alure Betere backoffice = sneller, beter en gemakkelijker grip op je processen Whitepaper voor accountantskantoren Geef je backoffice een boost

Transcriptie

1 alure Betere backoffice = sneller, beter en gemakkelijker grip op je processen Whitepaper voor accountantskantoren Geef je backoffice een boost

2 Inleiding Voor elke ondernemer en daarmee ook voor elk accountantskantoor zijn twee zaken cruciaal. Hoe zet ik de voordeur van mijn kantoor zo wijd mogelijk open en hoe houd ik mijn achterdeur zo stevig mogelijk op slot? Op beide vragen moet je een goed antwoord moeten hebben om je bestaansrecht in de toekomst te kunnen claimen én regisseren. In deze whitepaper kijken we vooral naar de achterdeur van je kantoor, ofwel: de backoffice. Een goed ERP-systeem zorgt er namelijk voor dat je effectiever, efficiënter, sneller en flexibeler kunt werken. Daardoor ontstaat de ruimte die je nodig hebt om je kantoor verder te laten groeien. In de zin van meer budget, meer tijd en daardoor meer mogelijkheden! 1: Meer grip op je interne processen pagina 3 2: Beginnen bij het CRM-systeem pagina 6 3: De klant wil vooral... verbinding! pagina 8 Pagina 2

3 1: Meer grip op je interne processen Een ERP-systeem stelt je in staat om de automatische afhandeling van de logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen van je kantoor onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. ERP-systemen zijn er voor kleine tot grote bedrijven, voor productiebedrijven en zakelijke dienstverleners en alles daar tussenin. Ze dienen echter maar 1 doel: eenvoudige automatisering van je interne bedrijfsprocessen. Hierdoor krijg je meer grip op je processen en dat maakt het aansturen een stuk gemakkelijker (en goedkoper). En dát ga je merken. Een ERP-systeem dient twee belangrijke doelen: Het genereren van betrouwbare, actuele managementinformatie. Het opbouwen van een zo rijk mogelijk, schoon databestand van je klanten. Operatie stofkam Het is belangrijk om met enige regelmaat door je processen, je eigen workflows, te gaan. Als je hier kritisch naar kijkt, levert zo'n analyse best iets op. Mik daarbij ook weer niet te hoog; ook een kleine handeling die je schrapt of net even aanpast, levert al winst op. Zeker als die handeling repeterend terugkomt in je processen. Voorbeeld Als voorheen een officieel document ondertekend moest worden, printte medewerker Janssen dit uit op kwalitatief hoogwaardig papier, waarna hij eerst enige tijd probeerde de tekeningsbevoegde partner op te sporen. Lukte dit, dan werd er aansluitend nog een extra kopie van het document gemaakt, waarna het de archieven in ging. Nu wordt een vergelijkbaar document klaargezet in een omgeving, waar diezelfde partner moeiteloos direct zijn digitale handtekening plaatst en het automatisch wordt gearchiveerd, somewhere in the cloud. In het hele proces zijn duidelijk een aantal stappen weggehaald en geautomatiseerd. Een geslaagde 'operatie stofkam' dus. Tegenwind Momenteel hebben veel bedrijven het (nog steeds) moeilijk. Kijk maar naar de retailbranche, waar de nodige bedrijven omvallen en het eind nog lang niet in zicht is. Ook binnen de accountancy zijn genoeg voorbeelden van kantoren die het moeilijk hebben. Kritische klanten, prijsdruk, snelle IT-ontwikkelingen, wet- en regelgeving, de war on talent; aan uitdagingen in de accountancy geen gebrek! Juist in die omgeving is het van wezenlijk belang dat je ervoor zorgt dat er geen geld wegloopt. Dat kun je onder meer op de volgende manieren tegengaan: Je koestert je huidige klanten zodanig dat ze niet gaan lopen (afspraak = afspraak, verwachtingen overtref je alleen in positieve zin, je aandacht is oprecht, je bent authentiek, geeft gevraagd en ongevraagd advies en je communiceert zorgvuldig). Je zorgt ervoor dat je voldoende grip en zicht houdt op je financiën (je managet je cashflow zorgvuldig en springt niet verder dan je financiële polsstok lang is). Je zet een goed ERP-systeem in, waarmee je stuurt op je KPI s en waarmee je je achterdeur zo goed mogelijk dicht houdt. De juiste mensen zitten binnen je kantoor ook zoveel mogelijk op de juiste plek (elke mismatch kost geld!); Je bent zuinig op je human capital. Verankeren van duurzaamheid binnen je organisatie. Langetermijnvisie in plaats van kortetermijnoprispingen. IT security op peil. Pagina 3

4 Naar betere werkprocessen! Betere, efficiënte werkprocessen zijn een absoluut vereiste om als kantoor goed te kunnen presteren en je financials op niveau te houden. Maar: waar begin je als je werkprocessen wilt aanpassen? 0 Stap 1: De nulmeting Waar sta je nu? Welke medewerker doet wat, wanneer en op welke wijze? Wiens naam en rugnummer koppel je aan de diverse onderdelen van het samenstel- en controlewerk, salarisverwerking, aangiftes IB en Vpb, etc.? Waar wordt software ingezet en waar zou het kunnen worden ingezet? En welke software is in dat geval het meest geschikt? Daarnaast kun je vragen stellen over de wijze waarop werkzaamheden en klantinformatie worden gedocumenteerd. Maar ook de reguliere communicatievormen met klanten zou je tegen het licht moeten houden. Hoeveel kilo papier belandt er nog op de deurmat van je klant, of is die deurmat al nagenoeg digitaal? Stap 2: De confrontatie De manier waarop wordt gewerkt, moet zo objectief mogelijk worden beoordeeld en gewogen. Wat vergt een onevenredig aantal (al dan niet fysieke) handelingen? Wat kan sneller, beter, anders of wat moeten we vooral niet meer doen? Op basis van deze inventarisatie moet je bepalen welke zaken het eerst moeten worden aangepakt, welke daarna en wat de mogelijke obstructies hierbij zouden kunnen zijn. Stap 3: De uniformiteit Data- en documentgerichte kantoorprocessen verlopen efficiënter en soepeler als processen gestandaardiseerd verlopen. Aangifte-, samenstel- en controleprocessen kunnen daardoor met geringe inspanningen worden doorlopen, terwijl deze kwalitatief hoogwaardige eindproducten opleveren. Stap 4: De toolkit Welke tools en welke software heb je nodig om ervoor te zorgen dat die nagestreefde (en waarschijnlijk zelfs toegejuichde) uniformiteit in werkprocessen geen papieren tijger is, maar een manier van werken die alle medewerkers dagelijks hanteren? Goede ERP-software met een stevige workflowcomponent en secure, centrale vastlegging van schone (klant)data bij de bron, dragen hier in belangrijke mate aan bij. Stap 5: Het klantgesprek Bespreek met je klant op welke wijze jullie digitaal met elkaar kunnen samenwerken. Wat doet hij, wat doe jij? Hoe onderhoud je contact met elkaar en met welke frequentie? Evalueer af en toe ook of de klant deze wijze van (online) samenwerken prettig en effectief vindt of toch andere wensen heeft. Schroom ook niet om hiernaar te vragen. Pagina 4

5 Voor accountants staat samenwerken voor: Kostprijsdaling, optimaliseren werkprogramma s, winstgevendheid verbeteren. Meer efficiency, grotere effectiviteit, klanttevredenheid, ontzorgen, ruimte om adviseurschap in te vullen, portals, Waarom een ERP-systeem? Op pagina 4 wordt bij stap 4 kort het belang van een goed ERP-systeem geschets. Waarom is zo'n systeem belangrijk voor je kantoor? Urenregistatie, facturatie, je logistieke processen en documentmanagement zijn slechts enkele voorbeelden van belangrijke interne bedrijfsprocessen die je eenvoudig kunt automatiseren met ERP-software. Daarbij geldt het volgende motto: automatiseren is één, maar werken met schone data die op consistente wijze gedisciplineerd worden ingevoerd en verwerkt, is twee. Als iedereen zich hieraan committeert, wordt het ERPsysteem heel krachtig. Immers, het systeem biedt op deze wijze realtime managementinformatie, waarop je met vertrouwen kunt sturen. Daarnaast betekent het werken met een ERP-systeem dat je efficiënter werkt. Eenvoudige handelingen die geen oordeelsvorming verlangen en een repetitief karakter hebben, kunnen doorgaans gemakkelijk worden geautomatiseerd. Dat scheelt tijd (en geld). Workflows binnen de software zorgen ervoor dat medewerkers alle handelingen in de juiste volgorde verrichten. Daardoor kunnen geen stappen worden overgeslagen. Bovendien voorkom je hiermee dat er correctiewerk moet worden uitgevoerd, plus de bijkomende irritatie waar niemand op zit te wachten. Jij niet, je collega niet en je klant al helemaal niet. Monitoren Een goed ERP-systeem biedt de mogelijkheid om heel veel zaken nauwlettend te kunnen monitoren. De urenverantwoording, facturering, tarieven per medewerkers, de voorraad onderhanden werk, enzovoort. Op basis daarvan kun je zien: a) hoe effectief er gewerkt wordt; b) wat je marges zijn; c) hoe het gesteld is met je liquiditeit; en d) of de juiste mensen wel bezig zijn geweest met de juiste dingen. Dure medewerkers zet je in voor complexe taken die specifieke deskundigheid en professional judgement verlangen. Best-of-breed of geïntegreerd? Als je nu besloten hebt om een ERP-pakket te kiezen wat heeft dan de voorkeur? Best-of-breed of geïntegreerd? Het enige juiste antwoord luidt: voor beide varianten zijn er evenveel argumenten pro als contra te verzinnen. In de praktijk kiest de beslissingsbevoegde gewoon voor de software die op dat moment het beste aansluit bij de wensen en behoeften van zijn kantoor. Kortom, de ene keer wordt dat best-of-breed, de andere keer valt de keuze juist op een geïntegreerd systeem. Neem hier niet op voorhand geen standpunt over in, maar kijk gewoon met een open mind. Wat bevalt je, over welke elementen ben je minder enthousiast, wat zou je anders willen? Is de software zo gebruiksvriendelijk als je wenst en niet onbelangrijk kun je er over drie jaar ook nog mee toe? Hoe zit het met updates, security, training, service en onderhoud? Dit soort vragen maken deel uit van elk selectieproces. Pagina 5

6 2: Beginnen bij het CRM-systeem Het kloppend hart van elk ERP-systeem is het CRM-systeem. Een rijke klantendatabase, waar je allerlei waardevolle informatie uit kunt halen. Mits de ingebrachte data schoon zijn, actueel en deze ook voldoende informatie bevatten. Je zult er ook op moeten kunnen vertrouwen dat je collega s die hiermee werken, dit frequent en consciëntieus bijhouden. In het CRM-systeem leg je vast waarom en wanneer je klant bij jou klant geworden is. Je kunt er ook gelijk een klanttypologie op loslaten, waardoor je gemakkelijker selecties kunt maken voor marketingcampagnes. Dat scheelt een hoop uitzoekwerk. Maar het belangrijkste van een goed CRM-systeem is het feit dat je werkt met schone, actuele, waardevolle klantgegevens. Omdat je op deze manier geen vervuiling aan de bron hebt, resulteert dit in nagenoeg vlekkeloze facturatie en documentatie. Dat scheelt uitzoekwerk, extra telefoontjes, diverse mailtjes, aangepaste facturen, enzovoort. Daarnaast gaat de kwaliteit van je communicatie en je bedrijfsvoering omhoog. Kortom, het loont altijd om hier heel dedicated mee om te gaan; verderop in de keten heb je daar alleen maar voordeel van. Eenmalig goed vastleggen = altijd goed uitvragen is hierbij het motto. Koppeling met andere modules Is je CRM-systeem goed ingericht, dan kun je er drie belangrijke kernmodules aan toevoegen: een module documentmanagement, een module voor uren en declaraties en een financiële module. Als je dat gekoppeld hebt, kun je al behoorlijk uit de voeten. Wel mis je op dat moment nog de directe koppeling met een vitaal systeemonderdeel als Planning & Control. Binnen zo n module doe je eigenlijk niets anders dan: wat gaan we doen voorafgaand aan het komend jaar en hebben we eerder wel gedaan wat we met elkaar afgesproken hebben? Een dergelijke module is dan doorgaans weer opgebouwd uit: een onderdeel budgetteren in uren en geld waarbij je ook vastlegt welke werkzaamheden je gaat uitvoeren voor je klant (jaarrekening, salarisverwerking, etc.); een onderdeel takenregistratie, waarin je de voortgang analyseert van de overeengekomen diensten/ werkzaamheden voor je klant; een onderdeel roosteren. Daarmee plan je medewerkers in op klanten, per boekjaar, per dienst. Idealiter kun je daarmee scherp in kaart brengen wat de workload van je kantoor is, uitgesplitst naar functiegroep en per medewerker. Als je wizards opneemt in het planningsysteem, kun je werk ook snel omplannen als de situatie onverwacht wijzigt. De beste software oplossing voor een goede klantenregistratie en een goede urenregistratie. Alure dus, concludeert vennoot Mark De Natris van Retra de Natris Accountants. Pagina 6

7 Belang workflows Prima als de diverse (systeem)onderdelen binnen je kantoor naar behoren functioneren, maar het gaat er vooral om dat de ketens binnen je kantoor optimaal werken. Met een module workflows kun je kantoorprocessen geautomatiseerd en gestructureerd aanjagen. De workflowsoftware dicteert dan in welke volgorde de vereiste stappen moeten worden doorlopen. Hierdoor gebeuren handelingen in de juiste volgorde en sla je geen stappen onbedoeld over. Je voorkomt daarmee problemen c.q. (vervolg)schade op diverse terreinen. Sommige workflowsoftware blokkeert bijvoorbeeld, totdat je alle benodigde informatie bij elkaar hebt. De redenering daarachter is even logisch als simpel: het aangifte- of samenstelproces kan niet efficiënt verlopen als je tussentijds nog extra informatie moet uitvragen bij je klant. Dat is killing voor de doorlooptijden. Next level Wanneer je CRM-systeem goed werkt, je de modules financieel, uren en declaraties en documentmanagement aangekoppeld hebt inclusief de vervolgmodules Planning & Control en workflows, kun je de stap naar een next level maken. Daarbij optimaal ondersteund vanuit de backofficesoftware die al operationeel is. Wanneer je hier ook nog een managementdashboard en een client portal en medewerkerportal bij betrekt, is je systeem volwassen. Daarmee heb je aan de achterkant van je kantoor alles wat je zou kunnen regelen, ook zo goed mogelijk gerealiseerd. Dat geeft meer grip, maakt je een stuk wendbaarder en verhoogt je servicegraad. Pagina 7

8 3: De klant wil vooral... verbinding! Eigenlijk zie je het overal terug. Niet alleen in je privéomgeving, maar ook in je zakelijke omgeving. Iedereen wil zoveel mogelijk verbinding. Of het nu gaat om social media, internet of mensen die online samenwerken, zoals accountants met hun klanten. Dingen worden zoveel mogelijk aan elkaar gekoppeld om er overal, op elke plek en elke tijd bij te kunnen. Omdat we daar gemak en voordeel van hebben. Of omdat we er plezier aan beleven. Verbinding leggen De toekomst van elk kantoor ligt in het faciliteren van die verbinding. Door techniek, maar ook zeker door persoonlijk contact. Slechtnieuwsgesprekken doe je ook in het digitale tijdperk bij voorkeur niet af met een kort mailtje of dito telefoontje, om maar iets te noemen. Voor sommige zaken is het te koud in de cloud. Balans online/offline contact Accountants moeten niet alleen sleutelen aan de techniek, de software die zij inzetten voor zichzelf en hun klanten, maar ook aan de balans tussen offline en online contact. De jonge generatie medewerkers en ondernemers vindt het heel normaal om hoofdzakelijk online te communiceren. Oudere generaties voelen zich daar regelmatig wat minder comfortabel bij. Op het snijvlak van jong en oud kan daardoor enige wrijving ontstaan. Maar let wel, zonder wrijving geen glans! Thijs Wansink vennoot Wansink & Partners: We zagen dat het niet nodig is om te focussen op één softwarepakket voor de hele automatisering. Een apart pakket, zoals Alure, dat kan worden geïntegreerd met onze bestaande kantoorsoftware, is een veel krachtiger combinatie. Pagina 8

9 Meer weten? Wij hopen dat deze whitepaper je duidelijk maakt hoe waardevol een krachtig ERP-systeem is. Naar wens kun je extra modules aan- en afkoppelen. Alure helpt accountants-, administratie- en belastingadvies-kantoren op deze manier om efficiënter te werken, waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van deze backofficesoftware. Door je interne processen strak te organiseren, creëer je ruimte voor vernieuwing en groei. En omdat je meer grip en inzicht hebt, kun je sneller bijsturen. Alure integreert met: Financieel: AccountView, AFAS, Cash, Exact, King, Muis, Snelstart, Twinfield, Unit4 Fiscaal: AFAS, Elsevier, KBP, Unit4 Rapportage: CaseWare, Unit4 Payroll: CTB, Loket.nl, Nmbrs, Unit4 Overige oplossingen: Basecone, CreAim, VoIP-integraties, Lucom, Newviews, OnGuard, Scan Sys, Qlikview, Company.info en PinkWeb Contact Alure Software John Maynard Keynesstraat SV Hengelo The Netherlands Tel Deel dit whitepaper! L C F Wolters Kluwer, Tax & Accounting De bedrijven Alure, Twinfield en Basecone maken in Nederland onderdeel uit van Wolters Kluwer Tax & Accounting. Wolters Kluwer is een toonaangevende mondiale aanbieder van informatie, software en diensten voor de sectoren juridisch, fiscaal, gezondheidszorg en accountancy. Deze professionals vertrouwen op de ongeëvenaarde expertise, de inventieve wijze waarop uitdagingen worden aangegaan en de intuïtieve technologie die door de verschillende business units van Wolters Kluwer wereldwijd wordt aangeboden. alure