83-1 PERSPROTOCOL GEMEENTE MIDDELBURG WAT IS EEN PERSPROTOCOL

Transcriptie

1 PERSPROTOCOL GEMEENTE MIDDELBURG WAT IS EEN PERSPROTOCOL In een persprotocol wordt geregeld welke gemeentelijke medewerkers de media te woord mogen staan en over welke zaken men wel of niet mag spreken. Een persprotocol is in feite een instructie/ richtlijn over het onderhouden van contacten met de media. Het persprotocol biedt een vorm van bescherming aan zowel de medewerkers als het bestuur van de gemeente omdat door de afspraken die in het persprotocol zijn geregeld met name de medewerkers worden behoed voor "struikelen". WAAROM EEN PERSPROTOCOL Er was al een persprotocol dat stamde uit april Het college van burgemeester en wethouders vond toen dat de voorlichting niet verliep zoals deze behoorde te verlopen. Daarom stelde het toenmalig college een aantal richtlijnen op waaraan men zich diende te houden op momenten dat men door de media werd benaderd. Het persprotocol van 1973 begon sterke slijtageverschijnselen te vertonen. Dit was aanleiding om een geheel nieuw protocol te maken dat was aangepast aan de eisen des tijds. In december 1993 stelde het college van burgemeester en wethouders een nieuwe persprotocol vast. WAT ZIJN MEDIA. Media zijn in feite communicatiemiddelen, middelen om kennis en informatie over te dragen en te verspreiden. In de dagelijkse praktijk verstaan we onder media: radio, televisie en geschreven pers. Dagbladen, weekbladen, maandbladen, magazines, enz. worden allemaal onder het begrip "media" gerekend. De media worden vaak door journalisten, verslaggevers, reporters, enz. vertegenwoordigd. In bijna alle gevallen zult u door een journalist worden benaderd met de vraag waarom iets gebeurt, wanneer, door wie, waar en hoe. In de praktijk van de Gemeente Middelburg hebben we heel vaak te maken met journalisten van Omroep Zeeland, de Provinciale Zeeuwse Courant (PK), De Faam / Vlissinger en de stadsomroep. Ook kan er door het gemeentebestuur een besluit worden genomen dat aantrekkelijk is voor de landelijke media. Het is dus denkbaar dat u soms ook door het NOS-Journaal, NOVA, een actualiteitenrubriek, een landelijke krant, een vakblad, een weekblad, enz. wordt benaderd. ACTIEVE EN PASSIEVE MEDIABENADERING. We onderscheiden twee vormen van mediabenadering, namelijk de actieve en de passieve mediabenadering. Bij de actieve mediabenadering (A)) gaat het initiatief tot het contact uit van de zijde van de gemeente. Bij de passieve mediabenadering (B) is dit niet het geval. Hier gaat het initiatief tot het contact uit van de media zelf. A. Aktieve mediabenadering. Op het gebied van de actieve mediabenadering heeft het college van burgemeester en wethouders een viertal regels gesteld die strikt gehandhaafd dienen te worden. Deze regels luiden als volgt: 1. Bestuurders. 83-1

2 Actieve benadering van de media gebeurt in principe uitsluitend door de leden van het college van burgemeester en wethouders zelf, na vooraf overleg met de sectie Voorlichting te hebben gehad. Is overleg met de sectie Voorlichting vooraf niet mogelijk (bijvoorbeeld vanwege het spoedeisend karakter), dan wordt deze sectie terstond achteraf ingelicht; 2. Dienstdirecteuren. Ook de dienstdirecteuren kunnen de media actief benaderen. Zij dienen dan vooraf de portefeuillehouder (= wethouder of burgemeester) te raadplegen. Het behoeft geen betoog dat de portefeuillehouders te allen tijde een veto hebben. Dit betekent dat de portefeuillehouders beslissen of een dienstdirecteur de media wel of niet actief mag benaderen. Tevens dienen de dienstdirecteuren bij actieve benadering van de media ook vooraf overleg te hebben met de sectie Voorlichting. Ook hier geldt dat, indien overleg met de sectie Voorlichting vooraf niet mogelijk is (bijvoorbeeld vanwege het spoedeisend karakter), de sectie dan terstond achteraf wordt ingelicht; 3. Ambtelijke medewerkers, zijnde geen dienstdirecteur. Het kan zijn dat u geen dienstdirecteur bent maar toch de media actief wenst te benaderen. Dit is mogelijk, echter uitsluitend met toestemming en onder verantwoordelijkheid van uw dienstdirecteur. Uw dienstdirecteur dient dan wel eerst het onder 2. genoemde spoor af te leggen; 4. Medewerkers sectie Voorlichting. Voor de medewerkers van deze sectie geldt een aparte regel omdat zij beroepsmatig vaak met de media te maken hebben. De medewerkers van de sectie Voorlichting kunnen, voor wat betreft de onder eigen verantwoordelijkheid plaatsvindende routinematige zaken, te allen tijde de media benaderen. Wanneer er geen sprake is van routinematige zaken dan kunnen de medewerkers van de sectie Voorlichting zelf actief de media benaderen wanneer de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of een portefeuillehouder hiertoe een opdracht heeft verstrekt. Tevens kunnen de medewerkers van de sectie Voorlichting zelf actief de pers over een bepaalde zaak benaderen na eerst met de betreffende portefeuillehouder of de betreffende dienstdirecteur overleg te hebben gehad. B. Passieve mediabenadering Het college heeft ook op het gebied van de passieve mediabenadering een aantal regels gesteld. Zoals al eerder opgemerkt nemen bij passieve mediabenadering de media zelf het initiatief tot contact met de gemeente. Op het gebied van de passieve mediabenadering gelden er regels voor de bestuurders (a) en de ambtelijke medewerkers (b). a. Bestuurders. Bij het verstrekken van gegevens aan de media dienen de bestuurders zich te allen tijde te houden aan het bepaalde in de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Indien mogelijk, stellen de bestuurders de sectie Voorlichting vooraf op de hoogte van het feit dat men door de media benaderd is. Indien dit vooraf niet mogelijk is, dan stellen de bestuurder(s) de sectie Voorlichting direct achteraf op de hoogte; b. Ambtelijke medewerkers. Op het terrein van de passieve mediabenadering heeft het college van burgemeester en wethouders vier regels gesteld voor de ambtelijke medewerkers die door de media over gemeentelijke zaken worden benaderd. Hierna worden deze vier regels genoemd: 83-2

3 1. wanneer ambtelijke medewerkers informatie aan de pers verstrekken dienen zij zich te houden aan het bepaalde in de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) en de Instructie WOB; 2. ambtelijke medewerkers mogen alleen feitelijke gegevens aan de media verstrekken. Dit betekent dat zij zich in geen enkel opzicht mogen laten verleiden tot het doen van beleidsuitspraken. Het doen van beleidsuitspraken immers is alleen aan bestuurders voorbehouden. Feitelijke gegevens zijn in principe zakelijke feiten waarover door het college van burgemeester en wethouders een besluit is genomen; 3. het kan zijn dat er door het verstrekken van feitelijke informatie ongerustheid, onrust, verontwaardiging, verwarring, massale publieksacties of acties binnen de politiek ontstaan. Dit dient u zich, alvorens mededelingen aan de media te doen, goed te realiseren. Zowel de inhoud van de feitelijke informatie als het moment waarop die verstrekt wordt, kan dergelijke gevolgen hebben. Indien dit het geval is dient u eerst intern te overleggen met uw ambtelijke meerdere of de betreffende portefeuillehouder. Als in samenspraak met uw ambtelijke meerdere of de betreffende portefeuillehouder toch besloten wordt de informatie te verstrekken dient u terstond de sectie Voorlichting hiervan in kennis te stellen. Het kan zijn dat u zich pas na het verstrekken van de informatie realiseert dat er ongerustheid, verwarring, enz. kan ontstaan. Indien u deze gedachte hebt dient u direct uw ambtelijke meerdere, de portefeuillehouder en de sectie Voorlichtïng in te lichten. In gezamenlijkheid kan dan worden bekeken hoe de vergissing alsnog kan worden verholpen; 4. in beginsel mogen alle gemeentelijke medewerkers de media te woord staan. Er wordt dus geen enkel onderscheid gemaakt in de functies die binnen de gemeente worden bekleed. Duidelijk moet zijn dat u zich volstrekt dient te houden aan de drie hiervoor genoemde regels. Hier mag u niet van afwijken. Als u hier wel van afwijkt dient u te beseffen dat dit voor u persoonlijk gevolgen kan hebben. WET OPENBAARHEID VAN BESTUUR (WOB) Deze wet is op 1 mei 1980 in werking getreden. In 1990 werd de wet herzien maar deze herziening bracht geen noemenswaardige wijzigingen met zich mee. In de WOB is met name een informatieplicht voor overheidsorganen opgenomen. Dit betekent dat ook de gemeenten deze plicht hebben omdat deze onder het begrip overheidsorganen vallen. Zowel voor bestuurders als medewerkers geldt dat zij te allen tijde de WOB in acht moeten nemen wanneer er sprake is van contacten met de media. Volgens de WOB hebben de media recht op informatie en hebben de gemeenten de plicht deze te verschaffen. Naast het verschaffen van mondelinge informatie aan de media bestaat op grond van de WOB ook de mogelijkheid om schriftelijke informatie te verstrekken. De media hebben zelfs het recht schriftelijke documenten te verkrijgen en/of in te zien. Deze plicht om schriftelijke informatie te verstrekken geldt overigens niet alleen voor de media maar voor elke belangstellende. Hieronder wordt uitvoeriger op het verstrekken van mondelinge en schriftelijke informatie ingegaan. Plichten op grond van de WOB De WOB verplicht de overheid, in ons geval de gemeente, elke belangstellende (waaronder dus onze burgers, de media, enz.) in te lichten over het gemeentelijk beleid, zowel mondeling als schriftelijk. Het gaat hierbij in feite om documenten van bestuurlijke aard. Meestal zijn dit schriftelijke stukken, maar het kunnen bijvoorbeeld ook foto's, films, computer- of geluidsbanden zijn. De belangstellende hoeft bij het doen van zijn verzoek, of dit nu mondeling of schriftelijk is, om informatie te verkrijgen niet aan te geven waarom hij of zij die betreffende informatie wil hebben of welk belang hij of zij er bij heeft. Op een verzoek om informatie moet binnen twee weken worden beslist. De beslissing kan èèn keer voor twee weken worden verdaagd. 83-3

4 Indien u een verzoek mondeling afwijst heeft de belanghebbende het recht u te vragen deze afwijzing schriftelijk te bevestigen. Hierdoor heeft de belanghebbende de mogelijkheid bezwaar of beroep tegen de afwijzing aan te tekenen. Vormen van verstrekken van informatie Er zijn diverse mogelijkheden om informatie te verstrekken, al naar gelang de wensen van de verzoeker. Informatie kan worden gegeven door middel van het verstrekken van een copie van een document, het verlenen van inzage in een document, het verstrekken van een uittreksel of een samenvatting van een document of het geven van schriftelijke of mondelinge inlichtingen over een document. Het kan zijn dat er aan het verstrekken van een document of copieën daarvan kosten zijn verbonden. Deelt u dat dan ook aan de verzoeker mee. Afwijzen van het geven van informatie U hebt ook het recht om een verzoek om informatie af te wijzen. De WOB noemt namelijk belangen die er toe kunnen leiden dat informatie niet kan worden gegeven. In dit verband hoeft u dan ook geen uitvoerige redenen aan te geven waarom u de informatie niet kunt verstrekken. Het gaat hier om de zogenaamde absolute uitzonderingsgronden. Zo wordt er geen informatie verschaft indien dit de eenheid van het regeringsbeleid in gevaar zou brengen, de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden of wanneer het gaat om bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid, in dit geval de gemeente, zijn medegedeeld. Naast de hiervoor genoemde belangen is er ook een categorie van belangen die de overheid bij het nemen van beslissingen goed moet afwegen tegen het feit dat overheidsinformatie openbaar is. Het gaat hier om de relatieve uitzonderingsgronden. Het betreft hier belangen als: - de betrekkingen van Nederland met andere staten en internationale organisaties; - de economische of financiële belangen van de staat, de provincie, de gemeente etc.; - de opsporing en vervolging van strafbare feiten; - de inspectie, controle en toezicht door overheidsorganen; - het belang van een eventuele geadresseerde om als eerste kennis te nemen van de informatie; - het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van de aanvrager, de overheid of van anderen die bij de gelegenheid betrokken zijn; - bescherming van privacy. Als u op grond van de hiervoor genoemde uitzonderingsgronden weigert de informatie te verstrekken zult u in alle gevallen de redenen hiervoor moeten aangeven. Intern beraad Ambtelijke adviezen worden in het kader van de WOB ook wel documenten / stukken voor intern beraad genoemd. Als deze interne stukken zakelijke informatie bevatten, zoals feitelijke gegevens, toekomstige ontwikkelingen of mogelijke manieren om een bepaald beleid te voeren is het geen probleem dat u over de inhoud van deze stukken informatie verschaft. Het kan ook zijn dat een intern stuk persoonlijke beleidsop- 83-4

5 vattingen bevat. Als dit het geval is dan kan zo'n stuk alleen openbaar worden gemaakt als diegene die deze beleidsopvattingen heeft gemaakt persoonlijk toestemming tot openbaarmaking geeft. Bescherming privacy van derden Als het verschaffen van bepaalde informatie een inbreuk zou kunnen betekenen op de persoonlijke levenssfeer van anderen of hun belangen in sterke mate zou kunnen benadelen dan moet de overheid bij diegene, wiens levenssfeer of belang het betreft, nagaan hoe hij of zij staat tegenover de openbaarmaking van die informatie. Dit is noodzakelijk om een juiste afweging te kunnen maken tussen het belang van de openbaarheid en het belang van diegene die het aangaat. VOORLICHTING BIJ RAMPEN Bij rampensituaties gelden andere regels. Wanneer zich in Middelburg een ramp of een grootschalig ongeval voltrekt wordt er direct onder voorzitterschap van de burgemeester een beleidsteam bijeen geroepen. Bij calamiteiten wordt alle voorlichting, zowel aan burgers, media, enz. vanuit het beleidsteam gecoördineerd. Dit betekent dat niet één gemeentelijke medewerker bevoegd is informatie omtrent de ramp te verstrekken. U verstrekt dus zelf geen informatie maar verwijst direct door naar de sectie Voorlichting. TENSLOTTE Door middel van deze folder wil het college van burgemeester en wethouders u uitvoerig op de hoogte stellen van het gemeentelijk persprotocol. Het kan zijn dat u bepaalde zaken niet hebt begrepen. Indien dit het geval is, schroomt u dan niet om met de sectie Voorlichting in contact te treden. De medewerkers van deze sectie willen u Aanvulling gemeentelijk persprotocol Gedragslijn openbaarmaking beleidsvoorstellen/nota s 83-5

6 U bent in het bezit van het persprotocol van de Gemeente Middelburg. In dit persprotocol is aangegeven hoe u met de media dient om te gaan. Het persprotocol is een richtlijn voor het onderhouden van contacten met de media. Dit is een aanvulling op het gemeentelijk persprotocol. Het college van burgemeester en wethouders stelt u deze aanvulling ter hand omdat het college streeft naar een verruiming van de openbaarmaking van gemeentelijke stukken. Dit streven is ingegeven door een verzoek van de media. Deze aanvulling op het persprotocol dient u te zien als een gedragslijn waardoor een ruimere wijze van openbaarmaking kan worden bewerkstelligd. Het college streeft er naar de media in een vroeger stadium te betrekken bij het gemeentelijk beleid om onder andere: a. goodwill op te wekken voor het bestuur als zodanig;b. b. instemming met het gemeentelijk beleid te bevorderen doordat het beleid tijdig en goed wordt uitgelegd; c. begrip te kweken voor het gemeentelijk beleid omdat het vroegtijdig geven van voorlichting wordt ervaren als een poging van het bestuur om een brug te slaan tussen bestuur en bestuurden; d. de door het bestuur verlangde medewerking van de burgerij en maatschappelijke organisaties gemakkelijker mogelijk te maken. Kortom, het college streeft er naar om, indien mogelijk, vanaf de intentiefase van de planvorming een ruimere mate van openbaarmaking na te streven. Gedragslijn Er is een groot aantal gemeentelijke medewerkers dat zich onder andere bezighoudt met het schrijven van beleidsvoorstellen/nota s aan het college van burgemeester en wethouders, de zogenaamde collegevoorstellen genaamd, en de burgemeester. De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) noemt dit documenten opgesteld ten behoeve van intern beraad. Op elk voorstel is standaard de vraag opgenomen of er een afschrift hiervan aan de sectie Voorlichting gezonden dient te worden. In deze gedragslijn gaat het juist om deze vraag. Meer dan tot op heden gebruikelijk is dient u, als samensteller van het collegevoorstel, het aspect openbaarmaking nadrukkelijker te betrekken bij het schrijven daarvan. Meer dan tot op heden gebruikelijk is dient u te kijken naar de vraag of een afschrift van uw voorstel gezonden dient te worden naar de sectie Voorlichting waardoor deze sectie de mogelijkheid heeft de pers omtrent de inhoud van uw voorstel te informeren c.q. de pers een copie ervan ter hand te stellen. Vaak heerst er terughoudendheid voor wat betreft het inschakelen van de pers bij het naar buiten brengen van het gemeentelijk beleid. Terughoudendheid is goed wanneer dit gebaseerd is op goede gronden. Niet in alle gevallen zal openbaarmaking van een voorstel mogelijk zijn omdat er bepaalde belangen op het spel staan, omdat eerst belanghebbenden op de hoogte moeten worden gebracht alvorens openbaarmaking plaatsvindt, omdat het gaat over de persoonlijke levenssfeer van mensen, enz. Zie hiervoor het hoofdstuk Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) in het gemeentelijk persprotocol. Toch zult u er naar moeten streven uw aandacht meer op het aspect openbaarmaking te richten opdat hier op een actiever wijze mee kan worden omgegaan. 83-6

7 Bij elke (beleids-)nota aan het college of de burgemeester die door u wordt samengesteld dient u dus rekening te houden met het invullen van ja/nee (j/n) voor wat betreft het openbaarmaking van uw stukken in die zin dat hiervan een afschrift naar de sectie Voorlichting wordt gestuurd. De directeur van uw dienst zal hier ook toezicht op houden en bij het zien passeren van uw stukken beoordelen of u het aspect ja/nee goed hebt ingevuld. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor het aspect openbaarmaking berust bij de dienstdirecteuren. Probeert u er bij het redigeren van uw stukken rekening mee te houden dat u de redactie hiervan niet te persoonlijk opstelt. Hiermee wordt bedoeld dat u selectief dient om te springen met persoonlijke beleidsopvattingen. In het algemeen dient uw advies of nota een zakelijke weergave van de feiten, de van toepassing zijnde voorschriften, een opsomming van mogelijk te nemen beslissingen te bevatten. Hierop dient u ook uw eindadvies, dat standaard aan het begin van uw voorstel is opgenomen, te baseren. Normaliter zal een aldus opgesteld advies integraal openbaar gemaakt kunnen worden. Indien een dergelijk document voor intern beraad uw persoonlijke beleidsopvattingen bevat, wordt over die persoonlijke opvattingen informatie verstrekt in geobjectiveerde vorm. Alleen als de opsteller heeft ingestemd met bekendmaking van zijn/haar persoonlijke opvattingen kan openbaarmaking zo plaatsvinden dat ook bekend is wiens opvattingen dat zijn. Probeert u het geven van persoonlijke beleidsopvattingen dus zoveel mogelijk te beperken. Van de zijde van de sectie Voorlichting zal in de contacten met de media nog eens worden benadrukt dat in perspublicaties geen namen van ambtenaren worden genoemd. Vragen Indien u vragen hebt over de hiervoor omschreven gedragslijn schroomt u dan niet om met de sectie Voorlichting in contact te treden. De medewerkers van deze sectie zullen u graag helpen bij het beantwoorden van uw vragen. Vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van 7 december