die krachtig maar te complex is, zal weinig worden gebruikt. Een te eenvoudige oplossing is wellicht niet degelijk genoeg voor de besluitvormers die deze het hardst nodig hebben. Wanneer de BI-oplossing echter eenvoudig te gebruiken is en gebruikers toegang tot de gegevens kunnen krijgen via vertrouwde interfaces, applicaties en hulpmiddelen, kan iedereen in de organisatie zonder hulp van duur IT-personeel meer inzicht krijgen in de uitvoering van rapporten of tijdrovende analyses. De ideale oplossing werkt zoals uw mensen willen dat deze werkt. Met een selfservice-gebruikersinterface beperkt u de opleidingskosten en opstarttijden tot een minimum en kunnen teamleden in samenwerkingsverband met gegevens werken. Tegelijkertijd kunnen managers de toegang tot gegevens regelen op basis van rollen of individuele autorisatie om zo gevoelige gegevens te beschermen en ongewenste of onbedoelde wijzigingen te voorkomen. Stap 2: zorg voor meer opties voor analyse, transporteerbaarheid en verspreiding Om gegevens om te zetten in BI moeten mensen de benodigde gegevens kunnen ophalen en analyseren in de volgorde waarin ze deze nodig hebben en met het gewenste detailniveau. Op maat gemaakte functionaliteit is cruciaal voor het aanpassen van de oplossing aan de behoeften van zowel de organisatie als de verschillende functionele rollen. Tot slot kunt u analyseresultaten met de juiste oplossing eenvoudiger delen, presenteren en distribueren, niet alleen binnen de organisatie maar ook ten opzichte van handelspartners. Daarom hebben oplossingen waarin webservices, portalcompatibiliteit of andere middelen om de communicatie tussen platformen te vereenvoudigen, een groot voordeel. Stap 3: voeg niet-gekoppelde gegevens en systemen samen in de Knowledge Base Een BI-systeem moet gegevens uit het hele bedrijf kunnen ophalen en verbinding kunnen maken met de Line of Bussiness (LOB)-applicaties, inclusief documentopslagplaatsen en de productiviteitstools op de desktops die de werknemers elke dag gebruiken. Het verkrijgen van toegang tot gegevens uit meerdere productie- en fabricagebeheersystemen, magazijnen, distributiekanalen en bedrijven of filialen en het samenvoegen hiervan is ook van belang om managers diepgaand inzicht in het hele bedrijf te verschaffen. Stap 4: pas uw systeem aan veranderende modellen en behoeften aan Een BI-systeem voldoet alleen als het meegroeit met het bedrijf. Gezien de snelheid waarmee bedrijfsomgevingen veranderen, is het cruciaal om een oplossing te vinden die flexibel genoeg is om te kunnen meegroeien. Het maakt hierbij niet uit of die groei het gevolg is van acquisities, verticale integratie, internationale expansie of diversificatie. Ter ondersteuning van BI-behoeften op persoonlijk, team- en organisatieniveau, moeten oplossingen kunnen worden uitgebreid naar nieuwe gebruikers en locaties zodra het bedrijf groeit. Als deze schaalbare oplossingen ook ruimte bieden voor extra functionaliteit, zijn ze zeer rendabel, consistent, servicegericht en flexibel. Stap 5: zorg met een efficiënte en duurzame implementatie voor een lage TCO Bedrijfsoplossingen moeten op rendabele wijze kunnen worden gelicentieerd, geïmplementeerd en beheerd, en ook nog toegankelijk zijn voor de hele organisatie. Ideale oplossingen bieden alle mensen die verantwoordelijk zijn voor de strategische, tactische en operationele beslissingen toegang tot de benodigde gegevens met een lage TCO. Een effectieve BI-oplossing kan snel worden terugverdiend en is tegelijkertijd flexibel en schaalbaar zodat zowel de prestaties op de lange termijn als het rendement kunnen worden gegarandeerd. 5

6 Los BI-problemen op met Microsoft Dynamics AX Microsoft Dynamics AX is een end-to-end-bedrijfsbeheeroplossing voor grote bedrijven en middelgrote organisaties, waaronder fabrikanten, distributeurs, detailhandelaren, serviceorganisaties en bedrijven met gediversifieerde of verticaal geïntegreerde activiteiten in de toevoerketen. Microsoft Dynamics AX, een ERP-systeem met een intuïtieve gebruikersinterface, stevige analyse functionaliteit en flexibele, vertrouwde gegevensvoorzieningen, voorziet direct in een breed scala BI-behoeften. En omdat het is gebaseerd op de Microsoft-technologiestack, inclusief Microsoft SQL Server - en SharePoint-technologieën, en is geïntegreerd met Microsoft Office en andere Microsoft-oplossingen voor de desktops, kunt u hiermee de meest urgente, actuele BI- en prestatiebeheerproblemen oplossen. Met Microsoft Dynamics AX kan iedereen in een organisatie toegang krijgen tot de individuele, team- en bedrijfsgegevens die van invloed zijn op de prestaties, en deze interpreteren en gebruiken. Microsoft Dynamics AX kan organisaties helpen kritieke BI-problemen op te lossen door: De toegang tot en het gebruik van BI voor individuele werknemers te stroomlijnen door selfservice-gegevens te leveren via gepersonaliseerde Role Centers en vertrouwde hulpmiddelen voor analyse, rapportage en presentatie. Microsoft Dynamics AX is niet alleen bedoeld voor transacties en de invoer van gegevens maar ook voor het verzamelen van de kritieke gegevens die gebruikers nodig hebben. Opties voor BI - waaronder aangepaste Key Performance Indicators (KPI) en score cards - beschikbaar te maken voor individuen, managers en samenwerkende teams. Verbinding te maken met verschillende informatiebronnen en vertrouwde productiviteitsprogramma s zoals Microsoft Office. De uitbreiding en schaalbaarheid van oplossingen mogelijk te maken met geavanceerde prestatiebeheeroplossingen en beheerdashboards. Het is mooi te zien hoe BI en rapportage steeds verder integreren in de ERP-oplossing. Microsoft Dynamics AX 2009 maakt BI eenvoudiger voor eindgebruikers en ik denk dat BI-functies binnenkort in de eerste implementatiefase zullen worden toegepast in plaats van later in het proces. - Claus Andersen, Columbus IT Te zorgen voor een flexibele, duurzame BI-oplossing en een lage TCO. Een structuur van drie lagen: integratie, analyse, prestaties Microsoft Dynamics AX voorziet in alle BI-behoeften door een flexibele en aanpasbare bedrijfsbeheeroplossing te bieden met geïntegreerde functies voor analyse, communicatie en samenwerking waarvoor geen dure invoegapplicaties vereist zijn. De oplossing van drie lagen is gebaseerd op een infrastructuur met Microsoft SQL Server en bijbehorende services zoals: SQL Server Reporting Services, waarmee u query s kunt uitvoeren, rapporten kunt maken en verbanden kunt leggen. SQL Server Analysis Services voor een geavanceerde analyse van queryresultaten. Samen vormen deze een platform en de gegevensbasis voor zowel ERP-functionaliteit als BI. De oplossing kan gegevens bij elkaar brengen uit uw hele organisatie, bijvoorbeeld uit ERP-systemen, vertrouwde productiviteitsprogramma s zoals Microsoft Office, en zelfs uit webservicegegevens van partners uit de toevoerketen. U kunt hiermee ook gegevens opnemen van verschillende bedrijfsactiviteiten, locaties, zusterbedrijven of filialen. 6

7 Twee lagen in de structuur bieden kracht en flexibiliteit wat betreft de toegang tot en de analyse en verspreiding van BI. Met de tweede laag - tools en applicaties - kunnen uw mensen gegevens exporteren naar vertrouwde productiviteitsprogramma s, zoals Excel, voor bewerking. Deze laag biedt ook direct toegang tot BI met behulp van de lijsten, rapporten en andere analysetools die direct beschikbaar zijn via de taken en weergaven voor transacties en gegevens van de oplossing. De prestatie- en verspreidingslaag biedt tot slot een breed scala extra opties voor het presenteren en delen van gegevens en samenwerking op basis van inzicht in het bedrijf. Met veel van deze opties optimaliseert u de functies van SharePoint-technologieën. Met deze geïntegreerde benadering van drie lagen kunnen organisaties de meest voorkomende BI-problemen oplossen voor individuen, teams of de organisatie als geheel. Figuur 1. Microsoft Dynamics AX gebruikt deze structuur van drie lagen om BI op persoonlijk, team- en organisatieniveau te leveren. 7

8 Persoonlijke BI: zorg dat meer mensen zelf toegang tot gegevens hebben en deze kunnen analyseren Met een snelle toegang tot de meest relevante gegevens kunnen werknemers op elk niveau van de organisatie meer inzicht verwerven en snel goed onderbouwde beslissingen nemen. Vereenvoudig de toegang tot gegevens met Role Centers Een factor die selfservice-bi soms lastig maakt, is het grote volume beschikbare gegevens, querycriteria of rapporten. In Microsoft Dynamics AX 2009 bieden Role Centers snel toegang tot gegevens, taken en rapporten op basis van de rol van het individu. Role Centers stroomlijnen de toegang tot BI-gegevens, zoals de KPI s, score cards en rapporten die werknemers het meest gebruiken, zonder dat ze externe gegevens hoeven door te spitten. Als de omstandigheden veranderen, kunnen gebruikers hun Role Centers personaliseren zodat alleen de gewenste gegevens worden opgenomen. Meer inzicht met vertrouwde hulpmiddelen die werken zoals u werkt Microsoft Dynamics AX biedt een eenvoudige interface die weinig training vereist en waarmee gebruikers snel aan de slag kunnen. Aan de krachtige BI-functies worden een of meer van deze vertrouwde Microsoft-programma s toegevoegd: Het 2007 Microsoft Office system, dat BI beschikbaar maakt voor een breder publiek zonder complexe hulpmiddelen. De BI-integratie van de oplossing omvat Microsoft Office Excel voor individuele gegevensanalyse en productiviteit. Microsoft MapPoint, een geïntegreerde oplossing voor mensen die BI moeten analyseren, hierover moeten communiceren met behulp van geospatiale gegevens, kaarten en cartografische hulpmiddelen, en de resultaten moeten integreren in Microsoft Office system-programma s. Microsoft Visual Studio en Microsoft Business Intelligence Development Studio, met een reeks hulpmiddelen voor IT-teams en ontwikkelaars die de analyse- en samenwerkingsfunctionaliteit aanpassen. Door de integratie met het Microsoft Office system kunnen uw mensen vragen beantwoorden en resultaten delen vanuit de vertrouwde Microsoft Office-omgeving. Met de uitgebreide en vertrouwde functionaliteit van Excel kunnen mensen bijvoorbeeld snel PivotTable -weergaven maken, diagrammen ontwikkelen voor analyse en presentatie, of datamining uitvoeren. Omdat relevante BI belangrijk kan zijn voor dagelijkse taken en hulpmiddelen, is de kans groter dat BI structureel van invloed is op het werk en de keuzes die uw bedrijf vooruit helpen. De kant-en-klare Role Centers in Microsoft Dynamics AX 2009 voegen vanaf dag één waarde toe voor alle werknemers in onze organisatie. Onze gebruikers hebben veel profijt van de visualisaties en de functie voor het vergelijken van verschillende jaren. - John Elmer, Rodgers and Hammerstein 8

9 Figuur 2. Verkooporders snel exporteren naar Excel en een PivotTable-weergave maken. Gepersonaliseerde analyse Voor veel organisaties kan het moeilijk zijn om onbewerkte gegevens te interpreteren door trends en factoren te identificeren die van belang zijn voor een beslissing. Vaak worden de gegevens verzameld voor een ander doeleinde of wordt er geen rekening gehouden met een bepaalde factor die een grote invloed kan hebben op de huidige beslissing. Microsoft Dynamics AX lost dit probleem op met gepersonaliseerde, kant-en-klare BI-hulpmiddelen, zoals: Flexibele ad-hocrapporten en de cubes waarop die rapporten zijn gebaseerd, zodat uw mensen snel aangepaste gegevens kunnen leveren. Visualisatiefuncties voor het navigeren door gegevens, het maken van samengevoegde of gedetailleerde weergaven van meetwaarden en het focussen op de gewenste gegevens door ze te groeperen, te sorteren en te filteren. Vooraf gedefinieerde rapporten die snel kunnen worden gegenereerd en die visueel en interactief zijn zodat ze nog verder kunnen worden aangepast. Kant-en-klare SQL Server Reporting Services-rapporten die u bijvoorbeeld naar Excel kunt exporteren voor analyse. Gedeelde rapportmappen met beveiligde toegang om op efficiënte wijze rapporten te genereren en toegang door onbevoegden of wijzigingen te voorkomen. Rolgebaseerde weergaven zoals lijstpagina s met opties voor het direct exporteren van gegevens naar Excel zodat voor analyse en presentatie weinig training en geen IT-ondersteuning vereist is. Persoonlijke rapportmappen die u tijd besparen bij het opnieuw bekijken door de gepubliceerde ad-hocrapporten die het meest worden gebruikt door elk individu op te slaan. 9

10 Figuur 3. Rapportdetails ophalen met een SQL Server Reporting Services-rapport. Dankzij de integratie van de oplossing met Microsoft-technologie zijn er contextuele navigatiepaden beschikbaar naar de gegevens waar het meest behoefte aan is. Met SQL Server Reporting Services kunt u in Microsoft Dynamics AX 2009 analyseweergaven tonen als een interactieve en vertrouwde PivotTable-grafiek. Hiermee kunnen de meeste mensen eenvoudiger gegevens vergelijken, andere dimensies kiezen en de resultaten snel analyseren. Vergroot de flexibiliteit met ad-hocrapportage en ingebouwde OLAP-cubes Dankzij de geavanceerde, multidimensionale analysetools kunnen uw mensen met bedrijfsgegevens werken op de manier die voor hen het beste werkt. Met ad-hocrapportage kan iedereen in de organisatie de benodigde gegevens vinden en hiermee werken door de gewenste criteria, relaties en presentatie te gebruiken. Ad-hocrapporten die zijn gemaakt op basis van Microsoft Dynamics AX-bedrijfsgegevens en die via de oplossing toegankelijk zijn, kunt u ook eenvoudig aanpassen met SQL Server Reporting Services en SQL Server Report Builder. Online Analytical Processing (OLAP)-cubes die worden ondersteund door SQL Server Analysis Services dienen als de informatiebron voor analyseweergave. Hierdoor kunnen uw mensen de gegevens in deze cubes openen en bewerken en hierop query's uitvoeren met vertrouwde programma s zoals Excel en Microsoft ProClarity Desktop Professional. Met vooraf gedefinieerde OLAP-cubes kunt u automatisch gegevens ophalen uit belangrijke bedrijfsgebieden en deze overbrengen met SQL Server Analysis Services. Deze resultaten kunt u weergeven als Excel-spreadsheets en PivotTable-weergaven. 10

11 Omdat standaard een reeks OLAP-cubes met de meest gebruikte dimensies en meetwaarden is opgenomen, hoeft uw organisatie geen tijd of geld te spenderen om deze te maken. U kunt de ontwikkeling van extra cubes ook soepeler laten verlopen met behulp van de intuïtieve tools voor het ontwerpen van cubes en dimensies van Microsoft SQL Server. De sterke integratie tussen Microsoft Dynamics AX, SQL Server en SQL Server Analysis Services biedt geavanceerde analysemogelijkheden met een minimum aan ontwikkel- en trainingstijd. Figuur 4. Maak ad-hocrapporten op basis van actuele bedrijfsbehoeften. Team-BI: win aan flexibiliteit bij het delen en analyseren van gegevens en bij samenwerking Bijna niets is frustrerender dan heel veel tijd te steken in het analyseren van complexe bedrijfsgegevens zonder de belangrijkste factoren visueel te kunnen weergeven of de analyse te kunnen delen met anderen. Samen met SharePoint-technologieën en andere Microsoft Office-programma s biedt Microsoft Dynamics AX uw mensen meer opties voor het delen van prestatiegegevens, tools voor samenwerking, gedeelde bronopslagplaatsen en teamwerkruimten. Deel analysegegevens in een grafische of documentindeling Presenteer samenvattingen of onderzoeksresultaten aan anderen met behulp van Microsoft Office system-programma s. De oplossing werkt met de tools die uw mensen al kennen - van de grafische weergavemogelijkheden van Microsoft Office Excel tot de mogelijkheden voor samenwerking bij het delen van Microsoft Office Word-documenten en andere gegevens op een SharePoint-teamsite - om relevante BI in de hele organisatie toegankelijk te maken. 11

12 Stroomlijn de toegang tot prestatieresultaten Vaak gaat het grootste deel van het BI-budget op aan verschillende mensen die voorzien in dezelfde informatiebehoeften. Bespaar uzelf tijd en werk efficiënter door de honderden standaardrapporten in Microsoft Dynamics AX te gebruiken om de meetwaarden voor bedrijfsprestaties te genereren waar de meeste vraag naar is. Met deze rapporten, die toegankelijk zijn via persoonlijke Role Centers en via menu s en actieknoppen op formulieren, kunt u snel gegevens inzien zoals verkoopmarges, voorraadontvangsten en debiteuren. U kunt standaardrapporten aanpassen door een keuze te maken uit allerlei parameters en door opties weer te geven, of door te bladeren door eerder gepubliceerde rapporten. Bovendien kunnen ontwikkelaars en Microsoft-partners met behulp van een reeks krachtige rapportagetools bestaande productierapporten aanpassen of nieuwe rapporten ontwerpen op basis van bedrijfsbehoeften. Met rapporten die zijn gebouwd op basis van SQL Server Reporting Services hebt u toegang tot rapportagefuncties en tools voor automatische planning, caching en het nemen van snapshots van gegevens. Figuur 5. Maak of bewerk een SQL Server Reporting Services-rapport in Visual Studio. Vergroot de rapportagemogelijkheden en -prestaties Externe werknemers, handelspartners en anderen die uw bedrijfsbeheeroplossing niet vaak gebruiken, hebben wel vaak toegang nodig tot de BI-tools. Microsoft Dynamics AX kan gegevens leveren op de gewenste locatie, waar uw mensen ook aan het werk zijn. U kunt vrijwel elk rapport in de oplossing publiceren en weergeven via Enterprise Portal in Microsoft Dynamics AX door het toe te voegen aan berichten in Microsoft Office Outlook. Bovendien kunt u SQL Server Reporting Services-rapporten eenvoudig naar Excel exporteren. Met rolgebaseerde autorisatie beveiligt u gevoelige gegevens en zorgt u ervoor dat alleen de juiste mensen hier toegang toe hebben. U kunt tientallen extra rapporten maken via SQL Server Reporting Services en u kunt deze openen via Microsoft Dynamics AX of buiten de oplossing om via een SharePoint-teamsite. 12

13 Organisatie-BI: sluit systemen op elkaar aan voor diepgaande en relevante inzichten Het meten van het succes van een organisatie en de bijdrage hieraan van verschillende afdelingen, teams en individuen kan problemen opleveren die te maken hebben met schaal en complexiteit. Met Microsoft Dynamics AX kunt u de gecentraliseerde meetwaarden, multidimensionale analyses en trendgegevens genereren die u nodig hebt om de prestaties te interpreteren, de strategie te plannen en besluiten te nemen om ervoor te zorgen dat het bedrijf blijft groeien. Veel organisaties hebben problemen met het verzamelen van bedrijfsgegevens die afkomstig zijn van meerdere productielijnen, magazijnen en verschillende distributie-, detailhandels- of serviceactiviteiten. Dit probleem is nog groter voor organisaties die filialen hebben, onlangs acquisities hebben gedaan of een complexe bedrijfsstructuur hebben. Met Microsoft Dynamics AX kunt u het samenvoegen of vergelijken vereenvoudigen van niet-gekoppelde gegevens die zich bevinden in dergelijke organisatiesilo s of technologische silo s. Met toegang tot uitgebreide realtime-bi-gegevens in één database en met de standaard-bi-tools kunt u gegevens snel weergeven, analyseren en aanpassen. Voer multidimensionale analyses uit op samenvattings- en detailniveau De ingebouwde ad-hocrapportage, OLAP-cubes en andere analysemogelijkheden uit de vorige sectie over persoonlijke analyse voorzien ook in verschillende BI-behoeften van organisaties. Managers kunnen deze analyses gebruiken om prestatiemeetwaarden die afkomstig zijn van verschillende bedrijfsdimensies samen te voegen en te analyseren voor meer inzicht in trends en factoren, en om betere strategische besluiten te nemen. Dankzij de PivotTable-weergaven en het gemak van meetwaarden en dimensiekenmerken die u kunt slepen en neerzetten, kunnen managers ook multidimensionale relaties analyseren en gegevens op unit-, afdelings- en transactieniveau weergeven met behulp van Excel. Stem uw activiteiten voor uw doelstellingen af met behulp van KPI s, scorekaarten en prestatiedashboards Stroomlijn de communicatie van prestatietrends of knelpunten met behulp van scorekaarten en prestatiedashboards. Microsoft Dynamics AX biedt een breed scala hulpmiddelen voor het maken, automatiseren en delen van KPI s en score cards, waaronder tientallen vooraf gedefinieerde KPI s en een rolgebaseerde configuratie en weergave van KPI s. Mensen in de hele organisatie kunnen in één oogopslag bepaalde indicatoren weergeven terwijl managers toegang hebben tot de factoren die van invloed zijn op belangrijke besluiten en de implementatie van organisatiebronnen. Figuur 6. Houd de rentabiliteit en de prestaties direct bij vanuit uw Role Center. 13

14 Meer inzicht in het bedrijf dankzij PerformancePoint Server Microsoft Office PerformancePoint Server bevat extra functionaliteit - zoals de integratie van analyse- en planningtools in monitoringtools - en voegt aan Microsoft Dynamics AX uitgebreid prestatiebeheer toe. BI is niet alleen nuttig voor het interpreteren van de huidige status of recente resultaten, maar ook voor het verbeteren van prognoses en planningen, het beheren van teams en het optimaliseren van prestaties. Hiertoe moeten managers bepalen hoe individuen, teams en strategische besluiten bijdragen aan de algemene resultaten, en die activiteiten vervolgens coördineren zodat de hele organisatie beter draait. De BI-oplossingen in Microsoft Dynamics AX bieden mensen in de hele organisatie een beter inzicht in en toegang tot kritieke bedrijfsprestatiegegevens. Voor organisaties die ook uitgebreid prestatiebeheer willen - inclusief de mogelijkheid om de strategie te formuleren, resultaten bij te houden en de planning en uitvoering aan te sturen - kan de toevoeging van PerformancePoint Server een uitkomst zijn. Samen met Microsoft Dynamics AX biedt PerformancePoint Server geavanceerde tools voor bedrijfsprestatiebeheer - inclusief aangepaste score cards, uitgebreide analyse en volledige integratie met prognose-, budget- en planningsprocessen - in één oplossing die mensen op de verkoop-, marketing-, financiële en HR-afdeling over functionele grenzen heen met elkaar verbindt. De oplossing biedt brede en eenvoudig toegankelijke prestatiebeheerfuncties door de gebruiksvriendelijkheid van Microsoft Office-tools te combineren met de kracht en schaalbaarheid van Microsoft SQL Server. Hierdoor kunnen organisaties hun bestaande IT-infrastructuur gebruiken om een prestatiebeheerapplicatie te implementeren die gebruiksvriendelijker is, minder training vereist en minder duur is om te implementeren dan traditionele of zelfstandige oplossingen. PerformancePoint Server is gebouwd op de vertrouwde Microsoft Office-omgeving en Microsoft SQL Server en bijbehorende services, samen vormen zij de basis voor de drie cruciale onderdelen van geavanceerd prestatiebeheer: Het bijhouden van prestaties, inclusief score cards, dashboards en KPI s die prestatiegegevens beter zichtbaar maken om de verantwoordelijkheid en de strategische afstemming in de hele organisatie beter te regelen. Geïntegreerde analyse, waarmee u snel kunt overschakelen van het passief bijhouden van gegevens op het interpreteren van de onderliggende oorzaken en het delen van bedrijfsinzichten in de hele organisatie. Prognose- en planningsfunctionaliteit, inclusief flexibele budgettering, managementrapportage en de samenvoeging van gegevens, waardoor kritieke bedrijfsprocessen voor het nemen van beslissingen effectiever kunnen worden aangestuurd op basis van BI. 14

15 Figuur 7. Zorg voor dashboardweergaven die de prestaties en strategie van het bedrijf tonen. Met PerformancePoint Server kunt u vanuit allerlei bronnen toegang krijgen tot samengevoegde financiële gegevens. De gebruiksvriendelijke wizard Data Import helpt u bij het configureren en verplaatsen van gegevens van Microsoft Dynamics AX naar PerformancePoint Server, en bevat ingebouwde functionaliteit voor grootboek- en budgettransacties. Met dit verbindingsniveau kunnen organisaties allerlei systemen integreren en transactie- en andere gegevens overbrengen naar een rijke dashboardomgeving om de rapportage te vereenvoudigen en de besluitvorming te versnellen. Met Management Reporter in PerformancePoint Server kunnen managers en financiële teams direct vanuit een grootboeksysteem of PerformancePoint Server financiële modellen maken, genereren en delen. Voeg niet-gekoppelde gegevens samen, haal realtime-cijfers op en begin snel met de analyse om de accuratesse van rapporten te verbeteren. Omdat Management Reporter eenvoudig te leren en te gebruiken is, helpt het financiële managers om de benodigde gegevens te vinden en hiermee te werken - zonder hulp van IT ers - zodat ze de distributie van financiële gegevens kunnen stroomlijnen en de naleving kunnen vereenvoudigen. Met een eenvoudige wizard kunnen gebruikers financiële rapporten maken, zoals balansen, resultatenrekeningen enzovoort, die indien nodig kunnen worden aangepast. Met de ingebouwde Financial Intelligence kunnen wijzigingen aan het rekeningschema, de dimensies of de hiërarchieën automatisch worden overgenomen, waardoor de noodzaak om rapporten te onderhouden vrijwel geheel vervalt. Zo bespaart u ook tijd doordat de rapporten opnieuw te gebruiken zijn terwijl centrale rapportopslag snelle, rolgebaseerde toegankelijkheid biedt en zorgt voor de beveiliging en het versiebeheer. 15

16 Zorg voor een soepele financiële controle, analyse en budgettering Organisaties die werken met meerdere locaties en valuta s hebben te maken met het probleem dat het financiële controlesysteem geografische grenzen moet overschrijden. Bij Microsoft Dynamics AX wordt daarom Microsoft FRx 1 meegeleverd, een krachtige oplossing voor het maken en weergeven van financiële rapporten van presentatiekwaliteit. Deze financiële oplossing is gebaseerd op een reeks algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes zodat financieel managers eenvoudig gegevens uit de hele organisatie kunnen verzamelen om elk gewenst type fiscaal rapport te maken, van eenvoudige resultatenrekeningen tot cashflowrapporten. Bovendien kunt u die financiële resultaten direct toepassen op prognose- en budgetprocessen dankzij de koppeling tussen Microsoft Forecaster, Microsoft Dynamics AX en Microsoft SQL Server. Een flexibele, duurzame BI-oplossing en een lage TCO Zorg voor een effectieve en aanpasbare BI-oplossing voor uw organisatie zonder uw budget te overschrijden of aangepaste oplossingen te gebruiken die niet met het bedrijf kunnen meegroeien. Met de geavanceerde BI-functies die Microsoft Dynamics AX standaard bevat, kunt u snel meer inzicht verwerven en dit toepassen op huidige bedrijfsprocessen zodat u kunt voorzien in de behoeften aan groei en verandering. Omdat uw mensen al vertrouwd zijn met het krijgen van toegang tot en het analyseren en delen van kritieke gegevens, zijn de leercurves korter en is de adoptiegraad hoger, zodat u de verbeterde BI sneller en effectiever kunt gebruiken voor betere resultaten. Microsoft Dynamics AX is een uitgebreide, geïntegreerde bedrijfsbeheeroplossing met vertrouwde, rendabele tools voor de productiviteit van desktops en krachtige functionaliteit voor analyse- en prestatiebeheer. Deze combinatie maakt de BI- en prestatiebeheerprocessen veel eenvoudiger en laat hun voordelen dieper doorwerken in de organisatie, terwijl de implementatie- en opleidingstijd korter worden. Het biedt ook de verbeterde beveiliging, stabiliteit en centralisatie die nodig zijn voor een optimale efficiëntie en een lage TCO. Dankzij de integratiefuncties van Microsoft Dynamics AX kunt u het aanpassen aan nieuwe technologieën en toekomtige bedrijfsbehoeften. Bovendien kunt u Microsoft Dynamics AX eenvoudig uitbreiden met aangepaste oplossingen van Microsoft-partners. Microsoft streeft ernaar de BI-infrastructuur en -oplossingen continu te verbeteren en verder te ontwikkelen. De efficiëntie en kracht van de Microsoft-technologiestack zal gekoppeld blijven aan en ondersteund en verbeterd worden door nieuwe technologieën en programma s. 1 Niet in alle landen beschikbaar. 16

17 Conclusie De definities, gebruiksmogelijkheden en problemen van BI blijven zich ontwikkelen, net als de technologie en de behoeften van de wereldwijde markt. Door de hevige concurrentie van tegenwoordig moet een organisatie om succes te hebben iedereen - individuen, teams en managers - voorzien van selfservice-toegang tot BI-gegevens. Met de degelijke standaardfuncties van Microsoft Dynamics AX kunt u snel toegang krijgen tot gepersonaliseerde BI-gegevens met behulp van vertrouwde hulpmiddelen. Wanneer u op het juiste moment toegang hebt tot de juiste gegevens, kunt u praktisch inzicht verwerven zodat u snel betere zakelijke beslissingen kunt nemen. Door BI in de hele organisatie beschikbaar te maken, kunt u de productiviteit verhogen en de prestaties verbeteren. Als end-to-end-bedrijfsbeheeroplossing op basis van de beproefde Microsoft-technologiestack - inclusief de prestaties en services van Microsoft SQL Server - kunt u met Microsoft Dynamics AX BI-problemen oplossen met behulp van geïntegreerde gegevens en tools, aangepaste BI-toegang, flexibele weergave- en analysefuncties en schaalbaarheid voor toekomstige groei. Microsoft Dynamics AX, met of zonder PerformancePoint Server, is een verzameling Microsoft-technologieën, -oplossingen en -programma s die zijn ontworpen om u het inzicht te verschaffen dat u nodig hebt om succesvol te zijn. Ga naar voor meer informatie over Business Intelligence in Microsoft Dynamics AX. 17

18 De informatie in dit document weerspiegelt de huidige visie van Microsoft Corporation op de besproken kwesties op de datum van publicatie. Omdat Microsoft moet reageren op de veranderende marktomstandigheden, moet het niet worden beschouwd als een toezegging van de kant van Microsoft en kan Microsoft de nauwkeurigheid van informatie die na de publicatiedatum van deze publicatie wordt gepresenteerd, niet garanderen. Dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie. MICROSOFT GEEFT GEEN ENKELE GARANTIE, EXPLICIET, IMPLICIET NOCH STATUTAIR, BETREFFENDE DE INFORMATIE IN DIT DOCUMENT. De naleving van alle toepasselijke auteursrechten is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Onverlet de rechten onder het auteursrecht mag geen onderdeel van dit document worden gereproduceerd, opgeslagen in of ingevoerd in een ophaalsysteem, of in enige vorm, door enig middel (elektronisch, mechanisch, door middel van fotokopie, opname of anderszins) of voor enig doel worden overgedragen, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Microsoft Corporation. Microsoft kan de houder zijn van octrooien, octrooiaanvragen, handelsmerken, auteursrechten of andere rechten op intellectueel eigendom met betrekking tot de informatie in dit document. Tenzij uitdrukkelijk vermeld in een schriftelijke gebruiksrechtovereenkomst van Microsoft, kunt u geen gebruiksrecht op deze octrooien, handelsmerken, auteursrechten of andere rechten op intellectueel eigendom aan dit document ontlenen Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Microsoft, Access, Excel, FRx, MapPoint, Microsoft Dynamics, het Microsoft Dynamics-logo, Outlook, PerformancePoint, PivotTable, ProClarity, SharePoint, SQL Server, Visio en Visual Studio zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation of Microsoft Business Solutions ApS in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft Business Solutions ApS is een dochteronderneming van Microsoft Corporation. 18