HOOFDSTUK 1 EEN OPSTELLEN

Transcriptie

1 HOOFDSTUK 1 EEN OPSTELLEN We weten allemaal dat je een op verschillende manieren kunt beginnen, van Hallo tot Geachte heer Van Putten. Uit onderzoek is gebleken dat men bij zakelijke s eerder kiest voor een informelere aanhef. Het tijdschrift Onze Taal deed in mei 2009 verslag van een onderzoek: Hoewel de formele varianten bij brief en domineerden, kwamen de informele varianten ( Beste André, Hallo André Tammes, Beste André Tammes en zelfs Hallo beste André ) veel meer voor bij s dan bij brieven.

2 IN DIT HOOFDSTUK LEER JE wat CC en BCC inhoudt een onderscheidende en korte onderwerpregel maken een passende groet en slotformule gebruiken wanneer je kunt tutoyeren en wanneer niet een van een inleiding voorzien tot de kern komen aan de hand van de drie vragen WWV een slot schrijven met een oproep tot actie, een mededeling, of een vraag de lengte van je in de hand houden je boeiend houden door de lengte van je zinnen af te wisselen je indelen in blokken hoe je jouw voorziet van een standaardhandtekening wat een disclaimer is hoe je een attachment meestuurt hoe je om een ontvangstbevestiging vraagt hoe je een herinnering formuleert 4 Deel 1 en Een is snel geschreven en verstuurd, maar een goede en effectieve zakelijke versturen is nog niet zo eenvoudig. Daar moet je even over nadenken, net als bij een brief. In dit hoofdstuk lees je hoe je een opstelt waarmee je jouw doel bereikt, namelijk dat de ander hem leest, begrijpt waar het over gaat en eventueel ook actie onderneemt, bijvoorbeeld door jou de informatie te sturen waar je om vroeg. 1.1 Adressering Als je in je programma een nieuw bericht maakt, is meestal het eerste wat je doet één of meer adressen invullen bij Aan. Je kunt ook adressen kiezen uit je adresboek. Als je meer adressen in wilt vullen, zet je er een komma of puntkomma tussen. Het adresseren van je mail is niet zo ingewikkeld, maar het is wel zaak dat je voordat je je mail stuurt, goed nadenkt over wie hem moet ontvangen. Overbodige kost mensen veel tijd. Is het echt noodzakelijk dat alle geadresseerden je mail ontvangen? Dat is ook een belangrijke vraag als je met CC en BCC werkt. CC staat voor carbon copy. Als je in dit tekstvak boven aan je een naam invult, dan ontvangt deze persoon een kopie van het bericht. Je kunt ook meerdere namen invullen. Je gebruikt deze functie vooral om mensen te informeren. Zij hoeven zelf geen actie te ondernemen.

3 Een voorbeeld: Mohamed Aboulghazi is leidinggevende in een magazijn en heeft 135 medewerkers onder zich. Bij zijn werkgever AllYoNeeds werken in totaal meer dan 600 mensen. Mohamed moet elke dag zorgvuldig bijhouden welke werknemers zich ziek hebben gemeld en welke weer beter zijn. Mohamed heeft voor ziek- en herstelmeldingen twee templates of standaardmails klaarstaan voor Poortwachter, de afdeling die er zorg voor draagt dat de wettelijke regels worden uitgevoerd. Een CC zorgt ervoor dat ook HR (Human Resources, dus Personeelszaken) zijn ziek- en herstelmeldingen ontvangt. In deze templates hoeft Mohamed alleen de naam van de zieke of herstelde in te vullen. De computer geeft automatisch de juiste datum. Let op hoe Mohamed groet: hij vindt het niet nodig een naam achter Beste te typen als hij niet weet wie zijn mailtje die dag afhandelt. Van: Aboulghazi, Mohamed Verzonden: Thursday, 12 February, :35 Aan: Poortwachter CC: Dalen, Clarissa van Onderwerp: Sebastian Blankaart Beste Sebastiaan Blankaart is vandaag weer hersteld. Met vriendelijke groet, Mohamed Aboulghazi, Teamleader Replenishment AllYoNeeds Graaf van Solmsweg 38, 5222 BP s-hertogenbosch Postbus 2431, 5200 BM s-hertogenbosch Telefoon: +31 (0) Telefax: +31 (0) Mobiel: +31 (0) BTW NL B01 Hoofdstuk 1 Een opstellen 5 Nog een voorbeeld: taaldocent Philip Jill vraagt de eigenares van Edulanguages om zijn cursist Hans Haver te laten weten dat diens les een half uur eerder begint. Kim stuurt het gevraagde mailtje, met een CC voor Philip Jill. Philip kan nu zelf zien dat de cursist geïnformeerd is.

4 From: Sent: vrijdag 27 maart :45 To: CC: Philip Jill Subject: Engelse les maandag 30 maart half uur eerder Beste Hans, Op verzoek van Philip Jill laat ik je weten dat jouw les aanstaande maandag een half uur eerder begint, dus om u in plaats van om u. Philip wordt aan het einde van die middag bij de notaris verwacht om te tekenen voor zijn nieuwe huis. Namens Philip alvast bedankt voor je medewerking. Met vriendelijke groet, Kim Zijlstra Directeur Edulanguages Tip: Beperk je gebruik van CC tot die mensen die echt geïnformeerd moeten worden: in bedrijven is de maildruk groot. 6 Deel 1 en Onder de adresregels Aan en CC vind je ook nog de regel BCC. Als deze regel niet standaard in je staat, moet je hem even aanzetten. Dat kan in Outlook door bij Opties te klikken op BCC. BCC staat voor Blind Carbon Copy. De adressen die je bij de BCC-regel hebt ingevuld, zijn niet zichtbaar voor anderen. De functie BCC wordt in de praktijk vooral gebruikt voor het versturen van uitnodigingen, nieuwsbladen en andere informatieve stukken aan groepen lezers. Om te voorkomen dat adressen ongewild beschikbaar worden voor anderen, worden die adressen in de BCC-regel geplaatst. Ook komt het wel eens voor dat je een ander op de hoogte wilt brengen van een bepaald bericht, zonder dat degene met wie je mailt dat hoeft te weten. In dat geval kun je ook BCC gebruiken. Wees echter wel voorzichtig met deze functie als je via de mail discussies voert! Stel dat je een BCC van een bericht hebt ontvangen (dat zie je doordat jouw naam niet bij Aan of CC staat) en je let hier niet op, maar besluit

5 met Allen beantwoorden ( 2.3) te reageren, dan ziet de geadresseerde ineens dat jij ook een kopie hebt ontvangen. Dat kan soms lastige situaties veroorzaken. 1.2 Onderwerpregel Veelmailers, mensen die veertig of meer s per dag ontvangen, kijken bij het openmaken van hun inbox eerst naar de afzenders en dan naar de onderwerpregel. De combinatie van afzender en de onderwerpregel bepaalt of een veelmailer het bericht opent of ongezien verwijdert. Met de onderwerpregel geef je kort aan waar je over gaat. Een voorbeeld: docente Karin Veenma herkent de naam van studente Anne Jansen. Anders had zij dit bericht zonder onderwerp niet geopend. Van: Jansen, AAJ Verzonden: 19 februari 2009 Aan: Veenma, KM Onderwerp: Hoi hoi, vorige week hebben we mijn intervisie gesprek gedaan, maar toen ontbraken er nog een paar dingen. Ik heb deze nu wel compleet. Moet ik deze alsnog inleveren? Hoofdstuk 1 Een opstellen Groeten Anne 7 Hallo, Hoe gaat het, Vraag, Vraagje, Reactie en Nu wij toch bezig zijn of Nog één keer geven niet aan waar je over gaat en zijn dus geen goede onderwerpregels. Gehaaste lezers zullen je mail zeker niet met voorrang, en misschien wel helemaal niet, beantwoorden. Een streng spamfilter (een programma dat tijdens het ophalen van voor jou besluit of een ongewenst is of niet), gooit een bericht met het onderwerp Groeten uit Parijs in de box Spam (reclame per ). Nog een voorbeeld. Docenten ontvangen dagelijks s met vragen. Gelukkig heeft Anne Jansen dit keer wél voor een goede onderwerpregel gezorgd.

6 Van: Jansen, AAJ Verzonden: 26 februari 2008 Aan: Veenma, KM Onderwerp: beoordeling herkansing tentamen Geachte mevrouw Veenma, Voor mijn eerste incomplete tentamen communicatie over beleid heb ik een 4,7 gekregen. Dat had ik niet verwacht; ik had het voor mijn gevoel erg slecht gemaakt. De herkansing ging veel beter. Het was compleet en voldeed aan de randvoorwaarden. Hierop heb ik een 5,0 gekregen. Wat ik niet snap is dat het incomplete tentamen met een 4,7 werd beoordeeld en dat ik voor de herkansing maar een 5,0 heb gekregen. Ik vraag u vriendelijk waar het aan heeft gelegen zodat ik me op dat punt kan verbeteren. Misschien is het wel fout gegaan met het nakijken. Ik hoor graag van u. Met vriendelijke groeten, 8 Deel 1 en Anne Jansen student nummer: klas 1 A Onderscheidende onderwerpregels onderscheiden een van andere s: zij geven precies aan waar het bericht over gaat. Beoordeling herkansing tentamen zal een docent zeker genoeg prikkelen om het meteen te openen, evenals Verplaatsen SLB-gesprek. Zorg dat je onderwerpregel in een smalle inbox past. Je kunt in je programma instellen of je de berichten onder de lijst met ingekomen mail wilt weergeven, of rechts van die lijst. Sommige gebruikers maken hun inbox links smal om rechts de tekst van de mails prettig ruim te kunnen lezen. Beoordeling herkansing tentamen Communicatiebeleid is een duidelijker onderwerpregel dan Beoordeling herkansing tentamen, maar te lang voor een smalle inbox. Een korte, kernachtige onderwerpregel is dus het best. Tip: Als je snel antwoord op je mail wilt hebben, kun je het woord Urgent opnemen in je onderwerpregel. Doe dit echter alleen bij écht dringende berichten, anders nemen je mailcontacten je na een tijdje niet meer serieus.

7 Oefening 1 Geef de volgende mails een korte en onderscheidende onderwerpregel. A Van: n.voogd@edulanguages.nl Aan: lili.kleine@yahoo.com CC: Onderwerp: Beste Lili, Ingesloten de uitnodiging voor je cursus Nederlands. Met vriendelijke groet, Natasha Voogd-Chernova Secretariaat Edulanguages B Van: elise.troost@gmail.com Aan: marc.rahajaan@ktc.nl Onderwerp: Verzonden: 10 december 2009, 11:03 Beste Marc, Wil je mij op een moment dat het jou schikt even bellen? Praten gaat in dit geval sneller dan de mail. Hoofdstuk 1 Een opstellen groet, Elise 9 C Van: h.buitink@mondhoek.nl Aan: k.jongeneel@mondhoek.nl CC: Onderwerp: Beste Kim, De komende week ben ik vrij. Morgen maak ik een omzetoverzicht voor je. met vriendelijke groet, Harry Op de website vind je extra oefeningen over dit onderwerp.

8 1.3 Aanhef en aanspreekvorm Je hebt de geadresseerde(n) ingevuld en een goede onderwerpregel bedacht. De volgende stap is de aanhef: hoe begin je je mail? Er zijn allerlei mogelijkheden en welke je kiest hangt af van de volgende vragen: Ken je de ontvanger? Zo ja, hoe goed? Schrijf je een persoonlijke of zakelijke ? Wat is de inhoud van je mail? Formele zakelijke begroetingen Het volgende lijstje met veel gebruikte begroetingen loopt van erg formeel tot iets minder formeel. Na de begroeting zet je altijd een komma. Groet je formeel, spreek de persoon dan ook met u aan. Groet je informeel, gebruik dan je. Weet je de naam van de lezer van je mail? Gebruik die dan! Alleen dan ben je correct. Geachte mevrouw Zijlstra, + u Geachte Kim Zijlstra, + u Beste mevrouw Zijlstra, + u 10 Deel 1 en De begroeting Dag mevrouw Zijlstra komt in het bedrijfsleven weinig voor en wordt voornamelijk gebruikt door professionals met een hbo- of universitaire achtergrond, zoals een accountant of advocaat. Hoewel de combinatie Geachte Kim Zijlstra tegenstrijdig lijkt, wordt hij in het zakelijk verkeer veelvuldig toegepast, in combinatie met u. Met deze groet blijf je formeel, maar is je toon iets persoonlijker dan in het afstandelijke Geachte mevrouw Zijlstra. Let op: de combinatie Beste mevrouw Kim, dus mevrouw in combinatie met de voornaam, wordt wel geaccepteerd van iemand die niet in Nederland is geboren, maar niet van iemand die in Nederland is opgegroeid. Weet je echt geen naam of namen? Schrijf alleen dan: Geachte mevrouw/heer, + u Geachte dames en heren, + u Goedemorgen, + u In formele externe mails tussen bedrijven onderling komt de groet Goedemorgen (zonder de naam van de geadresseerde) regelmatig voor als men elkaar niet kent en voor de eerste keer mailt. Dit gaat dan altijd samen met u. Hoewel steeds meer mensen één dag of meer dagen per week thuiswerken of overdag op stap zijn om klanten te bezoeken en dan s avonds thuis hun afhandelen, is de groet goedemiddag of goedenavond niet gebruikelijk.

9 Overigens is de kans groot dat je voor gemakzuchtig en slordig wordt aangezien als je iemand wiens naam je kent, aanspreekt met beste mevrouw, beste heer of beste meneer. De lezer krijgt de indruk dat je niet eens de moeite wilt doen om die paar extra letters te typen. Voorbeeld: wat te denken van de volgende mail van een leverancier die jou wel een korting aanbiedt omdat je tien jaar klant bent, maar niet de moeite neemt om je bij de naam te noemen? Deze mail begeleidt een offerte, een Worddocument dat als bijlage of attachment ( 1.9) is ingesloten. Let ook op de vage onderwerpregel. Aan: info@edulanguages.nl Van: h.j.kapper@kapperict.nl Onderwerp: zoals afgesproken Datum: 1 april 2009, 11:53 u Bijlage: offerte edulanguages.doc Geachte mevrouw, Hierbij de aangepaste offerte zoals reeds met u besproken. U heeft vorige week contact gehad met Jan over 2 extra netwerkplekken in beide trainingsruimtes; deze heb ik gelijk meegenomen in de aanbieding. Alle overige onderdelen heb ik zoals eerder besproken gelijk maar uit de offerte gehaald (modem + WLAN). Met vriendelijke groet, Jos Kapper Informele zakelijke begroetingen Weet je de naam van degene aan wie je mailt? Gebruik die dan, dat klinkt wel zo aardig. Hoofdstuk 1 Een opstellen 11 Beste Kim, + je Goedemorgen Kim, + je Hallo Kim, + je Goeiemorgen Kim, + je Hoi/Hi Kim, + je Goeiemorgen Kim, + je Hoi Kim! + je Hi! + je

10 Oefening 2 Verbeter de onderwerpregel en aanhef van de mail van Jos Kapper. Aanspreekvorm : tutoyeren of niet? De eerste indruk is in een seconde gemaakt. Begin goed, dan heb je de helft al gewonnen. Weet je niet wat je boven een moet zetten? Dat wordt steeds gemakkelijker. Was in 2008 Geachte mevrouw Zijlstra nog gebruikelijk, momenteel is zelfs in zakelijke kringen Beste mevrouw Zijlstra, Beste heer Hart en ook Beste meneer Hart formeel oftewel netjes genoeg. Lastiger is het misschien te kiezen tussen u en je. Wil je zeker zijn dat je niemand beledigt, houd je dan aan het volgende: situatie Jong tegen jong: Jong tegen oud: aanspreekvorm je u Als oud het anders wil, geeft hij/zij dat wel aan met Ik ben Kim hoor of Zeg maar gewoon jij. 12 Deel 1 en In Nederlandse werksituaties is leeftijdsverschil belangrijker dan verschil in positie als het gaat om tutoyeren (jij-zeggen). In het Nederlandse bedrijfsleven gaat men vrij informeel met elkaar om, behalve met de allerhoogste leidinggevende. Twijfel je of je jouw chef of leidinggevende met je kunt aanspreken, begin dan met u (dat heet ook wel vousvoyeren ). Je hoort het wel als die ander het anders wil ( 2.7)! 1.4 Inleiding Stel: je hebt de ontvanger van je bericht zover gekregen dat hij je opent. Gefeliciteerd! Nu is het zaak om ervoor te zorgen dat je boodschap overkomt. Dat doe je door je boodschap kort in te leiden. Als je voor het eerst contact hebt, schrijf je bijvoorbeeld in wat voor hoedanigheid je mailt of hoe je aan de naam van de ontvanger van de mail bent gekomen.