Protocol Geneesmiddelen Distributie Eilandzorg

Transcriptie

1 Protocol Geneesmiddelen Distributie Eilandzorg

2 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Verantwoordelijkheden 4 3. Geautomatiseerd distributiesysteem voor geneesmiddelen (GDS) 8 4. Procedure van distributie 8 5. Voorschrijven medicatie 9 6. Apotheek Overige medicatie Risico volle medicatie Bijzondere medicatie Spoedmedicatie Insuline Opiaten Zalven, crèmes, druppels, inhalator en dranken Fijn maken van medicatie Oogdruppels met vast gebruik Ziekenhuisopname/ ontslag Vakantie Mail, Fax en EVS Dagelijkse leveringen Verwerking levering Retourmedicatie Gereed maken Medicijnen toedienen en registreren Naleving Verwijzingen 17

3 1. Inleiding Doel In het geneesmiddelendistributie protocol worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die betrekking hebben op het verstrekken van geneesmiddelen beschreven. Het protocol is gebaseerd op de veilige principes in de medicatieketen. Dit geneesmiddelendistributie protocol is van toepassing op cliënten die binnen het verpleeg- en verzorgingshuis van Stichting Eilandzorg Schouwen Duiveland wonen. De vaste orale medicijnen worden per week aangeleverd in zakjes (Baxter) die door een machine gevuld zijn en voorzien zijn van alle relevante gegevens van medicijn en cliënt. Om de leveringen zo veilig en efficiënt mogelijk te laten verlopen is een nauw contact met de apotheek, Specialist Ouderen Geneeskunde (SOG) en huisarts van groot belang. Alleen op die manier blijft de apotheek op de hoogte van de allerlaatste wijzigingen van het cliëntenen medicatiebestand. Indien er vragen of onduidelijkheden zijn, neem dan contact op met de apotheek. Het systeem wordt begeleid door de werkgroep medicijncommissie. Daarin zijn vertegenwoordigd: Stafmedewerker zorg Stafmedewerker kwaliteit Verpleegkundige Apotheker Eilandzorg, Schouwen -Duiveland Eilandzorg, Schouwen-Duiveland Eilandzorg, Schouwen-Duiveland Apotheek Borrendamme, Zierikzee De werkgroep komt tenminste 1 x per half jaar samen om onder andere punten ten aanzien van het medicijndistributie protocol te bespreken. Eventuele wijzigingen in de procedure worden in onderling overleg vastgelegd. Voor vragen, opmerkingen en ideeën kunnen deze mensen altijd worden benaderd. Vooral suggesties die de procedure beter maken, worden zeer op prijs gesteld. OPENINGSTIJDEN: Apotheek Borrendamme Zierikzee is dagelijks (ook weekend en feestdagen) geopend van 8.00 tot uur. Adres : Borrendamme VD Zierikzee Contactpersoon : Dhr. J.R. Mentink, apotheker of een van de verantwoordelijke assistentes

4 2. Verantwoordelijkheden Apotheek Borrendamme is verantwoordelijk voor: - Het ontwerpen, invoeren en onderhouden van een adequaat Geneesmiddelen Distributie Systeem (GDS). - Medicatiebewaking en begeleiding. - Voor toediening gereed maken van medicatie. - De beschikbaarheid van voldoende algemene informatie over geneesmiddelen en de veilige toepassing daarvan. - Voorlichting over medicatie bij eerste uitgifte. - De kwaliteit van alle medicatie aanwezig binnen Eilandzorg. - De beschikbaarheid van instructies voor het toediening gereed maken van geneesmiddelen. - Beschikbaarheid van een actuele lijst van risicovolle medicatie. - Periodieke medicatie beoordeling door apotheker en SOG. - Het verstrekken van een actueel medicatieoverzicht aan cliënt/eilandzorg. - Het vertrekken van een actuele medicatie toedieninglijst aan cliënt/eilandzorg. - Het afleveren van de geneesmiddelen zoals beschreven in dit geneesmiddelen distributieprotocol. - Incidenten melden in CMR - Relevant bijwerkingen melden bij Lareb. Specialist Ouderen Geneeskunde is verantwoordelijk voor: - Informatie en afstemming met de cliënt en/of mantelzorger welke medicatie wordt gebruikt. - Het voorschrijven conform gericht formulariumbeleid, met inachtneming van het actueel medicatieoverzicht, past medicatie aan op de individuele cliënt en noteert dit in het behandelplan. - Noteert evaluatiemomenten (o.a. (wijzigings) besluiten over starten, stoppen, aanpassen dosering/gebruik) in behandelplan, en geeft medicatie(wijzigings) besluiten door aan de apotheek. - Het signaleren en registreren van bijwerkingen, interacties, contra-indicaties, polyfarmacie en medicatieveiligheid en communiceert hierover met de apotheker. - Regelmatige bespreking met cliënt en/of mantelzorger en verantwoordelijke zorgmedewerker therapietrouw, werking en bijwerkingen van voorgeschreven medicatie. - Het signaleren van problemen bij eigen beheer en/of inname door de cliënt, bespreekt dit met de cliënt en/of mantelzorger en zorgmedewerker conform de procedure van Eilandzorg en noteert dit in het behandel/zorgplan. - Het op peil houden van eigen deskundigheid en deskundigheid van de betrokken zorgmedewerkers. - Het maken van afspraken met de apotheek over periodieke medicatiebeoordeling (welke cliënten, hoe vaak, procedure, wie erbij betrokken (rol cliënten zorgmedewerker).

5 - Het periodiek beoordelen van de medicatie conform de procedure samen met de apotheker, zorgmedewerkers, cliënt en/of mantelzorger en legt dit vast in het behandelplan. - Het maken van afspraken met Eilandzorg over het uitvoeren van voorbehouden handelingen en risicovolle handelingen door zorgmedewerkers. - Het maken van afspraken met Eilandzorg en apotheek over het distributieproces, opslag en beheer van medicatie, en procedures voor voor toediening gereed maken. (procedure distributie zie pagina 9) - Het bespreken medicatie-incidenten met de verantwoordelijke zorgmedewerker en meldt deze in het systeem voor incidentenmeldingen. De huisarts is verantwoordelijk voor: - Het voorschrijven conform gericht formulariumbeleid, en aan de hand van het actuele medicatieoverzicht, en noteert dit in het HIS. - Het noteren van wijzigingen(starten, stoppen, aanpassen dosering/gebruik) in HIS, geeft dit door aan de apotheek en noteert dit, bij beheer door aan Eilandzorg, in het zorgdossier. - Het letten op polyfarmacie, interacties, contra-indicaties en medicatieveiligheid. - Het regelmatig met de cliënt bespreken van de therapietrouw, werking en bijwerkingen van voorgeschreven medicatie. - Het signaleren van problemen bij eigen beheer en/of inname door de cliënt, bespreekt dit met de cliënt en neemt hierop actie. - Het bespreken, indien er sprake is van beheer door Eilandzorg, regelmatig therapietrouw, werking en bijwerkingen met de verantwoordelijke zorgmedewerker. - Het op peil houden van eigen deskundigheid. - Het maken van afspraken met de apotheek over medicatiebeoordeling, bijv. jaarlijks bij cliënten polyfarmacie (> 5 geneesmiddelen) en afspraken met Eilandzorg en apotheker over procedure en rol zorgmedewerkers. - Het bespreken incidenten bij beheer door Eilandzorg met de verantwoordelijke zorgmedewerker; aanbevolen wordt incidenten te melden via de geëigende kanalen (intentie voor een te ontwikkelen meldsysteem voor huisartsen gekoppeld aan CMR) Eilandzorg is verantwoordelijk voor: - Ontwikkelen en vaststellen van het medicatiebeleid. - Zorg dragen voor uitvoering van het medicatiebeleid. - Zorg dragen voor duidelijkheid wie binnen Eilandzorg een coördinerende rol heeft en aanspreekpersoon is voor artsen, apothekers en medewerkers voor medicatiebeleid en medicatieveiligheid. - Voorzien in de voorwaarden op gebied personeel: a. Voldoende en gekwalificeerde medewerkers. b. Vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers. c. Periodiek toetsing en waar nodig bijscholing van medewerkers. d. Adequate personele planning: medewerkers met juiste bevoegdheden op juiste tijdstip bij juiste cliënt.

6 - Afspraken, die schriftelijk worden vastgelegd in de notulen van het half jaarlijks overleg, met apothekers over zaken mbt medicatiebeleid en medicatieveiligheid in de keten. De medewerkers verpleging/verzorging zijn verantwoordelijk voor: - Zich bewust zijn van het belang van medicatieveiligheid en van de risico s die met medicatiebeheer samenhangen. - Alleen die werkzaamheden uitvoeren waarvoor zij/hij bevoegd en bekwaam is. - Er mede voor zorg dragen dat de eigen deskundigheid op peil blijft. - Signaleren en zo nodig periodiek met de cliënt bespreken of de cliënt in staat is zelf de medicatie (geheel of gedeeltelijk) te beheren. - Afspraken op de juiste wijze vastleggen in het zorgleefplan. - Informeren van de arts en apotheek over overname van medicatiebeheer door Eilandzorg en evt. bijzonderheden mbt gebruik van medicatie (bijv. slikproblemen, bijwerkingen). - Medicatie gereedmaken voor toediening conform de instructie van arts en/of apotheker en geldende procedures en richtlijnen.(u schijf, kwaliteit, archief, Vilans protocollen) - Medicatie aan de juiste cliënt op de juiste wijze in de juiste dosis op de juiste tijd klaarzetten, aanreiken en/of toedienen. - Bij geneesmiddel distributiesysteem (GDS): Controleren of de medicatie zoals genoemd op het etiket op het zakje identiek is aan de medicatie zoals genoemd op de toedienlijst en of het aantal medicijnen klopt. Hierbij gaat het om controleren of de namen van de medicijnen en de dosis op het etiket hetzelfde zijn als de namen en dosos van de medicijnen op de toedienlijst. De inhoud van de GDS -verpakking - zitten de juiste medicijnen erin, identificeren van de medicijnen - is de verantwoordelijkheid van de apotheek en hoeft dus niet te worden gecontroleerd door de medewerker. Bij losse medicatie/buiten GDS: a. Zorg dragen dat bij risicovolle medicatie, conform de procedure van Eilandzorg afspraken worden gemaakt over de wijze waarop/door wie de cliënt de dubbele controle wordt gedaan. Dit kan zijn door de cliënt zelf of diens mantelzorger als zij hiertoe in staat zijn en hen is geleerd wat zij moeten controleren. Of andere vormen van controle, zoals afgesproken binnen Eilandzorg. (U schijf/kwaliteit/archief/vilans protocollen) b. Ervoor zorg dragen dat deze afspraken worden vastgelegd in het zorgleefplan. c. Werken volgens deze afspraken. - Registreren van aangereikte of toegediende medicatie op de toedienlijst die is aangeleverd door de apotheek. - Bewaren van de toedienlijst en het actuele medicatieoverzicht volgens dit protocol van Eilandzorg. - Tijdig signaleren als herhaalrecepten nodig zijn en dit volgens dit protocol van Eilandzorg regelen. - Informatie aanleveren voor en/of deelname aan periodieke medicatiebeoordeling volgens de afspraken in dit protocol.

7 - Overdragen van medicatiegegevens/meegeven van toedienlijst en actueel medicatieoverzicht volgens dit protocol. - Zorg dragen voor logistieke aspecten van medicatiedistributie volgens de afspraken in dit protocol. 3. Geautomatiseerd distributiesysteem voor geneesmiddelen (GDS) Een GDS is een geautomatiseerd uitzetsysteem voor medicatie. Het is een hulpmiddel voor de apotheker bij het uitzetten van geneesmiddelen. Het GDS is minder arbeidsintensief en foutgevoelig dan een handmatig systeem. Bij het gebruik van een GDS zijn de geneesmiddelen voor een cliënt geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd ingepakt en geëtiketteerd in zakjes. Meerdere zakjes (zogenaamde Baxterzakjes) blijven aan elkaar bevestigd in de vorm van een medicatierol. Ieder baxterzakje bevat bedrukte tekst met gegevens over de inhoud. Informatie op het baxter-zakje: De ruimte op het zakje is beperkt, daarom is gekozen voor de volgende vermeldingen: - Naam cliënt - Clientnummer of afdeling/appartement nummer of adres en geboortedatum cliënt - Dag, tijdstip van inname waarvoor de verpakking bestemd is - Naam en sterkte van het geneesmiddel of geneesmiddelen in de verpakking - Wijze van gebruik - Eventuele bijzondere informatie over een of meerdere verpakte geneesmiddelen, bijv. heel doorslikken - Naam apotheek met telefoonnummer - Naam apotheekvestiging waar medicijnen ingepakt zijn De persoon belast met het toedienen van de medicatie dient het aantal tabletten of capsules te tellen en te controleren met het aantal op de medicatie toedienlijst. Indien akkoord wordt er door deze persoon geparafeerd. 4. Procedure van distributie Algemene opzet Stichting Eilandzorg Schouwen-Duiveland bestaat uit 2 eigen locaties, dit betreft de locatie de Wieken en locatie Mitt Hem. Binnen het appartementencomplex het nieuwe Vrije zijn 14 zorg appartementen die door de wijkverpleging van Eilandzorg worden bediend met zorg en begeleiding. Locatie de Wieken bestaat uit 2 afdelingen;

8 Afdeling 1 bestaat uit de straten, Stellingmolenstraat, Beltmolenstraat, Paltrokmolenstraat en Poldermolenstraat. Afdeling 2 bestaat uit de straten Torenmolenstraat, Grondzeilerstraat, Standerdmolenstraat, Wipmolenstraat en Weidemolenstraat. Elke cliënt van afdeling 1, heeft een dispender in de gezamenlijke medicijnkast op zijn straat waar de medicatie in wordt bewaard. De cliënt op afdeling 2 heeft een eigen medicijnkastje op zijn/haar appartement Het aanleveren van de (Baxter) medicatie gebeurt op woensdag binnen locatie de Wieken, en op afspraak binnen Mitt Hem. Mutaties die door de SOG worden voorgeschreven voor de medicaties worden automatisch door het Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) doorgeven aan de apotheek. Deze mutaties worden verwerkt voor de volgende weekrol. De mutaties van de huisarts worden door de huisarts op een Baxterformulier geschreven. Dit formulier wordt door de zorgmedewerker naar de apotheek gefaxt. Locatie Mitt Hem hier schrijft de huisarts de recepten voor, de cliënt zorgt er zelf voor dat deze bij de apotheek komt. De apotheek Borrendamme levert de medicatie op afgesproken tijd met cliënt. 5. Voorschrijven medicatie Cliënt of de zorgmedewerker geeft relevante informatie aan arts, deze arts stelt diagnose en schrijft eventueel een recept in het EVS (SOG) of (schriftelijk )huisarts voor met in achtneming van het actueel medicatieoverzicht. Voor de cliënten van de SOG staat deze actuele medicatieoverzicht in het EVS. Het actuele medicatieoverzicht van de cliënten van de huisarts wordt door de huisarts en apotheek beheerd. De apotheek zorgt bij iedere wijziging voor een actueel medicatieoverzicht en actuele medicijn deellijst. De assistente van de apotheker verwerkt de recepten en voert medicatiebewaking uit. De arts, en/of zorgmedewerker signaleren en bespreken zo nodig met cliënt of hij/zij de eigen medicatie wil en kan beheren. De actuele medicatieoverzichten en actuele toedienlijsten van de cliënten van de SOG worden na iedere wijziging door de zorgmedewerker uitgedraaid en in de daarvoor bestemde map gedaan. Deze map staat in het medicijnkastje in de cliënt zijn appartement of in de gezamenlijke medicijnkast van de straat waar de cliënt woont. De actuele medicatieoverzichten en toedienlijsten van de cliënten van de huisartsen worden door de apotheek aangeleverd. De zorgmedewerker zorgt ervoor dat deze in de daarvoor bestemde map wordt gedaan in het medicijnkastje op het appartement van de cliënt. In het weekend, avond of nacht voorgeschreven medicatie

9 De Specialist Ouderengeneeskunde schrijft recepten voor via het elektronisch voorschrijfsysteem. De huisarts wordt s nachts vervangen door de arts van de HAP, hij/zij schrijft het recept of wijziging voor op het baxterformulier en dit wordt door de zorgmedewerker gefaxt naar de apotheek. Indien de huisarts medicijnen stopt, schrijft de arts een recept met daarop vermeld MEDICATIE STOPPEN! Huisarts geeft aan zorgmedewerker schriftelijk opdracht medicijn te stoppen. Zorgmedewerker krijgt van de apotheek een actueel medicatieoverzicht en actuele toedienlijst. Deze worden door de zorgmedewerker in de daarvoor bestemde map in het medicijnkastje op het appartement van de cliënt gedaan. Bij overlijden of verhuizing Als bij stoppen. Bij verhuizing De cliënt krijgt de voorraad mee. 6. Apotheek De apotheek controleert de wijziging in het EVS of het recept en verwerkt dit. Vaste orale medicatie (capsules en tabletten) worden door de apotheek geleverd in zogenoemde Baxterzakjes. Dit zijn door een computergestuurde machine gevulde zakjes waarop alle benodigde informatie is geprint. Op elk zakje staat precies omschreven welk medicijn erin zit, voor welke cliënt het is en wanneer het gegeven dient te worden. Elk zakje is uniek en mag nooit voor een andere cliënt of ander tijdstip gebruikt worden tenzij er sprake is van een acuut noodgeval. Vanwege het feit dat de machine tabletten kan "herkennen" is de kans zeer klein dat er een fout wordt gemaakt bij de levering. Dit alles maakt het systeem zeer veilig. Medicijnen die niet in de Baxterzakjes verpakt kunnen worden (zetpillen, sachets) worden apart aangeleverd. De nieuwe weekmedicatie wordt in een gelabelde bezorgkist aangeleverd op de afgesproken afleverdag, s middags tussen en uur. Voor medicatie zo nodig en spoedbestellingen gelden procedures. Deze staan beschreven onder het stuk Bijzondere medicatie. De doos bevat de medicatie vanaf de volgende dag de eerste deeltijd, dit is 8.00 uur. De nachtdienst controleert de levering. De dagdienst draagt er zorg voor dat de baxterrollen met de actuele medicatielijst en deellijst in de medicijnkastjes op de appartementen komen.

10 7. Overige medicatie Alle medicatie die niet kan worden aangeleverd in Baxterzakjes, zoals vitamine B-12 injecties, insuline, zalven, druppels, dranken, aërosolen en medicijnen die slechts sporadisch gebruikt worden (bijvoorbeeld zo nodig) worden niet automatisch meegestuurd. Deze worden op aanvraag geleverd. Dit kan dagelijks worden aangevraagd bij de huisarts van de betreffend cliënt of middels de bestellijst. Medicatie die niet aangeleverd kan worden in Baxterzakjes maar wel met een vaste dosering wordt gebruikt, wordt per 4 weken door de apotheek verstrekt. Bij de nieuwe levering zit een formulier voor bijzonderheden. Als de verantwoordelijke zorgmedewerker bij het inpakken van de medicijnkastjes bijzonderheden tegenkomt, moeten deze op dit formulier worden ingevuld en de volgende dag worden gefaxt naar de apotheek. 8. Risicovolle medicatie Binnen Eilandzorg gebruiken wij de actuele lijst met risicovolle medicatie van Vilans ( zie protocollen Vilans). Dubbele controle van de medicatie is belangrijk voor de veiligheid, met name bij risicovolle medicatie. Bij medicatie, die geleverd wordt in de GDS, vindt de eerste controle plaats door de apotheker. De tweede controle wordt uitgevoerd door de medewerker die de medicatie toedient. Deze geneesmiddelen hoeven bij het toedienen dus niet dubbel gecontroleerd te worden de eerste controle is al gedaan. Geneesmiddelen die niet zijn verpakt in een geneesmiddeldistributiesysteem (GDS), moeten dubbel gecontroleerd worden. Het is dus van belang om te weten welke medicatie risicovol is bij verkeerde dosering. Dit noemen we de risicovolle medicatie. Die moet dus dubbel worden gecontroleerd. Binnen Eilandzorg worden er 2 parafen gezet van 2 verschillende bevoegde/bekwame zorgmedewerkers op de deellijst bij risicovolle medicatie. 9. Bijzondere medicatie Zo nodig medicatie: Apotheek levert een beperkt aantal dat op het recept staat op naam van de cliënt maar niet voorzien van datum of tijd van inname. In principe wordt verstrekt voor een periode van 4 weken. Niet vast orale medicatie: Niet vast-orale medicatie kan niet via de zakjes worden geleverd. Voorbeelden van niet vaste orale medicatie zijn bijvoorbeeld: drankjes, druppeltjes, poeders, zakjes, etc. Deze medicijnen worden op naam in het medicijnkastje van de cliënt bewaard. De zorgmedewerker is verantwoordelijk voor de voorraad van deze medicijnen.

11 De apotheek levert het aantal dat vermeld staat op het recept, maar in principe niet langer dan voor 4 weken. Let op: na elke deelronde wordt gecontroleerd of er nog voldoende is voor de volgende deelronde. Op deze manier kan op tijd nieuwe medicijnen worden aangevraagd. 10. Spoedmedicatie Indien de SOG of huisarts spoedmedicatie voorschrijft die niet in zijn werkvoorraad beschikbaar is zal deze medicatie bij de apotheek besteld moeten worden. De zorgmedewerker legt telefonisch contact met de dienstdoend apotheker en overlegt hoe deze medicatie zo spoedig mogelijk geleverd kan worden. De afspraken worden vastgelegd in het dossier van de cliënt. 11. Insuline Voorraad insuline zoals penfills en wegwerppennen worden op naam van cliënt in een afgesloten koelkast in de teampost bewaart. In gebruik zijnde ampullen of wegwerpspuiten NOOIT in koelkast bewaren, maar in het medicijnkastje van cliënt of in de algemene medicijnkast. Lege wegwerpspuiten kunnen in de afvalbak van het huis. De volgende PRAKTISCHE ZAKEN spelen een rol: Het aftekenen in de medicijnklapper Er zijn in beginsel 2 verschillende mogelijkheden van insulinerecepten: 1) Recept met vaste tijden met eenheden volgens voorschrift: Zet het aantal eenheden dat gespoten moet worden op de toedienlijst (bij de juiste tijd en dag) en parafeer als er gespoten is. 2) Volledig ontregelde patiënt: Zet het aantal eenheden dat gespoten moet worden op de toedienlijst (bij de juiste tijd en dag) en parafeer als er gespoten is. Vermeld ook de naam van de arts die het aantal eenheden heeft doorgegeven. Noteer ook in het zorgdossier (diabeteslijst) wanneer en hoeveel insuline er gegeven is. Achteraf tekent de arts voor akkoord Bij beide mogelijkheden geldt dat gebruik gemaakt moet worden van de zogenaamde dubbel check. Deze dient op het betreffende formulier afgetekend te worden. Met betrekking tot de Insuline pen

12 De Insuline pen is persoonsgebonden; dus voor iedere client een eigen pen. Daarbij komt nog dat als een bewoner 2 soorten Insuline gebruikt hij/zij 2 pennen op naam heeft. (verschillende kleuren) De voorraad insuline wordt in de medicijnkoelkast in de teampost op cliëntnaam bewaard. Insulinepennen worden door de apotheek afgeleverd met gegevens van cliënt en bewaar gegevens. Hoe te handelen bij defecten/storingen/kwijtraken? De pennen worden geleverd via de apotheek. Bij defecten niet prutsen, maar terugsturen naar de apotheek. Naalden en teststrips Deze worden verstrekt via de apotheek. Vuile naalden worden in de daarvoor gele naaldenbox gedeponeerd. Deze boxen mogen wanneer ze vol zijn goed afgesloten in de afvalcontainer worden gedeponeerd. Problemen/vragen Bij problemen en/of vragen rondom het gebruik van de pennen kan men contact opnemen met de apotheek. VOORKOM PRIKACCIDENTEN EN GEBRUIK VOOR HET VERWIJDEREN VAN DE NAALDEN DE SPECIALE HOUDER. 12. Opiaten Opiaten worden door de huisarts of SOG voorgeschreven. Alle opiaten worden in het opiatenkastje achter slot bewaard. Dienstdoende verantwoordelijke heeft hier een sleutel van. Aftekenen op de toedienlijst. Wekelijks wordt door de nachtdienst de opiaten geteld en geregistreerd ter controle. Zodra de opiaten door de arts zijn gestopt, worden de opiaten met het controleformulier in de retourbox gedeponeerd. De formulieren worden door de apotheek gecontroleerd en met een stempel op retour gezonden. De verpleegkundige zorgt dat deze formulieren in een map worden bewaard. 13. Zalven, crèmes, druppels, inhalator en dranken Zalven, druppels, inhalators, drankjes en crèmes worden in het medicijnkastje in het appartement of straat van de cliënt bewaart. Deze zijn voorzien van sticker met gegevens van de cliënt. Ieder geopende tube of flesje is voorzien van sticker met geopende datum. (stickers worden geleverd door apotheek)

13 14. Fijnmaken van medicijnen Het fijnmaken van medicijnen mag alleen gebeuren als voor dat betreffende medicijn toestemming is gegeven door de apotheek en beschreven staan op de medicatie toedienlijst. Zie u schijf/kwaliteit/werkinstructie/vilans protocollen. 15. Oogdruppels met vast gebruik Oogdruppels zijn maximaal één maand houdbaar. De apotheek zal de oogdruppels elke 4 weken leveren. Zet datum van openen op het flesje. Vervang het oude flesje direct door het nieuwe flesje. 16. Ziekenhuisopname/ontslag Stap 1: Stap 2: Stap 3 : Stap 4 Stap 5 Opname cliënt in het ziekenhuis Aan de cliënt wordt een kopie van het actueel medicatieoverzicht en toedienlijst gegeven alsmede de medicatie voor 1 dag. Medicatie in baxter gaat mee. Let hierbij ook op zo nodig medicatie en medicatie die niet in de baxterzakjes zitten. Meldformulier (vakantie, verhuizing, overleden, ziekenhuisopname) van het geneesmiddelen distributieprotocol wordt ingevuld en gefaxt naar de apotheek) Bij terugkeer uit het ziekenhuis worden dezelfde stappen op 2 na gevolgd zoals hierboven beschreven is. Let op of de medicatie gewijzigd is. Wanneer de medicatie gewijzigd is, moet de wijziging doorgegeven worden aan de arts en apotheek. De SOG verwerkt dit in het EVS. De huisarts in zijn eigen dossier/systeem. 17. Vakantie Wanneer een bewoner op vakantie of een lang weekend weggaat, moet gekeken worden of de medicatie toereikend is om het betreffende verlof te overbruggen. Wanneer dit niet voldoende is, moet dit gemeld worden aan de apotheek met het meldformulier via de fax. Geef exact aan tot wanneer er geleverd moet worden. De apotheek levert de medicatie voor de gewenste verstrekkingperiode. 18. Mail, faxen en EVS De apotheek kan alleen de juiste medicijnen leveren als zij volledig op de hoogte is van de actuele medicijnen die de cliënten gebruiken. Het starten van een geneesmiddel zal geschieden d.m.v. van een recept van de huisarts (voor verzorgingshuis cliënten) of voorgeschreven worden via het EVS door de SOG (voor cliënten van het verpleeghuis). Indien het recept is geschreven door de huisarts, dit recept via de fax aan de apotheek doorgegeven.

14 Vaste orale medicatie wordt dan in een doosje uitgevuld aangeleverd tot de volgende weeklevering en daarna wekelijks op de rol als het chronische medicatie betreft. Voor het verzorgingshuis geldt dat de apotheker van Borrendamme de medicijnoverzichten met de huisartsen beoordeelt. Binnen het verpleeghuis controleert en evalueert specialist ouderengeneeskunde twee keer per jaar alle medicijnen met de apotheker van Borrendamme. 19. Dagelijkse leveringen Een bezorger van de apotheek bezorgd elke dag tussen en uur de medicatie die, die dag voor uur is doorgefaxt of via EVS is gewijzigd. De apotheek levert bij gewijzigde en nieuwe medicatie op naam ook een nieuwe actuele toedienlijst en een actueel medicatieoverzicht van de cliënt. De nieuwe medicijnen moeten in de medicijnkastjes van de straten en medicijnkastjes op de appartementen van de cliënten worden gelegd. 20. Verwerking levering De vast-orale medicijnen (tabletten en capsules) worden geleverd in zakjes met daarop vermeld alle gegevens met betrekking tot het medicijn, de cliënt en het tijdstip van toediening. Deze zakjes worden opgerold in de medicijnkastjes gelegd en kunnen precies worden afgescheurd op het moment dat ze nodig zijn. Nieuwe medicatie die in de tussentijd is geleverd, zit apart in een doosje en wordt in het medicijnkastje op de straat (afdeling 1) of in de medicijnkastjes op de appartementen (afdeling 2) gelegd. 21. Retourmedicatie Overgebleven retourmedicatie worden in de speciaal daarvoor bestemde retourbox in de teampost op de eerste verdieping gedeponeerd. Deze retourbox is afgesloten en wordt door de bezorger van de apotheek wekelijks op woensdag geleegd. Indien er opiaten retour worden verzonden naar de apotheek, wordt het laatste afteken/controleformulier meegeleverd in de retourbox. Dit formulier wordt door de apotheek gestempeld voor akkoord en retour gezonden. Dit formulier wordt door de verpleegkundige in de daarvoor bestemde map opgeborgen. Deze ligt in de teampost. Retourmedicatie van cliënten die in Mitt Hem wonen worden door de cliënt zelf aangeboden aan de bezorger van de apotheek. 22. Gereed maken Indien de medicatie anders dan uit het baxterzakje of op afspraak van arts of apotheker moet worden toegediend volgt de zorgmedewerkers die bevoegd en bekwaam zijn, het protocol van Vilans ( U schijf/kwaliteit/ werkinstructie/ Vilans protocollen) 23. Medicijnen toedienen en registreren Medicatie wordt uitsluitend verstrekt of toegediend op voorschrift van een arts.

15 Medicijnen mogen alleen verstrekt of toegediend en geregistreerd worden door zorgmedewerkers die bevoegd en bekwaam zijn. Medicatie wordt toegediend of aangereikt volgens de algemeen geldende hygiëne regels. De medicijnen worden per cliënt gedeeld. Controleer altijd: 1. De juiste medicijn 2. De juiste cliënt 3. De juiste hoeveelheid 4. De juiste wijze van toedienen 5. De juiste tijd van toediening 6. De houdbaarheidsdatum 7. Komt de tekst (medicijn) overeen met de tekst op de medicatie toedienlijst en klopt het aantal medicijnen. Voer een dubbele controle uit bij het toedienen of vertrekken van medicatie volgens de risicovolle medicatie lijst van de apotheek. Zet na de toediening of vertrekken direct je paraaf op de medicijn toedienlijst. Let op de medicatie die zo nodig wordt verstrekt of toegediend. Indien de bewoner één of meerdere medicijnen weigert, zet dan in plaats van je paraaf een W op de toedienlijst. Vermeld de reden in het dossier. Indien één of meerdere medicijnen vergeten zijn te geven, zet dan in plaats van je paraaf een V op de toedienlijst. Indien het medicament alsnog gegeven wordt, zet dan naast de V het tijdstip van toedienen op de toedienlijst. Rapporteer bij bijzonderheden in het dossier of geef direct door aan arts. Let op werking en bijwerking en informeer betrokkenen over relevante aspecten. Apotheker, arts en zorgmedewerker signaleren en registreren werking en evt. bijwerkingen (melding bij Lareb door apotheek) en nemen in overleg met cliënt zo nodig actie. Apotheker en arts hebben ieder een systeem voor melding van medicatie/incidenten, en dragen zorg voor opvolging en terugkoppeling naar relevante personen/instanties. Zie ook protocollen Vilans ( U schijf/ kwaliteit/werkinstructie/ Vilans protocollen) 24. Naleving Stichting Eilandzorg Schouwen/Duiveland ziet toe op naleving van het medicatie distributie systeem binnen de eigen organisatie. De apotheker, SOG en huisartsen zien toe op naleving van dit medicatie distributie systeem. Indien er stelselmatig afwijkt van het systeem en daarmee de kwaliteit schaadt, dient dat gemeld te worden bij de apotheek en Stichting Eilandzorg Schouwen/Duiveland. Separaat worden afspraken gemaakt voor een jaarlijkse evaluatie van dit medicatie distributie systeem.

16 25. Verwijzingen Protocollen m.b.t. medicatie staan op : frontoffice / kwaliteitsdocumenten (U-schijf)/ Werkinstructie / Vilansprotocollen Meldformulier apotheek fouten : FO41v03 Meldformulier apotheek vakantie/verhuizing: FO42v03 Medicijnbestellijst VZH : FO48v02 Opiaten registratieformulier : FO62v02 Formulier registratie koelkast medicijnen : FO70v02 Formulier risicovolle medicatie en pomp : FO88v01 Procedure Medicatiebeheer : PD88v01 Formulier Beoordelen eigen beheer medicatie : FO87v01 Afspraken uitvoeren van voorbehouden handelingen door zorgmedewerkers: Zie protocollen Voorbehouden, Risicovolle en overige handelingen (Vilans) Lijst met afkortingen/begrippen: SOG ZLP GDS CMR Formularium HAP HIS Baxter EVS Specialist ouderen geneeskunde Zorgleefplan, zorgdossier van cliënt Geneesmiddelen Distributie Systeem Centrale Medicatie-incidenten Registratie bondige samenvatting van medicamenteuze adviezen bij een ziekte of indicatie waarover tussen zorgverleners overeenstemming bestaat Huisartsenpost Huisarts informatiesysteem Naam van leverancier Baxtersysteem Elektronisch medicatie Voorschrijf Systeem