Noviteiten Novius. Business & Information Management NUMMER 2. In dit tweede nummer bestaat het palet uit:

Transcriptie

1 Voor u ligt de tweede uitgave van Noviteiten. De externe nieuwsbrief van Novius met een inspirerend aanbod van artikelen. We zullen u op deze wijze regelmatig bijpraten over voor u relevante onderwerpen en praktijkcases. Met als doel om u in de volle breedte geïnformeerd te houden over onze onderneming, producten en diensten. En natuurlijk ook over onze gezamenlijke successen bij het realiseren van strategische veranderingen in uw organisatie. MENU In dit tweede nummer bestaat het palet uit: Wij wensen u veel leesplezier en inspiratie. Directie Novius "Bijzondere vermelding voor de versterking van ons partnerteam met Guido Bayens en Tjerk Hobma. Beiden waren reeds jaren werkzaam bij Novius als principal. Guido is verantwoordelijk voor de vakgroep Architectuur en Tjerk voor de vakgroep Business Informatie Planning. Met deze verbreding van het partnerteam versterkt Novius haar groeipotentieel en slagkracht voor u en voor de toekomst." Novius Adviesgroep voor Informatie & Organisatie B.V. Utrechtseweg EE Amersfoort T F info@novius.nl

2 PAGINA 2 van 9 Business Informatieplanning (BIP) in de praktijk Brede participatie en continue communicatie maken BIP tot succes Voor deze tweede externe nieuwsbrief kijken Tjerk Hobma en Anneke Burger-Tebbens Torringa samen terug op het BIP-traject dat zij bij Ohra hebben doorlopen. Tjerk als principal consultant bij Novius en Anneke als Divisie Informatiemanager bij Ohra/ Delta Lloyd. Samen bespreken zij de effecten van het BIP-traject, de succesfactoren en kanttekeningen, en de stand van zaken twee jaar later. Toen Anneke Burger in de tweede helft van 2007 nieuw begon als Informatiemanager bij Ohra in Arnhem zat de organisatie in de omslag van een traditioneel verzekeringsbedrijf naar een marketing en verkooporganisatie. Het ontwerp voor de benodigde organisatieverandering lag klaar, maar deze veranderingen moesten nog verder geoperationaliseerd worden in de dagelijkse werkzaamheden. Er liepen heel veel verschillende projecten, maar van een aantal projecten was onvoldoende duidelijk wat hun bijdrage aan de organisatieverandering was en het ontbrak aan een heldere structuur om tot prioritering van de projecten te komen. Novius was één van de adviesbureaus die werd benaderd om Ohra hierbij te ondersteunen door middel van het opstellen van een BIP. De keuze viel op Novius, omdat volgens Anneke Burger Novius de inzet van het BIP-model combineerde met een heel pragmatische aanpak die goed aansloot bij de werkwijze binnen Ohra. Voorafgaand aan het BIP-traject werden allereerst een aantal lopende projecten stop gezet. Op die manier kwam zowel letterlijk als figuurlijk ruimte vrij om kritisch te kijken naar alle activiteiten binnen de organisatie. Brede participatie Terugkijkend constateert Anneke dat een belangrijke succesfactor was dat meteen in de beginfase van het traject veel inzicht ontstond in de processen van de voor- tot achterkant van de organisatie en de afhankelijkheden. Daardoor werd voor alle betrokkenen heel duidelijk welke gevolgen bepaalde plannen hadden voor de uiteindelijke uitvoering. Het effect was een groeiend inzicht en begrip voor elkaars problematiek. Anneke voegt daar nog aan toe dat ook de brede participatie binnen de projectgroep daaraan heeft bijgedragen. Alle disciplines waren erbij betrokken, IT, IM, maar ook bijvoorbeeld Sales, Marketing en Control, en allemaal met eigen mensen uit de organisatie. Het feit dat het opdrachtgeverschap bij de Directievoorzitter lag, maakte ook voor iedereen duidelijk hoeveel belang men hechtte aan het traject. Tjerk Hobma vult daarop aan dat een andere belangrijkste succesfactor van het traject bij Ohra de aandacht betrof voor het creëren van draagvlak en het goed borgen van het BIP binnen de organisatie. Op verschillende niveaus werden het management en de medewerkers vanaf het begin af aan betrokken bij het proces, onder andere door het instellen van een klankbordgroep naast de stuurgroep. Tjerk: Bijzonder aan het traject bij Ohra was de bereidheid bij de medewerkers om mee te denken en mee te werken. Je merkte dat binnen de organisatie duidelijk behoefte was aan structuur en consequent handelen. Managen van proces Tjerk geeft aan dat een belangrijk kenmerk van BIP is dat het niet alleen een ontwerp van de inhoud is, maar vooral ook een proces dat wordt doorlopen. Hij is benieuwd hoe Anneke dat heeft ervaren. Anneke: Mijn rol lag heel duidelijk in het managen van het proces. De inhoudelijke input kwam van de diverse deskundigen binnen de organisatie. De inbreng van Novius bestond vooral

3 VERVOLG: Brede participatie en continue communicatie maken BIP tot succes PAGINA 3 van 9 uit kennis, vasthouden van structuur en tempo behouden. Daarnaast hield Novius ons een spiegel voor en zorgde voor momenten van reflectie en vernieuwende inzichten. Duurzaam sturingsinstrument Als eindresultaat van het BIP-traject werd een projectportfolio over meerdere jaren opgeleverd, waarin alle projecten zijn beschreven die nodig zijn om de gewenste organisatieveranderingen te realiseren, inclusief budget, resources en afhankelijkheden. Meer dan van tevoren verwacht gaf het BIP niet alleen inzicht op dat moment, maar blijkt het een duurzaam sturingsinstrument. Volgens Anneke komt dit mede doordat tegelijk met het BIP-traject ook Informatiemanagement een organisatieslag heeft gemaakt. Hierdoor is een regiefunctie ingericht bij Informatiemanagement voor het borgen van zowel de inhoud als de besturing. Anneke merkt tot slot op dat het eigenlijke werk pas moet beginnen na oplevering van het BIP: Het is een doorlopend proces wat voortdurend aandacht vraagt. De businesskant is weerbarstig en het is soms lastig om keuzes te maken. Communicatie Tjerk constateert dat het hem is opgevallen dat het BIP, ook twee jaar na oplevering, nog steeds breed wordt gedragen binnen Ohra. Dat is volgens hem lang niet altijd het geval. Beide zijn het er over eens dat tijdens, maar zeker ook na afloop van het BIP-traject communicatie ontzettend belangrijk is. Anneke Burger: We hebben vanaf het begin af aan goed aandacht besteed aan de communicatie om iedereen bij Ohra erbij te betrekken, maar achteraf denk ik dat we nog meer hadden kunnen doen. Vooral het communiceren over de successen en de behaalde resultaten hadden we nog nadrukkelijker kunnen doen. En dat geldt nu twee jaar na dato nog steeds. Je moet eigenlijk continue blijven communiceren over de resultaten om het draagvlak in de organisatie te behouden.

4 PAGINA 4 van 9 Programmamanagement is Topsport Het wedstrijdverslag.. Op 16 december j.l. heeft het seminar Programmamanagement is Topsport plaatsgevonden op het KNVB Sportcentrum. Ondanks de sneeuwval die voor de middag en avond was voorspeld mocht de scheidsrechter, en dus tijdwaarnemer van het seminar, bijna 100 aanwezigen het fluitsignaal geven voor de start van het seminar. Onder leiding van de dagvoorzitter Dik van Raalte (NOC*NSF) koerste het programma met de wind in de zeilen van boei naar boei. Een variété aan sprekers verzorgden een smeuïge en inspirerende middag voor de deelnemers. De wedstrijd werd eerst aangegaan door Hans Bouscholte (technisch directeur van het Watersportverbond en coach van de Olympische zeilploeg) die interessante verbindingen maakte tussen de spectaculaire uitdagingen van de Volvo Ocean Race en het presteren in programmateams. Daarna presenteerde David de Graaf (auteur van het boek: Integraal Programmamanagement en partner van adviesgroep Novius) zijn visie op het vakgebied en de rol van de programmamanager / coach waarna Hans Gootjes het thema volledig omdraaide met de stelling: Topsport is programmamanagement! Hans vertelt dit vanuit zijn eigen ervaring als ex-topsporter maar ook op basis van zijn meest recente succes als manager bij de Nederlandse Gymnastiek Unie: zijn turnpupil Epke Zonderland werd de dag voor het seminar uitgeroepen tot de Sportman van het Jaar 2009! Tijdens de diverse parallelsessies werden de deelnemers regelmatig gevraagd om van de tribune af te komen en mee te denken en praten over o.a.: hoe topperformance leveren binnen programma s, kennisborgen in crisistijden en de Do s en Dont s van implementatiemanagement.

5 VERVOLG: Programmamanagement is Topsport PAGINA 5 van 9 Na het eindsignaal begon de netwerkborrel; daarna keerden de deelnemers huiswaarts en het doet de organisatie en sprekers deugd dat de bezoekers hebben teruggekoppeld dat het evenement inderdaad de beloofde inspiratie en energie heeft gegeven! Meer weten Wilt u het programma nalezen, de diensten / trainingen van Novius op het gebied van Project- en Implementatiemanagement en/of een presentatie van één van de sprekers bekijken? Ga naar Wilt u het boek Integraal programmamanagement: grip op verandering bestellen Klik dan hier! De onderwerpen van de parallelsessies waren gevarieerd: Hoe een onmogelijk programma toch mogelijk is gemaakt door Co Politiek Groei en bloei: hoe haal ik het beste uit mijzelf en het team naar boven? door Mark Venekamp Implementeren: hoe speel je deze wedstrijd? door Etienne Mommers en Rob Chabot Wilt u brochures toegestuurd krijgen van de diensten/ trainingen van Novius? Klik dan hier! (vermeld uw organisatienaam/ postadres/tel nr.) Wilt u uw ervaringen m.b.t. het seminar met ons delen, heel graag! Klik dan hier! (vermeld uw organisatienaam/tel nr.) Lange baan schaatsen: het veranderprogramma e-woonbron door Jan Hauwert en Hendrik Stadman Robaard Kennisborgen in programma s: dat kan veel beter! door Daan van der Weele en Yuri de Lugt Visie op programmamanagement door Helmuth Stoop

6 PAGINA 6 van 9 De nieuwe overheid: wat een feest! De toenemende verwachtingen van klanten zoals commerciële organisaties deze kennen, worden steeds meer voelbaar binnen overheidsinstanties. De burgers willen graag zo snel mogelijk antwoord op hun gestelde vragen of ingediende vergunningen. Ze hebben bij voorkeur de mogelijkheid om online de status van hun verzoeken te kunnen volgen. Vanuit overheidswege wordt hier in zekere zin op ingespeeld. Wettelijke kaders en termijnen worden aangescherpt of in sommige gevallen sterk ingekort. Daar waar eerst een vergunning maanden onderweg kon zijn, moet deze nu in bepaalde gevallen binnen 8 weken zijn afgehandeld. vraagt niet zozeer om technische wijzigingen, maar om een andere denk- en werkwijze, in een verandering in houding en gedrag van medewerkers. Verbetertrajecten komen moeilijk op gang als de motivatie en bewustzijn ontbreekt bij de mensen die het juist anders moeten doen! Aanleiding ontwikkeling game Om gemeenten te helpen in de verandering naar Zaakgericht werken heeft Novius een business game ontwikkeld. Deze game heet De Burger is Voor provincies, gemeenten en andere overheidsinstellingen betekent dit dat zij hun dienstverlening richting burgers en bedrijven onder de loep willen nemen om te toetsen of zij klantgerichter kunnen gaan werken. Dit wordt ook wel Zaakgericht werken genoemd. Zaakgericht werken is een nieuwe manier van werken waarbij een zaak centraal staat, een klantgerichte aanpak in proces en systeem voorop staat en waarbij zowel burger als gemeentemedewerkers op eenvoudige wijze de voortgang van de zaak kunnen volgen. De bedoeling van zaakgericht werken is om niet zozeer vanuit ICT-oplossingen, maar door verbetering van de manier van werken (de bedrijfsprocessen), de dienstverlening aan de klant te verbeteren. In de praktijk blijkt het niet eenvoudig om dit soort veranderprocessen tot leven te wekken. Soms is onvoldoende duidelijk hoe de dienstverlening kan worden verbeterd of wat nut en noodzaak daarvan is. Een diepgewortelde cultuur van product- en afdelingsgerichtheid kan hier een belangrijke belemmering voor vormen. Daarnaast worden de oplossingen vaak teveel vanuit de techniek bedacht. De invoering van zaakgericht werken meester. In de game wordt op treffende wijze de essentie van Zaakgericht werken gesimuleerd. Hierbij zijn traditioneel ingerichte processen het uitgangspunt en worden de deelnemers uitgedaagd om te komen tot veranderingen. Deze leiden uiteindelijk tot de inzichten in Zaakgericht werken. Voorop staat uiteraard dat de game geen doel op zich is, maar een middel om mensen (en dus ook processen en afdelingen) te helpen in de verandering naar Zaakgericht werken. Dit betekent dat de game niet alleen bij gemeenten als hefboom ingezet kan worden. Ook voor andere overheidsinstellingen is de game perfect in te zetten. De burger is meester Hoe doorbreek je de zo vertrouwde en ingewortelde manier van denken en doen in een organisatie?

7 VERVOLG: De nieuwe overheid: wat een feest! PAGINA 7 van 9 Het is een lastig verschijnsel dat voor mensen die regelmatig betrokken zijn bij organisatieveranderingen heel herkenbaar is. Het lijkt vaak zo eenvoudig om vanaf de zijlijn je conclusies te trekken, verbetervoorstellen te doen en deze voor te leggen aan de betreffende medewerkers of afdelingen. Een breekijzer om samen met de betrokken medewerkers of afdelingen tot inzichten te komen en daarmee een vergrote kans op een goede organisatieverandering te kunnen realiseren, is het spelen van een business game. In een business game worden praktijksituaties gesimuleerd. In deze simulatie ervaart de deelnemer zijn eigen denken en doen direct. Door vervolgens de analogie te leggen naar de eigen praktijksituatie van de deelnemers komen zij vrijwel altijd tot vernieuwende maar soms ook confronterende inzichten. Daarnaast is deze game ook uitermate geschikt om in te zetten als start-up voor een procesverbeteringstraject, teambuildingsactiviteit of als katalysator om knelpunten en/of afstemmingsproblemen binnen processen of tussen afdelingen inzichtelijk te maken. Context In de game de Burger is Meester zijn de deelnemers medewerkers van de fictieve gemeente Amersberg. Deze gemeente is van mening dat het geluk van haar burgers voorop staat. Om dit uit te drukken in daden is het voor de burgers mogelijk om feesten te organiseren. Echter, voordat je een feest mag organiseren, dien je hiervoor eerst een aanvraag bij de gemeente in te dienen. Pas na goedkeuring van deze aanvraag, mag je het feest organiseren.de aanvraag wordt door de verschillende afdelingen van de gemeente behandeld volgens traditionele processen en middelen. De game wordt gespeeld in 3 of 4 ronden en per ronde kunnen punten worden gescoord. De punten worden toegekend voor tijdigheid, statusinformatie en kwaliteit. Aangezien een aantal gemeenten deze game al hebben gespeeld, ontstaat een aardig competitieelement. De game bestaat uit 3 spelronden. Na het spelen van een ronde wordt geëvalueerd, worden algemene afspraken gemaakt en geïmplementeerd en wordt de volgende ronde gespeeld enz. Uit de evaluaties moet blijken of de doorgevoerde veranderingen ook daadwerkelijk dat resultaat heeft geboden als werd beoogd. Binnen de verschillende afdelingen is onderscheid te maken tussen hele specialistische en de meer generalistische, elk met hun eigen aspecten en dynamiek. Door de deelnemers een rol te laten spelen die het verst af staat van hun dagelijkse praktijk zal het leerelement voor de individu maar ook voor de totale groep het grootst zijn. Interesse gewekt? Mocht u na het lezen van dit artikel interesse hebben gekregen om de game als breekijzer in te zetten binnen uw organisatie/afdeling of om eens met ons van gedachte te wisselen over zaakgericht werken dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Uiteraard kunt u ons ook benaderen voor al uw vraagstukken op het gebied van Business Process Management. Wij komen graag naar u toe om uw specifieke vraag met u te bespreken. U kunt ons bereiken via ons office op nummer:

8 PAGINA 8 van 9 SVB enthousiast over de training spelen met interactie Novius heeft op 3 december een training Werkvormen spelen met interactie verzorgd voor de Sociale Verzekeringsbank. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is dé uitvoerder van volksverzekeringen in Nederland. De SVB zorgt ervoor dat kinderbijslag, AOW-pensioen of nabestaandenuitkering Anw op tijd én correct worden ontvangen. Dit wordt al meer dan honderd jaar gedaan voor rond de 4,9 miljoen klanten. De afdeling HR van de SVB krijgt in steeds grotere mate te maken met workshops en was op zoek naar een goede training op dit gebied. Tijdens de zoektocht hiernaar kwam de afdeling onder andere de Novius Academy tegen, waaronder de training Ik als Adviseur, Workshopvormen, Persoonlijke effectiviteit in verandertrajecten en Projectmatig Werken. Na intakes met verschillende mogelijke aanbieders heeft de SVB gekozen voor de training Werkvormen oftewel Spelen met Interactie. Tijdens de training was veel aandacht voor de praktijk van de SVB. Aan de hand van door de SVB ingebrachte situaties werden in groepjes verschillende werkvormen voorbereid en geoefend Tijdens de training kregen alle deelnemers het boek Werkvormen training Faciliteren van workshops uitgereikt, waarmee ze voor elke voorkomende situatie wel een geschikte werkvorm kunnen vinden. In de training van Novius heeft de HR afdeling van de SVB bovendien meer methodes voor het creatief en op maat voorbereiden van workshops aangereikt gekregen. Het effectief organiseren van workshops vraagt om een goede voorbereiding. Een handige checklist met tien punten helpt enorm bij het voorbereiden, begeleiden en succesvol afronden van workshops. Bij het begeleiden van workshops is het bijvoorbeeld erg belangrijk de groep zoveel mogelijk zelf te laten doen. In de training werd veel geoefend en werden veel concrete tips en tricks gegeven waarmee men de volgende dag aan de slag kon De interactieve vorm zorgde er voor dat er veel gelegenheid was tot het uitwisselen van ervaringen. Getuige de positieve feedback van de deelnemers is deze workshop goed bevallen! De SVB heeft zelfs aangegeven deze training mogelijk op te willen nemen in hun standaard trainingsaanbod. Mocht u meer informatie willen over deze training of over andere Novius PIM trainingen, neem dan contact op met Novius via of via info@novius.nl.

9 PAGINA 9 van 9 De Novius academy organiseert introductieworkshops De Novius academy nodigt u uit om kennis te komen maken met onze opleidingen. Vanaf december 2009 zijn wij gestart met een serie gratis introductieworkshops waarbij in elke workshop één van onze opleidingen aan de orde komt. Tevens verloten wij tijdens een introductieworkshop een volledige deelname aan de betreffende opleiding. Als eerste heeft op woensdag 9 december 2009 een introductieworkshop van de opleiding Business Informatieplanning plaats gevonden. Tijdens de workshop van 3 uur gaven 2 van onze ervaren BIP experts een globaal inzicht in de opleiding en behandelde de BIP methode in vogelvlucht. Vervolgens werd aan de hand van de casus getoond tot welke resultaten een BIP in praktijk kan leiden. Daarna gingen de deelnemers zelf aan de slag. In drie groepen werd onder begeleiding van een van de Novius experts een casus uit de groep behandeld. Op deze casus werd in ongeveer een half uur de BIP methode toegepast. De deelnemers ervaarden dit als zeer illustratief. Op woensdag 10 februari heeft de 2e introductieworkshop plaatsgevonden. Ditmaal kwam de opleiding Projectmatig Werken aan de orde. Tijdens de interactieve 2 uur durende sessie maakte de deelnemers kennis met de opleiding Projectmatig werken. Het succes van een project wordt bepaald door de bijdrage van álle betrokkenen, niet alleen de projectmanager. Het gaat daarbij om de essentie dat werken in projecten niet hetzelfde is als werken in de reguliere lijnorganisatie. Uit de enthousiaste reacties van de deelnemers na afloop van de workshops kunnen we concluderen dat beide avonden zeer informatief en leerzaam zijn geweest. Bovendien waren veel deelnemers erg te spreken over het interactieve karakter van onze opleidingen. Genoeg redenen dus om de volgende Introductieworkshop te organiseren. Deze zal medio april plaatsvinden en zal gericht zijn op Portfolio- en Implementatiemanagement. In de loop van 2010 komen ook nog de opleidingen Contactmanagement en Business Processmanagement aan de orde. Heeft u nog vragen over onze introductieworkshops neem dan contact op met ons office management. (office@novius.nl Tel: ) of kijk op Processturing vanuit een medewerkerportaal Hoe Woonbron integraal zicht krijgt op processen In onze vorige nieuwsbrief hebben wij de Woonbron case uitvoerig belicht. Maandag 1 maart is bij de Woonbron vestiging Delft de beschreven case als pilot gestart. De nieuwe bedrijfsprocessen zijn onder workflow gebracht. De bedrijfsprocessen zorgen ervoor dat Woonbron een Klantgedreven organisatie wordt. Processen, systemen en kanalen zijn goed op elkaar afgestemd, zodat de medewerker meer ruimte krijgt om de klant goed te kunnen bedienen. Dit jaar zullen andere Woonbron vestigingen gaan volgen waardoor de klant straks op elke vestiging dezelfde kwaliteit van dienstverlening krijgt. Wij feliciteren Woonbron met dit mooie resultaat.