Nieuw in AccountView versie 9.4a

Transcriptie

1 Nieuw in AccountView versie 9.4a Een product van Visma Software BV

2 Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV. Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Word, Outlook en.net zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Versie 9.4a, november Visma Software BV

3 Inhoud 1. Nieuw in AccountView versie 9.4a Algemeen Financieel Handel Projecten en uren Accountancy En bovendien 10 Index 11

4 Nieuw in AccountView versie 9.4a 4 1. Nieuw in AccountView versie 9.4a In dit document worden de belangrijkste wijzigingen en uitbreidingen in AccountView 9.4a beschreven. Deze pagina bevat een beknopt overzicht. Meer informatie vindt u op de achterliggende pagina's. Algemeen De module AccountView Mobile Scanner, die is geïntroduceerd in het Service Pack A van AccountView 9.4, wordt hier nogmaals uitgelicht. In vrijwel alle opvraaglijsten in AccountView is makkelijker en sneller de gewenste informatie te vinden. Financieel In AccountView kunnen nu ook budgetregels worden geïmporteerd. Er is een koppeling met Visma AutoInvoice gerealiseerd die veel efficiëntievoordelen voor e-invoicing biedt. Met de nieuwe koppeling met Payt kunnen eenvoudig incassotrajecten voor vervallen facturen worden opgestart. Voor organisaties waar de projectperiode samenvalt met het boekjaar is de nieuwe dimensie Projectcode toegevoegd. Handel Er is een nieuw hoofdvenster toegevoegd waarin de gegevens van de bestaande subvensters Leveranciers per artikel en Artikelen per leverancier worden gecombineerd, en waarin u bijvoorbeeld eenvoudig prijswijzigingen kunt doorvoeren. Bestelde artikelen kunt u direct bij uw klant laten afleveren als u diens afleveradres laat overnemen in de concept-bestelling. Er is een mogelijkheid gecreëerd om inkooporders (zelfs volledig) te betalen en de BTW ervan te boeken, maar verder open te laten staan totdat de goederen zijn ontvangen. Projecten en uren Er zijn verschillende uitbreidingen en verbeteringen aangebracht. Om twee voorbeelden te noemen: er is een nieuwe dimensie toegevoegd, Kostenplaatscode, en aan het venster Uren journaliseren is de optie Verwerkte bladzijden opnieuw journaliseren toegevoegd. Daarnaast zijn er nog diverse kleinere vernieuwingen doorgevoerd. De bestaande koppeling met Severa is uitgebreid met nieuwe modules met daarin importmogelijkheden voor projectkosten en bestede uren. Accountancy Het is nu in meerdere vensters mogelijk om licentiegegevens vanaf het klembord te plakken. Een aantal vensters rondom de module SamensteI-assistent is gebruiksvriendelijker gemaakt. 1.1 Algemeen AccountView Mobile Scanner De module AccountView Mobile Scanner maakt het mogelijk om bonnen en facturen te fotograferen met uw mobiele apparaat en ze vanaf daar naar AccountView Windows te sturen. Daar koppelt u ze vervolgens aan dagboekbladzijden of andere gegevens, zodat u nooit meer een bon of factuur kwijtraakt. Om foto's te maken, gebruikt u de app AccountView Mobile Scanner, die geschikt is voor zowel ios- als Android-apparaten en gratis kan worden gedownload uit de Apple App Store en Google Play Store. Afbeelding 1.1. Met AccountView Mobile Scanner koppelt u facturen eenvoudig aan dagboekbladzijden.

5 Nieuw in AccountView versie 9.4a 5 De module deed zijn intrede met Service Pack A van AccountView 9.4. De verbeteringen van Service Pack B zorgden er onder meer voor dat u nu eenvoudiger vanuit AccountView Windows een gebruiker aan de AccountView.Net-omgeving kunt koppelen en dat u een lokale backup van uw Mobile Scanner-documenten kunt maken met Document > Archiveren. AccountView Mobile Scanner is gratis beschikbaar voor alle gebruikers van AccountView Team en AccountView Business. In het nieuwe hoofdstuk AccountView Mobile Scanner ( ) in de handleiding en in de Korte handleiding AccountView Mobile Scanner ( ) kunt u meer lezen over de inrichting en het gebruik van zowel module als app. Zie ook: AccountView Mobile Scanner ( ), AccountView.Net-omgeving aanvragen ( ) Efficiëntere opvraaglijsten Het gedrag van opvraaglijsten, die worden gebruikt om voor allerlei invoervelden het juiste gegeven uit een lijst te kiezen, is verbeterd. Voorheen kon u in opvraaglijsten al typen om naar een bepaalde regel in de lijst springen (snelzoeken). Maar wanneer u nu typt, wordt er onmiddellijk een selectie gemaakt op basis van uw invoer, zodat u alleen de relevante regels ziet. Voorbeeld: U wilt in een willekeurig venster een grootboekrekening invoeren en gebruikt daarvoor de opvraaglijst ( ). U weet dat het om een rekening voor cumulatieve afschrijving moet gaan, maar kent het rekeningnummer niet uit uw hoofd. U typt daarom afschrijving en krijgt meteen de regels van de lijst te zien waarin dat woord voorkomt. Afbeelding 1.2. Een opvraaglijst met een selectie op basis van invoer Let op: Spaties voert u in met Shift+Spatie. Uw invoer wordt standaard opgezocht in Alle zichtbare velden, maar u kunt er ook voor kiezen om alleen in een bepaald veld te zoeken. Als u de voorkeur geeft aan het snelzoeken uit vorige versies van AccountView, dan kiest u linksboven Selecteren en wijzigt u de instelling in Zoeken. De bovenstaande mogelijkheid bestaat in alle opvraaglijsten behalve Openstaande posten. Zie ook: Opvraaglijsten gebruiken ( ) 1.2 Financieel Importeren van budgetregels Het is nu ook mogelijk om in het venster Administraties budgetregels en vervolgens de budgetregels per periode te importeren met Document > Importeren > Importdefinitie aanmaken > Stamgegevens. De te importeren budgetregels moeten dan de budgetcode bevatten van het budget waarvoor deze worden geïmporteerd. Zie ook: Stamgegevens- en mutatie-import ( ) E-invoicing met AutoInvoice AccountView biedt al geruime tijd mogelijkheden voor het elektronisch verwerken van inkomende en uitgaande facturen, oftewel e-invoicing. In met name de Scandinavische landen is e-invoicing al jarenlang de norm, maar ook in Nederland en de rest van Europa is het digitaliseren van de factuurstroom een stijgende trend. Daarom leggen wij in AccountView op dit moment de laatste hand aan een integratie met Visma AutoInvoice, de e-invoicingdienst van Visma. Wanneer u zich aanmeldt voor AutoInvoice, krijgt u als gebruiker van AccountView veel mogelijkheden om uw factureringsproces efficiënter te maken:

6 Nieuw in AccountView versie 9.4a 6 Door verkoopfacturen te versturen via AutoInvoice, worden ze automatisch in de juiste vorm aangeleverd aan uw debiteuren. Dit bespaart niet alleen u, maar ook uw debiteuren veel tijd en geld. Als zij namelijk zelf ook gebruikmaken van een e-invoicingdienst, dan worden de factuurgegevens bij ontvangst direct elektronisch ingelezen. Debiteuren die nog niet zijn aangesloten bij een e-invoicingdienst ontvangen uw facturen per . Ontvangt u zelf elektronische facturen van anderen, dan plukt u daar met AutoInvoice ook de vruchten van. Net als bij uw debiteuren wordt de factuur dan automatisch voor u ingelezen in AccountView en is hij direct klaar voor verwerking. En omdat het aantal bedrijven dat met een e-invoicingdienst als AutoInvoice werkt nog steeds gestaag toeneemt, wordt uw efficiëntiewinst steeds groter. Afbeelding 1.3. AutoInvoice automatiseert desgewenst zowel de inkomende als uitgaande factuurstroom. Na het uitbrengen van AccountView versie 9.4a beginnen wij met een aantal klanten aan een pilot voor AutoInvoice. Later wordt meer bekendgemaakt over de voorwaarden en beschikbaarheid. Facturen incasseren met Payt Voorwaarden: Aanmaningen Payt is een onlinedienst waarmee u eenvoudig vervallen facturen kunt laten incasseren. Voor een vast bedrag per factuur herinnert Payt de debiteur herhaaldelijk aan zijn verplichtingen. Zo wordt de kans op spoedige betaling aanzienlijk verhoogd, zonder tussenkomst van een incassobureau. Uw vervallen facturen worden voldaan, uw goede klantrelaties blijven behouden en openstaande bedragen worden rechtstreeks aan u betaald. In het venster Aanmaningen kiest u Document > Incassozaak aanmaken in Payt om een openstaande post aan te bieden aan Payt. Het onlineplatform van Payt gebruikt u vervolgens om de status van lopende incassozaken op de voet te volgen. Met Document > Openstaande posten bijwerken in Payt zorgt u er bovendien voor dat de saldi van openstaande posten vanuit AccountView in Payt worden bijgewerkt, zodat uw incassozaken altijd de meest actuele gegevens bevatten. Het onlineplatform van Payt kunt u bereiken via Hier vindt u ook informatie over de werkwijzen en voorwaarden van Payt. Projectcode als dimensie gebruiken Organisaties die werken met projecten waarvan de projectperiode samenvalt met het boekjaar, met name stichtingen, kunnen nu in het venster Verslaglegging de projectcode gebruiken als financiële dimensie. Hiervoor is het nodig dat de module Projecten beschikbaar is. In het venster Administratie-instellingen - Financieel (Dimensies) selecteert u Projectcode als dimensie. 1.3 Handel Leveranciers per artikel en artikelen per leverancier Voorwaarden: Inkoop II Naast de vensters Leveranciers per artikel en Artikelen per leverancier, die tot nu toe alleen als subvensters waren op te vragen, is er nu ook een hoofdvenster Leveranciers per artikel. In dit venster zijn twee weergaven beschikbaar, eveneens geheten Leveranciers per artikel en Artikelen per leverancier. Daarnaast is de optie Bewerken > Prijsmutaties, die al in het venster Artikelen bestond, ook in dit nieuwe venster te kiezen. In dat geval heeft de optie als extra dat u in de wizard kunt selecteren of u in het rapport een sortering wilt op artikel of op leverancier. Ook is ervoor gezorgd dat wijzigingen van inkoopprijzen in het venster Artikelen automatisch worden overgenomen in het venster Leveranciers per artikel en omgekeerd. Eveneens wordt een wijziging van een leverancier in het venster Artikelen direct zichtbaar in het venster Leveranciers per artikel.

7 Nieuw in AccountView versie 9.4a 7 Afbeelding 1.4. Het venster Prijsmutaties met de velden voor rapportsortering Bestelde artikelen direct bij de klant laten afleveren Voorwaarden: Orderinkoop In concept-bestellingen, en daarmee in inkooporders, kunt u nu automatisch het afleveradres van uw klant laten overnemen. Daardoor kunt u de artikelen door uw leverancier direct bij uw klant laten afleveren. Concreet betekent dit dat de verzenddebiteur uit de verkooporder als afleverdebiteur in de inkooporder wordt gebruikt. Ook de omschrijving van de orderregel wordt uit de verkooporder overgenomen. U kunt per regel in de concept-bestelling bepalen of u van deze mogelijkheid gebruikmaakt. Daartoe markeert u in het venster Concept-bestellingen genereren het veld Verk.ord of, in het venster Concept-bestelling, het veld Adres/omschr uit verk.ord. In het venster Concept-bestellingen is de weergave Adres/omschr uit verkooporder beschikbaar die u alleen de bestellingen toont waarvoor dit veld is gemarkeerd. Hierin wordt het nummer van de verkooporder getoond waaruit het adres en de omschrijving worden overgenomen. Doordat ook de werking van Document > Inkooporders aanmaken (Concept-bestellingen) is aangepast, genereert u nu eenvoudig alleen de inkooporders waarvan de artikelen direct bij de klant worden afgeleverd. Deze optie verwerkt namelijk alleen de bestellingen die in de ingestelde weergave worden getoond. Een eventueel ingestelde Business-selectie wordt daarbij eveneens in acht genomen. Inkoopfacturen betalen voordat goederen zijn ontvangen Voorwaarden: Inkoop I Bij het doen van een aanbetaling op een inkooporder (met Bewerken > Aanbetaling ) kan nu een BTW-code worden opgegeven. De BTW over de aanbetaling wordt geboekt met de periode waarin de aanbetaling valt. Een situatie waarvoor dit een oplossing biedt, is die waarin goederen na aankoop lang (bijvoorbeeld per schip) onderweg zijn. Langs deze weg is de factuur immers ook volledig te betalen, met een correcte BTW-boeking, terwijl de inkooporder blijft openstaan tot een latere datum, als de goederen zijn ontvangen. Als altijd kan het BTW-bedrag dat in de wizard wordt voorgesteld, in bepaalde situaties afwijken van het te betalen BTW-bedrag. En daarnaast Module Orderinkoop: Levertijden bijwerken Wat de eerder geïntroduceerde optie Document > Levertijden bijwerken (venster Verkooporderregels) aan wijzigingen heeft opgeleverd, is inzichtelijk gemaakt door de optie met een rapport uit te breiden. Modules Inkoop I en Verkooporders: Kopieën van orders maken Van inkooporders en verkooporders kunt u kopieën maken die dezelfde inhoud hebben als het origineel. De kopie krijgt de status Concept-inkooporder (voor een inkooporder) of Te leveren (voor een verkooporder). Achtergrondafbeeldingen Ingestelde achtergrondafbeeldingen worden nu toegepast in alle kopiedocumenten en alle documenten die elektronisch worden verzonden. 1.4 Projecten en uren Diverse verbeteringen voor Projecten en uren In de project- en urenfunctionaliteit zijn diverse verbeteringen doorgevoerd. Deze worden hieronder puntsgewijs toegelicht:

8 Nieuw in AccountView versie 9.4a 8 Dimensies U kunt nu ook de kostenplaatscode gebruiken als dimensie. Om dit mogelijk te maken is het veld Kostenplaats aan verschillende vensters toegevoegd, bijvoorbeeld Projectjournaal, Projectkaart en Declaratiehistorie. In het venster Administratie-instellingen - Projecten en uren (Dimensies) is Kostenplaatscode als dimensie beschikbaar gekomen. Urenregistratie Wanneer u uren journaliseert met Document > Uren journaliseren in het venster Urenregistratie, kunt u AccountView een periode-/datumcontrole laten uitvoeren. U schakelt deze controle in door het veld Periode-/datumcontrole te markeren in het venster Administratie-instellingen - Projecten en uren (Ureninvoer). Als het ingevoerde datumbereik niet in de ingevoerde periode valt, wordt u daarop geattendeerd en kunt u kiezen of u wilt doorgaan of niet. Dit komt van pas als u een of meer reeds verwerkte urenbladzijden wilt herboeken. Aan het venster Uren journaliseren is daartoe een nieuw veld toegevoegd: Verwerkte bladzijden opnieuw journaliseren. Dit stelt u in staat om ook reeds verwerkte urenbladzijden opnieuw te journaliseren. Bij de ureninvoer stelt AccountView voortaan standaard de naam van de medewerker voor die voor de huidige gebruiker is vastgelegd, ongeacht de geselecteerde optie in het veld Urenweergave. De gebruikersnaam en de urenweergave legt u vast op de tab Instellingen van het venster Medewerker ( Bestand > Projecten en uren > Medewerkers > F6 ). Budgetten Voorwaarden: Projecten Aan het venster Budgetten is een nieuw rapport toegevoegd: Rapporten > Budgetvergelijking (financieel en project). Hiermee vraagt u een vergelijking op tussen het financiële budget en het projectbudget van één of meer projecten. Vensters Projecten en Projectgroepen Voorwaarden: Projecten / Uren en Declaraties II Aan het venster Projecten zijn twee combinatievensters toegevoegd: Zoeken > Openstaande posten en Zoeken > Debiteurkaart. Voorwaarden: Projecten Aan het venster Projectgroepen is de nieuwe weergave Projectbewaking toegevoegd. In die weergave staan op projectgroepniveau de gebudgetteerde kosten en opbrengsten naast de werkelijke kosten en opbrengsten. Daarmee is nu eenvoudig geworden om in één keer een beeld te krijgen van alle projecten van een projectgroep. Facturering Voorwaarden: Uren en Declaraties II / Projectfacturering Voor verkoopfacturen die in het venster Declaratievoorstellen zijn gegenereerd, kunnen nu ook specificaties bij proeffacturen worden afgedrukt. In de layout die aan de desbetreffende debiteur is gekoppeld via de taalcode, moet dan wel een specificatielayout zijn opgenomen. Op deze manier krijgen proeffacturen dezelfde layout als de definitieve facturen. Als u dat wilt, kunt u voor proeffacturen natuurlijk een eigen specificatielayout aanmaken, bijvoorbeeld door er het woord Concept aan toe te voegen. Visma Severa en AccountView: nu ook voor kosten en uren In AccountView versie 9.4a worden twee uitbreidingsmodules voor de koppeling tussen AccountView en Visma Severa geïntroduceerd. In verband met deze nieuwe modules wordt de oorspronkelijke module Severa-koppeling omgedoopt tot Severa-koppeling Basis. Met deze module kunt u ook in versie 9.4a informatie over verkoopfacturen tussen AccountView en Severa uitwisselen. Als u gebruikmaakt van de nieuwe module Severa-koppeling Plus, kunt u naast verkoopfacturen ook in Severa vastgelegde projectkosten naar AccountView overhalen. Deze worden daar in eerste instantie geboekt als verplichtingen. De boekhouder krijgt hiermee een instrument in handen waarmee de toekomstige kosten kunnen worden bewaakt. Als in AccountView de inkoopfactuur wordt geboekt, wordt de verplichting afgeboekt. Vervolgens wordt het verschil tussen de in Severa vastgelegde kosten en het bedrag van de inkoopfactuur zichtbaar gemaakt in Severa. Zo weet de projectleider wat de kosten uiteindelijk zijn geworden. De module Severa-koppeling Compleet is nog uitgebreider dan Severa-koppeling Plus. Met deze module hebt u een oplossing voor financiële projectcontrole vanuit AccountView. Naast de informatie-uitwisseling over verkoopfacturen en projectkosten

9 Nieuw in AccountView versie 9.4a 9 worden de bestede uren die medewerkers in Severa hebben ingevoerd, automatisch overgebracht naar AccountView. De financiële administratie geeft zo steeds een actueel beeld van de projectkosten (kosten en kostprijs van bestede uren op projecten) en projectopbrengsten (verkoopfacturen) alsmede de onderhandenwerkpositie. 1.5 Accountancy Licentiegegevens vanaf klembord plakken Voorwaarden: Centraal cliëntbeheer & Accountantadmin / Communication Service Go / IFA Workflow / Communication Service Nmbrs Aan het venster Stamgegevens cliëntlicentie en aan de tab Licentie van het venster Onderneming is een knop toegevoegd waarmee licentiegegevens die op het klembord staan door middel van plakken kunnen worden ingevoerd. Hierdoor is het makkelijk om de licentiegegevens voor meerdere cliëntensnel toe te voegen aan AccountView. Zie ook: Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen ( ), Document > Stamgegevens administratie > Cliëntlicenties ( ) Samenstel-assistent Voor de module Samenstel-assistent zijn verschillende gebruiksverbeteringen aangebracht. Het activeren van controlesets voor cliëntadministraties is eenvoudiger gemaakt. Als u nu een administratie selecteert in het venster Administraties en Document > Controlesets activeren kiest, hoeft u daarna minder handelingen uit te voeren. U voert simpelweg een periode in en kiest daarna de controlesets die u wilt activeren uit het overzicht. Ook ziet u welke controlesets er al actief zijn en kunt u hier desgewenst meteen wijzigen in aanbrengen. Afbeelding 1.5. Het nieuwe venster Controlesets activeren Daarnaast is het venster Statusoverzicht controles verbeterd. De stijl is aangepast op de interface-vernieuwingen van AccountView versie 9.4 en de aanwezige informatie wordt nu gelijkmatiger verdeeld over het venster, dat daardoor rustiger oogt.

10 Nieuw in AccountView versie 9.4a 10 Afbeelding 1.6. Het nieuwe venster Statusoverzicht controles Met de nieuwe knop Venster los-/vastmaken ( ) kunt u Statusoverzicht controles losmaken van het hoofdvenster van AccountView, zodat u de vensters bijvoorbeeld over twee beeldschermen kunt verdelen. Met dezelfde knop voegt u de vensters weer samen. 1.6 En bovendien De voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice zijn alvast geschikt gemaakt voor het jaar Het hoofdstuk Voorraadbeheer in de handleiding Handel is geactualiseerd. Een belangrijke toevoeging is de informatie over de basisvariant van de module Voorraadbeheer. Ook de online help (F1) die bij Voorraadbeheer behoort, is vernieuwd. Het uiterlijk van de PDF-handleidingen is verbeterd zodat bij het afdrukken meer van het oppervlak van een A4-bladzijde wordt benut.

11 Index 11 Index A Aanbetalingen BTW 7 Goederenontvangst 7 Aanmaningen Incasseren 6 Achtergrondafbeeldingen 7 Adres/omschrijving uit verkooporder 7 Aflevering bij klant Concept-bestellingen 7 Artikelen per leverancier 7 AutoInvoice 6 B Budgetregels Importeren 5 Budgetvergelijking (financieel en project) 8 C Concept-bestellingen Afleveren bij klant 7 D Dimensies Kostenplaats 8 Projectcode 6 E E-invoicing 6 F Facturen Automatisch inlezen 6 Elektronisch factureren 6 Incasseren 6 Facturering Specificatielayout 8 I Importeren Budgetregels 5 Stamgegevens 5 Inkoopfacturen Goederenontvangst 7 Inkooporders genereren 7 Inkooporders kopiëren 7 K Kopie van order maken 7 L Leveranciers per artikel 7 Levertijden bijwerken 7 P Payt 6 Prijsmutaties 7 Projecten Combinatievensters 8 Projectbewaking 8 S Severa-koppeling 8 U Urenregistratie Naam van medewerker 8 Periode-/datumcontrole 8 Verwerkte bladzijden opnieuw journaliseren 8 V Verkooporders kopiëren 7 Verzenddebiteur 7 Visma Severa Inkoopfacturen 8 Projectkosten en -opbrengsten 9 Uren 9 Verkoopfacturen 8 Verplichtingen 8