SINT-TRUIDEN KERSTMARKT ALGEMEEN REGLEMENT

Transcriptie

1 SINT-TRUIDEN KERSTMARKT ALGEMEEN REGLEMENT 1 1. Aanvraag tot deelname De deelnemingsformulieren moeten voor woensdag 30 september 2009 teruggestuurd worden naar het adres van de VZW TRUDOR, enige erkende organisator van dit evenement. 2. Inschrijvingen met voorrang De standhouders die inschrijven voor woensdag 30 september 2009 genieten voorkeur voor zover hun deelnemingsformulier en het voorschot binnen de voorgeschreven tijd in het bezit zijn en er geen wijziging in het gamma van uw verkoopsproducten is. 3. Toelating De organisatie behoudt het recht om inschrijvingen te aanvaarden of te weigeren. Daarom moet uw formulier volledig ingevuld zijn wat betreft uw voorgestelde artikels, uw type stand, de opties, het elektriciteitsverbruik, In geval van weigering zal het voorschot teruggestort worden binnen de 15 dagen. Producten die niet vermeld zijn op uw deelnemingsformulier zullen verwijderd worden. De organisatie is niet verantwoordelijk voor een verkeerde bestelling. Onderverhuur aan derden is niet toegelaten! 4. Voorschot Bij elk deelnemingsformulier moet een voorschot van 200 EUR betaald worden binnen de periode van 2 weken na het versturen van uw formulier. Dit kan door het bedrag over te schrijven op rekeningsnummer van VZW TRUDOR of door het bijvoegen van een gekruiste cheque op naam van de VZW TRUDOR. Mogen wij vragen aan buitenlandse standhouders om geen cheque op te sturen, maar het bedrag over te schrijven. Gelieve geen overschrijvingsformulieren op te sturen. Geen voorschot = geen plaatsreservering. 5. Betaling Saldo Op dinsdag 3 november 2009 zal u een factuur ontvangen ter betaling van het saldo, rekening houdend met het voorschot en de gevraagde diensten. Het saldo moet ten laatste gestort worden op vrijdag 20 november Zo niet zal de plaats opnieuw ter beschikking worden gesteld aan andere kandidaten. 6. Ingebruikname stand De stand kan slechts in gebruik worden genomen indien hij volledig betaald is en indien de waarborg (250 EUR) betaald wordt in het secretariaat bij het begin van de kerstmarkt. U krijgt een document ter bevestiging (waarborgkaart). Dit document moet op uw stand blijven en spontaan getoond worden op vraag van de organisatie. 7. Waarborg Een waarborg van 250 EUR wordt gevraagd teneinde de kosten te dekken van verloren gegaan of vernield materiaal, de eventuele reiniging van een stand, of de decoratie van een stand wanneer dit niet spontaan door uzelf werd gedaan. Deze waarborg wordt afgegeven op het secretariaat wanneer u zich aanbiedt om uw documenten af te halen op woensdag 9/12/09 vanaf 14u. De waarborg wordt u terug overhandigd op zondag 20/12/09 op het secretariaat na het volledig ontruimen en opkuisen van uw stand, na het terugbrengen van het gehuurde materiaal in oorspronkelijke staat en na controle door de organisatie. Deze procedure is verplicht, waarborg is niet gelijk aan voorschot! 8. Annulering Bij annulering wordt het voorschot van 200 EUR aangerekend als schadevergoeding. Elke annulering moet door een aangetekend schijven medegedeeld worden aan de organisatie en dit voor 2 november Na deze datum wordt de totaalsom van uw stand aangerekend. 9. Keuze standplaats De organisatie behoudt zich het recht de standplaatsen toe te wijzen in functie van de voorgestelde producten. Bij een overaanbod van bepaalde producten zal een loting tussen de kandidaten gebeuren.

2 2 10. Elektriciteit De elektrische aansluiting wordt door de organisatie geïnstalleerd in functie van uw bestelling. De stekkers zijn van het type SHOKO (standaard huishoudstekkers) en CEE (rode 3 fase stekker) met aarding. Er zijn technische maatregelen om eventuele fraude en overgebruik tegen te gaan. De overbelasting veroorzaakt dikwijls defecten. Niet aangegeven extra verbruik zal te plaatsen moeten worden vergoed of het vermogen wordt verminderd tot de aangevraagde hoeveelheid vermeld op uw deelnemingsformulier. Enkel gekeurd materiaal voorzien van een CE-en/of CEBEC-label is toegestaan. Standen met verbruik ter plaatse (waar in de stand gerechten worden klaargemaakt)moeten in het bezit zijn van een stroomverdeelkast met differentieel en geldig keuringsattest. Donderdag 10 december 2009 zal hiervoor een keurder aanwezig zijn. 11. Veiligheid a) Brandpreventie Volgens de richtlijnen van de brandweer van Sint-Truiden (protocol), moet in elke stand een gekeurd brandblusapparaat van minimum 6 kg ABC-poeder of 5 kg CO² aanwezig zijn. De organisatie voorziet in elke stand een brandblusapparaat. Vuurhaarden die rechtstreeks in contact komen met de bezoekers zijn verboden. Verwarmingstoestellen met petroleum of andere vloeibare brandstoffen zijn verboden. De verkoop van vuurwerk is verboden. Standhouders die niet in regel zijn moeten hun stand onmiddellijk sluiten tot zij in orde zijn. In geval van nood moeten de standhouders alles verwijderen wat de toegang van de hulpverlening in de weg zou staan. b) Gasflessen De gasflessen die u zelf meebrengt moeten wettelijk in orde zijn: zwarte vlam op oranje achtergrond en een plaatje met de laatste datum van keuring. Er mag geen stock van gasflessen in of achter de tent staan. Wij hebben hiervoor de nodige stockruimte voor voorzien. Gelieven bij aankomst onze mensen te verwittigen zodat u de gasflessen veilig kan opbergen. Gelieve deze te voorzien van een label met uw gegevens. Verwarmingsvuren (infraroodstralers),bakplaten, waterverwarmingsketels enz moeten in orde zijn met de wetgeving (vraag raad aan uw verdeler). Na te kijken: de soepele gasdarm mag niet langer zijn dan 2 meter, mag geen slijtage vertonen en moet aan elk uiteinde voorzien zijn van 2 klemmen, bevestigings -en of afsluitringen, bevestigingskettingen tegen het omvallen voor verwarmingen op voet. Ook elektrische kabels en stekkers moeten in orde zijn. Ter info: de materialen gehuurd bij de organisatie zijn wettelijk in orde. Indien niet conform wordt de stand onmiddellijk gesloten. c) Toezicht Vanaf woensdag 10/12/2009 wordt er elke nacht vanaf tot het openingsuur toezicht gehouden. Het toezicht dient tot afschrikking van eventuele dieven. De organisatie is echter niet verantwoordelijk voor inbraak in uw stand. Daarop is het aangeraden om kostbare voorwerpen en geld s avonds mee naar huis te nemen. Om diefstal te vermijden is het afdekken van uw waren aan te raden. Daarom vragen wij de standhouders om zeker de stand te sluiten en eventueel hiervoor hulp te vragen aan de mensen van onze technische ploeg. d) Verzekering De organisatie sloot een globale verzekering af van het type evenement (in te kijken op aanvraag). e) Algemeen De stadhouders die drank in take-away schenken moeten dit doen in wegwerpmateriaal. Het gebruik van glas is niet toegestaan. Bij vriesweer kunnen we niet garanderen dat de standpijpen van de stad Leuven blijven werken. De stadhouders die waterslangen gebruiken die rechtstreeks aangesloten zijn aan de standpijpen, moeten deze afkoppelen. Standhouders die water willen afnemen van de standpijpen moeten daar zelf het materiaal voor meebrengen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor schade aan materiaal van de standhouders.

3 3 12. Reinheid en schoonmaak Iedere deelnemer huurt materiaal dat volledig in orde is. Dit moet in dezelfde staat afgeleverd worden op het einde van de kerstmarkt. Bij het niet schoonmaken van uw standplaats heeft de organisatie het recht om de waarborg te gebruiken om dit te laten doen door derden. Wij vragen u om elke avond na sluitingsuur even te borstelen voor uw stand. Opgepast: oliën, vetten en andere vloeistoffen mogen niet achtergelaten worden. Glas moet in de glasbak. Indien u vragen hebt, kan u steeds terecht op het permanent secretariaat. Een protocol omtrent milieu ligt er ter inzage. Iedere deelnemer is verplicht een open vuilbak te plaatsen (ook als er geen eetwaren worden verkocht) die hij regelmatig ledigt in één van de grote containers die op de rand van de twee pleinen geplaatst worden en die uitsluitend bestemd zijn voor standhouders. Kartonnen dozen moeten gevouwen worden tot een minimum grootte alvorens ze in de container te gooien. Gelieve uw afval niet in de grijze vuilbakken te werpen op het parcours, die zijn bestemd voor het afval van de bezoekers. Standhouders die geen vuilbak plaatsten zullen verplicht worden om er één te kopen bij de organisatie. Aangezien de soms slechte weersomstandigheden vragen wij u om geen kartonnen dozen te gebruiken als vuilnisbak. De bedeling van waardebons door de standhouders is alleen toegelaten in overleg met de organisatie. 13. Opbouw en afbraak Opbouw: Woensdag 9/12/2009 kan u vanaf uur op het terrein om te laden en lossen. Standhouders die eerder komen worden NIET toegelaten op het plein. Vergeet u niet eerst aan te melden op het secretariaat op de Grote Markt 44 (Toerisme). Donderdag 10/12/2009 kan u vanaf 9.00 uur op het terrein om te laden en lossen. Tussen uur en uur gebeurt de controle van de veiligheidsdiensten. Vrijdag 11/12/2009 kan u vanaf 9.00 uur op het terrein om te laden lossen De kerstmarkt opent om uur. Afbraak: Zondag 20/12/2009 vanaf 22.00uur. De afbraak moet voltooid zijn de avond zelf tenzij anders werd aangevraagd. Indien men klaar is met opruimen meldt men zich aan bij het secretariaat. Na de nodige controle door de organisatie kan u uw waarborg afhalen in het secretariaat. 14. Openingsuren van de kerstmarkt De kerstmarkt is geopend op volgende tijdstippen: Vrijdag 11/12/2009 Zaterdag 12/12/2009 Zondag 13/12/2009 Maandag 14/12/2009 Dinsdag 15/12/2009 Woensdag 16/12/2009 Donderdag 17/12/2009 Vrijdag 18/12/2009 Zaterdag 19/12/2009 Zondag 20/12/ tot uur (opening) tot uur (zaterdagmarkt s ochtends) tot uur (zaterdagmarkt s ochtends) Dit betekent dat uw stand voor het openingsuur volledig klaar moet zijn om de bezoekers van de kerstmarkt te ontvangen. Indien standhouders deze openingsuren niet respecteren, kan de waarborg ingehouden worden. 15. Parking Er zijn parkeerplaatsen op de veemarkt gratis en in de ondergrondse Clockhempoort betalend. Standhouders met een bestelwagen kunnen enkel bovengronds parkeren. De plaatsen in parking Clockhempoort (ondergronds) zijn voor de ganse periode van de kerstmarkt en moet u zelf reserveren.

4 4 16. Standhouders Om de controle voor de mensen die toezicht houden te vergemakkelijken, werken we met een standhoudersbadge systeem. Na sluitingstijd worden enkel de standhouders op het terrein aanvaard, de controle hierop zal heel streng zijn. Standhouders mogen pas een half uur later dan sluitingtijd op het plein om te laden of te lossen (deze regel geldt ook s morgens voor openingstijd). 17. Producten Wij zijn verbonden aan sponsorbelangen. Vandaar dat bepaalde goederen enkel mogen verkocht worden van bepaalde leveranciers. Aan de hand van uw opgegeven producten op uw deelnemingsformulier zullen we meedelen wat mogelijk is en wat niet. Opgelet: er wordt controle gedaan met het verlies van de waarborg en het wegnemen van de producten als gevolg. De volgende regels betreffende de producten dienen in acht genomen te worden: Alle producten moeten passen in het concept en de sfeer van de kerstmarkt; dit wordt beoordeeld door de organisatie; De organisatie exploiteert zelf de horeca drankstanden waarin zij warme dranken, frisdranken, bieren, champagne, cava, wijnen, zal verkopen; Externe drankstanden worden enkel toegestaan met specifieke of streekproducten en dit enkel na overleg met de organisatie; Eetstands mogen enkel drank aanbieden wanneer zij volwaardige maaltijden serveren aan een zittend cliënteel. Echter enkel na overleg met en via leveranciers van de organisatie 18. Verkoop van alcohol De diensten van Douane en accijnzen voeren controles uit op de kerstmarkt. Elke deelnemer die alcoholische dranken verkoopt moet in regel zijn en op een aanvraag een toelating kunnen voorleggen. De verkoop van (alcoholische) dranken wordt enkel toegestaan in geschenkverpakking en na akkoord van de organisatie en indien het vermeld is op het deelnemingsformulier. Alcoholische en andere dranken mogen niet verkocht worden voor verbruik ter plaatse. 19. Verkoop van alcohol De diensten van Douane en accijnzen voeren controles uit op de kerstmarkt. Elke deelnemer die alcoholische dranken verkoopt moet in regel zijn en op een aanvraag een toelating kunnen voorleggen. Jenevers en fruitjenevers mogen enkel door de organisatie verkocht worden. 20. Horeca Het ontruimen van de markt vraagt elke avond tijd. Vooral aan de horecastanden wordt nogal eens doorgefeest. De horecastanden uitgebaat door de organisatie blijven open tot 22u30. De horecatent in het midden van het plein, sluit de deuren stipt om middernacht. 21. Opties De standhouders die materiaal huren bij de organisatie moeten dit zelf afhalen aan het secretariaat bij aankomst op woensdag 9/12/2009 of wordt in overleg gebracht door de technische ploeg. Al het gehuurde materiaal moet op zondagavond in oorspronkelijke staat terug ingeleverd worden op dezelfde plaats. Gelieve uw waarborgkaart mee te brengen! 22. Geluidshinder Het is verboden gebruik te maken van geluidsdragers (micro s). Dit is zeer storend voor andere collega standhouders. Muziek afkomstig van installaties in de standen wordt getolereerd voor zover zij andere standhouders niet storen, zij de sfeermuziek buiten niet overstijgt en zij past in de kerstsfeer. De organisatie zorgt zelf voor aangepaste muziek op de kerstmarkt. Zorg dat u in orde bent met SABAM en DE BILLIJKE VERGOEDING.

5 5 23. Permanent secretariaat + EHBO Tijdens de kerstmarkt voorziet de organisatie een permanent MOBIEL secretariaat waar u steeds terecht kan met allerlei vragen en /of medische problemen. Contactnummer wordt medegedeeld bij het aanmelden en staat op de badge. 24. Laatste richtlijnen De laatste richtlijnen worden u samen met de factuur verstuurd. Hierin staat de informatie die u nodig hebt om alles correct te laten verlopen. Dit reglement is bindend en dient tot naleving bij ondertekening van het inschrijvingsformulier.