Omgevingsvergunning. F. Fijen regisseur Platform Omgevingsrecht Stadswerk en BMS bv 28 oktober 2010

Transcriptie

1 Omgevingsvergunning 1 WABO EN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

2 Even voorstellen Frans Fijen 2 Functies: Directeur / senior adviseur BMS b.v. Haarlem Regisseur platform omgevingsrecht Stadswerk Betrokkenheid bij Wabo-DIV: Deelname in landelijke begeleidingscommissie Hoofdauteur leidraad Wabo DIV / archivering Docent verdiepingscursussen Wabo-DIV voor VROM Implementatie Wabo bij diverse gemeenten

3 3 Kernboodschappen Leidraad Wabo DIV en verdiepingscursussen 1. Bepaal positie ten opzicht van Omgevingsloket online 2. Bepaal strategie communicatie en authenticiteit documenten 3. Regel digitaal en analoog maken van documenten 4. Regel up- en downloaden van documenten Omgevingsloket online 5. Regel dossieropbouw 6. Regel archiveren

4 Vertrekpunt presentatie 4 BWT-er is vaak casemanager voor een aanvraag omgevingsvergunning Coördinatie van aanvragen omgevingsvergunning ligt vaak bij BWT Waar lopen we vanaf 1 oktober 2010 tegen aan op het gebied van Wabo DIV?

5 Relevante situaties 5 Wabo - DIV Analoge situatie Hybride situatie Digitale situatie Behandeling en archivering 100% analoog Behandeling digitaal en archivering nog analoog Behandeling en archivering 100% digitaal

6 Uitgangspunten 6 Omgevingsloket online wordt gebruik als Brievenbus Informatie-uitwisselingsplatform bestuursorganen (Nog) geen substitutie: toestemming om digitale bestanden in de plaats te stellen van analoge bescheiden

7 Te bespreken punten 7 Analoog Hybride Digitaal 1. Het analoge en digitale dossier X X X 2. Het digitaliseren van analoge bescheiden X X X 3. Het downloaden van Omgevingsloket online X X 4. De authenticiteit van documenten X X X 5. Het bewaren van digitale documenten X X X 6. Het digitaal beschikken en ter visie leggen X X

8 8 Wabo - DIV 1. Het analoge en digitale dossier Het project of de zaak is leidend

9 Dossieropbouw aanvraag 9 Zaakgedeelte Project waarvoor een omgevingsvergunning nodig is Deel voor de casemanager Gedeelte voor deelzaken Activiteit onderdeel uitmakend van het project Deel voor adviseurs

10 Intake Ontvankelijkheid Inhoudelijke beoordeling Besluitvorming Besluit Publicatie, bezwaar en beroep Inspectie Vertrouwelijke informatie Vervallen informatie Zaak 10

11 Deelzaken 11 Bouwen bouwwerk Aanleggen / wijzigen werk Strijdig gebruik planologisch Brandveilig gebruik bouwwerk Exploiteren inrichting Aanpassen rijksmonument Slopen ogv planologisch verbod Slopen in beschermd rijksgebied Slopen bouwwerk Aanpassen overig monument Slopen in beschermd overig gebied Aanleggen / wijzigen weg Aanleggen / wijzigen uitweg Plaatsen alarminstallatie Vellen houtopstand Aanbrengen handelsreclame Opslaan roerende zaken Beschermen natuurgebieden Beschermen flora en fauna Wijzigen gesloten stortplaats Beschermen grondwatergebieden

12 Inhoud deelzaken 12 Adviesaanvragen in verschillende stadia van proces Adviezen op basis van adviesaanvragen Specifieke toetsdocumenten (checklists, formulieren) Specifieke documenten, die geen onderdeel uitmaken van de zaak Geen onderdeel aanvraagformulier + bijlagen Geen onderdeel vergunning Niet voor andere activiteiten van belang

13 Type omgevingsvergunning 13 Deelzaken in wezen niet overal relevant; deelzaken spelen bij meervoudige aanvraag Betreft het een of meerdere activiteiten waarvoor een aanvraag wordt ingediend? Enkelvoudig: kappen van een boom Meervoudig: kappen van een boom + slopen van een bouwwerk + nieuw bouwen van een bouwwerk + aanleggen inrit.

14 Wijze van archivering 14 Uitgangspunt: Voor de omgevingsvergunning wordt gebruik gemaakt van bestaande selectielijsten Activiteiten omgevingsvergunning moeten daarom altijd worden teruggebracht tot de voor 1 oktober bekende toestemmingen Twee manieren van archiveren: Integrale methode: langste bewaartermijn is leidend voor opschonen Modulaire methode: bewaartermijn per activiteit is leidend voor opschonen

15 Dossiervorming en deelzaken 15 Bij modulaire archivering Deelzaken moeten in dossier aanwezig zijn Bij integrale archivering: Keuzevrijheid: deelzaken expliciet onderscheiden of onderbrengen bij onderdelen op zaakniveau

16 Nieuwe spelregels 16 Casemanager bouwt dossier tijdens het werkproces op Per tabblad van het dossier is een lijst met documenten aanwezig die erachter kunnen zitten Protocol vervallen documenten

17 Digitale vertaalslag 17 Dossiervorming in: Zaaksysteem Document Management Systeem (DMS) Vergunningenapplicatie Mappenstructuur Windows

18 Niet één op één met analoog dossier 18 Indeling analoog dossier is in systemen op uitzondering na niet te realiseren Dossier is verzameling documenten Ordening vindt plaats via: Naamgeving bestanden Metadata bestanden (sorteren en selecties)

19 Archivering 19 Verschillend per systeem Zaaksysteem en DMS hebben voorzieningen Twee manieren: Op zaakniveau: integrale methode Op documentniveau: nabootsen modulaire methode Omgevingsvergunning is een vreemd zaaktype Zaakgericht werken: zaaktype heeft één bewaartermijn Archiveren op zaakniveau is dus niet vooraf, maar achteraf termijn opgeven

20 20 Wabo - DIV 2. Het digitaliseren van analoge bescheiden Digitaal indienen is geen vereiste

21 Onontkoombaar 21 Hybride situatie: analoge aanvragen digitaliseren voor digitale behandeling Analoge aanvragen digitaliseren als dit nodig is voor informatie-uitwisseling met andere bestuursorganen

22 Scanbatch 22 Het zorgen dat analoge bescheiden op een juiste wijze in pdf bestanden terecht komen Welke documenten van een analoge aanvraag moeten in aparte pdf s worden gescand? Directe relatie met herkenbaarheid en werkbaarheid

23 Voorbeeld scanbatch 23 Scheidingsblad Poststuk Aanvraagformulier Scheidingsblad Bijlage Plattegrond oude en nieuwe situatie Scheidingsblad Bijlage Situatietekening Scheidingsblad Bijlage Enz.

24 Documenttypen 24 Hoe worden digitale bestanden genoemd? Welke documenttypen worden onderscheiden? Er zijn landelijk heel veel typen in omloop en standaarden zijn er nog niet echt! Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) als basis Nadere specificatie nog wel nodig (op basis van Mor)

25 Documenttype 25 Aanvraag Advies Behandelingsbericht Bekendmaking Berekening* Beroepschrift Besluit Daglicht Ventilatie EPC Constructie Capaciteit.

26 Het scannen (en voorbereiden) 26 Technische voorwaarden: Archiefwaardig formaat (bijvoorbeeld PDF/A) Juiste DPI Maatvastheid (sticker met maatstreepjes) Organisatorische voorwaarden Op juiste plek Binnen korte tijd Kwaliteitscontrole

27 27 Wabo - DIV 3. Het downloaden van digitale bestanden Omgevingsloket online Geen aansluiting van diverse werelden

28 Conversieproblematiek 28 Het downloaden van bestanden via ftp software geeft i.h.a. weinig problemen Er zit wel een problematiek direct achter: Omgevingsloket online is een eigen DIV wereldje

29 Eigen wereldje 29 Eigen set documenttypen en metadata niet verder afgestemd op wet- en regelgeving relevant voor DIV Aanvragers kunnen zelf namen geven en documenttype toekennen Er is alleen controle op extensie niet op juistheid extensie Archiefwaardig format niet meer vereiste

30 Hernoemen bestanden 30 Na downloaden bestanden openen Vervolgens hernoemen volgens eigen standaard Van belang: Eenduidig gebruik overzicht documenttypen (zie eerdere punt RGBZ) Eenduidige set metadata

31 Voorbeelden metadata 31 Nummer document (automatisch aangemaakt) Documentdatum Onderwerp document Naw gegevens afzender document Richting document (inkomend / uitgaand / intern) Behandelende afdeling of team Documenttype Zaaknummer

32 Metagegevensschema 32 Archiefregeling NEN ISO Richtlijn metadata overheidsinformatie Archiefstuk/dossier (zaak) Bedrijfsprocedures, beleid en mandaat Actoren Bedrijfsactiviteiten of processen Recordmanagement processen

33 33 Wabo - DIV 4. Authenticiteit van documenten Met wat voor een document werk ik nu?

34 Authenticiteit 34 Een document stemt overeen met het oorspronkelijke. Van een digitaal document is het minder gemakkelijk vast te stellen of het authentiek is, dat wil zeggen of de weergave conform de oorspronkelijk vastgelegde versie is en of het document de beoogde functie heeft behouden. Eisen Omgevingsloket online: read-only, geen layers

35 Origineel of kopie 35 Er moet duidelijkheid zijn over status document: origineel of kopie Digitaal ingediende aanvraag met bijlagen printen en plotten: digitaal versie is origineel en analoge versie is kopie. Analoog ingediende aanvraag met bijlagen digitaliseren: analoge versie is origineel en digitale versie is kopie. Status analoog en digitaal document kunnen in een dossier dwars door elkaar heen lopen

36 Noodzaak om te waarmerken 36 Komen tot een set spelregels Analoge omgeving: Op analoog gemaakte digitale aanvraag zetten: kopie + nummer Omgevingsloket online + bestandsnaam Digitale omgeving: Verkrijgen substitutie: digitale documenten in de plaats stellen van analoge versies Zolang geen substitutie: expliciet aangeven wat kopie en / of origineel is

37 37 Wabo - DIV 5. Het bewaren van digitale bestanden Waar laat ik digitale bestanden?

38 Bewaarplaats 38 Analoge situatie: digitaal ontvangen aanvraag Omgevingsloket online via overhalen naar eigen archief Op DVD In eigen mappenstructuur Digitale situatie: In DMS of zaaksysteem In Vergunningenapplicatie In eigen mappenstructuur

39 Kwestie van duurzaamheid 39 Bewaarplekken moeten duurzaam karakter hebben E-depot dat voldoet aan wettelijke eisen Rodin: referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer Zolang niet aanwezig dan is alle opslag in principe tijdelijk

40 40 Wabo - DIV 6. Het digitaal beschikken en ter inzage leggen Hoe ver reikt digitaal werken?

41 Omgevingsloket online 41 Het is geen instrument voor belanghebbenden Het beschikken is simplistisch: Geen ondertekening van besluiten Geen waarmerken van bijlagen (m.u.v. vinkje) Bijlagen worden niet meegestuurd Aanvrager kan bijlagen bij beschikking niet downloaden

42 Eigen omgeving 42 Alleen digitale ter inzage juridisch niet mogelijk Digitaal ondertekenen en waarmerken nog niet zo eenvoudig: Certificaten / smartreaders Checksums Provideraspecten ontvangstbevestiging Aantal bijlagen Omvang bijlagen

43 Voorlopig de veilige weg 43 Digitale bestanden printen / plotten Analoge documenten nat ondertekenen en stempelen Resultaat vervolgens weer scannen

44 44 Wabo - DIV Overige belevenissen Wat zijn we nog verder tegengekomen?

45 Ervaringen 45 Printen en plotten digitale documenten: veel tijd, niet altijd gewenste kwaliteit en hoeveel voud Postregistratie: door stroomlijning ergens meer werk Registratienummers: door de bomen het bos niet meer zien Documentenstroom: een andere manier van samenwerken Taakverdeling binnen organisatie: vakafdelingen verzetten het meeste werk

46 46 Wabo - DIV Conclusie Wabo stimuleert zaakgericht digitaal werken Archiefwet, archiefregeling en bijbehorende wet- en regelgeving moeten naar voren Alleen door wie en hoe?