GESCAMD OP 2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland. Gemeenteraad van Wormerland Postbus AAWORMER. Gemeente \C^\ Wormerland ^7^

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "GESCAMD OP 2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland. Gemeenteraad van Wormerland Postbus 20 1530AAWORMER. Gemeente \C^\ Wormerland ^7^"

Transcriptie

1 Gemeente \C^\ Wormerland ^7^ l) GESCAMD OP 2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland Gemeenteraad van Wormerland Postbus AAWORMER Datum Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer Behandeld door Doorkiesnummer 30 september A den Riet Onderwerp : Reactie KPI-rapport Gemeente Wormerland Geachte leden van de gemeenteraad, Op 1 oktober 2012 is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. De invoering van deze wet houdt een forse verandering m van het mterbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf Dit noemt men 'horizontale verantwoording': het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. Om gemeenten bij deze horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld Dit referentiekader is opgesteld door de VNG en afgestemd met de wetgever, gemeentelijke en landelijke deskundigen en met het interprovinciaal Overleg (IPO) en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). De Archief KPI's zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer kan worden gedaan. De KPI's zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Ze zijn immers afgeleid van de geldende artikelen in de Archiefwet- en regelgeving. De resultaten van de toetsing KPI kunnen tevens het verslag vormen dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex art. 30 Archiefwet aan de raad moet overleggen. In augustus 2012 heeft voor het eerst de KPI-meting plaatsgevonden voor de Gemeente Wormerland. De meting is uitgevoerd door mevrouw drs. J.T M Kramer, archiefinspecteur van het Waterlands Archief Zij heeft ook voor de rapportage gezorgd (zie bijlage 1) Vanwege de samenwerking van de gemeente Wormerland met de gemeente Oostzaan was ook de archiefinspecteur van Zaanstad, de heer H. Bongenaar, bij de gesprekken aanwezig. Postbus AA Wormer - bezoekadres Koetserstraat NX Wormer - tel fax bankrelatie NL35 BNGH website www wormerland nl - adres

2 De volgende onderwerpen komen in de archief-kpi's aan de orde 1 Lokale regelingen 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10 Middelen en mensen Conclusie van het rapport is dat de Gemeente Wormerland voor een groot deel voldoet aan de kritische prestatie-indicatoren Met name op het gebied van digitaal documentbeheer en digitale dossiervorming zijn nog wel een aantal acties noodzakelijk Deze zijn echter onlosmakelijk verbonden met de invoenng en organisatie van het zaakgencht werken en de rol die het team DIV vanuit de informatievoorziening hierin kan vervullen De gestelde aandachtspunten uit het rapport dienen hienn dan ook meegenomen te worden Als bijlage 2 treft u een overzicht aan van 1 de belangrijkste aandachtspunten uit deze rapportage 2 een overzicht van de uitwerkingen, acties en planning om deze aandachtspunten op te lossen Voor maandag 27 oktober 2014 staat het verificatiegesprek met de provinciaal archiefinspecteur mevrouw Marianne Loef gepland Tijdens dit venficatiegesprek wordt het rapport en de vervolgacties besproken De archiefinspecteur van het Waterlands Archief, mevrouw Jacinta Kramer, hebben wij uitgenodigd om hierbij aanwezig te zijn Met vriendelijke groet, burgerneester en wethouders van Wormerland, de secretaris, -debujgemgester, / / J J M Sutmuller P C Tange Bijlage(n) 2 Reactie KPI-rapport Gemeente Wormerland 2/2 30 september 2014

3 '^^Woju k Waterlands Archief centrum voor regionaal historisch onderzoek Meting KPI's Kritische Prestatie-Indicatoren Archief en Informatiebeheer Gemeente Wormerland H1Ë5^- / S^^ Mevr. drs. J.T.M. ICramer Archiefinspecteur Waterlands Archief Augustus 2012

4 Inhoudsopgave Inleiding 4 Visie, beleid en cultuur 5 1. Lokale regelgeving 6 2. Interne Kwaliteitszorg en toezicht 8 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 9 4. Digitale archiefbescheiden Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaaiplaats Archiefbewaarplaats, archiefruimten en e-depots Ter beschikking stelling van naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 15 Bijlage 1: Overzicht KPI's 17 Bijlage 2: overzicht werkvoorraad en te venichten archiefbewerkingen

5 GESCAND OP 31 AUG Gemeente Wormeriand Watertands7t chief centrum voor regionaal historisch onderzoek Postbus ADPuimerend Wielingenstraat ZN Pui-merend tel fax directeur -archivaris: mevr. dis. F.E. Brouwer Datum : Kenmerk WA Plaats ; Purmerend Onderweip : Archiefinspectie - KPI's Uw brief van By'lage(n) :2 Uw kenmerk Behandeld door : JK CC Geacht college, Confonn artikel 12 van de ArchiefH'erordening (2012) heeft de directeur-archivaris het toezicht op het beheer van de niet overgedragen archieven. Op 12 juni jl. heeft er daarom wederom een archiefinspectie plaatsgevonden waarbij de archief- kpi's (kiitische prestatie indicatoren) het uitgangspunt waren. Vanwege de samenwerking van de gemeente Womaerland met de gemeente Oostzaan is deze inspectie uitgevoerd door de archiefinspecteur van Zaanstad (Oostzaan), dhr. H. Bongenaar, en de archiefinspecteur van het Waterlands Archief (Landsmeer, Waterland, Wonnerland), mevr. J. Kramer. De xütvoedng van de inspectie door alleen de regionale (horizontale) toezichthouder(s) is een uitvloeisel van de herijking van het interbestuurlijke archieftoezicht, waarbij de provinciale (verticale) inspectie verder op afstand wordt gepositioneerd. Dit houdt in dat zowel het toezicht op het beheer als het toezicht op de zorg voor de ai'chieven door de gemeentelijke (in dit geval regionale) archiefinspecteur wordt uitgevoerd. Graag verneem ik van u, welke maatregelen u gaat nemen of reeds hebt genomen met betrekking tot de in het bijgaande rapport genoemde punten. Hoogachtend, Drs. J.Th.M. Kramer Archiefmspecteur Waterlands Archief

6 Inleiding De gemeente dient verantwoording af te kunnen leggen van haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangi'ijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig om te gaan. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 veiplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden verstaan we alle in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten, zowel op papier als digitaal, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare bescheiden. In het kader van het toezicht op het inforaiatiebeheer door de gemeentearchivaris (= de directeurarchivaris van het Waterlands Archief), zoals vastgelegd in de artikelen 16 tot en met 21 van de Archiefverordening, is op 12 juni jl. een inspectie uitgevoerd op basis van de ICPI's ( Kritische Prestatie- Indicatoren gemeentelijke archiefketen). De kritische prestatie-indicatoren voor archief en informatiebeheer - kortweg archief- kpi's - zijn in 2011 ontwikkeld door de VNG.' Doel van de kpi's is om gemeenten en andere lokale overheidsorganen in staat te stellen verantwoording af te leggen aan raad of bestuur van de mate waarin hun infonnatiehuishouding aan wet- en regelgeving voldoet. De uitkomsten zoals die in dit rapport staan, geven dus weer in welke mate de gemeente Wormerland compliant is. Op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht, die officieel per in werking treedt, dient u de kpi-rapportage ook naar Gedeputeerde Staten van Noord-HoUand te zenden. Voordeel van het gebmik van kpi's is de onderlinge vergelijkbaarheid van organisaties (ook landelijk). Er kleven echter beperkingen aan: de archiefwetgeving is op sommige punten zeer detaillistisch en op andere punten juist te globaal. De uitkomsten van de archief-kpi's kunnen daarom het zicht ontnemen op de grote lijnen en achterliggende factoren die maken dat een organisatie wel of niet aan wet- en regelgeving voldoet. De conclusies, adviezen en aanbevelingen zijn in het rapport verwerkt. De nummering van ondei^weipen in deze rapportage komt overeen met de tien onderwerpen van de archief-kpi's. Niet alle deelvragen zijn relevant voor de gemeente Wormerland. In dit verslag zijn alleen de relevante archief-kpi's opgenomen. De gemeente Womierland voldoet aan een aantal belangiijke kritische prestatie-indicatoren voor archief en infonnatiebeheer. In onderdeel II van dit rapport is visueel aangegeven aan welke punten wordt voldaan, niet wordt voldaan en deels wordt voldaan. Op een aantal punten dient door u nog actie te worden ondernomen alvorens u geheel duurzaam digitaal kunt gaan werken c.q. archiveren. De archiefïnspecteurs hebben gesprekken gevoerd met de volgende medewerkers: - dlir. Jom van Overschot, teamleider DIV - dhr. Arno den Riet, medewerker Dienstverlening ' Voor achtergrondinformatie over de kpi's zie 4

7 Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening? De samenwerkende gemeenten Womierland en Oostzaan hebben een ICT visie OVER-gemeenten waarin de contouren worden geschetst van de toekomstige ICT op basis van een veranderende omgeving. Wensen en eisen die voortvloeien uit zowel maatschappelijke als technologische trends en ontwikkelingen vertalen zich in eisen die gesteld moeten worden aan de infonnatievoorziening van OVER-gemeenten. In deze visie wordt aangegeven waar de organisatie naar toe wil echter niet welke concrete stappen de organisatie moet nemen om er te komen en op welke termijn. Aanbevolen wordt een plan van aanpak voor de komende drie tot vijfjaar te vervaardigen met daarin vermeld welke processen wanneer gedigitaliseerd gaan worden. Daarbij is het van belang een proces op basis van een procesbeschrijving te digitaliseren, inclusief de te archiveren documenten. Een essentiële voorwaarde voor het slagen van een digitaliseringproces is een goede samenwerking tussen DIV, de vakafdeling en ICT. Aangezien er nog geen vastgesteld infomiatiebeleidsplan is, worden vooralsnog landelijke richtlijnen gehanteerd bij het vormgeven van de informatievoorziening. Hoe gaan directie, management en behandelend ambtenaren om met de arehiejbeseheiden? Thans worden de inkomende stukken gescand en geregistreerd en vervolgens digitaal aangeboden. De papieren versie wordt gearchiveerd bij DIV. De behandelend ambtenaren registreren de eigen uitgaande stukken en bieden deze met barcode ter scanning en archivering aan het archief aan. De DIV-medewerkers zorgen voor uniformiteit in de omsclirijvingen. Het is met GemeenteOplossingen (MijnWerkplek) niet mogelijk om de behandelende ambtenaar zelf de digitale stukken in een digitaal dossier te laten hangen. Digitaal archiveren kan alleen handmatig en wordt door DIV gedaan. Verder wordt er door uw organisatie gebmik gemaakt van afdelingsapplicaties waarin gearchiveerd wordt. Dit gebeurt buiten het zicht van DIV. Zij zijn niet betrokken bij het toegankelijk maken (metadata toevoegen) van deze processen. De processen die in afdelingsapplicaties worden gearchiveerd, komen niet in het DMS en zijn dus ook niet digitaal daarin terug te vinden. Naast het scannen van de ingekomen en uitgaande post en het digitaal archiveren van deze stokken worden in principe alle stukken ook uitgeprint en analoog gearchiveerd. Binnen uw organisatie is het papier nog leidend. De analoge dossiers worden handmatig toegevoegd aan een Excelbestand waaiin ook alle papieren dossiers zijn opgenomen vanaf 1991, zodat de stukken teragvindbaar zijn. Na afhandeling van de zaak vindt door DIV controle plaats op de compleetheid van de stukken die bij een zaak horen. De compleetheid van de zaken is tevens afhankelijk (zowel analoog als digitaal) van de toezending van de stukken door de ambtenaren aan de DIV afdeling. Zo is niet altijd na te gaan of bijvoorbeeld alle s ter archivering worden aangeboden als wel wat medewerkers op hun netwerkschijven opslaan en niet door DIV laten archiveren. Het gevaar van hybride archivering is dat op den duur noch het digitale noch het analoge archief compleet is. Aangeraden wordt om niet jarenlang hybride te blijven archiveren mam- per sectie/ afdeling of werkproces over te gaan op volledig digitale archivering mits er aan de eisen van de digitale beheersomgeving wordt voldaan. Het zaakgericht werken wordt verder uitgewerkt met de overgang van MijnWerkplek naar de vervanger van Gemeente Oplossingen.

8 Kritische prestatie-indicatoren archief en informatiebeheer 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordenmg. De huidige Archiefverordening van de gemeente Womierland is in 1997 vastgesteld door de raad. In de afgelopen jaren zijn door de archiefinspecteur diverse aangepaste versies naar de afdeling DIV gezonden die echter niet zijn vastgesteld. In januaii 2012 is de laatste wijziging, die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving, naar DIV g d. De verordening regelt naast de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden ook het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Graag ontvang ik zo spoedig mogelijk een kopie van de vastgestelde aangepaste Archiefverordening Besluit Informatiebeheer Het Besluit Infomiatiebeheer is eveneens in 1997 vastgesteld door B&W en beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de in de archiefbewaaiplaats bemstende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen alsmede het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Ook van dit besluit zijn in de jaren 2004, 2006, 2010 en 2012 aangepaste versies naar DIV gezonden. Helaas heeft dit tot op heden niet mogen leiden tot een nieuw vastgesteld Besluit Informatiebeheer. Ook hiervan ontvang ik graag zo spoedig mogelijk een kopie van het vastgestelde besluit. 1.4 Wijziging Overheidstaken In 2006 zijn, personeelsdossiers van het in dienst zijnde personeel in het openbaar ondei'wijs overgedragen aan SPOOR (Stichting Primair Openbaar Onderwijs Regio Waterland en Oostzaan). Hiervoor had een verklaring "overdracht taken aan een overheid" opgesteld moeten worden, hetgeen volgens de verki-egen informatie niet is gebeurd. B&W blijven immers zorgdrager van deze overgedragen archiefbescheiden en daannee verantwoordelijk voor de stukken tot en met de veitiietiging. De overgedragen dossiers kunnen alleen tijdelijk (max. 20 jaar) uitgeleend worden. De verklaiing dient alsnog te worden opgesteld. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Door uw organisatie wordt een register bijgehouden van gemeenschappelijke regelingen die zijn aangegaan. Ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995 dient het college bij instelling van een gemeenschappelijke regeling voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, blijft artikel 40 van de Archiefwet een belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. Zo kan de gemeente Wormerland zich blijven verantwoorden voor haar handelen. In de huidige van kracht zijnde gemeenschappelijke regelingen is soms geen of een te summiere paragraaf opgenomen over de archiefw'ettelijke zorg voor de archiefbescheiden c.q. de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Ook dient het college een dienstverleningsovereenkomst vast te stellen betreffende de creatie en beheer van het archief dat op temiijn terug moet naar de zorgdrager (B&W). Verder wordt in de wijziging van de gemeenschappelijke regeling met de Baanstee uit 2004 verwezen naar de Archiefwet hidien deze gemeenschappelijke regeling nog van kracht is, dient dit gewijzigd te worden in de Archiefwet 1995.

9 Het is belangrijk de archiefwettelijke zorg/bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden alsnog in de gemeenschappelijke regelingen op te nemen en indien van toepassing ook een dienstverleningsovereenkomst (zie 1.7). 1.6 Mandaatregeling Archiefzorg Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente m.b.t. de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Naast dit besluit dient de gemeente ook een niandaatregeling te hebben voor de archiefzorg waarbij namens de zorgdrager (B&W) besluiten genomen kunnen worden. Het betreft liier echter niet het stellen van regels of vaststellen van regelgeving. In uw organisatie ontbreekt deze mandaatregeling archiefzorg en dient deze nog te worden vastgesteld.. In artikel 8 van het archiefbesluit staat dat de zorgdrager (B&W) van de vernietiging van archiefbescheiden een verklaring opmaakt. Bij uw organisatie vindt deze plaats door de gemeentesecretaris. Uit de verki-egen infoimatie blijkt niet duidelijk of de gemeentesecretaris hiertoe gemandateerd is. 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken Wamieer (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, dienen hiervan dienstverleningsovereenlcomsten te worden vastgesteld waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid ten aanzien van het archiefbeheer (pennanente bewaring, overdracht, vernietiging). Te denken valt aan het hosten van de website, het inhuren van externe bureaus voor bepaalde gemeentelijke taken of externe archiefruimte. Wanneer de gemeente Wontierland de archiefbeheerstaken in handen legt van een externe partij dienen hiervoor in een overeenkomst waarborgen te worden vastgelegd. In maart 1978 is door het bestuur van de vooraialige gemeenten Wornier, Jisp en Wijdewonner de "Regeling Streekarchief Waterland" getekend. Hierin is vastgelegd dat het beheer van de statische (overgedragen) archieven in een archiefbewaarplaats in de zin der wet (Waterlands Archief) in handen is gesteld van een gekwalificeerd archivaris. Met de Milieudienst Waterland is in 2006 een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Er is toentertijd een aanvullende overeenkomst over het archiefbeheer opgemaakt maar het is niet duidelijk of deze ook door uw college is vastgesteld. Bij navraag is gebleken dat het betreffende dossier is uitgeleend aan een medewerker die niet meer bij de gemeente in dienst is. Het is tot op heden niet gelukt het dossier boven water te kiijgen. De gemeente Wonnerland heeft sinds 2010 zelf geen personeelsleden meer aangezien deze in dienst zijn getreden van de OVER-gemeenten. Flierdoor zijn de archiefbeheerstaken van de gemeente Wonnerland uitbesteed aan de OVER-gemeenten. Het Dagelijks Bestuur van de OVER-gemeenten is belast met het beheer van de aixhieven van de gemeente Wonnei-land. De archiefwettelijke zorg/ bestuurlijke verantwoordelijkheid blijft bij B&W van Wonnerland. Ook de door de gemeente Wonnerland vastgestelde regelgeving (ArchiefVerordening en Besluit Informatiebeheer) blijft van kracht voor het archiefbeheer van de gemeente Wormerland. In artikel 24 van de 1*^ wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten uit 2010 is dit vastgelegd. In de afgelopen tien jaar is er sprake geweest van overdracht van taken aan derden. Zo oefent Cocensus archiefbeheerstaken uit ten aanzien van de belastingen. In de gemeenschappelijke regeling is in de 1* wijziging ( ) een archiefparagraaf opgenomen waarin de zorg en beheer van de arcmefbescheiden door Cocensus is geregeld.

10 Verder bleek dat voor het archiveren van bestemmingsplannen gebruik wordt gemaakt van Tercera. De producten van Tercera zijn webbased waardoor de gemeenten niets hoeven te installeren en ook updates worden door het bedrijf geïnstalleerd. Dit betekent dat archiefbeheerstaken worden uitbesteed. De OVER-gemeenten dienen een dienstverleningsovereenkomst met betreffende finna te sluiten waarin wordt opgenomen dat Tercera aan alle archiefwettelijke eisen voldoet. Verder dient o.a. contractueel vastgelegd te worden wie eigenaar is van de bescheiden, hoe de toegankelijkheid is geregeld en wat er met de archiefbescheiden gebeurt bij faillissement van de aanbieder, (zie ook: Tijdens de behandelingen van de kpi's kwamen de hierboven vermelde uitbestedingen van de archiefbeheerstaken aan het licht. Onderzocht moet worden of er nog andere archiefbeheerstaken zijn uitbesteed. Indien dit het geval blijkt, zullen er ook hiervoor dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld moeten te worden. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de iqvalueu(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De Archiefregeling 2010 (artikel 16) schrijft voor dat de zorgdrager zorgt voor een kwaliteitssysteem voor alle archiefbescheiden (zowel vernietigbare als pemianent te bewaren). Met behulp van een kwaliteitssysteem wordt zichtbaar hoe het informatiebeheer is georganiseerd, waar de verantwoordelijklieden liggen en wat er verbetering behoeft. Hierbij staat het juiste beheer van digitale infonnatiebromien centraal. In augixstus 2011 heeft de gemeente een toelichting "Kwaliteitsplan, art 16 van de Archiefregeling" ontvangen van het Waterlands Archief Deze dient als handreiking bij het toepassen van een kwaliteitssysteem en het opstellen van een Beheerplan Infomiatiehuishouding. Elke organisatie stelt kwaliteitseisen aan archieven en aan de infomiatiehuishouding. Vaak zijn deze impliciet en niet vastgelegd. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare nonnen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met zowel wet- en regelgeving als de taken en verantwoordelijklieden van de organisatie. Hierbij spelen de kpi's ook een belangrijke rol. Door uw archiefbeheer periodiek te controleren, weet u niet alleen of u aan de wettelijke vereisten voldoet, maar ook of de infomiatievoorziening de primaire processen van uw organisatie optimaal ondersteunt. Op gi'ond van de controleresultaten kunt u werken aan een verbetering van de informatievoorziening. Met de afdeling DIV van de gemeente Wonnerland is de afspraak gemaakt dat uiterlijk in december 2012 een beheerplan Infonnatiehuishouding is opgesteld, inclusief een verbetertraject. 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het ISW bestuur heeft voor het Waterlands Archief een gekwalificeerde gemeentearchivaris (archivistiek A) benoemd, zoals is vastgelegd in de "Regeling Streekarchief Waterland" uit Toezicht op archiefbeheer en 2.4 Beheer overgebrachte archieven In de nog door u vast te stellen Archiefverordening 2012 is in ailikel 14 opgenomen dat de archivaris eenmaal per (twee)jaar verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Door middel van inspectierapporten, voortgangsrapporten en het voor u liggend kpi-verslag wordt jaarlijks verslag uitgebracht van de uitoefening van dit toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast wordt in het jaarverslag van het Waterlands Archief over het beheer van de naar de archiefbewaaiplaats overgebrachte archieven gerapporteerd aan het ISW- bestuur.

11 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Geordend Overzicht van te bewaren archiefbescheiden De gemeente Womierland beschikt over een beveiligd excelbestand als ingang op verschillende archiefbestanden. Dit bestand betreft alle archiefbescheiden van 1991 tot heden van de twee archiefvonners (Womierland, Oostzaan) zowel permanent te bewaren als vernietigbare archiefbescheiden. Het gaat hierbij alleen om analoge archiefbescheiden aangezien papier nog leidend is binnen de gemeenten Womaerland en Oostzaan. In het bestand kan op alle vastgelegde metadata of een combinatie daarvan gezocht worden. Vanaf 2010 was het de bedoeling om vanuit het DMS overzichten te genereren van de archiefbestanden die daarin zijn opgenomen. Echter deze functionaliteit werkt niet goed waardoor dit handmatig moet gebeui-en. Verder zijn er processen die niet in het DMS worden gearchiveerd maar in afdelingsapplicaties. Deze stukken worden wel uitgeprint en analoog gearchiveerd. Ook deze dossieromschrijvingen worden door DIV wel in het excelbestand opgenomen zodat de stukken terugvindbaar zijn. Na afhandeling van de zaak vindt door DIV controle plaats op de compleetheid van de stukken die bij een zaak horen. De compleetheid van de zaken is tevens afliankelijk (zowel analoog als digitaal) van de toezending van de stukken door de ambtenaren aan de DIV afdeling. Zo is niet altijd na te gaan of bijvoorbeeld alle s ter archivering worden aangeboden als wel wat medewerkers op hun netwerkschijven opslaan en niet door DIV laten archiveren. In de organisatie wordt gebraik gemaakt van applicaties waarin gearchiveerd wordt. DIV heeft geen zicht en ook geen grip op de ordening en metadatering in deze afdelingsapplicaties. In deze rapportage zijn de afdelingsapplicaties niet meegenomen. 3.2 Authenticiteit, context en toegankelijldieid en 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Alle archiefbescheiden worden nog analoog gearchiveerd. Alhoewel de inkomende en uitgaande documenten worden gescand en digitaal gearchiveerd, is papier nog leidend binnen uw organisatie. Het huidige document management systeem (DMS) biedt mogelijkheden om de metagegevens te registreren die zowel in de papieren als in de digitale omgeving dienen te worden vastgelegd, zoals dossierbeschrijving (inhoud), ordeningskemnerk (structuur), documentsoort (verschijningsvonn) en dossiervomiing (samenhang met andere archiefbescheiden). Deze laatste functionaliteit, het aan een digitaal dossier/zaak hangen van archiefbescheiden is alleen beschikbaar voor DIV-medewerkers. Ambtenaren kunnen thans zelf geen documenten aan een zaak hangen binnen het huidige DMS. Op het moment dat ambtenaren binnen het DMS op basis van een ingekomen stuk andere stukken gaan produceren (collegevoorstel, antwoordbrief), worden deze stukken in het DMS wel automatisch aan elkaar gekoppeld. Het nauwkeurig en consequent invullen van metagegevens blijft mensenwerk; de kwaliteit van de toegang tot het arcliief wordt dan ook bepaald door de kwaliteit van de ingevulde metagegevens. In dit kpi-verslag zijn alleen de metagegevens beoordeeld die in het DMS worden geregistreerd en niet die ook nog in afdelingsapplicaties worden vastgelegd.

12 De papieren dossiers van de gemeenten Oostzaan, Womaerland en van OVER-gemeenten worden door middel van verschillende kleuren van elkaar gescheiden. Digitaal gebeurt dit op basis van de ingevulde metadata. ^ö"- GemeenteOplossingen heeft aangegeven het Functioneel Ontweip voor de doorontwikkeling van het DMS (koppeling DSP en Digitaal Dossierbeheer) technisch niet te kunnen realiseren. Zij hebben besloten om in 2013 de dienstverlening op het gebied van DMS te willen afstoten c.q. staken. Hierdoor is uw organisatie genoodzaakt een nieuwe applicatie aan te schaffen. Aangeraden wordt om naar een applicatie uit te kijken die confonn NEN 2082 kan worden ingericht. Met behulp van een audittrail van het DMS kan elke stap en handeling die door een medewerker wordt uitgevoerd, worden nagegaan. Na afloop van een werkproces kan door analyse worden aangetoond dat de gevolgde route van begin tot eind op correcte wijze is uitgevoerd waannee de rechtmatigheid van het gevolgde proces kan worden aangetoond. Middels de audittrail kan worden nagegaan - wie documentregistratie aanmaakt / raadpleegt / wijzigt / opslaat; - wie de gekoppelde scan opent / afdmkt / opslaat (alleen voor DIV) - wie welke behandelende afdeling toekent / wijzigt / verwijdert; - wie de zaak afliandelt; - wie de zaak hierna naar DIV ter ai'chivering stuurt. 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Bij de aanschaf en aanbesteding van papier (NEN 2728) wordt rekening gehouden met de eisen voor permanente bewaring (zie: De onlangs aangeschafte printers (Xerox Workcentre 7125) en toners (Xerox 006R01475) staan niet op de lijst van printers waarmee duurzame prints mogelijk zijn. (zie Aangezien de allernieuwste printers en toners wellicht nog niet op de lijst van de hierboven vermelde website staan vermeld, kan nadere informatie worden opgevraagd bij COT (histituut voor veiligheid en crisismanagement). Volgens de archiefregeling, artikel 5 lid 1, 3, 4 dienen inkten, toners, printers aan de volgende eisen te voldoen: 1. Inkten en toners alsmede de apparatuur waarmee deze op papier worden aangebracht bereiken een duurzaamheid overeenkomstig ISO 11798: De zorgdrager voorkomt dat inkten en toners, die door hem worden gebruikt bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden, doorslaan. 4. Schrijfinachine- en printerlinten bevatten als kleurstof koolstof of gelijkwaardige materialen. 3.5 Duurzame verpakldngsmaterialen bij opslag Voor de analoge archivering worden duurzame materialen gebruikt zoals dossieromslagen, archiefdozen, hechtmechanieken, tabbladen en bijlagenenveloppen. 3.6 Systeem voor duurzaamheid Voor de duurzaamlieid van digitale bescheiden zijn andere maatregelen nodig; sommige daarvan zijn nu nog niet bekend. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig waarin beschreven wordt hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring wijzigt. De gemeente Wormerland heeft nog geen bewaarstrategie ontwikkeld die voor de digitale bescheiden absoluut noodzakelijk is. 10

13 Volgens de Nederlandse wet- en regelgeving moeten in digitale vonn opgemaakte én gebitiikte documenten ook in digitale vonn worden bewaard. Op dit moment worden de meeste documenten gemaakt met de intentie ze af te drukken op papier. Bij de creatie wordt nog onvoldoende rekening gehouden met de digitale levensduur van het document. Te denken valt aan: tekstdocumenten, berichten, kaarten, tekeningen, foto's, spreadsheets, video- en audiobestanden, films, websites en databases. De beste bewaannethode verschilt per digitaal infonnatieobject: een moet anders worden bewaard dan een database of een tekstdocument. De bewaamiethode hangt ook af van de lengte van de periode dat infonnatieobjecten bewaard moeten blijven. Een infonnatieobject dat voor permanente bewaring in aamnerking komt dient anders te worden behandeld dan een dat slechts vijfjaar bewaard hoeft te blijven. Het is niet nodig zelf om het wiel uit te vinden, leen "best practices" bij andere overheidsorganisaties die al langer digitaal werken en die ervaring hebben met het bewaren en beheren van infonnatieobjecten. Voor de analoge bescheiden worden naast het gebniik van zuur- en weekmakei-vrije artikelen ook bij archivering alle nietjes en plastic uit de stukken vei^wijderd. Daarnaast worden de archiefstukken in een goede klimatologische omgeving bewaard waarbij ieder uur via een datalogger (Escort Junior) de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefruimte wordt vastgelegd. 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiejbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer De gemeente Wormerland werkt nog niet met RODIN (acroniem voor Referentiekader Opbouw Digitaal Infonnatiebeheer). Dit is een checklist die de organisatie kan gebmiken bij het imichten van een digitale beheeromgeving. Ofschoon het gebruik van RODIN geen wettelijke eis is, kan met behulp van de checklist worden gecontroleerd of een applicatie aan de wettelijke eisen voldoet. 4.2 Functionele eisen De gemeente Woimerland maakt gebmik van sjablonen die zijn ingericht binnen Word. Naast inhoud, structuur en verschijningsvonn dient ook het 'gedrag' van bepaalde documenttypen te worden vastgelegd. Het betreft hier informatieobjecten met fünctionaliteiten die niet vanzelf bewaard blijven zoals 3D-bestanden, rekenfonnules, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites. De organisatie dient zich af te vragen welke incourante infonnatieobjecten er gebruikt worden en welke ftinctionaliteiten er voor pennanente bewaring in aanmerking komen en hoe dit bewerkstelligd dient te worden. De gemeente Wormerland moet zich hierover nog bezinnen. 4.3 Aanvullende metagegevens Onder 'aanvullende' metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. Voorbeelden van technische metadata zijn onder andere verwijzingen naar de hai'd- en software waarop de informatie ontstond c.q. opgeslagen is en welke bestandsfonnaten worden gebmikt.metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken zijn o.a. -software en hardware omgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan; - opslagfonnaat (bestandsfonnaat); - compressiegegevens. De gemeente Wormerland heeft nog geen afweging gemaakt welke aanvullende technische metagegevens nodig zijn. 11

14 4.4 Opslagformaten Biimen de organisatie worden de ingekomen documenten gescand en in PDF-A fonnaat opgeslagen. Alle uitgaande documenten worden, indien nodig, van een 'natte' handtekening voorzien en vervolgens gescand en opgeslagen in PDF-A fonnaat. Wormerland gebruikt thans geen andere formaten. 4.5 Voorzieningen voor compressie en encryptie Uw organisatie gebruikt geen encryptie of compressie voor de opslag van digitale archiefbescheiden. Er is nog niet nagedacht over eventuele gevolgen van encryptie of compressie voor de toegankelijklieid van archiefbescheiden anders dan in standaai"d kantoorapplicaties. 4.6 Converteren en migreren Van de bestanden uit Docman en Corsa is een export gemaakt maar deze is niet in een andere applicatie geïmporteerd. Er is daarom geen verklaring van migi'atie opgemaakt. Wanneer volgend jaar een andere DMS/RMA applicatie wordt aangeschaft, zullen de gegevens gemigreei'd dienen te worden en is het noodzakelijk (ingevolge art.25 Archiefregeling) liiervoor een procedure op te stellen. Ook dienen de gemigi-eerde gegevens gecontroleerd te worden op raadpleegbaarheid, infonnatieverlies en functionaliteit van het systeem. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig al wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente Wormerland geselecteerd. Voor de selectie van de archiefbescheiden wordt alleen gebmik gemaakt van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2006). 5.2 Vernietiging en Verklaringen De gemeente dient op grond van art. 29 van de archiefverordening de goedkeuring van de directeurarchivaris voor de vernietiging van archiefdocumenten, welke goedkeuring geldt als machtiging voor de vernietiging. Voor de vemietigingslijsten 2008 en 2009 is geen goedkeuring verleend en het is niet duidelijk of van deze bescheiden een proces-verbaal is opgemaakt en of deze is ondertekend. Vanaf 2010 zijn de vemietigingslijsten weer ter goedkeuring naar de directeur-archivaris gezonden. Van de te vernietigen bescheiden wordt een proces-verbaal opgemaakt dat een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaring van de gemeentesecretaris. Er zijn geen achterstanden bij de vernietiging. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Tot op heden worden papieren bescheiden niet vei'vangen door digitale reproducties. De gemeente Wormerland werkt hybride, men werkt digitaal maar archiveert nog op papier. Van steeds meer documenten ontstaat het origineel digitaal (bijvoorbeeld , interne adviezen e.d.) en om een papieren archief compleet te maken, moeten dus afdmkken van digitale documenten gemaakt worden. Dit is feitelijk een omgekeerde vei"vanging. Het is efficiënter om zo snel mogelijk toe te werken naai" een volledig digitaal archief Hiei-voor is wel een goede digitale beheersomgeving essentieel. 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen De gemeente Wormerland heeft geen archiefbescheiden vervreemd of vervreemd archief ontvangen in de afgelopen jaren. 12

15 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? 6.1 Overbrenging archiefbescheiden na 20 jaar De archiefblokken van de voonnalige gemeenten Jisp, Wormer en Wijdewormer zijn tot en met 1990 overgebracht naar het Waterlands Archief. In januari 2010 is toegezegd dat de gemeente in het eerste kwartaal van 2011 een oplossing zou zoeken voor de bewerking van de archieven van de voormalige gemeenten Jisp en Wijdewormer en Wormer Ook door de heren Schaafsma en Overschot is in november 2011 toegezegd dat op korte tennijn naar een oplossing wordt gezocht. Het Waterlands Archief heeft tot op heden nog geen oplossing vernomen. In 1991 zijn deze voormalige gemeenten (Jisp, Woniier, Wijdewormer) opgegaan in de gemeente Wonnerland. Het archiefblok van Wormerland (2010) is afgesloten en in 2010 is met een nieuw twintig jarenblok begonnen. Het archiefblok dient nog geïnventariseerd te worden en uiterlijk in 2020 te worden overgebracht naar het Waterlands Arcliief 6.2 Verldaring van overbrenging Van de overbrenging van het archief van Wormer (inclusief de bouwvergunningen) is een verklaring van overbrenging opgemaakt. 6.3 Niet overbrenging vanwege bedrijfsvoering Wanneer een over te dragen archief nog nodig is voor de eigen bedrijfsvoering dient een machtiging tot opschorting te worden aangevraagd bij gedeputeerde staten. Tot op heden was dit niet nodig. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archiefbewaarplaats Door de bij het ISW (Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland) aangesloten gemeenten in de regio Waterland (Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Punnerend, Waterland, Wormerland en Zeevang) is het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats die voldoet aan de bouwkundige eisen zoals gesteld in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Op 26 maart j.1. heeft de adjunct Provinciaal Inspecteer drs. C.E. Schabbing de archiefdepots van het Waterlands Ai'chief geïnspecteerd. Het inspectierapport is naar het bestuur van het ISW gezonden. De archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar worden door de gemeente Wormerland overgebracht naar het Waterlands Archief. 7.3 Archiefruimten De gemeente Wormerland beschikt over een eigen archiefiuimte in het gemeentehuis waar semistatische en vemietigbai'e archiefbescheiden worden bewaard van 1990-heden. Voor deze ruimte is in 1996 een verklaring van geen bezwaar afgegeven. Ofschoon de ruimte bouwkundig aan de wettelijke eisen voldoet dienen nog wel enkele beheersmaatregelen genomen te worden. Deze zijn in de inspectierapportages van 2004 en 2010 al aanbevolen, doch waren vorig jaar nog niet uitgevoerd. 13

16 Door de langdurig te hoge temperaturen gevoegd bij soms te hoge luchtvochtiglieid in de zomer bestaat het risico op schimmel en ongedierte. Het plaatsen van archiefkasten en archieven direct tegen de achterwand kan, zeker in combinatie met een te hoge temperatuur, hetzelfde effect hebben. De bij de archiefruimte geplaatste sproeischuimbhisser dient vervangen te worden voor een koolzuursneeuwblusser. 7.4 E-depot In het secretarissenoverleg van het ISW is op 2] september 2011 besloten tot het mstellen van een intergemeentelijke projectgi-oep die het gemeentelijk archiefbeheer in de regio gereed moet maken voor aansluiting op een landelijk (provinciaal of regionaal) e-depot. Het secretarissenoverleg functioneert hierbij als stuurgroep. De projectgi'oep bestaat uit beleidsambtenaren van de gemeenten en de directeur-archivaris (coördinatie) van het Waterlands Archief De projectgroep zal de randvoorwaarden en stappen in kaart gaan brengen welke nodig zijn om tot een gezamenlijk E-depot te komen en aan te sluiten bij de door de archiefsector te ontwiklcelen gemeenschappelijke voorzieningen en seivices. Begin november 2011 gaf ook het ISW-bestuur zijn fiat aan dit project. Eind november 2011 vond in het Waterlands Archief bij wijze van kick-off een goed bezochte bijeenkomst plaats over duurzaam digitaal informatiebeheer. Thans is er voor dit moment voldoende bestuurlijk en ambtelijk draagvlak gecreëerd om aan de slag te gaan met de voorbereiding voor een gezamenlijk E-depot in de regio Waterland. Op 28 juni jl. is de projectgi'oep voor de eerste maal bijeenkomen. 8. Ter beschikldng stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet? Beperldng openbaarheid na 20 en 75 jaar Bij de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaaiplaats is de infomaatie in principe openbaar. De Ai-chiefwet foraiuleert in aitikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. De voormalige gemeenten Jisp, Wijdewomier en Wormer hebben hiei'van geen gebruik gemaakt. Het college van de gemeente Wormerland heeft als archiefzorgdrager nog geen rekening gehouden met artikel 15a. van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-infonnatie inperkt waarbij de bedrijfsgegevens niet openbaar zijn maar de milieueffecten daarentegen wel. Dit is met name relevant bij een WOB veraoek (Wet Openbaarheid van Bestuur). 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9.1 Onderdeel Gemeentelijke Rampenplan en 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Wonnerland beschikt niet over een risicoprofiel beleids- en crisisplan waarin procedures zijn opgenomen met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde. Wel heeft uw organisatie een calamiteitenplan archiefcollecties opgesteld voor de periode Daaiin heeft de gemeente een verzamelplaats aangewezen voor te ontraimen archiefbescheiden. Aangezien het plan tot 2012 loopt en vanaf 2010 een nauwere samenwerking is ontstaan met de gemeente Oostzaan is het raadzaam het plan aan te passen. 14

17 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hieiyoor ter beschikldng stelt alsmede hun Invaliteitsniveau? 10.1 Middelen Volgens cijfers verlcregen van dhr. Loonkosten DIV Software Gemeente Oplossingen Deelname WA Overige kosten Huisvesting Digitaliseringsprojecten J. van Overschot, zijn de kosten als volgt opgebouwd: e ,63 (2011, totaalbedrag OVER-gemeenten) e , , ,- (kosten abonnementen) niet onderverdeeld per afdeling / team Voor 2012 zijn geen specifieke middelen begroot voor digitaliseringsprojecten. Wel vindt een heroverweging plaats van het huidige DMS, medio 2013 wil OVER- gemeenten overstappen op een systeem dat zaakgericht werken daadwerkelijk mogelijk maakt. Uitgangspunt is dat de onderhoudskosten hiervoor kunnen worden opgevangen vanuit de middelen voor de huidige applicatie. Het is enigszins ingewikkeld om alle kosten helemaal in beeld te krijgen aangezien er ook kosten zijn voor andere applicaties dan die van Gemeente Oplossingen voor de archivering van archiefbescheiden. Verder zijn er ICT'ers betrokken bij het beheer van de digitale archivering. Het verdient aanbeveling deze kosten zo transparant mogelijk te maken Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer De gemeente Wonnerland heeft zelf geen personeel in dienst. De documentaire infonnatie voorziening (DIV) is overgedragen aan de OVER-gemeenten. Voor het team DIV is 5,3 fte beschikbaar daarvan is 4,8 fte bestemd voor de archiefwerkzaamheden voor zowel Wonnerland, Oostzaan als OVER-gemeenten waarvan op dit moment 3,16 fte is ingevuld. Thans is er een vacature die waarschijnlijk aan het eind van het jaar wordt ingevuld. Ter compensatie is een medewerkster van een extern bureau voor 32 uur aangenomen die tot september 2012 archiefwerkzaamheden verricht. Vanwege de hybride werkzaamheden die voortkomen uit de digitale naast de analoge dossien'orniing en DIV zowel voor de gemeente Oostzaan, Wonnerland en OVER-gemeenten het archiefbeheer heeft, is de bezetting zéér krap te noemen. Daarnaast kampt de DIV-afdeling met een langdurig zieke medewerker. De werkzaamheden van DIV bestaan uit post openen, scannen, postregistratie, controle en aanpassing van registratiegegevens in de applicatie van Gemeente Oplossingen, archiefwerkzaamlieden (zowel analoge als digitale dossieivonning, materiële verzorging, opstellen vemietigingslijsten) en het zoeken van infonnatie ten behoeve van medewerkers. De DIV-fonnatie bestaat uit 5 mensen, te weten: Naam Nicolien Tjoelker Luuk Cools Tim Zant Frank Merlijn Arno den Riet Opleidingen SODl SODl en S0D2 SODl en S0D2 SODl, S0D2 en LRM (Leergang Record Manager) S0Dl,S0D2enVVA TOTAAL 15 Uren 18 uur* (1) 18 uur voor DIV* (2) uur DIV * (3) 132 uur = 3,66 fte waarvan 3,16 fte voor archief

18 * 1 Mevrouw Tjoelker houdt zich alleen bezig met de post en het scannen van de stukken maar registreert en archiveert niet. *2 De heer Cools verricht 18 uur archiefwerkzaamheden, daarnaast werkt hij ook aan het databeheer voor de Datadistributiesystemen (DDS), waarbij de basisregistraties op de landelijke voor ziening aangesloten moeten worden. Ook verzorgt dhr. Cools het applicatiebeheer van MijnWerkplek (DMS) voor beide gemeenten. *3 De heer den Riet verricht naast reguliere archiefwerkzaamheden ook werkzaamheden voortvloeiende uit archiefwet- en regelgeving. Dit neemt gemiddeld 1 dag per week in beslag waardoor hij voor het archief 24 uur per week beschikbaar is. DIV verricht archiefwerkzaamheden voor zowel Womierland, Oostzaan als OVER-gemeenten. Daarom kan niet alleen naar de Wonnerlandse situatie gekeken worden maar dienen ook de archiefwerkzaamheden versus aantal fte van alle drie de organisaties te worden bekeken (zie bijlage 2). In het inspectierapport van 2009 werd door de archiefinspecteurs geconstateerd dat de totale achterstand van losse stukken, die nog ingevoegd moest worden in het archief, 55,5 m' bedroeg. In november 2011 bleek liiervan 25,5 m' te zijn verwerkt. Het streven was de achterstanden in april 2012 te hebben weggewerkt. Dit is niet gelukt; de achterstand is zelfs weer opgelopen tot ca. 42 m' voor de gemeente Wormerland en voor de beide gemeenten tot 60 m'. Kengetal om losse stukken te archiveren ligt op 1 Ocm per dag. Een gekwalificeerd flilltime archiefvormer heeft voor deze achterstand ca. 600 werkdagen nodig, dit betekent ongeveer driejaar werk. In bijlage 1 staat verder ook venneld welke bewerkingen DIV nog moet venichten aan semistatische archieven van de twee gemeenten. Op gi'ond van de landelijke kengetallen en de ervaringen bij de inspectie opgedaan, wordt aangeraden de fonnatie met ten minste één fulltime archiefv^ormer uit te breiden, die gekwalificeerd is in zowel de analoge als digitale dossiervorming. Daarnaast een tijdelijke fulltime ai"chiefvormer die de achterstanden kan wegwerken. In het algemeen leert de ervaring, dat in de overgangstijd van papier naar digitaal tijdelijk meer fonnatie voor archivering noodzakelijk is. Op den duur is waarschijnlijk minder, maar hoger opgeleid personeel nodig. Verder is er budget beschikbaar voor bij- en nascholing Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer De DIV-ers zijn voldoende opgeleid voor de analoge archiefwerkzaamheden. Echter, door de digitalisering zullen de medewerkers van DIV een totaal andere rol krijgen: van uitvoerend naar regisserend en ondersteunend, van achteraan naar vooraan in het proces. Hiervoor zijn, naast kennis over het digitaal archiveren zelf, competenties nodig als denken in werkprocessen, proactief communiceren en zaakgericht werken. " Landelijke kerngetallen en ervaringsgegevens gaan globaal uit van 1ftearchiefinedewerker, belast met dossiervorming, selectie, op 25 fte archiefproducerende medewerkers. Archiefmedewerkers belast met de eindselectie, beschrijving en de zorg voor de overbrenging worden niet meegeteld. Daarnaast zijn er nog fte's nodig voor de in- en uitboeking van de post (registratie), de voortgangsconti-ole en het semistatisch archief. Bovendien is er extra fonnatie nodig wanneer hybride wordt gearchiveerd (analoog en digitaal). 16

19 Overzicht KPI'S Bijlage 1 De volgende symbolen zijn gebruikt om visueel aan te geven in hoeverre de gemeente Wonnerland aan een kpi voldoet: Voldoet voldoet deels voldoet niet niet van toepassing 1. Lokale regelingen Er is nog geen geactualiseerde vastgestelde verordening ai'ehiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan GS Er is nog geen geactualiseerd vastgesteld besluit infonnatiebeheer Er heeft wijziging van overheidstaken plaats gevonden. Aan SPOOR zijn personeelsdossiers overgedragen waarvoor geen overeenkomst is opgemaakt. Het college heeft als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, niet altijd voorzieningen getroffen omtrent de zorg voor de arcliiefbescheiden? De zorgdrager houdt een register van de gemeenschappelijke regelingen bij Het college heeft geen mandaatregeling Archiefzorg vastgesteld Is de gemeentesecretaris gemandateerd de vemietigingslijsten te ondertekenen? Bij de uitbesteding van archiefbeheer(staken) zijn niet altijd dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld waarin wettelijk gemeentelijke eindverantwoording is opgenomen 2. Interne Kwaliteitszorg en toezicht De organisatie heeft geen kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn gefoimuleerd De gemeente heeft in ISW verband een gekwalificeerd archivaris benoemd De directeur-archivaris geeft regelmatig inspectieverslagen uit i.h.k.v. het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven De directeur-archivaris geeft regelmatig inspectieverslagen uit over het beheer van de overgebrachte archieven 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden De gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle digitale ai'chiefbescheiden De gemeente beschikt wel over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle analoge archiefbescheiden Het college kan alleen van de archiefbescheiden die in het DMS zijn opgenomen de authenticiteit en context waarborgen. Van de archiefbescheiden die in afdelingsapplicaties worden gearchiveerd, kan dit niet worden gewaarborgd aangezien DIV noch zicht noch grip op deze applicaties heeft. Betreffende applicaties zijn door de ai-chiefinspectie niet bekeken. Het analoge archiveringssysteem en het DMS waarborgt de toegankelijkheid zodanig dat archiefbescheiden binnen redelijk tennijn gevonden worden en leesbaaivwaameembaar zijn. De organisatie gebruikt duurzame fysieke materialen en gegevensdragers. De organisatie gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid voldoende voor analoge bescheiden 1 Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid onvoldoende voor digitale beschei- I^^J den ^^1 17 1? 1

20 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 4.1 De gemeente werkt niet op basis van RODIN-checklist? 4.2 Er wordt gebruik gemaakt van sjablonen echter niet voor de incourante infonnatieobjecten 4.3 De digitale bescheiden worden niet verrijkt met technische metagegevens 4.4 Het opslagfonnaat dat wordt gebiijikt, Pdf-A, is een open standaard 4.5 Er wordt nog geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie 4.6 Er zijn nog geen bestanden geconverteerd/gemigreerd 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden De archiefvonner gebmikt de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden. Er wordt door de gemeente niet met een facultatieve stukkenlijst gewerkt. Het college maakt een verklaring van vernietiging op van vernietigbare archiefbescheiden Er vindt geen vervanging van ai"chiefbescheiden plaats Er heefl geen vervreemding van arcliiefbescheiden plaatsgevonden 1-6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De archiefbloldcen worden na 20 jaai' overgebracht naar het WA Er is een verklaring van overbrenging opgemaakt Er heeft geen uitstel van overbrenging plaatsgevonden vanwege de bedrijfsvoering 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente heeft in ISW-verband een archieforganisatie (Waterlands Archief) aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats Het college gebnaikt de archiefbewaarplaats t.b.v. te bewaren overgebrachte archiefbescheiden De gemeente beschikt over een archiefmimte die bouwkundig is goedgekeurd door GS. Er dienen echter nog wel enkele beheersmaatregelen genomen te worden. Deze archiefruimte wordt gebmikt voor op termijn over te brengen arcliiefbescheiden Er is een intergemeentelijke projectgroep ingesteld ter voorbereiding van het E-depot [ - 8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte Archiefbescheiden Er zijn geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld van archiefbescheiden die na 20 jaar zijn overgebracht aan het Waterlands Archief Er wordt geen rekening gehouden met de beperking van de openbaarheid van milieuinfomiatie dat met name relevant is bij een WOB verzoek (Wet Openbaai'heid van Bestuur) Er zijn geen beperkingen op de openbaarheid gesteld van 75 jaar of langer 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan m.b.t. tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met cultuurhistorische waarde De gemeente heeft een calamiteiten- en ontruimingsplan archiefruimte dat geactualiseerd dient te worden De gemeente heeft een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden ZM 18

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek

Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek 11 JUL m Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek Postbus 188 1440 AD Purmerend Wielingenstraat 75 1441 ZN Purmerend tel. 0299-411530 fax 0299-411548 directeur -archivaris: mevr.

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014.

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Wjlprich.ip [ j Rijn en Ij'.snl 15.03649 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM Waterschap Rijn en IJssel ingekomen - 8 APR, 2015 Doetinchem Ons kenmerk

Nadere informatie

Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan

Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan Gemeente Oostzaan Buiten gewoon Bezoekadres Postadres Gemeentehuis Kerkbuurt4, 1511 BD Oostzaan Postbus 20, 1 530 AA Wormer Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan E-maii Kerkbuurt

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond Rapportage KPI-meting 2015 1 2 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke

Nadere informatie

B&W besluit Publicatie

B&W besluit Publicatie B&W besluit Publicatie Onderwerp Mandaatbesluit ten behoeve van het archiefbeheer door Milieudienst IJmond Collegebesluit 1. Het college besluit het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond vast te stellen.

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp (f^r'f'.na " 2 7 APR. 2012 Gemeente Wormerland t.a.v. het College van burgemeester en wethouders Postbus 20 1530AAWormer 'and behandeld door F. den HartOg telefoon

Nadere informatie

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas Zaakgericht werken Adviesrapport Peel en Maas Ed Vullings juni 2012 Inhoud Samenvatting 3 1 Inleiding 4 1.1 Huidige situatie 4 1.2 Doelstelling 4 2 Voorwaarden zaakgericht werken 5 2.1 Organisatorische

Nadere informatie

Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Venlo Venray

Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Venlo Venray Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Venlo Venray De gemeente Venray, ten deze krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer J.J.P.M. Gilissen, handelend

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015 noord-hollands archief a Theo Pieters Gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN X0 GEMEENTE VELSEN INGEK NR Docinfo 1 * APR. 2015 Datum: 9 april 2015 Onderwerp: Jaarverslag 2014 Uw kenmerk: Ons kenmerk:

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG JAARVERSLAG ARCHIEF 2014 Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Aalten is gebaseerd

Nadere informatie

Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Aan de raad van de gemeente Lingewaard 10 Aan de raad van de gemeente Lingewaard *14RDS00140* 14RDS00140 Onderwerp Vaststellen Archiefverordening 2014 1 Samenvatting Op grond van de Archiefwet 1995 dienen de gemeenteraden verordeningen op te

Nadere informatie

i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok

i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok Adviesformulier 23 Het college van B. en W. De burgemeester El De secretaris El Het managementteam Agendanummer: Datum: Afdeling/team: Adviseur: i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok Reg.nr. Par. manager:

Nadere informatie

III MPGSD2O1 4012110580338

III MPGSD2O1 4012110580338 t 4 R E G I O N A A L ti[archief t DORDRECHT III MPGSD2O1 4012110580338 GSD 21.01.2014 0338 OPIPP1177791.1PIP 11/11 aonderdeel VAN 00RORECHTS MUSEUM Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT Gemeente Sliedrecht

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Protocol archiefbeheer

Protocol archiefbeheer 162 Protocol archiefbeheer Protocol archiefbeheer 1. Definitie archief Een archief is het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken zijn

Nadere informatie

ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief

ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief Alkmaar *B201219840* Bezoekadres Bergerweg 1 1815 AC Alkmaar Burgemeester en wethouders van Heerhugowaard Postbus 390 1700 AJ HEERHUGOWAARD Postadres Postbus 9232 1800

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Behandeling in de raadscommissie

Behandeling in de raadscommissie Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G201781 PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Horizontale verantwoording archiefbeheer 2012. Griffie-advies voor behandeling in commissie

Nadere informatie

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Commissie Oosting, 2008 interbestuurlijk (verticaal) toezicht op

Nadere informatie

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Heemstede De raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE Verzenddatum Bijlage Ons kenmerk Betreft 1 4 JULI 2015 655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Geachte raad, Op 1 oktober 2012

Nadere informatie

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening)

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening) ARCHIEFVERORDENING PROVINCIE FRYSLÂN 2014 Provinciale Staten van Fryslân; gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van { }; gelet op de artikelen 27, 28 en 29 van de Archiefwet 1995; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013

Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013 Raadsvoorstel Zaakkenmerk: 608728 Raad 9 nuari 2014 Documentkenmerk: 608732 B. en W. 10 december 2013 Behandeld door: dhr. E Wolbink E-mail: Erwin.Wolbink@ommen-hardenberg.nl Onderwerp: Verslag horizontale

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2014 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Bevindingen 7 Archiefstructuur 7 Vernietiging archiefbescheiden 7 Archiefbescheiden

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014 Nr. 950100 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014 Versie d.d. 14 oktober 2015 Vastgesteld door B&W d.d. 8 december 2015 Ter kennisname naar de Raad d.d. 17 december

Nadere informatie

Noord-Hollands Archief

Noord-Hollands Archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Bloemendaal Postbus 201 2050 AE OVERVEEN Datum: 28 mei 2014 Onderwerp: Jaarverslag 2013 Uw kenmerk: Ons kenmerk: Z-14-06211

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

KPI verslag gemeente Moerdijk 2012

KPI verslag gemeente Moerdijk 2012 KPI verslag gemeente Moerdijk 2012 Vooraf: In onderstaande tekst worden de termen archief en informatie door elkaar gebruikt. Met beiden wordt echter hetzelfde bedoeld, namelijk bescheiden, ongeacht hun

Nadere informatie