Nieuwsarchief Gepubliceerd door VTW, najaar2008 Auteur: drs. Wilma de Water, directeur Raeflex. Geen enkele corporatie wil hekkensluiter zijn

Transcriptie

1 Nieuwsarchief 2008 Gepubliceerd door VTW, najaar2008 Auteur: drs. Wilma de Water, directeur Raeflex Geen enkele corporatie wil hekkensluiter zijn Introductie Raeflex voert sinds 2002 visitaties uit voor woningcorporaties. Sinds de oprichting van Raeflex zijn er meerdere aanpassingen in de methodiek geweest. Onlangs is de 3.0- versie opgeleverd van de Maatschappelijke Visitatie. Ervaringen met vernieuwingen Bij de start van Raeflex in 2002 hadden de visitaties vooral het karakter van leren en verbeteren. Bij de visitaties stonden interne beleidprocessen centraal. Natuurlijk gebruikten de corporaties hun visitatierapporten ook ter verantwoording aan lokale stakeholders, want ook die rapporten waren openbaar. De rapporten waren op maat gemaakt voor de corporatie; dit had als nadeel dat visitatierapporten onderling niet makkelijk vergelijkbaar waren. Visiteren is geen rekenkunstje De nieuwe methodiek brengt sinds dit jaar een aantal voordelen met zich mee. Er is een uitgewerkt toetsingskader wat de onderwerpen van visitatie moeten zijn. Zo wordt er nu standaard gekeken naar vijf onderwerpen: Presteren naar opgave, Presteren naar eigen ambities en doelen, Presteren volgens stakeholders, Presteren naar vermogen en Governance. De oordelen die een visitatiecommissie uitspreekt zijn harder dan een aantal jaren geleden, want cijfers komen confronterender over dan een beschrijving in woorden. Tegelijkertijd willen wij vanuit Raeflex ervoor waken dat de visitatie een simpel rekenkunstje wordt dat louter uit het geven van rapportcijfers bestaat. Het gaat niet alleen om cijfers geven op de gerealiseerde prestaties. In een visitatie zoekt de commissie ook naar het verhaal achter de cijfers. Waarom zijn bepaalde prestaties achtergebleven? Bij welke partijen liggen de oorzaken en hebben partijen er voldoende aan gedaan om hun voorgenomen prestaties waar te maken? Wat dat betreft is visiteren een vak waar cijfers in combinatie met een verstandig oordeel hand in hand moeten gaan. Eén onderdeel hebben wij uit de oude visitatiemethodiek gehandhaafd. Dat is de mogelijkheid om een zelfevaluatie te schrijven bij de start van de visitatie. Aan de hand van een aantal vragen start de corporatie eerst met een kritische zelfanalyse. Het blijkt dat corporaties aanvankelijk opzien tegen het werk. Achteraf zeggen zij dat dit onderdeel juist tot veel inzicht leidt en het draagvlak intern vergroot om verbeteringen in gang te zetten. Wij vinden het vanuit Raeflex belangrijk dat corporaties met een visitatie niet alleen een onafhankelijk en gezaghebbend oordeel krijgen over hun prestaties maar ook geïnspireerd raken om met verbeteringen aan de slag te gaan. Vernieuwingen: kleine corporaties en integratie wonen en zorg Afgezien van het werken aan de nieuwe visitatiemethodiek in het kader van het SEVexperiment heeft Raeflex in 2007 nog twee anderen pilotprojecten gehad. Het ging om de integratie van de processen van een visitatie bij een woningcorporatie en een kwaliteitsaudit bij een zorgcentrum. In het kader van de integratie van wonen en zorg (en soms ook welzijn) was dat een belangrijke ervaring voor Raeflex. Maar ook hebben wij in 2007 gewerkt aan een goede en efficiënte visitatie voor kleine corporaties die in één gemeente werkzaam zijn. Kleine corporaties tot verhuureenheden bleken tot nog toe niet te kiezen voor visitatie. Vanuit Raeflex wilden wij voorkomen dat deze groep corporaties buiten de boot zou vallen. Dit experiment is zeer geslaagd, zodat ook de kleinste corporaties mee kunnen doen aan visitatie.

2 Visitatie belangrijk voor leden RvC De visitatie is voor interne toezichthouders buitengewoon belangrijk en wel om twee redenen. Enerzijds is het intern toezicht in samenhang met het bestuur en de relatie met de belanghouders onderwerp van de visitatie. In feite wordt de kwaliteit van Governance in zijn totaliteit beoordeeld. Het gaat dan om twee aspecten: is er sprake van goed bestuur en hoe is de maatschappelijke verantwoording en beleidsbeïnvloeding door belanghebbenden geregeld. Anderzijds is het visitatierapport van grote waarde voor de intern toezichthouders omdat er een onafhankelijke beoordeling wordt gegeven van de prestaties van de corporatie. De toekomst Wij zien bij Raeflex een duidelijke toename van de belangstelling. Sinds de nieuwe Aedescode per 1 januari 2007 werd gelanceerd waren alle leden van Aedes verplicht om zich eens per vier jaar te laten visiteren. In 2007 en 2008 zijn enkele tientallen corporaties gevisiteerd door de verschillende bureaus. Dat betekent dat nog een kleine vierhonderd corporaties in de volgende twee jaar gevisiteerd zullen worden. En veel corporaties geven aan niet bij de hekkensluiters te willen horen. In 2009 zal het dus al heel druk worden, maar die toestroom kunnen we als Raeflex aan. Afgezien van de forse toename van het aantal visitaties verwacht ik dat ook stakeholders steeds meer geïnteresseerd zullen worden naar de resultaten van de visitatie. Huurdersorganisaties en gemeenten zullen hun corporatie actief benaderen wanneer het visitatierapport beschikbaar is En verder is het voor Raeflex van groot belang dat er snel duidelijkheid komt over de stichting die toezicht gaat houden op het visitatiestelsel. Die stichting zal de accreditatie aan de bureaus verlenen om te mogen visiteren. Dan gaat het niet alleen om de inhoud van visitatie (waar gaat een visitatie over), maar ook over de eisen die worden gesteld aan het visitatieproces (welke kwaliteit visitatoren, diepgang van de visitatie en het tegengaan van belangenverstrengeling advies en visitatie).

3 8 augustus 2008 Welkom, Bolsward heeft de primeur Welkom in Bolsward is de eerste corporatie die een visitatie bij Raeflex heeft afgerond volgens de nieuwste visitatiemethodiek. Aanmelding in november 2007 Toen woningcorporatie Welkom in Bolsward in november vorig jaar koos voor een visitatie bij Raeflex was op dat moment niet bekend wat de definitieve versie van de beoordelingssystematiek voor visitatie zou gaan inhouden. Jan Teunissen, bestuurssecretaris van Welkom zegt hierover: We zijn op dat moment uitgegaan van de laatst bekende visitatiemethodiek. Dat was de 2.0-versie en we zijn gestart met het schrijven van een Zelfevaluatie volgens het format van Raeflex. Die zelfevaluatie was een flinke klus maar het doet je ogen wel open. We hebben onze prestaties goed in kaart gebracht en je moet zelf nagaan waarom prestaties in de praktijk afwijken van wat je je als corporatie had voorgenomen. Het was intern een stevig traject en het heeft ons veel opgeleverd. Toen gaandeweg dat proces de laatste versie van de visitatiemethodiek werd opgeleverd eind februari van dit jaar, heeft Raeflex ons voorgesteld die alsnog toe te passen. We hebben de visitatiecommissie als scherp ervaren en er wordt goed doorgevraagd. Dat paste goed bij ons want wij willen ons niet alleen verantwoorden met het visitatierapport maar we willen er ook wat van leren. Ervaring met de 3.0-versie van het beoordelingskader voor visitatie Teunissen zegt hierover: We zijn heel tevreden met het visitatierapport. De beoordelingen in spinnenwebben en de toelichtende teksten maken het rapport goed leesbaar. Je ziet snel of je goed of minder goed scoort op onderdelen. Door het geven van cijfers over onze prestaties en governance wordt inzichtelijk hoe de commissie tot een eindoordeel komt. Maar over sommige cijfers hadden wij wel vragen. Dat geldt bij voorbeeld voor het onderdeel Governance. Daar gaat het niet alleen om de visie op toezichthouden en de wijze waarop je het intern toezichthouden hebt geregeld. Bij dit onderdeel gaat het ook om de verantwoording naar stakeholders en de beleidsbeïnvloeding door stakeholders. Dat is nieuw in deze methodiek. Tevreden over het visitatierapport Welkom is zeer tevreden over het rapport. Dat heeft niet alleen te maken met de gehanteerde methodiek maar ook met de goede beoordelingen. De visitatiecommissie onder leiding van voorzitter Herman van Santen komt tot de conclusie: Tijdens de visitatie zijn alle prestaties van de corporatie via verschillende invalshoeken beoordeeld. De commissie komt tot de conclusie dat Welkom ruim voldoende scoort (7) en tendeert naar goed (8). Welkom is de afgelopen jaren bezig geweest zich te ontwikkelen tot een ondernemende plattelandscorporatie met een duidelijk profiel en een sterke inbedding in het werkgebied. Dit is een beoordeling waar de corporatie terecht trots op mag zijn. Verder valt op dat Welkom de visitatie zeer gedegen heeft laten uitvoeren. Er zijn veel stakeholders betrokken in de visitatie omdat Welkom in zeven gemeenten werkzaam is. Het woningbezit strekt zich uit over bijna 80 dorpskernen en de corporatie heeft ervoor gekozen een groot aantal dorpsraden en gemeenteraden te betrekken in de visitatie. Met het oog op de kleine-kernenproblematiek, willen we de mening horen van de dorpsraden ook al zijn dat niet uitsluitend huurders zegt Alex Bonnema,

4 directeur/bestuurder van Welkom hierover. Het visitatierapport is inmiddels verspreid onder alle personen die hebben meegewerkt aan de visitatie. Welkom heeft het rapport op haar website geplaatst en het rapport is eveneens via de Raeflex website te vinden.

5 3 juni 2008 Ervaringen met visitatie Bron: Aedes-Magazine De maatschappelijke roep om meer transparantie en het afleggen van verantwoording heeft in de corporatiebranche geleid tot de ontwikkeling van een nieuwe, uniforme visitatie. Het is de bedoeling dat elke corporatie er eens in de vier jaar gebruik van maakt. Er zijn natuurlijk de nodige corporaties die al ervaring hebben met het verschijnsel. Visitatie kan behoorlijk confronterend zijn. De Aedes-leden zijn sinds het van kracht worden van de Aedes-code, begin 2007, verplicht om éénmaal in de vier jaar een visitatie te ondergaan. Ze kunnen daarvoor aankloppen bij een van de geaccrediteerde bureaus die gaan werken met het ontwikkelde visitatiestelsel, dat zichtbaar en meetbaar maakt wat corporaties betekenen voor hun belanghouders. Het stelsel is ontwikkeld door de Auditraad Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties en de SEV op initiatief van het Woonnetwerk, een samenwerkingsverband van zestien corporaties verspreid over Nederland. Beter Dudok Wonen in Hilversum was een van de corporaties die deelnamen aan het experiment om tot een gezaghebbend onafhankelijk visitatiemethodiek te komen. Ongeveer anderhalf jaar geleden werd de corporatie gevisiteerd. Dudok Wonen koos ervoor de visitatie door PricewaterhouseCoopers te laten uitvoeren. Het visitatietraject startte met een bezoek van de visitatiecommissie aan de corporatie, om aan alle medewerkers en aan de raad van commissarissen uit te leggen wat de visitatie inhield. Als mensen dat niet begrijpen, dan heb je er nog niks aan, vertelt directeur-bestuurder Leon Bobbe van Dudok Wonen. Het is niet alleen een manier om extern verantwoording af te leggen, het is ook bedoeld om er zélf beter van te worden. Vervolgens moest de organisatie schriftelijk een grote hoeveelheid informatie aanleveren, vooral harde, feitelijke gegevens. In essentie ging het dan steeds om de vraag: wat doe je, waarom doe je het en wat heb je gepresteerd?, licht Bobbe toe. Als je aangeeft veel voor ouderen te doen, dan zegt het bureau: bewijs het maar. Als je dat niet kunt, heb je een probleem. Herkenning Dudok Wonen was ongeveer twee maanden zoet met dit eerste deel van het traject. Daarna hield de visitatiecommissie aan de hand van gestructureerde vragenlijsten interviews met alle belangrijke belanghouders. De corporatie gaf van tevoren zelf aan wie dat zijn. Bobbe: Het oordeel van je belanghouders over je functioneren is natuurlijk minstens zo belangrijk als je eigen oordeel of dat van het visiterende bureau. Het gaat er bij visitatie niet alleen om te kijken hoe je functioneert en presteert gemeten naar je eigen doelstellingen, maar ook om te zien in hoeverre je de maatschappelijke opgaven hebt binnengehaald en in hoeverre je hebt geluisterd naar vragen en behoeften van belanghouders. Als je een deel daarvan níet hebt meegenomen, dan moet je uitleggen waarom dat zo is. Na de gesprekken met de belanghouders legde de commissie haar bevindingen voor aan de corporatie en aan de belanghouders, die de kans kregen om aan te geven of er iets over het hoofd was gezien of niet klopte. Op basis daarvan was er een nieuwe ronde met conclusies en reacties, waarna de definitieve rapportage het licht zag en publicatie volgde. Voor Dudok Wonen riep het uiteindelijke visitatierapport veel herkenning op. Bobbe: Op sommige punten was het wel even confronterend. In het rapport stond bijvoorbeeld dat de communicatie richting belanghouders wel wat beter kon bij het terugkoppelen van

6 informatie. In eerste instantie ben je geneigd in de verdediging te schieten, maar daar moet je snel overheen stappen en kijken wat je ervan kunt leren. Als een van onze kwetsbare punten kwam verder naar voren dat onze organisatie veel geld in beweging aan het brengen was. In het rapport werd dat een risicofactor genoemd, terwijl wij zeiden dat dat precies ons beleid was. Wij zagen het juist als bevestiging van onze strategie. Opmerkelijk was volgens Bobbe ook dat de gemeenten waarin Dudok Wonen werkt, aangaven dat de corporatie veel aandacht voor ouderen en zorg heeft, iets waarvan de organisatie zélf vond dat er niet meer dan redelijk op gepresteerd werd. De huurdersorganisaties meenden daarentegen weer dat de corporatie juist tevéél op dit onderwerp presteerde. Bobbe: Er is dus geen sprake van één waarheid, het gaat erom transparant te maken wat je doet en waarom je dat doet. Als de oordelen sterk uiteen lopen, moet je zelf keuzes maken en er een goede motivatie bij geven. Steigers Woningstichting St. Joseph in Almelo mag zich met recht visitatieveteraan noemen. In 2000 was St. Joseph een van de corporaties van het eerste uur die kennismaakten met het instrument visitatie. De scan werd uitgevoerd door een commissie onder leiding van hoogleraar Jan van der Schaar. St. Joseph was er zéér tevreden over. Een groot succes. Zo n perfect én op maat gesneden advies hebben we nog nooit gehad, blikt directeur-bestuurder Jan Kamst terug. We wilden graag getoetst hebben of ons ondernemingsplan reëel en haalbaar was. De visitatiecommissie beoordeelde daarom niet alleen de kwaliteit van de organisatie, maar keek óók heel toekomstgericht naar het ondernemingsplan. In de jaren erna hebben we daar veel aan gehad. Tot een jaar of twee geleden pakten we het rapport er met enige regelmaat nog wel eens bij. Nu er een nieuw ondernemingsplan in de steigers staat, heeft St. Joseph besloten opnieuw het visitatietraject in te gaan, in dit geval uitgevoerd door Raeflex. Het bureau ging onlangs aan de slag en bevindt zich nu in de fase waarin gesprekken met belanghouders plaatsvinden, in totaal maar liefst achttien stuks. In grote lijnen verloopt de uitvoering van de visitatie op dezelfde manier als bij Dudok Wonen in Hilversum het geval was. Directeur Kamst geeft uitdrukkelijk aan dat zijn corporatie opdrachtgever is en aangeeft wat er verwacht wordt van de visitatie bij St. Joseph. Het uniformeren van de visitatiemethodiek, zodat de prestaties van corporaties straks ook beter met elkaar vergeleken kunnen worden, vindt hij minder interessant. Voor ons is de toegevoegde waarde de beoordeling van ons ondernemingsplan. Wij nemen visitatie op in ónze cyclus van bedrijfsvoering, want wij vervaardigen ongeveer eenmaal per acht jaar een ondernemingsplan dat sterk vernieuwend en echt koersverleggend is. Tussendoor zijn er natuurlijk wel bijstellingen, maar alle doelen van zo n vernieuwend ondernemingsplan worden in ongeveer acht jaar gehaald. Eénmaal in de vier jaar een verplichte visitatie heeft voor ons daarom ook niet zoveel toegevoegde waarde; ik vind zo n standaardfrequentie voor alle corporaties geen maatwerk. Bovendien wórden we al van meerdere kanten gecontroleerd: door de huurdersadviesraad, de accountant, de gemeente, het ministerie, het Centraal Fonds, het WSW, noem maar op. En we zijn ook nog eens ISO-gecertificeerd, wat betekent dat we eenmaal in de drie jaar een uitgebreide, zeer strenge controle krijgen. Cijferlijstjes Wonen Noordwest Friesland in Sint-Annaparochie is iets minder te spreken over haar visitatie-ervaringen dan de twee andere corporaties. Vorige zomer kregen de Friezen eveneens een commissie van Raeflex over de vloer. Wij zijn erin gestapt met het idee dat visitatie de beste manier is om te weten te komen op welke punten je het beter kunt doen, vertelt directeur-bestuurder Rein Hagenaars. In de loop van het proces hebben we echter wel wat bedenkingen gekregen tegen het hanteren van lijstjes met rapportcijfers. Als het ontbreekt aan een referentiekader waarmee de cijfers tot stand komen, dan levert dat willekeur op.

7 Als corporatie word je geacht goed geformuleerd je prestaties duidelijk te maken, en dan verwacht je natuurlijk ook dat de visitatiecommissie goed geformuleerd en beargumenteerd duidelijk maakt hoe hun cijfers tot stand komen. Wij zitten er niet op te wachten dat er allerlei cijferlijstjes buiten hun context in de kranten komen. Dat kan namelijk ook invloed hebben op hoe de politiek en de samenleving tegen corporaties aankijken. Het visitatierapport leverde volgens Hagenaars een aantal herkenbare dingen op die aanleiding waren om verbeteringen door te voeren, maar er zaten ook discutabele cijfers tussen. Hagenaars: De belanghouders gaven bijvoorbeeld aan buitengewoon tevreden te zijn met ons werk, maar de visitatiecommissie kwam zonder nadere referenties op enkele onderdelen tot andere gevolgtrekkingen. Ook merkwaardig was het feit dat we voor letterlijk 99 procent een woningbestand hebben dat in de categorie betaalbaar en binnen de huursubsidie zit, en dat we vervolgens in het rapport op dit onderdeel een acht scoren op een schaal van één tot tien. Wat moet je dan eigenlijk doen om een tien te halen? Ik zou het niet weten. Maar goed, ik maak me er verder niet zo druk over, het is allemaal gewoon op onze website gezet, we hebben er in ons bewonersblad over geschreven en alle belanghouders hebben een kopie van het rapport gehad. Het is natuurlijk toch maar een beetje de waan van de dag. Bovendien wordt aan het uiteindelijke rapport ook ons eigen commentaar toegevoegd, dus er is op die manier sprake van hoor en wederhoor. Momentopname Alledrie de corporaties betaalden tussen de en euro voor hun recente visitaties. Een hoop geld, vinden ze, maar het levert ook wat op. Rein Hagenaars van Wonen Noordwest Friesland heeft ervan geleerd dat het belangrijk is om duidelijk te beschrijven hoe het beleid in elkaar zit, ook al levert dat soms veel bureaucratie op. Leon Bobbe van Dudok Wonen wijst erop dat je moet beseffen dat visitatie een momentopname is en dat het bijna onmogelijk is alles voor 100 procent in orde te hebben. Jan Kamst van St. Joseph beveelt tot slot aan om de visitatie niet als verplicht nummer te beschouwen omdat het nu eenmaal in de AedesCode staat, maar na te gaan waar de toegevoegde waarde voor de eigen organisatie ligt. Visitatiestelsel Volgens de AedesCode moet elk Aedes-lid zich eens in de vier jaar onafhankelijk, extern en gezaghebbend laten visiteren. Om dat mogelijk te maken heeft de Auditraad Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties in 2006 en 2007 gewerkt aan een visitatiemethodiek voor corporaties. Dat gebeurde op initiatief van het Woonnetwerk en in opdracht van de SEV (zie Aedes-Magazine 8/2007, pagina 20-24). De methodiek is verfijnd en getest in pilotvisitaties bij een flink aantal corporaties. In februari van dit jaar heeft de SEV de methodiek (versie 3.0) opgeleverd. Onder toezicht van de Auditraad zijn tot dusverre zes bureaus geaccrediteerd die visitaties mogen uitvoeren: Deloitte, Ecorys, het Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector (KWH), Pentascope, PricewaterhouseCoopers en Raeflex. Deze bureaus verzorgen op dit moment al volwaardige visitaties. Met het oog op de noodzakelijke onafhankelijkheid heeft Aedes bewust niet zelf een stelsel ontwikkeld, maar zich gericht op het proces en de borging van de randvoorwaarden zoals vastgesteld door de Aedes-ledenraad. Er is een onafhankelijke stichting in oprichting om het visitatiestelsel te beheren en uit te voeren. Verder wordt er een college van deskundigen gevormd dat de taak krijgt voorstellen te doen voor aanpassing en doorontwikkeling van de visitatiemethode.