Centrale afdelingslogistiek Centralisatie van de afdelingsgebonden logistieke taken als efficiënt antwoord op de schaarste aan middelen

Transcriptie

1 Centrale afdelingslogistiek Centralisatie van de afdelingsgebonden logistieke taken als efficiënt antwoord op de schaarste aan middelen Greet Caboor Diensthoofd Centrale Afdelingslogistiek - AZ Alma Eeklo/Sijsele 1 Greet Caboor, 2013

2 1. Situering Charles Darwin LEERDE het ons: Het zijn niet de sterkste van de soort die overleven, noch de meest intelligente, maar diegenen die zich het beste aanpassen Facilitaire diensten kunnen hierin een essentiële rol spelen: niet-zorgtaken door niet-zorghanden laten uitvoeren De zorg ontlasten van niet-zorgtaken 2 Greet Caboor, 2013

3 Daarom deden wij beroep op. 3 Greet Caboor, 2013

4 2. ZORO ZorgOndersteunende ReOrganisatie Doel project: tekort aan verpleegkundigen helpen oplossen Wat? Opstarten traject om: Niet-zorgtaken zoveel mogelijk uit zorghanden weg te nemen Inefficiënte processen bij te sturen Met als doel Het tekort aan zorgverleners gedeeltelijk te kunnen opvangen door: De zorg te ontlasten van niet-zorgtaken De processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen 4 Greet Caboor, 2013

5 ZORO Uitgangspunten Vertrekkende vanuit de huidige realiteit, rekening houdend met de beschikbare operationele middelen, door verschuiving van taken en middelen: op een uniforme/gestandaardiseerde wijze, op beide campussen, duidelijke processen en taken omschrijven en duidelijke dienstverleningsafspraken maken OM de zorg én de zorgondersteunende diensten zo efficiënt mogelijk te laten functioneren met als doel een kwalitatieve en veilige zorg te kunnen leveren 5 Greet Caboor, 2013

6 ZORO 6 Greet Caboor, 2013

7 ZORO Je moet dus kris kras doorheen de organisatie durven gaan: denken herdenken in vraag stellen reorganiseren Dit vraagt veel moed en goede wil van alle partijen zowel de zorgverstrekkers als de zorgondersteuners Vandaar dat elkaar graag zien hierbij nodig is: Begrip voor elkaars werksituatie, elkaars bedrijfsproces, elkaars beschikbare (schaarse) middelen Nood aan helikoptervisie en focus op het algemeen belang 7 Greet Caboor, 2013

8 Relatiebalk Medisch Paramedisch Niet-gekwalificeerd Arts Verpl - Verzorg - Log - Schoonm Toelevering - afhaling Distributie AFDELINGSGEBONDEN Niet-afdelingsgebonden 8 Greet Caboor, 2013

9 ZORO: Taken met prioriteit van aanpak 1/2 Rubriek Taak Prioriteit AKD Verbruikgoederen (steriel, niet-steriel): automatisch leveren, bestellen, stockbeheer) 3 PAD Halen/brengen maaltijdkarren 3 SOP Bed opmaken na ontslag 3 SOP Vrijmaken kamer na ontslag + terug opname -klaar maken 3 LOG Afdienen maaltijden 4 LOG Verdelen water 4 LOG Bed opmaken dagelijks 4 ICT Opmaken loonstaten 5 AKD Bestellen verbruiksgoederen 5 AKD Opbergen geleverd materiaal in kasten 5 LOG Opdienen maaltijden 5 LOG Maaltijden, drank: opdienen, voorbereiden, klaarmaken, bestellen, afdienen, positioneren, hulp bij voeding 5 LOG Huishoudelijke taken (bloemen, keuken verzorgen) 5 ADM Klaarmaken documenten ifv ontslag 5 LOG Doorgeven/opvolgen defecten 5 9 Greet Caboor, 2013

10 ZORO: Taken met prioriteit van aanpak 2/2 Rubriek Taak Prioriteit ADM Bundelen controleren verpleegdossiers 5 PAD Halen/brengen medicatie 5 ADM Administratie ivm verpleegdossier 6 PAD Brengen/halen wat niet in buizentransport kan 6 ADM Kleine administratieve aanvragen 6 ICT Overschrijven van het VPD na 7 dagen 6 ADM Regelen consultatie/onderzoeken 6 LOG Reinigen/ontsmetten gebruikt materiaal spoelruimte 7 LOG Gereed leggen standaard linnenpakketten 7 ADM Brengen patiënt naar kamer + geven van uitleg 7 ICT Telefonisch opvang van Beloproep patiënt 7 ADM Opmaken inventaris (2x/jaar) 8 ADM Administratie (telefonie, dispatching, bestellingen, papiermolen) 8 VERPL Bestellen medicatie 13 VERPL Opvragen bloeduitslagen Greet Caboor, 2013

11 ZORO Voorstel tot aanpak op basis van bevindingen van de werkgroep ZORO 1. Verpleegkundige / medische taken 2. Taken die door automatisering minder belastend zullen zijn 3. Administratieve taken 4. Logistieke taken 5. Taken i.v.m. ontslag patiënt (SOP) 6. Dubbel voorraadsysteem 7. Distributietaken (PAD) Facilitaire taken 11 Greet Caboor, 2013

12 ZORO Voorstel tot aanpak op basis van bevindingen van de werkgroep ZORO 1. Verpleegkundige / medische taken 2. Taken die door automatisering minder belastend zullen zijn 3. Administratieve taken 4. Taken i.v.m. ontslag patiënt (SOP) 5. Dubbel voorraadsysteem 6. Distributietaken + Logistieke taken (PAD+) Facilitaire taken 12 Greet Caboor, 2013

13 3. Impact nieuwbouw Doordacht gebouw biedt mogelijkheden qua circulatiestromen Intrede van technologische mogelijkheden voor supply chain: Automatic Guided Vehicules (AGV s) Apotheekrobot Koppeling aan buizentransportsysteem Softwaregestuurde taaktoewijzing Organisatiestructuur moet hier tijdig op voorbereid zijn 13 Greet Caboor, 2013

14 Organogram - verleden Organogram AZ Alma met lijnfuncties Niet zorgtaken Diensthoofden Management Directie Medewerkers Teamleiders Zorggroepmanager 1 Hoofdverpleeg kundigen Logistieke assistenten Zorggroepmanager 3 Hoofdverpleeg kundigen Dienthoofd Revalidatiecentrum Verpleegkundig & Paramedisch epartement Verpleegkundigen Paramedici Transport taken Logistieke afdelingstaken Patiënten transport Zorggroepmanager 4 Hoofdverpleeg kundigen Diensthoofd Sociale Dienst Zorgkundigen Diensthoofd Aankoopdienst Patiëntentransport Zorggroepmanager 2 Hoofverpleeg kundigen Stafdienst facilitaire Dienstensten Diensthoofd Voeding Teamleiders - Keuken - Dieet - Portionering - Vaarwas Diensthoofd Schoonmaak & Catering Teamleider schoonmaak - ce (3x) - cs (3x) Departement Facilitaire Diensten & Masterplan Teamleider Catering Stafdienst Projecten - cs - ce Diensthoofd Technische Dienst Teamleiders TD - cs - ce Departement Financiën, Administratie en Personeelszaken Departement Algemene Directie Magazijn & Distributie Ontvangen goederen Opnemen voorraad Verdelen goederen Diensthoofd Financiële diensten Aankoop Medisch Departement

15 Organogram - heden Organogram AZ Alma met lijnfuncties Niet zorgtaken Diensthoofden Management Directie Medewerkers Teamleiders Zorggroepmanager 1 Hoofdverpleeg kundigen Zorggroepmanager 3 Hoofdverpleeg kundigen Dienthoofd Revalidatiecentrum Verpleegkundig & Paramedisch epartement Verpleegkundigen Paramedici Zorggroepmanager 4 Hoofdverpleeg kundigen Diensthoofd Sociale Dienst Zorgkundigen Zorggroepmanager 2 Hoofverpleeg kundigen Stafdienst Diensthoofd Voeding Teamleiders - Keuken - Dieet - Portionering - Vaarwas Diensthoofd Schoonmaak Teamleider schoonmaak - ce (3x) - cs (3x) Departement Facilitaire Diensten & Masterplan Facilitair Groepmanager Hotel Diensthoofd Catering (Vanaf nieuwbouw) Teamleider Catering Logistieke assistenten Transport taken Logistieke afdelingstaken Patiënten transport Diensthoofd Technische Dienst Teamleiders TD - cs - ce Diensthoofd Centrale Afdelingslogistiek Patiëntentransport Departement Financiën, Administratie en Personeelszaken Facilitair Groepmanager Infrastructuur en Logistieke diensten Magazijn & Distributie Ontvangen goederen Opnemen voorraad Verdelen goederen Diensthoofd Magazijn & Distributie Departement Algemene Directie Diensthoofd Financiële diensten Diensthoofd Aankoopdienst Aankoop Medisch Departement

16 CAL = Centrale AfdelingsLogistiek Poolen van de afdelingsgebonden logistieke taken (inclusief intern patiëntentransport) Het logistieke takenpakket met de beschikbare middelen en op een efficiënte manier laten opnemen door deze nieuwe logistieke dienst Deze logistieke dienst zal de verschillende logistieke functies en taken clusteren, aangestuurd door het diensthoofd Greet Caboor De logistieke assistenten van de volgende afdelingen vallen onder deze nieuwe facilitaire dienst: D, E, C, G, M, SP, IZ-Spoed, DAG diensten 16 Greet Caboor, 2013

17 Basis van CAL - aanpak PAD+ project Wat is de basis van de nieuwe afdeling CAL Onderzoek uitgevoerd hieromtrent op vraag van AZ Alma door externe firma X-STRA in samenwerking met alle betrokken partijen binnen AZ Alma PAD+ (PAD+ = Project algemene distributie en logistieke processen) DILO s (day in the life of) met als doel in kaart brengen van alle taken uitgevoerd door de logistieke assistenten (LA) In kaart brengen van alle logistieke processen met als doel Efficiëntie transportproces Hinder op dienst minimaliseren Zuiver maken per taak: cruciaal 17 Greet Caboor, 2013

18 Verloop PAD+project Doorlopen stappen X-STRA ifv PAD+ project Inventaris taken (heden en toekomst) Takenmatrix: controle door HVPK en olv ZGM Tijdsmatrix Huidige situatie - logistieke taken (wie doet dit allemaal + tijdsbestek) Toekomst na uitzuivering Werkbare dagplanning + Overnemen logistieke neventaken andere diensten 18 Greet Caboor, 2013

19 Logistiek op de afdeling Stap 1 - inventarisatie taken heden-toekomst 19 Greet Caboor, 2013

20 Logistiek op de afdeling Stap 2 - takenmatrix 20 Greet Caboor, 2013

21 Logistiek op de afdeling Stap 3 - tijdsmatrix 21 Greet Caboor, 2013

22 Logistiek op de afdeling Stap 4 huidige situatie logistieke taken 22 Greet Caboor, 2013

23 Logistiek op de afdeling Stap 5 toekomst na uitzuivering Herverdeling van het huidige takenpakket van de logistieke assistenten 23 Greet Caboor, 2013

24 Logistiek op de afdeling Stap 6 Dagplanning WEEKDAG 24 Greet Caboor, 2013

25 Logistiek naar de afdeling Nieuwe organisatie - Distributiemodellen VOEDING 25 Greet Caboor,

26 Logistiek naar de afdeling Nieuwe organisatie - Distributiemodellen TAXI DIENST VOEDING LINNEN 1. Directe distributie 2. Hub Verdeelpunt Vol Leeg Dienst aanvoer afvoer Dienst Magazijn & Distributie Verdeelpunt aanvoer afvoer Hub aanvoer afvoer aanvoer afvoer Dienst Dienst 3. Melkronde Dienst Logistiek assistent aanvoer Verdeelpunt afvoer Dienst Dienst DUBBEL VOORRAAD SYSTEEM AFVAL/MILIEU MEDICATIE 26 Greet Caboor,

27 Logistiek naar de afdeling Bundelen van stromen 27 Greet Caboor,

28 Logistiek naar de afdeling Evaluatie CS WINST 0,66 FTE 28 Greet Caboor,

29 Doelstelling CAL Poolen van de logistieke assistenten (LA) van de afdeling Niet-zorgtaken wegnemen bij de zorg én zorgtaken weghalen bij de LA Afstemmen werkwijze beide campussen ikv het nieuwbouwziekenhuis (NBZ) Detecteren en gelijktrekken ongelijkheden mbt werking Stroomlijnen logistiek proces Beperken wandel- en rijafstanden Werkbare planning (uurroosters) opstellen rekening houdend met de noden van de VE Zorgen voor meer tijd voor de zorg op de VE Efficiëntere werking creëren door de combinatie van diensten 29 Greet Caboor, 2013

30 Doelstelling CAL Praktisch doel Standaardiseren van taken adhv duidelijke taakkaarten Gelijkvormigheid van begin- en einduren indien mogelijk Logische opbouw aantal logistieke assistenten per dienst en weekendwerk (adhv nood van de afdeling) Verlof/afwezigheden allerhande coveren Dienstverleningsafspraken maken in samenspraak met het zorgdepartement Blijvende evaluatiemomenten op basis van deze afspraken 30 Greet Caboor, 2013

31 Basisideeën en aanpak CAL hier en nu Iedere LA zal een basisdienst hebben maar kan ergens anders ingezet worden (flexibiliteit) Vlinderfuncties zullen gecreëerd worden Voor de specifieke afdelingen - specialistenteam Inzetbaarheid LA van een zelfde soort afdeling verhogen Combineren diensten tijdens de week en het weekend in verlofperiode (naar nood van de afdeling) Verdeling weekenddiensten De overstap zal geleidelijk gebeuren Voorlopig met dezelfde beschikbare middelen voor ontstaan CAL Bijsturingen en overleg met betrokken personen Duidelijke visie waar we naartoe moeten werken 31 Greet Caboor, 2013

32 Efficiëntie CAL - heden Voorlopig met dezelfde beschikbare middelen voor ontstaan CAL Reeds efficiëntie door centraal aansturen logistieke assistenten Case: coveren van de afwezigheid van de logistieke assistent VE vs CAL Bron: HCPS dienst CAL - berekening gebaseerd op uren logistiek 1/2/13-1/3/13 (4 weken) Onder afwezigheden wordt het volgende verstaan: ADV, recup, verlof, ziekte, klein verlet Uren logistiek inclusief afwezigheden Aantal uren afwezigheid % afwezigheid te coveren tov totaal aantal uren logistiek Estimatie situatie voor CAL: aantal uren afwezigheid gecoverd dr VE Estimatie situatie voor CAL % afwezigheid te coveren dr VE Estimatie situatie voor CAL: aantal uren afwezigheid gecoverd dr LA Estimatie situatie voor CAL % afwezigheid te coveren dr LA Situatie nu (feb 2013) u afwezigheid gecoverd dr VE Situatie nu (feb 2013) % covering afwezigheden dr VE Situatie nu (feb 2013) u afwezigheid bijkomend gecoverd door CAL ,36% ,48% ,52% ,89% ,11% Situatie nu (feb 2013) % covering afwezigheden door CAL De dienst CAL covert 78,11% van de afwezigheden, dat is 62% meer dan voor het ontstaan van de CAL 139u/week dat de zorg kan besteden aan ZORG = 7,3u/week meer tijd voor de zorgtaken per dienst 32 Greet Caboor, 2013

33 Efficiëntie CAL - heden Poolen van de logistieke taken/logistieke assistenten geeft efficiëntiewinst - helikopterview Inzetbaarheid wordt groter Standaardisatie/procesbeheer Betere verdeling door de helikopterview Gelijktrekken ongelijkheden Vlinderfuncties Grote covering van de noden Continuïteit 33 Greet Caboor, 2013

34 4. Conclusies Zorgverstrekkers zijn de essentiële elementen / bouwstenen van onze zorgketen (als productielijn) Door het tekort eraan dreigt deze productielijn ontwricht te geraken we moeten kris kras door de organisatie gaan en alles durven herbekijken Dit wordt in de toekomst ongetwijfeld een continue opdracht voor elke zorgleverancier Re-inventing healthcare procesfocus Nood aan supply chain rol binnen healthcare als draaischijf voor de zorgondersteunende processen. NIET-ZORGtaken door NIET-verZORGenden ZORGtaken door de ZORG 34 Greet Caboor, 2013

35 4. Conclusies Poolen van de logistieke taken/logistieke assistenten geeft efficiëntiewinst Nood aan blijvende evaluatiemomenten met de zorg + nood aan helikoptervisie en focus op het algemeen belang Zorgtijd maximaliseren voor de patiënt is het finale einddoel! 35 Greet Caboor, 2013

36 Tips & Tricks Dapperheid kun je niet testen Anne Dilard Maar je voorbereiding wel, zorg daarom dat de reorganisatie gedragen wordt door de verschillende betrokken partijen binnen je organisatie, een groot draagvlak is een absolute must Greet Caboor Bouwstenen van verandering 36 Greet Caboor, 2013

37 Tips & Tricks 37 Greet Caboor, 2013

38 Tips & Tricks Hou rekening met het feit dat je na de overname van de medewerkers de SPOC bent omtrent euhm - ALLES goede tijdsbesteding is dus heel belangrijk Opendeurdagen: ok, maar baken de openingsuren in de mate van het mogelijke af Meewerken met het team werkt verfrissend voor beide partijen Geduld is een mooie deugd first things first Duidelijkheid is heel belangrijk Veranderingstrajecten in wie vooral mijn energie te steken Ook zelf kunnen aanpassen aan de veranderende situaties hoort bij de job! 38 Greet Caboor, 2013

39 39 Greet Caboor, 2013 Dank voor uw aandacht! Nog vragen?

40 40 Greet Caboor, 2013