Project Vooronderzoek Digitalisering Klantarchief, voorjaar 2004 Samenvatting DK - 4 vooronderzoekrapporten & Basis- en Systeempresentatie

Transcriptie

1 0 Samenvattingen Rapport: PDF/A toepasbaar? De uitkomst Het overzicht Rapport: Systeem, Wetgeving en Standaarden Relevante normen Normen: OAIS en Remano Consequenties Rapport: concept-archiefbeleid RvB-Archiefkaderbesluit Uitgangspunten archiefbeleid Wat is Corporate document archiving? Presentaties Basis Systeem...6 Uitvoering H. van Uum pagina 1 van 6

2 0 Samenvattingen 0.1 RAPPORT: PDF/A TOEPASBAAR? In dit rapport zijn de omstandigheden verkend waarin het gebruik van het bestandsformaat PDF alsmede het daarvan afgeleide bestandsformaat PDF/Archive, hun bijdragen leveren aan duurzame archiefdigitalisering DE UITKOMST PDF/A kan vanaf 2006 ISO-genormeerd als dé volwaardige, meest solide bestandspijler - naast de systeem- en organisatiepijler - gaan functioneren indien - op de maat en ten behoeve van - de organisatie, metadata: 1. zijn gespecificeerd, RvB-genormeerd, RDF-gestructureerd 2. XML-gebaseerd worden gefaciliteerd, d.w.z : a. ingevoegd en onderhouden op bestandniveau; b. toegevoegd en onderhouden op systeemniveau; c. gesynchroniseerd tussen systeem- en bestandniveau. Deze uitkomst is om 4 redenen als opmerkelijk te kwalificeren, namelijk: 1. de XML/RDF-standaard maakt metadata uitwisselbaar, in combinatie met PDF c.q PDF/A, kunnen organisaties daarom zowel op systeem- als bestandniveau eenvoudiger - gaan - voldoen aan wettelijke, technische en maatschappelijke eisen ten aanzien van bewijsbaar duurzaam digitaal, documentbeheer; 2. de kwaliteit van het in te richten metadateerproces (omgeving + metadata = ketenresultaat) is bepalend voor de antwoorden op de vragen of en zo ja, in hoeverre: a. duurzaam, bewijsbaar integer digitaal documentbeheer wordt geborgd? b. (kennis)technologisch - letterlijk - aansluiting plaatsvindt bij de ontwikkeling van het - mede op (RDF)metadata leest geschoeide - nieuwe filesysteem van Longhorn, de (code) naam van Microsoft voor de opvolger van het besturingssysteem Windows XP; verwachte release: 2006/ de inrichting van een hoogwaardig metadateerproces kan reeds thans verantwoord plaatsvinden omdat: a. geen afhankelijkheid bestaat met de snelheid waarmee het ISO-normeerproces van PDF/A wordt afgerond; b. RDF/XMP daarvoor de noodzakelijke aanhaakpunten bieden, binnen zowel PDF (1.4) als PDF/A, gebaseerd op PDF (1.4). 4. de beschikbaarheid van ISO-genormeerde PDF/A alsmede van daarop afgestemde, ondersteunende software - vermoedelijk in faciliteert thans weliswaar niet het gebruik van PDF (1.4) binnen de - toekomstige - PDF/A-grenzen maar kan én moet, PDF-gebruik binnen huidige archief digitaliseringprojecten, richtinggevend beïnvloeden. Uitvoering H. van Uum pagina 2 van 6

3 0.1.2 HET OVERZICHT Systeempijler. Aan welke systeemtechnische eisen moeten - document management - systemen voldoen willen deze internationaal erkend, als bewijsbaar duurzaam en open gelden? Organisatiepijler. Wat moet, kan en wil een organisatie doen om de integriteit van documentbeheer bewijsbaar te borgen? 3 x 3 model duurzaam documentbeheer Bestandpijler. Welk bestandsformaat voorziet in combinatie met systeem en organisatie het beste c.q meest duurzaam in de integriteit van opgeslagen en toegankelijke documenten? Laag 1. De kern van duurzaamheid ligt in de metadata zelf, de structuur en de wijze waarop het metadateren plaatsvindt; door het toevoegen aan bestanden op systeemniveau én het inkapselen op bestandsniveau! Laag 2. Klassiek voor ieder document management systeem is het (systeem)vermogen documenten te beheren, te zoeken en voor gebruik beschikbaar te doen komen. En: welke voorzieningen zijn er beschikbaar, indien in de nabije of verre toekomst gemigreerd moet worden naar andere besturingssystemen, databases en /of document management systemen? Laag 3. Kent niets dat onbekend is of niet reeds wordt gebruikt; nagenoeg alle office bestandformaten bieden deze faciliteringen. En, bieden zij die faciliteringen over 20 jaar nog? En, over 100 jaar? En, hoe betrouwbaar? Dan komt het erop aan hoe, welk bestandsformaat met welke bestandmetadata is ingekapseld en of er ook ingekapselde contentmetadata beschikbaar zijn en - voor gebruik beschikbaar - blijven! Uitvoering H. van Uum pagina 3 van 6

4 0.2 RAPPORT: SYSTEEM, WETGEVING EN STANDAARDEN RELEVANTE NORMEN Veel ISO- en NEN-normen zijn vaak door middel van wetgeving van toepassing op de inrichting en het onderhoud van - digitale - archiefsystemen; de belangrijkste daarvan zijn: 1. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) 2. Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de NL overheid (Remano 3. [Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications. Begrip 1: Records Management [Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications] DL Records Management. The planning, controlling, directing, organizing, training, promoting, and other managerial activities involving the life cycle of information, including creation, maintenance (use, storage, retrieval), and disposal, regardless of media. Record management procedures are used to achieve adequate and proper documentation of Federal policies and transactions and effective and economical management of Agency and organizational operations NORMEN: OAIS EN REMANO OAIS-standaard en Remano-richtlijn zijn in dit rapport beschreven. Voorgesteld wordt de digitalisering van organisatie- archieven op deze standaarden te funderen. Dit voorstel voegt een nieuw aspect toe aan het bestaande organisatiebeleid door thans óók op het gebied van digitale archieven, aan te sluiten op de van toepassing zijnde bij wet- en regelgeving. Deze - op bevordering van digitale duurzaamheid gerichte wet- en regelgeving - sluit aan op het publiek rechtelijke karakter van de organisatieverantwoordelijkheden CONSEQUENTIES Aanvaarding van dit voorstel heeft een aantal consequenties, de belangrijkste zijn, het bepalen van: 1. de relatie tussen materie- en record management systemen, dat wil zeggen: hoe verhouden de blauwboeknormen zich - theoretisch en in de praktijk - tot die van OAIS en Remano? Uit deze verhouding kan zich namelijk een spanningsvolle relatie ontwikkelen; 2. systeem- en partnerkeuze, dat wil zeggen: is het vigerend beleid daarop afgestemd? 3. zijn er omstandigheden waarin - zinvol, dus met behoud van digitaliseerresultaten - met behulp van de bestaande, vooralsnog te handhaven XXXX-omgeving, een begin gemaakt kan worden met het opdoen van eerste digitaliseerervaring in (pilot)omgeving: het klantarchief (DK)? 4. het antwoord op de vraag of, en zo ja, hoe en wanneer rekening moet/kan worden gehouden met de nieuwste technologische ontwikkelingen zoals die thans zichtbaar worden in de door Microsoft als opvolger van Windows XP/Reloaded, in ontwikkeling genomen operating system met de code name Longhorn. Het onderdeel WinFutureStorage biedt namelijk in combinatie met het huidige Office 2003 en het onderdeel van Windows 2003 Server, (enterprise) Right Management Services, vermoedelijk zodanige mogelijkheden dat die van huidige document management systemen daarmee vergeleken, verbleken. Als het geheel dan ook nog is gebaseerd op open of voldoende open standaarden en daar ziet het op het eerste gezicht naar uit lijkt de noodzaak te ontstaan voor een business- strategische, technologische en implementatieplanning. De huidige verwachting is dat Longhorn in 2006 /2007 op de markt komt; beta-versies verschijnen vanaf midden RAPPORT: CONCEPT-ARCHIEFBELEID RVB-ARCHIEFKADERBESLUIT 1. De archieffunctie vereist een door de RvB vastgesteld kader als basis voor inrichting en borging, aangeduid als RvB-archiefkaderbesluit. 2. Van toepassing zijnde alsmede door de organisatie als toepasselijk aangemerkte, wetgeving en ISO/NEN standaarden, vormen het kader. 3. Relaties tussen wetgeving en relevante ISO/NEN standaarden zijn in het kader geëxpliciteerd. 4. Doelmatig, effectief en geborgd realiseren van een gedigitaliseerde corporate archieffunctie, behoeft dit kader. 5. Dit kader is de basis van een - in hoofdlijnen uitgewerkt - compliancy beleid gericht op een structurele en gecontroleerde verbetering van de archieffunctie. Uitvoering H. van Uum pagina 4 van 6

5 6. Compliancy-eisen voor digitale uitvoering van de archieffunctie worden eerst gesteld nadat van compliant uitvoering daarvan binnen de organisatie tenminste één functionerend voorbeeld bestaat; de uitvoering van DK en DK+ voorziet in deze voorbeelden UITGANGSPUNTEN ARCHIEFBELEID 1. Compliancy-normen gelden voor documenten c.q bescheiden en zijn - in beginsel - onafhankelijk van het beheerformaat, papier of digitaal bestand. 2. Compliant - op beheer van papieren documenten gebaseerde - archiefinrichtingen, zijn bij uitstek geschikt voor digitalisering. 3. Non-compliant - op beheer van papieren documenten gebaseerde -archiefinrichtingen, zijn beduidend minder - c.q niet - geschikt voor digitalisering. 4. Niet adequate c.q ontoereikende beschikbaarheid systeemtechnische middelen kunnen een valide reden vormen voor achterblijvende prestaties van de archieffunctie, echter niet voor het ontbreken van adequate ingerichte administratieve organisaties noodzakelijk voor de compliant uitvoering van de archieffunctie. 5. Bewijsbare handhaving van compleetheid, juistheid en authenticiteit van documenten en archiefbescheiden is de belangrijkste norm voor compliant archiefinrichtingen. Deze norm kan wordt niet aanvaard voor het reeds bij introductie van de digitale archiefwereld, stellen van -in vergelijking tot de papieren archiefwereld- extreem hoge en daardoor prohibitief werkende eisen ten aanzien van document / dossier integrity & security. 6. Indien non-compliancy uitsluitend en aantoonbaar het gevolg is van onvoldoende support op concernniveau [kennis, systeem, middelen] leidt tot een door de RvB gesanctioneerde verhoging van deze support. 7. Compliancy eisen voor digitale uitvoering van de archieffunctie worden eerst gesteld nadat van compliant uitvoering van deze eisen binnen de organisatie tenminste één functionerend voorbeeld bestaat. 8. DK en DK+ worden mede uitgevoerd voor het opdoen van ervaring met het organisatie-compliant in praktijk brengen van een gedigitaliseerde archieffunctie opdat aan uitgangpunt 7 kan worden voldaan WAT IS CORPORATE DOCUMENT ARCHIVING? 1. Corporate document archiving is de - gekozen - benaming voor een ontwikkeling waardoor de organisatie - óók tegenover derden - bewijsbaar én mediumneutraal gaat voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen op het gebied van onderhoud, duurzame beschikbaarheid en audit-trail van documentaire, niet-financiële gegevens. 2. Corporate document archiving is - uiteindelijk - een archiefpraktijk gebaseerd op RvB-besluiten over het: 1. toepassen van vastgestelde wetgeving & technische standaarden; 2. toetsen van toegepaste wetgeving & technische standaarden; 3. inrichten en onderhouden van adequate (= 1+2) archiefvoorzieningen Wet- en Regelgeving archieven De van rechtswege van toepassing zijnde alsmede de door de organisatie voor de organisatie van toepassing verklaarde Wet- en Regelgeving voor het archiveren en bewaren van niet-financiële documenten en (documentaire) informatie Technisch Standaarden archieven De van rechtswege van toepassing zijnde alsmede de door de organisatie voor de organisatie van toepassing verklaarde Technische Standaarden voor het - duurzaam digitaal - archiveren en bewaren van niet-financiële documenten en (documentaire) informatie. 0.4 PRESENTATIES De Executive-presentatie is een samenvatting. De samenvatting van de juridische presentatie is verwerkt onder: Rapport: concept-archiefbeleid, p BASIS 1. Het doel van DK en DK-+ is het voorzien in een geborgde, digitaal duurzame, toegankelijkheid van de Klantarchieven 2. DK is de zoektocht naar de fundamenten van geborgde, digitaal duurzame, archieftoegankelijkheid Uitvoering H. van Uum pagina 5 van 6

6 3. De DK & DK+ zijn in vier presentaties gepositioneerd; deze bieden een overzicht(1), belichten juridische (2) en systeemtechnische (3) aspecten en vatten de belangrijkste beleidslijnen(4) samen 4. Pilots buiten het Klantarchief domein (DK+) dienen te leiden tot een combinatie van bestand, systeem, organisatie en mens op basis waarvan het Klantarchief op een zodanige wijze wordt ingericht en onderhouden dat de borging - ook tegenover derden - kan worden bewezen. 5. Door wetgever en techniek gestelde kwalitatieve eisen aan de digitalisering van het klantenarchief pensioenen behoeven, in combinatie met het archiefvolume, meerjarig geborgde inspanningen 6. De inspanningen leggen het fundament voor Corporate document archiving SYSTEEM 1. Records Management integreert, organisatiebrede juridisch bewijsbare verantwoording voor document & content; zie: Begrip 1: Records Management. 2. De relatie tussen document en (web)content is ook binnen de organisatie niet uitgekristalliseerd; de organisatie (onder)kent daarom in de introductie Records Management-beginselen en RM- systemen een onvermijdelijke & meerjarige uitdaging 3. De organisatie kiest - op praktische gronden - voor vertrek in de richting van RM-beginselen en - systemen vanuit binnen de organisatie toegepaste document management systemen 4. Documentaire duurzaamheid vergt de vaststelling van voor metadatering toe te passen (open) technologiestandaarden Uitvoering H. van Uum pagina 6 van 6