Evaluatie bestuurlijke organisatie VNG

Transcriptie

1 Evaluatie bestuurlijke organisatie VNG Inleiding Medio 2006 is de bestuurlijke organisatie van de VNG ingrijpend vernieuwd. Belangrijkste wijzigingen waren: de vervanging van dagelijks bestuur en algemeen bestuur door één bestuur, de verlaging van het aantal commissies en de beperking van het aantal leden per commissie. Hoofddoel was het vergroten van de slagvaardigheid van de VNG door het compacter maken van de bestuurlijke organisatie en het beter op elkaar laten aansluiten van commissies en bestuur. Hierbij werd de kandidaatstellingsprocedure voor het lidmaatschap van bestuur, commissies en CvA herzien. De onderhavige evaluatie van deze herziening van de bestuurlijke organisatie brengt in kaart in hoeverre de beoogde doelen van de herziening in 2006 inderdaad zijn bereikt, op welke punten verbetering mogelijk is en hoe deze verbetering kan worden bereikt. De evaluatie richt zich op de volgende onderdelen: - de inrichting van de bestuurlijke organisatie (bestuur, zes beleidscommissies en CvA) - de werkwijze en samenwerking binnen de bestuurlijke organisatie - de kandidaatstellingsprocedure voor vacatures in de bestuurlijke organisatie - de relatie tussen de bestuurlijke organisatie en de leden - de relatie tussen het VNG-bureau en de bestuurlijke organisatie. In het kader van de evaluatie is een enquete uitgevoerd onder een groot aantal betrokkenen, waaronder de leden van bestuur en commissies, de voorzitters en secretarissen van de provinciale afdelingen, directieraad, afdelingshoofden VNG en commissiesecretarissen. Er hebben 102 personen deelgenomen aan de enquete. Voorts zijn 25 interviews gehouden. Daarnaast zijn signalen (brieven, vergaderverslagen) vanuit onder meer beleidscommissies en provinciale afdelingen meegenomen bij de evaluatie. Hierna worden eerst de belangrijkste uitkomsten en aanbevelingen van de evaluatie samengevat. Daarna wordt uitvoeriger ingegaan op de bevindingen, waarbij de volgorde van de vragen in de enquete wordt gevolgd en de resultaten (percentages ja/nee/geen mening) van de enquete worden vermeld. 1

2 Belangrijkste uitkomsten en aanbevelingen Belangrijkste uitkomsten van de evaluatie Bestuurlijke organisatie als geheel - Slagvaardigheid en strategisch opereren van de VNG zijn versterkt - Verbinding tussen bestuur en commissies is versterkt en de adviserende rol van de commissies is beter uit de verf gekomen - De verkokering in de besluitvorming is afgenomen. Bestuur en commissies - De vervanging van dagelijks bestuur en algemeen bestuur door één bestuur heeft de slagvaardigheid van het bestuur vergroot - Binnen bestuur en commissies is voldoende expertise en ervaring aanwezig (máár de nieuwe kandidaatstellingsprocedure heeft daar slechts in beperkte mate aan bijgedragen) - De doelgroep raadsleden komt in de bestuurlijke organisatie nog onvoldoende tot zijn recht - Het geringere aantal commissies in combinatie met de geringere de omvang van de commissies (max. 20 leden) biedt in beginsel voldoende ruimte om voldoende expertise en ervaring in de bestuurlijke organisatie onder te brengen. Het is daarvoor wel essentieel om kandidaten te selecteren die over voldoende kwaliteit beschikken én de nodige tijd en energie in het commissiewerk willen steken - In de afgelopen periode gebleken dat het ontbreken van een aparte commissie Europa/Internationaal het lastig maakte om de Europese inzet van de VNG te coördineren en dat het beleidsterrein van de commissie Onderwijs, Zorg en Welzijn (OZW) erg breed was - Doordat de adviescommissie Asiel & Integratie (een adviescommissie van de directieraad) buiten de bestuurlijke organisatie valt, is de afstemming met de meestbetrokken beleidscommissies niet optimaal - De geringere omvang van de commissies heeft het functioneren van de commissies verbeterd - Het houden van tweedaagsen voor commissies heeft meerwaarde gehad. Kandidaatstellingsprocedure - De herziening van de kandidaatstellingsprocedure (met de invoering van een adviescommissie) heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de representativiteit (naar provincie, gemeentegrootte, doelgroep, politieke kleur, geslacht) van bestuur en commissies - De kandidaatstellingsprocedure heeft geen duidelijke bijdrage geleverd aan de versterking van expertise en ervaring in bestuur en commissies - De werkwijze met een onafhankelijke adviescommissie die voordrachten doet voor de invulling van zetels in bestuur en commissies (in plaats van de vaste zetels van onder meer provinciale afdelingen en G4) dient te worden gehandhaafd - Herbenoeming van leden van bestuur en commissies mag geen automatisme zijn. 2

3 Relatie tussen bestuurlijke organisatie en de leden - De verschillende verbanden van gemeenten (G4, G32, PMG en P10) en de verenigingen van doelgroepen (NGB, VGS, VGG, Raadslid.Nu) zijn voldoende vertegenwoordigd in bestuur en commissies - De VNG is er niet in geslaagd om het gat, ontstaan doordat het aantal vertegenwoordigers van gemeenten in bestuur en commissies is teruggegaan van ongeveer 700 naar 165, in de contacten met de leden te compenseren door extra te investeren in communicatie. Relatie VNG-bureau en bestuurlijke organisatie Dit thema kwam niet expliciet aan bod in de vragenlijst ten behoeve van de evaluatie. In de interviews is de relatie tussen het VNG-bureau en de bestuurlijke organisatie echter wel naar voren gekomen. - Doordat drie lagen (DR-portefeuillehouder, hoofd en commissiesecretaris) zich bezig houden met de voorbereiding van commissievergaderingen en activiteiten van de commissie, is een behoorlijke bestuurlijke drukte ontstaan - Het VNG-bureau legt vaak uitgewerkte voorstellen ter besluitvorming voor aan commissies. Dat maakt het lastiger voor commissieleden om zelf onderwerpen te agenderen en beperkt de mogelijkheden voor inhoudelijke discussie in de commissie. Belangrijkste aanbevelingen Bestuurlijke organisatie als geheel - Laat commissies die inhoudelijk het meest met elkaar te maken op dezelfde datum vergaderen. Dit zal de onderlinge afstemming tussen de commissies en de advisering aan het bestuur verbeteren. Bestuur en commissies - Instelling van een vaste beleidscommissie Europa en Internationaal (deze commissie kan de internationale inzet van de VNG en de vertaling van Europese regelgeving naar de situatie van gemeenten coördineren) Besluitvorming ALV - Splits de vaste beleidscommissie OZW in een vaste beleidscommissie Zorg en Welzijn (incl. Wmo) en een vaste beleidscommissie Onderwijs en Cultuur (het beleidsterrein van de huidige commissie is te breed om de benodigde expertise en ervaring op alle dossiers te garanderen). Het thema jeugd moet in beide commissies aan bod komen. Over de toedeling van het thema sport kan het best worden besloten op het moment de samenstelling van de twee nieuwe commissies bekend is Besluitvorming ALV - Handhaaf het uitgangspunt dat leden van bestuur en commissies minimaal bij de helft van de vergaderingen aanwezig moeten zijn en dat anders het lidmaatschap wordt beëindigd - Schep duidelijkheid over de samenstelling van delegaties voor bestuurlijke overleggen én over de voorbereiding van bestuurlijke overleggen (geef aan hoe wordt omgegaan met delegatieleden van buiten de commissie en zorg ervoor dat delegatieleden zich aan de standpunten van de VNG houden). Leg de spelregels formeel vast - Zorg ervoor dat raadsleden beter tot hun recht komen in de bestuurlijke organisatie door hun achterstand aan kennis en ervaring te verkleinen - Stimuleer het houden van een jaarlijkse tweedaagse - of een vergelijkbare activiteit - voor bestuur en commissies (aanbevolen wordt om de volgende tweedaagsen te houden na de zomer van 2010, wanneer de commissies in hun nieuwe samenstelling actief zijn). 3

4 Kandidaatstellingsprocedure - Handhaaf de nieuwe werkwijze met een adviescommissie die enkelvoudige voordrachten aan de ALV doet voor de invulling van vacatures in bestuur en commissies - Leg bij de invulling van vacatures sterker de nadruk op de expertise en ervaring van de kandidaat. Geef hierbij aan het bestuur en de beleidscommissies ondersteund door het VNG-bureau een adviserende rol bij het opstellen van de profielen voor vacatures. Overweeg daarnaast om bestuur en commissies ook kandidaten te laten voordragen aan de adviescommissie - Stel bij de openstelling van vacatures een duidelijk profiel op, waarbij aandacht wordt besteed aan representativiteit (provincie, gemeentegrootte, doelgroep, politieke kleur, geslacht), expertise en ervaring (wat heeft de beleidscommissie nodig) én tijdsbesteding - Organiseer minimaal tweemaal per jaar een kandidaatstellingsprocedure teneinde onderbezetting van bestuur en commissies te voorkomen (in jaren waarin geen Buitengewone ALV wordt gehouden kan het bestuur op voordracht van de adviescommissie waarnemende leden aanwijzen) - Betrek de provinciale afdelingen, verbanden van gemeenten (o.a. G4 en G27) en verbanden van doelgroepen (o.a. VGS, VGG en Raadslid.Nu) bij de procedure, maar keer niet terug naar vaste zetels voor deze groepen NB: het bestuur ontvangt een aparte notitie voor tijdpad en spelregels voor de kandidaatstellingsprocedure die start na de raadsverkiezingen Relatie tussen bestuurlijke organisatie en de leden - Investeer in de communicatie met de leden over besluitvorming en activiteiten van bestuur en commissies (denk aan VNG Magazine, en andere vormen van informatievoorziening en ledenraadpleging) - In VNG Magazine zouden terugkoppelingen moeten worden opgenomen van bestuurs- en commissievergaderingen - Benut leden van bestuur en commissies als ambassadeur richting hun achterban (provincie, gemeente, politieke partij). Relatie VNG-bureau en bestuurlijke organisatie - Commissievoorzitters, DR, hoofden en commissiesecretarissen moeten een heldere rolverdeling hebben bij de voorbereiding van commissievergaderingen - Stel de bestuurs- en commissieleden in de gelegenheid om zelf thema s te agenderen en stimuleer inhoudelijke discussie in vergaderingen. Waak daarbij wel voor hobbyisme van individuele commissieleden, die een eigen thema willen profileren. 4

5 I. BESTUURLIJKE ORGANISATIE ALS GEHEEL 1.1 Strategisch opereren en slagvaardigheid VNG Is het strategisch opereren van de VNG versterkt? - ja: 70% - nee: 8% - weet niet: 23% Is de slagvaardigheid van de VNG versterkt? - ja: 71% - nee: 10% - weet niet: 19% Een forse meerderheid is van mening dat zowel het strategisch opereren als de slagvaardigheid van de VNG zijn versterkt. De door de respondenten genoemde aandachts- en kritiekpunten komen in de volgende paragraven aan bod Verbinding tussen bestuur en commissies en adviserende rol commissies Is de verbinding tussen bestuur en commissies versterkt? - ja: 73% - nee: 11% - weet niet: 16% Is de adviserende rol van de vaste beleidscommissis (aan het bestuur) versterkt? - ja: 70% - nee: 8% - weet niet: 21% Uit de enquete blijkt dat naar het oordeel van de respondenten ook de verbinding tussen bestuur en commissies is versterkt en de adviserende rol van de commissies beter uit de verf is gekomen. In de interviews is de suggestie gedaan om de vaste beleidscommissies die inhoudelijk het meest met elkaar te maken hebben in dezelfde maand te laten vergaderen. Dit kan de onderlinge afstemming tussen deze samenhangende commissies en de advisering aan het bestuur verbeteren. Bovendien wordt tijd gewonnen omdat het onderwerp niet een maand later in de tweede betrokken commissie hoeft te worden behandeld. Gelet op de huidige ervaringen zouden in ieder geval enerzijds de commissies Milieu & Mobiliteit en Ruimte & Wonen en anderzijds de commissies OZW (eventueel gesplitst) en W&I in dezelfde maanden moeten vergaderen. Commissie OZW Indien wordt gekozen voor splitsing van de commissie OZW (zie paragraaf 2.4) zal veelvuldig afstemming nodig zijn tussen de twee nieuwe commissies. Vergaderingen in dezelfde maand zijn wenselijk. Om de portefeuillehouder in de DR en het afdelingshoofd OZW in staat te stellen bij vergaderingen van meerdere samenhangende commissies aanwezig te zijn, kan worden overwogen om de ene commissie op woensdag (voorafgaand aan de bestuursvergadering) en de andere commissie op donderdagochtend te laten vergaderen. Een vergadering op woensdag zou overigens 5

6 geen novum zijn. Op dit moment vergadert het CvA reeds op woensdag. De ondersteuning van twee commissies zal een groter beslag op het VNG-bureau leggen Ontkokering van besluitvorming Is de ontkokering van besluitvorming teruggedrongen? - ja: 50% - nee: 15% - weet niet: 34% Een meerderheid is van mening dat de ontkokering in de besluitvorming is teruggedrongen. Als aandachtspunten worden hier nog wel genoemd de onderlinge afstemming van commissies die op hetzelfde beleidsdossier een rol spelen (voorbeeld: omgevingsvergunning). Voorkomen moet worden dat ruis ontstaat in het VNG-geluid en dat de VNG uit elkaar wordt gespeeld door het Rijk. Paralelle agendering van stukken in commissies en afhechting in het bestuur zijn noodzakelijk. 6

7 II. BESTUUR EN COMMISSIES 2.1. Vervanging dagelijks en algemeen bestuur door één bestuur Heeft de vervanging van dagelijks en algemeen bestuur door één bestuur de slagkracht van het bestuur vergroot? - ja: 69% - nee: 3% - weet niet: 26% De vervanging van dagelijks bestuur en algemeen bestuur door één bestuur heeft de slagvaardigheid van het bestuur vergroot. Overigens is door geen van de respondenten (vragenlijst en interviews) gesuggereerd dat deze maatregel heeft geleid tot een vermindering van de slagkracht van het bestuur Ervaring en expertise binnen commissies Is binnen de commissies voldoende expertise op de verschillende beleidsterreinen aanwezig? - ja: 72% - nee: 12% - weet niet: 15% Is binnen de commissies voldoende ervaring op de verschillende beleidsterreinen aanwezig? - ja: 69% - nee: 12% - weet niet: 19% Een forse meerderheid is van mening dat binnen bestuur en commissies voldoende expertise en ervaring aanwezig is. Tegelijkertijd is een forse meerderheid van mening dat de nieuwe kandidaatstellingsprocedure daar slechts in beperkte mate aan heeft bijgedragen. In paragraaf 3.2 wordt nader ingegaan op dit laatste punt. Samenstelling bestuurlijke delegaties Uit de interviews komt naar voren dat slechts een beperkt aantal commissieleden over de ervaring en expertise beschikt, die nodig om is om deel uit te maken van een VNG-delegatie naar een bestuurlijk overleg. In de bestuurlijke overleggen zijn bestuurlijke kanonnen nodig. Onervaren delegatieleden zijn snel onder de indruk van de ambiance en vertonen de neiging om het de rijksdelegatie naar de zin te willen maken. Gelet op het grote aantal dossiers en bestuurlijke overleggen worden dan ook vaak delegatieleden van buiten de bestuurlijke organisatie benaderd. Het aantrekken van commissieleden, die wel over de benodigde expertise en ervaring beschikken is dringend nodig. Op dit laatste punt wordt in paragraaf 3.2 nader ingegaan. Opereren bestuurlijke delegaties Uit de interviews blijkt dat regelmatig voorkomt dat leden van VNG-delegaties in bestuurlijke overleggen afwijken van het in bestuur en/of commissie afgesproken VNG-standpunt. Belangen van individuele gemeenten of verbanden van gemeenten prevaleren dan boven het VNG-standpunt óf het VNG-standpunt wordt niet goed geïnterpreteerd. Om het risico hierop zoveel mogelijk te beperken moet enerzijds de samenstelling van de delegatie zorgvuldig tot stand komen en moet er anderzijds 7

8 op worden toegezien dat leden van de delegatie aanwezig zijn bij het vooroverleg voorafgaand aan een bestuurlijk overleg. Daarnaast moet voorkomen dat sprake is van belangenverstrengeling voor een delegatielid doordat deze in een andere hoedanigheid/functie belang heeft bij de uitkomsten van het bestuurlijk overleg. Het verdient aanbeveling om de spelregels voor de samenstelling en het opereren van de bestuurlijke delegatie formeel vast te leggen. Toekenning status van adviseur van bestuur of commissie Sinds 2006 is door het bestuur een terughoudender beleid gevoerd inzake het benoemen van adviseurs. Hiermee werd beoogd een einde te maken aan de wildgroei in adviseurs, die was ontstaan in de oude bestuurlijke organisatie. Overigens is de adviseur geen figuur die terugkomt in Statuten of Huishoudelijk Reglement. In de interviews is de suggestie gedaan om bestuurders van buiten de bestuurlijke organisatie, die lid worden van een bestuurlijke delegatie (of de VNG anderszins vertegenwoordigen op een belangrijk thema), weer vaker een status namens de VNG te geven. Deze status draagt bij aan de legitimiteit van deze VNG-vertegenwoordiger richting andere partijen én straalt waardering uit voor het werk dat voor de VNG wordt verzet. Als deze suggestie wordt overgenomen, moeten twee vragen worden beantwoord. Handhaven we de huidige status van adviseur, zoals deze nu wordt gehanteerd, óf is er behoefte om een andere status te creëren? En dienen de adviseurs centraal door het bestuur of door de commissies te worden benoemd? Gelet op het feit dat dit onderwerp geen deel uitmaakte van de enquete is niet bekend in hoeverre dit voorstel breed wordt gedeeld Doelgroepen: burgemeesters, wethouders, secretarissen, griffiers en raadsleden Komen de verschillende doelgroepen van de VNG (burgemeesters, wethouders, secretarissen, griffiers en raadsleden) voldoende tot hun recht? - ja: 42% - nee: 30% - weet niet: 25% Uit de interviews en eerdere signalen van raadsleden in bestuur en commissies is duidelijk geworden dat raadsleden in de bestuurlijke organisatie niet altijd tot hun recht komen. De positie van raadsleden in bestuur en commissies is eerder geëvalueerd in december Op basis van deze evaluatie is ervoor gekozen om met gerichte maatregelen de (kennis)achterstand, die raadsleden vaak hebben ten opzichte van andere doelgroepen, te verminderen. Bij het nadenken over de huidige bestuurlijke organisatie, die in 2006 is gestart, is wel geopperd om de positie van raadsleden in de bestuurlijke organisatie vorm te geven in de vorm van een apart adviserend gremium. Die optie wordt door het bestuur niet gesteund. 8

9 2.4. Omvang en aantal commissies Is de omvang van de commissies (max. 20 leden) in combinatie met het aantal commissies (zes commissies + het CvA) voldoende om expertise en ervaring op de verschillende beleidsterreinen te garanderen? - ja: 75% - nee: 12% - weet niet: 11% Uit de vragenlijst blijkt dat een meerderheid van de ondervraagden van mening is dat het geringere aantal commissies in combinatie met de geringere de omvang van de commissies (max. 20 leden) nog steeds voldoende expertise en ervaring garandeert. Splitsing vaste beleidscommissie Onderwijs, Zorg en Welzijn (OZW) Uit de interviews en signalen van de commissie OZW blijkt dat voor deze commissie de omvang van het beleidsterrein van de commissie wel een probleem vormt. De commissie OZW heeft een voorkeur uitgesproken voor splitsing van commissie in een vaste beleidscommissie Zorg en Welzijn (incl. Wmo) en een vaste beleidscommissie Onderwijs, Cultuur en Sport. De reden hiervoor is dat het beleidsterrein van de huidige commissie te breed is om de benodigde expertise en ervaring te garanderen. Voor de overzichtelijkheid en beheersbaarheid van de bestuurlijke organisatie geeft de commissie de voorkeur aan splitsing van de commissie boven het instellen van een of meer subcommissies. Aandachtspunten hierbij zijn de positionering van de thema s jeugd en sport. Het thema jeugd zal sowieso voor beide nieuwe commissies belangrijk zijn. Hoewel de commissie OZW een eerste voorkeur heeft uitgesproken voor positionering van het thema sport bij een commissie onderwijs, cultuur en sport, wordt op basis van de interviews voorgesteld om met een definitieve keuze te wachten op het moment dat de beide commissies worden samengesteld. Op dat moment kan worden bezien in welke commissie de meeste ervaring en expertise beschikbaar is op het thema sport. Instelling vaste beleidscommissie Europa en Internationaal Uit de interviews en eerdere signalen vanuit VNG-commissies en de Adviescommissie Internationale Aangelegenheden blijkt dat het ontbreken van een vaste beleidscommissie Europa en Internationaal in de bestuurlijke organisatie als een gemis wordt ervaren. Hierdoor is het binnen de bestuurlijke organisatie van de VNG lastig om de internationale (met name Europese) inzet van de VNG en de vertaling van Europese regelgeving naar de situatie van gemeenten te stroomlijnen. Instelling van een vaste beleidscommissie Europa en Internationaal zorgt voor een minder versnipperde inzet en draagt bij aan een integraal en heldere Europese inzet van de VNG. Hiermee wordt ook de ambtelijke verbinding tussen de VNG-directie EUI en de bestuurlijke organisatie verbeterd. Bij de samenstelling van de nieuwe commissie moet worden gelet op de inhoudelijke aansluiting bij de andere beleidscommissies. De commissie moet over voldoende brede expertise en ervaring beschikken. Vraagstukken met een Europese dimensies kunnen dan parallel worden geagendeerd in de commissie EUI en in een of meerdere vaste beleidscommissies. De nieuwe commissie zou ook een deel van de Nederlandse delegatie in het Comité van de Regio s kunnen benoemen. Daarmee vindt een verankering plaats in de bestuurlijke organisatie van de VNG en wordt de legitimiteit van de gemeentelijke vertegenwoordiging vergroot. 9

10 Subcommissies en adviescommissies van de directieraad In 2006 is ervoor gekozen het aantal subcommissies in de bestuurlijke organisatie zoveel mogelijk te beperken. Op dit moment zijn er drie subcommissies (Dienstverlening & Informatiebeleid, Rechtspositie Wethouders & Raadsleden en Water). Daarnaast zijn er enkele adviescommissies van de directieraad (Internationale aangelegenheden, Asiel & Integratie en Archieven). De adviescommissie Internationale Aangelegenheden zal mogelijk opgaan in de nieuwe commissie Europa en Internationaal. In de interviews is daarnaast de suggestie gedaan om de adviescommissie Asiel & Integratie om te vormen tot een subcommissie. De thema s die de adviescommissie behartigt zijn dermate publiciteitsgevoelig en van belang voor de leden, dat instelling van een subcommissie ressorterend onder de vaste beleidscommissie Werk & Inkomen gerechtvaardigd wordt geacht. De adviescommissie Archieven is een commissie met een (archief)wettelijke basis, die is samengesteld uit gemeentebestuurders, gemeenteambtenaren uit verschillende organisatieonderdelen én vertegenwoordigers van het Rijk (wet- en regelgevers) en provincies (toezichthouders). Gelet op de specifieke taak en samenstelling van de adviescommissie wordt voorgesteld om de positionering als adviescommissie van de directieraad te handhaven Verkleining commissies Heeft de verkleining van de commissies tot 20 leden het functioneren van de commissie verbeterd? - ja: 68% - nee: 8% - weet niet: 23% Een meerderheid is van mening dat de geringere omvang van de commissies heeft het functioneren van de commissies verbeterd. Ook de hogere gemiddelde opkomst in bestuurs- en commissievergaderingen wijst hierop. De gemiddelde opkomst van 73% in het jaar 2008 was beduidend hoger dan de opkomst in de oude bestuurlijke organisatie. Exacte cijfers over de oude bestuurlijke organisatie zijn niet beschikbaar, maar naar een schatting van VNG-medewerkers lag de opkomst daar hooguit rond de 50%. Het verdient aanbeveling om het huidige uitgangspunt dat leden van bestuur en commissies minimaal bij de helft van de vergaderingen aanwezig moeten zijn, te handhaven. Indien hieraan niet wordt voldaan volgt beëindiging van het lidmaatschap. Wel is vanuit commissies en door commissiesecretarissen herhaaldelijk het signaal afgegeven dat commissies, waarin binnen korte tijd meerdere vacatures ontstaan, door hun onderbezetting kwetsbaar zijn. Binnen de huidige bestuurlijke organisatie is, in tegenstelling tot de oude bestuurlijke organisate, (nog) niet gewerkt met het aanwijzen van waarnemende leden in tussentijds ontstane vacatures. De Statuten bieden daar wel de mogelijkheid toe. Met name in jaren waarin geen Buitengewone ALV in het najaar plaatsvindt en dus alleen in de ALV in juni vacatures kunnen worden ingevuld speelt het probleem van de onderbezetting van commissies. De adviescommissie heeft in haar vergadering van 7 oktober jl. aangegeven zich te kunnen vinden in het voorstel om in die jaren een extra kandidaatstellingsprocedure te organiseren, waarin waarnemende leden in de tussentijdse vactures worden benoemd. Deze waarnemende leden zouden vervolgens in de ALV van juni moeten worden benoemd. Dit leidt tot de aanbeveling om minimaal tweemaal per jaar een kandidaatstellingsprocedure te organiseren teneinde onderbezetting van bestuur en commissies te voorkomen. 10

11 Voor de goede orde wordt opgemerkt dat beide kandidaatstellingsprocedures conform de Statuten en Huishoudelijk Reglement dienen te worden uitgevoerd (inclusief de termijnen en rol van de adviescommissie). Op de werkwijze van de commissies en de ondersteuning door het VNG-bureau wordt nader ingegaan in hoofdstuk V Meerdaagse bijkomsten bestuur en commissies Heeft het houden van meerdaagse bijkomsten voor het bestuur en commissies (NB: twee commissies hebben nog geen meerdaagse gehad) meerwaarde gehad? - ja: 53% - nee: 4% - weet niet: 42% Een meerderheid van de ondervraagden kent een meerwaarde toe aan het houden van tweedaagsen voor bestuur en commissies. Dit biedt ruimte voor nadere kennismaking en thematische verdieping, die in de reguliere vergaderingen niet beschikbaar is. Uit interviews en vragenlijst blijkt wel dat een tweedaagse voor een aantal bestuurders een agendaprobleem oplevert. Het gaat daarbij met name om prominente bestuurders, met veel verplichtingen vanuit de eigen gemeente, de VNG en daarbuiten. Desalniettemin leidt de uitkomst van de enquete tot de aanbeveling het houden van een jaarlijkse tweedaagse - of een vergelijkbare activiteit - voor bestuur en commissies te stimuleren. Daarbij wordt aanbevolen om de volgende tweedaagsen te houden na de zomer van 2010, wanneer de commissies in hun nieuwe samenstelling actief zijn. 11

12 III. KANDIDAATSTELLINGSPROCEDURE 3.1.Representativiteit bestuur en commissies Heeft de herziene kandidaatstellingsprocedure bijgedragen aan de representativiteit van de samenstelling van bestuur en commissies? - ja: 50% - nee: 15% - weet niet: 33% Uit de interviews en de toelichting van respondenten op hun antwoord op deze vraag blijkt dat de herziening van de kandidaatstellingsprocedure (met de invoering van een adviescommissie) in belangrijke mate heeft bijgedragen aan de representativiteit (naar provincie, gemeentegrootte, doelgroep, politieke kleur, geslacht) van bestuur en commissies en in mindere mate bijgedragen aan de expertise en ervaring in bestuur en commissies. Uit de vragenlijst en de interviews met vertegenwoordigers van provinciale afdelingen, verbanden van gemeenten (o.a. G4 en G27) en verbanden van doelgroepen (o.a. VGS, VGG en Raadslid.Nu) is wel duidelijk geworden dat zij nauw willen worden betrokken bij de kandidaatstellingsprocedure. Op de concrete voorstellen vanuit enkele provinciale afdelingen voor aanpassing van de kandidaatstellingsprocedure wordt nader ingegaan in paragraaf 4.2. NB: het bestuur ontvangt een aparte notitie voor tijdpad en spelregels voor de kandidaatstellingsprocedure die start na de raadsverkiezingen Expertise en ervaring bestuur en commissies Heeft de herziene kandidaatstellingsprocedure bijgedragen aan de beschikbare expertise en ervaring in bestuur en commissies? - ja: 33% - nee: 21% - weet niet: 45% Uit de interviews komt, sterker dan uit de enquete, naar voren dat het gebrek aan expertise en ervaring in bestuur en commissies, met name in commissies met een uitgestrekt beleidsterrein (bijvoorbeeld de commissie OZW), breed als een probleem wordt ervaren. Ook de adviescommissie erkent dat in de toekomst nadrukkelijker aandacht moet worden besteed aan de kwaliteit van kandidaten voor bestuur en commissies. Allereerst dient bij de openstelling van vacatures een scherper profiel te worden opgenomen, waarin naast de representativiteit (provincie, gemeentegrootte, doelgroep, politieke kleur, geslacht) ook de gevraagde expertise en ervaring duidelijk moet terugkomen. Daarnaast moet bij de besluitvorming door de adviescommissie over haar enkelvoudige voordracht nadrukkelijker worden gekeken naar expertise en ervaring. Hierbij kan aan het bestuur en de beleidscommissies ondersteund door het VNG-bureau een adviserende rol worden gegeven bij het opstellen van de profielen voor vacatures. Daarnaast kan worden overwogen om bestuur en commissies kandidaten te laten voordragen aan de adviescommissie. 12

13 3.3. Herbenoeming leden bestuur en commissies Moet de adviescommissie het moment van herbenoeming benutten om gericht te sturen op de samenstelling van bestuur en commissies? - ja: 63% - nee: 16% - weet niet: 20% Leden van bestuur en commissies zijn eenmaal herbenoembaar voor een periode van vier jaar. Een grote meerderheid van de respondenten vindt dat de het moment van herbenoeming moet benutten om gericht te sturen op de samenstelling van bestuur en commissies. De adviescommissie rekening te houden met het belang van de continuïteit in de samenstelling van bestuur en commissies, maar herbenoeming mag geen automatisme zijn. 13

14 IV. RELATIE TUSSEN DE BESTUURLIJKE ORGANISATIE EN DE LEDEN 4.1. Verbanden gemeenten (G4, G32, PMG, P10) en verenigingen doelgroepen (Genootschap van Burgemeesters, VGS, VGG, Raadslid.Nu) Zijn de verschillende verbanden van gemeenten (G4, G32, PMG, P10) en de verenigingen van doelgroepen (Genootschap van Burgemeesters, VGS, VGG, Raadslid.Nu) voldoende vertegenwoordigd in de huidige bestuurlijke organisatie? - ja: 57% - nee: 14% - weet niet: 27% Deze vraag wordt hierna meegenomen in paragraaf Werkwijze met een adviescommissie (i.p.v. vaste zetels provinciale afdelingen, G4 en VGS) Dient deze nieuwe werkwijze te worden gehandhaafd? - ja: 71% - nee: 17% - weet niet: 11% Huidige werkwijze De vaste zetels van provinciale afdelingen, G4 en VGS in bestuur en commissies zijn met de herziening van de bestuurlijke organisatie vervallen. In plaats daarvan ziet de adviescommissie toe op een representatieve samenstelling van bestuur en commissies. Statutair is wel bepaald dat de provinciale afdelingen voordrachten kunnen doen voor de invulling van vacatures. In de praktijk spelen de voordrachten van de provinciale afdelingen een belangrijke rol bij de besluitvorming in de adviescommissie. Daarnaast hebben de G4 in de afgelopen kandidaatstellingsprocedures een gezamenlijke voordracht gedaan. Ook hiermee heeft de adviescommissie nadrukkelijk rekening gehouden. Dat laat onverlet dat de adviescommissie niet gebonden is aan deze voordrachten en vrij is om daarvan af te wijken, als de adviescommissie dat gelet op de representativiteit of specifieke expertise en ervaring noodzakelijk acht. Voorstellen verenigingen van doelgroepen, verbanden van gemeenten en provinciale afdelingen G32, VGS en VGG hebben aangegeven dat zij graag kwaliteitszetels willen bezetten in bestuur en commissies, waarbij zij zelf de kandidaten aanwijzen. Daarnaast wil een groot deel van de provinciale afdelingen deels terugkeren naar de oude werkwijze, waarbij de provinciale afdelingen kwaliteitszetels hadden. De afdeling Utrecht en de Vereniging van Brabantse Gemeenten (VBG) hebben in eerdere brieven voorstellen gedaan voor aanpassing van de kandidaastellingsprocedure. De Afdeling Utrecht stelde voor om de adviescommissie de vacatures in te laten vullen die ontstaan na de raadsverkiezingen. De provinciale afdelingen zouden de tussentijdse vacatures de vacatures die niet als gevolg van de raadsverkiezingen ontstaan - moeten invullen, waarbij de provinciale afdeling in de provincie waarde vacature is ontstaan een opvolger aanwijst. Daarmee zou de verdeling van vertegenwoordigers uit de verschillende provincies intact blijven. De VBG signaleert dat de provincie Brabant lange tijd sterk ondervertegenwoordigd was in de bestuurlijke organisatie, maar dat deze situatie door enkele recente benoemingen deels is rechtgetrokken. De VBG wil het huidige uitgangspunt, dat iedere provincie het bestuur en in iedere 14

15 commissie is vertegenwoordigd, handhaven. Daarnaast zouden de grotere provincies, waaronder Brabant, een vaste tweede zetel in bestuur en commissies moeten krijgen. Beoordeling van deze voorstellen De uitkomsten van de enquete geven geen aanleiding om te vermoeden dat deze voorstellen breed worden gesteund. Door verenigingen van doelgroepen, verbanden van gemeenten en provinciale afdelingen weer vaste zetels te geven in de bestuurlijke organisatie, zouden de mogelijkheden van de adviescommissie om te sturen op representativiteit en kwaliteit sterk worden beperkt. Bovendien is het niet denkbeeldig dat de door deze gremia naar voren geschoven kandidaten, zich als vertegenwoordigers van deze gremia opstellen en niet als vertegenwoordiger van alle gemeenten. Op 7 oktober jl. heeft de adviescommissie reeds aangegeven dat zij het onwenselijk vindt om een adviescommissie te belasten met de kandidaatstellingsprocedure na de raadsverkiezingen en deze daarna gedurende vier jaar buiten spel te zetten. Ter illustratie: in de afgelopen vier jaar is ongeveer een kwart van de leden van bestuur en commissies tussentijds zijn zetel verloren. De adviescommissie wil tegelijkertijd tegemoet komen aan het bezwaar van een aantal provinciale afdelingen dat de procedure erg bewerkelijk is en steeds een groot aantal kandidaten moet worden teleurgesteld. De adviescommissie wil de procedure stroomlijnen door te werken met een scherper profiel per vacature, zowel qua representativiteit als kwaliteit. In de interviews toonden ook anderen zich huiverig zijn voor de (her)introductie van kwaliteitszetels. Gevreesd wordt dat hierdoor niet langer het algemene belang van alle gemeenten voorop zal staan, maar juist het belang van de eigen achterban van gemeenten of doelgroep. Conclusie De conclusie kan worden getrokken dat de huidige werkwijze met een adviescommissie kan worden gehandhaafd. Aandachtspunten daarbij zijn de expertise en ervaring binnen commissies en het nauw betrekken van de achterban (waaronder verenigingen van doelgroepen, verbanden van gemeenten en provinciale afdelingen) bij de procedure, waarbij wordt afgezien van de (her)introductie van kwaliteitszetels Bestuurlijke organisatie en de leden Het aantal leden van bestuur, commissies en CvA is met de herziening van de bestuurlijke organisatie teruggebracht van ongeveer 700 naar 165. Het was de bedoeling om dit gat in de contacten met de leden te compenseren door extra te investeren in de communicatie met de leden. Is de VNG daarin geslaagd? - ja: 36% - nee: 27% - weet niet: 38% Uit de enquete en de interviews blijkt dat de VNG er niet (geheel) in is geslaagd om het gat met de leden dichten. In de interviews kwam dit nadrukkelijker naar voren dan in de enquete. Uit de interviews kwamen de volgende suggesties: - Investeer in de communicatie met de leden over besluitvorming en activiteiten van bestuur en commissies (denk aan VNG Magazine, en andere vormen van informatievoorziening en ledenraadpleging) - In VNG Magazine en op zouden terugkoppelingen moeten worden opgenomen van bestuurs- en commissievergaderingen en van bestuurlijke overleggen 15

16 - Benut leden van bestuur en commissies als ambassadeur richting hun achterban (provincie, gemeente, politieke partij). Hiervoor is reeds aangegeven dat in het profiel voor de vacatures nadrukkelijker moet worden gewezen op de rol die bestuurs- en commissieleden dienen te vervullen als ambassadeur naar de achterban. 16

17 V. RELATIE TUSSEN DE BESTUURLIJKE ORGANISATIE EN HET VNG-BUREAU Dit thema kwam niet expliciet aan bod in de vragenlijst ten behoeve van de evaluatie. In de interviews is de relatie tussen het VNG-bureau en de bestuurlijke organisatie echter wel naar voren gekomen Bestuurlijke drukte in de ondersteuning van bestuur en commissies In enkele interviews is aangegeven dat bestuurlijke drukte kan ontstaan doordat drie lagen (DRportefeuillehouder, hoofd en commissiesecretaris) zich bezig houden met de voorbereiding van commissievergaderingen en activiteiten van de commissie. Voorts is gemeld dat agenda s voor commissievergaderingen soms door de commissiesecretaris worden afgestemd met de commissievoorzitter, maar niet of onvoldoende met de portefeuillehouder in de DR. Het zou voor alle betrokken partijen (commissievoorzitter, portefeuillehouder DR, hoofd en commissiesecretaris) goed zijn als de wederzijdse verantwoordelijkheden helder zijn Betrekken van bestuur en commissies bij besluitvorming én agendasetting In enkele interviews is opgemerkt dat het VNG-bureau vooral uitgewerkte en dichtgetimmerde voorstellen voorlegt aan commissies. Dat maakt het lastiger voor commissieleden om zelf onderwerpen te agenderen en beperkt de mogelijkheden voor inhoudelijke discussie in de commissie. Het VNG-bureau zou de bestuurs- en commissieleden in de gelegenheid kunnen stellen om zelf thema s te agenderen en de inhoudelijke discussie in vergaderingen kunnen stimuleren. Zo krijgen de commissieleden meer plezier in het commissiewerk en kunnen zij zich voor het thuisfront beter profileren. In de praktijk blijkt de mentale afstand van lokale bestuurders tot Den Haag vaak groot en veel commissieleden stellen zich soms afwachtend op. Als risico van het op deze wijze betrekken van commissieleden is mogelijk hobbyisme genoemd. Persoonlijke favoriete thema s van individuele commissieleden zouden op deze manier een te prominente plaats in de commissievergaderingen kunnen krijgen. 17