Fraude en het mkb NIVRA MKB- BROCHURE

Transcriptie

1 Fraude en het mkb NIVRA MKB- BROCHURE Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants

2 Deze publicatie is samengesteld voor leden en derden. De publicatie heeft geen status in het kader van de beroepsuitoefening, wel kan worden verwezen naar publicaties die een dergelijke status wel hebben Koninklijk NIVRA, Amsterdam. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd (waaronder begrepen het opslaan in een geautomatiseerd gegevensbestand) en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, elektronisch op geluidsband of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed is geen volledigheid nagestreefd, en kan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt het Koninklijk NIVRA deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden.

3 Fraude... dichterbij dan u denkt De laatste jaren zijn verschillende grote bedrijven negatief in het nieuws geweest door serieuze fraudezaken. Enron, Parmalat en Worldcom zijn spraakmakende en over de hele wereld bekend geworden voorbeelden; dichter bij huis kennen we Ahold, dat in het nieuws kwam door een grote fraude bij een dochteronderneming. Doordat het bij deze bekende fraudezaken steeds gaat om grote bedrijven, kan de indruk ontstaan dat fraude een verschijnsel is dat uitsluitend voorkomt bij het grootbedrijf. Jammer genoeg voor u, mkb-ondernemer, is dat niet waar. Dat blijkt bijvoorbeeld uit recente cijfers van de FIOD/ECD (Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst/Economische controledienst). Deze dienst verricht jaarlijks zo n 450 fraudeonderzoeken. Een klein deel daarvan, ongeveer 25 tot 50, heeft betrekking op grote en beursgenoteerde ondernemingen. Bij de overige 400 zaken zijn mkb-bedrijven betrokken en het gaat dan niet alleen om fiscale fraude maar ook om valsheid in geschrifte, verduistering en oplichting. Verder is uit onderzoek naar voren gekomen dat veel faillissementen in het mkb, ongeveer eenderde, het gevolg zijn van fraude. Deze brochure gaat over fraude en de mkb-onderneming. Vragen die aan de orde komen: Wat is fraude? Hoe kan ik fraude voor zijn en hoe moet ik handelen als ik het ontdek? Wat kan mijn accountant voor me doen? Aan welke wettelijke regels en beroepsrichtlijnen is hij gebonden? Informatie over fraude en het mkb, omdat fraude dichterbij is dan u wellicht denkt. NIVRA mkb-brochure

4

5 Wat is fraude? Fraude bestaat in alle soorten en maten, het is een veelomvattend begrip. We kennen boekhoudfraude of creatief boekhouden, jaarrekeningfraude, fiscale fraude, effectenfraude, valsheid in geschrifte, faillissementsfraude, verzekeringsfraude, vastgoedfraude, acquisitiefraude en witwassen. Het zijn maar enkele voorbeelden uit een lange reeks. Fraude komt in alle organisaties voor. De meeste directeuren en managers die ermee te maken hebben, geven er echter liever geen ruchtbaarheid aan. Omdat het de integriteit schaadt en een nadelig effect op het imago heeft. Fraude kan de bedrijfsdoelstellingen frustreren en de continuïteit van de onderneming in gevaar brengen. Geen zaken waar je graag mee te koop loopt. Wat is fraude precies? In de kern is iedere fraude een vorm van bewust, en dus opzettelijk, bedrog, bedoeld om wettelijke regels te omzeilen of anders te interpreteren, zodanig dat andere partijen worden benadeeld, altijd financieel en vaak ook qua reputatie. Fraude is dus altijd schadelijk. Fraude komt zeker voor in het mkb. En veel ook, dat wijzen cijfers van allerlei onderzoeken uit. Een paar fraudevormen waar mkb-ondernemers alert op moeten zijn, laten we hier kort de revue passeren. Fraude van buiten en binnen de onderneming Acquisitiefraude De ondernemer wordt op het verkeerde been gezet, bijvoorbeeld door een advertentieverkoper die vraagt om een bevestiging van de bedrijfsgegevens. De ondernemer die onder de geverifieerde gegevens zijn handtekening zet en ze terugfaxt, krijg prompt een rekening toegestuurd, terwijl de verkoper door de telefoon had gezegd dat de advertentie die nooit geplaatst wordt - al was betaald. Deze methode komt veel voor. Oplichting Voor u er erg in hebt doet u zaken met een niet betrouwbare BV of persoon. Na een paar goed geslaagde kleine zaken sluit u een grote deal met deze zo degelijk gebleken partner. U krijgt echter uw geld of goederen niet geleverd. Uw partner is in geen velden of wegen meer te bekennen en hij blijkt ineens niet (meer) te bestaan. NIVRA mkb-brochure

6 Valse getuigschriften Moderne technieken als scannen en kleurenprinten zijn tegenwoordig voor velen toegankelijk en een diploma is dan ook zo vervalst. Hetzelfde geldt voor getuigschriften, zogenaamd op briefpapier van de vorige werkgever en voorzien van een keurige (ingescande) handtekening van een of ander directielid van de organisatie waar uw sollicitant zegt naar tevredenheid gewerkt te hebben. Concurrentiefraude Een van uw medewerkers blijkt tegen betaling waardevolle bedrijfsinformatie door te spelen aan uw belangrijkste concurrent. Of een medewerker richt in uw tijd en met uw middelen zijn eigen bedrijf op en zorgt ervoor dat uw klanten voortaan zijn klanten worden. Diefstal Van geld, bijvoorbeeld door overboekingen aan niet-bestaande leveranciers. Van goederen, bijvoorbeeld door uitleveringen uit uw magazijn buiten werktijd aan chauffeurs die medeplichtig zijn. Fraude, preventie en aanpak Heeft u een vermoeden van fraude in uw onderneming, dan onderzoekt u dit uiteraard. Maar ook zonder een dergelijk vermoeden kunt u analyseren op welke wijze en op welke plekken in uw organisatie fraude zou kunnen optreden. Zo n analyse kan de basis leggen voor een adequate fraudepreventie. Voorkomen is nu eenmaal altijd beter dan genezen. In beide gevallen, bij vermoedelijke of geconstateerde fraude en bij fraudepreventie, kan uw accountant u helpen en adviseren. Onderschat het niet Het kan zijn dat uw bedrijf er ongevoelig voor is, maar uit diverse onderzoeken blijkt dat fraude in het mkb veel voorkomt. Meer dan driekwart van alle mkb-ondernemers zijn evenwel geneigd het probleem te onderschatten. Wie fraude wil voorkomen, zal het gevaar eerst moeten onderkennen. Niet denken: dat gebeurt hier niet, of: mijn medewerkers doen míj dat niet aan. Niets uitsluiten is de beste houding. Bij veel ontdekte fraude waren niet zelden werknemers betrokken die konden bogen op jarenlange trouwe dienst. Daarom: controle

7 is het beste uitgangspunt. Hoe menselijk ook en hoe redelijk het lijkt, vertrouwen is geen goed uitgangspunt. Een goede eerste stap is daarom: onderzoek waar in uw bedrijf fraude op de loer kan liggen. Maak een analyse welke fraudemogelijkheden er zijn en voor wie? Risicoanalyse op maat Uw accountant kan u helpen. Hij maakt voor uw bedrijf een risicoanalyse op maat en licht uw administratieve organisatie en uw interne controlesystemen kritisch door. Heel belangrijk: hoe zijn geld- goederen- en informatiestromen geregeld? Wie zijn verantwoordelijk? Zijn kritische functies geconcentreerd bij één persoon? Wie controleert wie? Hoe wordt alles geadministreerd? Met de gegevens uit dit interne onderzoek legt u de basis voor fraudepreventie en risicobeheersing. Preventieve maatregelen zijn er genoeg. Een klokkenluidersregeling, risk managementsystemen, ethische gedragscodes, de instelling van een audit comittee, het is allemaal mogelijk. Het kan verstandig zijn uw belangrijkste medewerkers bij deze risicoanalyse te betrekken. Daarnaast kunt u overwegen softwarematige fraudeanalyses op uw administratie los te laten. Het gaat erom dat u voor uw bedrijf de juiste maatregel of mix van maatregelen bepaalt. Samen met een vertrouwenspersoon: uw accountant. Hoe goed preventie ook is, fraude valt nooit helemaal uit te sluiten. Fraudeurs immers doen hun uiterste best hun zaakjes te verhullen. En daarin zijn ze vaak zeer bedreven. Uw accountant kan bij de controle van de jaarrekening op fraude stuiten. Of er een vermoeden van krijgen. Maar de fraude kan zo goed verborgen zijn dat hij het bij deze controle niet ontdekt. Let wel: ongeveer een kwart van alle fraudegevallen in ondernemingen wordt door toeval ontdekt, door tips vanuit het bedrijf of van derden. De overige gevallen komen nooit, of pas na gericht onderzoek, aan het licht. NIVRA mkb-brochure

8

9 De registeraccountant, rol en taak De registeraccountant houdt zich vanouds aan strakke richtlijnen. Deze zijn recent verder aangescherpt, onder andere in de Wet toezicht accountantsorganisaties. Hoe een accountant moet handelen bij fraude is nu wettelijk verankerd. Deze paragraaf gaat in op die rol en de (wettelijke) verantwoordelijkheid van de accountant bij fraude. Geen detective Eerst een nuance vooraf. Onderzoek heeft aangetoond dat het maatschappelijk verkeer van de accountant verwacht dat hij fraude ontdekt als daar sprake van is. Toch is de accountant in de eerste plaats een controleur, geen detective.(*) De accountant die zijn financiële en administratieve controles volgens alle regels en voorschriften uitvoert, hoeft gepleegde fraude niet noodzakelijkerwijs te ontdekken. Wel is de registeraccountant erin getraind uiterst alert te zijn op fraudesignalen. Hoe gaat de accountant te werk? Ieder bedrijf, iedere branche is anders en kent andere risico s. De accountant is hiermee bekend. Hij kan uw bedrijf op maat analyseren op risico s van materiële fraude. Hij maakt een kritische beoordeling van al uw administratieve en logistieke processen en de interne controlesystemen. De risico s die hij in beeld brengt, bespreekt hij vervolgens met u, en eventueel met uw financieel manager, uw managementteamleden en commissarissen. In deze interviews wordt helder welke processen kwetsbaar zijn en welke verbeteringen mogelijk zijn. De accountant doet daartoe voorstellen en kan helpen deze in te voeren. Fraude en de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) Bij zijn onderzoek hanteert de registeraccountant richtlijnen gebaseerd op internationale standaarden. De Nederlandse wetgever heeft deze richtlijnen recent ver- (*)Er zijn wel accountants die zijn gespecialiseerd in het onderzoeken van strafbare feiten en het verzamelen van bewijsmateriaal. Dit zijn beoefenaren van de zogenoemde forensische accountancy. NIVRA mkb-brochure

10 ankerd in de Wta. Deze wet verplicht de accountant bij fraude altijd in actie te komen. Dat moet hij ook als hij twijfelt aan de integriteit van de ondernemer of het management. Als de accountant bijvoorbeeld op verkeerde waarderingen in de jaarrekening stuit of tegen een vermenging van privé- en zakelijke uitgaven van de directeur-grootaandeelhouder aanloopt, is hij verplicht de leiding van het bedrijf daarop te wijzen. En vervolgens met de ondernemer een herstelplan te maken en uit te voeren (redresmaatregelen). De ondernemer heeft hierin ook een eigen wettelijke verantwoordelijkheid. Als de redresmaatregelen tekort schieten, dan is de accountant verplicht hiervan melding te maken; de Wta is hierin duidelijk en onverbiddelijk. Voor de goede orde: formeel heeft de Wta heeft alleen betrekking op accountantsorganisaties die wettelijke controles uitvoeren. Registeraccountant, een beschermde titel De titel registeraccountant (RA) is een wettelijk beschermde titel. Iedere registeraccountant is verplicht ingeschreven in het accountantsregister en daarmee aangesloten bij de beroepsvereniging, het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA). Het NIVRA telt circa leden-registeraccountants. Meer weten? Wilt u meer weten over het thema fraude en de rol van uw accountant? Neem dan contact met hem of haar op, of neem contact op met het NIVRA: Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants A.J. Ernststraat 55 Postbus AD AMSTERDAM telefoon nivra@nivra.nl 10

11 NIVRA mkb-brochure 11

12 Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants A.J. Ernststraat 55 Postbus AD Amsterdam T F E nivra@nivra.nl I NIVRA bestelnummer 902