Gelet op het bepaalde in artikel 12 en 13 van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT 6 a/b Onderwerp: Aanpassing afschrijvingsbeleid Nummer: In D&H: Steller: I. van Bijsteren In Cie: BMZ Telefoonnummer: 5880 SKK Afdeling: Management ondersteuning In AB: Portefeuillehouder: Kromwijk Geheim: ja nee Voorstel Gelet op het bepaalde in artikel 12 en 13 van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden Stelt het college u voor om 1. Over te stappen naar één moment van activeren in het jaar, namelijk op 31 december van dat betreffende jaar. 2. Bijgevoegde afschrijvingstabel vast te stellen. 3. Bovenstaande wijzigingen met terugwerkende kracht voor het boekjaar 2013 toe te passen. Advies commissie BMZ SKK De commissie heeft geadviseerd het voorstel door te geleiden voor behandeling in het algemeen bestuur. De commissie heeft de volgende vragen ter voorbereiding op de behandelingen gesteld: 1) zijn de voorgestelde afschrijvingstermijnen gebruikelijk en waar zijn deze op gebaseerd; 2) mag deze systeemwijziging nog in 2013 worden ingevoerd; 3) daarnaast heeft de commissie gevraagd naar de mogelijkheden die het algemeen bestuur behoud om in de toekomst versneld te kunnen afschrijven zoals bijvoorbeeld bij technische ontwikkelingen en innovaties. Reactie college op advies commissie 1) Referentiekader bepaling afschrijvingstermijnen: In het voorstel zijn de afschrijvingstermijnen gebaseerd op de verwachte levensduur en gebruiksduur van de activa. HDSR kiest hierin geen specifieke eigen lijn maar sluit aan bij de voorgestelde afschrijvingstermijnen van de Unie van Waterschappen. 2) Invoering in 2013 nieuwe afschrijvingsmethode. De systeemwijziging kan in 2013 door het algemeen bestuur worden gewijzigd. De systematiek van afschrijven is efficiënt en eenduidig. Belangrijke andere reden is dat het college invulling wil geven aan haar verantwoordelijkheid om bij te sturen indien er tegenvallers optreden. In dit geval stelt zij voor het eenmalige voordeel ad 1,4 miljoen in 2013 in t e zetten. De invoering van de nieuwe systematiek leidt in 2013 al tot een voordelig resultaat omdat afschrijvingslasten op een later tijdstip ingaan; dit voordeel kan alleen in 2013 omdat activeringen ook in 2013 plaatsvinden. Het eenmalige voordeel in 2013 kan niet worden verschoven naar het begrotingsjaar Het college stelt voor dit financiële effect direct in 2013 ten gunste van het resultaat te brengen en de 2 e begrotingswijziging te verwerken. 3) Mogelijkheid eigen beleid algemeen bestuur: Het bestuur is ook in de nieuwe afschrijvingssystematiek bevoegd tot bijvoorbeeld het versneld afschrijven van verouderde activa indien er alternatieven voor in de plaats komen. Het behoudt dus de mogelijkheid om bij innovaties en technische vernieuwing over te gaan tot ofwel versneld afschrijven of eenmalig de activa afschrijven. De nieuwe systematiek geeft hierin geen wijziging t.o.v. de bestaande afschrijvingssystematiek

2 INLEIDING In de verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2010 zijn in hoofdstuk 3 de uitgangspunten van het financieel beleid opgenomen. In artikel 12 wordt gesteld dat het college voorstellen doet aan het algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen a. waardering en afschrijving b. weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen c. kostentoerekening en onderbouwing tarieven d. financiering. Dit voorstel heeft betrekking het op het actualiseren van het beleid met betrekking waardering en afschrijving. Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval; a. onder welke voorwaarden investeringen worden geactiveerd. b. Deze wijze waarop het waterschap omgaat met de verplichtingen uit het Waterschapsbesluit dat de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingprijs van vaste activa worden opgenomen; c. De afbakening tussen investering en onderhoud d. De afschrijvingsmethode. Dit voorstel richt zich op de afschrijvingsmethode. Huidige afschrijvingsmethode De investeringen vormen een belangrijk onderwerp binnen het waterschap. Onder een investering wordt verstaan alle uitgaven die worden gedaan om duurzame kapitaalgoederen aan te schaffen (vervangen), die langer dan een jaar ten dienste staan van het waterschap. Een investering wordt geactiveerd en lineair afgeschreven. Op het moment dat een project technisch gereed gemeld wordt, wordt de investering geactiveerd en start de afschrijving. Op dit moment wordt dagelijks gereedgemeld en geactiveerd. Wanneer een project op bijvoorbeeld 15 maart gereed wordt gemeld dan start de afschrijving vanaf 16 maart. De afschrijvingstermijn wordt vanuit de afschrijvingstabel herleid. In deze afschrijvingstabel is aan elke activa categorie een afschrijvingstermijn gekoppeld. Nadeel van bovenstaande werkwijze is het feit dat bij dagelijkse gereedmelding en vervolgens activering het lastig wordt om de afschrijvingskosten te begroten. Bij het opstellen van de begroting dient voor een periode van 1,5 jaar geschat te worden 1. Welke projecten technisch gereed gemeld gaan worden 2. Wat de prognose einde werk van een investering is wat betreft de investeringsuitgaven 3. De verdeling van de investeringsuitgaven over de verschillende activa categorieën. Voorgestelde afschrijvingsmethode Tijdstip van activering Om de afschrijvingskosten goed te kunnen begroten en te beheersen stellen wij voor om over te stappen naar een methodiek waarbij niet dagelijks maar één keer per jaar wordt geactiveerd, namelijk op 31 december. Voorgesteld wordt om deze wijziging al in het boekjaar 2013 met terugwerkende kracht in te laten gaan. Voordelen van deze werkwijze zijn - bij het opstellen van een begroting hoeft slechts voor een half jaar vooruit gekeken te worden in plaats van 1 ½ jaar. - Met deze werkwijze wordt beter aangesloten op het jaarrekeningproces. Hierdoor wordt de efficiency van het werkproces bevorderd, omdat hier specifiek bij de activeringen stil wordt gestaan. - Resulteert in een betere verrekening van de kapitaallasten in de belastingtarieven omdat de afschrijvingskosten reëler worden begroot

3 Het invoeren van één of een beperkt aantal momenten van activering wordt veelvuldig binnen waterschappen en overige overheidsinstellingen zoals gemeenten gehanteerd. Reeds is overleg geweest met de accountant omtrent dit voornemen en de accountant is akkoord met de voorgestelde werkwijze en heeft geadviseerd deze wijziging door het Algemeen Bestuur vast te laten stellen. Als enig nadeel van deze werkwijze is te noemen dat de afschrijving op een project iets later start, waardoor de feitelijke afschrijvingstermijn wordt verlengd. Het financiële effect van deze verlenging is beperkt. Geconcludeerd wordt dat de voordelen van de nieuwe werkwijze beduidend zwaarder wegen dan het beperkte nadeel en daarom wordt voorgesteld om over te stappen naar de nieuwe werkwijze. Toevoegen activa categorieën met bijbehorende afschrijvingstermijnen In de regeling financieel beheer heeft het college het afschrijvingsbeleid vastgelegd. In dit beleid zijn per activa categorie de afschrijvingstermijnen vastgelegd. Bij het opstellen van de begroting 2014 bleek er behoefte te zijn aan toevoeging van nieuwe activa categorieën dan wel activa categorieën met andere afschrijvingstermijnen omdat de werkelijke economische levensduur afwijkt van vastgestelde afschrijvingsduur. In onderstaande tabel zijn de activa categorieën opgenomen waarvan wordt voorgesteld die toe te voegen. Activa categorie Kades, beschoeiingen en oevervoorzieningen Afschrijvingstermijn in maanden Was Afschrijvingstermijn in maanden Wordt RWK Hoogte, beschoeiing. 360 RWK stabiliteit en ruimtegebruik 360 Damwanden - houten/ kunststof 600 Damwanden - staal Rwzi n.v.t 600 Civiel/ beton Vispassages n.v.t. 300 Gemalen werktuigbouwkundig n.v.t. 240 Stuwen werktuigbouwkundig n.v.t. 240 Inlaatconstructies n.v.t. 300 Peilaanpassingen n.v.t. 300 Voorgesteld wordt om de nieuwe afschrijvingstermijnen vanaf 2013 in te laten gaan. Na besluitvorming door het algemeen bestuur wordt deze beleidsaanpassing verwerkt in de door het college vast te stellen regeling financieel beheer. ARGUMENTEN 1. Het begroten en beheersen van de afschrijvingskosten wordt sterk bevorderd door het beperken van het aantal momenten van activering tot één moment per jaar. 2. Activeringen kunnen in het werkproces van het samenstellen van de jaarrekening worden opgenomen en dit zal tot een efficiency leiden. 3. Werkwijze sluit beter aan bij de werkwijze die binnen waterschappen en overige overheidsinstellingen wordt gehanteerd. 4. Door het toevoegen van nieuwe activa categorieën sluiten de te hanteren afschrijvingstermijnen beter aan bij de werkelijke economische levensduur. Doordat er maar één activa categorie van bijvoorbeeld kades, beschoeiingen en oevervoorzieningen bestaat worden op dit moment stalen damwanden in 10 jaar afgeschreven terwijl de economische levensduur zeker 50 jaar bedraagt

4 RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN Past in lijn van werken van de veranderagenda, waarbij aspecten zoals betere beheersing en efficiency van werken belangrijke componenten zijn. FINANCIËLE CONSEQUENTIES De systeemwijziging resulteert in 2013 tot 1,67mln aan minderkosten op de afschrijvingskosten. Hierdoor buigt de in de Bestuursrapportage 2013 no.2 gemelde geprognosticeerde nadeel op de afschrijvingskosten ad 1,42 mln, bij handhaving van de bestaande werkwijze, om in een positief resultaat van 0,25 mln op de afschrijvinglasten in De systeemwijziging geeft eenmalig een positief financieel resultaat omdat de afschrijving later start en daarmee naar achteren wordt geschoven. De afschrijvingskosten in 2014 van bestaande activa blijft ongewijzigd alleen ook hier zal bij projecten die in 2014 technisch gereed gemeld worden iets later worden gestart met de afschrijving. Daarnaast vallen de afschrijvingskosten 2014 van de projecten die in 2013 technisch gereed zijn gemeld lager uit door de toevoeging van een aantal nieuwe activacategorieën. In de uitwerking van de begroting 2014 is reeds rekening gehouden met de voorgestelde systeemwijziging maar nog niet met de toevoeging van de activa categorieën. Het financieel effect van het toepassen van de nieuwe categorieën is naar verwachting beperkt. KANTTEKENINGEN UITVOERING Bij het begroten van de afschrijvingskosten t.b.v. de begroting 2014 en in meerjarig perspectief is de nieuwe werkwijze gehanteerd. Bij het begroten van de afschrijvingskosten werd voor de lopende projecten een algemene aanname gedaan op basis van ervaringscijfers uit verleden. Namelijk dat 1/3 van de jaarschijf investeringsuitgaven van dat betreffende jaar technisch gereed gemeld en geactiveerd zou worden en deze activeringen een gemiddelde afschrijvingstermijn van 25 jaar kenden. Bij de begroting 2014 is een andere nauwkeurige werkwijze gehanteerd. Op projectniveau is te herleiden wat de investeringomvang is, het tijdstip van verwachte technisch gereed melding, de activa categorie(en) en de afschrijvingskosten in meerjarig perspectief. Hierdoor is na te gaan welke verplichting HDSR is aangegaan wat betreft toegekende kredieten en het is mogelijk om na gegaan wat het effect is van het verschuiven van investeringen in de tijd. COMMUNICATIE (niet van toepassing) BIJLAGE(N) nee ja, namelijk Afschrijvingstabel TER INZAGE nee ja, namelijk Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-algemeen directeur a.i., drs. J. Miedema

5 BIJLAGE Afschrijvingstabel Activasoort afschrijvingstermijn in jaren nieuw Materiele vaste Activa gronden en terreinen Grond 0 Vervoermiddelen Vervoersmiddelen, machines, apparaten en werktuigen 5 Veeg- en maaiboten 10 Overige bedrijfsmiddelen Hard- en Software 3 Overige bedrijfsmiddelen 5 Bedrijfsgebouwen Kantoren, magezijnen en loodsen 40 Woonruimten Dienstwoningen 40 Waterkeringen Dijk en dijkverzwaring 40 Kades, beschoeiing en oevervoorzieningen 10 Waterkering - hoogte en beschoeiing 10 Nieuw Waterkering - stabiliteit en ruimtegebruik 30 Nieuw Damwanden - hout/ kunststof 30 Nieuw Damwanden - Staal 50 Nieuw Watergangen, kunstwerken en gemalen waterkwantiteitsbeheer Ruilverkaveling en landinrichting 25 Watergangen en duikers 25 Gemalen en rioolgemalen (bouwkundig) 25 Gemalen en rioolgemalen (Werktuigbouwkundig) Gemalen en rioolgemalen (elektrotechnisch) 15 Stuwen (bouwkundig) 25 Stuwen (Werktuigbouwkundig) Stuwen (elektrotechnisch) 15 Sluizen (bouwkundig) 40 Sluizen (elektrotechnisch) 15 Paden en bruggen 15 Vispassages Inlaatconstructies Peilaanpassingen Zuiveringstechnische werken Rwzi - (Civiel/ beton) 50 Nieuw RWZI (bouwkundig) 30 RWZI (werktuigbouwkundig) RWZI (elektrotechnisch) 15 Proces automatisering 10 Persleiding 40 Wegen * Betreft allen de zelf ontwikkelde software die geïntegreerd is met de hardware