NOTA VAN INLICHTINGEN

Transcriptie

1 NOTA VAN INLICHTINGEN 8 december 2014 Bestek Openbare aanbesteding A0- reclamedisplays gemeente s- Hertogenbosch Algemeen: Deze Nota van Inlichtingen maakt een integraal onderdeel uit van de aanbesteding en wordt als aanhangsel toegevoegd aan de te sluiten overeenkomst. De bijlagen 7.4 en 7.6 zijn als separate Word documenten op TenderNed gepubliceerd. Vragen en antwoorden: Vraag Blz. Paragraaf / art. Vraag Antwoord 1 Is de aanbesteding rechtsgeldig in verband met de installatie van de nieuwe gemeenteraad na de recente verkiezingen? Zijn er beperkingen opgenomen in de overeenkomsten met de exploitanten van de reclameframes over campagnes die wel en niet gevoerd mogen worden? Of is het hen toegestaan alle campagnes, waaronder handelsreclame, uit te voeren? Wie is de exploitant van de reclameframes op de energiehuisjes en om hoeveel reclameframes gaat het in totaal? 2. Wat is de einddatum van het contract voor de reclameframes op de energiehuisjes en wordt dit contract aanbesteed? 3. Mag er in deze reclameframes op energiehuisjes reclame gemaakt worden voor evenementen buiten Den Bosch? Ja Er zijn geen beperkingen behoudens de beperkingen die voortvloeien uit hoofde van de reclame code commissie. 1. Centercom Buitenreclame; maximaal 150 frames. 2. Loopt gelijk met de displays. Dit contract wordt niet aanbesteed. 3. Ja 1

2 4. Mag er in de reclameframes op energiehuisjes commerciële reclame gevoerd worden, zoals bijvoorbeeld inschrijven bij sportscholen, promotie van nieuwe boeken en andere vormen van productreclame en handelsreclame? 5. Wie is de exploitant van de reclameframes op de VRI Kasten en om hoeveel reclameframes gaat het in totaal? 6. Wat is de einddatum van het contract voor de reclameframes op de VRI kasten en wordt dit contract aanbesteed? 7. Mag er in deze reclameframes op VRI kasten reclame gemaakt worden voor evenementen buiten Den Bosch? 8. Mag er in de reclameframes op VRI kasten commerciële reclame gevoerd worden, zoals bijvoorbeeld inschrijven bij sportscholen, promotie van nieuwe boeken en andere vormen van productreclame en handelsreclame? 9. Wie is de exploitant van de reclameframes de afvalcontainers? 10. Wat is de einddatum van het contract voor de reclameframes op de afvalcontainers en wordt dit contract aanbesteed? 11. Mag er in deze reclameframes op afvalcontainers reclame gemaakt worden voor evenementen buiten Den Bosch? 12. Mag er in de reclameframes op afvalcontainers commerciële reclame gevoerd worden, zoals bijvoorbeeld inschrijven bij sportscholen, promotie van nieuwe boeken 4. Ja 5. Reclame op VRI stations is niet toegestaan 6. Zie onder Zie onder Zie onder Centercom (het betreft kledingcontainers, geen afvalcontainers) 10. Gelijk met de A0 reclamedisplays 11. Er zijn geen beperkingen 12. Zie vraag 3 sub 11 2

3 en andere vormen van productreclame en handelsreclame? Is het toegestaan om commerciële uitingen op de B1 frames te voeren of zijn deze alleen voor culturele uitingen bestemd? Zijn de tarieven voor de B1 frames ook opgenomen in een contract? Zo ja, kunt u deze tarieven overleggen? Exploiteert afvalverwerkingsbedrijf AFB de B1 frames zelf of hebben zij dit uitbesteed. Mochten zij de exploitatie hebben uitbesteed kunt u dan aangeven aan wie? Op een aantal is dit toegestaan. Neen Zoals eerder aangegeven alle frames door Centercom echter in samenwerking met afvalbedrijf en gemeente Wie exploiteert de overige 50 % van de B1 frames? Centercom Wie exploiteert de frames op de energiehuisjes en VRI kasten? Centercom met dien verstande dat exploitatie van VRI stations niet is toegestaan Wat is het afficheformaat van de frames op de energiehuisjes en VRI kasten? Is het toegestaan om commerciële uitingen op de frames op energiehuisjes en VRI kasten te voeren of zijn deze alleen voor culturele uitingen bestemd? Zijn de tarieven voor de frames op energiehuisjes en VRI kasten ook opgenomen in een contract? Zo ja, kunt u deze tarieven overleggen? Bij aanbestedingen van diverse gemeentes is er voor gekozen om de A0 borden en de panelen op de energiehuisjes en VRI kasten te combineren. Wat is de reden dat dit nu niet gebeurd? Krijgt de winnaar van de aanbesteding exclusiviteit op het A0 formaat in de stad? Bij zeer vergelijkbare aanbestedingen van a0- reclame in een 2 andere gemeenten in Nederland in de afgelopen maand bleek één van de bekende exploitanten buitenom maar tijdens de looptijd van de aanbesteding contact te zoeken met deze gemeenten. Dit contact was geheel bedoeld om de procedure te beïnvloeden, namelijk: de rol van de adviseur van deze gemeente ter discussie stellen. In onze optiek is dit manipulatief en dient minstens het doel om zich bij betrokken gemeenten als zeer integer en als zeer betrokken te A0 Ja. Zie tevens antwoord op vraag 8. Neen Dat is niet mogelijk, omdat Centercom een contract heeft met de eigenaren van de energiehuisjes. Nee De gemeente is tijdens de aanbesteding niet benaderd. Vooraf heeft de firma Hoffman contact gezocht over de planning; Hoffman is linea recta naar het adviesbureau doorverwezen. 3

4 presenteren en dat geheel buiten de procedure om. Het ligt in de lijn der verwachting dat dit ook bij de gemeente s Hertogenbosch zal gebeuren of al is gebeurd. Is dit het geval? Indien de vorige vraag met ja beantwoord werd: zal de gemeente s Hertogenbosch deze exploitant nog toelaten tot de aanbestedingsprocedure? Aangezien op pagina 10 van het bestek expliciet is gesteld: Het is niet toegestaan medewerkers van de gemeente s Hertogenbosch te benaderen voor het verkrijgen van welke informatie dan ook inzake de aanbesteding lijkt er erg weinig ruimte voor de gemeente s Hertogenbosch deze partij nog toe te laten tot de aanbesteding. Indien u de eerste vraag met ja beantwoorde: bent u bereid in het kader van de zuiverheid van deze aanbesteding de informatie welke deze exploitant u stuurde (en op welke wijze u eventueel reageerde) te delen in deze Nota van Inlichtingen teneinde alle inschrijvende partijen te voorzien van gelijke informatie? Wat is de reden dat de inschrijvingen 5 dagen voor de beoordeling worden geopend? Kan aan het Proces Verbaal worden toegevoegd op welke dag en tijdstip aanbiedingen werden ingediend, evenals op welke locatie dit geschiedde? De leden van de beoordelingscommissie moeten zich goed kunnen voorbereiden en krijgen daarom leestijd. Wij wijzen er nadrukkelijk op dat de enveloppen met de financiële afdracht pas geopend worden na afloop van de vergadering van de beoordelingscommissie. Het standaard proces- verbaal zoals dat is opgenomen in de aanbestedingswet zal hiervoor gehanteerd worden. Wanneer en op welke wijze wordt het Proces Verbaal toegezonden aan de partijen die een aanbieding hebben gedaan? Het proces- verbaal zal op de dezelfde dag aan alle inschrijvers digitaal toegezonden worden Op welk adres vindt de beoordeling plaats? De beoordeling vindt plaats ten kantore van de gemeente Het is aantoonbaar dat het NABB de in dit artikel beloofde De gemeente deelt deze mening over het 4

5 geheimhouding in het verleden niet is nagekomen. Van vele aanbestedingen heeft zij afdrachten openbaar gemaakt aan andere gemeenten. Dit terwijl de afdrachten niet openbaar bekend gemaakt zijn door de gemeenten in kwestie in raadsvergaderstukken, begroting etc. Hoe gaat de gemeente Den Bosch waarborgen dat het Nabb de beloofde vertrouwelijkheid dit keer wel nakomt en de afdrachten en andere bedrijfsgevoelige informatie van inschrijvers niet opnieuw openbaar maakt voor eigen gewin? Wat is de reden dat opdrachtnemer verzekerd dient te zijn voor objecten die eigendom zijn van derden waaronder de lichtmasten en de lichtmastreclame. Is dit niet disproportioneel en dient de betreffende eigenaar hiervoor zelf verzekerd te zijn. Graag zien wij een aanpassing van deze eis Bent u er van op de hoogte dat het verzekeren tegen vandalisme bijna onmogelijk is en dat deze aan deze eis wellicht niet voldaan kan worden? Welke kosten zijn er verbonden aan het aanvragen/verkrijgen van de omgevingsvergunning? adviesbureau niet. De gemeente kan niet voorkomen dat afdrachten openbaar bekend worden. Dit kan zich voordoen onder meer als gevolg van openbare collegebesluiten, raadsvergaderstukken en verzoeken ihkv de WOB. De gemeente heeft geen enkele aanleiding om de integriteit van het adviesbureau in twijfel te trekken. Dit is niet goed geformuleerd in dit artikel: opdrachtnemer hoeft niet verzekerd te zijn voor schade aan lichtmasten, lichtmastreclames en vandalisme aan de lichtmast. Omdat deze in eigendom van derden zijn. Zie antwoord op vraag Hoeveel bedragen de totale kosten van de omgevingsvergunning voor de A0- reclamedisplays? Wat zijn de kosten van een omgevingsvergunning Zie antwoord op vraag Wat zijn de kosten voor de omgevingsvergunning? Is het mogelijk om een concreet bedrag te noemen? Kunnen we er van uit gaan dat we 1 april kunnen starten met de montage van nieuwe displays en dat de huidige displays zijn verwijdert? Is het ook mogelijk om 3- zijdige borden te plaatsen? Nee Waarom moeten er nieuwe displays worden geplaatst. Gerenoveerde displays zijn toch ook als nieuw? Denk hierbij aan milieu en duurzaamheid. De A0- reclamedisplays kunnen worden gezien als straatmeubilair. Het plaatsen van straatmeubilair kan vergunningsvrij. De locaties dienen vooraf ter goedkeuring met de gemeente te worden overlegd. Zie antwoord op vraag 21 Ja De gemeente wil waarborgen dat de huidige borden worden verwijderd en nieuwe borden worden geplaatst, ook als de huidige concessiehouder de 5

6 aanbesteding wint. Het plaatsen van gebruikte borden wordt toegestaan mits deze in de juiste RAL- kleur zijn en van een goede kwaliteit zijn. Daarbij dienen alle borden in de gemeente van een identiek ontwerp te zijn In het bestek staat dat er nieuwe borden geplaatst dienen te worden. Is het ook mogelijk om de bestaande displays te gebruiken? Dit in verband met milieuaspecten en het terugdringen van de overlast met het verwijderen - en opnieuw plaatsen van de borden. Zo niet, kunt u dan uitleggen waarom niet? Is de genoemde verdeling getoetst aan de commerciële haalbaarheid aangezien er op dit moment maar 30 A0- reclamedisplays in Rosmalen hangen Hier staat dat de reclamedisplays aan lichtmasten gemonteerd moeten worden. In art staat dat montage op een enkele staander ook is toegestaan. Klopt het dat er naast montage aan lichtmasten ook montage op een enkele staander is toegestaan? Is het verwijderen van de sandwichborden door de exploitant opgenomen in de APV? De campagnes die vallen onder groep A mogen ook buiten de 30 a- 0 reclamedisplays die zijn gereserveerd ruimte inboeken? En indien dat het geval is: tegen welk tarief? De tekst in het artikel wordt als volgt gewijzigd: Gemeente gaat akkoord met de plaatsing van gerenoveerde A0- reclamedisplays. De gemeente wenst echter voor plaatsing de te plaatsen A0- reclamedisplays te controleren of deze voldoen aan het programma van eisen. Zie antwoord op vraag 27 De bezettingsgraad zonder handelsreclame was al goed te noemen. Met deze aanbesteding staan we handelsreclame toe wat voorheen niet mogelijk was. Dat is niet correct geformuleerd in het bestek: montage op een enkele staander is niet toegestaan. Dit is niet noodzakelijk. Campagnes van groep A worden door de gemeente geboekt. Indien de gemeente meer dan de 30 A0- reclamedisplays nodig heeft, kan de gemeente ook overige ruimte boeken. Hiervoor zal de gemeente dan het dan geldende tarief betalen. 6

7 t/m In welke mate zal groep A gebruik maken van de 30 gereserveerde A- 0 reclamedisplays? Waarschijnlijk gedurende het gehele jaar op alle 30 displays? En indien de ruimte onbezet is: mag deze ruimte aan elke andere adverteerder verhuurd worden met inachtneming van de 9 weken zoals in de omschreven voorrangsregeling? Klopt het dat het maximale aantal borden voor groep A adverteerders in één week nooit meer kan/hoeft te zijn dan 30 stuks? Kunt u een indicatie geven hoeveel campagnes/dagen de gemeente jaarlijks gebruikt van wilt maken? Is er een overzicht van welke campagnes er onder tariefgroep A vallen? Op bladzijde 24 paragraaf staat dat evenementen (ook commerciële) waarvan de gemeente vindt dat ze daarvoor iets extra s moeten kunnen betekenen ook onder tarief A vallen. Zijn hier concrete voorbeelden van te noemen? Indien er geen voldoende invulling is voor de 30 borden bestemd voor tariefgroep A is het de exploitant dan toegestaan om deze te verhuren aan adverteerders uit groep B en C? Indien in een bepaalde periode al 30 borden vergeven zijn aan adverteerders uit groep A en er meld zich een adverteerder uit deze groep, mag er dan een ander tarief worden berekend? Er wordt een tarief van maximaal 0,00 genoemd voor de adverteerders die in groep A vallen. Is dit een omissie of wordt hier bedoeld dat deze adverteerders kosteloos gebruik mogen maken van de A0- reclamedisplays? In de derde alinea staat in principe. Graag dit verwijderen uit de zin of anders de voorwaarden op te geven die hiermee samenhangen Dient de prestatie in het kader van Sociaal Return plaats te vinden in de gemeente s Hertogenbosch of mag dit ook elders zijn? De 2% van de afdracht genereert immers een bedrag Het is de bedoeling van de gemeente dat deze reclameruimte volledig benut zal worden. Maar als deze ruimte onbezet is, staat het opdrachtnemer vrij om deze te verhuren (rekening houdend met de voorrangsregeling). Dat is correct. Zie antwoord op vraag 32. Nee. Ja, Buma festival, theaterfestival boulevard. Zie antwoord op vraag 32. Zie antwoord op vraag 32. Dit is geen omissie, hier wordt bedoeld dat de gemeente deze ruimte gratis ter beschikking stelt aan de in artikel genoemde groepen. In principe wordt verwijderd. Dit mag ook elders zijn. 7

8 waar geen serieuze (parttime) baan mee worden gecreëerd of iets vergelijkbaars. Een stageplaats toezeggen is ook erg lastig als de opdrachtnemer geen kantoor o.i.d. heeft in de nabijheid van s Hertogenbosch. In de bijlage 7.8. Social Return staat bij punt 15 dat de opdracht zowel binnen als buiten de aanbestede opdracht mag vallen. Dus een inspanning binnen een andere opdracht maar in een andere gemeente is toegestaan? Wat is de rol van het Nabb bij de beoordeling? Zal het Nabb ook de inschrijvingen beoordelen? In dit artikel wordt er naast A0- reclamedisplays ook gesproken over frames en het maken van een combinatie tussen de A0- reclamedisplays en de frames in de binnenstad. Wat wordt hiermee bedoelt? (in artikel e bullet wordt ook gerefereerd aan frames) In de tweede alinea wordt gesproken over A0- reclamedisplays en frames. Is dit een omissie en dient hier alleen A0- reclamedisplays te staan? Zo nee, om welke A0- reclameframes gaat het dan? Art 2, lid 4 Laatste zin: In dit kader zij ook verwezen naar het bepaalde in lid 4 hierna. is onduidelijk, kunt u deze verduidelijken? Art 6, lid 4 Hier staat dat de opdrachtnemer uiterlijk op de laatste dag van de concessieovereenkomst alle A0- reclamedisplays op haar kosten dient te (hebben laten) verwijderen. Op pagina 23 artikel staat dat het verwijderen binnen 1 week na afloop van de overeenkomst moet gerealiseerd zijn. Wat is juist? 47 Algemeen Gelieve de volgende vraag eenduidig met ja of nee te beantwoorden. (Verwijzen na artikel 3.17 is niet afdoende, omdat het aantoonbaar is dat het Nabb de in dit artikel beloofde vertrouwelijkheid in het verleden meerdere keren niet is nagekomen.) De adviseur treedt op als adviseur van de beoordelingscommissie en maakt het verslag van de beoordelingscommissie. De adviseur beoordeelt de inschrijvingen niet. In dit artikel is ten onrechte frames benoemd. Het gaat alleen om A0- reclamedisplays. Zie antwoord op vraag 43. Bedoeld wordt lid 5. De tekst in artikel 6, lid 4 van de concessie overeenkomst is correct. De gemeente Den Bosch geeft hierbij aan dat de winnende afdracht in openbare stukken terecht kan gaan komen dus de winnende afdracht zal zichtbaar zijn voor iedereen. 8

9 Staat de gemeente Den Bosch garant dat het Nabb de vertrouwelijke gegevens van inschrijvers niet openbaar maakt aan derden? De gemeente kan niet garant staan voor derden. 9