Convenant gegevensuitwisseling Sociaal Wijkteam Wijchen

Transcriptie

1 Convenant gegevensuitwisseling Sociaal Wijkteam Wijchen De ondergetekenden: 1. Stichting LuciVer, gevestigd te Wijchen aan het adres Leemweg 134, 6603 AM Wijchen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder.; 2. Stichting MEE Gelderse Poort, gevestigd te Arnhem aan het adres Kadestraat 3, 6811 CA Arnhem, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder.; 3. Stichting MEER Welzijn Wijchen, gevestigd te Wijchen aan het adres Oosterweg 179, 6602 HL Wijchen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder.; 4. Stichting NIM Maatschappelijk Werk, gevestigd te Nijmegen aan het adres Panovenlaan 1, 6525 DZ Nijmegen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder.; 5. Stichting ZZG zorggroep, gevestigd te Groesbeek aan het adres Nijmeegsebaan 29, 6561 KE Groesbeek, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder.; 6. Landelijke Huisartsen Vereniging, vertegenwoordigd door de heer R.P. Miessen, gevestigd te Wijchen aan het adres Campuslaan 6, 6602 HX Wijchen; 7. GGD Gelderland-Zuid, gevestigd te Nijmegen aan het adres Groenewoudseweg 275, 6524 TV Nijmegen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder.; 8. De Gemeente Wijchen, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet te dezen vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer mr. J.Th.C.M. Verheijen, handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van 2 december 2014, hierna te noemen gemeente, hierna tezamen te noemen: participanten

2 Nemen in aanmerking dat: gemeenten ingevolge de Jeugdwet vanaf 1 januari 2015 bestuurlijk en financieel verantwoordelijk worden voor de preventie, ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen en ouders bij opgroeien en opvoeden, psychische problemen en stoornissen als bedoeld in artikel 1.1 Jeugdwet; gemeenten ingevolge de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk zijn voor een belangrijk deel van de ondersteuning aan mensen zodat zij zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen en andere mensen kunnen blijven ontmoeten; het streven is om voorzieningen, hulp en ondersteuning zoveel mogelijk op wijkniveau te realiseren, maatwerk te leveren en gebruik te maken van het eigen sociaal netwerk van betrokkenen; de sociaal wijkteams zijn belast met de uitvoering van het onderzoek als bedoeld in artikel Wmo 2015 onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders; deskundigen jeugdhulp die onderdeel uitmaken van het sociaal wijkteam zijn belast met de advisering aan het college over de inzet jeugdhulp nadat door een jeugdige en/of diens ouders een melding van een behoefte aan jeugdhulp is ingediend; het sociaal wijkteam een team van professionals is dat nauw met elkaar samenwerkt om de taken omschreven onder de twee voorgaande bullets uit te voeren; de aanpak in het sociaal wijkteam daarom gezien wordt als een aanpak door het team als geheel, onder verantwoordelijkheid van het college; het sociaal wijkteam geen overlegorgaan is maar een uitvoerend team, samengesteld uit medewerkers van participanten sub tot en met 5 dat in de dagelijkse praktijk samenwerkt en afstemt; het onderzoek dat het sociaal wijkteam of de deskundige jeugdzorg uitvoert wordt gezien als één geheel; indien de uitkomst van het onderzoek van het sociaal wijkteam is dat een maatwerkvoorziening als bedoeld in artikel Wmo 2015 aangewezen is, het sociaal wijkteam advies uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijchen, ten behoeve van een door het college te nemen besluit; indien de uitkomst van het onderzoek door een deskundige jeugdhulp is dat er bij de jeugdige en/of diens ouders een behoefte aan jeugdhulp bestaat, de deskundige jeugdhulp hierover advies uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijchen, ten behoeve van een door het college te nemen besluit; 2

3 het sociaal wijkteam een belangrijke schakel vormt in het kader van de integrale aanpak in het sociale domein; De Gemeente Wijchen meerdere sociaal wijkteams kent die als één team samenwerken; de Gemeente Wijchen ook een Regieteam overlast- en multiprobleemhuishoudens kent, die als doelgroep heeft de overlast- en multiprobleemhuishoudens waar met de reguliere inzet van hulpverlening geen vooruitgang (meer) bereikt kan worden; de gemeenten hechten aan maatwerk en een integrale benadering op alle niveaus, van het eerste contact, de vraagverheldering tot het stadium van tijdelijke of structurele hulp of ondersteuning en de levering van voorzieningen; eigen regie en eigen plan de uitgangspunten zijn van het handelen door de gemeenten en daarvan afgeleid: één gezin/huishouden - één plan ; als er sprake is van mantelzorg, de mantelzorger(s) vanaf het begin worden betrokken bij de vraagverheldering en ondersteuning; het hiervoor noodzakelijk en gewenst is persoonsgegevens binnen het sociaal wijkteam te verwerken en vast te leggen in een geautomatiseerd systeem, hierna te noemen het registratiesysteem en aanvullend aan het registratiesysteem dossiervorming op papier plaats kan vinden; het sociaal wijkteam bij de verwerking van persoonsgegevens in het registratiesysteem en de verstrekking van deze persoonsgegevens is gebonden aan de geldende privacywet- en regelgeving; verstrekking van persoonsgegevens door het sociaal wijkteam en de deskundige jeugdhulp aan derden, waaronder de participanten, enkel mogelijk is indien daarvoor een wettelijk basis bestaat; participanten enkel persoonsgegevens aan het sociaal wijkteam of de deskundige jeugdhulp mogen verstrekken indien daarvoor een wettelijk grondslag bestaat; participanten zich hierbij realiseren dat indien verstrekking van persoonsgegevens mogelijk is, enkel daadwerkelijk tot verstrekking van gegevens over mag worden gegaan indien voldaan is aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit; in dit convenant een privacyreglement is opgenomen dat van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens door de sociaal wijkteams waarvan de deskundigen jeugdhulp deel uitmaken in de gemeente de Gemeente Wijchen. Dit reglement als doel heeft een praktische uitwerking te geven van de relevante bepalingen van Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de relevante bepalingen van Boek 7, titel 5, afdeling 5 van het Burgerlijk wetboek inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst, ook wel de Wet op de geneeskundige 3

4 behandelingsovereenkomst (Wgbo) genoemd, de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet big), de Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP), de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) en de Jeugdwet; participanten sub 1 tot en met 6 zich door ondertekening van dit convenant gehouden zijn ervoor zorg te dragen dat hun werknemers die zitting nemen in het sociaal wijkteam zich bij de verwerking van gegevens houden aan dit privacyreglement; het sociaal wijkteam inclusief de deskundige jeugdhulp dragen er onder verantwoordelijkheid van het college zorg voor dat de betrokkenen hun rechten als omschreven in artikel 8 tot en met 11 kunnen uitoefenen. Verklaren het volgende te zijn overeengekomen: HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN Artikel 1 Definities 1. Aanbieder, maatschappelijke ondersteuning, maatwerkvoorziening, mantelzorg, sociaal netwerk als gedefinieerd in artikel Wet maatschappelijke ondersteuning AMHK: Advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling. 3. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 4. Bewerker: een persoon die niet bij de gemeente de gemeente Wijchen werkt en niet rechtstreeks aan het gezag van het college van burgemeester en wethouders is onderworpen, maar die wel persoonsgegevens onder verantwoordelijkheid van het college verwerkt. De sociaal wijkteams inclusief de deskundigen jeugdhulp gelden als bewerker. 5. Bijzondere persoonsgegevens: gegevens als bedoeld in artikel 16 Wet bescherming persoonsgegevens. Dit zijn gegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. Bijzondere persoonsgegevens mogen als uitgangspunt niet verwerkt worden. 6. CIZ: Centrum Indicatiestelling Zorg. 7. Cliënt: cliënt als gedefinieerd in artikel Wet maatschappelijke ondersteuning Bij de toepassing van de artikelen 7, 8, 9, 10 en 11 moet onder cliënt diens wettelijk vertegenwoordiger worden verstaan indien de cliënt de leeftijd van 12 jaar nog niet heeft bereikt of de leeftijd van 12 jaar wel heeft bereikt, maar niet in staat kan 4

5 worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Indien de cliënt de leeftijd van 12 doch niet van 16 jaar heeft bereikt moeten onder cliënt zowel de minderjarige als diens wettelijk vertegenwoordiger worden verstaan, tenzij het belang van de minderjarige zich verzet tegen de uitvoering van de rechten uit de betreffende artikelen door zijn wettelijk vertegenwoordiger. 8. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijchen. 9. Derde: derde zoals bedoeld in dit convenant is een natuurlijke persoon of instelling die geen deel uitmaakt van het Sociaal wijkteam. Bijvoorbeeld huisartsen of gecontracteerde aanbieders, in het kader van advies en consulatie. Het college van burgemeester en wethouders is geen derde, omdat Vraagwijzer deel uit maakt van het Sociaal Wijkteam en omdat het Sociaal Wijkteam taken van het college uitvoert. 10. Deskundige jeugdhulp: lid van het sociaal wijkteam met expertise op het gebied van jeugdhulp die [op zorginhoudelijke gronden] beoordeelt of een jeugdige of een ouder jeugdhulp nodig heeft en welke jeugdhulp hij nodig heeft. Dossier: een gestructureerd geheel persoonsgegevens dat betrekking heeft op een specifieke persoon. 11. Gecertificeerde instelling, jeugdhulp, jeugdhulpaanbieder, opgroei- en opvoedproblemen, psychische problemen en stoornissen en preventie als gedefinieerd in artikel 1.1 Jeugdwet. 12. Jeugdige: jeugdige in de zin van de Jeugdwet die gebruik maakt van een jeugdhulp of door of voor wie een melding van een behoefte aan jeugdhulp is gedaan of van wie de ouder(s) gebruik maken van jeugdhulp of door of voor wie een melding van een behoefte aan jeugdhulp is gedaan. 13. Medische gegevens: persoonsgegevens over iemands gezondheid. Het kan hierbij gaan om zowel de lichamelijke als geestelijke gezondheid van een persoon. Ook gegevens waaruit informatie over de gezondheid van een persoon kunnen worden afgeleid, zoals de naam van de instelling waar bij onder behandeling is, kan een medisch gegeven zijn. 14. Onderzoek: onderzoek naar aanleiding van een melding bij het college of het sociaal wijkteam door of namens een cliënt van een behoefte aan maatschappelijk onderzoek als bedoeld in artikel of een behoefte aan jeugdhulp door een jeugdige of een ouder. 15. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. 16. Ouder: gezaghebbende ouder, adoptiefouder, stiefouder of een ander die een jeugdige als behorend tot zijn gezin verzorgt en opvoedt, niet zijnde een pleegouder. 17. Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect iets zegt over een bepaalde identificeerbare persoon. 5

6 18. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. 19. Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijchen. 20. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. 21. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. 22. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens. 23. Zorgaanbieder: zorgaanbieder als bedoeld in de Zorgverzekeringswet. 24. Zorgverzekeraar: zorgverzekeraar als bedoeld in de Zorgverzekeringswet. Artikel 2 Reikwijdte 1. Hoofdstuk 2 is van toepassing op iedere geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van cliënten door of namens wie een melding als bedoeld in artikel Wmo 2015 is gedaan en hun echtgenoot, ouders, inwonende kinderen, andere huisgenoten of mantelzorgers en jeugdigen en diens ouders die een behoefte aan jeugdhulp bij het college of het sociaal wijkteam hebben gemeld. 2. Binnen een sociaal wijkteam worden bij de uitvoering van de taken in het kader van de Wmo 2015 gewone persoonsgegevens, medische persoonsgegevens en op uitdrukkelijk verzoek van de cliënt ook bijzondere persoonsgegevens betreffende godsdienst verwerkt. Deze persoonsgegevens zijn opgenomen in de volgende dossiers: a. medische dossier Wmo: het dossier met daarin medische gegevens van een cliënt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. Hierin wordt tevens informatie betreffende de godsdienst van de cliënt opgenomen indien hij hier uitdrukkelijk om verzoekt. De gegevens die in dit dossier zijn opgenomen staan opgesomd in bijlage 1; b. algemeen dossier Wmo: het dossier van een cliënt waarin alle overige, gewone persoonsgegevens van de cliënt, diens echtgenoot, ouders, inwonende kinderen, andere huisgenoten of mantelzorgers zijn opgenomen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. De gegevens die in dit 6

7 dossier zijn opgenomen staan opgesomd in bijlage Binnen het sociaal wijkteam worden zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens verwerkt in het kader van de uitvoering van de Jeugdwet. Persoonsgegevens betreffende godsdienst worden enkel op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene verwerkt. Deze persoonsgegevens zijn opgenomen in de volgende dossiers: a. medische dossier Jeugdwet-jeugdige: het dossier met daarin medische gegevens van een jeugdige die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. In dit dossier worden tevens de gegevens betreffende godsdienst en strafrechtelijke gegevens opgenomen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het onderzoek. De gegevens die in dit dossier zijn opgenomen staan opgesomd in bijlage 1; b. algemeen dossier Jeugdwet-jeugdige: het dossier van een jeugdige waarin alle overige persoonsgegevens van de jeugdige en de gewone persoonsgegevens van diens ouders zijn opgenomen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. De gegevens die in dit dossier zijn opgenomen staan opgesomd in bijlage 2; c. medisch dossier Jeugdwet-ouder: het dossier met daarin medische gegevens van een ouder die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. In dit dossier worden tevens de gegevens betreffende godsdienst en strafrechtelijke gegevens opgenomen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het onderzoek. De gegevens die in dit dossier zijn opgenomen staan opgesomd in bijlage 1; d. algemeen dossier Jeugdwet-ouder: het dossier van een ouder waarin alle overige persoonsgegevens zijn opgenomen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek. De gegevens die in dit dossier zijn opgenomen staan opgesomd in bijlage Hoofdstuk 3 bevat de afspraken die participanten hebben gemaakt over de procedure rond de vaststelling en wijziging van het convenant. HOOFDSTUK 2 PRIVACYREGLEMENT SOCIAAL WIJKTEAM Artikel 3 Wettelijk kader 1. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt als daar een wettelijke grondslag voor aanwezig is. 2. Wettelijke kaders voor de verwerking van persoonsgegevens zijn onder meer te vinden in: - Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015); 7

8 - Jeugdwet; - Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo), afdeling 5, titel 5, boek 7 Burgerlijk Wetboek; - Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet big); - Wet basisregistratie personen (Wet BRP); - Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 3. Verwerking is binnen deze kaders enkel mogelijk indien de verwerking noodzakelijk is om de hierna beschreven doeleinden te bereiken. Verwerking is slechts noodzakelijk als is voldaan aan de eisen die de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit stellen. Dit houdt in dat de beoogde verwerking de minst ingrijpende methode moet zijn om het beoogde doel te bereiken (subsidiariteit) en de inbreuk die de verwerking maakt in verhouding moet staan tot het te dienen doel (proportionaliteit). Toepassing van deze twee beginselen zorgt ervoor dat er geen gegevens mogen worden verwerkt als dit niet strikt noodzakelijk is én dat er niet meer gegevens verwerkt worden of verdergaand verwerkt worden dan strikt noodzakelijk is. Artikel 4 Doel verwerking 1. Persoonsgegevens, waaronder medische persoonsgegevens, van cliënten worden verwerkt in het belang van het onderzoek naar de behoefte aan een maatwerkvoorziening. 2. Persoonsgegevens van jeugdigen en hun ouders, waaronder bijzondere persoonsgegevens, worden verwerkt voor het onderzoek naar de behoefte aan jeugdhulp. 3. Persoonsgegevens van de echtgenoot van een cliënt, diens ouders, inwonende kinderen of andere huisgenoten worden door het sociaal wijkteam verwerkt in het belang van het onderzoek naar de behoefte aan een maatwerkvoorziening van een cliënt. 4. Persoonsgegevens van mantelzorgers van een cliënt worden door het sociaal wijkteam verwerkt in het belang van het onderzoek naar de behoefte aan een maatwerkvoorziening van een cliënt. Artikel 5 Voorwaarden voor verwerking 1. Er worden niet meer gegevens verzameld dan noodzakelijk is. 2. Medische gegevens worden niet verder verwerkt dan noodzakelijk is voor een goede uitvoering van het onderzoek naar de behoefte aan ondersteuning van de cliënt dan wel het onderzoek naar de behoefte aan jeugdhulp van de jeugdige en/of diens ouders. 3. Medische gegevens die zijn verkregen van een persoon met een medisch 8

9 beroepsgeheim worden niet verder verwerkt of verstrekt dan nadat deze geheimhouder daar toestemming voor heeft gegeven. 4. Gegevens betreffende godsdienst van de cliënt, de jeugdige of diens ouders worden enkel op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene verwerkt. 5. Andere bijzondere persoonsgegevens worden niet verder verwerkt dan noodzakelijk is voor de het onderzoek naar aanleiding van de melding van de behoefte aan jeugdhulp. 6. Overige, gewone persoonsgegevens worden niet verder verwerkt dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. 7. Er wordt op een zorgvuldige en behoorlijke manier en in overeenstemming met het reglement met alle persoonsgegevens omgegaan. Artikel 6 Welke medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens van cliënten, jeugdigen en hun ouders die zijn opgenomen in een dossier zijn slechts toegankelijk voor medewerkers van het sociaal wijkteam waaronder deskundigen jeugdhulp voor zover zij een beroepsgeheim hebben of een overeenkomst tot geheimhouding hebben getekend. 2. Alleen leden van het sociaal wijkteam waaronder deskundigen jeugdhulp die rechtstreeks betrokken zijn bij de beoordeling van de aanvraag van een cliënt, jeugdige of diens ouders hebben toegang tot het dossier van de cliënt of de jeugdige en diens ouders. Ook vervangers van de betreffende leden hebben toegang tot het dossier als dit noodzakelijk is voor de verdere afhandeling van de aanvraag. Artikel 7 Informatieverstrekking over gegevensverwerking en toestemming voor het opvragen van persoonsgegevens bij derden 1. Bij het eerste contact tussen het sociaal wijkteam en de cliënt wordt hem verteld dat zijn persoonsgegevens door het sociaal wijkteam onder verantwoordelijkheid van het college worden verwerkt en dat deze verwerking plaatsvindt in het belang van een goede uitvoering van het onderzoek naar zijn behoefte aan ondersteuning. 2. Bij het eerste contact tussen de deskundige jeugdhulp en de jeugdige en diens ouders wordt ieder van hen verteld dat hun persoonsgegevens door de deskundige jeugdhulp onder verantwoordelijkheid van het college worden verwerkt en dat deze verwerking plaatsvindt in het belang van een goede uitvoering van het onderzoek naar de behoefte aan jeugdhulp. 3. Bij dit eerste contact wordt aan de cliënt, de jeugdige en diens ouders verteld dat de persoonsgegevens die verwerkt worden afkomstig zijn van henzelf, maar ook afkomstig kunnen zijn van anderen. 9

10 4. Voor de verwerking van persoonsgegevens door het sociaal wijkteam die de cliënt, de jeugdige en/of diens ouders hebben verstrekt hoeven zij niet expliciet toestemming te verlenen. 5. Voor zover het sociaal wijkteam van oordeel is dat zij gegevens nodig heeft voor de beoordeling van een verzoek tot ondersteuning dan wel de afstemming daarvan op hulp en zorg die de cliënt vanuit andere wettelijk kaders ontvangt, is het sociaal wijkteam bevoegd persoonsgegevens, waaronder medische persoonsgegevens, van de cliënt op te vragen bij een aanbieder en een derde aan wie ten laste van een persoonsgebonden budget betalingen worden gedaan. 6. Voor zover het sociaal wijkteam van oordeel is dat zij gegevens nodig heeft voor de beoordeling van een verzoek tot ondersteuning dan wel de afstemming daarvan op hulp en zorg die de cliënt vanuit andere wettelijk kaders ontvangt, is toestemming van de cliënt vereist om zijn persoonsgegevens, inclusief medische persoonsgegevens, op te vragen bij een zorgverzekeraar, een zorgaanbieder, het CIZ of het college en deze te verwerken. 7. Voor zover het sociaal wijkteam van oordeel is dat zij gegevens die betrekking hebben op de echtgenoot, ouders, inwonende kinderen of andere huisgenoten van de cliënt nodig heeft voor de beoordeling van een verzoek tot ondersteuning dan wel de afstemming daarvan op hulp en zorg die de genoemde personen vanuit andere wettelijk kaders ontvangen, is toestemming vereist van de betrokkene om deze gegevens op te vragen bij het college en te verwerken. 8. Het sociaal wijkteam is bevoegd persoonsgegevens van mantelzorgers van de cliënt of andere personen in het sociale netwerk van de cliënt te verwerken die noodzakelijk zijn om vast te stellen welke hulp zij de cliënt bieden of kunnen bieden, mits dit noodzakelijk is voor de beoordeling van een verzoek tot ondersteuning en de gegevens zijn verstrekt door de cliënt of de betrokkene. 9. Voor zover de deskundige jeugdhulp van oordeel is dat hij persoonsgegevens waaronder bijzondere persoonsgegevens van jeugdhulpaanbieders, aanbieders van preventie, gecertificeerde instellingen of de raad van de kinderbescherming noodzakelijk zijn voor doelmatige en doeltreffende toeleiding van de jeugdige en/of diens ouders naar jeugdhulp, is de deskundige jeugdhulp bevoegd persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens bij de genoemde instellingen op te vragen en deze te verwerken. 10. In alle gevallen geldt dat de verwerking van gegevens en daarmee een verzoek aan een derde gegevens aan te leveren slechts noodzakelijk is in het belang van het onderzoek als het onderzoek niet uitgevoerd kan worden zonder de betreffende gegevens te verwerken en enkel die gegevens verwerkt worden die strikt noodzakelijk zijn voor de 10

11 uitvoering van het onderzoek. Artikel 8 Inzage in en verstrekking van persoonsgegevens aan anderen dan degenen genoemd in artikel 6 A. Door cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder in zijn eigen dossier 1. Iedere cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder heeft recht op inzage en afschrift van de gegevens die zijn opgenomen in zijn dossier, tenzij dit in strijd komt met het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een andere persoon van wie gegevens in het dossier zijn opgenomen. 2. Iedere cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder heeft recht om een overzicht te krijgen van de gegevens die van hem verwerkt worden. Hij krijgt daarbij te horen wie deze gegevens in kunnen zien en met welk doel ze verzameld zijn. B. Door een vertegenwoordiger 3. Een cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder kan iemand machtigen om al zijn gegevens, of een deel van zijn gegevens, in te zien. Het sociaal wijkteam en de deskundige jeugdhulp geven inzage in de gegevens waarvoor de machtiging geldt, tenzij inzage in strijd komt met het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. 4. Voor andere dan medische gegevens geldt dat de curator, mentor of bewindvoerder van de cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder de gegevens te allen tijde in kan zien. 5. Wettelijk vertegenwoordigers van jeugdigen die de leeftijd van 12 jaar nog niet hebben bereikt, hebben recht op inzage en afschrift van de gegevens die zijn opgenomen in het dossier van de jeugdige, tenzij dit in strijd komt met het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een andere persoon van wie gegevens in het dossier zijn opgenomen. C. Door een jeugdige van 12 tot 16 jaar of diens wettelijk vertegenwoordiger in het dossier van een jeugdige 6. De jeugdige die de leeftijd van 12 jaar maar nog niet van 16 jaar heeft bereikt heeft recht op inzage en afschrift van de gegevens die zijn opgenomen in zijn dossier, tenzij dit in strijd komt met het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een andere persoon van wie gegevens in het dossier zijn opgenomen. Zijn wettelijk vertegenwoordiger heeft eveneens recht op inzage en afschrift van dit dossier 11

12 met uitzondering van het medisch dossier. Zijn wettelijk vertegenwoordiger heeft enkel recht op inzage en afschrift van het medisch dossier indien de jeugdige hiervoor uitdrukkelijk toestemming weigert te verlenen. D. Door anderen dan de cliënt, ouder, jeugdige en/ of vertegenwoordigers 7. In principe hebben anderen dan de cliënt, ouder, jeugdige en/of vertegenwoordigers, zogenaamde derden of derde instanties, geen inzage in de dossiers van een cliënt, ouder of jeugdige, tenzij het sociaal wijkteam of de deskundige jeugdhulp een wettelijke plicht heeft inzage te geven in bepaalde gegevens of verplicht is gegevens aan derden te verstrekken. 8. Het sociaal wijkteam is in ieder geval wettelijk verplicht om de volgende instanties inzage of informatie te verschaffen: a. de toezichthoudend ambtenaar als bedoeld in artikel 6.1 Wmo De deskundige jeugdhulp is in ieder geval verplicht wettelijk verplicht om de volgende instanties inzage of informatie te verschaffen: a. de toezichthoudend ambtenaar als bedoeld in artikel 9.2 Jeugdwet. E. Verstrekking gegevens na afronding onderzoek 10. Na afronding van het onderzoek leggen het sociaal wijkteam en de deskundige jeugdhulp hun bevindingen vast in een verslag en verstrekken dit ten behoeve van de vaststelling van besluit over de verstrekking van een maatwerkvoorziening als bedoeld in artikel Wmo 2015 of het treffen van een voorziening op het gebied van jeugdhulp als bedoeld in artikel 2.3 Jeugdwet. 11. Het sociaal wijkteam verstrekt persoonsgegevens, waaronder indien noodzakelijk medische gegevens, aan een aanbieder die zich jegens het college heeft verbonden tot het leveren van de maatwerkvoorziening aan de cliënt, voor zover dit noodzakelijk is voor het aan de cliënt leveren van de diensten, hulpmiddelen, woningaanpassingen en andere maatregelen waartoe de aanbieder zich jegens het college heeft verbonden. 12. Deskundige jeugdhulp verstrekt persoonsgegevens, waaronder indien noodzakelijk bijzondere persoonsgegevens aan de jeugdhulpaanbieder die de bij besluit van het college toegekende jeugdhulp gaat uitvoeren. Artikel 9 Bewaartermijn 1. Gegevens die in een medisch dossier-jeugdwet, medisch dossier-wmo of het algemeen dossier Wmo zijn opgenomen worden vijftien jaar bewaard vanaf het moment waarop de gegevens zijn verzameld of zoveel langer als redelijkerwijs in 12

13 verband met een zorgvuldige uitvoering van de taak van het sociaal wijkteam op grond van deze wet noodzakelijk is. 2. De verwerking van gegevens betreffende godsdienst in een dossier Jeugdwet is enkel noodzakelijk om de jeugdhulp af te stemmen op de godsdienstige gezindheid van de betrokkene. Zodra afstemming heeft plaatsgevonden en het college een besluit heeft genomen op een aanvraag voor jeugdhulp en hiertegen geen rechtsmiddelen meer kunnen worden aangewend, worden deze gegevens vernietigd. 3. Persoonsgegevens uit andere dossiers worden uiterlijk vijf jaar na de beëindiging van het onderzoek verwijderd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. Artikel 10 Verwijdering en wijziging van persoonsgegevens 1. Gegevens in het dossier van een cliënt of ouder worden binnen een termijn van drie maanden na het verzoek van de cliënt vernietigd worden, tenzij aannemelijk is dat de gegevens van aanzienlijk belang zijn voor een ander of als de wet daartoe verplicht. 2. Gegevens in het dossier Jeugdwet van een jeugdige worden binnen een termijn van drie maanden na het verzoek van de jeugdige van 16 jaar of ouder en/of diens wettelijk vertegenwoordiger vernietigd worden, tenzij aannemelijk is dat de gegevens van aanzienlijk belang zijn voor een ander of als de wet daartoe verplicht. 3. Een betrokkene kan verzoeken om gegevens uit het dossier te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet van belang zijn voor het doel van de verzameling of in strijd met de wet zijn opgenomen. Als het sociaal wijkteam dan wel de deskundige jeugdhulp niet aan dit verzoek wil voldoen, wordt aan de cliënt meegedeeld wat de redenen hiervoor zijn. In andere gevallen voldoet het sociaal wijkteam dan wel de deskundige jeugdhulp zo snel mogelijk aan het verzoek. Artikel 11 Klachten 1. Als een cliënt, jeugdige of ouders van oordeel zijn dat de bepalingen uit dit reglement bij de verwerking van zijn gegevens niet worden nageleefd, kan hij zijn beklag doen bij het sociaal wijkteam en/of de deskundige jeugdhulp. 2. Indien de behandeling van de klacht niet voldoet, kan hij een klacht indienen bij: a. het college; b. het College bescherming persoonsgegevens. 13

14 Artikel 12 Beveiliging van persoonsgegevens 1. Het college legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. HOOFDSTUK 3 Artikel 14 Evaluatie 1. Dit convenant wordt jaarlijks door participanten geëvalueerd. Artikel 15 Looptijd, wijzigingen en naleving 1. Dit convenant treedt in werking met ingang van 1 januari Participanten onderschrijven de doelstelling van dit convenant, verplichten zich de in dit convenant vastgelegde afspraken na te komen en richten hun organisatie hierop in. 3. Waar nodig maken participanten nadere afspraken om een goede uitvoering van het convenant te verzekeren. 4. Wijzigingen, aanvullingen, uitbreiding van participanten en opzegging van dit convenant behoeven instemming van alle participanten. Artikel 16 Geschillen 1. Geschillen tussen participanten, daaronder begrepen die welke slechts door één van hen als zodanig beschouwd worden, zullen zo mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. 2. Indien participanten niet in der minne tot een oplossing komen, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het Arrondissement Gelderland. Artikel 17 Slotbepalingen 1. Dit convenant ontslaat partijen niet van hun eigen verantwoordelijkheden die voortvloeien uit wet- en regelgeving of uit de opdracht waarmee hun organisatie/instelling belast is. 14

15 2. Het college draagt er zorg voor dat in het convenant voorziene gegevensverwerking op grond van artikel 27 Wet bescherming persoonsgegevens wordt gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens. Ondertekening 15

16 Bijlage 1Bijzondere persoonsgegevens die zijn opgenomen in het medisch dossier* In het medisch dossier zijn onderstaande gegevens opgenomen: 1. Gewone persoonsgegevens van de cliënt, zoals: a. achternaam, voornamen; b. geslacht; c. geboortedatum; d. adres, postcode, woonplaats; e. telefoonnummer(s); f. en het registratienummer indien dat door het wijkteam wordt toegekend. 2. Daarnaast bevat het dossier aantekening van de gezondheidsgegevens van een cliënt die van belang zijn voor het onderzoek. 3. In het medisch dossier kan op verzoek van de cliënt een door hem afgegeven verklaring worden opgenomen. 4. Eventuele andere gegevens zoals opgesomd in bijlage 2 in lid 1 sub g en verder. 16

17 Bijlage 2 Gewone persoonsgegevens die zijn op genomen in het algemene dossier* Het dossier bevat de volgende gegevens: Van cliënt 1. Gewone persoonsgegevens van de cliënt, zoals: a. achternaam, voornamen; b. geslacht; c. geboortedatum; d. adres, postcode, woonplaats e. telefoonnummer(s); f. en het registratienummer indien dat door het wijkteam wordt toegekend; g. burgerlijke staat; h. burgerservicenummer; i. nummer en soort identiteitsbewijs; j. op welk(e) leefgebied(en) de vragen of problemen spelen; k. welke participanten/hulpverleners bij de hulpvraag betrokken zijn; l. netwerk van betrokkene; m. het Mijn plan van betrokkene; n. plan van aanpak, voor zover daarin geen medische gegevens zijn opgenomen; o. logboek gevolgde procedure; p. de mate van tevredenheid van betrokkene over het resultaat van het onderzoek. 2. Daarnaast bevat het dossier aantekening dat er de gezondheidsgegevens zijn van de cliënt die van belang zijn voor het onderzoek. Van anderen 1. Gegevens als genoemd in artikel 1 lid a tot en met e van: a. de wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt, de schriftelijke gemachtigde van de cliënt of een andere vertegenwoordiger van de cliënt; b. de partner van de cliënt of anderen dan de partner als deze als contactpersoon optreden; c. mantelzorger; d. anderen uit sociale netwerk. *de persoonsgegevens zoals opgesomd in de bijlagen zijn richtinggevend. Nadat het registratiesysteem definitief is ingeregeld, zal duidelijk zijn welke gegevens precies worden bewaard in de dossiers. 17