Realisatieplan Gemeente Voerendaal

Transcriptie

1 Realisatieplan Gemeente Regieadviseur: Wim Fluks EGEM-I adviseur: Fred Trimp Projectgroep EGEM-I: Gulpen-Wittem: Guido Bessems (pl) Paul van Oojen : Jack Maka Willem Spelthan Vaals: John Bertram Ton Hermans Versie: Datum: september

2 Inhoudsopgave 1 SAMENVATTING INLEIDING AANLEIDING AFBAKENING REALISATIEPLAN SPEERPUNTEN: INFORMATIEBELEIDTHEMA S CONSEQUENTIES UITVOERING REALISATIEPLAN Organisatie Personeel Integraal denken en werken Processen Informatisering Gegevensbeheer Vermindering administratieve lasten PROJECTPLANNING PRIORITERING EN KEUZES PLANNING EN BIJSTELLING PROJECTORGANISATIE SAMENHANG PROJECTEN PROCEDURE PROJECTBESCHRIJVINGEN FINANCIEEL OVERZICHT...16 BIJLAGE 1 PROJECTDOCUMENTEN...17 BIJLAGE 2 PROCEDURE VERPLICHT GEBRUIK EN VERPLICHTE TERUGMELDING VAN PER- SOONSGEGEVENS BINNEN DE GEMEENTE...18 BIJLAGE 3 PROCEDURE VERPLICHT GEBRUIK EN VERPLICHTE TERUGMELDING VAN BAG-GEGEVENS BINNEN DE GEMEENTE...20 BIJLAGE 4 FINANCIEEL OVERZICHT

3 1 Samenvatting Door te investeren in de elektronische overheid en de vermindering van vergunningen en regelgeving, moet het voor burgers en bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk verplicht diverse basisvoorzieningen te realiseren en aan te sluiten. Daarnaast kunnen gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke informatiepositie van gemeenten te behouden en te verbeteren ten behoeve van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven bepaald de toekomstige positie van de gemeente betreffende diverse lokale thema s van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema s als veiligheid, leefbaarheid, terrorismebestrijding en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema s in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning). Sturing Om de uitvoering van Intergemeentelijke I-Visie optimaal te kunnen sturen wordt de sturing ervan opgedragen aan een projectorganisatie, waarbij het Platform Informatie Management (PIM) de opdracht krijgt de benoemde doelen te realiseren. Werkgroepen en haar projectleiders zijn verantwoordelijk voor de te behalen projectresultaten. De uitvoering van de diverse projecten in het kader van de elektronische overheid zal ook van andere aspecten als organisatie en processen extra aandacht vragen. Organisatie De samenwerking tussen de gemeente Gulpen-Wittem, en Vaals zal zich in eerste instantie beperken tot het gezamenlijk uitvoeren van projecten en het laten uitvoeren door één of meer van de drie gemeenten. Het platform Informatie Management (PIM) speelt hierbij een belangrijke rol in de afstemming van de gezamenlijke projecten met die van de gemeentespecifieke projecten. Personeel De verdere ontwikkeling naar een elektronische overheid vraagt om personeel dat staat achter de gewenste verandering. Niet alleen verandering binnen het eigen werkproces zal van invloed zijn, maar ook zal er verandering plaatsvinden in de samenwerking intern en extern. Het huidige personeel van de gemeenten ziet deze verandering als een noodzakelijk aanpassing om als gemeente mee te gaan in de nieuwe dienstverlening die door de maatschappij wordt verwacht. Aandacht zal er moeten zijn voor training en begeleiding en door samenwerking kan er meer worden gehaald uit het beschikbare potentieel. In het nieuwe personeelsbeleid van de gemeente wordt aandacht geschonken aan de vormgeving van een lerende organisatie. Speerpunten zijn o.a. integriteit, persoonlijke ontwikkeling en flexibele beloning. Daarnaast zal het HRM-beleid van de gemeente mee moeten ontwikkelen met de toekomstige wens die er zal ontstaan naar ander gekwalificeerd personeel. De notitie zal eind 2008, begin 2009 door jet college en raad worden vastgesteld. Integraal denken en werken De ontwikkeling van de gemeente naar een professionele en dienstverlenende organisatie vraagt om een verandering van activiteitgericht denken en werken, via procesgericht naar een meer systeemgeoriënteerde werkwijze, waarbij aandacht zal moeten worden besteed aan alle aspecten van de bedrijfsvoering. In de praktijk betekent dit dat de integrale aanpak de komende jaren centraal zal komen te staan en dat het management hierop meer zal moeten sturen. Vooral de invoering van concepten als het midoffice vraagt een bredere ondersteuning en acceptatie dan in het verleden het geval is geweest. Processen De komende tijd moeten we als gevolg van nieuw en/of gewijzigd rijks- en gemeentelijk beleid de nodige wijzigingen doorvoeren in de manier van werken in onze organisatie. Alle bedrijfsvoeringaspecten moeten daarbij in voldoende mate aan bod komen en in hun onderlinge samenhang worden beschouwd. De bedrijf- en werkprocessen vervullen hierin een cruciale rol. 3

4 In een later stadium zal de samenwerking rondom het beschrijven, herinrichten en verbeteren van processen intensiever opgepakt en afgestemd moeten worden. Daarnaast heeft de gemeente procedures ontwikkeld voor het intern gebruik van de basisgegevens. Informatisering Het gebruik van ICT-hulpmiddelen was tot nu toe hoofdzakelijk gericht op interne processen en producten. Aangezien nu steeds meer behoefte ontstaat om ondersteuning te kunnen geven aan een meer klant- en vraaggeoriënteerde werkwijze, zal de informatisering en automatisering hierin moeten meegroeien. Er is een grote voortvarendheid waarmee in de drie gemeenten nieuwe ontwikkelingen worden opgepakt. De technische voorzieningen zijn op orde en de noodzakelijke vervangingen c.q. uitbreidingen zijn al ingepland. Nu zal er aandacht worden besteed aan het op orde brengen en afstemmen van de informatiehuishouding en de organisatie. De drie gemeenten zullen er voor moeten waken dat de implementatie van een dergelijke oplossing niet alleen een ICT-achtige is, maar juist veel aandacht zal vragen aan de implementatieaspecten op het gebied van kennis, kunde, gebruik en inrichting. Gegevensbeheer In de Intergemeentelijke I-Visie is nadrukkelijke aandacht gevraagd voor het gegevensbeheer. Het werken met basisregistraties zal op dit taakveld een extra druk leggen. Aangezien ook het applicatiebeheer nog niet geheel vlekkeloos loopt en het overleg met deze specialisten nog moet worden opgestart, zal in de projecten extra aandacht aan het gegevensbeheer worden besteed. Samenwerking op dit gebied kan voor de drie gemeenten al op korte termijn een uitkomst bieden, zeker als wordt besloten de basisregistraties gezamenlijk in te richten. Projectuitvoering De projecten van dit realisatieplan stelt de gemeente in staat om langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de gewenste digitale dienstverlening. Daarbij is een goed doordachte informatiearchitectuur van belang, waarbij het Midoffice een steeds belangrijkere rol gaat spelen en ook de aansluiting op de Backoffice systemen gewaarborgd moet zijn. De keuzes die hiervoor moeten worden gemaakt tijdens de uitvoering van het plan worden door het PIM gecoördineerd. Middelen Binnen de verschillende projecten is een indicatie van de te verwachten investeringen en het capaciteitsbeslag op de organisatie gegeven. Aangezien er rondom de digitale dienstverlening nog veel onduidelijk is en ontwikkelingen snel gaan is het onvermijdelijk dat voortschrijdend inzicht kan leiden tot bijstellingen van de begrote bedragen en/of nieuwe projecten waar middelen voor nodig zijn. In de ramingen zijn geen kosten van beheer opgenomen. Ook is in de ramingen nog geen rekening gehouden met de financiële baten omdat het aantal variabelen bij het bepalen van die baten op dit moment zodanig groot is dat dit zal leiden tot onbetrouwbare informatie. In onderstaand schema zijn de middelen voor opgenomen. In bijlage 4 is een uitgebreid financieel overzicht opgenomen. Opgemerkt dient te worden dat in dit overzicht niet alleen de investeringen zijn opgenomen maar ook de kosten die rechtstreeks worden opgenomen in de exploitatie. 2007/ /12 Jaarlijkse investeringen 1) ) bedragen afgerond naar 1.000,-) 4

5 2 Inleiding 2.1 Aanleiding Door te investeren in de elektronische overheid en de vermindering van vergunningen en regelgeving, moet het voor burgers en bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk verplicht diverse basisvoorzieningen te realiseren en aan te sluiten. Daarnaast kunnen gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke informatiepositie van gemeenten te behouden en te verbeteren ten behoeve van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven bepaald de toekomstige positie van de gemeente betreffende diverse lokale thema s van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema s als veiligheid, leefbaarheid, terrorismebestrijding en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema s in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning). In 2005 verscheen een tweetal onderzoeken dat in opdracht van BZK en VNG is uitgevoerd: Puzzelen met prioriteit en Effectievere regie op de digitale overheid. In deze onderzoeken worden de nodige uitdagingen en knelpunten beschreven op weg naar een Andere Overheid, de e-gemeente en de eisen die aan de verschillende betrokken partijen worden gesteld om die e-gemeente succesvol te kunnen realiseren. Gemeenten gaven aan dat een overload aan relevante initiatieven op het gebied van de e-overheid leidt tot stagnatie in de realisatie. Gemeenten hebben dan ook behoefte aan prioritering en concrete ondersteuning bij de invoering van e-overheid projecten. Tijdens het Bestuurlijk Overleg op 18 april 2006 kwamen centrale en decentrale overheden overeen samen te investeren in de elektronische overheid voor betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid, zodat de overheid niet meer kost dan strikt nodig. De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in de Verklaring (zie bijlage). In de Verklaring zijn de vele e-overheidsinitiatieven voor gemeenten geprioriteerd naar een aantal e-overheidsvoorzieningen dat wettelijk gezien en conform afspraken met de VNG prioriteit krijgt. Alle partijen verlenen in de ondertekende Verklaring prioriteit aan de realisatie van elektronische basisvoorzieningen zoals de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), DigiD, e-formulieren, het Burgerservicenummer en de elektronische Nederlandse IdentiteitsKaart (enik). De realisatie van de voorzieningen wordt ondersteund door EGEM-I. Gemeenten zijn 15 mei 2006 in een brief uitgenodigd van deze ondersteuning gebruik te maken. 2.2 Afbakening De gemeenten Gulpen-Wittem, en Vaals staan aan de vooravond van een aantal belangrijke ontwikkelingen, waarbij I&A een grote rol gaat spelen. Naast diverse externe ontwikkelingen zoals het Programma Andere Overheid, diverse wettelijke ontwikkelingen (BAG, WABO etc.), willen de gemeenten ook de dienstverlening richting de burger blijven verbeteren. In al deze plannen speelt I&A een cruciale rol. Immers I&A is een belangrijk hulpmiddel om de dienstverlening aan het publiek te verbeteren en biedt ook mogelijkheden werkprocessen te veranderen t.b.v. een efficiëntere samenwerking op ICT-gebied. Een en ander vraagt echter wel een beleidsmatige en planmatige aanpak van I&A, die afgestemd is op de strategische ontwikkelingen. Het project zal moeten leiden tot een gezamenlijke I-visie en beleid en voor elke gemeente afzonderlijk een realisatieplan, zodat de gemeenten een instrument in handen krijgen, waardoor verantwoorde keuzes kunnen worden gemaakt m.b.t. I&A ontwikkelingen en waar mogelijk op onderdelen intensiever samengewerkt kan worden. 5

6 Het realisatieplan zal naast projecten in het kader van het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. WABO, WMO, WKPB) en andere noodzakelijke investeringen in de I&A infrastructuur (bijv. Midofficefunctionaliteit, workflow), ook aandacht te schenken aan de invoering van de elektronische overheid conform de overeenkomst die is aangegaan met EGEM-I. In de navolgende lijst worden deze afspraken die met EGEM-I zijn gemaakt aangegeven. Realisatie basisvoorzieningen Realisatie Basisregistraties Adressen en Gebouwen (bronhouderschap) Realisatie Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (bronhouderschap) Elektronische Nederlandse Identiteits Kaart (uitgifte) Aansluiting op basisvoorzieningen Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (afname) Basisregistraties Adressen en Gebouwen (afname) DigiD Elektronische Nederlandse Identiteits Kaart e-formulieren Digitaal omgevingsloket Nieuwe Handelsregister Bedrijven- en Instellingennummer Basisregistratie Kadaster Bedrijvenloket Basisregistratie Topografie Overige zaken e-dienstverlening Tien nader te bepalen transacties die elektronisch kunnen worden afgedaan Lokale regelgeving via Internet Geschikt maken website voor blinden en slechtzienden Snoeiplan vereiste vergunningen Vermindering administratieve lasten via model APV Onderzoeken naar de mogelijkheden voor toegankelijkheid en beschikbaarheid historische informatie Het realisatieplan zal invulling geven aan bovenstaande onderwerpen en wordt uitgebreid met activiteiten die door de gemeente specifiek nog moeten worden uitgevoerd. Omdat ieder gemeente een eigen realisatieplan krijgt is besloten zoveel mogelijk afstemming hiertussen te garanderen, zodat samenwerkingsinitiatieven zichtbaar worden. 6

7 3 Realisatieplan 3.1 Speerpunten: Informatiebeleidthema s Nieuwe wet- en regelgeving op tal van terreinen brengt met zich mee dat bestaande ICT moet worden aangepast of opnieuw moet worden aangeschaft. Voor de planperiode betreft onder meer implementaties in het kader van: - Basisregistratie Adressen en Gebouwen - Omgevingsvergunning - Afnemerschap basisregistraties - 65% dienstverlening wordt ook elektronisch aangeboden Dit zijn wettelijke verplichtingen die ook opgenomen zijn in het EGEM-I traject. De I-visie gaat er van uit dan de informatievoorziening zich op en viertal belangrijke I-thema s richt. Op basis van deze I-thema s kunnen voor de gemeente informatiedoelstellingen aangegeven worden. Elke doelstelling kent een of meer meetbare resultaten, o.a. voortkomend uit de wettelijke verplichtingen en het EGEM-I traject. Hierdoor wordt inzichtelijk gemaakt wat de komende jaren wil bereiken. Daarnaast worden resultaten gepresenteerd welke voortkomen uit onder andere al aangegane afspraken en gezamenlijke projecten. In onderstaand schema zijn de I-beleidsthema s en bijbehorende doelen opgenomen. I-Thema Doelen Resultaten Informatisering en de samenleving Iedereen toegang tot gemeentelijke informatie Alle verordeningen integraal op internet (Decentrale regelgeving op het Internet) Milieu-informatie volgens Verdrag van Aarhus op internet Informatisering en bestuur Informatisering en dienstverlening Digitale bestuurlijke informatie Moderne Dienstverlening Antwoord voor bedrijven (bedrijvenloket) Vergunningen op Internet Burgerparticipatie Poll en forum voor raadsleden en burgers Verbetering telefonische dienstverlening Integratie met gemeentegids/digitale gemeentegids Publiceren van bestemmingsplannen via internet Nieuwe servicenormen Centraal telefonisch meldpunt Inrichting van een Klant Contact Centrum Elektronische Dienstverlening Uitbreiding aanbieding digitale producten (+ 10) Prefill formulieren Publieksafdeling beschikt over een kennisbank Uitbreiding aanbieding digitale producten (+ 10) Uitbreiding aanbieding digitale producten (+ 10) Leveren van eenvoudige statusinformatie Omgevingsvergunning digitaal kunnen ontvangen Mijn.nl (Persoonlijke Inter- 7

8 I-Thema Doelen Resultaten net Pagina PIP) Informatisering en bedrijfsvoering Digitale documenten Digitale factuur afhandeling Digitaal subsidietraject Inkomende post digitaal beschikbaar Eenmalige gegevensopslag Digitale Nota Intern gebruik van basisregistratie adressen en gebouwen Invoering nieuwe documentaire informatievoorziening Bestemmingsplannen digitaal Extern gebruik van basisregistratie adressen en gebouwen Aansluiting met overige landelijk basisregistraties Recordmanagement ingevoerd Digitaal besluitvormingstraject Administraties gekoppeld aan basisgegevens Aansluiting met overige landelijke basisregistraties (vervolg) Het digitale loket moet aansluiten op interne processen Efficiënte en transparante interne organisatie Start invoering mid-office GIS-informatie intern beschikbaar GIS-informatie ook extern beschikbaar Integraal midoffice gereed Werkprocesbeheer georganiseerd Werkprocessen beschreven 3.2 Consequenties uitvoering realisatieplan Om de uitvoering van Intergemeentelijke I-Visie optimaal te kunnen sturen, is er een projectplan opgesteld. Uitvoering van het plan wordt opgedragen aan een projectorganisatie, waarbij het PIM de opdracht krijgt de benoemde doelen te realiseren. Werkgroepen en haar projectleiders zijn verantwoordelijk voor de te behalen projectresultaten. De uitvoering van de diverse projecten in het kader van de elektronische overheid zal ook van andere aspecten als organisatie en processen extra aandacht vragen. In de volgende paragrafen wordt hierop kort ingegaan Organisatie De integratie van delen van de organisatie tot één onderdeel dat werkt voor de drie gemeenten is nog niet aan de orde. Vooralsnog zal de samenwerking zich beperken tot het gezamenlijk uitvoeren van projecten en indien mogelijk het laten uitvoeren door of Gulpen-Wittem of of Vaals. Het platform Informatie Management (PIM) speelt hierbij een belangrijke rol in de afstemming van de gezamenlijke projecten met die van de gemeentespecifiek projecten. 8

9 Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het op peil brengen en houden van de gewenste kennis en kunde in de organisatie. Elke organisatiewijziging kan invloed hebben op de samenwerking en de consequenties daarvan zullen in het PIM moeten worden bepaald. De samenwerking op ICT-gebied zal volgens volgend model worden opgepakt: In eerste instantie is de kans het grootst op samenwerking op het gebied van de infrastructuur en wel voor alle functies van strategisch tot operationeel. Outsourcing is ook nog een optie die ofwel gezamenlijk dan wel individueel wordt opgepakt. Het PIM zal deze keuze uitwerken en faciliteren. In een later stadium kan doorgroei naar hogere lagen in dit diagram plaatsvinden. In sommige gevallen is hier al sprake van, want de gemeenten werken op onderdelen met dezelfde informatiesystemen en kopen deze ook gezamenlijk in. Het gezamenlijk uitvoeren van het functioneel beheer is dan een logische tweede stap. functie strategisch tactisch operationeel proces bedrijfsplan Inrichten Werkzaam heden Uitvoeren Werkzaam heden informatie Inkoop Informatie Functioneel Informatie beleid beheer systemen infrastructuur Infrastructuur Inkoop beleid infrastructuur ICT-beheer Het is ook mogelijk om gezamenlijk andere onderdelen uit dit diagram op te pakken zonder dat daarvoor onderliggende zaken gerealiseerd zijn Personeel De verdere ontwikkeling naar een elektronische overheid vraagt om personeel dat staat achter de gewenste verandering en beschikt over de gewenste kwaliteit, kennis en kunde die past bij de gewenste eindsituatie. Niet alleen verandering binnen het eigen werkproces zal van invloed zijn, maar ook zal er verandering plaatsvinden in de samenwerking intern en extern. Het huidige personeel van de drie gemeenten ziet deze verandering als een noodzakelijke aanpassing om als gemeente mee te gaan in de nieuwe dienstverlening die door de maatschappij wordt verwacht en zal dan ook goed hierop moeten worden voorbereid. Daarom is het nodig dat er: a) aandacht zal zijn voor training en begeleiding voor het doorvoeren van de veranderingen op korte termijn b) een intensieve samenwerking met Gulpen-Wittem en Vaals gaat plaatsvinden, zodat er meer kan worden gehaald uit het beschikbare gezamenlijke potentieel c) HRM-beleid komt dat er voor gaat zorgen dat er op langere termijn een ander type personeel, met name aan de dienstverleningskant, geworven kan gaan worden. In het nieuwe personeelsbeleid van de gemeente wordt al aandacht geschonken aan de vormgeving van een lerende organisatie. Speerpunten zijn o.a. integriteit, persoonlijke ontwikkeling en flexibele beloning. De notitie zal eind 2008, begin 2009 door jet college en raad worden vastgesteld. 9

10 3.2.3 Integraal denken en werken De ontwikkeling van de gemeente naar een professionele en dienstverlenende organisatie vraagt om een verandering van activiteitgericht denken en werken, via procesgericht naar een meer systeemgeoriënteerde werkwijze, waarbij aandacht zal moeten worden besteed aan alle aspecten van de bedrijfsvoering In de praktijk betekent dit dat de integrale aanpak de komende jaren centraal zal komen te staan en dat het management hierop meer zal moeten sturen. Vooral de invoering van concepten als het midoffice vraagt een bredere ondersteuning en acceptatie dan in het verleden het geval is geweest. Het meer bewust de inzet van ICT ter verbetering van de bedrijfsvoering beleven zal voor een belangrijk deel van de organisatie een lastig karwei blijken te zijn. Het succes van de ontwikkeling naar een moderne en slagvaardige gemeente zal hiervan afhankelijk zijn. ICT en de uitvoering van de Intergemeentelijke I-Visie regelmatig op de agenda terug te laten komen bij verschillende werkoverleggen zal hieraan een belangrijke bijdrage leveren Processen De komende tijd moeten we als gevolg van nieuw en/of gewijzigd rijks- en gemeentelijk beleid de nodige wijzigingen doorvoeren in de manier van werken in onze organisatie. Alle bedrijfsvoeringaspecten moeten daarbij in voldoende mate aan bod komen en in hun onderlinge samenhang worden beschouwd. De bedrijf- en werkprocessen vervullen hierin een cruciale rol. Reden waarom al gestart is met het beschrijven van de werkprocessen en hiervoor extra capaciteit heeft vrijgemaakt. In een later stadium zal de samenwerking rondom het beschrijven, herinrichten en verbeteren van processen intensiever opgepakt en afgestemd moeten worden. Op het gebied van het gebruik van basisgegevens worden op dit moment voorbereidingen getroffen voor het opstellen en implementeren van gebruik- en terugmeldprocedures. De procedure voor het gebruik en de terugmelding van persoonsgegevens wordt in grote lijnen de procedure van BZK/BPR overgenomen (zie bijlagen 2 en 3). Deze procedure is nog niet vastgesteld Informatisering Het gebruik van ICT-hulpmiddelen was tot nu toe hoofdzakelijk gericht op interne processen en producten. Aangezien nu steeds meer behoefte ontstaat om ondersteuning te kunnen geven aan een meer klant- en vraaggeoriënteerde werkwijze, zal de informatisering en automatisering hierin moeten meegroeien. Er is een grote voortvarendheid waarmee in de drie gemeenten nieuwe ontwikkelingen worden opgepakt. De technische voorzieningen zijn op orde en de noodzakelijke vervangingen c.q. uitbreidingen zijn al ingepland. Nu zal er aandacht worden besteed aan het op orde brengen en afstemmen van de informatiehuishouding en de organisatie. De drie gemeenten zullen er voor moeten waken dat de implementatie van een dergelijke oplossing niet alleen een ICT-achtige is, maar juist veel aandacht zal vragen aan de implementatieaspecten op het gebied van kennis, kunde, gebruik en inrichting. 10

11 In de I-visie is een model voor de informatiefunctie opgenomen. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke taken de gemeente binnen dit model uitvoert en welke nog niet. Model van de Organisatie informatievoorziening I-taken Stafafdeling Middelen Overige afdelingen Informatiemanagement Coördinatie I&A Informatiebeveiliging Gegevensmanagement Gegevensbeheer Functioneel beheer generieke systemen Verspreid over de afdelingen Procesmanagement 1) Webcoördinatie 2) Geo-informatie Geo-informatie 3) A-taken ICT-beheer DBA Servicedesk Internet/intranet Technisch-/systeembeheer ICT-beheer ICT-coördinatie Telecom Helpdesk 1) Op het aspect Procesmanagement is binnen de huidige organisatie nog geen invulling gegeven binnen de stafafdeling Middelen of een andere afdeling. De stafafdeling Middelen richt zich binnen het aandachtsgebied documenten alleen op postverwerking. De ontwikkeling van de documentaire informatievoorziening zal de komende jaren van cruciaal belang worden voor de invulling van de ambities van de gemeente. Hiervoor is specifieke kennis nodig op het gebied van Documentairmanagement, workflow etc. Om dit te realiseren is een specifiek verbetertraject DIV opgestart om hier invulling aan te geven. 2) Binnen de stafafdeling Middelen is tav de webcoördinatie de volgende verdeling van werkzaamheden gemaakt: de eindredactie van de website is ondergebracht bij de medewerker communicatie & voorlichting. Het technisch beheer is een verantwoordelijkheid van de medewerker I&A, terwijl de adviseur I&A het beleid formuleert tav de e-dienstverlening en informatievoorziening via de website 3) Het is belangrijk dat Geo-informatie op termijn ook ondersteuning gaat bieden aan andere afdelingen dan alleen de beleidvelden RO en beheer infrastructuur. Hierbij moet men denken aan o.a. demografische gegevens verwerken in kaartmateriaal, beschikbaar stellen van kaartmateriaal voor burgers etc. Dan is het logisch dat Geo-informatie op termijn meer centraal wordt georganiseerd binnen de stafafdeling Middelen. Momenteel wordt gewerkt aan een voorstel om deze taak onder te brengen binnen de stafafdeling Middelen, taakveld I&A Gegevensbeheer In de Informatievisie is nadrukkelijk aandacht gevraagd voor het gegevensbeheer. Het werken met basisregistraties zal op dit taakveld een extra druk leggen. Aangezien ook het applicatiebeheer nog niet geheel vlekkeloos loopt en het overleg met deze specialisten nog moet worden opgestart, zal in de projecten extra aandacht aan het gegevensbeheer worden besteed. Samenwerking op dit gebied kan voor de drie gemeenten al op korte termijn een uitkomst bieden, zeker als wordt besloten de basisregistraties gezamenlijk in te richten. 11

12 3.2.7 Vermindering administratieve lasten In 2006 startte het Initiatief Klein Gemeenten (IKG) het project Deregulering en Klantdenken. Samen met 10 andere gemeenten neemt hieraan deel. Dit project heeft als doel een algemene lastenvermindering voor burgers, bedrijven en de gemeente zelf. Er wordt gestreefd naar vermindering van de hoeveelheid regelgeving en verbetering van de kwaliteit van de regelgeving. Inherent hieraan is de verbetering van de klantgerichtheid. Vanwege het feit dat het een uniek project betreft is het gesubsidieerd door het Ministerie van Financiën, VROM en de Provincie Limburg. Met betrekking tot 28 gemeentelijke producten heeft het project geresulteerd in concrete voorstellen tot lastenverlichting voor burgers, bedrijven en de gemeente zelf. Hierbij moet worden gedacht aan: duidelijkere aanvraagformulieren; een duidelijkere beschrijving van de producten en procedures op de internetsite; verkorting van procedures; verlening van vergunningen voor onbepaalde tijd; digitale aanvraag van vergunningen. De meeste vergunningen/ontheffingen zijn vervangen door algemene regels, welke deels zin terug te vinden in de Algemene Plaatselijke Verordening. In de 2 e fase van het project zal onder meer de producten en diensten van de sociale dienst onder de loep worden genomen. De uitvoering van deze fase wordt gedaan door Kompas, die ook de taken van de sociale dienst voor de gemeente uitvoert. 12

13 4 Projectplanning Om te komen tot realisatie van dit plan zijn acties gedefinieerd op de verschillende onderdelen uit dit plan. Doelstelling van dit plan is dat de toekomstige I&A ontwikkelingen beter stuurbaar worden. Zonder een adequaat sturingsinstrument is dit niet mogelijk, daarom zijn alle projecten op een eenduidige wijze beschreven, waardoor deze projectbeschrijvingen dan ook de functie van een projectopdracht hebben gekregen. Ze geven in één oogopslag voldoende inzicht in de uitgangspunten en doelstellingen van het project, de verantwoordelijkheid over het project, de projectorganisatie, hoofdactiviteiten en de planning, capaciteit en kosten (voor zover mogelijk). Hierdoor is deze planning een spoorboekje geworden voor bestuur en management. Door dit projectenplan regelmatig bij te stellen, beschikt de gemeente te allen tijde over een actueel overzicht- en sturingsinstrument. De projecten van dit realisatieplan stelt de gemeente in staat om langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de gewenste digitale dienstverlening. Daarbij is een goed doordachte informatiearchitectuur van belang, waarbij het Midoffice een steeds belangrijkere rol gaat spelen en ook de aansluiting op de Backoffice systemen gewaarborgd moet zijn. 4.1 Prioritering en keuzes In onderstaand schema staat aangegeven welke projecten in dit realisatieplangedeelte zijn opgenomen en ook onderdeel uitmaken van het EGEM-I traject. Projecten karakter Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen uitvoering Afname Basisregistratie Adressen en Gebouwen uitvoering Uitgifte en Afname Burger Service Nummer gereed DMS uitvoering Modernisering GBA en realisatie en afname basisregister Personen uitvoering DiGiD gereed e-nik wacht Bedrijven en instellingennummer (BIN) wacht Nieuw Handelsregister (NHR) ingepland Afname Basisregistraties Kadaster (BRK) en Topografie (BRT) ingepland Bedrijvenloket uitvoering E-formulieren (65% e-dienstverlening) uitvoering Omgevingsvergunning (WABO) uitvoering Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) gereed Digitaliseren bestemmingsplannen (DURP) uitvoering Website voldoen aan landelijke normen uitvoering Decentrale regelgeving op Internet uitvoering Deregulering uitvoering 13

14 4.2 Planning en bijstelling In de planperiode zal het plan elk halfjaar worden bijgesteld, omdat de ontwikkelingen niet stil staan. Er is bewust een tijdshorizon van 3 jaar gekozen, omdat dat nog een overzichtelijke periode is, en het streven van de overheid is om in 2012 het hele stelsel van basisregistraties ingevoerd te hebben. Om op de ontwikkelingen die nog komen te kunnen anticiperen wordt voorgesteld om elk halfjaar dit realisatieplan te toetsen en op jaarbasis telkens een gedetailleerd plan op te stellen. 4.3 Projectorganisatie De coördinatie van de uitvoering van het plan wordt door het Platform Informatievoorziening (PIM) uitgevoerd. Deze bestaat uit de 3 coördinatoren I&A van de gemeenten Gulpen-Wittem, en Vaals, onder voorzitterschap van een door en uit de 3 managementteams aan te wijzen vertegenwoordiger. De projectleiders van de diverse projecten rapporteren over de voortgang niet alleen aan het MT/DT van hun eigen organisatie, maar ook aan het PIM. Het PIM ziet toe op mogelijke samenwerking in de verschillende projecten en onderhoudt de planning. Daarnaast stuurt het PIM samenwerkingsprojecten aan en rapport over deze aan een gezamenlijk MT/ DT-overleg samenwerking. In onderstaand schema is een en ander vorm gegeven: Besluitvorming over samenwerking MT Gulpen-Wittem MT MT Vaals Platform Informatie Management Projecten Gulpen-Wittem Projecten Projecten Vaals Projecten Samenwerking Eerder is al gewezen op het feit dat de uitvoering van dit realisatieplan ook invloed zal gaan hebben op de benodigde kennis, kunde en kwaliteit van het personeel van de gemeente en met name die medewerkers die veel frontoffice activiteiten uitvoeren. Door een HRM-beleidsmedewerker structureeel dan wel incidenteel te betrekken bij het PIM-overleg kan er adequaat worden ingespeeld op die veranderede behoefte. In overleg kan er dan gekozen woorden voor een tijdelijke cq. Eenvoudige oplossingen, door opleiding dan wel samenwerking, of een structurele oplossing door het aantrekken van nieuwe personeel conform een aangepaste functieprofiel. 14

15 4.4 Samenhang projecten In onderstaand schema is de samenhang van de EGEM-I projecten nog eens weergegeven. Een centrale rol in dit geheel is weggelegd voor het digitaal loket. Frontoffice Midoffice Backoffice RIS/BIS Digitaal Omgevings loket Digitaal Bedrijven burger loket Doorgeven Verhuizing Doorgeven Vertrek Buitenland Aanvragen Uittreksel GBA Aanvragen Uittreksel Burgerlijke Stand Melding Leefomgeving Indienen Bezwaarschrift bedrijf Aanvragen (of opzeggen) Automatische Incasso Aanvragen Kopie WOZ Taxatieverslag Aanvragen Kopie WOZ en OZB Beschikking/aanslag ambtenaar Digitaal loket Zaken WFM DMS Geg.Mag. E-formulieren Statusinfo Aansluiten Basisreg. geografisch kadaster Kadaster Onderwijs informatie systeem Aansluiten Parkeren Park.verg. Basisreg. Topografie digitale topografie Bestemings- Gebouwen Bouwen plannen realisatie Adressen WOZ-aansl. BAG Belastingen Deregulering Bedrijven Aansluiten NHR Nieuw handels register Openb.werken Melding OR Polisadm. Soc. Dienst GBA als Inkomen Basis Uittreksel registratie Burgerzaken GBA Decentrale Regelgeving op internet Midoffice oplossing Uit bovenstaand schema is goed op te maken dat de gemeente de komende jaren op de drie aspecten van de architectuur (frontoffice, midoffice en backoffce) projecten gaat uitvoeren. Vandaar is het belangrijk dat de uitvoering in harmonie gaat plaatsvinden zodat de onlosmakelijke samenhang tussen de resultaten van de projecten niet verbroken kan worden, waardoor de beoogde resultaten dan niet worden behaald. Niet in beeld zijn gebracht de projecten die de gemeente ook moet doen ter vervanging van hard- en software. 4.5 Procedure projectbeschrijvingen De projecten in de projectenbundel zijn op de volgende punten beschreven: Projectnaam Korte omschrijving achtergrond en doelstelling project Resultaten Relatie met andere in dit programma benoemde projecten Betrokken organisatieonderdelen Hoofdactiviteiten Globale Planning Personele en financiële middelen Bij de start van een project zal in samenwerking met het PIM door de projecteigenaar het projectstartdocument verder worden ingevuld. 15

16 5 Financieel overzicht Binnen de verschillende projecten is een indicatie van de te verwachten investeringen en het capaciteitsbeslag op de organisatie gegeven. Aangezien er om de digitale dienstverlening nog veel onduidelijk is en ontwikkelingen snel gaan is het onvermijdelijk dat voortschrijdend inzicht kan leiden tot bijstellingen van de begrote bedragen en/of nieuwe projecten waar middelen voor nodig zijn. In de ramingen zijn geen kosten van beheer opgenomen. Ook is in de ramingen nog geen rekening gehouden met de financiële baten omdat het aantal variabelen bij het bepalen van die baten op dit moment zodanig groot is dat dit zal leiden tot onbetrouwbare informatie. In onderstaand schema zijn de middelen voor opgenomen geclusterd naar o.a. de EGEM projecten. In bijlage 4 is een uitgebreid financieel overzicht opgenomen. Opgemerkt dient te worden dat in dit overzicht niet alleen de investeringen zijn opgenomen maar ook de kosten die rechtstreeks worden opgenomen in de exploitatie. Project 2007/ /12 a) Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen b) Afname Basisregistratie Adressen en Gebouwen DMS Scannen facturen e-nik Bedrijven en instellingennummer (BIN) a) Nieuw Handelsregister (NHR) b) modernisering GBA en realisatie en afname basisregister Personen c) Afname Basisregistraties Kadaster (BRK) en Topografie (BRT) Bedrijvenloket a) E-formulieren (65% e-dienstverlening) b) Website voldoen aan landelijke normen c) Decentrale regelgeving op internet d) Midoffice Telefonische dienstverlening Dienstverlening aan het loket Omgevingsvergunning (WABO) DURP pm pm WMO Hardware vervanging Software vervanging In bijlage 4 is bovenstaand financieel overzicht in detail uitgewerkt. 16

17 Bijlage 1 Projectdocumenten Wordt separaat aangeboden 17

18 Bijlage 2 Procedure verplicht gebruik en verplichte terugmelding van persoonsgegevens binnen de gemeente Gekoppeld aan het verplichte gebruik van persoonsgegevens uit de basisregistratie Personen binnen de overheid is het verplicht terugmelden bij gerede twijfel aan de juistheid van de gegevens. Bij gerede twijfel aan de juistheid van een persoonsgegeven in de GBA dient een formulier te worden ingevuld op het intranet. Dit formulier moet worden toegezonden aan de afdeling Klantcontacten. Alle medewerkers van de gemeente zijn bij gerede twijfel wettelijk verplicht (wet gaat volledig in op ) een terugmelding te doen. Daarnaast is het voor de verhoging van de kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie Personen belangrijk, dat iedereen (mogelijke) onjuistheden doorgeeft aan de bronhouder, de afdeling Klantcontacten. De gemeente wil vooruitlopend op de wet starten met de verplichte interne terugmelding bij gerede twijfel aan de juistheid van een persoonsgegeven in de GBA. Wanneer terugmelden? Als er sprake is van gerede twijfel aan de juistheid van een authentiek persoonsgegeven en er twijfel is over de vraag of een burger zelf de correctie wil / gaat doorvoeren, moet de interne afnemer een terugmelding doen aan de afdeling Klantcontacten. Gemeente maakt voor de interne terugmelding gebruik van een zelf ontwikkeld formulier. Bij een terugmelding dienen de volgende gegevens te worden ingevuld op het terugmeldformulier: datum van terugmelding (automatisch); uniek identificerend nummer van de terugmelding (automatisch); naam van de melder toelichting op reden van terugmelding. Gegevens van persoon, waarvan de gegevens mogelijk niet kloppen: BSN; naam (geslachtsnaam, voornamen, aanschrijfnaam); geboortegegevens (datum, plaats, land); geslacht; nationaliteit; verblijfsrecht; eventuele oudergegevens; eventuele kindgegevens (geslachtsnamen, voornamen, geboortedata). Indien bekend: een aanwijzing wat het correcte gegeven zou moeten zijn; naam van de applicatie waarin de (mogelijke) fout of onjuistheid is geconstateerd. Bij het beschikbaar zijn van een (digitaal) document kan dit worden meegezonden als bijlage. De afdeling Klantcontacten maakt bij een terugmelding (intern of extern) een dossier aan, dat er in grote lijnen als volgt uit ziet: Status dossier aangemeld in de TMV doorgemeld aan gemeente in onderzoek bij gemeente uitgevoerd dossier gesloten Resultaat onderzoek geen onderzoek uitgevoerd onderzoek in uitvoering onderzoek afgerond onderzoek gestaakt 18

19 De afdeling Klantcontacten bevestigt de ontvangst aan de melder (externen via de TMV) via een ontvangstbevestiging met het unieke identificerende nummer, datum en inhoud van de melding. De afdeling Klantcontacten zet de melding in onderzoek. Als het onderzoek wordt afgebroken of is afgerond wordt de melder daarvan op de hoogte gesteld, onder vermelding van de uitkomst van het onderzoek of de reden waarom het onderzoek is gestaakt. 19

20 Bijlage 3 Procedure verplicht gebruik en verplichte terugmelding van BAG-gegevens binnen de gemeente Bij gerede twijfel aan de juistheid van een adres- of gebouwgegeven in de BAG dient een formulier te worden ingevuld op het intranet. Dit formulier moet worden toegezonden aan de sectie vastgoedinformatie. Alle medewerkers van de gemeente zijn bij gerede twijfel wettelijk verplicht (wet gaat volledig in op ) een terugmelding te doen. Daarnaast is het voor de verhoging van de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties Adressen en Gebouwen belangrijk, dat iedereen (mogelijke) onjuistheden doorgeeft aan de bronhouder, de sectie vastgoedinformatie. De gemeente wil vooruitlopend op de wet al starten met de verplichte interne terugmelding bij gerede twijfel aan de juistheid van een adres- of gebouwgegeven in de BAG. Wanneer terugmelden? Als er sprake is van gerede twijfel aan de juistheid van een authentiek adresof gebouwgegeven, moet de interne afnemer een terugmelding doen aan de afdeling Klantcontacten. De gemeente maakt voor de interne terugmelding gebruik van een zelf ontwikkeld formulier. Bij een terugmelding dienen de volgende gegevens te worden ingevuld op het terugmeldformulier: datum van terugmelding (automatisch); uniek identificerend nummer van de terugmelding (automatisch); naam van de melder toelichting op reden van terugmelding. In geval van onjuiste adresgegevens: Identificatiecode Woonplaats, Openbare ruimte en/of Nummeraanduiding; Woonplaatsnaam; Naam Openbare ruimte; Nummeraanduiding (Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging); Type adresseerbaar object (Verblijfsobject, Stand- of Ligplaats); Postcode; eventueel identificatiecode gerelateerde adresseerbaar object; eventueel situatieschets. In geval van onjuiste gebouwgegevens: Identificatiecode Pand, Verblijfsobject, Stand- of Ligplaats; Type object; Aanduiding hoofdadres (indien van toepassing); Objectgeometrie; Objectstatus; Oorspronkelijk bouwjaar (Pand); Gebruiksdoel (Verblijfsobject); Oppervlakte (Verblijfsobject); eventueel situatieschets. Indien bekend: een aanwijzing wat het correcte gegeven zou moeten zijn; naam van de applicatie waarin de (mogelijke) fout of onjuistheid is geconstateerd. 20

21 Bij het beschikbaar zijn van een (digitaal) document kan dit worden meegezonden als bijlage. De sectie vastgoedinformatie maakt bij een terugmelding (intern of extern) een dossier aan, dat er in grote lijnen als volgt uit ziet: Status dossier aangemeld in de TMV doorgemeld aan gemeente in onderzoek bij gemeente uitgevoerd dossier gesloten Resultaat onderzoek geen onderzoek uitgevoerd onderzoek in uitvoering onderzoek afgerond onderzoek gestaakt De sectie vastgoedinformatie bevestigt de ontvangst aan de melder (externen via de TMV) via een ontvangstbevestiging met het unieke identificerende nummer, datum en inhoud van de melding. De sectie vastgoedinformatie zet de melding in onderzoek. Als het onderzoek wordt afgebroken of is afgerond wordt de melder daarvan op de hoogte gesteld, onder vermelding van de uitkomst van het onderzoek of de reden waarom het onderzoek is gestaakt. 21

22 Bijlage 4 Financieel overzicht Opgemerkt dient te worden dat in dit overzicht niet alleen de investeringen zijn opgenomen maar ook de kosten die rechtstreeks worden opgenomen in de exploitatie. Investeringen Informatiejaarplannen (t.b.v. begroting 2009). * (inclusief doorgeschoven projecten 2007). Nr. Projectnaam I/E(*) 2007/ Opmerkingen 1 Verhogen centrale server capaciteit E 3.600, , , , ,00 2 EGEM-i ondersteuning E 5.000, , ,00 3 Vervanging PIV4all en DDS4all E , , , , ,00 4 Vervanging telefooncentrale E 15,171, , , , ,00 5 Verbetering Documentaire informatievoorziening E 4.000, ,00 I , ,00 6 Invoering Intranet I 6.954,00 7 Implementatie scannen I ,00 8 Verdere uitbreiding website I ,00 9 Koppeling DDS4all met DOCMAN I 9.775,00 10 Implementatie Suite4Basisgegevens inclusief BAG I ,00 11 Implementatie midoffice Koppeling back en frontoffice I ,00 12 Implementatie beheerpakketten wegen, groen en riolering I ,00 13 Vervanging tijdklok I ,00 14 Vervanging rapportgenerator Cognos I ,00 15 Vervanging databaseserver I ,00 Nog niet vastgesteld in begroting/kadernota 16 Vervanging GISVG I ,00 Nog niet vastgesteld in begroting/kadernota 17 Implementatie informatiemodule en koppeling backoffice WABO I ,00 18 Vervanging pc's I ,00 Nog niet vastgesteld in begroting/kadernota 19 Netwerkbekabeling I ,00 Nog niet vastgesteld in begroting/kadernota Totaal: , , , , ,00 Aandachtspunten Implementatie overige basisregistraties o.a. Personen, Topografie, enz. Implementatie WMO informatiesysteem Implementatie digitale bestemmingsplannen conform DURP (*) Investeringen of Exploitatie 22

23 23