Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance

Transcriptie

1 De gewoonste zaak ter wereld: Digital Archiving en Compliance als commodity Lectoraatsprogramma Thema 'Digital archiving' (Boudrez, Dekeyser, Dumortier 2005) richt zich op het ontstaan, de bewerking, het gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van informatie in de volledige bestaanscyclus daarvan en wordt sterk bepaald door eisen van compliance. 'Compliance' wil de naleving van weten (interne en externe) regelgeving, normen en richtlijnen aantonen, zodat verantwoording afgelegd kan worden aan 'legitieme fora' en bewijs geleverd kan worden van rechten en plichten voor de uitvoering van bedrijfsprocessen, voor het verrichten van taken, voor het verantwoorden van handelingen in organisaties, voor het afleggen van maatschappelijke verantwoording en voor het behouden van cultuurhistorisch erfgoed. De betrouwbaarheid van informatie is daarvoor essentieel (Van Bussel, Ector Doel De opleiding van hedendaagse studenten moet gericht zijn op het aanbrengen van competenties die het functioneren in kennisintensieve organisaties en het kunnen omgaan met een versnelde kennisuitwisseling stimuleren. Studenten dienen de betrouwbaarheid van informatie te kunnen toetsen en moeten zich ervan bewust zijn dat het herkennen van trusted information een belangrijke voorwaarde is om te kunnen functioneren binnen kennisintensieve organisaties. Ze dienen te beseffen dat compliance voor deze organisaties een noodzaak is, waarmee zij als toekomstige kenniswerkers voortdurend zullen worden geconfronteerd. Het lectoraat wil Digital Archiving en Compliance tot de gewoonste zaak ter wereld maken, iets wat het op dit moment zeker niet is. Om dat te bereiken is veel onderwijs en onderzoek nodig. Einddoel moet zijn dat Digital Archiving en Compliance volledig geautomatiseerd worden afgehandeld, zonder dat gebruikers zich zorgen hoeven te maken over het ontstaan, de bewerking, het gebruik en het behoud van trusted information. Het onderzoek en onderwijs naar het ontwerp en de in stand houding van een omgeving waarin Digital Archiving en Compliance een commodity zijn is de rode draad van het lectoraat.

2 Relevantie Om Digital Archiving en Compliance tot een commodity te maken is de kern van alle onderzoek en onderwijs vanuit het lectoraat de information value chain, de procesketen die de creatie, de vastlegging, de structurering, het beheer, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de beveiliging, de waardering, de vernietiging en de toetsing van informatie realiseert (Koutsoukis, Mitra 2003). Deze keten is de kern van Digital Archiving en van Compliance. De keten legt de nadruk op de content en de context van informatie. De content is de informatie zelf, waarmee gebruikers kennis verwerven voor de uitvoering van hun taken. De context geeft informatie betekenis, maakt het begrijpelijk en maakt het geschikt om te worden gebruikt in verantwoordings- en complianceprocessen (Hofman 2000). Informatie moet voldoen aan enkele eisen om in deze processen te kunnen worden gebruikt, te weten identiteit, integriteit, authenticiteit, autorisatie en onweerlegbaarheid. Al deze elementen moeten in de information value chain gewaarborgd worden door juridische, organisatorische en technische maatregelen (figuur 1). Figuur 1. De relatie tussen compliance-eisen en Digital Archiving Enkele ontwikkelingen maken Digital Archiving en Compliance maatschappelijk zeer relevant. De eerste ontwikkeling is de toename van de hoeveelheid informatie in de maatschappij, die de opslagmogelijkheden, de toegankelijkheid en de begrijpelijkheid van de informatie bedreigt, en die de druk, die deze informatiemassa legt op de IT-mogelijkheden van grote organisaties, het midden- en kleinbedrijf (MKB) en (voor het eerst in de geschiedenis) de individuele mens aanzienlijk verhoogt. Deze toename van informatie vloeit voort uit de ontwikkeling van het Internet en de groeiende elektronische communicatie. Cisco wees in 2011 op een jaarlijkse toename tot 2015 met 32 procent. Eind

3 is er een jaarlijkse bandbreedte nodig van ongeveer 966 exabytes (ongeveer 966 miljard gigabytes) (Cisco 2011). De enorme hausse in Big Data (McAfee 2006) heeft ervoor gezorgd dat de afgelopen twee jaren 90 % van de wereldwijd beschikbare hoeveelheid gegevens is geproduceerd (Winter 2011). De huidige economische crisis heeft effecten op de investeringen in IT, maar verhoudingsgewijs stijgen de behoefte en uitgaven aan archiveringssoftware (Low e.a. 2011). Die stijgende behoefte aan archivering en de stijgende noodzaak om in de groeiende massa aan informatie compliance te kunnen aantonen, brengt Digital Archiving en Compliance steeds meer op de voorgrond. Niet alleen bij de overheid of big business, maar ook meer en meer bij het MKB en het individu. Ook zij moeten gaan nadenken over hoe met alle processen binnen de information value chain om te gaan. Een tweede ontwikkeling is het toenemend aantal regels, die organisaties opdragen verantwoording af te leggen over hun handelen. De meeste van die regels betreffen de opslag van informatie, de tijdige beschikbaarheid en toegankelijkheid ervan en de reconstructie daarvan in de toekomst (Cleven, Winter 2009). Mede op basis van Europese richtlijnen wordt steeds meer getoetst of wetten en regels worden nageleefd. Archieven worden steeds meer gebruikt om te bepalen in hoeverre een organisatie compliant is (geweest) (Willis 2005). Organisaties kunnen zich vaak niet (of nauwelijks) concreet verantwoorden en dat doet afbreuk aan het vertrouwen van de klant en de burger. De effectiviteit en efficiency van bedrijfsprocessen worden verhoogd als het werk digitaal wordt afgehandeld. Maar digitale afhandeling roept vragen op over de authenticiteit en integriteit van informatie, over de contextualiteit ervan, over de rechtmatigheid van de omzetting van analoog naar digitaal, over de wijze waarop digitale bestanden toegankelijk en beschikbaar kunnen blijven en hoe dat het in stand houden van authenticiteit en integriteit moet worden georganiseerd (Van Bussel, Ector 2009). Om dit te realiseren moeten technische en organisatorische waarborgen worden getroffen om digitale informatie in stand te houden. Deze problematiek wordt als digitale duurzaamheid of als digitale Alzheimer aangeduid (Schwarz 2008; Lu, Chiuez 2006). Multidisciplinariteit De thema s van het lectoraat zijn multidisciplinair. Ze zijn nauw verbonden met opleidingen op het terrein van informatie, informatievoorziening, records management en archief. Deze opleidingen richten zich op het gehele scala van beheren, behouden, toegankelijk maken, ontwikkelen en distribueren van informatie, de daarbij benodigde systemen en de organisatie daaromheen. De information value chain brengt de thema s ook in nauw verband met informatica, information engineering, bedrijfskunde, organisatiekunde, recht, accountancy, control, e.d. Het lectoraat benaderd al deze disciplines en opleidingen met de idee van het informatie continuüm (oorspronkelijk het records continuüm ), een complex en veelkleurig concept over de bestaanscyclus van informatie, dat stelt dat informatie beheerd moet worden vanaf ontstaan tot vernietiging of duurzame bewaring en dat het management voortdurend vanuit deze idee moet worden 3

4 vorm gegeven. Het concept berust op de terechte veronderstelling dat het, om informatie in een digitale omgeving te bewaren, noodzakelijk is voorzieningen te treffen voor langdurig behoud bij de creatie van informatie en het in een continuüm te managen (Upward 2005). Het concept plaatst het archiveren van informatie op het snijvlak van creatie, informatie, technologie en organisatie. Het maakt archiveren tot centraal onderwerp van meerdere (wetenschappelijke) disciplines. Het lectoraat richt zich niet op een specifiek beroepsdomein, juist omdat het op een snijvlak van disciplines functioneert. Het domein is breed en beslaat meerdere disciplines, zoals archivarissen, records managers, kennismanagers, informatiemanagers, IT'ers, juristen, accountants, controllers, notarissen, auditors, e.a.. Er fungeren meerdere beroepsverenigingen binnen dit domein, zoals de Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN), de Vereniging SOD, de Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen (NVBA), het Nederlands Instituut voor Register Accountants (NIVRA), het Nederlands Genootschap van Informatiebeveiligers, de Koninklijke Notariële Broederschap, e.a. Daarnaast wordt iedere informatieprofessional (ongeacht beroepenveld) geconfronteerd met aspecten van digital archiving en compliance, zowel afzonderlijk als in combinatie met elkaar. Kennisdistributie De enorme toename van informatie maakt dat ieder bedrijf, iedere organisatie, instelling of persoon voortdurend met de beide thema s in aanraking komt. Het lectoraat sluit aan op deze trend. De afgelopen decennia is door praktijkgericht en fundamenteel (internationaal) onderzoek het kennisdomein Digital Archiving en Compliance aanzienlijk uitgebreid. Het lectoraat wil dit gedachtegoed integreren in het onderwijs. Daarbij zijn er drie uitgangspunten: o het hanteren van een 'digitaal' raamwerk, waarbij 'born digital' en 'made digital' centraal staan. Dat betekent niet dat analoge bestanden geen rol meer spelen, maar dat deze worden benaderd met een 'digitaal' toetsingskader (Rauber, Aschenbrenner 2001); o het hanteren van de bekende principes voor archivering, die het mogelijk maken zowel vanuit records management als vanuit cultureel erfgoed de lectoraatsthema s te benaderen. Deze principes worden voortdurend vanuit de praktische nuances geëvalueerd op hun blijvende geldigheid (Millar 2010); o het hanteren van de 'information value chain' als uitgangspunt voor alle archief- en records management-onderwijs en het inbedden van die processen uit deze keten in het overige onderwijs, naar gelang het belang van het betreffende proces voor de specifieke opleiding; Het lectoraat wil met deze uitgangspunten als leidraad het kennisdomein integreren in de 4

5 opleidings-majoren, gezien het feit dat (zoals eerder aangegeven) studenten zich bewust dienen te zijn van de lectoraatsthema s in hun toekomstige werkomgevingen. In eerste instantie dient binnen het onderwijs geïnventariseerd te worden welke onderzoeksleerlijnen worden gevolgd en welke onderzoeksfacetten in het bestaande curriculum worden gerealiseerd om op basis daarvan de bestaande leerlijn uit te breiden en/of te verbeteren. Het lectoraat bestrijkt unieke thema s in het Nederlandse onderwijslandschap. Naast de inbedding in de majorfasen van opleidingen onderzoekt het lectoraat de mogelijkheid voor de inrichting van een Internationaal Project (IP) over de samenhang tussen Digital Archiving en Compliance. Het lectoraat wil eveneens inzetten op extra-curriculaire seminars en masterclasses. Tevens wil het een Leergang ontwikkelen. Deze kan eventueel (als er behoefte bestaat) verder ontwikkeld worden tot een Professional master. Uiteraard wil het lectoraat dit in samenwerking met externe partijen en beroepsverenigingen realiseren. Kennisontwikkeling Doel van het onderzoeksprogramma Er is veel onderzoek naar archivering van digitale archieven gedaan (Bailey 2011). Gezien de enorme aanwas van informatie, de complexiteit van de information value chain, de noodzaak complexe weten regelgeving toe te passen in steeds digitaler wordende bedrijfsprocessen en de onomkeerbare trend naar volledig digitaal werken (Shroff 2010) richt het onderzoeksprogramma van het lectoraat zich op fully automated archiving envi- Figuur 2. Model van het verantwoordingssysteem 5

6 ronments. De cruciale noodzaak van deze omgevingen, waarin de information value chain volledig geautomatiseerd wordt uitgevoerd, is evident, maar is in het onderzoek tot nu toe genegeerd (Bailey 2011). De realisatie van deze omgevingen zal als een rode draad fungeren voor het praktijkgericht onderzoek dat binnen het lectoraat wordt uitgevoerd. Het onderzoek neemt het model van het verantwoordingssysteem (zie figuur 2) als uitgangspunt (Van Bussel, Ector 2009). Onderzoeksagenda Binnen deze rode draad zijn vele mogelijkheden tot praktijkgericht onderzoek. Het lectoraat positioneert zich op het snijvlak van archiefwetenschap, organisatiewetenschap en informatica. Onderzoek is interdisciplinair, waarbij onderzoekers (zowel docenten als (oud) studenten) van meerdere disciplines worden betrokken. Vooralsnog definieert het lectoraat de volgende thema s als haar onderzoeksagenda, waarbij in ieder thema de gerelateerde processen uit de information value chain als uitgangspunt dienen: o o o o Compliance en Auditing Dit thema probeert vast te stellen op welke wijze organisaties compliance kunnen aantonen binnen volledig geautomatiseerde omgevingen: hoe kunnen organisaties de eisen, die gesteld worden vanuit weten regelgeving, vanuit standaarden en vanuit 'best practices' integreren in geautomatiseerde omgevingen en op welke wijze kan daarop in informatie- en IT audits worden getoetst (Arens, Elder, Beasley 2007); Green Archiving Dit thema richt zich op de 'duurzame' en 'groene' aspecten van de information value chain. Dit is een cruciaal thema bij volledig geautomatiseerde archiveringsomgevingen. De voortdurend toenemende omvang van de gebruikte opslag- en gebruikssystemen leidt tot continue stijging van het energieverbruik. Dit thema beslaat onderzoek naar de mogelijkheden om de milieueffecten van digitale informatie te beperken. Hoe kan een milieuvriendelijke information value chain worden gerealiseerd? Kan 'information relevance' een rol spelen? (Kim, Lee 2011); Information Production en Retrieval In dit thema wordt onderzocht hoe in volledig geautomatiseerde omgevingen de productie en retrieval van informatie zodanig kan worden georganiseerd dat de information value chain wordt gerealiseerd. Binnen dit thema wordt het hele scala van productie, terugvinden, structureren, contextualiseren, e.d. aan de orde gesteld. Dat betekent onderzoek naar kunstmatige intelligentie voor metadatatechnologie, Document Analysis en IR-technologie (Chowdhurry 2010); Information Longevity Dit thema richt zich op een cruciaal aspect van volledig geautomatiseerde archiveringsomgevingen. Hoe kan binnen dergelijke omgevingen informatie in stand worden gehouden, met behoud van de vereiste kwaliteit? Welke maatregelen zijn nodig om duurzame informatie volledig geautomatiseerd te waarborgen? Welke praktisch 6

7 o toepasbare modellen, richtlijnen en procedures kunnen organisaties in de praktijk toepassen? Het lectoraat wil nadruk leggen op multimedia en cloud-toepassingen. Bij beide is de problematiek dringend: multimediaformaten verouderen snel, terwijl cloud-toepassingen allerlei nog niet beantwoorde vragen opwerpen (Boudrez, Dekeyser, Dumortier 2005); Archiving Economics De realisatie van volledig geautomatiseerde archiveringsomgevingen brengt economische en bedrijfskundige vraagstukken met zich mee, zoals de bijdrage ervan aan de performance van organisaties, de kostenaspecten, risk management, gevolgen van informatietekort of -overvloed e.d. Van belang is de wijze waarop managementinformatie wordt gegenereerd, waardoor valide economische beslissingen kunnen worden genomen en risk management kan worden geoptimaliseerd (Birchler, Bütler 2007). Kenniskring De kenniskring van het lectoraat [1] participeert in het integreren van de lectoraatsthema s binnen major-opleidingen; en [2] participeert in de uitvoering van de hierboven geschetste onderzoeksagenda. De Kenniskring kent twee gremia. Het eerste gremium is een kernkring, waarin docenten en studenten zich in eerste instantie richten op de onderwijscomponent van de werkzaamheden van het lectoraat. Daarnaast is het uitvoeren van de onderzoeksagenda en het participeren in onderzoeksprojecten onderdeel van de werkzaamheden. Naast docenten en studenten bestaat deze kernkring ook uit vertegenwoordigers van externe organisaties (onderwijsinstellingen, overheden, bedrijven), die een van hun medewerkers binnen de onderwijs- en onderzoeksagenda van het lectoraat laten participeren. Dat kan zijn door een specifiek eigen project tot uitvoering te brengen of door te participeren in een gezamenlijk onderzoeksproject. De leden van de kernkring zullen jaarlijks hun bevindingen presenteren in hun eigen teams. Het tweede gremium is een buitenkring, bestaande uit professionals uit het beroepenveld en de markt. Deze professionals brainstormen en debatteren met de kernkring, presenteren vragen en best-practices en participeren in onderzoeksprojecten. Een van de activiteiten van deze buitenkring is het formuleren van een beredeneerde toekomstvisie op het informatielandschap, die onomkeerbare trends in kaart brengt en op basis daarvan de consequenties daarvan definieert voor de markt, het onderwijs en de maatschappij in het algemeen. De kernkring zal twee keer per maand bijeen komen, de buitenkring twee keer per jaar. Beide kringen kennen een virtuele component in een collaborative website. Het lectoraat organiseert in samenwerking met de beide gremia van de kenniskring jaarlijks een (internationaal) congres over de lectoraatsthema s. Inbedding in de kennisinfrastructuur In Nederland bestaat geen lectoraat dat 'Digital Archiving en Compliance' als thema s bestrijkt. Er bestaan relaties met bestaande lectoraten, zowel binnen de Hogeschool van 7

8 Amsterdam als daarbuiten. Binnen de Hogeschool van Amsterdam zijn directe samenwerkingspartners: lectoraten als ediscovery, epublishing, Netwerkcultuur, Organizing legal services en Forensisch Onderzoek. Buiten de Hogeschool van Amsterdam vindt het lectoraat aansluiting bij lectoraten als Cultureel Erfgoed (Amsterdamse Hogeschool van de Kunsten), het lectoraat Informatiebeveiliging (Haagse Hogeschool) en het lectoraat CrossMedia Design and Strategy (Saxion Hogescholen). Een voorname samenwerkingspartner is de leerstoel Archiefwetenschap van de afdeling Mediastudies binnen de faculteit der Geesteswetenschappen van de UvA. Het lectoraat is qua wetenschapsdomein nauw gerelateerd aan deze leerstoel. Naast samenwerking met deze leerstoelgroep is het thema Compliance aanleiding tot samenwerking met de Amsterdam Business School, vooral op de terreinen Accounting en Information Management. De thema s van het lectoraat staan zeer in de belangstelling van de IT-sector, alhoewel de hier ontwikkelde oplossingen zich voornamelijk concentreren op de opslag en de terugvindbaarheid van informatie en minder op contextualisering en duurzaamheid. Er zijn vele mogelijkheden voor samenwerking met deze bedrijven, waarbij de leveranciers van content en records management systemen interessante samenwerkingspartners zijn. Het lectoraat wil graag medewerkers van IT bedrijven betrekken in onderzoeksprojecten. Het lectoraat kan internationaal aansluiten bij diverse grote wetenschappelijke onderzoeksprojecten. Met een aantal van de aan deze projecten deelnemende universiteiten wil het lectoraat in projecten participeren, die mogelijk worden gemaakt door de subsidiefaciliteiten van de Europese Unie. Het internationale karakter van het thema geeft een extra dimensie aan het lectoraat, hoewel de primaire nadruk uiteraard ligt op onderwijs en praktijkgericht (toegepast) onderzoek in Nederland. Financiering: Sponsorkring De financiering van het bijzonder lectoraat is voor vier jaren gewaarborgd, maar dat betreft niet de te ondernemen onderzoeksprojecten. Om deze projecten te kunnen realiseren is externe financiering benodigd. Het lectoraat zal daarvoor proberen projectfinanciering te verwerven via de RAAK-subsidiëring. Het lectoraat probeert tevens op andere wijze financiering van projecten te realiseren. Zo kunnen bedrijven medewerkers voor een bepaalde periode detacheren voor het uitvoeren van onderzoek. Daarnaast wil het lectoraat een sponsorkring in het leven roepen, die geïnteresseerde marktpartijen bindt aan het lectoraat. 8

9 Referenties (Arens, Elder, Beasley 2007) A.A. Arens, R.J. Elder, M. Beasley, Auditing and Assurance Services (Upper Saddle River (NJ) ). (Bailey 2011). C.W. Bailey, Jr., Digital Curation and Preservation Bibliograpy 2010 (Houston (Tx) 2011). Online bron: (Birchler, Bütler 2007) U. Birchler, M. Bütler, Information Economics (London-New York 2007). (Boudrez, Dekeyser, Dumortier 2005). F. Boudrez, H. Dekeyser, J. Dumortier, Digital Archiving. The new challenge. Legal and archival issues (Mont Saint Guibert 2005). (Chowdhurry 2010). G.G. Chowdhurry, Introduction to modern Information Retrieval (New York ) (Cisco 2011). Cisco, Entering the zettabyte era. Webdocument, juni Te downloaden van: /VNI_Hyperconnectivity_WP.pdf. (Cleven, Winter 2009). A. Cleven, R. Winter, Regulatory Compliance in Information Systems Research Literature Analysis and Research Agenda, Enterprise, Business-process and information systems modeling. Lecture Notes in Business Information Processing 2009, Vol. 29, Part 1, Part 5, blz (Hofman 2000). H. Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden', P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek ( s Gravenhage 2000), blz (Koutsoukis, Mitra 2003). N.S. Koutsoukis, G. Mitra, Decision modelling and information systems. The information value chain (Kluwer 2003). (Kim, Lee 2011) J.H. Kim, M.J. Lee, Green IT. Technologies and Applications (New York 2011). (Low e.a. 2011). S. Low, A. Kros, R.W. Cox, P. Rinnen, J. Chang, A. Munglani, M. Suzuki, S. Deshpande, A. Kim, S. KB, Quarterly Statistics: Disk Array Storage, All Regions, All Countries, 3Q11 Update (Stamford (CT) 2011). (Lu, Chiuez 2006). M. Lu, T. Chiuez, Challenges of long-term Digital Archiving: a survey, Technical Report ECSL-TR-205 (Stony Brook (NY) 2006). Online bron: (McAfee 2006). A. McAfee, Enterprise 2.0: the dawn of emergent collaboration, MIT Sloan Management Review 47 (2006), nr. 3, blz (Millar 2010). L.A. Millar, Archives: principles and practices (New York 2010). (Rauber, Aschenbrenner 2001). A. Rauber, A. Aschenbrenner, Part of our culture is Born Digital. On efforts to preserve it for future generations, TRANS Internet-Zeitschrift für Kulturwissenschaften, 9

10 10.nr., juni Online bron: (Schwarz 2008). J. Schwarz, In Storing 1 s and 0 s, the Question Is $, New York Times, 9 april Online bron: nted=2&ref=techspecial (Shroff 2010). G. Shroff, Enterprise Cloud Computing. Technology, Architecture, Applications (Cambridge University Press 2010) (Upward 2005). F. Upward, The records continuum', S. McKemmish, M. Piggot, R. Barbara, F. Upward (red.), Archives. Recordkeeping in society (Wagga Wagga 2005), blz (Van Bussel, Ector 2009). G.J. van Bussel, F.F.M. Ector, Op zoek naar de herinnering Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance (Helmond 2009). (Willis 2005). A. Willis, Corporate government and management of information and records, Records Management Journal 15 (2005, nr. 2, blz (Winter 2011). R. Winter, Big Data: Business opportunities, requirements and Oracle s approach (Cambridge (MA) 2011 (Wintercorp Executive Report). 10