EVENEMENTEN ORGANISEREN. Hoe begin je eraan? INLEIDING INLEIDING Praktische organisatie van een evenement.

Transcriptie

1 EVENEMENTEN ORGANISEREN Hoe begin je eraan? Praktische organisatie van een evenement 1 INLEIDING Veel organisaties Veel goede wil en inzet Opgelet voor mogelijke gevolgen van slecht organiseren STEUNTJE IN DE RUG! 2 INLEIDING Theorie gekoppeld aan praktijk Ruime praktijkervaring 10 jaar actief als organisator van provinciale evenementen in West- Vlaanderen (sport) Meer dan 150 grote organisaties 3 1

2 INLEIDING Onthouden wat goed is Vergeten wat Principes van goed organiseren zijn dezelfde voor grote en kleine organisaties Steel met je ogen, het warm water is misschien als uitgevonden 4 INLEIDING 1. Basisregels 2. Vijfstappenplan 3. Veiligheid 4. Kwaliteit 5. Promotie 6. Organisatie-instrumenten 5 BASISREGELS KIS IJSBERG VISUALISEREN DRIE PIJLERS SUCCESS RAMP 6 2

3 BASISREGELS KIS = KEEP IT SIMPLE EENVOUD = overzichtelijk goed te communiceren geen tijdverlies geen ergernis rust en begrijpbaar 7 IJSBERG BASISREGELS klein topje zichtbaar grootste deel onzichtbaar deelnemers en opdrachtgevers oordelen op wat ze zien en meemaken veel verborgen werk wapenen tegen kritiek 8 VISUALISEREN BASISREGELS beeld vormen van organisatie in de plaats stellen van deelnemer of medewerker 9 3

4 DRIE PIJLERS BASISREGELS KENNIS PLANNING COMMUNICATIE 10 SUCCES BASISREGELS wordt bepaald door: planning - uitvoering succes opgelet voor slordigheid, kunst en vliegwerk 100% uitvoering van planning = 100 % succes 11 RAMP BASISREGELS gebrek aan informatie gebrek aan communicatie 12 4

5 STAP 1: OPSTARTEN STAP 2: PLANNEN STAP 3: OPVOLGEN STAP 4: UITVOEREN STAP 5: AFSLUITEN 13 STAP 1: OPSTARTEN basis leggen krijtlijnen tekenen afspraken bestendigen duidelijk voor iedereen STERK BEPALEND VOOR VERDERE ORGANISATIE! 14 STAP 1: OPSTARTEN vastleggen in afsprakennota of startnota of beginselverklaring of identificatiefiche, met als inhoud: naam evenement, verantwoordelijke, werkgroep, datum, plaats, doelgroep, basisdoelstelling, resultaat, gevaren, basistiming, budget, 15 5

6 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN EVENEMENTENFICHE CONCEPTNOTA 16 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN TIJDLIJN 17 STAP 2: PLANNEN projectplan met: taken mensen materiaal mijlpalen procedures contacten 18 6

7 STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? brainstorming = denken in groep zoveel mogelijk zaken inventariseren orde in de chaos van taken brengen van detail naar hoofdlijnen en omgekeerd chronologie en logica 19 STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? Structuur aanbrengen relaties leggen volgorde bepalen 20 STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? tijdsduur inschatten mijlpalen uitzetten voorzieningen toekennen -mensen -machines -materiaal 21 7

8 STAP 2: PLANNEN Resultaat = PROJECTPLAN 22 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN PROJECTPLAN 23 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN PROJECTPLAN 24 8

9 STAP 3: OPVOLGEN controle en bijsturen van de planning - vertragingen - onvoorziene zaken - nieuwe taken -stand van zaken - budget opvolging vinger aan de pols, bijsturen mogelijk alle info centraliseren 25 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN DRAAIBOEK 26 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN ORGANISATIESCHEMA 27 9

10 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN DRAAIBOEK 28 KICK OP SPORT KLASSEMENT Eventmanagement 29 STAP 4: UITVOEREN D-day uitvoering van planning kwaliteitsexamen externe beoordeling op basis van uitvoering routine en ervaring 30 10

11 STAP 4: UITVOEREN detailplanning briefings improvisatie taak verantwoordelijke 31 STAP 5: AFSLUITEN = basis voor volgende editie of nieuw evenement opkuis evaluatie -intern -extern standaardisering 32 EVALUATIE 33 11

12 VERBETERPUNTEN 34 OEFENING Situering: Op de gemeente werken mensen op allerlei diensten, met verschillende taken en op diverse niveaus. Er is weinig onderling contact en veel nieuw personeel. Het sportief en cultureel gehalte van het personeel is bedroevend laag. Organiseer een personeelsuitstap (met keuzeprogramma tussen cultuur en sport) Stel een identificatiefiche op Definieer zoveel mogelijke onderdelen (met vermelding van aandachtspunten) Beoordeel de mogelijke gevaren Bepaald de eerste taken 35 IDENTIFICATIE OEFENING naam, wat, waar, wanneer, werkgroep, organisator doelstellingen: groepsgevoel en onderlinge contacten bevorderen, interesse voor sport en cultuur aanwakkeren doelgroep: alle eigen personeelsleden, ook buitendiensten concept: keuze v/d activiteiten op voorhand, voor-en namiddag keuze, gezamenlijk vervoer, middagmaal en afsluiter prijs, aantal deelnemers, timing project financieel: 25 euro pp kost, 6 euro eigen bijdrage mijlpalen: aankondiging programma, afsluiten inschrijvingen, bevestiging deelnemers gevaren: ( ) promotie: dienstnota, personeelsblad, intranet, mailing 36 12

13 ONDERDELEN OEFENING Dossier schepencollege (overleg vooraf, dossier) Promotie (plan, dragers, timing, verspreiding ) Inschrijvingen (werkwijze, formulieren, verwerking, bevestiging) Sportprogramma (organisatieschema) Cultuurprogramma (organisatieschema) Vervoer (offertevraag, reservatie, routes, parkeerplaatsen, catering) PR (aandenken, persnota, toespraak schepen) Veiligheid (veiligheidsdraaiboek, hulppost, noodnummers) Accommodaties (reservatie, verkenning, indeling, signalisatie) Registratie deelnemers (werkwijze, formulieren) 37 ONDERDELEN OEFENING Catering (middagmaal, après-sport) Signalisatie (opvang, bussen, onthaal, sport / cultuur) Onthaal (locatie, materiaal, medewerkers, info) Milieu (afval, producten middagmaal, drankjes après-sport) Budget en begroting (prijsoffertes, contracten, begroting, afrekening) Opbouw en afbraak (taakverdeling) Materiaal (eigen materiaal, gehuurd materiaal, vervoer) Medewerkers (eigen en ingehuurde medewerkers, taken) Communicatie (GSM s, lijst nummers) Evaluatie (vergadering, vragenlijst deelnemers, registratie 38 incidenten) GEVAREN OEFENING Busvervoer (bespreking met busmaatschappij, routeplannen, busverantwoordelijke) Overboekingen (ruime keuzemogelijkheden, reservekeuze opvragen, duidelijke afspraken over werkwijze bij overboeking) Gelijkwaardige verdeling deelnemers over de sporten (idem) 39 13

14 EERSTE TAKEN OEFENING Bespreking identificatienota met bestuur Reservatie van accommodatie voor middagmaal, sport, cultuur Offertevraag busmaatschappij Aankondiging datum 40 SITUERING VEILIGHEID In het verleden wellicht te weinig aandacht voor veiligheid Wetgeving van 2004 aangepast in 2006 Invalshoek: Wetgeving van 1994 = producten en diensten aangeboden aan consumenten moeten veilig zijn 41 WETTELIJK KADER VEILIGHEID Basis: Wet op de veiligheid van producten en diensten van = een dienst die aangeboden wordt aan consumenten moet VEILIG zijn algemeen zorgvuldigheidsprincipe handelen als goede huisvader alle handelingen stellen om de integrale veiligheid te verzekeren 42 14

15 WETTELIJK KADER VEILIGHEID Morele verplichting Wettelijke verplichting - Wet 9/2/1994 (productveiligheid) - KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) - KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) 43 WETTELIJK KADER VEILIGHEID KB 24/3/2001 (extreme ontspanningsevenementen) Gevoel van gevaar Focus op installaties externe leveranciers 44 WETTELIJK KADER VEILIGHEID KB 24/4/2004 (actieve ontspanningsevenementen) Beperkt van toepassing in welbepaalde omstandigheden verplichte risicoanalyse preventiemaatregelen veiligheidsdraaiboek 45 15

16 VEILIGHEID RISICOANALYSE: wanneer? EVENEMENT / ACTIVITEIT KB VAN TOEPASSING negatief positief KB ACTIEVE ONTSPANNINGSEVENEMENTEN WET VEILIGHEID VAN PRODUCTEN EN DIENSTEN MODALITEITEN MODALITEITEN Niets bepaald; Situering; Handelen als een goede huisvader. Risicoschatting; Lijst met producten; Lijst met medewerkers; Informatie en communicatie. 46 VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen 1: toets het evenement op toepassing KB 2: situeer het evenement 3: formaliseer de samenwerking met derden 4: duid een eindverantwoordelijke aan 5: stel een lijst op van medewerkers 6: zorg voor de briefing van de medewerkers 7: formuleer de vereiste kennis, vaardigheid en techniek voor de deelnemers 8: verstrek contactgegevens van de organisatoren 47 VEILIGHEID RISICOANALYSE: 14 stappen 9: stel een lijst op met producten die een impact hebben op de veiligheid 10: bewaar de veiligheidsattesten 11: teken een situatieschets 12: bundel de verplichte informatie 13: schat de risico s in van de activiteiten 14: meld ernstige incidenten 48 16

17 VEILIGHEID AANPAK OP EVENEMENTEN 49 VEILIGHEID ANDERE AANDACHTSPUNTEN Veiligheid van speeltoestellen (KB 28/03/01) Uitbating van speelterreinen (KB 28/3/01) Uitbating van kermistoestellen (KB 18/06/03) Veiligheid van speelgoed (KB 04/03/02) ARAB (Algemeen Reglement ArbeidsBescherming) AREI (Algemeen Reglement op Elektrische Installaties) Welzijn op het werk (04/08/96) Werken met derden (04/08/96) Tijdelijke of mobiele werkplaatsen VLAREM Gemeentelijke noodplanning (16/02/06) 50 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK 51 17

18 ORGANISATIE-INSTRUMENTEN BIJLAGEN VEILIGHEIDSDRAAIBOEK 52 KENMERKEN kwaliteit is subjectief kwaliteit is normaal kwaliteit staat los van de prijs 53 WAAROM? sport wordt commerciëler concurrentie wordt groter sportbeoefenaar wordt kritischer subsidiërende overheid wordt kritischer 54 18

19 TIPS COMMUNICATIE gebruik GSM, walkietalkie telefoonlijst met belangrijke nummers noodnummers op alle info verbinding met hulpdiensten optimaal gebruikmaken van , internet, website woordvoerder :crisis 55 TIPS UITSTRALING huisstijl hanteren, afgewerkte documenten logo van het evenement of logo van de organisatie Zorgen voor spandoeken, vlaggen, banners, uniforme kledij oogt afgewerkt, maar is vooral functioneel 56 TIPS VOORBEREIDING werken met checklijsten afspraken op papier bevestigen contracten afsluiten duidelijke informatie voor medewerkers duidelijke taakafbakening maken niet TE veel papier wie doet wat duidelijk afspreken 57 19

20 TIPS VERGUNNINGEN verplichte aanvraag bij gemeentebestuur voor gebruik van openbaar domein - bestuur schat de impact, omvang en vooral de veiligheid in - advies van verschillende diensten m.b.t. * inzet politie, brandweer, hulpdiensten * milieubepalingen (afval, geluid) * gebruik elektriciteit * mobiliteit 58 TIPS VERGUNNINGEN gebruik van muziek * auteursrechten (SABAM) * uitvoerders (billijke vergoeding) (wordt soms door overheid betaald: www. ikgebruikmuziek.be) verkoop sterke dranken verkoop etenswaren naamrecht portretrecht zegelrecht verdeling van promotiefolders 59 TIPS VERZEKERINGEN verzekering BA brandverzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing contractuele aansprakelijkheid lichamelijke letsels alle risico s materiaal vrijwilligers (verplicht) arbeidsverzekering rechtsbijstand 60 20

21 TIPS VIP EN PERS reserve persmappen voorzien pers indien nodig individueel opvangen gedocumenteerd eindrapport opstellen VIPS zijn niet belangrijker dan deelnemers zelf foto s voorzien woordvoerder aanduiden teaser zoeken 61 TIPS VEILIGHEID steeds EHBO voorzien vooraf advies vragen over omstandigheden en sporten alle locaties duidelijk aanduiden op plan slachtofferhulp nazorg procedure (dossier, kaartje) lijst dokters en ziekenhuizen verzekeringen rampscenario voorzien 62 TIPS SIGNALISATIE Extern (bereikbaarheid) intern (sporten, WC, RK,onthaal) algemene overzichtsplannen stratenplannen voor medewerkers afspreken wie ruimt op 63 21

22 TIPS ONTHAAL permanent secretariaat persoonlijk onthaal communicatie knooppunt beschikt over alle informatie en documentatie vriendelijk, service-gericht deelnemers spontaan aanspreken 64 TIPS TEAM-WERKGROEP respect voor iedereen betrokkenheid door iedereen alle nodige werkmiddelen ter beschikking nu en dan verwennen goed informeren niet nodeloos vergaderen vergaderen in deelgroepen 65 TIPS TRANSPORT parkeerplaatsen voor medewerkers en deelnemers parkeerwachters en/of politie veilige opstapplaats voor bussen fietsen voor coördinatie dienstregeling voor intern transport 66 22

23 TIPS DRAAIBOEK overzichtelijk draaiboek met bijlagen (contracten, brieven, ) onderscheid tussen belangrijke zaken en details combinatie van tekst, database en planningsprogramma s Promotieplan voorzien 67 TIPS ALGEMEEN reserve activiteit bij afzeggingen afspraken rond weersomstandigheden deelnamegeld = waarborg van deelname onverwacht aandenken voor deelnemers coördinator werkt niet op activiteit afbraakplanning opstellen bedankingsbrieven brief omwonenden 68 PROMOTIE algemeen begrip vooral wervend karakter evolutie in de promotie kostprijs promotieplan -doelgroep -kanalen -budget eenvoudige boodschap doelgerichte promotie 69 23

24 PROMOTIE andere promotiemiddelen in plaats stellen van deelnemer gedrag beïnvloeden aida principe - aandacht trekken - interesse opwekken - drang creëren -actie 70 VRAGEN? OPMERKINGEN? AANVULLINGEN? 71 24