Toepassen van de Code. Handelen bij aanbesteding en contractering. Aanvullende initiatieven o.a.:

Transcriptie

1 Zelfverklaring Code Verantwoordelijk Marktgedrag CSU versie juni 2014 CSU verklaart hierbij de Code Verantwoordelijk Marktgedrag toe te passen en actief uit te dragen naar onze opdrachtgevers, medewerkers, leveranciers en andere stakeholders. Toepassen van de Code CSU geeft de doelstellingen van de Code concreet vorm. In deze zelfverklaring staan voorbeelden van initiatieven die CSU, naast de richtlijnen uit de code, neemt om die doelstellingen te realiseren. We leveren vanuit onze verantwoordelijkheid inspanningen op diverse hieronder beschreven onderdelen. Ondanks onze inspanningsverplichting constateren we ook dat het succes van de code afhankelijk is van de bereidheid en medewerking van andere stakeholders. Zowelopdrachtgevers als personeel moeten ook zelf bereidheid tonen om de elementen van goed marktgedrag tot een succes te maken. Handelen bij aanbesteding en contractering CSU draagt de Code actief uit en enthousiasmeert opdrachtgevers deze ook te tekenen om gezamenlijk de marktomstandigheden van schoonmakers te bevorderen. We geven aan hoe de code concreet kan worden toegepast en welke aanvullingen daarop mogelijk zijn afhankelijk van de fase waarin het (potentiële) contract zich bevindt. Voor het verhogen van de zichtbaarheid van de schoonmaker en de transitie naar dagschoonmaak bij ING werd CSU in 2013 genomineerd voor de Best Practice Award van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. 1. Fase voorbereiding offerte De code geeft duidelijke sturing aan hoe het traject van gunning van een schoonmaakopdracht verantwoord vorm kan krijgen. Onze aanbiedingen zijn voorzien van een degelijke onderbouwing, waarbij we uitgaan van een verantwoorde, en controleerbare normstelling. Zo dient gunning van de schoonmaakopdracht te geschieden op basis van EMVI in plaats van op laagste prijs. De wegingfactor prijs dient daarbij in evenwichtige en passende verhouding te staan met andere eisen. CSU faciliteert kennisdeling over het vakgebied, aanbestedingsregels en de daaruit voortvloeiende verantwoorde inkoop van schoonmaakdiensten. Dit doen we onder andere tijdens CSU's jaarlijkse rondetafelconferentie voor schoonmaakintermediairs. CSU beoordeelt kritisch de bestekken om te zien of deze in lijn liggen met de code en stelt kritische vragen om zo de nodige aanpassingen te bewerkstelligen. Zo nodig onthoudt CSU zich van inschrijving. Het afgelopen jaar is dit enkele malen aan de orde geweest onder andere ten aanzien van aanbestedingen op alleen laagste prijs. Offertes worden ingediend op basis van voldoende informatie van de opdrachtgever en rekening houdend met toepasbare leverings- en inkoopvoorwaarden. Om recht te doen aan ons vakmanschap prefereert CSU resultaatgerichte contracten. 1

2 Bij klanten en prospects promoot CSU de voordelen van dagschoonmaak. Dit levert een positieve bijdrage aan de zichtbaarheid, respect, betrokkenheid en motivatie van schoonmaakmedewerkers. Uit het oogpunt van het uitbouwen van de gezamenlijke kennis, kwalitatieve partnerships, investeringen in personeelsondersteuning en rust op de werkvloer streeft CSU naar een contractduur van minimaal 5 jaar. We stimuleren contracten voor onbepaalde tijd waaraan bijvoorbeeld een onbepaald aantaloptiejaren worden verbonden. CSU biedt diverse innovatieve oplossingen om te komen tot een verbeterde dienstverlening en motivatie en tevredenheid van medewerkers, zoals een bonus voor medewerkers bij behaalde kwaliteitsnormen. 2. Overgang contract Opdrachtgevers dienen zeker ook in deze fase rekening te houden met de positie en het welzijn van schoonmaakmedewerkers. Daarbij is de cao leidend. CSU vindt het belangrijk om helder, duidelijk en transparant te communiceren naar medewerkers over de veranderingen in contracten. De communicatie bij de overgang van contract bestaat onder andere uit informatiebijeenkomsten, persoonlijke gesprekken en de brochure 'Medewerkersinformatie bij contractovername'. Daarin staan de voor de medewerkers belangrijke zaken beschreven. Nieuwe medewerkers ontvangen een introductiemap en worden goed ingewerkt. In de opstartfase kijken we of de gemaakte afspraken haalbaar zijn en of eventuele verbeteringen nodig zijn. Na opstart overleggen we met de medewerkers over de veranderingen en de werkzaamheden. Zo zorgen we dat medewerkers prettig werken en de kwaliteit van onze werkzaamheden optimaal is. CSU adviseert opdrachtgevers de gemaakte afspraken én aanpassingen t.o.v. het oude contract (evt. met behulp van CSU) te communiceren naar hun eindgebruikers. De code gaat in de transitiefase uit van een overgangsperiode van minimaal 2 maanden na definitieve gunning. Om zorgvuldig om te gaan met personeelsbelangen doet CSU er alles aan om afhankelijk van de situatie een langere contractsovergangstermijn te bewerkstelligen zoals ten tijde van vakantieperiodes (zomer/eindejaar). 3. Reguliere contractfase CSU brengt bij de uitvoering van de opdracht alle kennis, ervaring en capaciteiten in. Medewerkers dienen te werken volgens de beleids- en gedragsregels van de opdrachtgever. De code geeft aan dat opdrachtgevers ook mede verantwoordelijk zijn voor goede arbeidsomstandigheden van het schoonmaakpersoneel. Daarbij dienen verschillen in faciliteiten en bejegening tussen eigen medewerkers en schoonmakers te worden voorkomen. Aanvullend op alle richtlijnen in de code onderneemt CSU onder andere de onderstaande initiatieven om de arbeidsomstandigheden en de medewerkertevredenheid van onze medewerkers te verbeteren. 1. CSU heeft in elke businessunit speciale pandadviseurs in dienst die de werklocaties bezoeken. De pandadviseurs controleren de werkomstandigheden van onze 2

3 medewerkers bij de opdrachtgever en of deze voldoen aan alle richtlijnen, cao, arbo en wettelijke (veiligheids- )eisen. Er wordt daarnaast gekeken of de werklocatie een fijne werkplek is voor onze medewerkers. Bevindingen en/of onregelmatigheden worden gerapporteerd en indien van toepassing besproken met de opdrachtgever. 2. CSU zorgt dat middelen en materialen goed werken, zuinig en veilig zijn en in voldoende mate aanwezig zijn. Dit wordt periodiek gecontroleerd. Onderdeel van ons MVa beleid is onze certificering voor de C02-prestatieladder waarmee we gestructureerde werken aan de verdere preventie van energiegebruik. In 2013 behaalden we niveau CSU bevordert intern verbeteringsmeldingen en promoot het aanspreken door het personeel van de vertrouwenspersonen om afwijkingen te signaleren. Die signalen nemen we zeer serieus en we stellen er onderzoeken naar in en pakken dit aan. In 2014 is dit verder geprofessionaliseerd door het uitbesteden van de taak vertrouwenspersoon aan een extern deskundige. Periodiek werkoverleg met schoonmaakmedewerkers op locatie CSU maakt actief gebruik van de werkdrukmeter, een taal die laat zien in hoeverre medewerkers te maken hebben met een (te) grote werkdruk. Het is een wetenschappelijk onderbouwde vragenlijst die digitaal wordt ingevuld. We zien het als onze verantwoordelijkheid om de werkdrukmeter veel vaker dan voorgeschreven is in te zetten. Er vindt periodiek een werkoverleg plaats met schoonmaakmedewerkers op locatie. Hierbij wordt naar de mening en ervaringen van medewerkers gevraagd en worden de uitkomsten van de werkdrukmeter besproken. Naast waar nodig de inzet van specifieke werkdrukmetingen, laat CSU periodiek volgens erkende onderzoeksmethodieken door derden onderzoeken uitvoeren naar de algemene medewerkerstevredenheid. Ook in 2014 vindt dit op diverse niveaus plaats. (Top Employers Nederland, Great place to Work en maatwerkonderzoek tevredenheid directen. Resultaten over de werkbeleving vertaalt CSU naar verbeterplannen en concrete acties. Veiligheid voor medewerkers is erg belangrijk Voor elke businessunit wordt eenmaal per drie jaar een algemene Risico-Inventarisatie en - Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Deze is in 2013 herzien. Ook monitoren we projecten afzonderlijk op risico's. Zo verkleinen we de kans op ongevallen en incidenten tijdens het werk. In dit kader is het boekje 'Veiligheid op de werkvloer' geïntroduceerd, dat iedere nieuwe medewerker bij indiensttreding ontvangt. De inhoud is vorig jaar compleet geactualiseerd. Ook via andere wegen stimuleren we de veiligheid op het werk: een Periodiek Arbeids Gezondheidskundig Onderzoek, persoonlijke beschermingsmiddelen, bedrijfsongevallenregistratie en de inzet van bedrijfshulpverlening. We hanteren een ethische gedragscode en een reglement ongewenst gedrag. Implementatie en naleving Sociaal beleid Vanzelfsprekend houdt CSU zich aan alle richtlijnen en wettelijke bepalingen, zoals door de cao, de vakbonden, wetgever en branchevereniging OSB gesteld bij het opstellen van zijn offertes. CSU past alle richtlijnen t.a.v. verantwoord sociaal beleid uit de code toe. Zo discrimineert CSU medewerkers niet (NVP-sollicitatiecode). CSU hanteert coachend leidinggeven en werft en selecteert leiding op basis van vakkennis, karakter en beheersbare span of control. CSU behaalde in 2013 het OSB keurmerk. 3

4 Social Return On Investment (SROl) CSU kiest bewust voor het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijk deel van het personeelsbeleid. Het personeelsbestand van CSU bestaat voor 11% uit medewerkers met een SROI-indicatie, de landelijke norm is 5%. CSU ziet dit als onderdeel van zijn sociale verantwoordelijkheid. Steeds vaker wordt bij overheidsaanbestedingen gevraagd om de inzet van deze medewerkers. Daarvoor werken we landelijk met diverse partijen. Sinds vijf jaar trekken we op met de Dienst Sociale Werkvoorziening (DSW). In mei 2013 is een begin gemaakt met een alliantie met Stichting Axios. Daardoor moeten per jaar 300 jongeren met een sociaal-maatschappelijke achterstand aan een baan in de schoonmaak worden geholpen. Een andere partner is Agens, dat bemiddelt in het vinden van werk voor mensen die niet op eigen kracht in het arbeidsproces terechtkomen. Kolom Praktijkcollege, een middelbare scholengemeenschap in Amsterdam, werkt voor twee van haar vestigingen samen met CSU. Jongeren kunnen via een stage het vak van schoonmaker leren. Dat is ook de insteek van Stichting Nelis, die jongeren aan het werk helpt in de glazenwassers- en schoonmaakbranche. Opleidingen We maken zowel gebruik van eigen opleidingen als die van derden. Via CSU hebben in medewerkers de Basis Vakopleiding Algemene Schoonmaak gevolgd en afgesloten met een RAS-examen. CSU is hiermee over 2013 de grootste vakopleider in de schoonmaakbranche. Medewerkers kunnen de taalcursus 'Taal op de werkvloer' volgen om onderling optimaal te communiceren. Om medewerkers voor te bereiden op een andere manier van werken, is de basisopleiding Resultaatgericht Schoonmaken gestart. De rayonleiding is bijgeschoold met een cursus vloeronderhoud. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van opleiding omarmen we enthousiast. In eigen huis zijn schoonmakers van bungalowparken geschoold via e-iearning. Inmiddels heeft CSU meer dan 400 mensen geholpen bij het verbeteren van hun schrijf- en/of spreekvaardigheden. Hoewel we alle mensen frequent hierover informeren en alle mensen in de gelegenheid stellen zich op dit vlak te ontwikkelen, constateren we ook dat het uiteindelijk hun eigen keuze en bereidheid is om deel te nemen aan deze trajecten, die bepalend is. Communicatie over de code Van de opdrachtgevers die de code hebben ondertekend verklaring, ten tijde van het opstellen van deze mag CSU er ruim 30' tot zijn huidige opdrachtgevers rekenen. Het afgelopen jaar tekenden onder andere onze opdrachtgevers Hotel Casa 400, Hoogheemraadschap van Delfland, stadhuis Almere, Koning Willem I College en SGHDZW de code. Ons streven is het aantalopdrachtgevers die de code hebben ondertekend te vergroten. CSU communiceert daarom over de code en het belang voor de branche. Dit gebeurt in eigen en externe uitingen als bijvoorbeeld nieuwsbrieven, relatiemagazine, social media en artikelen. De code en het ondertekenen ervan door opdrachtgevers wordt tevens in de persoonlijke gesprekken onder de aandacht gebracht. 4

5 De code heeft als zodanig niet geleid tot andere communicatievormen en -frequenties tussen ons bedrijf en onze opdrachtgevers. Sinds de introductie van de code is deze bekender geworden in de facilitaire wereld. We zien vooral dat de bewustwording voor aanbesteden op EMVI en voor betere randvoorwaarden voor de uitvoering van het werk zijn vergroot. Uiteraard met name bij de opdrachtgevers die de code ook zelf hebben ondertekend, maar ook daar buiten. Top Employer Nederland Bovengenoemde zaken zijn slechts een greep uit de vele activiteiten binnen CSU's maatschappelijk verantwoorde werkwijze. Begin 2014 is CSU uitgeroepen en gecertificeerd als 'Top Employer Nederland 2014'. Het Top Employers Institute reikt jaarlijkse na gedegen onderzoek certificaten uit aan werkgevers die goede arbeidsomstandigheden creëren voor hun werknemers. Volgens de organisatie is CSU een toonaangevend bedrijf dat erin slaagt op unieke wijze goed werkgeverschap binnen het bedrijf in de praktijk te brengen. Het Top Employersproces omvat een zorgvuldig onderzoek dat aan een onafhankelijke audit is onderworpen. De certificering wordt alleen toegekend als het onderzochte bedrijf aan een strenge standaard voldoet. CSU investeert al jaren in de duurzame inzetbaarheid van onze mensen. We streven naar optimale werkomstandigheden waarin ze zich persoonlijk en professioneel kunnen ontwikkelen. Unieke elementen als budgetcoaching en de brede inzet van SROI zijn een onderdeel van dat personeelsbeleid. We zijn trots op deze hernieuwde erkenning van onze visie en aanpak. Het is een stimulans ons daarop te blijven richten. CSU zal samen met de medezeggenschap, vakbonden en andere actoren zijn verantwoordelijkheid blijven nemen om de code succesvol in de praktijk te brengen en te promoten. Naam: Functie: John van Hoof 5