Resultaatgebieden Resultaatgebied 1: levert een bijdrage aan (bestuurlijke) beleidsontwikkeling en advisering.

Transcriptie

1 FUWA-PO Sessie Blz. 1 Functie-informatie Functienaam Organisatie KPOA Onderdeel Stafbureau Salarisschaal 10 Indelingsniveau IVc FUWASYS-advies 10 - IVc Werkterrein Algemeen ondersteunend -> Beleid Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Coördinatie van activiteiten en processen Kenmerkscores Somscore 47 Uitvoerder beheerder Datum FUWASYS-versie Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. (KPOA), een stichting van scholen voor primair onderwijs. De stichting kent een College van Bestuur met een Raad van Toezicht en een stafbureau bestaande uit beleidsmedewerkers personeel, beleidsmedewerkers onderwijs en opleidingen, een managementcontroller, een secretaris College van Bestuur en administratieve ondersteuning. De secretaris College van Bestuur levert een bijdrage aan de bestuurlijke beleidsontwikkeling en uitvoering, verricht beheersmatige ondersteuning, is verantwoordelijk voor de (ook bovenschoolse) administratieve processen en geeft leiding aan het bestuurssecretariaat. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1: levert een bijdrage aan (bestuurlijke) beleidsontwikkeling en advisering. Activiteiten: voert inventarisaties uit met betrekking tot het voorgenomen beleid en werkt beleidsadviezen en voorstellen/actieplannen uit; handelt desgevraagd procedurele aangelegenheden af; verricht onderzoek naar en analyseert voor KPOA relevante ontwikkelingen op nader aangegeven gebieden (waaronder ook tenminste begrepen facility management en (bovenschoolse) administratieve processen), beoordeelt de eventuele consequenties en vertaalt bevindingen naar (beleids)adviezen en beleidsnotities ten behoeve van het College van Bestuur; stelt concepten op voor interne uitvoeringsvoorschriften, (administratieve en organisatorische) richtlijnen en procedures en bewaakt deze; vervaardigt desgevraagd en desgewenst notities, rapporten, overzichten, enzovoort; verricht controletaken met betrekking tot de vastgestelde beleidsuitvoering door het College van Bestuur;

2 Blz. 2 neemt deel aan en formeert (desgewenst en desgevraagd) werkgroepen ter behandeling van (ad hoc) vraagstukken; geeft in- en extern informatie/voorlichting over de in het College van Bestuur genomen besluiten en onderhoudt ter zake relevante contacten met derden; fungeert als secretaris/projectleider van door het College van Bestuur ingestelde interne stuur- en werkgroepen met betrekking tot de uitwerking/invoering van nieuw beleid; produceert en analyseert managementinformatie ten behoeve van het College van Bestuur in het kader van de beleidsvoorbereiding en ten aanzien van bedrijfsvoeringaangelegenheden (bijvoorbeeld MARAP). Resultaatgebied 2: (beleids)ondersteuning van het College van Bestuur. Activiteiten: verleent dagelijkse secretariële en algemene administratieve ondersteuning (inclusief agendabeheer) aan de leden van het College van Bestuur; bereidt (desgewenst en desgevraagd ook inhoudelijk) vergaderingen van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en het directeurenberaad voor, verzamelt vergaderstukken en (achtergrond)informatie en draagt relevante agendapunten aan; neemt (als secretaris en notulant) deel aan vergaderingen van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht (met het College van Bestuur) en het directeurenberaad en geeft desgevraagd toelichtingen, stelt beleidsbesluiten op schrift en werkt deze verder uit; zet afgesproken beleidsbesluiten en actiepunten uit en bewaakt de voortgang van de afhandeling hiervan; draagt zorg voor de doorgeleiding van de beleidsinformatie vanuit het College van Bestuur naar personen en/of instellingen (waaronder begrepen de scholen van KPOA) voor wie deze informatie relevant is; ondersteunt de diverse beleidsmedewerkers binnen het stafbureau inhoudelijk, beleidsmatig en procedureel; is belast met de administratieve uitwerking en ondersteuning van de formatieplanning voor de scholen van KPOA; is het aanspreekpunt voor personeel en directies bij vragen met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en rechtspositionele regelingen (inclusief de CAO PO); neemt desgevraagd en desgewenst namens KPOA deel aan (externe) werkgroepen en dergelijke, al of niet met een afgegeven mandaat; bewaakt mede de consistentie van de vanuit het College van Bestuur geleverde bijdragen aan de verschillende overlegsituaties en adviseert aan het College van Bestuur ten behoeve van de afstemming hierin; is belast met de uitvoering en de bewaking van de bovenschoolse administratieve processen en geeft gevraagd en ongevraagd advies om deze te verbeteren; is in dat kader belast met de aansturing van de administratieve medewerkers op de scholen; is belast met het facility management ten behoeve van het stafbureau. Resultaatgebied 3: leidinggeven aan het stafbureau/bestuurssecretariaat. Activiteiten: stelt de planning voor het bestuurssecretariaat (c.q. het stafbureau) op, bewaakt deze en geeft prioriteiten aan; draagt zorg voor de verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden; begeleidt medewerkers bij hun werkzaamheden; begeleidt medewerkers bij hun persoonlijke ontwikkeling; voert de personeelszorg uit (onder andere functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, deze laatste onder verantwoordelijkheid van de voorzitter College van Bestuur).

3 Blz. 3 Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden verantwoording: aan het College van Bestuur over de kwaliteit van de adviezen met betrekking tot de bestuurlijke beleidsontwikkeling, de beleidsondersteuning en operationele beheersmatige ondersteuning van het College van Bestuur in brede zin en het leidinggeven aan het bestuurssecretariaat; kader: specifiek geformuleerde beleidsuitgangspunten, relevante wet- en regelgeving op onderwijsgebied en algemene richtlijnen; beslist over/bij: het dagelijks verlenen van secretariële en algemene administratieve ondersteuning (inclusief agendabeheer), het verrichten van onderzoek naar en het analyseren van voor de instelling relevante ontwikkelingen, het beoordelen van consequenties en het vertalen van de bevindingen naar (beleids)adviezen, bij het bewaken van de voortgang van de (interne) (bovenschoolse) administratieve processen, bij het facility management en het geven van ondersteuning op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie, alsmede bij het leidinggeven aan het bestuurssecretariaat. Kennis en vaardigheden algemeen theoretische kennis van bestuur en beleid; kennis van de bedrijfsvoering, administratieve processen en facility management; kennis van de organisatorische en functionele verhoudingen in en rondom het College van Bestuur; inzicht in de interne organisatie en taakverdeling binnen het College van Bestuur en in de structuur van de interne en externe omgeving; vaardigheid in het analyseren van de implicaties van veranderingen die invloed hebben op het werkveld van de scholen van KPOA; vaardigheid in het verzamelen, analyseren en tot adviezen verwerken van informatie omtrent het beleidsterrein van KPOA; vaardigheid in het (extern) behartigen van de belangen van KPOA; leidinggevende, improviserende, communicatieve, improviserende en adviesvaardigheden. Contacten met het College van Bestuur, de beleidsmedewerkers en de schooldirecties over (beleids)inhoudelijke, organisatorische, procedurele en beheersmatige aspecten om zaken te regelen en tot afstemming te komen; met beleidsmedewerkers over inhoudelijke en/of beheersvraagstukken om in overleg één en ander op elkaar af te stemmen; met de Raad van Toezicht en het directeurenberaad om informatie uit te wisselen en om af te stemmen; met leden van werkgroepen over te ontwikkelen of geformuleerd beleid om standpunten uit te leggen en tot afstemming te komen; met (administratief/secretariële en OOP-) medewerkers en docenten op de scholen om informatie uit te wisselen en vragen te beantwoorden; met medewerkers van het bestuurssecretariaat/stafbureau om informatie uit te wisselen en om tot afspraken te komen; met vertegenwoordigers van andere (onderwijs)organisaties, instituten, bedrijven en leveranciers om overleg te voeren, af te stemmen en bij belangentegenstellingen de belangen van KPOA te behartigen. Verantwoording Motivering Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen II tot en met V aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 10 - IVc is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen. De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld.

4 Blz. 4 Werkzaamheden 1. Minder gangbare of nieuwe zaken en problemen waarbij na analyse, oplossingen in samenhang en geïntegreerd worden ontwikkeld. (4) 1. Aard van de werkzaamheden Dit kenmerk meet de mate van complexiteit van de werkzaamheden. Een functie scoort hoger naarmate er sprake is van een grotere verwevenheid van factoren waarmee men bij het werk rekening moet houden. 1. Aard van de werkzaamheden, score = 4 Werkzaamheden waarbij onbekende zaken en problemen een rol spelen. Alternatieven, een nieuwe aanpak, ontwerpen, adviezen, leerprogramma's e.d. kunnen pas worden ontwikkeld na analyse van de problematiek/maatschappelijke vraag. Het kan ook gaan om nieuwe vragen en behoeften van de overheid, leerlingen of ouders, gericht op de aansluiting van het onderwijs op de maatschappelijke vraag en ontwikkelingen. Ook wordt er een 4 gescoord indien er leiding wordt gegeven aan een team, afdeling van de onderwijsorganisatie. 2. Realiseren van de taakstelling van de werkeenheid op een afgebakend werkgebied, en/of het verzorgen van het onderwijsleerproces of theorie- en praktijkinstructie, dan wel het realiseren van een eindproduct van een werkeenheid of het verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden. (3) 2. Doel van de werkzaamheden Dit kenmerk meet twee afzonderlijke aspecten. Gescoord kan worden de mate waarin een bijdrage moet worden geleverd aan de realisatie van de doelstelling van de onderwijsinstelling. Ook kan worden gescoord op de soort bijdrage die moet worden geleverd. 2. Doel van de werkzaamheden, score = 3 Verantwoordelijkheid voor het realiseren van de taakstelling van de werkeenheid: feitelijk betekent dit dat alle leidinggevenden en leraren minimaal een 3 scoren. Onder het verzorgen van het onderwijsleerproces wordt verstaan het overdragen van kennis en vaardigheden, het begeleiden van leerlingen bij het leerproces en het samenstellen van het onderwijsprogramma. Onder eindproduct van de werkeenheid wordt verstaan een bepalend deel van de taakstelling van die werkeenheid. Beleidsondersteunende werkzaamheden en ondersteunende werkzaamheden op het gebied van (technisch) ontwerp scoren ook een Beïnvloeding van de werkzaamheden buiten de eigen werkeenheid (extern gericht) én het effect is tot op middellange termijn (langer dan een jaar) merkbaar en vast te stellen. (4) 3. Effect van de werkzaamheden Dit kenmerk meet twee aspecten. Ten eerste in welke mate de werkzaamheden invloed hebben op de omgeving van de functie. Ten tweede de periode waarover het effect van de werkzaamheden zich uitstrekt. Bij dit kenmerk geldt dat een functie aan beide criteria van een scoreniveau moet voldoen. Is dit niet het geval dan wordt er een niveau lager gescoord. 3. Effect van de werkzaamheden, score = 4 Het effect van de werkzaamheden is gericht op de beïnvloeding van externe werkprocessen en/of de omgeving buiten de eigen werkeenheid. Daarnaast is het effect langer dan een jaar merkbaar. Leidinggevenden in het onderwijs met verantwoordelijkheden voor de voortgang en ontwikkeling voor integrale onderwijsvernieuwings- en ontwikkelingsprocessen scoren hier derhalve ook een 4.

5 Blz Inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij zelf alternatieve benaderingen moeten worden gezocht. (4) 4. Aanpak van de werkzaamheden Dit kenmerk meet in hoeverre er sprake is van problemen die opgelost moeten worden bij de aanpak van de eigen werkzaamheden. Dit wordt enerzijds bepaald door de bekendheid dan wel onbekendheid met situaties waar men op in moet spelen en anderzijds door de mate van creativiteit die nodig is bij de aanpak van de eigen werkzaamheden. 4. Aanpak van de werkzaamheden, score = 4 Het betreft nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij zelf alternatieve aanpakken moeten worden gezocht. 5. Inspelen op onverwachte omstandigheden of verschuivingen in het (onderwijs)beleid. (3) 5. Dynamiek van de werkzaamheden Dit kenmerk meet in hoeverre bij de werkzaamheden moet worden ingespeeld op veranderende omstandigheden. 5. Dynamiek van de werkzaamheden, score = 3 Afwisseling van situaties door onverwachte gebeurtenissen. Flexibiliteit gericht op het inspelen op die onverwachte gebeurtenissen is vereist. Daarnaast scoren verschuivingen in het (onderwijs)beleid een 3: het betreft dan wijzigingen in het beleid waarbij de beleidsuitgangspunten nog niet duidelijk zijn omlijnd. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6. Vrijheid om - na analyse - benaderingen of alternatieven af te stemmen op gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden. (4) 6. Keuzevrijheid Dit kenmerk meet de mate van keuzevrijheid bij het uitvoeren van de werkzaamheden. 6. Keuzevrijheid, score = 4 Bij de uitvoering van de werkzaamheden is sprake van gewijzigde of zich wijzigende onderwijskundige, financiële, commerciële, organisatorische of maatschappelijke omstandigheden, waarop moet worden ingespeeld en waarbij vervolgens nieuwe oplossingen moeten worden aangedragen. 7. Interpretatie en beoordeling van niet duidelijk omlijnde keuzefactoren en/of ontwikkelingen in de maatschappelijke omgeving. (3) 7. Complexiteit van de beslissingen Dit kenmerk meet de mate waarin de keuzefactoren die een rol spelen bij de inhoudelijke beslissingen concreet zijn en elkaar beïnvloeden. Het gaat hierbij om de beslissingen waar de functievervuller direct op kan worden aangesproken. Een functie scoort hoger naarmate er sprake is van meer factoren én een grotere verwevenheid van die factoren waarmee men bij het nemen van inhoudelijke beslissingen rekening moet houden. Tevens is van belang de mate waarin de factoren duidelijk zijn gedefinieerd.

6 Blz Complexiteit van de beslissingen, score = 3 Interpretatie van situaties, regels en dergelijke is nodig alvorens tot inhoudelijke beslissingen te komen. Bij het kiezen dient te worden geïnterpreteerd welke situaties van toepassing zijn of ermee te maken hebben. De beslissingen zijn gericht op operationele aspecten van het werk waarbij situaties, regels, afspraken en/of onderwijskundige ontwikkelingen moeten worden beoordeeld, en waarbij het gaat om de vormgeving of werkwijze van de werkzaamheden. 8. Voorspelbaar én op korte termijn (korter dan een jaar) vast te stellen. (3) 8. Effect van de beslissingen Dit kenmerk meet twee aspecten. Ten eerste wordt gemeten in welke mate de effecten van de beslissingen voorspelbaar zijn. Ten tweede wordt de periode gemeten waarbinnen het effect van de beslissingen vastgesteld kan worden. 8. Effect van de beslissingen, score = 3 Een onzekerheidsmarge met betrekking tot de gevolgen van de beslissingen en het effect is nog voorspelbaar. De gevolgen zijn binnen een jaar vast te stellen. 9. Met elkaar samenhangende richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of specifiek geformuleerde beleidslijnen/programma's zijn aanwezig als basis voor de uitvoering van het werk. (3) 9. Kader Dit kenmerk meet de mate waarin het kader beperkingen oplegt ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden. Het gaat hierbij om de belangrijkste werkinstructies, regels, voorschriften, e.d. die relevant zijn voor de dagelijkse functievervulling. 9. Kader, score = 3 De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen ruime kaders zoals het vastgestelde schoolbeleid of targets. Er is geen voorgeschreven wijze van uitvoering maar er is ruimte voor eigen invulling bij de uitvoering van de werkzaamheden. 10. Beoordeling van producten, onderzoeksresultaten of adviezen op overeenstemming met gestelde resultaatafspraken, normen, criteria of specificaties. (3) 10. Wijze van controle Dit kenmerk meet de mate van gedetailleerdheid van de controle/beoordeling van werkzaamheden door of namens het hogere echelon. De zwaarte wordt mede bepaald door het object en de aspecten van controle/beoordeling. 10. Wijze van controle, score = 3 Een controle van het product op overeenstemming met normen, criteria of specificaties, respectievelijk een beoordeling op inhoud van onderzoekresultaat of advies. Er wordt in tegenstelling tot de 2-score niet gecontroleerd tijdens het werkproces, maar het werkresultaat wordt in het geheel (achteraf) beoordeeld.

7 Blz. 7 Kennis en Vaardigheid 11. Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis en ervaring van het vakgebied, waarbij inzicht in organisatorische, sociale, financiële, technische, economische of juridische samenhangen in relatie tot het eigen werkterrein wordt vereist of zoals in het onderwijs het geval is, inzicht in de diverse culturele achtergronden van de leerlingen. (3) 11. Kennis Dit kenmerk meet twee aspecten. Ten eerste wordt de mate van diepgang van kennis gemeten die daadwerkelijk aangewend wordt voor een normale functievervulling. Ten tweede wordt de mate van inzicht gemeten dat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Inzicht heeft betrekking op een samenhang van aspecten binnen het eigen vakgebied met aspecten buiten het eigen vakgebied. Het gaat bij dit kenmerk om het werk- en denkniveau en ervaring, welke nodig zijn om de werkzaamheden uit te voeren. 11. Kennis, score = 3 Algemene, nog niet tot op detailniveau benodigde kennis van het vakgebied. Het vakgebied omvat voor de onderwijsgevende functies tevens de didactische en pedagogische basiselementen benodigd om kennis en/of vaardigheden over te dragen. Er is inzicht nodig in de samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen. Het gaat om werkzaamheden waarvoor in het algemeen een HBO werk- en denkniveau vereist wordt. Hieronder valt ook het MBO+ werk- en denkniveau. 12. Leidinggevende, improviserende, communicatieve, organiserende of adviesvaardigheden, dan wel didactische, pedagogische, stimulerende, motiverende en sociale vaardigheden en invoelingsvermogen ten aanzien van leerlingen. (3) 12. Vaardigheid Dit kenmerk meet de aard van de vaardigheden die nodig zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. 12. Vaardigheid, score = 3 Vaardigheden, nodig voor het tot stand brengen van een resultaat (product/advies). Contacten 13. Belangentegenstellingen. (4) 13. Aard van de contacten Dit kenmerk meet de zwaarte van de problemen die zich in functionele, niet hiërarchische contacten voordoen. Het gaat hierbij om de diepgang van de contacten en de weerstanden die moeten worden overwonnen. 13. Aard van de contacten, score = 4 Inzicht in de beweegredenen van de tegenpartij moet worden verworven om effectief met de tegenstellingen om te gaan. Te denken valt aan het overtuigen van collega's van de noodzaak van ontwikkeling en implementatie van onderwijsvernieuwingsvoorstellen, het overleg met ouders en/of leerlingen over te kiezen oplossingsrichtingen en/of te nemen maatregelen bij leer- en gedragsproblemen, inclusief eventueel overleg met collega's en in- en externe deskundigen en bij conflicten waarbij met ouders onderhandeld wordt over het behoud van de leerling voor de school. Het gaat hierbij om contacten waarbij de belangen, gelet op de aard van de werkzaamheden, tegengesteld zijn (d.w.z. de ene partij streeft een belang na dat strijdig is aan het belang van de andere partij) en/of waarbij verschillende, veelal tegengestelde, belangen aan de orde zijn.

8 Blz Verkrijgen van afstemming over de wijze van toepassing van regelgeving, de uitvoering van beleid, onderwijsprogrammering of de werkwijzen bij te leveren diensten. (3) 14. Doel van de contacten Dit kenmerk meet hetgeen in de functionele, niet hiërarchische contacten moet worden bereikt. 14. Doel van de contacten, score = 3 Verkrijgen van afstemming. Draagvlak voor bijvoorbeeld de toepassing van regelgeving, de uitvoering van beleid, de verzorging van onderwijs, de afstemming met collega's, hulpverleners en deskundigen en het vervolgonderwijs e.d. is aanwezig. Vergelijkbare functies Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld. Werkzaamheden Senior leraar (voortgezet) speciaal onderwijs 100% Adjunct-directeur 88% Algemeen directeur (beleidsbepalend bestuur) 88% Directeur 88% Directeur 88% Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Adjunct-directeur 100% Leraar SBO-SO 100% Senior leraar basisonderwijs 100% Directeur 88% Directeur 88% Kennis en Vaardigheid Adjunct-directeur 100% Directeur 100% Leraar SBO-SO 100% Leraar basisonderwijs 100% Senior leraar basisonderwijs 100% Contacten Algemeen directeur (beleidsbepalend bestuur) 100% Directeur 100% Directeur 100% Directeur (beleidsbepalend bestuur) 100% Directeur (toezichthoudend bestuur) 100% Alle kenmerken Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld. Tussen haakjes staat de salarisschaal en het indelingsniveau Leraar SBO-SO 94% (10 - IVc) Senior leraar basisonderwijs 94% (10 - IVc) Directeur 93% (10 - IVc) Adjunct-directeur 91% (10 - IVc) Senior leraar (voortgezet) speciaal onderwijs 91% (11 - IVd)

9 Blz. 9 Overzicht vergelijkbare scores Functienaam Werkzaamheden Kader, bev. & vera. K & V Cont. Senior leraar (voortgezet) speciaal onderwijs 100% Adjunct-directeur 100% Adjunct-directeur 100% 3 3 Algemeen directeur (beleidsbepalend bestuur) 100% 4 3 Toegekende scores Leraar SBO-SO 94% Conclusie Het FUWASYS-Advies 10 - IVc is overgenomen. De functie wordt dus op dit niveau gewaardeerd.