Baanafspraak. Infoboekje voor managers

Transcriptie

1 Baanafspraak Infoboekje voor managers

2 Voorwoord Het is van groot belang dat de arbeidsmarkt inclusiever wordt, zodat ook mensen met een arbeidsbeperking kansen krijgen om in een reguliere baan aan de slag te gaan. Met de afspraken in het sociaal akkoord van 11 april 2013 hebben sociale partners getoond dat ze zich in willen zetten voor mensen met een arbeidsbeperking en zich willen verbinden aan de doelstelling van het kabinet. Het kabinet, op zijn beurt, helpt werkgevers over de streep door instrumenten als jobcoaching, no-risk-polis en loonkostensubsidies aan te bieden. Concreet betekent dit dat er in de komende jaren extra banen komen voor mensen uit deze doelgroep ( banen bij het bedrijfsleven en banen bij de overheid). Het ministerie van SZW draagt natuurlijk ook zijn steentje bij. We willen graag een voorbeeldfunctie vervullen! Gelukkig kan ik melden dat de instroom van mensen met een arbeidsbeperking bij ons ministerie goed loopt. Het is zaak de aandacht niet te laten verslappen, ook de komende jaren moeten we hiermee aan de slag blijven. Ik ben me er terdege van bewust dat het inwerken van collega s met een afstand tot de arbeidsmarkt in eerste aanleg een extra investering vraagt van managers en collega s. Maar ik ben ervan overtuigd dat de opbrengst voor alle betrokkenen de moeite waard is. Dit informatieboekje is reuze handig, want je kunt erin vinden welke spelregels er van toepassing zijn, hoe je zinvol werk voor de doelgroep kunt organiseren en hoe je mensen uit de doelgroep kunt vinden. Veel succes en leesplezier! Baanafspraak 2

3 Inleiding De Baanafspraak, gemaakt in 2013 in het kader van het Sociaal Akkoord, betekent ook een resultaatverplichting voor het ministerie van SZW. In totaal bieden we in 10 jaar tijd 70 medewerkers met een arbeidsbeperking een structurele baan. Hoe werkt dit in de praktijk, waar moet je op letten, welke afspraken zijn gemaakt en welke ondersteuning en subsidie is mogelijk? Dat is beschreven in dit boekje. Meer informatie nodig? Neem dan contact op met uw P&O adviseur of met Ana de Koning, beleidsadviseur P&O, tel Baanafspraak 3

4 Checklist bij een plaatsing Voorbereiding Vooraf: zorg voor draagvlak Draagvlak is nodig! Het is belangrijk dat afdeling of team achter het besluit staat om een medewerker met een beperking aan te nemen. Collegialiteit, bereidheid tot begeleiding en geduld zijn nodig, met name van de directe collega s. Betrek je team daarom in een vroeg stadium in de afweging om iemand uit deze doelgroep aan te stellen en zorg dat er een mentor beschikbaar is. De werkzaamheden 1. Er is al een duidelijk takenpakket Een reguliere vacature kan het uitgangspunt zijn, echter op basis van de mogelijkheden van de kandidaat zal er vaak sprake zijn van jobcarving: een deel van het takenpakket zal niet passen of vanwege de beperking niet mogelijk zijn. Het is noodzakelijk om hierin flexibel te zijn. Is er een duidelijk takenpakket, dan is daarnaast nog een profiel nodig. Uit het profiel wordt duidelijk: Welke competenties deze werkzaam heden vragen. Hoeveel uur minimaal / maximaal per week mogelijk is. Situatieschets: is er bijvoorbeeld sprake van hectiek of niet, wat is de cultuur op de afdeling, of welke andere belangrijke omgevingsfactoren spelen een rol. 2. Er is nog geen duidelijk takenpakket Soms is er wel een kandidaat (bijvoorbeeld via een open sollicitatie) maar nog geen kant en klaar takenpakket. Van belang is dan: Niet eerder met de kandidaat te starten, totdat een duidelijk takenpakket is, dat past bij de medewerker. Heb je hierbij ondersteuning nodig? Schakel dan BV/P&O in. Hoe vind je een passende medewerker? Is er een takenpakket en profiel? Je kunt daarmee BV/P&O vragen kandidaten aan te dragen. De kandidaten worden voorgedragen vanuit UWV, gemeente of WSW bedrijf. Baanafspraak 4

5 Uit de voorgedragen CV s kun je zelf kiezen en medewerkers uitnodigen. Soms komt de jobcoach van de kandidaat mee naar het gesprek. Betrek aanstaande collega s en de mentor bij de sollicitatiegesprekken! Proefplaatsing Is een kandidaat gekozen, dan volgt een proefplaatsing. Deze is maximaal 2 maanden. Er zijn nog geen loonkosten, de medewerker behoudt de uitkering en moet als externe worden gezien (bij bijvoorbeeld het regelen van een account). Tijdens de proefplaatsing kan worden gekeken of er sprake is van een goede match, of de werkzaamheden goed passen bij de medewerker of aangepast moeten worden aan de capaciteiten en/of beperkingen. Uiteraard in overleg met de medewerker. Tijdens de proefplaatsing is er ook voldoende tijd om, zo nodig in overleg met BV/P&O, te bepalen welke inschaling passend is en de duur van de tijdelijke aanstelling. Als er geen goede match is, ook niet bij een eventueel aangepast takenpakket, is het verstandig de proefplaatsing niet om te zetten in een tijdelijk dienstverband. Uiteraard in goed overleg met de medewerker. Detachering Medewerkers die vanuit een WSW bedrijf instromen, worden na de proefplaatsing gedetacheerd. De directie betaalt de loonkosten aan het WSW-bedrijf. Het WSW bedrijf verzorgt ook blijvend de jobcoach aan de medewerker en heeft contact met de manager. De detachering kan van onbepaalde duur zijn. Een aanstelling is niet nodig. Hulpmiddelen/ aanpassingen In het kader van de plaatsing moeten ook zo nodig afspraken gemaakt worden over eventuele hulpmiddelen, aanpassingen werkplek e.d. en over de inzet van de jobcoach. BV/P&O ondersteunt hierbij. Baanafspraak 5

6 De interne begeleiding Wijs één vaste begeleider/mentor aan; hij/zij is voor de medewerker de contact persoon en werkt de medewerker in, is vraagbaak en geeft feedback. Zorg dat deze mentor ruimte krijgt om de begeleiding goed uit te voeren, dus tijd beschikbaar heeft. Zorg dat de mentor op de hoogte is van de aard van de beperking en weet wat die beperking in het werk met zich mee brengt en wat de bijbehorende do s en don ts zijn. Het is aan te bevelen dat de mentor een workshop volgt over het begeleiden van arbeids-beperkten volgt. Verderop meer hierover. De externe begeleiding: jobcoach Met name in de beginfase van een aanstelling is de inzet van een jobcoach wenselijk. Een aantal arbeidsbeperkten heeft al een jobcoach, die de begeleiding kan voorzetten tijdens de aanstelling. Zo niet, dan kan er een aanvraag gedaan worden bij het UWV, uiteraard in overleg met de medewerker. Het UWV verzorgt en betaalt zo n coach. Als de aanvraag niet gehonoreerd wordt of de jobcoach blijft langer nodig, dan kan BV/P&O dit regelen. Deze jobcoach voert coachingsgesprekken met de medewerker en de werkgever in twee- en driegesprekken en begeleidt zo nodig op de werkvloer. Zorg voor een goed contact en regelmatig overleg met de jobcoach. Maak goede afspraken over wie wat doet in de begeleiding van de mede werker en over de frequentie van het contact. De introductie Met het UWV is de afspraak gemaakt dat de jobcoach de manager en directe collega s en mentor in een korte workshop, voorafgaand aan de plaatsing, informeert over de beperking van de nieuwe medewerker, en wat dat betekent in de omgang en communicatie. Dit is maatwerk en kan per medewerker anders worden ingevuld, in overleg met de jobcoach of organisatie die de medewerker heeft aangeboden. Informeer het team / collega s in ieder geval over: de komst van de nieuwe medewerker het takenpakket, en het verwachte outputniveau Baanafspraak 6

7 de beperkingen van de nieuwe collega voor zover relevant voor de werkzaamheden en samenwerking; de begeleiding Wat dit laatste betreft: het is verstandig met de medewerker te overleggen wat hij / zij hierin wil: zichzelf voorstellen in bijvoorbeeld het werkoverleg, of dit overlaten aan de manager. Denk samen met de mentor na over een introductieprogramma voor de nieuwe collega binnen het team, met onder andere aandacht voor werkwijze, omgangsregels e.d. Bespreek met de medewerker of hij / zij het gehele SZW-introductieprogramma kan / wil bijwonen of enkele onderdelen (uiteraard in ieder geval de eed-aflegging) en regel dit met het L&OP. Tijdens de plaatsing Trainingen/workshops Het ministerie van BZK heeft 2 trainingen beschikbaar, een voor managers en een voor begeleiders van medewerkers met een beperking. Eventueel kan op maat een training of workshop georganiseerd worden. Zie de links: medewerkers_met_een_arbeidsbeperking/34/ met_een_arbeidsbeperking/35/ Het UWV biedt ook trainingen aan, bijvoorbeeld via Tijdelijke en vaste aanstelling Het is gebruikelijk te starten met een tijdelijke aanstelling voor bepaalde tijd. Deze kan verlengd worden conform de voorwaarden in het ARAR. Krijgt de medewerker een vaste aanstelling? Indien de inschaling betekent dat het salaris boven WML niveau uitstijgt, en mits er geen sprake is van voorzieningen, dan zal de medewerker op termijn niet meer kunnen meetellen voor het quotum. Zie pagina 6, onderdeel Doelgroepenregister, voor een toelichting. Baanafspraak 7

8 Formatie en kosten Formatie directies Op 4 juli 2014 heeft het MT SZW besloten dat, indien plaatsingen niet op reguliere vacatures plaatsvinden, de formatie zo nodig wordt verhoogd. Positie bij reorganisatie/taakstelling Tevens heeft het MT besloten dat medewerkers uit de doelgroep met een tijdelijke of vaste aanstelling bij reorganisaties of taakstelling een gelijke positie hebben als andere medewerkers. Compensatie loonkosten bij ziekte Voor medewerkers uit de doelgroep geldt de no risk polis: het UWV neemt de loonkosten bij ziekte over. Dit wordt automatisch verwerkt in P-Direct bij de aanstelling. Let er op ziek- en herstelmeldingen direct te registreren in P-Direct. Het UWV stuurt anders forse boetes! Compensatie loonkosten Om de loonkosten van deze medewerkers deels te compenseren heeft het MT SZW besloten een centraal budget structureel beschikbaar te stellen. Dit budget loopt op tot maximaal in Het budget biedt structureel compensatie van de loonkosten aan directies, ook als medewerkers uit de doelgroep in vaste dienst zijn. In het 3e kwartaal vraagt BV/P&O de directies om hun declaraties in te dienen. In de eerste jaren is het budget ruim, dat betekent dat een groot deel van de loonkosten, met een maximum van per persoon per jaar kan worden gecompenseerd. Het structurele budget is niet voldoende voor in totaal 70 medewerkers. Vanaf 2018 wordt, omdat de instroom toeneemt, de compensatie langzaam lager tot naar schatting zo n per persoon. Dit hangt ook af van het gemiddelde schaalniveau van deze medewerkers. Vooralsnog is uitgegaan van een gemiddelde, namelijk schaal 6. Tevens moeten andere kosten uit het budget betaald worden, bijvoorbeeld voor begeleiding en communicatie. Baanafspraak 8

9 Ten slotte Uit ervaringen tot nu toe blijkt dat de begeleiding van zowel manager als mentor tijd en energie kost en in meer of mindere mate altijd nodig blijft; het nodig is continu te blijven kijken naar het takenpakket: kan de medewerker het aan of is aanpassing nodig; het verstandig is bij personele problematiek tijdig BV/P&O in te schakelen; medewerkers uit de doelgroep het liefst als normale medewerkers behandeld willen worden; het heel handig is om ervaringen uit te wisselen met collega managers die medewerkers uit de doelgroep in hun team/ afdeling hebben. Baanafspraak 9

10 Info over de doelgroep Doelgroep De nieuwe doelgroep volgens de Baanafspraak en de Quotumwet bestaat uit: 1. Mensen met een arbeidsbeperking die niet het WML kunnen verdienen en vallen onder de Participatiewet; 2. Wajongers met arbeidsvermogen; 3. Mensen met een WSW-indicatie en degenen die op de wachtlijst staan; 4. Mensen met een voormalige Melkertbaan (WIW en ID). Toelichting De doelgroep bestaat daarmee uit zowel degenen die instromen in de Participatiewet na 1/1/15 als degenen die eerder een WSW- of Wajong-indicatie hadden, zolang deze laatste groep (ook na eventuele herkeuring) de indicatie behoudt. Onder de Participatiewet/doelgroep vallen ook degenen die door medische beperkingen niet het WML kunnen verdienen. Dat wil zeggen: het verdienvermogen is weliswaar hoger dan S1 maar het haalbare aantal te werken uren is laag, zodat het verdienvermogen toch maximaal S1 is. Kenmerken van de doelgroep De doelgroep bestaat uit mensen met een arbeidsbeperking. Deze beperking is soms fysiek (ongeveer 10%) maar voor het grootste deel psychisch of mentaal. Het overgrote deel is laag- of ongeschoold. Doelgroepregister Alleen degenen die in het doelgroepregister van het UWV zijn opgenomen, tellen mee voor de Baanafspraak. Voordat een medewerker instroomt, wordt het doelgroepregister gecheckt door BV/P&O. Baanafspraak 10

11 Mensen die zijn opgenomen in het doelgroepregister, blijven daarin zolang zij aan de doelgroepcriteria voldoen. Het UWV beoordeelt of en wanneer iemand niet meer tot de doelgroep behoort. Zolang een medewerker een van onderstaande voorzieningen nodig heeft, blijft hij of zij in het doelgroepregister: jobcoach dienstverlening voor doven, blinden of motorisch gehandicapten meeneembare hulpmiddelen vervoer. Op het moment dat iemand niet meer aan de doelgroepcriteria voldoet eindigt de registratie in het doelgroepregister met ingang van 31 december van het tweede kalenderjaar, volgend op het jaar waarop iemand niet meer aan de doelgroepcriteria voldoet. Dit betekent dat de persoon in ieder geval nog twee jaar in het register blijft staan (en nog twee jaar blijft meetellen voor de Baanafspraak) nadat geconstateerd is dat hij/zij niet meer aan de doelgroepcriteria voldoet. Afspraken over quotum en verdeling Quotum Voor de departementen geldt dat het quotum is gebaseerd op het aantal fte s inclusief de Shared Service Organisaties die bij een departement behoren. Op basis van een verdeling naar rato betekent dit voor SZW een jaarlijkse opbouw van 7 plaatsingen vanaf 2014, oplopend tot een totaal van 70 structurele plaatsingen in Van belang hierbij is ook de definitie van het begrip baan. Er moet sprake zijn van betekenisvolle arbeidsrelaties. Gemiddeld moet er sprake zijn van banen van 25,5 uur per week. Er moet dus 70 x 25,5 uur binnen SZW worden ingevuld, zo veel mogelijk op structurele takenpakketten, waarbij medewerkers uit de doelgroep zo mogelijk ook een vaste aanstelling krijgen. Overigens tellen ook detacheringen of de inhuur van uitzendkrachten uit de doelgroep mee. Baanafspraak 11

12 Hoe vinden we passend werk? Hoe krijgt SZW 70 medewerkers uit de doelgroep aan het werk? Voor 70 medewerkers moet in de komende 10 jaar een structurele baan gevonden worden. Hoe doen we dat? Hiervoor zijn 3 mogelijkheden. 1. Het aanpassen van reguliere functies, op maat, afhankelijk van de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker; 2. Het verzamelen van duurzame taken uit bestaande functie en deze bundelen tot takenpakketten die geschikt zijn voor de doelgroep op basis van een analyse van de werkprocessen (jobcarving), het UWV helpt hierbij; 3. Het zoeken naar nieuwe, niet bestaande werkzaamheden, de zogenaamde baancreatie. Verdeling quotum binnen SZW, per kolom Bezetting in fte (stand eind april 2014) Jaarlijks aantal in te vullen uren per week, per kolom vanaf 2014 SG 235 0,74 x 25,5 = 18,9 PSG 389 1,24 x 25,5 = 31,6 DG Werk 225 0,72 x 25,5 = 18,4 DG SZI 252 0,80 x 25,5 = 20,4 Inspectie SZW ,50 x 25,5 = 89,2 Totaal ,00 x 25,5 = 178,5 uur Baanafspraak 12

13 Toelichting Ad 2 en 3 zijn noodzakelijk om het merendeel van de doelgroep, laag- en ongeschoolde medewerkers, te kunnen plaatsen, omdat er vrijwel geen reguliere functies op dit niveau zijn. Uit jobcarving zijn functies ontstaan als ondersteunend secretariaatsmedewerker of ondersteunend recherchemedewerker. Meer informatie over jobcarving bij BV/P&O. Subsidiemogelijkheden Loonkostensubsidie Loonkostensubsidie aanvragen is mogelijk als de medewerker minder dan het minimumloon (Schaal 1 is de laagst mogelijke inschaling) kan verdienen. De loonkostensubsidie vergoedt het verschil tussen loonwaarde en minimumloon. Loondispensatie Voor werknemers met een Wajong-uitkering geldt een speciale regeling: loondispensatie. Kan een werknemer met een Wajonguitkering door zijn ziekte of handicap minder aan dan uw andere werknemers? Dan mag u tijdelijk minder loon betalen aan deze werknemer. UWV vult het loon van de Wajonger dan aan tot maximaal het bedrag dat hij ontving voordat hij bij u ging werken. De loondispensatie kan een half jaar tot 5 jaar duren. Verlenging is mogelijk. Een arbeidsdeskundige van UWV beoordeelt dan of uw werknemer minder presteert door zijn ziekte of handicap. Met dit oordeel stelt de arbeidsdeskundige vast hoeveel loon u moet betalen. Zie bijlage Infosheet. Baanafspraak 13

14 Loondispensatie en loonkostensubsidie Kan een (toekomstige)werknemer die onder de Participatiewet valt minder aan dan uw andere werknemers? Dan kunt u in aanmerking komen voor loondispensatie of loonkostensubsidie. U mag dan tijdelijk minder loon betalen aan deze werknemer. Loonkostensubsidie en loondispensatie zijn allebei bedoeld voor mensen die onder de Participatiewet vallen. Dat zijn mensen met een ziekte, beperking of handicap of mensen met een bijstandsuitkering, IOAW- en IOAZuitkering. Maar ook voor kandidaten zonder een uitkering of met een ANW-uitkering kunt u in aanmerking komen voor loondispensatie of loonkostensubsidie. Of u in aamerking komt voor loondispensatie of loonkostensubsidie, hangt er vanaf of uw werknemer onder verantwoordelijkheid van de gemeente (Participatiewet) of van UWV (Wajong) valt. Verschillen Loonkostensubsidie en Loondispensatie Zowel bij loonkostensubsidie als bij loondispensatie wordt op de werkplek vastgesteld wat de loonwaarde van de werknemer is. Het verschil zit in de bevoegde instantie en in de manier waarop de aanvulling op het loon wordt gegeven. Loonkostensubsidie: In de Participatiewet wordt door de gemeenten gewerkt met loonkostensubsidie. De werkgever betaalt het voor de werknemer geldende minimum- of CAO-loon. De werkgever ontvangt het verschil tussen tussen de loonwaarde en het minimumloon De werknemer bouwt pensioen op over het volledige loon. Loonkostensubsidie wordt door gemeenten uitgevoerd. Hoe dit wordt uitgevoerd kan dus per gemeente verschillen. Bijvoorbeeld door de omvang van de subsidie of de doelgroep. Loondispensatie: In de Wajong wordt door UWV gewerkt met loondispensatie. Voor andere mensen uit de UWV-populatie is loondispensatie niet mogelijk. De werkgever betaalt het loon op basis van de door UWV vastgestelde loonwaarde. Voor zover het loon méér bedraagt dan het wettelijk minimum loon blijft loondispensatie buiten toepassing. UWV vult het loon van de Wajonger dan aan tot maximaal het bedrag dat hij ontving voordat hij bij u ging werken. De werknemer bouwt alleen pensioen op over zijn loon dat hij van de werkgever ontvangt. Loondispensatie kan een half jaar tot 5 jaar duren. Verlenging is op aanvraag mogelijk, maar het is de bedoeling dat de werknemer hetzelfde gaat verdienen als andere werknemers. Loondispensatie wordt landelijk en uniform uitgevoerd door UWV. Loondispensatie aanvragen U vraagt loondispensatie bij UWV aan met het formulier Aanvraag loondispensatie Wajong. Deze vindt u op uwv. nl (zoekterm: Loondispensatie formulier). Een arbeidsdeskundige van UWV beoordeelt dan of uw werknemer minder presteert door zijn ziekte of handicap. Met dit oordeel stelt de arbeidsdeskundige vast hoeveel loon u moet betalen. Verlenging van eerder verleende loondispensatie kunt op dezelfde wijze aanvragen. Loonkostensubsidie aanvragen Voor het aanvragen van loonkostensubsidie kunt u terecht bij het WerkgeversServicepunt in uw regio. Kijk voor een overzicht van de 35 WerkgeversServicepunten op uwv.nl (zoekterm: werkgeversservicepunt). Meer informatie? Wilt u meer informatie over loondispensatie, of andere financiële voordelen voor werkgevers? Kijk dan op uwv.nl (zoekterm: Financiële voordelen) of neem contact op met uw adviseur van het WerkgeversServicepunt. UWV Juni 2015 Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.

15 Baanafspraak 15

16 Deze folder is een uitgave van: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Directie BV/P&O Foto: M.T. Streefland Ministerie van SZW Juni 2016 Foto: M.T. Streefland