Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede. Ten Geleide

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede. Ten Geleide"

Transcriptie

1 Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede Ten Geleide Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. De KPI-rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur en wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Daarbij is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI s. Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. In de rapportage zijn bevindingen opgenomen. Tegelijkertijd worden mogelijke maatregelen voorgesteld. Uit de rapportage komen diverse zaken naar voren die aandacht vergen. Het belangrijkste om actie op te ondernemen is ten eerste het ontwikkelen van een duidelijke, integrale en gemeentebrede visie op informatiehuishouding, waarbij aandacht is voor de borging van kwaliteit; en ten tweede een duidelijk overzicht van de beheerde informatie die zich op vele analoge en digitale plekken in de organisatie bevindt.

2 Volledige Rapportage 1 INLEIDING EN VERANTWOORDING KPI-VERSLAG LOKALE REGELGEVING INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID MIDDELEN EN MENSEN...22 BIJLAGEN KPI-RAPPORTAGE : OVERZICHT RISICOPROFILERING MET OPMERKINGEN GEMEENTELIJK ARCHIEFINSPECTEUR...23 P. van Beek, gemeentearchivaris H. Berende, plaatsvervangend gemeentearchivaris/ archiefinspecteur

3 1 Inleiding en verantwoording Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De gemeentearchivaris is de aangewezen functionaris om bij de opstelling hiervan een leidende rol te vervullen, in de praktijk uitgevoerd door de gemeentelijk archiefinspecteur. De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Deze rapportage is ingedeeld naar de tien categorieën van de KPI s. Per KPI-onderdeel is bekeken in hoeverre de gemeente daaraan voldoet. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten met als uiterste consequentie indeplaatstreding; en/of schorsing of vernietiging van besluiten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. Deze rapportage is gebaseerd op de intern opgestelde rapportage van 2012 met oplegnotitie, bevindingen, overleg met DIV en bureau-onderzoek. Het onderzoek en de rapportage zijn verricht en opgesteld volgens de VNG-handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatieindicatoren, tweede geactualiseerde versie april Puntsgewijs is aangegeven in hoeverre de gemeente voldoet. Daarvoor is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI s, zoals ontwikkeld en beschikbaar gesteld door BRAIN (versie januari 2014). Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. Let wel: een dergelijke KPI-rapportage maakt alleen inzichtelijk of de gemeente aan de Archiefwetgeving voldoet of niet. Naast de KPI-rapportage worden andere instrumenten genoemd om de kwaliteit te meten, zoals de Baseline Informatiehuishouding, RODIN. Vrijwel alle gegevens zijn verwerkt in het E-formulier, met uitzondering van gegevens voor Middelen en mensen. Het is op basis van de verstrekte gevens niet mogelijk een goede uitspraak te doen over het voldoen aan de eisen voor voldoende mensen en middelen. Of het voldoende is, moet blijken uit de waardering van de andere KPI-onderdelen. Deze rapportage is meer dan louter een KPI rapportage in de zin van de VNG. Gaat het bij de KPI s om het beoordelen of de Gemeente aan de regels voldoet, intern maakt de Gemeente Ede gebruik van een risicoprofiel. Met dit profiel worden de financiële risico s gewogen die de gemeente loopt. Door het stramien te gebruiken van het gemeentebrede risicoprofiel, kunnen de verantwoordelijken maatregelen voor het informatie- en archiefbeheer nemen. Niet elk risico zal worden opgenomen in het algemene risicoprofiel, bijvoorbeeld omdat het financiële risico gering is. Het profiel is in de rapportage opgenomen, een totaaloverzicht is in de bijlage te vinden. Anders dan in 2012 is naar heel Naris gekeken voor risico s op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Bovendien is opgenomen op welke wijze invulling wordt gegeven aan bepaalde onderdelen. De kwaliteitssystemen zoals Baseline en Rodin zijn niet volledig aanwezig bij Ede. Daarmee is er nog niet voldoende inzicht in de kwaliteit. Deze rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur. De rapportage wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Het is de taak van de gemeentelijk archiefinspecteur om risico s en praktijken te signaleren, te beoordelen op belang. Het is de taak van de geïnspecteerde om te beslissen tot maatregelen. In het profiel zijn mogelijke maatregelen voorgesteld, als tegemoetkoming richting geïnspecteerde. De beslissing welke maatregel genomen wordt, ligt bij de geïnspecteerden. Zij kunnen ook de kans van risico s het beste wegen. De rapportage biedt een handreiking aan maatregelen. De eerstverantwoordelijken kunnen op basis van deze rapportage maatregelen verder uitwerken; zij dienen ook structuur aan te brengen in het aanpakken van de risico s. Dit verdient continu aandacht. Op grond van de KPI-rapportage over 2012 is een oplegnotitie samengesteld waarin hoofd I&A en de gemeentearchivaris de diverse punten uit de rapportage waarderen, prioriteren en maatregelen of oplossingsrichtingen toezeggen. Sinds de rapportage 2012 is het een en ander in werking gezet. Voor de feitelijke constateringen zijn er enkele verbeteringen gezien. In de huidige rapportage zijn risico s niet meer opgenomen, wanneer duidelijk is dat ze opgelost zijn of met redelijke zekerheid gesteld kan worden dat ze in 2014 opgelost zijn.

4 In sommige gevallen zijn risico s (met Rxxx) overgenomen uit het profiel, waarbij soms een aanvulling vanuit de archiefinspectie is opgenomen. Enkele risico s zijn in de rapportage dubbel opgenomen, omdat ze bij twee onderdelen passen. Er is contact geweest met de archiefbeheerders: DIV en GA. DIV is volgens het Besluit Informatiebeheer de enige informatiebeheerder van het dynamische en semistatische archief van de Gemeente. Er is niet gesproken met diverse (sub)beheerders van informatie, hoewel wel informatie van hen (uit Naris) gebruikt is. Het doel van deze rapportage is het verkrijgen van een overzicht van de stand van de informatiehuishouding bij de hele gemeente Ede. De Gemeentearchivaris is beheerder van de overgebrachte archiefbescheiden. Uit Naris waren R172 en R324 vervallen. Het betrof zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT. Die zijn in andere risico s opgenomen. Bovendien was R164 vervallen. R164 is nu opgenomen onder A030 omdat het risico nog aanwezig is. A006, A014, A019, A020, A021, A022 zijn niet meer opgenomen: die zijn niet meer als risico aan te merken. A001, A003, A011 zijn iets aangepast. Naar aanleiding van de complete rapportage zijn naar het oordeel van de gemeentearchivaris, opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur, maatregelen nodig op de volgende onderdelen: 1. Ontwikkelen van een duidelijke, integrale visie op informatiehuishouding. a. Het beleid is momenteel te sterk gericht op centrale archiveringssysteem. Het is daarmee niet volledig gemeentebreed. b. Er moet aandacht zijn voor de borging van kwaliteit. Die borging, zoals bij substitutie en SLA, moet gegarandeerd zijn. 2. Overzicht van beheerde archiefbescheiden behoeft verbetering, zoals: a. Er wordt veel decentraal gearchiveerd. (Besluit informatiebeheer en de praktijk sluiten niet op elkaar aan.) b. Afspraken met andere partijen zoals VGGM, OddV over informatie- en archiefbeheer zijn onvoldoende vastgelegd. c. Er is sprake van hybride archivering met alle gevolg voor verlies van informatie en onnodig zoeken. d. Er zijn dossiers niet vindbaar, waaronder bouwvergunningen ( ). e. Houd rekening met de eisen voor een metadataschema.

5 2 KPI-verslag 2.1 Lokale regelgeving In dit onderdeel draait het om de vraag of de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen voldoen. De werkelijkheid en het Besluit Informatiebeheer sluiten niet op elkaar aan. Volgens het Besluit Informatiebeheer is DIV verantwoordelijk. In de praktijk heeft DIV niet het volledige overzicht en de grip. Speciale aandacht is er voor KCC (registratie van (elektronische) post), Brandweer (eigen archiefbeheer) en VH (/OddV) (registratie en dossiervorming WABO-vergunningen), WIZ (eigen archiefbeheer) en mogelijk de Griffie. Uit het risicoprofiel blijkt ook dat diverse afdelingen, zoals P&O en H&S, risico s zien op het gebied van informatiebeheer. DIV kan ofwel de regierol meer naar zich toe halen; ofwel de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer zal verdeeld moeten worden over de daadwerkelijke beheerders. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 is sprake dat decentrale archivering wordt aangepakt. Verwezen wordt naar een directievoorstel waarin onder andere staat dat semi-statische archivering centraal bij DIV plaats zal moeten vinden; en dat de realisatie hiervan plaatsvindt onder de uitrol van Het Nieuwe Werken (HNW). Bovendien wil DIV de dynamische archivering naar zich toe trekken, aan de hand van de invoer van digitaal zaakgericht werken. De constatering dat niet voldaan wordt aan het Besluit Informatiebeheer 2009 blijft staan. Het is helder dat het streven van DIV is om praktijk te laten aansluiten op het Besluit Informatiebeheer. Dit moet in 2017 geëffectueerd zijn. De Gemeente Ede houdt geen register bij, dat verplicht is op grond van Wet Gemeenschappelijke regelingen, artikel 27. Een dergelijk register geeft een overzicht voor welke organen en organisaties de Gemeente verantwoordelijkheid draagt voor het informatiebeheer. In 2013 is dit register niet gerealiseerd, maar wel gepland te realiseren in Daarnaast geldt dat met géén van de GR s waar de Gemeente Ede in deelneemt, zijn heldere en eenduidige afspraken gemaakt ten aanzien van het beheer van de informatie. In het algemeen wordt gesteld dat gemeente Ede zorgt voor de archivering van de Gemeente zelf, van FoodValley en rechtsvoorloper, en van de Omgevingsdienst de Vallei voor de secundaire archieven. Mandatering is niet geregeld. Evenmin zijn afspraken over archiefbeheer helder en duidelijk met betrekking tot Permar, ACV en rechtsvoorganger Afvalcombinatie De Vallei (N.V. en B.V.), Werkplaza en de overgang van de gemeentelijke Brandweer naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden per 1/1/2014. Taken van de Jeugdzorg worden van de provincie overgeheveld naar de gemeenten. Daarbij moet aandacht zijn voor een goede regeling van de archieven. Op dit moment bestaan daar landelijk grote zorgen over. Er zijn diverse externe partijen betrokken bij de informatiehuishouding. Belangrijk punt voor de toekomst in dit opzicht is Permar. Zij vervult een rol in het proces van substitutie. Andere partijen zijn organisaties die zorgen voor de applicaties waarmee gewerkt wordt. Zo is er Raet voor de salarisadministratie en de declaraties. Zij hebben geen garantie kunnen geven dat informatie op tijd (en niet te vroeg) vernietigd wordt. Daarnaast zijn er Devent-IT, Zaaksysteem.nl, Oracle. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A001 Niet voldoen aan artikel 27 Wgr Gemeente houdt geen register bij (artikel 27 Wgr) Gemeente is volledig verantwoordelijk voor archiefbeheer van GR. Geen overzicht van de te beheren informatie. Gepland in 2014 om op te lossen. Bijhouden register. Beleggen verantwoordelijkheden archiefbeheer in DVO, niet alleen voor GR, maar ook voor

6 A002 A031 WIZ, VH, KCC, DIV, BRW zorgen voor eigen archivering. Gegevens worden dubbel/ anders/ verkeerd/ niet opgeslagen Besluit Informatiebeheer sluit niet aan op de praktijk. Geen duidelijke afspraken informatie- en archiefbeheer gemeente en andere partijen Dossiers zijn op diverse plaatsen te vinden. Er is geen grip op de informatiehuishouding. Verlies van informatie; onduidelijkheden over juistheid van informatie. Zie ook: R162, A023, A025 overdracht van taken. 2.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding werkt. Er is geen duidelijk en eenduidig kwaliteitssysteem waarop ook systematische (interne) controle is. Het informatiebeleid is versnipperd over diverse afspraken en overleggen. Bovendien is het sterk ICT-gericht. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt onderkend dat er geen omvattende visie is op de informatiehuishouding. Bovendien werd gesteld dat de visie eind 2013 gerealiseerd zou zijn. Dat is niet het geval. Bovendien is het aan te bevelen wanneer het informatiebeveiligingsbeleid onderdeel uitmaakt van of gerelateerd is aan het informatiebeleid. Speciale aandacht zou daarbij moeten gaan naar het intern gebruik en de autorisatie van privacygevoelige gegevens. Opslag in systemen Momenteel is het centrale registratiesysteem Verseon; aangevuld met Zaaksysteem.nl. Beide voldoen volgens de eigen website aan de eisen NEN 2082 voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Het is onbekend of Verseon en Zaaksysteem.nl ook aan de eisen voldoen in de Edese situatie. Verseon voldoet als documentmanagementsysteem. Voor Zaaksysteem.nl geldt dat, wanneer substitutie een feit is, volledige digitale dossiervorming kan plaatsvinden. Voor de financiële administratie wordt Corsa gebruikt. Voor de processen waarvoor substitutie aangevraagd is (creditfacturen), zijn afspraken gemaakt over periodieke auditering van het kwaliteitssysteem. Deze zijn niet nagekomen in Deze afspraken stonden in het handboek substitutie en in de SLA met Permar, afgesloten in 2012 (registratienummer ). In 2013 is niet voldaan aan een audit. Meer bijzonder is dat de SLA zonder overleg met de gemeentearchivaris gewijzigd is. Voor de nieuwe SLA en handboeken substitutie is het noodzakelijk dat de kwaliteitszorg op orde en geborgd is. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt aangegeven dat bij de transitie naar digitaal zaakgericht werken duurzaam archiefbeheer een criterium wordt. Daarmee kan het overzicht en de kwaliteit eenvoudiger worden verkregen en verbeterd. Dit zal met zaaksysteem.nl en corsa het geval zijn. Op welke wijze hieraan invulling gegegen is, is niet nader onderzocht omdat daarover geen informatie aangeleverd is. Naast Verseon, Zaaksysteem en Corsa kregen twee applicaties speciale aandacht, net als vorig jaar. Ten eerste Wave. Hierin worden WABO-vergunningen opgenomen, geregistreerd en opgeslagen. Pas wanneer de vergunning afgehandeld is, wordt het dossier overgezet naar Verseon. Dan worden de stukken uitgeprint en de printversie wordt beschouwd als het origineel. Dit brengt risico s met zich mee. Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie van stukken. Ten tweede Atlantis, het systeem voor archief- en collectiebeheer. Dit systeem voldoet evenmin aan de eisen voor een kwaliteitssysteem. Dat is kwalijk omdat ook digitale originelen (digitale foto s) worden opgenomen; en omdat beschrijvingen alleen in dit systeem gedaan worden. Deze beschrijvingen (metadata)

7 gelden ook als archiefstuk. In de risicoprofilering van 2013 voor en door het Gemeentearchief wordt de kans dat informatie verloren gaat als groot ingeschat, maar het gevolg klein. Gevolgen van een niet deugdelijk kwaliteitssysteem zijn volgens de archiefinspecteur niet als klein te beschouwen. Volgens de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 voldoet geen enkel systeem dat in de markt is als archiefbeheerapplicatie. Daarbij is voorbijgegaan aan de mogelijkheid om de gegevens in een ander systeem te plaatsen dan voor archiefinstellingen op de markt is. Er is toegezegd dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt of het kan voldoen aan de voorwaarden. Verder zijn er diverse (backoffice)applicaties. Deze zorgen ervoor dat de processen zelf goed verlopen. De archiefcomponent wordt van belang, wanneer het ook gaat om het beheren, en vooral het duurzaam beheren, van informatie. Nader onderzoek in dit geheel verdienen databases en systemen zoals GWS4ALL, Geografische Systemen, Basisregisrtaties. Uit een dergelijk onderzoek, dat geïnitieerd zou moeten worden door DIV, moet blijken of ze gegevens bevatten die voor bewaring in aanmerking komen, hoe dat geborgd is en of het systeem/ database voldoet. De benoemde gemeentearchivaris brengt periodiek verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Over het jaar 2013 is een jaarverslag in ontwikkeling. De kans dat dit optreedt volgens het eigen risicoprofiel wordt overigens als gemiddeld aangemerkt. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A003 A004 Projecten of activiteiten op het gebied van informatiehuishouding kennen onvoldoende samenhang en prioritering. Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie Er is geen eenduidig alomvattend informatiebeleid. Er zijn op diverse punten beleid en vooral afspraken. Technische voorzieningen ontbreken (of beschikbare juiste technische voorziening wordt niet gebruikt) Er zijn zaken niet geregeld, zelfs niet in beeld. Informatie gaat een eigen weg. Bouwvergunningen, Hinderwetvergunningen, Wabo-dossiers e.d. zijn onvolledig en/of niet vindbaar. De authenticiteit en Er was gepland in 2013 een beleid te hebben. Dat is er niet. Relatie met R167 Informatiebeleid vaststellen dat omvattend is voor hele organisatie. ICT maakt daar onderdeel van uit. Lagere maatregelen dan beleid opstellen en uitvoeren, zoals protocollen voor gebruik netwerkschijven, cloudopslag en gebruik, sociale media. Gemeente laten voldoen aan NEN Aandacht hebben voor informatiebeveiliging, ook van privacygevoelige informatie. Wave aanpassen aan NEN (en 2082) Direct opnemen van WABOvergunningen in een systeem dat voldoet aan de kwaliteitseisen

8 A005 Atlantis voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd. A023 A024 Gegevens in applicaties/ systemen (zoals GWS4ALL) worden vernietigd. Gegevens gaan verloren of zijn corrupt Technische voorzieningen bij leverancier ontbreken. Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld; Uniformiteit in uitvoering is beperkt. Onduidelijk of diverse systemen als backofficeapplicatie functioneren zonder (te bewaren) archiefbescheiden Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer betrouwbaarheid van het dossier staat op het spel Verlies van informatie over foto s, kaarten, AV, akten, archieven; en het beheer ervan. Stukken zijn onvindbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Onrechtmatige vernietiging van gegevens, waarmee bewijsfunctie of erfgoedfunctie van die gegevens ontbreekt. Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar. Relatie met R167. Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. 2013: implementatie zaaksysteem vanaf Overstappen op Zaaksysteem.nl of ander kwaliteitssysteem dat voldoet aan NEN- 2082, danwel Atlantis daaraan laten voldoen. Atlantis niet als systeem gebruiken voor duurzaam informatiebeheer Afspraken m.b.t. registratie en beheer maken en naleven Onderzoek naar archiefwaardigheid van gegevens in diverse systemen (zoals GWS4ALL) voor bewijsvoering en erfgoedfunctie. Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage. 2.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vragen of de ordening planmatig gebeurt; of het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid van archiefinformatie waarborgt.

9 In de KPI-rapportage zijn diverse systemen opgenomen. Systeem 1: Verseon. Systeem 2: Zaaksysteem.nl. Systeem 3: Wave. Systeem 4: Corsa. Het systeem voor Overgedragen Archieven is Atlantis. Ede beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij haar berustende archiefbescheiden (papier en digitaal), geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Enkele voorbeelden: Tientallen, mogelijk honderden bouwvergunningen uit de jaren zijn niet geregistreerd. Ze zijn derhalve onvindbaar. Ze zijn niet in Wave te vinden en niet in Verseon. o In de oplegnotitie is geen aandacht besteed aan dit punt, maar alleen aan de uitleen. Het betreft hierboven dossiers die er wel zijn (ze zijn zelfs gescand), maar niet vindbaar in Wave of Verseon. Er is sprake van hybride archivering. Zowel op papier als op diverse digitale plaatsen wordt informatie verzameld en geplaatst. Zowel in boxen (vaak geleegd), netwerkschijven, backofficeapplicaties als op papier worden stukken m.b.t. één zaak opgeborgen. Het gevolg is dat er niet een overzicht is en een dossier lang niet altijd compleet is. o Een voorbeeld van WABO-dossiers: in de meeste gevallen komt de aanvraag digitaal binnen (OLO-loket). Dit wordt geregistreerd in de backofficeapplicatie Wave. Het stuk wordt opgeslagen op een schijf op de server. Alle documenten die uit het proces voortvloeien worden op de schijf opgeslagen. Enkele processtappen worden in Wave aangegeven. Wanneer een WABO-vergunning afgerond is, wordt het na uitgeprint te zijn geheel naar DIV gestuurd. Het dossier wordt in Verseon geregistreerd. Deze hybride archivering wordt nog eens extra risicovol omdat er sprake is van de Omgevingsdienst de Vallei, waarbij gemeente Ede latende organisatie is. o In het algemene risicoprofiel van de gemeente Ede is onder R100 opgenomen dat s niet gearchiveerd worden omdat de voorzieningen ontbreken. Het is de vraag of dit de juiste reden is. Verseon kent de mogelijkheid, maar dat wordt als gebruiksonvriendelijk ervaren. Daarnaast registreert KCC de centraal binnenkomende s. Gemeente Ede is latende organisatie voor de OddV. Ze blijft echter zorgdrager voor de vergunningverlenings en handhavingsdossiers, hoewel die door de OddV gevormd worden. Gemeente Ede ontvangt de dossiers, waarbij papier leidend is en slaat deze op. In 2013 is een Quickscan OddV op grond van de KPI s gedaan bij de OddV. Gemeente Ede is hiervan op de hoogte gebracht. Tot en met 2010 zijn niet alle rapporten van de Gemeente Ede opgenomen in Verseon. Momenteel wordt dit hersteld door DIV en het Gemeentearchief. Projectarchivering geschiedt niet structureel en niet bij elk project. Er is evenmin eenduidig zicht op. Diverse stukken of dossiers ontbreken. Dossiers worden niet geretourneerd of worden overgenomen door collega s. Bij vernietiging en overdracht bleek dat minstens 100 dossiers ontbreken, vaak ook te bewaren dossiers. De gemeente heeft de ambitie om zaakgericht en volledig digitaal te gaan werken. Dit kan een grote bijdrage aan de oplossing zijn voor de hierboven geschetste problematiek. Ten aanzien van de ontbrekende dossiers is toegezegd dat de uitleen wordt aangepakt. Een ander vraagstuk dat samenhangt met de ordening en toegankelijkheid is het gebruik, de vulling en autorisatie van delen van de systemen, vooral op het terrein van de privacy. Post

10 Permar voerde in 2013 de verdeling en scanning van post uit. De scanning van post dient als voorbereiding op substitutie, m.u.v. de creditfacturen waarvoor het al een feit is. In 2013 was de postbezorging en aanlevering niet stabiel. Dat bleek onder andere uit de reacties die kwamen op een artikel op de intranetpagina Dinges Post, hoe gaat dat nu? van 6 november Brandweer Per 1/1/2014 is de Brandweer overgegaan naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden. Voor de archiefstukken is een conceptoverdrachtsovereenkomst gezien in november Op 13 november 2013 heeft de archiefinspecteur daar opmerkingen bij geplaatst: Wanneer het gaat om bepalingen rondom archieven, is het - volgens het Besluit Informatiebeheer Gemeente Ede 2009, artikelen 22, 28 en 29 - noodzakelijk eerst de gemeentearchivaris in te lichten en diens advies te vragen. Dat is niet gebeurd. De semistatische archieven en preventiedossiers bouw- en milieu blijven beschikbaar op de huidige locaties gedurende tien jaar. Dat betekent een bruikleen van de dossiers. Er is niet duidelijk afgesproken op welke wijze en wanneer exact de dossiers geretourneerd worden. Bovendien is er het gevaar van vermenging van dossiers. Archiefbescheiden van preventiedossiers worden gedigitaliseerd volgens een format. Dit format is niet verder beschreven. In de overeenkomst is sprake dat zowel papieren als gedigitaliseerde stukken als originelen worden beschouwd. Het brengt risico s met zich meer voor het beheer en de vernietiging van dossiers. Er zijn onduidelijkheden rondom de overdracht van (informatie uit) personeelsdossiers. Opgenomen is dat "benodigde verleende vergunningen t.a.v. het gebouw waaronder de milieuvergunning en de gebruiksvergunning door de gemeenten aan de VGGM overgedragen worden". Daar is geen toestemming of advies voor gevraagd. Er is een risico van vermenging van dossiers of dat ze niet geretourneerd worden. Het is de vraag of de partijen zich voldoende realiseren dat de stukken die feitelijk naar de VGGM gegaan zijn maar eigendom zijn van de Gemeente Ede, onder het zorgdragerschap van de Gemeente Ede vallen, uitgeoefend door DIV. Het toezicht op het beheer wordt uitgevoerd door de Gemeente Ede voor deze stukken. Er is gevraagd om de overdracht formeel te regelen, volgens de voorwaarden die Besluit Informatiebeheer en Archiefwet stellen. Hierop is geen reactie gekomen. Er is in 2013 geen overdracht getekend. Dat betekent dat de archieven zonder duidelijke afspraken nu bij de VGGM berusten. Duurzaamheid Hierboven (m.u.v. Brandweer) betrof het de vindbaarheid en compleetheid van stukken en dossiers. Wanneer het gaat om de duurzaamheid en daarmee de toegankelijkheid en authenticiteit zijn er de volgende opmerkingen: Het blanco A4 papier dat nu wordt gebruikt voor het opmaken van archiefbescheiden voldoet aan de eisen, zoals genoemd in de Archiefregeling. Het is onduidelijk of de inkt van het logo van Ede ook voldoet. Overigens zijn de A4 van Plano Superior, ook zonder overleg met DIV of Gemeentearchivaris, vervangen door Motifpaper. Niet alle toners voldoen in 2013 aan de eisen uit de Archiefregeling. Een deel van de toners voldeed eerder wel aan de eisen, een ander voldoet niet aan de eisen uit de Archiefregeling. Eind 2013 zijn de multifunctionals (Ricoh, MP 3000, MP 3350scp, MP 4000, DSM645, MP C4000, MP C2800) vervangen door multifunctionals van Konica Minolta. Hierbij is DIV of Gemeentearchief niet gevraagd naar hun voorwaarden waar multifunctionals aan moeten voldoen. Er is geen certificaat dat de multifunctionals voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling. Nauwelijks een pen voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling.

11 De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden en voldoet hiermee aan de artikelen 9 en 10 van de Archiefregeling. Voor de digitale informatie op aparte dragers (DVD, CD) is nog geen bewaarstrategie ontwikkeld. Het is onbekend of de juiste gegevensdragers worden gebruikt en of deze op de juiste wijze zijn verpakt en geborgen conform de Archiefregeling. De archivering van WABO-dossiers zoals hierboven beschreven raakt niet alleen de compleetheid van stukken en dossiers, maar juist ook de authenticiteit. De authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van gegevens loopt gevaar door de gang van zaken rondom het handboek substitutie en de SLA met Permar, zoals in 2.2 aangegeven en in 2.5. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht van archiefbescheiden. R100 s worden niet gearchiveerd. Versnippering in beheer en gebruik van informatie: * hybride archivering * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM)) Organisatorische oorzaken: geen cultuur van vastleggen s in dossiers (houding/gedrag) Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon Archivering van is onderdeel van het project zaakgericht werken. In 2011 is het project Zaakgericht Werken nadrukkelijker verbonden met het programma Ede Beter. Dat levert een betere borging op, maar ook een startvertraging. Eind 2011 vindt nu selectie van een zaaksysteem plaats. De realisatiedatum van het project is ongewijzigd. Februari 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa wordt in 2012 in gebruik Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering Bewustwording vergroten.

12 A008 Er is niet één dossier m.b.t. één zaak. A009 Bouwvergunnigen zijn deels niet te vinden. A010 A011 WABO-vergunningen worden onveilig opgeslagen. Digitale exemplaren worden uitgeprint. Papieren stukken zijn niet meer leesbaar R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd. Hybride archivering Veel systemen en netwerkschijven worden gebruikt voor archivering Geen registratie van verleende bouwvergunningen. Technische voorziening wordt niet gebruikt. Materialen voor papieren archiefbeheer voldoen niet volledig: papier groter dan A3. Diverse multifunctionals voldoen niet. Digitale stukken worden uitgeprint. Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld; Uniformiteit in uitvoering is beperkt. Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Onvindbaarheid van verleende vergunningen. Proces van vergunningverlening is niet reconstrueerbaar. Mogelijk moeten alle stukken die voor bewaring in aanmerking komen, omdat de materialen (papier, toner, inkt) niet voldoen in de toekomst worden vervangen. Stukken zijn onvindbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. genomen. Juli 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa is deze maand in gebruik genomen. De kans van optreden daalt hierdoor naar 30% (was 50%). Inspecteur: technische mogelijkheden zijn er. Er werd in 2013 ook te beperkt gebruik van gemaakt. Vergelijk ook R100. Met de nieuwe multifunctionals is het nog onduidelijker of voldaan kan worden aan de eisen uit de Archiefregeling. Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor Volledig digitaal werken Controle van de bouwvergunningen en ontbrekende nummers en adressen invoeren Mogelijke maatregelen: * substitutie * registreren en opnemen van de digitale stukken in Verseon * archivering aan de bron

13 een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. A024 A025 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt Archief van de Brandweer raakt vermengd met archief van de VGGM of wordt onrechtmatig vernietigd/ toegeëigend R113 Aanbesteding verloopt niet volgens de geldende regels (o.a. verkeerde aanbestedingsprocedure). Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer Geen en/of geen goedgekeurde uitlening (mogelijk vervreemding) van archieven van de Brandweer aan de VGGM Budgethouders zijn niet/onvoldoende op de hoogte van wet- en regelgeving Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar. Onrechtmatige vernietiging; stukken zijn niet vindbaar; bij overdracht van te bewaren stukken van de gemeente ede/ Brandweer, moeten dossiers ontvlecht worden. Ingebrekestelling door de Europese Commissie, wat kan leiden tot het opnieuw moeten aanbesteden en eventueel een claim door een benadeelde partij. Rechter vernietigt overeenkomsten. Materialen worden te duur aangeschaft Opmerking archiefinspectie 2013: R162 is met name gericht op Verseon. Niet op andere systemen en wijze van vastleggen. Inschatting is dat de grootste risico's op dit terrein liggen bij werken. Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken, zoals: professionarisering inkoop. Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage. Maak duidelijke en rechtmatige afspraken over de uitlening, gebruik en retournering van dossiers. Er is een groot aantal maatregelen genomen om de risico's te beperken. 2.4 Digitale archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het in het bijzonder om het digitaal werken. De vraag of de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer werkt en of de Gemeente voldoet aan specifieke wettelijke voorschriften.

14 De gemeente kent een hybride informatievoorziening. Het papieren archief is leidend, het zal later worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In Verseon zit een digitaal schaduwarchief. De hybride manier van werken kent grote nadelen. Zo kan er onduidelijkheid ontstaan over de vindplaats of de laatste versie van een archiefstuk. Bovendien betekent het dubbel werk. Hoewel het formele archief papieren dossiers betreft, zijn er natuurlijk wel digitale archiefbescheiden. Er is geen duidelijk beleid voor de opslag van bijvoorbeeld digitale bestemmingsplannen, beeldmateriaal, bewegend beeld en geluidsopnamen. De website van de gemeente wordt gearchiveerd als geheel. De gemeente werkt bij nieuwe projecten met een grote archiefcomponent met het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Dat is gebeurd bij de substitutie van financiële administratie, bij de voorgenomen substitutie van te bewaren stukken die in Zaaksysteem.nl komen. De risico s zijn hieronder ook aangegeven. Wel moet bij A030 (oud R164) de opmerking gemaakt worden dat de kans op dit risico groter dan 10% is. Er is bij A030 vooral uitgegaan van de bruikbaarheid en leesbaarheid van documenten die in Zaaksysteem komen. Een groot deel komt daar niet in, maar dient toch langdurig bewaard te worden. Bijvoorbeeld: foto s, AV materiaal zoals raadsvergaderingen, databases op netwerken, GIS-bestanden. Momenteel worden er nauwelijks open standaarden gebruikt binnen de gemeente. Uitzondering zijn JPEG voor afbeeldingen en HTML/Pop3 voor s die zijn opgenomen in Verseon. Zaaksysteem zal met open standaarden werken, waarin documenten met de open standaard pdf/a1 opgenomen worden. Omdat dit binnen afzienbare tijd gebeurt, wordt dit niet als risico aangemerkt. Daarnaast zal MicrosoftOffice vervangen worden door LibreOffice. Voor de overgang van Verseon naar Zaaksysteem.nl zal er een overzetting zijn per proces, waarvan alleen BBV en MOR s in 2013 opgenomen zijn. Pas met Zaaksysteem.nl wordt volledig gewerkt met digitale stukken, die in Zaaksysteem.nl komen. Binnen Verseon gelden de papieren stukken als het origineel. Metadata worden evenwel overgezet, of dat nu naar een nieuw systeem zoals Zaaksysteem.nl is, of een ander systeem waarin de metadata beheerd worden. Van deze conversie dient een verklaring te worden opgemaakt (of dient onderdeel te zijn van de juiste overzetting). Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A030 (oud R164) Onbruikbaarheid van media/bestandsformaten (digitale duurzaamheid) Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld. Onvindbaarheid van gegevens met alle consequenties voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. Opmerking Archiefinspectie 2013 en 2014: het betreft vooral het centrale beheer in

15 A012 R165 R166 R169 R170 R171 R605 R167 Gegevens over zaken zijn corrupt of verloren Zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT. Aangeschafte en geïmplementeerde software voldoet niet aan de eisen. Geen verklaring van conversie of migratie De ontwikkeling van software is nog niet (volledig) afgerond. De uitvoering van taken en het nemen van besluiten voldoet niet (kwantitatief en kwalitatief). Verseon/ Zaaksysteem.nl, maar niet overige archiefwaardige systemen, waaronder losse dvd s en Atlantis Oktober 2010: Begin 2010 is door het BOIA de "Selectieleidraad Software" vastgesteld. Door toepassen van de leidraad, waarop het BOIA zal toezien, vindt een afdoende toetsing plaats op functionaliteit en inpasbaarheid. Tevens is afgesproken dat voorstellen, ongeacht waar deze worden behandeld, worden voorzien van een risicoparagraaf. Significante afwijkingen van de selectieleidraad behoren te worden gemeld in de risicoparagraaf. Door deze maatregelen is dit risico beheersbaar geworden en zal de kans afnemen. Tussen januari 2011 en juli 2012 zijn de maatregelen besproken. Niet overal wordt de Selectieleidraad gehanteerd. De concentratie Verklaring van conversie/ migratie opnemen in proces van overzetten. Het opstellen van een Selectieleidraad Software en organisatiebreed handelen naar de uitgangspunten die hierin zijn opgenomen.

16 van de I-functie moet oplossing bieden. 2.5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente zorgvuldig afweegt wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente geselecteerd en wordt hierbij gebruik gemaakt van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. Er worden processen-verbaal van vernietiging opgemaakt die een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaringen van de verantwoordelijke ambtenaar en de gemeentearchivaris. Wat mist is een daadwerkelijke verklaring van vernietiging van het bedrijf. Hiermee wordt een (beperkt) risico gelopen. Vervanging van archiefbescheiden geschiedt voor facturen. Hiervoor is machtiging afgegeven. In 2012 liep een aanvraag voor de vervanging van blijvend te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden die centraal geregistreerd en beheerd worden. Deze is in 2013 afgegeven. Digitale vernietiging is een uitdaging. Door de backupprocedure is het mogelijk dat digitaal vernietigde archiefstukken reproduceerbaar zijn en daarmee niet vernietigd. De punten m.b.t. de Brandweer zijn al besproken. Er is vermoedelijk sprake van uitlening, niet van vervreemding. In juli 2013 zijn vernietigingslijsten voor Brandweer en Regionale Brandweer (Verseonnummers en ) goedgekeurd. Er zullen nog vernietigingslijsten worden opgesteld voor de komende jaren. Voor het te bewaren deel is afgesproken dat het wordt overgedragen aan Gemeentearchief Ede en dat Gemeentearchief Ede het geheel bewerkt. Substitutie: In 2013 is een Handboek substitutie voor te bewaren stukken opgesteld. Deze is voorzien van een positief advies door de gemeentearchivaris. Echter: er is geen sprake van daadwerkelijke substitutie van te bewaren of te vernietigen stukken, anders dan al afgegeven is voor creditfacturen. In de loop van 2013 is de SLA met de Permar gewijzigd. Naar deze SLA wordt het Handboek substitutie voor te bewaren stukken verwezen. Hiervoor is geen overleg geweest met de gemeentearchivaris; er is dan ook geen positief advies. Vooral enkele waarborgen t.a.v. de kwaliteit waren weggevallen. Deze SLAwijziging heeft echter ook betrekking op de substitutie van de creditfacturen. Inmiddels wordt in 2014 de SLA aangepast, waarmee voldaan kan worden aan alle eisen voor substitutie. De gedigitaliseerde creditfacturen blijven beschouwd als gesubstitueerd. In het Handboek en de SLA was ook opgenomen dat er jaarlijks een audit door de gemeente wordt gedaan op het proces van substitutie. Dat is in 2013 niet als zodanig gebeurd. Wel is geconstateerd dat de SLA vervangen is en dat er enkele wijzigingen zijn in het Handboek substitutie. Dit wordt in 2014 vastgesteld. Speciale aandacht gaat daarbij uit naar de borging van de kwaliteit en het garanderen van die borging. Ten aanzien van stukken die door de Omgevingsdienst de Vallei worden behandeld geldt dat er in 2013 en ook zeker een deel van 2014 digitale stukken worden uitgeprint. Vernietiging en overdracht

17 Voor de Gemeente Ede is in 2013 een voorstel voor vernietiging van archiefbescheiden gedaan. Dit voorstel is momenteel in behandeling. Er blijkt dat diverse dossiers onvindbaar zijn. Wanneer zij daadwerkelijk niet gevonden worden en wanneer de inhoud te bewaren is, moet gekeken worden in hoeverre informatie uit te vernietigen dossiers de te bewaren inhoud kan vervangen. De stukken m.b.t. personeel worden in RAET opgenomen. RAET heeft onvoldoende kenbaar gemaakt in hoeverre zij de vernietigingstermijnen kunnen hanteren ( 15 maart 2013). Bovendien mag er niets vernietigd worden, omdat er geen verklaring van vernietiging is opgesteld en gegeven. Er is overleg gevoerd in 2013 over de vernietiging van salarisstaten. Aandachtspunt daarbij is nog in hoeverre de pensioenrechten nog gelden. Daarvoor is duidelijkheid nodig van het pensioenfonds. Een ander aandachtspunt blijft in hoeverre rekening gehouden wordt met de schadelijke stoffen waar personeelsleden (mogelijk) mee te maken hebben gehad. De vernietigingstermijn voor dergelijke stukken is 40 jaar na einde dienstverband. Er zijn microfiches van riooltekeningen gevonden. De riooltekeningen zelf zijn vernietigd zonder toestemming. De microfiches mogen niet vernietigd worden. Het is niet duidelijk of de archiefstukken die door ACV en Werkplaza beheerd worden ook volgens de normen worden bewaard en vernietigd. Er wordt in ieder geval geen proces-verbaal van vernietiging opgemaakt. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A013 A024 A026 Archiefstukken worden niet daadwerkelijk vernietigd, ook al is daar machtiging toe gegeven. Gegevens gaan verloren of zijn corrupt Digitale bestanden worden niet vernietigd, Daadwerkelijke verklaring van vernietiging ontbreekt. Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer Digitale vernietiging is niet geregeld Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar. Stukken die vernietigd moesten worden, worden Momenteel wordt vernietigd na goedkeuring door gemeentearchivaris. Van de daadwerkelijke vernietiging wordt geen verklaring opgemaakt. Opnemen van verklaring van daadwerkelijke vernietiging door Vernietigingsbedrijf. Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage. Regel digitale vernietiging van archiefbescheiden.

18 omdat ze op meer plaatsen opgeslagen zijn. A027 Er wordt onrechtmatig vernietigd. R161 Ontslag van ambtenaren A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht van archiefbescheiden. Onduidelijkheid over personeelsstukken, geen afspraken met RAET, ACV, Werkplaza Onvoldoende dossieropbouw bij ontslagzaken Versnippering in beheer en gebruik van informatie: * hybride archivering * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM)) gebruikt (gaan eigen leven leiden). Financiële schade, imagoschade. Ingrijpen door GS Schadeloosstellingen bij ontslag. Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Zie ook R161 Diverse maatregelen voor goede dossieropbouw. Juli 2012: intentie is om het niet tot ontslag te laten komen, maar vooraf tot andere maatregelen te komen. Op basis van ervaringen van de afgelopen jaren het bedrag aanpassen naar (was ). Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon Bekijk, samen met de bedrijfsarts, de personeelsdossiersopbouw. Spreek vernietiging en beheer duidelijker af met RAET. Het uitvoeren van een kwaliteitstoets op de gesprekken in het kader van de waarderingscyclus (van leidinggevende en medewerkers) door P- medewerkers. Het sparren van P-medewerkers onderling over dossieropbouw. Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering 2.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overneemt, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk. Alle te bewaren archiefbescheiden ouder dan 20 jaar moeten overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen door geïnteresseerden. Er zijn enkele aandachtspunten:

19 Bouwvergunningen van de Gemeente Ede tot en met 2001 staan in de archiefbewaarplaats. Deze worden, samen met bouwvergunningen na 2001, ter inzage gegeven op studiezaal. Deze stukken zijn louter in fysiek beheer van het gemeentearchief. Overdracht heeft niet plaatsgevonden. Een van de redenen voor het gegeven dat geen overdracht plaatsgevonden heeft, is dat de toegang van diverse bouwdossiers onvoldoende is. Om het ruimtegebrek bij DIV te verlichten staat het archiefblok ook in de archiefbewaarplaats. DIV is bezig met het gereedmaken van alles zodat overdracht kan plaatsvinden in Daarbij worden ook milieuvergunningen, bouwvergunningen e.d. overgedragen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met de toegankelijkheid van bouwvergunningen (zie 2.3). Milieuvergunningen vanaf 1948 worden door DIV beheerd en zijn nog niet overgedragen. Risicoprofiel Er zijn geen risico s die genoemd moeten worden op dit terrein. In 2013 en 2014 werden en worden niet toegankelijke gemeentelijke archieven met voorrang geïnventariseerd. Wanneer geen formele overdracht plaats heeft gevonden, worden de archieven overgedragen. 2.7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots In dit onderdeel gaat het over de fysieke en digitale bewaaromstandigheden voor archieven. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de Archiefwettelijke eisen. De archiefruimte (bekend als depot 3 ), locatie Bergstraat voldoet ook aan die eisen. In de toekomst is het nodig deze ruimte te gaan gebruiken als archiefbewaarplaats. De reden hiervoor is dat de archiefbewaarplaats bijna vol is. Er dient wel een oplossing gevonden te worden voor de stukken die momenteel in depot 3 zijn opgeslagen. Dat kan door de stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen in een andere archiefruimte (zoals de Vleugel) op te slaan; en/of door de stukken die voor vernietiging in aanmerking komen op een andere locatie op te slaan. In de Vleugel is eveneens een archiefruimte. Momenteel worden hier privacygevoelige maar vernietigbare archiefbescheiden opgeslagen. In maart 2013 zijn zilvervisjes geconstateerd in de Vleugel. Omdat de Vleugel alleen gebruik wordt voor te vernietigen stukken, is hier geen actie op ondernomen door de archiefinspecteur. Wanneer de Vleugel gebruikt wordt voor te bewaeren stukken, of wanneer stukken vanuit de Vleugel toch naar een archiefruimte/ archiefbewaarplaats gebracht worden waar te bewaren archieven staan, is speciale aandacht voor dit feit nodig. De ruimte voor de opslag van archieven bij de Brandweer voldoet niet en wordt gedoogd. Dat geldt ook voor de Kluis van Burgerzaken. Voor de Brandweer geldt dat dit na 1/1/2014 door de VGGM beheerd wordt. Het gaat evenwel nog om stukken van de Gemeente Ede. In deze KPI rapportage is ook het gebouwenbeheer meegenomen. Het gaat dan om de beveiliging en het beheer van dynamische (digitale) archieven. Verseon zou moeten voldoen aan de eisen voor de opslag van digitale archiefbescheiden. Dat geldt ook voor Zaaksysteem.nl. De andere applicaties (Wave, Atlantis) voldoen niet. Voor GWS4ALL is het onduidelijk. Voor duurzame, blijvende bewaring van digitaal archief is al helemaal geen voorziening. De noodzaak voor een veiilge, stabiele en betrouwbaar digitaal depot dringt zich meer en meer op. In de oplegnotitie bij de KPI-rapportage 2012 is aangegeven dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt. Daarbij wordt aangesloten bij landelijke of regionale oplossing. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel

20 A015 A016 A017 A018 A028 Er kunnen geen archieven veilig bewaard worden. Er kunnen geen archieven veilig opgeslagen worden. WIZ-archief ligt niet veilig, net als Burgerzaken en Brandweer Er is geen voorziening voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden. Schimmelexplostie in archiefbewaarplaats en/of archiefruimte R99 Ongeoorloofde toegang tot een gemeentelijk gebouw door het ontbreken van een effectieve toegangscontrole. R200 Archief: onbevoegden hebben toegang tot archief. Hierdoor kan vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar worden. Er is te weinig ruimte voor de archiefbewaarplaats. Er is te weinig ruimte voor de archiefruimte. Er is te weinig ruimte voor te vernietigen papieren archief Er is geen oplossing voor duurame opslag van digitale archiefbescheiden (digitaal depot) Klimaatinstallatie functioneert onvoldoende Toegangsbeveiligingssysteem is op termijn niet meer up to date als gevolg van herinrichting kantooromgeving Onterechte toegangsverlening door de eigen medewerkers Oneigenlijk gebruik bedrijfsgegevens, fraude, belangenverstrengeling Niet voldoen aan wettelijke verplichting van overbrenging. Archieven worden in kamers opgeslagen. Vroegtijdige vernietiging. Informatieverlies, onleesbare of onvindbare stukken. Archieven vuil en moeten gegammastraald én schoongemaakt worden. Wanneer er sprake is van schimmels of ongedierte, kan dat tientallen meters betreffen. het verkrijgen van toegang tot privacy gevoelige documenten of bestanden, verlies van (bevolkings)gegevens en het ontvreemden van goederen Misbruik van bedrijfsinformatie Zie ook A016, A017 Zie ook A015, A017 Zie ook A015, A016 Voor Brandweer in 2014 verholpen: dossiers naar depot 3 overgebracht. Kan ook veroorzaakt worden door eten en drinken in depot. Februari 2011: geen aanvullende maatregelen getroffen, risico niet gewijzigd. Februari 2013: Er vindt een heroverweging van maatregelen plaats. Er is reeds een gebouwenbeheerssysteem aangeschaft met een druppelsysteem waarin per persoon bevoegdheden worden geregeld en daarmee ook toegang tot het archief. Uiteraard is er wel een restrisico dat niet afgedekt Archiefruimte 3, voldoet aan eisen voor archiefbewaarplaats, als archiefbewaarplaats aanmerken. Andere mogelijkheid: nieuwbouw. Archiefruimte De Vleugel gebruiken als archiefruimte en niet voor opslag WIZ-dossiers. Digitaal werken. Gebruik/ huur goed beveiligde ruimte. Digitaal depot dat voldoet aan eisen ED3(2) Aanpassen klimaatinstallatie. Naleven regels t.a.v. eten en drinken in depots.

Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht.

Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht. Voorstel aan burgemeester en wethouders Zaaknummer 25226 Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht. Samenvatting/korte toelichting: Met het inwerking

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015 noord-hollands archief a Theo Pieters Gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN X0 GEMEENTE VELSEN INGEK NR Docinfo 1 * APR. 2015 Datum: 9 april 2015 Onderwerp: Jaarverslag 2014 Uw kenmerk: Ons kenmerk:

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer..,

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer.., Bezoekadres Vijzelstraat 32 1017 HL Amsterdam Postbus 51140 1007 EC Amsterdam Telefoon 020 2511 511 Fax 020 2511 512 Retouradres: Stadsarchief, Postbus 51140, 1007 EC Amsterdam Dienst.. De heer. Postbus..

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014.

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Wjlprich.ip [ j Rijn en Ij'.snl 15.03649 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM Waterschap Rijn en IJssel ingekomen - 8 APR, 2015 Doetinchem Ons kenmerk

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 (ten behoeve van horizontale verantwoording) Van: college van Burgemeester en Wethouders Westvoorne Aan: gemeenteraad Westvoorne Opgesteld

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Lokale regelingen 3-4 2.1. Archiefverordening en besluit 3 2.2. Bezoekersreglement 3 2.3. E-mail protocol 3 2.4. Interne richtlijn

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad,

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad, Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft 169 2611 HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon

Nadere informatie

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage.

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

IN14.02G64 «llllillllllllllllllllilllllll. GEMEENTE BEUìV INGEKOMEN. Ì y MEI nu. Ons kenmerk AR00/14.0006220

IN14.02G64 «llllillllllllllllllllilllllll. GEMEENTE BEUìV INGEKOMEN. Ì y MEI nu. Ons kenmerk AR00/14.0006220 Regionaal Archief Nijmegen G E M E E N T E ijmegen Extra afschriften voor: Archiefinspectie AROO Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beuningen Postbus 14 6640 AA Beuningen IN14.02G64

Nadere informatie

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Provincie Noord-Brabant Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Auteur I.J.H.Koch Datum mei 26 Managementsamenvatting en conclusies

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

Protocol archiefbeheer

Protocol archiefbeheer 162 Protocol archiefbeheer Protocol archiefbeheer 1. Definitie archief Een archief is het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken zijn

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2014 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Bevindingen 7 Archiefstructuur 7 Vernietiging archiefbescheiden 7 Archiefbescheiden

Nadere informatie

i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok

i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok Adviesformulier 23 Het college van B. en W. De burgemeester El De secretaris El Het managementteam Agendanummer: Datum: Afdeling/team: Adviseur: i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok Reg.nr. Par. manager:

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Economische Zaken > Retouradres Postbus 20401 2500 EK Den Haag Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap T.a.v. mw. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Postbus

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond Rapportage KPI-meting 2015 1 2 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

LEIDRAAD EN MODEL DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN GEMEENTE AMSTERDAM

LEIDRAAD EN MODEL DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN GEMEENTE AMSTERDAM LEIDRAAD EN MODEL DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN GEMEENTE AMSTERDAM Gemeentearchief Amsterdam, Sectie Inspectie, 10 juni 2003 / bijgewerkt 25 juli 2006 LEIDRAAD VOOR DE OPSTELLING VAN EEN DOCUMENTAIR STRUCTUURPLAN

Nadere informatie