5 Jarenplan Voor de jaren

Transcriptie

1 5 Jarenplan Voor de jaren VOORWOORD Het jaar 2013 is een bewogen jaar. Ledenaantallen nemen af en subsidies waar we jaren van afhankelijk zijn geweest staan op de tocht. Nederland is in recessie, en die crisis is in Erp merkbaar. De vraag vanuit leiding om handvatten voor groei en ontwikkeling nog nooit zo groot geweest. PR en social media nemen een vogelvlucht. Na vele jaren praten is de schop de grond in: onze nieuwe accommodatie zal dit jaar een feit zijn. Al deze veranderingen doen ons nadenken over de richting waar we als Jong Nederland Erp (JNE) heen willen gaan. We realiseren dat dit niet vanuit de bestuurlijke ivoren toren zal moeten komen, maar vanuit de kracht van onze vereniging: de leiding. Met dit document willen we iedere vrijwilliger het handvat geven om JNE in de komen de 5 jaren op een hoger podium te brengen. Samen kunnen we ervoor zorgen voor een goede profilering, werken we aan de ledengroei en blijven we financieel gezond. Samen zorgen we ervoor dat Jong Nederland Erp weer een begrip wordt in Erp en omstreken. Paul Cuppen Voorzitter Jong Nederland Erp 2 WAT IS JONG NEDERLAND ERP 2.1 MISSIE Om de identiteit en visie van Jong Nederland Erp goed te kunnen communiceren, moeten we helder en duidelijk communiceren waar we voor staan. Met deze reden hebben we de volgende missie opgesteld: We bieden een informele plek waarin we ons in groepsverband ontspannen en ontwikkelen. 2.2 VISIE Gezien de afstand welke Jong Nederland Erp neemt van de gedachten en werkwijzen van de landelijke organisatie is het denkbaar dat de uitwerking van de missie iets afwijkt. Hierom laten we de 4 peilers Sport, Spel, Creativiteit en Buitenleven los. Deze beperken ons, of gaan juist in op vlakken waar wij zelf de focus minder op leggen. Wij geloven dat we door bredere kaders te formuleren binnen onze visie, we kunnen inspelen op wensen en behoeften van die doelgroep. 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 1/9

2 Visie met de focus op de leden: We bieden een platform waar kinderen zichzelf kunnen zijn en zich in groepsverband ontwikkelen in actief, avontuurlijk en sociaal opzicht. Visie met de focus op onze leiding: Een sociale omgeving waar je kansen en ruimte krijgt om je te ontwikkelen, terwijl je in je waarde wordt gelaten en vriendschappen/sociale relaties opbouwt. Visie met de focus op andere JN afdelingen: Door samen te werken vullen wij elkaar op belangrijke punten aan om ons missie te bereiken. Visie met de focus op derden: In Erp en omgeving delen we onze kennis en kunde, waarmee we maatschappelijke betrokkenheid creeren om JN Erp sterker te profileren. 2.3 STRATEGIE Actorenanalyse Wie is er allemaal afhankelijk van JN Erp? En van wie is JN Erp afhankelijk? Inzichtelijk maken van onze partners helpt ons bij het definiëren van de behoefte. 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 2/9

3 2.3.2 Behoeften Door te inventariseren wat de (waarschijnlijke) behoeften zijn van de actoren, in combinatie met onze missie en visie komen we tot een top 5 behoeften: 1. Gezellig vermaak 2. Laagdrempelige bijdrage (door samen te werken) aan activiteiten en de maatschappij 3. Gemotiveerd, betrouwbaar, bekwaam en groeimogelijkheden 4. Stiptheid en Afspraken nakomen, Kwaliteit 5. Normen en waarden, liefde en luisterend oor Van behoefte naar speerpunt Behoeften blijven globaal van aard. Om deze concreter te maken zijn hier speerpunten aan gekoppeld, met daarbij de verantwoordelijke tak. Input van deze speerpunten is onder andere de woordenwolk Belangen van de leiding en de Kosten-Impact analyse. De lijst met speerpunten voor de komende 5 jaren: 18 Gouden pen, positief benaderen Iedereen 12 Goede heldere communicatie Commissie PR 21 Grote Kom Eens Kijken week Nieuwe commissie samen met contactpersonen clubs 17 Feedback van buitenaf Commissie PR 10 Afspraken duidelijk maken en navolgen Bestuur samen met Commissie PR 9 Handboek van alles binnen JNE Bestuur 5 Unieke clubs binnen huis houden Commissie Verhuur en Materiaal samen met contactpersonen clubs 7 Meer digitaal werken Iedereen 1 Zelfstandigheid en feedback van kinderen Leiding 13 Kwaliteiten en wensen van de leiding Commissie PR 15 Workshops Bestuur en Commissie PR 8 Intrinsieke motivatie stimuleren Commissie PR en contactpersonen clubs 6 Kennisbank aanleggen Iedereen 19 Ons zelf niet laten ondersneeuwen: keuzes! Iedereen Bovenstaande speerpunten zullen binnen de begrotingen een plek krijgen. 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 3/9

4 2.3.4 Organisatiestructuur Om de uitwerking van speerpunten en de daarbij hordende verantwoordelijkheden te kunnen beheren is het noodzakelijk om de lijntjes binnen JN overzichtelijk, kort en transparant te houden. Met deze optiek is het volgende organogram ontwikkeld. Belang is om te focussen op de contactpersoon. Een uitgebreid schema met taken en verantwoordelijkheden is te vinden in de bijlage. Bestuur contactpersoon: Voorzitter Secretariaat contactpersoon: Secretariaat PR contactpersoon: bestuurslid PR Financiën contactpersoon: Penningmeester Verhuur & Materiaal beheerder Clubs vertrouwenspersoon Activiteiten Secretariaat Stichting DBA Voorzitter Leiding contactpersonen per commissie of club In het schema zijn expliciet geen pijlen, maar lijnen opgenomen. We geloven binnen Jong Nederland Erp in een structuur waar we opbouwend en gelijkwaardig met elkaar werken, met iedereen zijn of haar expertise. Wat zeker is dat de organisatie valt of staat met haar fundering: de leiding. Zij zijn de directe schakel tussen onze hoofddoelgroep (leden) en Jong Nederland Erp. Zonder hen kunnen we onze missie niet uitoefenen. 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 4/9

5 3 BIJLAGEN EN INVENTARISATIESESSIES 3.1 WOORDENWOLK BELANGEN VAN DE LEIDING Tijdens de algemene vergadering van 8 april is aan de leiding de vraag gesteld wat zij van belang vinden voor JNE in de komende 5 jaren. De invulling van deze vraag is breed op te pakken. Onderstaande woordenwolk is een vertaling van de input vanuit de leiding. Hoe groter het woord, hoe vaker deze opmerking terug is gekomen en daarmee belangrijker voor de leiding. Ideeënbus Openstaan voor feedback Heldere missie en doel JNE 100+ leden Taken helder van JN leiding Leuke goede financiële acties Grote activiteiten Uitstraling Per club zelf fris en chips halen Algemeen begrip in Erp Betrokkenheid Slim magazijn Financieel gezond Bloeiende en groeiende vereniging Structureel goede doorstroom van alle leden Klimwand, zwembad, speeltuin, vuurkuil, zandbak 16+ kansen binnen JNE Aanschaf nieuw (groot) materiaal Verhuur 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 5/9

6 3.2 IDENTITEIT BEPALEN EN VISIE VORMEN Identiteit leden Aandacht/liefde Samen bezig zijn Spel Sociale ontwikkeling Persoonlijke ontwikkeling Creativiteit ontwikkelen Clubs organiseren Structuur Opvoeding Geen beperkingen en zo min mogelijk regels Rouwdouwen Informeel Globale Visie We bieden een platform waar kinderen zichzelf kunnen zijn en zich in groepsverband ontwikkelen in actief, avontuurlijk en sociaal opzicht. Identiteit leiding Ontwikkelen op verschillende vlakken Bezigheidstherapie Sociaal contact Vrienden Leuk om met andere contacten bezig te zijn Rouwdouwen Ravotten Plek om jezelf te zijn Globale Visie Een sociale omgeving waar je kansen en ruimte krijgt om je te ontwikkelen, terwijl je in je waarde wordt gelaten en vriendschappen/sociale relaties opbouwt. Identiteit andere JN afdelingen Toernooien Samenwerking Onderlinge contacten Contacten leggen als we hulp nodig hebben (en visa versa) - Verhuur Globale Visie Door samen te werken bereiken we datgene waar we voor staan. Identiteit derden PR Ons laten zien Bijdrage aan de maatschappij Contacten maken Verhuur Globale Visie Via maatschappelijke betrokkenheid onze kennis en kunde delen. Via deze contacten profileren we ons in Erp en omgeving. 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 6/9

7 3.3 PR SESSIE ZET JONG NEDERLAND OP DE KAART In een inventarisatieworkshop heeft afdeling PR bij leiding en bestuur geïnventariseerd hoe wij Jong Nederland Erp binnen Erp weer op de kaart moeten zetten. Daarbij ligt de focus op wat wij (leiding en bestuur) kunnen verbeteren aan onszelf en de organisatie. De resultaten zijn hieronder weergegeven. Conclusie bij de vraag wat wij als leiding zijn/kunnen: Pluspunten Gemotiveerd Neuzen dezelfde kant op Goede groepsdynamiek Leiding ziet belang in van activiteiten Iedereen doet z n best en dat accepteren we Verbeterpunten Vastgeroest In problemen denken i.p.v. oplossingen Geen inzicht in elkaar kwaliteiten en valkuilen Er zijn geen duidelijke rollen (takenpakket) Door de leiding aangedragen mogelijke oplossingen: Beter evalueren via format, delen in algemene vergaderingen; Tijdens leidingweekend de vastgeroeste activiteiten in een nieuw jasje gieten; Kwaliteitenspel met leiding (binnen een club); Functieomschrijving. 3.4 SPEERPUNTEN, WAT BEHOEFTE EN MISSIE BIJ ELKAAR BRENGT Missie Aanvulling speerpunten op algemene taken Houder Draagt bij aan behoefte 1 Zelfstandigheid en feedback van kinderen L 2 Laat kinderen het programma maken L 3 Informeel BCL Gezellig vermaak 4 In waarde laten, respect BCL 5 Unieke clubs binnen huis houden CL 6 Kennisbank aanleggen BC 7 Meer digitaal werken BCL 8 Intrinsieke motivatie stimuleren C Stiptheid, afspraken, 9 Handboek van alles binnen JNE B kwaliteit 10 Afspraken duidelijk maken en navolgen BC 11 Functieprofiel en samenhang B 12 Goede heldere communicatie C 13 Kwaliteiten en wensen van de leiding C Gemotiveerd, 14 Inspelen op actualiteiten BL betrouwbaar, 15 Workshops BC bekwaam 16 Consistentie BCL 17 Feedback van kinderen, ouders, buitenaf L Normen, waarden, 18 Gouden pen, positief benaderen BCL liefde, luisterend oor 19 Ons zelf niet laten ondersneeuwen: keuzes! BCL Laagdrempelige 20 Niet concurreren maar aanvullen op unieke manier BC bijdrage aan 21 Grote Kom Eens Kijken week C activiteiten en 22 Focus BCL maatschappij We bieden een informele plek waarin we ons in groepsverband ontspannen en ontwikkelen. 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 7/9

8 Impact Laag - Hoog 3.5 KOSTEN-IMPACT ANALYSE De speerpunten zijn per nummer geordend op mate van impact in relatie tot de kosten. Op deze wijze zoeken we naar een focus voor de komende 5 jaren. Kosten Hoog - Laag Geen specifieke plek: 3, 4, 14 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 8/9

9 Bestuur Algemene sturing JNE via contactpersonen bestuur, direct formeel gezicht en contactpunt van JNE, afstemming met ruggengraat van JN Erp. Afstemming in bestuur, met stafafdelingen en leiding Middelen: 5 jarenplan, Begroting, Jaarverslag, Diverse hulpinstrumenten, Algemene vergadering, Feedbackgesprekken, Brainstormsessies Proceseigenaar & Contactpersoon bestuur: Voorzitter Stafafdeling PR de strategische advisering van de interne en externe communicatie, profilering van JNE en afstemming opleiding leiding met secretariaat Middelen: Onderdeel 5 jarenplan Afstemming rechtstreeks met bestuur via contactpersoon. Proceseigenaar & Contactpersoon bestuur: Bestuurslid PR Stafafdeling Financiën de financiële boekhouding van JN Erp Middelen: Begroting en Jaarverslag (plus controle) Afstemming rechtstreeks met bestuur via contactpersoon. Proceseigenaar & Contactpersoon bestuur: Penningmeester Stafafdeling Secretariaat contactpunt extern, (algemeen)postkamer, ledenadministratie, drager van ruggengraat JNE en afstemming opleiding leiding met PR Middelen: Onderdeel 5 jarenplan Afstemming rechtstreeks met bestuur via contactpersoon. Proceseigenaar & Contactpersoon bestuur: Secretariaat Commissie locatie en materiaal Commissie Clubs Commissie Activiteiten Commissie Stichting DBA Gebouw Terrein Materiaal Inkoop, aankoop, aanleg, onderhoud en verhuur van gebouw, terrein en/of materiaal Proceseigenaar: Wilco Minioren Maxioren Junioren Senioren Organiseren clubs, leiding geven, uitvoeren, directe informele gezicht en contactpunt van JNE plus voorbereiding communicatie. Proceseigenaar: Contactpersoon club Eigen activiteiten District activiteiten Definiëren per activiteit Kamp Locale activiteiten Opzetten, organiseren en uitvoeren activiteit plus voorbereiding communicatie. Proceseigenaar: Organisatie activiteit Ontwikkelen van nieuw verenigingsgebouw, waarborgen belangen JNE in stichting DBA Proceseigenaar: Paul Afstemming: Financiën, PR, bestuur, leiding Afstemming: Financiën, ARC, toekomstige gebruiker(s) Afstemming: Secretariaat, leiding (eigen clubgroep), PR, Vertrouwenspersoon Afstemming: Financiën, PR, leiding Na afronden nieuwbouw verantwoordelijkheden passend bij commissie locatie en materiaal overdragen. Afstemming stichting DBA blijft. Contactpersoon bestuur: Beheerder Contactpersoon bestuur: Vertrouwenspersoon Contactpersoon bestuur: Secretariaat Contactpersoon bestuur: Voorzitter Uitvoer en ruggengraat van Jong Nederland Erp: Leiding JN Erp 5 jarenplan Jong Nederland Erp mei 13 9/9