Inhoud: A: BESTUUR en ORGANISATIE 2

Transcriptie

1 JeepCl ubneder l and

2 Inhoud: A: BESTUUR en ORGANISATIE 2 Bestuurssamenstelling 2 B: ACTIVITEITEN 2011/ C: LEDEN 5 D: DE WEBSITE 6 E: NIEUWSBRIEF 6 F: FINANCIËN 7 G: REALISATIE PLANNING 2011/ H: PLANNING 2012/ I: PROGRAMMA 2012/

3 Jaarverslag 2011/2012 vereniging Jeep Club Nederland Amersfoort, 17 november 2012 Aan de leden van de vereniging Jeep Club Nederland, Als bestuur van de vereniging bieden wij u hierbij met genoegen aan: het Jaarverslag 2011/2012. A: BESTUUR en ORGANISATIE Bestuurssamenstelling Het afgelopen jaar is de volgende bestuurswisseling aan de orde geweest: Jack van Helvoort: penningmeester Jack is vorig jaar als door het bestuur voorgedragen en door de aanwezige leden tot bestuurslid gekozen. Hij heeft het afgelopen jaar deel uitgemaakt van ons bestuur. Jack heeft zich het afgelopen jaar achter de schermen ingezet voor de vereniging in de functie van Penningmeester. Helaas heeft Jack zijn bestuursfuncties en lid van het bestuur wegens privé omstandigheden moeten opzeggen. Dit is op 18 september jl. bekrachtigd. Gekozen en in functie vanaf november 2011: Namen Functies/verantwoordelijkheden Frank Eijk Voorzitter Richard van Helvoort Secretaris Jack van Helvoort Penningmeester Ronald Ligteringen Algemeen bestuurslid Verkiesbaar per einde verenigingsjaar: Er hebben zich geen nieuwe kandidaten aangediend. 2

4 Bestuur komend verenigingsjaar Na bovenstaande zal het bestuur als volgt zijn samengesteld: Namen Frank Eijk Richard van Helvoort Ronald Ligteringen Functies/verantwoordelijkheden Voorzitter Penningmeester Algemeen bestuurslid Ondersteunende personen: De verenigingsactiviteiten zijn mogelijk gemaakt door een grote groep actieve leden: Jubileum evenement organisatie Evenementen commissie Marshals Petra Wolthaus administratie evenementen inschrijvingen Sjef Broere webmaster Ronald Baas en Chantal Hos Club kleding Buiten deze bovenstaande lijst met groepen en individuen zijn er nog vele andere betrokkenen. De mensen/leden welke graag meehelpen met de organisatie en hand en span diensten, zoals het opzetten en afbeken van de tent, in en uitruimten van de aanhanger, het opruimen van het terrein na een academy etc. Ook hen die niet bij naam zijn genoemd, willen wij erg bedanken voor hun inzet en tijd die ze besteden aan jullie club. Namens de leden en het bestuur, allemaal hartelijk bedankt. 3

5 B: ACTIVITEITEN 2011/2012 Door de vereniging Jeep Club Nederland werd het afgelopen jaar een groot aantal activiteiten georganiseerd en werden in clubverband diverse andere Jeep en 4x4 evenementen bezocht; Jeep Techniek te gast bij Autobedrijven JaVé te Armere. Hier hebben wij met behulp van Albert het onderhoud en voorbereiding voor de vakantie behandeld onder het wel bekende motto Go Prepaired. Olaf Wiggers heeft het belang van de juiste verzekering toegelicht en vele vragen aangaande de verzekeringen van de leden kunnen beantwoorden. Aansluitend hebben een aantal leden het onderhoud in praktijk kunnen brengen op de ter beschikking gestelde bruggen en ook voorbeelden kunnen aanschouwen van onderdelen welke waren gesneuveld. Jeep Tour dit jaar heeft men optimaal kunnen genieten van de jeeptours. Gezien dat wij dit jaar ook het jubileum hebben gevierd waarin al drie routes waren opgenomen. Buiten deze drie hebben wij dit jaar ook twee touren gereden in het Boxtel weekend en onlangs de border control route. Gast Event dit jaar hebben velen als groep mee kunnen rijden met het Drenthe weekend. Jeep Academy de eerste Jeep academy was dit jaar tussen de ijsschotsen van Overloon. Hierop volgend hebben wij dit jaar ook gereden in Veldhoven, Eiland van Maurik, Wamel en Groeve de Groot. 10-jarig Jubileum Weekend dit weekend is een weekend geweest om niet meer te vergeten. We hebben veel activiteiten in dit weekend kunnen stoppen mede dank zij de vele helpers en sponsors. Door dit teamwork hebben wij op een schitterdende locatie een feest kunnen bouwen. Wij hebben hier o.a. jeepacademy s kunnen uitzetten, diverse Jeeptouren kunnen rijden, een aantal challenges kunnen opzetten waaronder de mudcup, concours d elegance, een Jeepacademy voor de kinderen welke moest worden bedwongen met een radiografisch bestuurbare auto etc.etc. Jeep Academy buitenland wij zijn het afgelopen jaar weer voor het eerst sinds jaren naar Biltstain (B) geweest en in Holzen (D) hebben we weer kunnen genieten van een mooie steengroeve. Afgelopen jaar hebben wij vast kunnen houden aan de gepubliceerde data van ons programma Dit was niet altijd even gemakkelijk te realiseren en derhalve 4 kwam het voor dat wij de informatie over een komend evenement zeer laat bekend konden maken en zelfs tijdelijk moesten afzeggen. Onze excuses hiervoor.

6 C: LEDEN Ledenbestand In 2012 is ons ledenbestand afgenomen met 15 leden. Dit is het resultaat van het aantal uitschrijvingen van 24 wanbetalers, deze zijn doorgehaald, aangezien door hen de financiële verplichtingen naar de vereniging niet werden nagekomen. Verder waren er 18 opzeggingen door leden. In verenigingsjaar hebben wij 27 nieuwe leden mogen inschrijven. Het huidige aantal JCN-leden bedraagt nu

7 D: DE WEBSITE De website van de Jeep Club wordt sinds 3 augustus 2003 onderhouden en gesponsord door C & S. De web-hosting is ondergebracht bij onze sponsor Business Support & Guidance (BS&G). De site is ca maal bezocht en er zijn ca pagina weergaven geteld. Ca. 82% van de bezoekers kwamen dit jaar uit Nederland, terwijl de top van de overige landen word aangevoerd door Amerika met een aandeel van nu totaal 7% van de bezoeken. De resterene landen welke met aanzienlijk aantal bezoeken staan geregistreerd zijn o.a. Engeland, Duitsland, Frankrijk, Spanje etc. De resterende bezoekers, met ruim 1000 bezoeken, komen van 81 verschillende landen Bovenstaande resultaten zijn mede te danken aan de enorme inzet van onze webmaster - Sjef Broere. Sjef wederom bedankt namens de leden en het bestuur. Overzicht 1 jan dec 2011 E: NIEUWSBRIEF Sinds de start in oktober 2005 werden in totaal 139 nieuwsbrieven verzonden, waarvan 17 in het afgelopen jaar. De nieuwsbrief zal in opzet informatie verstrekken betreffende: jaarprogramma, evenementen, activiteiten, sponsoren van JCN, nieuws en service. 6

8 F: FINANCIËN Het boekjaar werd afgesloten met een batig saldo ter grootte van Het eigen vermogen is gegroeid van naar De 12 evenementen van het afgelopen seizoen hebben in totaal 6051 gekost. Dit negatieve bedrag wordt veroorzaakt door een aantal redenen. Een grote veroorzaker is het jubileum waar we vanuit de clubkas een aanzienlijke bijdrage (ruim 4500 euro) hebben gedaan, een andere reden is het steeds duurder worden van de huur van terreinen en daarbij opgeteld de beperkte opkomst op diverse Academies. Als laatste dient opgemerkt te worden dat we afgelopen jaar nieuw lint besteld hebben, deze is direct in de exploitatie weg geboekt. In de begroting is een post van euro 1000 opgenomen voor kleding, deze post is bedoeld om de kleding voor de marshals uit te breiden, dit bedrag zal nog aangevuld worden met de sponsoring bijdrage van Hans en Niels. Opgemerkt dient te worden dat wij in het verslag de sponsoring in natura van diverse personen en bedrijven niet in geld hebben uitgedrukt. Een ieder die de Jeep Club sponsort op welke wijze dan ook, zijn wij zeer dankbaar! Voor een nadere vergelijking der opbrengsten en kosten verwijzen wij u naar het Financieel Jaarverslag 2011/2012 van onze vereniging welke in de jaarvergadering van 27 november wordt uitgereikt. Tijdens de Algemene Ledenvergadering zal het bestuur voorstellen de contributie voor 2012/2013 ongewijzigd te handhaven op 60,- 7

9 G: REALISATIE PLANNING 2011/ verder opzetten en versterken van evenementen commissies; 2. Voortgang en uitbreiding Marshal-groep van Jeep Club Nederland 3. samenwerking met de nieuwe eigenaar van het merk Jeep uitbreiden jarig bestaan van Jeep Club Nederland vieren Toelichting op de doelstellingen 1. verder opzetten en versterken van evenementen organisatie; Wij zijn inmiddels gestart met het opzetten en operationeel maken van de evenementen organisatie. Met medewerking van Karl Greven en Bas van Loon hebben we dit jaar aan paar mooie evenementen kunnen organiseren. In ons eerste overleg zijn er duidelijke afspraken gemaakt m.b.t. de verschillende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Al onze evenementen zijn dit jaar weer goed herkenbaar als Jeep Club Nederland door de nodige vlaggen, banners en borden van Jeep Club Nederland. Wij hopen dit het volgende jaar te kunnen voortzetten. Heren bedankt voor jullie inzet gedurende het afgelopen jaar. 2. Voortgang en uitbreiding Marshal-groep van Jeep Club Nederland Dit hadden wij de afgelopen jaren al als een belangrijk doel vastgesteld. Wij moeten er nog steeds voor zorgen dat de vereniging voldoende steun geniet van de leden. Wij zullen nog actiever leden moeten gaan vragen om mee te helpen met een evenement en/of de voorbereiding van de evenementen. Vele handen maken uiteindelijk ook licht werk. De marshal groep bestaat nu uit 15 mensen (incl bestuur). Deze groep staat steeds weer voor elk evenement klaar om er een geslaagde dag van te maken. We zijn trots op de goep die voor ons allen de handen uit de mouwen wilt steken. Wij hebben dit jaar een constante groep gehad. Wij hebben het afgelopen jaar een aantal onderwerpen besproken met betrekking tot de organisatie en communicatie. Dit blijft ondanks alle inspanning 8 een uitdaging. Wij hopen dit te kunnen verbeteren in het komende jaar. Buiten de Marshal groep mogen wij ook dit jaar wel concluderen dat er weer meer leden bereid zijn ons op een evenement te ondersteunen. Deze ondersteuning uitte zich het afgelopen jaar in ondersteuning van het inschrijfbureau, uitzetten van de

10 academies, opruimen, en niet te vergeten de inspanningen door velen voor de organisatie van het jubileum evenment. 3. samenwerking met de nieuwe eigenaar van het merk Jeep uitbreiden. Met Jeep hebben wij het afgelopen jaar een aantal maal aan tafel gezeten. Een aantal belangrijke agendapunten zijn samenwerking, onderlinge verwachtingen, ondersteuning aan de importeur en de dealers en uiteraard ook de ondersteuning door hen van JCN. De onderlinge verstandhouding is zeer positief. Getuige de geweldige inspanning van hun organisatie om ons jubileum evenement te ondersteunen en hier tevens als sponsor financiële bijdrage te leveren jarig bestaan van Jeep Club Nederland vieren. Ik denk dat ik niet overdrijf wanneer ik aangeef dat deze doelsteling is behaald. Het jubileum evenement ligt nog bij iedereen vers in het geheugen. U heeft waarschijnlijk wel vernomen dat de organisatie hier wat tegenslagen heeft gekend. Het lijkt een cliche maar we zijn er naar onze mening sterker uitgekomen door optimaal gebuik te maken van de beschikbare lokatie van de PeelTrail. Dit was niet mogelijk geweest zonder de jubileum organisatie die uiteindelijk 2 evenementen heeft moeten organiseren. De voorbereiding gedurende de voorafgaande week waarbij continue 12 man het gehele kamp en de terreinen hebben voorbereid. Het zou ook niet mogelijk zijn geweest zonder de medewerking van de bedrijfsleider en eigenaar van Peel Trail en de gemeente. Gaande ons overleg met hen bleek maar weer hoe belangrijk het is om bij presentatie van ons evenementdraaiboek ook te kunnen toelichten hoe wij te werk gaan. De begeleiding van onze Marshals, het documenteren van de routes incl. landkaarten en de risicoinventarisaties zijn hierbij belangrijke onderdelen. Wij zullen zeker nog eens terug komen op de locatie PeelTrail. 9

11 H: PLANNING 2012/2013 Doelstellingen 1. verder opzetten en versterken van evenementenorganisatie; 2. samenwerking met de nieuwe eigenaar van het merk Jeep uitbreiden 3. continueren Jeep Club kleding en onderzoek naar mogelijke verkoop en distributie Toelichting van de doelstellingen 1. verder opzetten en uitbreiden van de evenementen organisatie We hebben een goede start gemaakt met deze organisatievorm. De evenementen worden nu nog door een klein aantal mensen opgezet wat de werkdruk groot maakt. De voorbereidingstijd is derhalve ook zeer kort. Mede hierdoor kan het voorkomen dat de uitnodigingen laat worden verzonden. Wij hebben ons voorgenomen om voor het verzenden van de uitnodigingen een termijn van 4 weken te hanteren. Ondanks dat de datum van het evenement al een jaar van te voren bij een ieder bekend is heeft dit toch wel toegevoegde waarde. Uiteraard moet dit dan resuteren in een grotere opkomst op de evenementen. Gedurende onze evenementen worden de deelnemers begeleid door het terrein. De interactie van deze groep onderling en met de Marshal wordt als zeer positief ervaren door de deelnemers. Tevens is het afgelopen jaar weer gebleken dat de vergunningsverlenende instanties deze werkwijze waarderen. Wij willen deze vorm van de organisatie derhalve ook graag behouden. Om dit te realiseren hebben wij ondersteuning nodig van Marshals. Dit afgelopen jaar hebben wij tevens ondersteuning van de leden op de evenementen ondervonden die de diverse werkzaamheden van de Marshals die de hele dag al in de weer zijn ontlasten. Ook dit jaar geven wij de nodige aandacht aan de opleidingen van de marshals en helpers. 2. Samenwerking met de nieuwe eigenaar van het merk Jeep uitbreiden De afgelopen periode is er prettig samengewerkt met Fiat. Wij verwachten deze samenwerking volgens afspaak met hen uit te breiden. Beide organisaties zijn hiertoe meer dan bereid. We willen vaak sneller opereren dan mogelijk is. 3. Continueren Jeep Club kleding en onderzoek naar mogelijke verkoop en distributie 10 Door de inspanning van Ronald en Chantal hebben wij gedurende het jubileumevenement kennis kunnen maken met de nieuwe Jeep Club Nederland kledinglijn. Deze wordt nu op een aantal evenementen gepresenteerd om ervaring op te doen en de wensen van de leden te inventariseren.

12 Uitvoering 2012/2013 De hierboven vermelde doelstellingen willen wij middels de volgende acties realiseren: Ad1. verder opzetten en versterken van de organisatie; Leden betrekken tot de organisatie voor de ondersteuning van het evenement welke zij dan bijwonen. Frequenter om ondersteuning vragen voorafgaand aan de evenementen ook aan leden die zich hebben aangemeld voor het betreffende evenement. Meer overleg met de ondersteunende leden en marshals. Ad2. samenwerking met de nieuwe eigenaar van het merk Jeep uitbreiden De huidige samenwerking met hen is goed. Mogelijke samenwerking en ondersteuning van ieders activiteiten met hen nader bespreken, uitbreiden en mogelijk daadwerkelijk realiseren. Ad3. continueren Jeep Club kleding en onderzoek naar mogelijke verkoop en distributie. Met de initiatiefnemers de vraag naar de kleding en de verkoop van de kleding te evalueren. Een plan opzetten voor het komende jaar inzake mogelijke vraag, aanbod, vooraad, kledinglijn e.d. 11

13 I: PROGRAMMA 2012/2013 Het programma voor het jaar 2012/2013 wordt in de jaarvergadering van 25 november uitgereikt. Het programma is onder voorbehoud. Wij zullen deze ook na de vergadering op de site publiceren. Mocht er na kennisneming van het Jaarverslag aanleiding zijn om vragen te stellen en/of op- en aanmerkingen te plaatsen dan kunnen deze via aan ons kenbaar worden gemaakt. Frank Eijk, voorzitter Namens het bestuur van Jeep Club Nederland 12