APS INTERTECH Plan van Aanpak SAMPLE CHEM N.V. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management VOORBLAD. Akkoord NAAM KLANT b.v... Functie:.

Transcriptie

1 VOORBLAD Akkoord NAAM KLANT b.v... Naam: Functie:. Handtekening/Paraaf: d.d.. Akkoord APS InterTech... Naam: Functie:. Handtekening/Paraaf: d.d. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Projectopdracht 4 3. Producten / diensten Deelgebieden van het project Diensten van APS INTERTECH Documentatie en opgeleverde documenten talen Technische omgeving Releasepolitiek Conversies 7 4. Projectstructuur Stuurgroep Stuurgroep: taken en verantwoordelijkheden Stuurgroep meeting Projectgroep Werkgroepen 9 5. Communicatie en rapportering Verslagen van stuurgroep meeting Projectstatus rapport Checkpoints en reviews Project implementatie Standaard ICP-methodologie ICP voor KLANT ICP toelichtingen Vastleggen van het maatwerk (functioneel) Goedkeuring van het maatwerk door KLANT Ontwikkeling van het maatwerk volgens specificaties Installatie van het maatwerk bij KLANT Functionele acceptatie van het maatwerk door KLANT Opleiding Change control Projectleiding Acceptatieverloop Acceptatie ICP: modificatie en probleembeheer Acceptatie en registratie wijzigingsvoorstel door KLANT Bespreken wijzigingsvoorstellen door de projectmanager Behandeling van het verzoek door de projectmanager van APS INTERTECH Budgetten en tarieven Projectplanning 28 March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

3 1. Inleiding Dit legt de activiteiten, de verantwoordelijkheden en de op te leveren producten van APS INTERTECH vast in het project voor de implementatie van de APS INTERTECH standaard pakketten en bijhorende modificaties bij NAAM KLANT bv (verder te noemen KLANT). Dit document is een detaillering van de APS INTERTECH activiteiten en verantwoordelijkheden alsook de beschrijving van de KLANT activiteiten en verantwoordelijkheden Noodzakelijke wijzigingen in dit die geen wezenlijke impact hebben op het implementatieplan en het overeengekomen budget kunnen door de projectgroep worden goedgekeurd. Alle bijsturingen aan het implementatieplan dienen echter ter goedkeuring voorgelegd worden aan de stuurgroep. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

4 2. Projectopdracht Het hoofdobjectief van dit project is de implementatie van een totaal geïntegreerd operationeel platform, gebaseerd op: De financiële toepassing van APS INTERTECH, APS Financials; De logistieke toepassing van APS INTERTECH, APS Distribution; APS Multi Distribution Centre; APS Service Management; APS Alert Management; APS Projects; APS PlannerView; APS Jetform Output solution. Voor de volgende bedrijven: KLANT A, A B.V KLANT A, B B.V. ETC Het invullen van de logistieke en financiële wensen van KLANT en APS INTERTECH zullen belangrijkste onderdeel zijn van deze implementatie. KLANT draagt zorg voor een situatie dat KLANT ook met de gekozen instellingen en werkwijzen uit de voeten kunnen. Indien toch extra activiteiten uitgevoerd moeten worden voor analyse en invulling van KLANT in APS vallen deze activiteiten niet binnen dit budget en buiten de scope van dit project. Volgens afspraak wordt op een later tijstip beslist hoe de overige onderdelen van KLANT worden opgepakt. Subobjectieven voor KLANT zijn door middel van het gebruik van APS de managementinformatie te verbeteren, de gang van zaken omtrent installatie- en reparatie orders te verbeteren en dubbele registraties te voorkomen. De levering van het systeem xxxxxxx behoort WEL/NIET tot dit project, alsmede de technische activiteiten die hierbij horen. APS INTERTECH zal de standaardtoepassingen implementeren. Eventuele programmawijzigingen, welke op dit moment niet beschreven zijn, kunnen ook worden uitgevoerd. Overige voorwaarden ter realisatie van de doelstellingen zijn: Voldoende beschikbare projecturen voor deelnemers aan het project, Handhaven van de overeengekomen scope, Duidelijkheid over de gewenste manier van werken in relatie tot APS. Ter bewaking van zowel het hoofdobjectief als het subobjectief alsmede de projectvoortgang zijn in de projectplanning controlepunten ingebouwd die op de einddatum van iedere fase worden geëvalueerd. KLANT heeft, tijdens de besprekingen gevoerd in de maanden maart tot juni 2001, uitvoerig de gelegenheid gehad om de standaard softwarepakketten te bestuderen en te evalueren. KLANT verbindt er zich toe het aantal aanpassingen aan de standaard software te minimaliseren, voor zover de processen binnen of in relatie met KLANT dit toelaten, zulks ter beoordeling aan DE KLANT. Niet tot de projectopdracht behoren: Het aanpassen van de organisatiestructuur, March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

5 Het herontwerpen van processen, anders dan het aanpassen van bekende processen aan de overeenkomstige processen in APS, APS binnen BEDRIJF A/B implementeren met een andere configuratie van APS dan bij KLANT A/B, Het implementeren van APS bij andere dan voornoemde vestigingen (hiervoor wordt aan separaat projectplan en projectbudget opgesteld), Het uitvoeren van maatwerkactiviteiten; Het uitvoeren van activiteiten met betrekking tot de nog te kiezen Business Intelligence tool; Het doorvoeren van organisatorische wijzigingen binnen KLANT A/B. Indien aan de gestelde voorwaarden ter realisatie van de doelstellingen niet wordt voldaan of de projectopdracht wordt uitgebreid met zaken die niet tot de projectopdracht behoren zal dit consequenties hebben voor de doorlooptijd van het project en het projectbudget. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

6 3. Producten / diensten 3.1 Deelgebieden van het project Het project voor KLANTA/B wordt opgesplitst in volgende deelgebieden: - Financiën: dit is gebaseerd op de standaard software APS Financials; - Distributie: dit is gebaseerd op de standaard software APS Distribution met bijhorende wijzigingen die worden vastgelegd tijdens de requirementsfase. De geïntegreerde modules Multi Distribution Centre, Service Management, Alert Management; Projects, alsmede PlannerView en Output solution zijn voorzien; - System and Network Services (SNS): dit omvat bijstand van de APS INTERTECH System Engineer-afdeling betreffende de installatie en inrichting van de <SYSTEEM>. 3.2 Diensten van APS INTERTECH APS INTERTECH levert de volgende diensten: - Support en coördinatie in lijn met het implementatieplan; - Management van alle APS INTERTECH activiteiten en resources; - Business consultancy met betrekking tot de te implementeren modules; - Analyse, programmatie en technische testen van programmawijzigingen; - Oplevering van de programmatuur in overeenstemming met het implementatieplan; - Assistentie bij de eenheids- en integratietesten; - Opleiding van de key-gebruikers (teach-the-teacher concept); - Assistentie bij opstart. 3.3 Documentatie en opgeleverde documenten talen De software wordt in eerste instantie geleverd in de Engelse taal, zodra de Nederlandse taal beschikbaar is wordt deze geleverd. Het materiaal dat geproduceerd wordt tijdens het project, zal worden opgemaakt in de Nederlandse taal. Enkele producten en onderdelen van APS, zoals APS Replicator worden uitsluitend in de Engelse taal uitgeleverd. 3.4 Technische omgeving APS INTERTECH is door KLANT A/B/ aangeduid als de Leverancier van het systeem <SYSTEEM> en bijkomende systeemsoftware. De technische <SYSTEEM> omgeving wordt beheerd door het lokaal IT-team. KLANT A/B kan beroep doen op APS INTERTECH voor de volgende activiteiten: - Integratie van de geleverde <SYSTEEM> in het bestaande netwerk; - Opzetten communicatienetwerk; - Tuning van het systeem <SYSTEEM>; - Installatie van PC-software; - Installatie van softwarelevels en PTF s; - Het coördineren van de bekabelingswerkzaamheden. Deze activiteiten gebeuren op regiebasis en dienen door PPE geïnitieerd te worden. De installatie en inrichtingsactiviteiten van de <SYSTEEM> zijn benoemd in het. De installatie van de volgende softwaremodules zijn noodzakelijk voor een optimale ondersteuning van de programmatie-omgeving: March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

7 - Application Development Toolset for OS/400; - ILE RPG for OS/400; - Query for OS/400; - DB2 Query Manager and SQL Development Kit; - Client Acces Family for Windows (20 users) 3.5 Releasepolitiek Release xxxxx is de release die bij KLANT zal worden geïnstalleerd. Volgens de standaard voorwaarden heeft KLANT A/B recht op elke nieuwe release van APS. Indien tijdens de loop van het project vóór de opstart een nieuwe release beschikbaar wordt, zal, binnen de bepalingen van de onderhoudsovereenkomst, deze gratis ter beschikking worden gesteld. Alle activiteiten met betrekking tot de studie, opleiding en implementatie van deze release-upgrade zullen als een apart project met een nieuw budget aan KLANT A/B worden voorgesteld. 3.6 Conversies APS INTERTECH heeft een aantal tools ter beschikking (waaronder APS Replicator) die u kunnen helpen bij de conversie. Het objectief is dat het conversietraject als aparte activiteit wordt beschouwd waarbij door KLANT A/B wordt beslist welke statische (bijvoorbeeld klanten, producten) en dynamische gegevens moeten worden geconverteerd en op welke wijze (manueel, semi-automatisch of automatisch). De activiteiten met betrekking tot de conversie zijn heden nog niet gebudgetteerd en worden in regie verricht. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

8 4. Projectstructuur 4.1 Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit een delegatie van het management van KLANT A/B/, een delegatie van het management van APS INTERTECH, de projectmanager van KLANT A/B en de projectmanager van APS INTERTECH. Naam Bedrijf / Afdeling / Functie Stuurgroep: taken en verantwoordelijkheden De voorzitter van de projectgroep rapporteert op basis van de notulen over de vooruitgang van het project aan de stuurgroep. Alle wijzigingen aan het die een impact hebben op het implementatieplan of op het overeengekomen budget moeten goedgekeurd worden door de stuurgroep. De stuurgroep heeft beslissingsbevoegdheid en kan beslissingen forceren om het project vlot te laten verlopen Stuurgroep meeting Een stuurgroep meeting wordt op aanvraag belegd. KLANT A/B neemt het voorzitterschap waar en de projectmanager KLANT A/B draagt zorg voor het beleggen en agenderen van de meeting. De KLATN A/B projectmanager zorgt voor het verslag van de meeting Projectgroep De projectgroep bestaat uit: - De projectmanager van KLANT A/B; - Projectgroepleden KLANT A/B; - De projectopdracht manager en projectleider van APS INTERTECH. Elke projectgroep meeting vereist de aanwezigheid van de leden (of een adequate vervanging) van de projectgroep. Naam Bedrijf / Afdeling / Functie Projectmanager KLANT A/B: taken en verantwoordelijkheden De projectmanager van KLANT A/B: March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

9 - Moet zichzelf voldoende kunnen vrijmaken om te kunnen coördineren; - Voorziet de nodige resources van KLANT A/B; - Zorgt voor de nodige infrastructuur; - Is de contactpersoon voor de werkgroepleden; - Is de tussenpersoon tussen de eindgebruikers en APS INTERTECH; - Rapporteert aan alle betrokken partijen bij KLANT A/B; - Zorgt voor de planning, uitvoering en documentatie van de acceptatietesten; - Zorgt voor de planning, uitvoering van de eindgebruikertraining - Zit de meetings voor; - Maakt notulen van de stuurgroepmeetings Projectleider APS INTERTECH: taken en verantwoordelijkheden De projectleider van APS INTERTECH: - Vertegenwoordigt APS INTERTECH bij KLANT; - Plant de APS INTERTECH resources; - Maakt alle afspraken voor de APS INTERTECH resources bij KLANT; - Is verantwoordelijk voor de tuning, structurering en wijziging van het pakket; - Rapporteert aan alle betrokken partijen bij APS INTERTECH; - Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het. - Maakt notulen van de projectgroepmeetings. De projectmanager kan ervoor kiezen taken te delegeren, de verantwoordelijkheid voor deze taken kan niet worden gedelegeerd Projectgroep: taken en verantwoordelijkheden De projectgroep doet het dagelijks beheer en de opvolging van de vooruitgang van het project. In de projectgroep worden alle wijzigingen geëvalueerd. De wijzigingen die geen impact hebben op het implementatieplan of op het overeengekomen budget kunnen goedgekeurd worden. De voorzitter van de projectgroep rapporteert op basis van de notulen aan de stuurgroep en geeft advies in geval van wijzigingen die een impact hebben op de planning en / of het budget Projectgroep meeting De projectgroep zal tweewekelijks een meeting vastleggen (eventueel te vervangen door een telefonische conferentie). APS INTERTECH Projectleider zorgt voor het verslag van de meeting Werkgroepen Werkgroepen bestaan uit key-gebruikers. Er is een werkgroep voor elke hoofdactiviteit in de organisatie. De werkgroepen bestaan uit de projectgroep aangevuld met enkele sleutelgebruikers en dit volgens de functionaliteit die aan bod is. Naam Bedrijf / Afdeling / Functie March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

10 De taak van elke werkgroep omvat: - De interne procedures af te stemmen op het pakket; - De set-up parameters bepalen; - De basisgegevens in te voeren; - Het testplan uit te voeren; - Het afstemmen en opzetten van de interfaces; - Het bepalen en uitvoeren van de conversies. Zoals reeds eerder beschreven is het niet de bedoeling van deze werkgroepen om maatwerk te identificeren en aan te vragen. Eerder wordt getracht om de bestaande procedures om te vormen naar de standaard software en het reeds gedefinieerde maatwerk. Mocht toch worden besloten om bijkomend maatwerk aan te vragen, dan zal deze aanvraag doorgestuurd naar de respectievelijke projectmanagers, die dan de beslissing kunnen nemen deze wel of niet aan de stuurgroep voor te stellen. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

11 5. Communicatie en rapportering De projectopvolging gebeurt op drie niveaus. 5.1 Verslagen van stuurgroep meeting KLANT is verantwoordelijk voor het organiseren van de stuurgroep meetings. Op deze meetings wordt de vooruitgang van het project geschetst en worden de problemen die niet door de projectgroep opgelost kunnen worden, gerapporteerd aan de stuurgroep. De stuurgroep moet de geschikte beslissing nemen en bespreekt de planning voor de komende periode. De projectmanager van KLANT zorgt voor de agenda en distribueert binnen 3 dagen het verslag van deze meeting. 5.2 Projectstatus rapport Dit rapport en de agenda wordt per projectgroep bijeenkomst opgemaakt door de KLANT projectleider en behandelt de vooruitgang van het project, kritische punten, en andere. Het geeft aan welke beslissingen of acties door beide partijen moeten worden genomen. Dit periodiek rapport gebeurt op basis van: - Een tweewekelijkse korte projectgroepmeeting (bij voorkeur); - Een eventuele telefonische conferentie. 5.3 Checkpoints en reviews Tijdens het projectverloop wordt een aantal checkpoints voorzien. Deze checkpoints worden ingebouwd om te bevestigen dat een bepaalde activiteit of reeks van activiteiten met succes werden afgerond. Wat de rapportering betreft gelden de volgende afspraken: 1) Agenda: - Wordt aan de leden van de vergadering per op voorhand doorgestuurd; - Heeft een vaste structuur (onder meer starten met de goedkeuring van het verslag van de vorige meeting). 2) Verslag: - Wordt binnen de drie dagen opgestuurd; - Bevat steeds een takenlijst (wie, wat, wanneer) - Binnen één week nadat de notulen ontvangen zijn worden eventuele wijzigingen per e- mail doorgegeven aan alle projectgroepleden. 3) Voorzitter van de meeting (= VAN KLANTEREN): - Zorgt voor goede voorbereiding; - Werkt doelgericht (timing respecteren). March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

12 6. Project implementatie De standaard projectimplementatie van APS INTERTECH is gebaseerd op de ICP (Implementation Control Process) methodologie. Voor de duidelijkheid is bij de bijlage van de overeenkomst een beschrijving van de standaard ICP-methodologie bijgevoegd. Deze beschrijving is algemeen en nog niet toegespitst op de specifieke situatie van KLANT. 6.1 Standaard ICP-methodologie Hiervoor heeft KLANT een CD-Rom met ICP ontvangen. 6.2 ICP voor KLANT Hieronder is een invulling van ICP in het project bij KLANT vermeld. Deze dient als uitgangspunt voor het uiteindelijke. Legende voor de afkortingen gebruikt in de hiernavolgende tabellen: L Leading P Participating S Supporting N No activity March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

13 1. Project Initiation Phase 1.1 Start-up Process APS KLANT INTERTEC H Activiteiten Opzetten APS L N Algemene opzet / bepalen projectscope S L Opzetten APS INTERTECH implementatieteam L N Opzetten implementatieteam KLANT N L Opmaken gedetailleerd L S Goedgekeurd 1.2 Implementation preparation & Business Concept Process APS KLANT INTERTE CH Activiteiten Kick off meeting S L Installatie en inrichting <SYSTEEM> L N Installatie toepassingssoftware L N Conceptuele opleiding APS L P Opmaken ruwe planning voor conversies en training L S Hardware installatie checkpoint Software installatie checkpoint Behoeftebeschrijving voor conversies Trainingskalender Project status report March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

14 2. Solution Confirmation Phase 2.1 Training key-users Activiteiten Workshop per hoofdactiviteit met de key-users waarin het volgende aan bod komt: - bepalen van parameters - detailbespreking van de FDR s APS INTERTE CH L KLANT P Definiëren noodzakelijke conversies Conversieplan L P Handboek met definitie van parameters en tabellen Conceptueel procedure handboek Confirmatie FDR s Project status rapport 2.2 Prototyping Activiteiten APS KLANT INTERTE CH Input van parameters, tabellen, klanten, S L leveranciers en artikels Opleiding integratie FIN/DIS S L Begeleiden integratie technische onderdelen S L Opmaken procedures S L APS in een «prototype» omgeving Procedurehandboek Project status rapport March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

15 3. Client Modification Phase 3.1 Requirements phase APS KLANT INTERTE CH Activiteiten Bepalen requirements L S Lijst van requirements voor verdere uitwerking 3.2 Functional design phase APS KLANT INTERTE CH Activiteiten Maken FDR s van de requirements L S Conversie design (conversie mapping) L S Opmaken acceptatieplan S L Lijst van FDR s 3.3 Technical design phase Activiteiten APS KLANT INTERTE CH Technische analyse van de modificaties en de L S interfaces Technische analyse van de conversieprogramma s L S Technische analyse goedgekeurd door beide partijen 3.4 Development phase APS KLANT INTERTE CH Activiteiten Installatie van de modificaties L N Coding en programma-ontwikkeling L N Modificaties conversies L N Eenheidstesten L N Geïnstalleerd systeem Gecodeerde programma s Testresultaat conversieprogramma s March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

16 4. Implementation Phase 4.1 Installatie APS KLANT INTERTE CH Activiteiten Opleiding key-users / Opfrissing inclusief maatwerk L P Eenheidstesten en Integratietesten S L Uitvoeren conversieprogramma s S L Acceptatie van eenheidstesten en integratietesten Test status rapport 4.2 End-user training process APS KLANT INTERTE CH Activiteit Opleiding eindgebruikers S L Eindgebruikerdocumentatie 4.3 Go live process APS KLANT INTERTE CH Activiteit Bijstand bij opstart S L Acceptatie van het operationeel systeem March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

17 5. Post Implementation Phase 5.1 Systems Administration Process Activiteit Systeemgebonden activiteiten uitvoeren (routines, backups) APS INTERTE CH S KLANT L 5.2 Follow-up APS KLANT INTERTE CH Activiteit Noteren opmerkingen eindgebruikers N L Document met beschrijving van verbetering van de processen voor eventuele latere uitvoering na goedkeuring budget March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

18 7. ICP toelichtingen 7.1 Vastleggen van het maatwerk (functioneel) Daartoe wordt gebruik gemaakt van een standaard document voor het vastleggen van de modificaties zoals door PPE gevraagd. Ieder document is opgebouwd uit de volgende rubrieken: Huidige situatie: hier wordt de huidige werking beschreven situatie binnen het actuele systeem; een overzicht van de huidige werking van de functie en/of procedure. Navigatie diagram: met dit schema wordt indien van toepassing, de opeenvolging van de verschillende schermen of deelfuncties schematisch weergegeven. De documenten gevoegd bij het plan van aanpak gaan uit van de situatie zoals voorzien in standaard APS. Functionele analyse: hier wordt de voorgestelde oplossing en wijzigingen ten opzichte van de huidige functie beschreven in een voor de gebruiker verstaanbare taal. Voorgestelde oplossing: een omschrijving van hoe de gevraagde wijziging aan de functie door APS INTERTECH zal worden uitgewerkt. Indien nodig wordt hier een voorbeeld in verwerkt om de verstaanbaarheid te verhogen. Wijzigingen in het navigatiediagram: aan de hand van dit schema moet het voor de gebruiker duidelijk zijn op welke wijze de gewijzigde functie moet worden gebruikt om het verwachte resultaat te bereiken. Technische analyse: hier wordt op een duidelijke manier beschreven wat de technische implicaties zijn van de wijziging op de bestaande database, scherm- en lijstlayouts. Database wijzigingen of nieuwe bestanden: beschrijving van de gewijzigde of nieuwe schermen met beschrijving van de input en output velden, de gebruikte functie- en commandotoetsen en de mogelijke foutboodschappen. Gewijzigde of nieuwe lijst-layouts: een volledige tekening van de gewijzigde of nieuwe lijsten met een beschrijving van alle database en berekende velden met inbegrip van het opstartscherm waarop de mogelijke selectie- en / of sorteringscriteria worden beschreven. Afhankelijk van de complexiteit van de functie zijn sommige rubrieken van het standaard analysedocument al dan niet van toepassing. 7.2 Goedkeuring van het maatwerk door KLANT De specificaties worden door de projectmanager van KLANT samen met de APS INTERTECH projectmanager of business consultant grondig doorgenomen en formeel geaccepteerd. Dit gebeurt door de ondertekening van een standaard document per functie. Alle goedgekeurde specificaties worden aan de projectgroep voorgelegd zodat de projectmanager van KLANT de formele opdracht tot uitvoering kan ondertekenen. Wanneer een wijziging geen wezenlijke impact heeft op het implementatieplan kan deze door de projectgroep aanvaard worden zoniet moet de projectgroep dit ter goedkeuring voorleggen aan de stuurgroep. De ontwikkeling gebeurt pas nadat er een formele goedkeuring van de specificaties ontvangen werd. KLANT is verantwoordelijk voor het goedkeuringstraject van de specificaties vanaf de oplevering ervan door APS INTERTECH tot de definitieve goedkeuring en dit in lijn met de overeengekomen planning. Eventuele vertragingen in de goedkeuringsperiode zullen mogelijk een impact hebben op de oplevering(en). 7.3 Ontwikkeling van het maatwerk volgens specificaties March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

19 Technische analyse: nadat de specificaties werden goedgekeurd wordt het dossier aangevuld met de nodige programmatechnische instructies. Deze technische analyse wordt ook goedgekeurd door KLANT. Programmatie: alle programmatie wordt uitgevoerd gebruik makend van de APS-standaard PG/400 (Program Guidelines/400). De handleiding is ter beschikking van KLANT. Unit testen: de testen worden steeds door een andere persoon uitgevoerd dan de auteur van het desbetreffende programma. Gedurende de test wordt niet alleen de goede werking van het programma gecontroleerd maar ook de overeenstemming met de functionele en technische specificaties. Documentatie: dit is een aanvulling op of een vervanging van de standaard helpteksten die bestaan uit: - De standaard documentatie voor APS versie 4.52; - De helpteksten op scherm; - De gebruikershandleiding. Normaliter wordt het analyse document gebruikt als documentatie. Het opmaken van de gebruikersdocumentatie is voorzien als activiteit uit te voeren door KLANT. 7.4 Installatie van het maatwerk bij KLANT Deze activiteit omvat de installatie van de software in overeenstemming met het milestone plan ter voorbereiding van de functionele acceptatietesten. Deze installatie zal aan de projectgroep worden gerapporteerd in de vorm van een release note. Deze release note geeft formeel aan dat de functionele acceptatietesten kunnen worden uitgevoerd. 7.5 Functionele acceptatie van het maatwerk door KLANT Deze acceptaties zullen worden uitgevoerd in overeenstemming met de functionele acceptatieprocedures zoals beschreven in het plan van aanpak zoals overeengekomen tussen de projectmanagers. Voor iedere geaccepteerde functie wordt het standaard acceptatiedocument door de functionele verantwoordelijke van KLANT ondertekend. Deze functionele acceptatietesten zullen door KLANT worden uitgevoerd. De definitieve planning voor het uitvoeren van de functionele acceptatietesten zal dan door de projectgroep worden opgesteld. De uitvoering moet binnen een redelijke termijn (contractueel vastgelegd) na levering geschieden. 7.6 Opleiding De opleiding van de key-users wordt door APS INTERTECH consultants gegeven terwijl de opleiding van de end-users onder de verantwoordelijkheid valt van de KLANT key-users March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

20 7.7 Change control Na de acceptatie van de functionele analyse moeten alle bijkomende wijzigingen die niet voorzien waren door middel van een registratie in het STRREQ-programma worden aangevraagd. De verantwoordelijke van de acceptatiestroom zal deze aanvraag op zijn beurt zal voorleggen aan de projectgroep. Het is pas na de acceptatie van deze aanvraag door de projectgroep dat de change request naar APS INTERTECH wordt doorgegeven om te worden geanalyseerd en begroot. De verdere afhandeling van een change request verloopt dan volgens het hierboven beschreven traject. Eventuele bijsturingen van het implementatieplan ten gevolge van deze bijkomende functionaliteiten moeten evenwel door de stuurgroep worden goedgekeurd alvorens met de uitvoering van de change request kan worden gestart. 7.8 Projectleiding Tijdens de uitvoering van APS INTERTECH activiteiten is een intensieve projectleiding noodzakelijk op gebied van de interne projectcontrole, planning en administratie, project meetings, assistentie en support van het implementatieteam. 7.9 Acceptatieverloop De projectmanager van KLANT is verantwoordelijk voor het acceptatieplan voor alle modules. Dit plan kan uitgevoerd worden onder toezicht van de projectmanager van APS INTERTECH. Het testplan wordt opgemaakt door KLANT. Alle resultaten van deze testen moeten gerapporteerd worden aan de projectmanager. De resultaten van deze testen worden geaccepteerd door KLANT. Alle wijzigingen en aanpassingen moeten opgenomen worden in het STRREQ-programma (zie modificatie en probleem beheer) Acceptatie Na de opstart volgt er een finale acceptatie. Deze kan gebeuren op de laatste meeting van de stuurgroep. Op dat ogenblik kan het postimplementatie traject bepaald worden. De finale acceptatie van de software gebeurt op basis van de in het contract vastgelegde afspraken. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

21 8. ICP: modificatie en probleembeheer 8.1 Acceptatie en registratie wijzigingsvoorstel door KLANT Bij het rapporteren van wijzigingen en problemen dient de projectmanager KLANT een registratie in het STRREQ-programma vast te leggen. Dit nadat de projectmanager een toetsing heeft uitgevoerd ter acceptatie van hetgeen ter registratie wordt aangeboden. Het wijzigingsvoorstel zal door de projectmanager van KLANT vervolledigd worden. 8.2 Bespreken wijzigingsvoorstellen door de projectmanager In de eerstvolgende projectgroepvergadering worden de nieuwe wijzigingsvoorstellen besproken op initiatie van de projectmanager van KLANT. 8.3 Behandeling van het verzoek door de projectmanager van APS INTERTECH De projectmanager van APS INTERTECH zal het wijzigingsvoorstel behandelen. De projectmanager zal een budget en de invloed op de planning bepalen. Deze informatie wordt gecommuniceerd aan de projectmanager van KLANT (tijdens de volgende projectgroep). Opmerking: Dringende problemen (die de werking van de software verhinderen) kunnen zonder registratie in STRREQ worden gerapporteerd aan APS INTERTECH. March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

22 9. Budgetten en tarieven Hieronder vindt u een overzicht van de activiteiten die in het budgetoverzicht zijn vermeld. Omdat aan KLANT tegelijkertijd met dit plan van aanpak het budgetoverzicht is verstrekt verwijzen wij u voor de budgetten per activiteit per maand naar dit overzicht. 1. Project Initiation Phase 1.1 Start-up Process Project Code Activiteiten Opzetten APS Budget Uren Tarief Totaal Algemene opzet / bepalen projectscope Opzetten APS INTERTECH implementatieteam Opzetten implementatieteam KLANT Opmaken gedetailleerd Goedgekeurd 1.2 Implementation preparation & Business Concept Process Project Code Activiteiten Kick off meeting Installatie en inrichting <SYSTEEM> Installatie toepassingssoftware Opmaken ruwe planning voor conversies en training Hardware installatie checkpoint Software installatie checkpoint Behoeftebeschrijving voor conversies Trainingskalender Project status report Budget Uren Tarief Datum PM - March 15, of 32 ICP Templates / Project Management

23 2. Solution Confirmation Phase 2.1 Training key-users Project Code Activiteiten Workshop per hoofdactiviteit met de key-users waarin het volgende aan bod komt: - bepalen van parameters - detailbespreking van de voorziene wijzigingen Definiëren noodzakelijke conversies Conversieplan Budget Uren P.M. Tarief Totaal - Handboek met definitie van parameters en tabellen Project status rapport 2.2 Prototyping Project Code Activiteiten Input van parameters, tabellen, klanten, leveranciers en artikels Opleiding integratie FIN/DIS Budget Uren Tarief Totaal Begeleiden integratie technische ondersteuning Opmaken procedures APS in een «prototype» omgeving Procedurehandboek Project status rapport March 15, of 32 ICP Templates / Project Management