Voorbeeld. Preview. Ontwerp norm NEN Facilitaire termen - Rubricering en definiëring. Publicatie uitsluitend voor commentaar

Transcriptie

1 Nederlandse Ontwerp norm NEN 2748 Facilitaire termen - Rubricering en definiëring Publicatie uitsluitend voor commentaar Classification and definition of facilitary terms Commentaar voor augustus 2000 ICS Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. Normcommissie "Facilitaire voorzieningen" Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute. The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

2 Inhoud Voorwoord...3 Inleiding Onderwerp en toepassingsgebied Normatieve verwijzingen Termen en definities Algemene financieel-administratieve begrippen Financiële begrippen Algemene facilitaire begrippen Facilitaire grootheden Symbolen en afkortingen Eisen voor vergelijking Ambitieniveau, doelstelling Kosten ten gevolge van laagfrequente en incidentele uitgaven [en ontvangsten] Toerekeningsbeginsel incidentele en laagfrequente uitgaven [en ontvangsten] bij extern vergelijk Rubricering Hoofdrubricering Rubricering naar functies Rubricering naar kostensoorten Rubricering naar kostensoort en naar functie Rubricering facilitaire kosten en opbrengsten Rubricering huisvesting Rubricering diensten en middelen Rubricering ICT Rubricering externe voorzieningen Rubricering sturing facilitair mananagement

3 Voorwoord Facilitaire voorzieningen voor organisaties worden steeds meer gezien als een productiemiddel van een bedrijf of organisatie waarvan de kosten gestuurd moeten worden. Dit betekent dat hierover management-informatie beschikbaar moet zijn. In de praktijk is dit echter niet het geval. Er doen zich grote verschillen voor in definities en samenstelling van de kosten van de facilitaire voorzieningen van vergelijkbare organisaties. Om deze reden is besloten te komen tot een norm voor facilitaire termen rubricering en definiëring. Deze norm beoogt een grondslag te zijn voor het genereren van relevante informatie en cijfermateriaal op basis waarvan de relevante kosten van facilitaire voorzieningen kunnen worden vergeleken en expliciet worden gestuurd. Doelgroepen van de norm zijn de gebruikers van facilitaire voorzieningen, vaak vertegenwoordigd door een facility manager. Uiteraard kunnen ook andere professionals in de facility management- en vastgoedbranche hun voordeel doen met deze norm. Eindredactie en normcommissieleden De eindredactie van de norm is uitgevoerd door mw. C. Punt en R. Oosterwijk (Ernst & Young). In de normcommissie en haar werkgroepen hebben de volgende belanghebbende personen zitting. R. Oosterwijk Ernst & Young voorzitter Utrecht Mw. A. Akkers Biesterbos Groep Castricum Mw. M. van Bree DTZ Zadelhoff CRE-Services Utrecht H van den Berg DTZ Zadelhoff CRE-Services Utrecht R. Brands Planon Advies Wijchen J. Buijs Belastingdienst CFD Nieuwegein A. Buisman Ernst & Young Apeldoorn M. Dam Ernst & Young Amsterdam G. DeWulf IDRC Delft P. de Groot Hogeschool R dam & O Rotterdam Mw. C. van Herel KLM Facility Services Schiphol J. van Hoorn KPN Den Haag Mw. S. de Jong Johnson Controls IFM Amsterdam W. Knoeff NIC Zwolle A. König ABN-AMRO CHV Amsterdam R. Lennartz PricewaterhouseCoopers Utrecht L. Minis Rabofacet Utrecht R. Onel Rijksgebouwendienst Den Haag W. Pasman Elseviers Bedrijfsinformatie Deventer W. Pullen Rijksgebouwendienst Den Haag Mw. C. Punt Ernst & Young Apeldoorn 3

4 Mw. T. van der Steen KLM Facility Services Schiphol M. Stok Schiphol Real Estate Schiphol R. Vader NS Facility Services Utrecht B. van der Velden AEGON Nederland Den Haag Mw. J. Vegter Belastingdienst CFD Nieuwegein H. Vroman NVDO Voorhout D. van Wagenberg CFM/Facility Management Nederland Eindhoven A. Wichers Hoeth DHV Amersfoort O. Martens NEN-normalisatie-adviseur Delft Opbouw norm De norm schept onder meer de mogelijkheid facilitaire kosten eenduidig te registreren. Deze norm geeft daartoe een indeling van facilitaire kosten met bijbehorende begripsomschrijving. Deze indeling van facilitaire kosten wordt gepresenteerd in hoofdstuk 7 in tabelvorm, met bijbehorende definitie. Om de rubricering te kunnen gebruiken is een algemene toelichting nodig. Daartoe dienen hoofdstukken 1 tot en met 6. Dit geeft de volgende opbouw van deze norm: Hoofdstuk 1 beschrijft het onderwerp en toepassingsgebied van de norm. Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van normen waar in deze norm naar wordt verwezen. De bepalingen in deze normen zijn mede van toepassing in deze norm. Hoofdstuk 3 definieert termen die in deze norm worden gebruikt. Het definiëren van facilitaire begrippen vormt mede het onderwerp van deze norm. Daarom bevat hoofdstuk 3 slechts definities van termen voor zover deze termen niet verderop in hoofdstuk 7 zijn gedefinieerd. Hoofdstuk 4 geeft een overzicht van afkortingen die worden gebruikt in deze norm. Hoofdstuk 5 geeft aanvullende regels om volgens deze norm geregistreerde kosten onderling te kunnen vergelijken. Het betreffen regels voor het berekenen van kosten en opbrengsten voor uitgaven in inkomsten waarvan het facilitaire nut niet samenvalt met de periode die wordt beschouwd. Met andere woorden: instructies over hoe moet worden omgegaan met afschrijving en rente, om te komen tot een zinvolle vergelijking van uitgaven en inkomsten. Hoofdstuk 6 geeft een toelichting op/uitleg over de indeling van facilitaire kosten zoals die wordt gepresenteerd in hoofdstuk 7. Hoofdstuk 7 geeft een indeling voor facilitaire kosten met bijbehorende definities. 4

5 Inleiding Werkveld facility manager Het werkveld van de facility manager heeft zich vanaf haar ontstaan ontwikkeld in de breedte. Was er eerst sprake van integratie van bouw- en onderhoudskosten, de zogenaamde life-cycle-benadering, later werden gebouw en inrichting integraal beschouwd. Gebouw, meubilair en apparatuur werden huisvesting en werkplekinrichting. Met diensten als veiligheid, catering en schoonmaak werd de bedrijfshuishouding er aan toegevoegd. Inmiddels staat in veel organisaties de link tussen huisvesting, werkplekinrichting en informatie- en communicatietechnologie niet meer ter discussie. Juist door het integraal doorzien en realiseren van nieuwe mogelijkheden op het gebied van documentenmanagement, kennismanagement en telewerken biedt deze integratie van de organisatieinfrastructuur de organisatie nieuwe kansen in het faciliteren van haar kernbekwaamheden en identiteit. In de jongste discussie wordt een verdere integratie voorzien waarbij ook human- en financiële middelen (resources) bij integrale afwegingen worden betrokken. Zo kan figuur 1 als een groeimodel voor het integrale management van faciliteiten, van resources worden gezien. CIRM integraalbedrijfsm iddelenm anagem ent bedrijfsinfrastructuur als facilitator Hv Wpi Dnst ICT HR Fin bouw onderh. m eub. apparaten veiligheid catering telem atica autom at. vaardigh. talenten AO liquiditeit CIRM CRE FM Hv Wpi Dnst ICT HR Fin AO = Corporate Integrated Resource Management (integral bedrijfsmiddelen management) = Corporate Real Estate (bedrijfsvastgoed) = Facility Management = Huisvesting = Werkplek inrichting = Diensten = Informatie en communicatie technologie = Human Resources = Financiën = Administratieve organisatie Figuur 1 Ordening van activiteiten en kosten van bedrijfsmiddelen als groeimodel 5

6 Deze norm geeft niet direct een ordening voor al deze velden. Met een norm wordt in het algemeen een inmiddels ontstane situatie genormaliseerd. Daarmee blijven HR en Financiën als bedrijfsmiddelen grotendeels nog even buiten beeld, uiteraard niet voor zover ze betrekking hebben op de eerste vier velden die wel worden beschreven: huisvesting, werkplekinrichting (middelen), diensten en informatie- en communicatietechnologie. Wat in figuur 1 ook tot uiting komt is dat er sprake is van integraal middelenmanagement enerzijds en de faciliteiten ieder afzonderlijk anderzijds. Dat onderscheid is bij de opzet van deze norm ook gehanteerd: facility productie: (de kosten van) het voorzien in een enkelvoudige faciliteiten enerzijds en; facility management: (de kosten van) de integrale afweging en aansturing van de mix van faciliteiten anderzijds. Deze krijgen ieder hun eigen plek. Op basis van de omschrijvingen in deze norm kunnen facilitaire kosten worden verzameld, bewerkt en geanalyseerd. 6

7 1 Onderwerp en toepassingsgebied Dit normontwerp geeft een indeling van facilitaire kosten en geeft een begripsomschrijving van facilitaire termen. Daarmee duidt en ordent dit normontwerp begrippen voor het werkveld facility management. Dit normontwerp schept onder meer de mogelijkheid facilitaire kosten eenduidig te registreren. Daarnaast kan dit normontwerp een hulpmiddel zijn om de interne administratie op orde te brengen of overeenkomsten te sluiten (normalisatie terminologie). De volgens dit normontwerp geregistreerde kosten kunnen vervolgens worden gebruikt voor kostenvergelijkingen, dan wel: interne kostenvergelijking, dan wel, afweging koop en operational lease dan wel externe vergelijk, c.q. benchmarking. De norm heeft zowel een gebruikswaarde bij faciliteiten in-eigendom als faciliteiten niet-in-eigendom. 2 Normatieve verwijzingen De volgende normen bevatten bepalingen die, doordat ernaar wordt verwezen, tevens bepalingen van deze norm zijn. Op het ogenblik van publicatie van de onderhavige norm waren de vermelde drukken van kracht. Alle normen kunnen echter worden herzien; partijen die overeenkomsten sluiten op basis van deze norm wordt daarom aanbevolen de meest recente druk van onderstaande normen toe te passen. NEN 2580:1997 Oppervlakten en inhouden van gebouwen Termen, definities en bepalingsmethoden 3 Termen en definities Dit hoofdstuk definieert algemene termen die in deze norm worden gebruikt. Dit hoofdstuk bevat definities van termen voor zover deze termen niet verderop in hoofdstuk 7 zijn gedefinieerd. 3.1 Algemene financieel-administratieve begrippen Bij het registreren van facilitaire kosten moet, naast toedeling aan een gedefinieerde rubriek van hoofdstuk 7, ook het karakter van de gemaakte kosten moet worden aangegeven - de kostensoort worden aangegeven. Hieronder volgt een definitie van de kostensoorten kostensoorten kostensoorten typeren het karakter van de gemaakte kosten en opbrengsten. In deze norm worden 5 kostensoorten onderscheiden, te weten: kosten eigen personeel; kosten ingehuurde of ingekochte goederen en diensten; afschrijvingskosten; vermogenskosten; opbrengsten kosten eigen personeel kosten van loon (het bruto jaarsalaris inclusief sociale premies, vakantiegeld, 13e maand, gratificaties, bonussen, winstdeling) en overige personeelskosten (bijvoorbeeld reiskosten woon/werkverkeer). Niet de kosten die door derden zijn gefactureerd 7

8 3.1.3 kosten ingehuurde of ingekochte goederen en diensten kosten van grond- en hulpstoffen, diensten van derden, uitbesteed werk en andere externe kosten, zoals belastingen en compensatie niet opteerbare BTW afschrijvingskosten het deel van de waardevermindering van een duurzaam productiemiddel dat periodiek ten laste van de resultatenrekening wordt gebracht vermogenskosten rente en provisie voor eigen en vreemd vermogen opbrengsten Vergoeding voor geleverde middelen en diensten 3.2 Financiële begrippen uitgaven en ontvangsten uitgaven en ontvangsten betreffen uitgaande en inkomende geldstromen. Uitgaven zijn uitgaande gelden zoals betalingen voor de aanschaf van een gebouw, salarissen enz. Uitgaven leiden tot een afname van de liquide middelen. Ontvangsten zijn inkomende gelden vanwege bijvoorbeeld verhuur, verleende diensten et cetera. Ontvangsten leiden tot een toename van de liquide middelen kosten en opbrengsten kosten en opbrengsten hangen samen met het moment waarop ze zijn ontstaan. In 1997 betaalde huur voor de maand januari in 1998 leidt pas in januari 1998 tot kosten. Een bedrag dat in 1998 wordt ontvangen voor in 1997 geleverde facilitaire producten en diensten, leidt tot een opbrengst in Het moment van het leveren van de prestatie is dus bepalend voor het verantwoorden van de verschuldigde gelden in de resultatenrekening als kosten respectievelijk opbrengsten, niet het moment van het storten respectievelijk ontvangen van die gelden OPMERKING Kosten zijn dus niet per definitie uitgaven, opbrengsten zijn niet per definitie ontvangsten en omgekeerd. 8

9 3.3 Algemene facilitaire begrippen faciliteiten (facilities) de producten en diensten ondersteunend aan het primair proces van een organisatie voor zover zij geen deel uitmaken van dat proces OPMERKING Deze norm onderscheid naar functie vijf soorten faciliteiten / groepeert faciliteiten onder vijf functies. Deze indeling is arbitrair, zoals bijvoorbeeld het verbijzonderen van ICT en huisvesting ten opzichte van diensten en middelen. Goed beschouwd bestaat iedere faciliteit uit een middel (een stoffelijke faciliteit) of een dienst (een onstoffelijke faciliteit), of is deze samengesteld uit beide facilitair proces het produceren en leveren van facilities facility manager de facility manager geeft leiding aan de facilitaire organisatie van een gebruiker. Daarbij definieert, bewaakt en stuurt hij de geboden faciliteiten (op kwaliteit en prijs) op een zodanige manier dat de gebruiksorganisatie van deze faciliteiten optimaal haar taak en beleid kan uitvoeren facility management het tot stand brengen en sturen van het facilitair proces 9

10 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft Ja, ik bestel NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft T (015) F (015) ex. NEN 2748:2000 Ontw. nl Facilitaire termen - Rubricering en definiã«ring Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: (015) klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2016, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon (015) , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Normalisatie: de wereld op één lijn. preview