VINKJES EN VERBORGEN KNOPJES IN MICROSOFT OFFICE

Transcriptie

1 VINKJES EN VERBORGEN KNOPJES IN MICROSOFT OFFICE De programma`s in de Microsoft Office suite hebben één ding tegen: ze zijn zo uitgebreid dat de gebruiksvriendelijkheid vaak te wensen over laat. In mijn trainingen merk ik blije reacties als ik de deelnemers hier en daar een vinkje laat wijzigen of een piepklein knopje laat indrukken. Daarom hier een lijstje. Als je ze allemaal al kent ben je zeer Microsoft-kundig! OUTLOOK Het leesvenster in Outlook is aan te raden maar dan moet je wel even instellen dat een niet als gelezen wordt beschouwd als je deze in het leesvenster ziet: tabblad Beeld >> knop Leesvenster >> Opties >> uitvinken Item als gelezen markeren als selectie wordt gewijzigd De Favorietenlijst is soms verdwenen. Activeer deze via tabblad Beeld >> Favorieten. Merk ook dat je hier via Opties de mogelijkheid hebt om ook de module Notities als knop zichtbaar te maken. Doe dit door te kiezen voor 5 zichtbare items. In Notities sla je alle korte informatie op die je een keer nodig hebt (hyperlinks, vergaderruimtes, wachtwoorden en inlog accounts, nummers, afspraken, vaak terugkerende tekst in mail of documenten).

2 Bij Bestand >> Opties in Outlook kun je meteen een aantal handige dingen regelen: Schakel aan of uit welke meldingen je wilt krijgen bij een nieuwe De sneltoets Ctrl+Enter gebruiken om een bericht te verzenden Agenda: Schakel uit dat er standaard een herinnering wordt gegeven bij het maken van een afspraak. Je wilt dit namelijk bepalen op het moment dat je een afspraak maakt. Vink aan dat je weeknummers wilt zien in de agenda. Schakel uit dat de weergave automatisch naar planning weergave schakelt als een bepaalt aantal agenda`s worden geopend. Dit wil je namelijk liever zelf bepalen. Vink een tweede tijdzone aan als je internationale afspraken maakt. Zoeken: Vink aan in welke map er standaard gezocht wordt naar . Je kunt dan later altijd nog een andere locatie bepalen. 2/5

3 WORD Het verbaast mij soms dat gebruikers het Lint kwijt zijn en dat maar voor lief nemen. In versie 2010 vouw je het Lint in en uit met het kleine vinkje rechtsonder het Lint. Vervolgens prik deze weergave vast met het kleine prikkertje dat verschijnt naast het vraagteken. In versie 2013 en 2016 regel je dit allemaal via het pull-down knopje bovenin rechts, naast je inlognaam. Heb je er ook last van dat er en witregel wordt gemaakt bij iedere druk op de Enter-knop? Als je dat niet meer wilt kun je dit voor eens en altijd uitzetten via het onooglijk kleine pull-down knopje rechtsonder de groep Alinea in het Lint. Een menu opent zich met allerlei ingewikkelde mogelijkheden voor inspingingen en tekstterugloop. Kies hier bij Afstand na voor 0 punten. Vergeet niet om vervolgens op standaard te klikken of je hebt bij het volgende document weer gedonder. In het tabblad Beeld kun je leuke dingen doen Het liniaal aanzetten (mocht je deze na de migratie naar een nieuwe versie kwijt geraakt zijn) Het navigatievenster aanzetten als je in grote documenten werkt. Dit is een waanzinnig handig venster om te zoeken en om hele tekstblokken te verplaatsen WORD EN EXCEL Spelen met vensters. Heb je een Word én een Excellijst nodig tijdens het notuleren of andersoortige bezigheden? Zet dan de ene links en de andere rechts via de Windowsknop + pijltje links en Windowsknop + pijltje rechts. Notuleer je met een verslag dat helemaal onderin ook een takenlijst bevat? Open dan via het tabblad Beeld dezelfde notulen in een tweede venster via het Tabblad Beeld. Als je de vensters dan links en rechts kun je hetzelfde document op 2 plaatsen zetten en tegelijkertijd werken. Tot op heden ben ik niemand tegen gekomen die dit weet ;) Deze functie is ook handig tijdens het werken op verschillende plaatsen in 1 Excel-lijst. 3/5

4 Een document meteen verzenden. Steeds meer mensen ontdekken dat je documenten niet eerst dient op te slaan en vervolgens als bijlage in een nieuw bericht moet stoppen. Via Bestand >> Verzenden als (of Delen) >> kiezen voor e- mailbijlage of met pdf-bijlage. Dit kan nog sneller. Heel diep in Office zit een knopje verstopt. Vouw het kleine pull-down knopje open dat bovenaan links in de werkbalk Snelle Toegang staat. Kies Meer opdrachten >> vouw Populaire opdrachten open en kies Alle opdrachten >> zoek vervolgens in de alfabetische lijst naar verzenden (er staat ook een zwart pull-out driehoekje bij) >> klik erop en vervolgens op Toevoegen. Nu staat deze knop in de Snelle Toegang bovenaan. De compatibileitsmodus Dit moeilijke woord kan ook erg moeilijk doen. Bij alle Office-documenten die gemaakt zijn in de versies tot en met 2003 staat deze melding bovenin het officeprogramma achter de naam van het document. Ook al is 2003 erg lang geleden, veel documenten worden op basis van oude documenten gemaakt en zijn dus geënt op een document uit deze periode. Vaak heb je er geen last van. Tot je een keertje een nieuwe functionaliteit in de recente Office versie wilt gebruiken (bijvoorbeeld SmartArts of Tabelweergave). Dan weigert het systeem. Zet deze compatibileiteitsweergave voor eens en voor altijd uit via Bestand en klik op de grote knop Converteren. Het oude document is meteen klaar voor vandaag en de toekomst! 4/5

5 Het Lint aanpassen Het Lint is de brede werkbalk boven ieder Officeprogramma. Mis je de knoppen om formulieren te maken dan klopt dat. Deze mogelijkheid moet je aanzetten. Ga naar Bestand >> Opties >> Lint aanpassen. Zet in de lijst rechts een vinkje bij Ontwikkelaars. Merk ook dat je een compleet nieuw tabblad kunt maken of een groep in het bestaande Lint met al je lievelingsknopjes. Omgekeerd kun je dus ook alle knoppen die voor ballast of onrust zorgen gewoon uitzetten. Als je hierin erg ver gaat herkent je collega je Office-versie niet meer. Je kunt er gerust om wedden dat ze de knoppen niet kan terugtoveren 5/5