Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de Statuten van de Dutch Veterans Bikers Association (DVBA).

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement: Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de Statuten van de Dutch Veterans Bikers Association (DVBA). Omwille van de leesbaarheid is qua stijl gekozen voor de hij en zijn vorm. Vanzelfsprekend wordt waar hij of zijn staat ook zij of haar bedoeld. Algemeen: In het Huishoudelijk Reglement worden nadere afspraken beschreven omtrent de werkzaamheden van het bestuur, aansprakelijkheid en alle verdere onderwerpen, waarvan de regeling haar gewenst voorkomt. Leden kunnen een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement schriftelijk indienen bij het dagelijks bestuur. Door toe te treden verklaart ieder lid van de DVBA zich zonder voorbehoud te houden aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Taken dagelijks bestuur Artikel 1 1. Voorzitter a. Draagt zorg voor de belangen van de Associatie in het algemeen. b. Waakt over de handhaving der statuten en reglementen, alsmede in het algemeen over een geregelde gang van zaken. c. Leidt de vergaderingen en regelt de te verrichten werkzaamheden. d. Opent en sluit de voor alle leden toegankelijke bijeenkomsten. e. Beslist in bestuursvergaderingen bij staking der stemmen. f. Houdt toezicht op de werkzaamheden van de overige bestuursleden. g. Is bevoegd om commissiehoofden aan te stellen en te ontslaan van hun functie. h. Bij zijn afwezigheid worden zijn taken waargenomen door één der overige leden van het dagelijks bestuur. 2. Vice voorzitter a. Is bekend met alle processen en lopende zaken binnen de DVBA b. Treedt op als eerste plaatsvervangend van de voorzitter c. Is eerste aanspreekpunt voor commissiehoofden d. Informeert de overige bestuursleden over de voortgang van bezigheden van de commissies. 3. Secretaris a. De secretaris voert de correspondentie van de Associatie, van de uitgaande stukken behoudt hij een kopie. b. Verzorgt de inschrijving van nieuwe leden c. Houdt de ledenadministratie bij en informeert het dagelijks bestuur en Vuur-steen over nieuwe inschrijvingen d. Houdt een registratie bij van de door het bestuur genomen beslissingen. Ter gelegenheid van de A.L.V. stelt hij jaarlijks een verslag samen omtrent de toestand van de Associatie. e. Maakt notulen tijdens de A.L.V. of zorgt er voor dat een andere vrijwilliger notuleert f. Draagt zorg voor publicatie van de notulen. 1

2 4. Penningmeester (mag een nevenbestuursfunctie zijn) a. Is verantwoordelijk voor de gelden van de association b. Houdt een kasboek bij, bewaart betaalbewijzen ten minste twee jaar c. Houdt een registratie bij van goederen van de DVBA (schenkingen/aankopen) d. Legt verantwoording af tijdens de A.L.V. of wanneer hij de functie neerlegt. Commissie - officer Artikel 2 1. Officer (algemeen) a. Informeert het dagelijks bestuur over de voortgang van zijn activiteiten b. Geeft het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd advies, en zal daartoe regelmatig eerder geïnformeerd worden aangaande plannen of lopende zaken. c. Zorgt dat hij goed bekend is met de statuten, het huishoudelijk reglement en de internetsite van de Associatie. d. Ondersteunt het bestuur in algemene zin. e. Kan er voor kiezen (zeer gewenst) om herkenbaar te zijn als officer, door zijn herkenningstekens als officer zichtbaar te dragen. 2. Road officer (RO) a. De RO heeft een coördinerende taak als het gaat om een toertocht of een verplaatsing naar een ontmoeting, waarbij hij rekening houdt met vooral de veiligheid van de deelnemers. b. Hij controleert de door de organisator geplande route, tijdstip vertrek, opstapplaatsen en rustplaatsen. c. Hij verifieert bij de organisator of deze potentiële bedreigingen (obstakels, verkeersdrukte, weersomstandigheden, te grote groep rijders) verkend heeft d. I.g.v. verplaatsingen met verhoogd risico verkent hij de route, door deze een keer voor te rijden. e. Hij verifieert bij de organisator of deze (indien nodig) de locaties voor de ingeplande rustplaatsen gereserveerd heeft. f. Hij coördineert het te rijden volgsysteem waarbij gekozen is voor het First Man Dropsysteem (FMD) (zie artikel 8.14) tijdens de te rijden route, geeft aankondigingen van tijdstip vertrek vanaf vertrek- en rustpunt(en). Dit alles in samenspraak met de organisator. g. Hij wordt zo nodig ondersteund door meerdere (assistent) roadofficers en de initiatiefnemer van een activiteit. h. Voorafgaand aan de rit zal hij aan iedereen, vaak collectief, uitleg geven o.a. aangaande de gekozen manier van rijden, bij voorkeur het FMD systeem. Indien een deelnemer zich niet houdt aan de gemaakte afspraken zal de RO deze persoon aanspreken, om de veiligheid van de deelnemers te waarborgen. i. De Road Officers zijn tijdens de ritten herkenbaar aan een opvallend gekleurd (geel) vest met opdruk: Road Officer. Tijdens het niet dragen van dit vest zal hij herkenbaar zijn aan de functiebalk Road Officer 2

3 3. Officer (activiteiten)-tourcommissie a. Maakt een selectie welke activiteiten op de DVBA site komen (maximale stimulatie door en voor DVBA). Hiervoor verstrekt hij gegevens (tekst, contactpersoon, internetlink) aan het dagelijks bestuur en de website beheerder. Hij geeft aan wat van bestuur verwacht wordt. b. Maakt een selectie welke activiteiten leuk voor zijn voor DVBA-leden, maar niet het stempel krijgen van DVBA activiteit. Deze komen in de briefing en/of Facebook en/of separate mail. Hiervoor verstrekt hij/zij gegevens (tekst, contactpersoon, internetlink) aan het bestuur en aan de officer sociale media. c. Hij bewaakt de neutraliteit van de DVBA (b.v. rijden voor een goed doel kan alleen als er geen tegenpartij is). d. Hij/ overlegt met de roadofficer v.w.b. benodigde route informatie (vertrek, opstapplaatsen, rust). e. Hij stimuleert initiatieven van leden. f. Hij controleert bij de initiatiefnemer van een activiteit of de locatie is gereserveerd. g. Hij controleert tijdig bij de POC of de activiteit doorgaat zoals gepland. h. Hij hoeft niet overal bij te zijn en hij is niet verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteit! 4. Officer sociale media a. Attendeert leden op vernieuwingen en komende activiteiten. b. Beantwoordt vragen, informeert en stuurt bij waar nodig is betreffende communicatie via sociale media. c. Corrigeert ongewenst gedrag op de sociale media en informeert het dagelijks bestuur over zaken die de Associatie kunnen schaden. 5. Officer Webmaster a. Beheert de webpagina van de Associatie. b. Bewaakt dat de uitstraling van de internetpagina overeenkomt met de visie van de Associatie. c. Zorgt voor een scheiding van belangrijke informatie voor bezoekers en informatie alleen toegankelijk voor leden. 6. Family Officer a. De family officer is de vertegenwoordiger van alle DVBA Familie leden en draagt zo het belang van deze leden binnen de DVBA uit. De family officer zal echter alleen contacten onderhouden indien dit door de leden/familieleden op prijs wordt gesteld. De family officer is geen hulpverlener, maar daar waar hij/zij kan, zal de family officer de (familie)leden helpen bij het zoeken naar oplossingen voor problemen die militair /uitzending gerelateerd zijn of mee zoeken naar de juiste instanties wanneer hierom wordt gevraagd. b. De Family officer schenkt aandacht aan lief en leed waarbij opgemerkt dient te worden dat de DVBA dan wel geïnformeerd dient te worden over deze aangelegenheden. Te denken valt aan: langdurig en ernstig zieken, uitzendingen en thuiskomst, geboorte of overlijden. 3

4 Aansprakelijkheid Artikel 3 1. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de Associatie aangerichte schade. 2. Ieder lid is persoonlijk aansprakelijk voor elke schade, toegebracht aan derden, indien deze gebeurtenis zijn/ eigen verantwoordelijkheid betreft. 3. De Associatie kan hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. 4. Indien een lid een introducé meeneemt naar een door de Associatie georganiseerd evenement dient dit lid de introducé te informeren over deze aansprakelijkheid. Herkenningstekens van de DVBA Artikel 4 1. Verkoop van DVBA merchandise, inclusief de DVBA memberbadge, is uitbesteed aan Vuur-steen. 2. De DVBA memberbadge en de DVBA familybadge zijn gecontroleerde artikelen. Voor verkoop checkt Vuur-steen of klanten daadwerkelijk lid zijn van de DVBA. Daartoe heeft Vuur-steen een ledenlijst ter beschikking. Overige merchandise betreft geen gecontroleerde artikelen. 3. Overige, door de DVBA verkochte, herkenningstekens (badges) kunnen door leden tegen inkoopsprijs vermeerderd met verzendkosten gekocht worden. 4. De grote veteranen V (voor veteraanleden) en de thuisfrontroos (voor partnerleden), die door leden als rugembleem gedragen mag worden, dient kaal gedragen te worden. Dat houdt in dat het verboden is z.g.n. rockers (gebogen teksten) om het embleem te maken. Het is wel toegestaan emblemen van andere organisaties of bijvoorbeeld uitzendingen toe te voegen. Dit alles om gelijkenis met MC s te voorkomen. 5. Het is leden toegestaan herkenningstekens van de DVBA zelf te laten drukken of aan te laten brengen (T-shirts, mokken, muismatten, enz). 6. Het is niet toegestaan, zonder toestemming van het bestuur, wijzigingen aan te brengen aan het originele herkenningsteken (logo). 7. Leden dragen er zorg voor dat de DVBA memberbadge en de DVBA familybadge niet in handen komen van onbevoegden (geen leden/familieleden). In de statuten wordt alleen gesproken over veteraanleden en partnerleden. De familybadge is voor een grotere doelgroep bedacht namelijk de eerste graad familie. 8. Gezinsleden van DVBA leden dragen niet de DVBA memberbadge. 9. Coördinatoren van deeltaken of commissies leveren hun officersbadge na beëindigen van de functie in bij het dagelijks bestuur van de DVBA, indien zij niet te horen krijgen dat zij voor onbepaalde tijd benoemd worden tot officer. 10. Leden die officer zijn geworden t.g.v. bewezen diensten, hoeven de officersbadge nooit meer in te leveren, uitgezonderd leden die ontzet zijn uit het lidmaatschap (Statuten art 7 lid 1d). 4

5 Introducés Artikel 5 1. Introducés worden altijd voorgesteld aan de groep. 2. Leden vragen vooraf aan de organisator of het toegestaan is introducés mee te nemen. 3. Introducés dragen geen herkenningstekens van de DVBA. 4. Voor niet-leden is een Friendship Dutch Veterans Bikers Association badge (geel-zwart) te koop bij Vuur-steen. Website / Facebook / Gastenboek Artikel 6 1. De website van de Associatie is de officiële informatiebron van de DVBA. 2. Leden worden geïnformeerd via de website en per mail. 3. Alleen leden hebben met hun DVBA account toegang tot het DVBA forum, de pagina nieuwsbrief en de pagina merchandise. 4. Facebook is geen officieel communicatiemiddel van de DVBA. Dit omdat niet leden ook berichten kunnen plaatsen en lezen. 5. Het gastenboek is geen officieel communicatiemiddel van de DVBA, maar m.n. bedoeld voor bezoekers van de DVBA site. 6. Leden plaatsen geen strafbare-, kwetsende-, opruiende berichten op bovengenoemde sociale media. Sponsoring / adverteren Artikel 7 1. Het dagelijks bestuur bepaalt of sponsorgelden geaccepteerd worden. 2. Het dagelijks bestuur bepaalt of bedrijven en instanties m.b.v. de DVBA mogen adverteren. 3. Leden mogen hun eigen motor en/of onderdelen te koop aanbieden op het forum van de DVBA. Het rijden in groepen (herkenbaar als DVBA) Artikel 8 Het is de bedoeling om tijdens evenementen te genieten van het motorrijden in het algemeen. Als de manier van motorrijden binnen een groep echter te ver uiteen loopt, dan levert dat gevaar op voor: jezelf, voor de andere deelnemers en ook nog voor andere weggebruikers. Om dit gevaar tot een minimum te beperken dienen de onderstaande regels door alle leden, die herkenbaar als een DVBA lid rijden, te worden nageleefd: We spreken over een grote groep wanneer het aantal deelnemers zo groot is dat de voorrijder het totaal van de groep niet kan overzien. Wanneer dat het geval is zal altijd gekozen worden voor het First Man Drop rijsysteem of worden er meerdere groepen gevormd. 5

6 1. Houd je aan de verkeersregels. 2. Ga baksteensgewijs rijden. Met lage snelheden en bij stilstaan, naast elkaar komen, zodat de colonne korter wordt. 3. Wanneer de formatie verstoord is, schuif dan naar voor of naar achter om de formatie te herstellen. Herstel de formatie niet door van links naar rechts en andersom te wisselen! 4. Let op degene die achter je rijdt. Zie je die niet meer, ga dan langzamer rijden of stop op een veilige plaats langs de route. 5. Als je hebt ingehaald voeg dan royaal in zodat degene die achter je zit ook gemakkelijk tussen kan voegen (gaatje vrijlaten). Laat vooral je snelheid na de inhaalmanoeuvre niet te vlug terugvallen, want daardoor kan degene die achter je rijdt in de problemen komen. 6. Bij in- en uitvoegen en bij inhalen op de snelweg, kan de achterste motor door eerder zijdelings te gaan de rijstrook afblokken, zodat de motoren ertussen veilig kunnen in- en uitvoegen. 7. Houd voldoende afstand. Houd t.o.v. de voorrijder wat extra afstand. 8. Let op: afblokken van wegen door onbevoegden is strafbaar. 9. In geval van calamiteiten ben je zelf verantwoordelijk. a. Ga zo veel mogelijk rechts van de weg staan (liefst andere zijde van de vangrail); b. Wanneer een voorganger pech heeft, onthoud de exacte locatie, rijd door en waarschuw op een rustige veilige wijze de eerste rijder; c. Eén (of maximaal drie) van de motorrijders die verder achterin rijdt stopt bij het pechgeval en kijkt of hij/zij kan assisteren (denk hierbij of je iets te bieden hebt zoals: telefoon, technische kennis, EHBO, ANWB lidmaatschap, slangetje voor brandstof hevelen, enz); d. De groep stopt bij de eerstvolgende mogelijkheid en wacht op nadere informatie (bellen). 10. Denk en handel als militair: a. Zorg dat je altijd het reisdoel kent (adres); b. Zorg dat je altijd eigen navigatiemiddelen bij je hebt (minstens een kaart; c. Zorg dat je voor een rit een volle tank hebt; d. Zorg dat je een paar telefoonnummers van rijders bij je hebt; e. Zorg dat je de verzekeringspapieren bij je hebt; f. Zorg dat je een reservesleutel van je motor en sloten bij je hebt; g. Zorg dat je motor technisch in orde is (geen gladde banden, goede remmen) 11. Rijd nooit boven je eigen kunnen. Bij grote aantallen kan de groep gesplitst worden in een groep die sneller wil rijden en een groep die het rustiger aan wil doen. 12. Wanneer je een onervaren rijder bent en/of in het bezit bent van een wat lichtere motor, is het aan te bevelen om vóór in de groep te rijden. Door optrekken en afremmen, inhalen, etc. ontstaat een soort harmonica-effect. Als de eerste motor bijvoorbeeld 80 km/u rijdt moet de laatste vaak boven de 100 km/u rijden om bij te kunnen blijven. 13. Introducés dienen door het lid dat de introducé meeneemt geïnformeerd te worden over bovenstaande afspraken. 14. Iedere deelnemer neemt geheel voor eigen verantwoordelijkheid deel aan evenementen die georganiseerd worden door leden of wanneer deelgenomen wordt aan evenementen van derden, en ziet af van welke vorm van aansprakelijkheid dan ook richting bestuur en evenement organisator. 15. Ieder lid draagt tijdens verplaatsingen die door meerdere DVBA leden gezamenlijk gedaan worden de zogenaamde DVBA Road Pass. Op deze pas staan de meest belangrijke gegevens die direct na een ongeval ter beschikking moeten zijn voor hulpdiensten. Deze Road Pass wordt in de portemonnee bewaard, zodat een ieder hem gemakkelijk kan vinden. Een zeer geschikt systeem wanneer er met veel leden gereden wordt is Het Molensysteem, ook wel First man dropsysteem genoemd. 6

7 De functies: één voorrijder: (de organisator van de rit) de positie is iets voor de groep uit, hij kent de route. één wegzetter: (DVBA road officer) de positie is aan de kop, hij geeft instructies aan overige deelnemers en bepaalt het tempo van de groep. deelnemers: zij rijden in baksteenformatie en handhaven hun positie in de groep, als er voorin iemand wordt weggezet gaan we dus niet van plaats veranderen! 1 of 2 opsluiters: (DVBA road officers) zij zijn de laatste rijders en kunnen eventueel assistentie verlenen aan gestrande deelnemers. De regels: Omdat bij gebruik van dit systeem geaccepteerd wordt dat er gaten in de formatie vallen, is het van groot belang dat de voorrijder en wegzetter overdreven langzaam rijden. Bij een richtingsverandering wordt de eerste rijder achter de wegzetter aangewezen zich zodanig op te stellen dat door zijn positie de nieuwe rijrichting duidelijk wordt aan de rest van de groep, al dan niet opgesplitst in meerdere groepen. Als een dusdanige positie niet mogelijk is, zal door middel van signalen met handen of eventueel de richtingaanwijzers de goede richting aangegeven moeten worden. De weggezette rijder sluit weer aan achter de overige deelnemers, maar voor de opsluiter(s). Hij wacht dus altijd met wegrijden op de opsluiter(s)! Er wordt dus geen verkeer geblokkeerd! Tijdens de rit blijft de baksteenformatie gehandhaafd en we gaan dus niet van lijn veranderen als er voorin iemand wordt weggezet! Eventuele gaten in het baksteenpatroon worden van achteren opgevuld. De voordelen: er hoeven geen wegen afgezet te worden, wat strafbaar is en tot grote schadeclaims kan leiden! als de groep breekt hoef je niet bang te zijn om de weg kwijt te raken. je rijdt ook eens op een andere positie. De nadelen: door gaten in de formatie, ontstaat er altijd een harmonica-effect met snelheidsverschillen. de volgorde in de formatie wijzigt, waardoor ook onervaren rijders achter aan komen te rijden. het is ongewenst om zeer onervaren rijders achter in te laten rijden. De zeer onervaren rijders kunnen direct achter de wegzetter rijden en de wegzetter kan deze overslaan bij het wegzetten. Het is handig om dit met iedereen vooraf goed te bespreken. Swifterbant, 19 oktober 2013 Hans Dolstra Initiatiefnemer Dutch Veterans Bikers Association Laatste aanpassing: juli