Management Informatie op Maat. als startpunt voor procesverbetering. NVLO Jaarcongres

Transcriptie

1 als startpunt voor procesverbetering. NVLO Jaarcongres -

2 Even voorstellen: Jean Paul van Dorst RC Persoonlijke titel Vragen? Stel ze!

3 De startsituatie 15% meer aanvragen en 12% minder productie dan urenafspraak; Wantrouwen tussen gebruikers onderling en de OK Raad van Bestuur met de handen in het haar. Groot budgettekort en geen uitzicht op verbetering Zeer gebrekkige en gebruikersonvriendelijke Management Informatie

4 Een plan van aanpak Verbetering van de operationele processen Bestuurlijke steun en tijdelijke maatregelen Ontwikkeling van Management Informatie

5 De basis van management informatie Management informatie Nodig voor het sturen van de organisatie. Denk hierbij onder andere aan rapportages over: de productie, de geleverde kwaliteit en de financiele resultaten. Maar ook ziekteverzuimcijfers en kostprijzen. Externe verantwoording Nodig voor het informeren van en het afleggen van verantwoording aan externe belanghebbenden. Denk hierbij onder andere aan: de jaarrekening, rapportage van de IGZ indicatoren en CBS Statistieken Bronregistratie en basisadministratie Nodig voor de dagelijkse gang van zaken. Basis voor externe verantwoording en management informatie. Denk hierbij onder andere aan de zorgregistratie, de boekhouding en de salarisadministratie

6 Informatiestroom Informatiestroom Wederkerige relatie tussen bronregistratie en basisadministratie en management informatie. Duidelijke accounting trail. Kwaliteit (betrouwbaarheid) van de management informatie wordt verbeterd door verbetering van de bronregistratie en basisadministratie.

7 Waarom op maat? De bestaande systemen verzamelen 80% - 90% van de gegevens maar kunnen de overige 10% - 20% niet effectief en efficient bereiken. De geleverde management informatie sluit onvoldoende aan bij de gebruiker. De toegang tot informatie is onvoldoende gebruikersvriendelijk en vereist veel voorkennis.

8 Intelligent Data Collection Cyclus Speciale invoer Gegevens verzameling Intelligente Gegevensverwerking Interactieve Rapportage Rapportage Bestaande gegevens Rapportage op maat

9 Intelligent Data Collection Cyclus: Gegevensverzameling Gegevensverzameling Speciale invoer Het verzamelen van gegevens die nodig zijn voor het verzorgen van de rapportages. Speciale invoer Gegevens verzameling Bestaande gegevens Registratie van gegevens die niet in bestaande bronsystemen vastliggen maar wel nodig zijn voor de rapportages. Registratie via maatwerk systemen, Computer On Wheels, handheld terminals, barcode readers. Bestaande gegevens Het ontsluiten en verzamelen van bestaande gegevens uit bronsystemen (Productie, Personeel, Financiën).

10 Intelligent Data Collection Cyclus: Intelligente gegevensverwerking Intelligente gegevensverwerking Verwerking van de verzamelde gegevens. Schakel tussen gegevensverzameling en rapportage. Intelligente Gegevensverwerking Intelligent Data Collection Gegevensverwerking vanuit operationele en financiele deskundigheid. Gegevens worden inhoudelijk beoordeeld. De informatiebehoefte is leidend. Automated Data Collection Gegevensverwerking vanuit automatiseringsperspectief. Systeem is leidend.

11 Intelligent Data Collection Cyclus: Rapportage Rapportage Managers houden niet van financiën en ICT. Ze willen gefaciliteerd worden in hun informatiebehoeften. Interactieve Rapportage Interactieve rapportage Een gebruikersvriendelijke omgeving waarin op een interactieve manier relevante informatie opgevraagd kan worden. Terugkoppeling van informatie is mogelijk. Rapportage op maat Rapportage Rapportage op maat Rapportages op maat gebaseerd op gebruikers eisen en wensen.

12 Procesverbetering: de maatregelen Transparantie in het operationele proces Bepalen van kostprijzen en afrekenen van uren Periodieke gesprekken met alle gebruikers Management Informatie op maat als gespreksleidraad

13 Procesverbetering: de resultaten Hogere productie dan ooit tegen lagere kosten OK van bottleneck tot facilitator Focus verschuift naar andere onderwerpen Alle OK s komen in één hand

14 Een kleine casus: OK team in de nacht In de nacht waren er twee teams beschikbaar voor spoedoperaties Vermindering zou een forse kostenbesparing opleveren (500K) Zorgen over veiligheid en toegankelijkheid van zorg in de nacht

15 Een kleine casus: OK team in de nacht Inzet van operatie assistenten is verminderd Kostenbesparing van 250K Evaluatie na 6 maanden heeft geleid tot kleine aanpassing

16 Procesverbetering: de toekomst Analyse van anesthesietijden Standaardisering over meerdere locaties Scannen van materialen Alle OK s komen in één hand

17 Ten slotte It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change. Charles Darwin English biologist ( )