Communicatieplan Herindeling Maasdonk- s-hertogenbosch-oss

Transcriptie

1 Communicatieplan Herindeling Maasdonk- s-hertogenbosch-oss Januari 2014 Inleiding Communicatie begeleiding bestuurlijk proces herindeling Communicatiestrategie Kernboodschap Bundelen communicatieboodschappen: ansichtkaart Planning Uitgangspunten van de communicatie Organisatie en samenwerking Evaluatie en monitoren Ontwerp- en productiekosten communicatiemiddelen Kostenoverzicht Bijdrage aan interne communicatie medewerkers Communicatiedoelgroepen Communicatiedoelen Strategie: persoonlijk contact Hoofdboodschap Communicatiemiddelen Actieplan dienstverlening en projecten Communicatiedoelgroepen Communicatiedoelen Strategie Hoofdboodschap Communicatiemiddelen Planning Gemeenteraadverkiezingen Communicatiedoelgroepen Strategie Hoofdboodschap Communicatiemiddelen Actieplan kennismaking Oss-Geffen en s-hertogenbosch- Nuland/Vinkel Communicatiedoelgroepen Communicatiedoelen Strategie Hoofdboodschap Communicatiemiddelen Planning

2 Inleiding Dit communicatieplan Herindeling Maasdonk- s-hertogenbosch-oss kent vijf onderdelen: 1. Communicatie begeleiding bestuurlijk proces herindeling 2. Bijdrage aan interne communicatie medewerkers Maasdonk 3. Actieplan dienstverlening en projecten 4. Gemeenteraadsverkiezingen Actieplan kennismaking Oss-Geffen en s-hertogenbosch-nuland/vinkel Dynamisch plan Het is een dynamisch plan. Periodiek actualiseren we dit plan, wanneer de omstandigheden of actualiteiten dat wenselijk maken. Dit doen we in werkgroepverband en in overleg met de projectleiding. Het plan dat nu voorligt, hebben we opgesteld zonder dat we al een inzicht hebben in het harmonisatieplan. Werkgroep Communicatie De werkgroep Communicatie Herindeling bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeenten Maasdonk, s-hertogenbosch en Oss: Marieke de Jong, Veronique Sleutjes, Herman Loerakker, Aysegül Demirci en Gwenny Cremers. 2

3 1 Communicatie begeleiding bestuurlijk proces herindeling 1.1 Communicatiestrategie Herindeling Maasdonk is een groot traject dat een paar jaar duurt. Iedere fase in het traject heeft een eigen dynamiek. Daarom hebben we voor iedere fase een eigen actieplan. In ieder actieplan beschrijven we de communicatiedoelgroepen, strategie, hoofdboodschap, communicatiemiddelen en planning. Tone of voice is makkelijk te begrijpen boodschappen, formeel maar persoonlijk en toegankelijk. Wij - de gemeenten Oss en s-hertogenbosch - heten de nieuwe inwoners en medewerkers van harte welkom. 1.2 Kernboodschap De samenvoeging van Geffen met Oss en Nuland en Vinkel met s-hertogenbosch vindt plaats op basis van vrijwilligheid en gelijkwaardigheid. Bundeling van kwaliteiten en potenties van deze gemeenten betekent een meerwaarde voor de inwoners, bedrijven en instellingen. Overeenkomsten worden waar mogelijk en gewenst behouden en versterkt. Verschillen worden indien mogelijk als een positieve kans benut. Deze kernboodschap geldt als toetssteen voor communicatieboodschappen gedurende het volledige proces van toevoeging, voor alle interne en externe communicatie. Het is de paraplu waarvan we voor iedere fase communicatieboodschappen afleiden. 1.3 Bundelen communicatieboodschappen: ansichtkaart Het communicatieproces kent vier onderdelen (volgen na dit hoofdstuk). Deze onderdelen staan op zichzelf en hebben hun eigen boodschap. Deze boodschappen zijn wel afgeleid van de kernboodschap. We kunnen de vier onderdelen verbinden door een herkenbaar communicatiemiddel in te zetten. Dit doen we in de vorm van een ansichtkaart. Inwoners van de gemeente Maasdonk krijgen gedurende het jaar 4 tot 6 keer op hun huisadres een bijzondere ansichtkaart. Dat komt persoonlijk over. De boodschap is steeds anders, maar de vorm en de lay-out is hetzelfde. We kunnen de boodschap aan de inwoner steeds aanpassen. Bijvoorbeeld: Welkom bij gemeente Oss/s - Hertogenbosch. Wilt u meer weten over onze dienstverlening? En dan doorverwijzen naar website of telefoonnummer. We kunnen ook de verkiezingen aankondigen en aangeven welke evenementen er zijn in de drie gemeenten. Op deze manier verbinden we de diverse communicatieonderdelen van de herindeling met elkaar. De ansichtkaart kunnen we ook heel makkelijk doorplaatsen als advertentie in andere media. 3

4 1.4 Planning Wanneer Wat 2014 Parlementaire behandeling wetsvoorstel in de Tweede en Eerste kamer Vanaf januari 2014 Communiceren over uitstel verkiezingen in s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss 19 maart 2014 Landelijke gemeenteraadsverkiezingen Mei 2014 december 2014 Communiceren over dienstverlening en projecten 19 november 2014 Gemeenteraadsverkiezingen in s-hertogenbosch en Oss Vanaf januari 2014 Communiceren over kennismaking Oss - Geffen en s-hertogenbosch Nuland/Vinkel 1 Januari 2015 Ingangsdatum herindeling Januari 2015 Installatie nieuwe gemeenteraad in Oss en s-hertogenbosch 1.5 Uitgangspunten van de communicatie Gelijktijdig In het bepalen van het moment van communiceren maken we geen onderscheid tussen de gemeenten. Planning van communicatieactiviteiten en -boodschappen stemmen we af tussen de drie gemeenten. Dit is vooral van toepassing op de externe communicatiemomenten. Voor de interne communicatie geldt dat de situaties in de drie gemeenten waarschijnlijk in de gemeente Maasdonk op een andere manier verloopt dan in de gemeente Oss en s-hertogenbosch. Gelijkluidend We spreken als gemeenten met één mond als het gaat om herindeling. Communicatie met inwoners en medewerkers is vanuit de gemeenten gelijkluidend, zonder voorbij te gaan aan de verschillende gevoeligheden die er spelen. Ook hier geldt weer de afstemming tussen de gemeenten. Gelijkwaardigheid In de formulering van de communicatieboodschappen en de wijze waarop we die communiceren, is duidelijk dat de drie gemeenten gelijkwaardig met elkaar opereren in het herindelingsproces en dit doen naar aanleiding van bestuurlijke, zorgvuldige besluitvorming. Herkenbaar Communicatie over en in het herindelingsproces is herkenbaar. Het gebruik van de logo's van de drie gemeenten op en in papieren en digitale communicatiemiddelen draagt daar gedurende het herindelingsproces aan bij. Een passend motto, zoals elkaar leren kennen draagt bij aan de eenduidigheid en herkenbaarheid. 4

5 Via bestaande instrumenten De communicatie-instrumenten waarover de drie gemeenten beschikken zijn goed geschikt om de communicatie effectief te laten verlopen. Zoveel als mogelijk wordt gebruik gemaakt van digitale media. Daar waar nodig zetten we nieuwe middelen in zoals social media (facebook, Twitter) en eventuele digitale klankborden. Nadrukkelijk maken we in de persoonlijke communicatie gebruik van bijeenkomsten van lokale gremia (zoals wijk- en dorpsraden) of andere lokale bijeenkomsten (bijvoorbeeld kernbezoeken). Ook monitoren we de digitale media via webcare. Open en eerlijk De manier waarop we communiceren, onze houding, is er een met een luisterend oor en uitnodigend voor inbreng. In onze informatie zijn we open en zo volledig mogelijk. Inachtneming van zelfstandige status gemeenten Tot 1 januari 2015 voeren de gemeenten hun eigen communicatiebeleid uit en zetten hun eigen communicatie-instrumenten in. Daar waar zaken de drie gemeenten aangaan, stemmen zij de inhoud van de communicatieboodschappen af op elkaar. Positief en constructieve toonzetting De toonzetting van de communicatie over de herindeling is positief en constructief gericht. De houding waarmee die wordt uitgevoerd heeft een ambitieuze uitstraling is en geeft blijk van de meerwaarde die de fusie in zich heeft. Respect voor de gevoelens onder medewerkers en gemeenschap Inhoud van communicatie en wijze waarop die wordt uitgevoerd geeft doelgroepen het gevoel dat ze gehoord en begrepen zijn. 1.6 Organisatie en samenwerking Het communicatieplan herindeling Maasdonk- s-hertogenbosch-oss is voor alle partners het uitgangspunt. De communicatiekalender die hierbij hoort is leidend. De kalender is in beheer van de communicatieadviseur onder (eind)verantwoordelijkheid van de projectleiding die de totaalplanning in beheer heeft. Afspraken De drie gemeenten werken voor dit plan samen en houden elkaar op de hoogte. Het is mogelijk dat op sommige momenten één van de drie gemeenten afwijkt en een eigen extra communicatiemiddel inzet. Als er verschillen zijn in de communicatie, dan geven we dat aan. 5

6 6

7 Communicatie volgt inhoud en signaleert Communicatie is volgend op de inhoud. Deze inhoud komt van de projectleiders en werkgroepen. Primair geven de projectleiders aan wanneer anders dan geplande communicatieactiviteiten een bepaald bericht of signaal moet worden afgegeven. Communicatie werkt ook van buiten naar binnen. Signalen vanuit de omgeving of via webcare spelen de communicatieadviseurs door aan de projectleiders. Perswoordvoering De colleges voeren het woord richting de pers. Wie het woord precies voert en wat de kernboodschap is, overleggen de communicatieadviseurs van de drie gemeenten onderling. De communicatieadviseurs houden elkaar op de hoogte als er persvragen binnenkomen. Communicatie in de projectstructuur De projectleiders zijn verantwoordelijk voor de communicatie in de projectstructuur en voor de communicatie vanuit de projectgroep naar alle belanghebbenden binnen de drie gemeentelijke organisaties. De interne communicatie in de projectstructuur (werkgroepen) is van groot belang. De werkgroep communicatie adviseert, ondersteunt en treedt faciliterend op. 1.7 Evaluatie en monitoren Door tussentijds te evalueren, toetsen we de voortgang van het proces en de eerste resultaten. Nieuwe ontwikkelingen, veranderingen in de houding van de doelgroepen, de gemaakte kosten: ze kunnen allemaal aanleiding zijn dit communicatieplan en het communicatieproces bij te sturen. De werkgroep Communicatie komt maandelijks bij elkaar. Dan evalueren we onze bevindingen en anticiperen we erop. Hierbij maken we onderscheid tussen wat er zich intern, in de organisatie afspeelt. We kijken wat er leeft bij de medewerkers, gemeenteraad en colleges. Daarnaast monitoren we de externe omgeving. Hiervoor zetten we de volgende instrumenten in: - s-hertogenbosch heeft een webcare tool om heel precies te monitoren, wat zich afspeelt in de digitale omgeving rondom de herindeling. We gaan hiermee werken op basis van een maandelijkse rapportage. - Iedere communicatieadviseur heeft Google Alerts voor zich ingesteld met bepaalde zoektermen. Zo krijgen we dagelijks een overzicht van wat er in de media geschreven wordt over de herindeling. 1.8 Ontwerp- en productiekosten communicatiemiddelen We beperken de ontwerp- en productiekosten van communicatiemiddelen door aan te sluiten op de bestaande werkwijze van de afdeling Communicatie van Oss en s-hertogenbosch. Daarbij maken we 7

8 gebruik van de afdeling reprografie van de gemeente Oss. 1.9 Kostenoverzicht We kunnen de kosten nog niet exact aangeven. Ruw geschat geven we het volgende overzicht. Middelen Uitleg Kosten Ansichtkaarten om Verspreiding via een weekblad communicatieboodschappen te bundelen Oplage Drukkosten 991 (set van 6 stuks) Ontwerpkosten Actieplan dienstverlening en projecten Informatiebijeenkomsten voor per bijeenkomst verenigingen 4 bijeenkomsten voor Oss en s-hertogenbosch samen Rondleidingen voor inwoners op gemeentehuis in Oss en stadskantoor in s-hertogenbosch Welkomsttas aan deelnemers rondleidingen Informatieve wegwijzer ABC Editie s-h: Vinkel en Nuland Verspreiding via een weekblad Oplage (raming) Editie Oss: Geffen Drukkosten 500 Ontwerpkosten Adverteren in lokale bladen Plaatsingskosten Streekwijzer, lokale omroepen Advertentie in (digitale) media Geraamd Posters Actieplan kennismaking Oss - Geffen en s-hertogenbosch Nuland/Vinkel Aansluiten bestaande evenementen Beloning voor extra acties aan bestaande evenementen. Raming is per gemeente. Serious Ambtenaar Als uit het onderzoek van Serious?? Ambtenaar dat er behoefte is aan een evenement dan moeten we hier nog een bedrag voor ramen. Onvoorzien

9 EINDTOTAAL Bijdrage aan interne communicatie medewerkers Een belangrijke doelgroep binnen de herindeling is het personeel van de gemeente Maasdonk. De gemeente Maasdonk wordt gesplitst en houdt op te bestaan. Dat betekent dat de baan van medewerkers na 1 januari 2015 niet meer bestaat. De medewerkers weten nog niet waar ze terecht kunnen. Eén ding is zeker, ze zijn van harte welkom bij gemeente s-hertogenbosch en Oss. Om hen te begeleiden het komende jaar zijn al een aantal communicatiemiddelen ingezet. Om het proces in goede banen te leiden is er een werkgroep P&O en Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO, werkgevers en vakbondsleden) opgericht. We wachten nu op het akkoord voor de Sociale Leidraad. 2.1 Communicatiedoelgroepen Medewerkers gemeente Maasdonk Medewerkers gemeente s-hertogenbosch en Oss Management/leidinggevenden Maasdonk Management/leidinggevenden s-hertogenbosch en Oss 2.2 Communicatiedoelen Medewerkers van de drie gemeenten weten hoe ver het herindelingsproces is. Medewerkers van de drie gemeenten weten waar ze terecht kunnen als ze vragen hebben over het herindelingsproces. Medewerkers van gemeente Maasdonk weten hoe het plaatsingsproces werkt. Medewerkers van gemeente Maasdonk weten waar ze terecht kunnen als ze vragen hebben over het plaatsingsproces. Medewerkers van gemeente s-hertogenbosch en Oss heten hun nieuwe collega s van harte welkom. Medewerkers van gemeente Maasdonk hebben kennisgemaakt met gemeente s- Hertogenbosch en Oss. Medewerkers van gemeente Maasdonk hebben een goed gevoel over gemeente s- Hertogenbosch en Oss. Medewerkers van gemeente Maasdonk oriënteren zich op een nieuwe baan of functie. Medewerkers van gemeente Maasdonk willen werken bij gemeente s-hertogenbosch en Oss of bij een andere organisatie. 2.3 Strategie: persoonlijk contact Het is belangrijk dat de medewerkers goed worden geïnformeerd en dat zij hun vragen kunnen stellen. Persoonlijk contact is hierbij erg van belang. Daarom zetten we communicatiemiddelen in waarbij ze 9

10 direct contact hebben met collega s van gemeente s-hertogenbosch en Oss. Tone-of-voice van de communicatie is makkelijk te begrijpen boodschappen, persoonlijk en toegankelijk. We heten de nieuwe medewerkers van harte welkom. Met de werkgroep P&O is afgesproken dat zij voor de interne communicatie steeds een beroep kunnen doen op de werkgroep Communicatie voor advies en ondersteuning/inzet van middelen. 2.4 Hoofdboodschap Als medewerker van gemeente Maasdonk ben je van harte welkom bij de gemeente s- Hertogenbosch en Oss. Op 1 januari 2015 heeft iedereen een nieuwe werkplek binnen de gemeente s-hertogenbosch, Oss of bij een andere organisatie. 2.5 Communicatiemiddelen Het is belangrijk dat de medewerkers met grote regelmaat contact hebben met hun collega s van gemeente s-hertogenbosch en Oss. Daarvoor zetten we de volgende verschillende communicatiemiddelen en communicatiemomenten in. Rondleidingen in gemeentehuis van Oss en het Stadskantoor in s-hertogenbosch. Bijeenkomst laatste maandag van de maand waarin personeel wordt bijgepraat over de laatste ontwikkelingen. Formulier uitgangspositie van de medewerker, wat kan de medewerker en wil de medewerker? Vacatureboek met daarin de vacatures van s-hertogenbosch en Oss. Op intranet staan de laatste nieuwtjes. Personeelsbladen gemeente s-hertogenbosch en Oss. Losse spreekuren. Meeloopdagen: medewerkers gemeente Maasdonk kunnen een dagje meelopen met collega s van gemeente s-hertogenbosch en Oss. Medewerkers Maasdonk mogen gebruik maken van mobiliteitscentrum van de twee gemeentes. In Maasdonk staan zuilen in de hal die aangeven hoeveel collega s een nieuwe baan hebben en waar ze naar toe zijn gegaan. Nieuwsbrief mobiliteit. 10

11 3 Actieplan dienstverlening en projecten Inwoners van de gemeente Maasdonk moeten op 1 januari 2015 op de hoogte zijn van de dienstverlening van de nieuwe gemeenten Oss en s-hertogenbosch. Ook moeten ze weten hoe de lopende projecten van de dan voormalige gemeente Maasdonk zijn overgenomen of ingepast door de nieuwe gemeentes. 3.1 Communicatiedoelgroepen Intern Gemeenteraden/ raadscommissies s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Colleges-Hertogenbosch, Maasdonk en Oss Medewerkers s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Management s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Stuurgroep herindeling Maasdonk Extern Inwoners van de gemeenten Oss, Maasdonk en s-hertogenbosch. Verenigingen en instellingen in Maasdonk Ondernemers / bedrijven in Maasdonk Dorps- en wijkraden s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Pers 3.2 Communicatiedoelen Inwoners van gemeente Maasdonk weten hoe de dienstverlening in de nieuwe gemeente Oss en s-hertogenbosch werkt. 11

12 Inwoners van gemeente Oss en s-hertogenbosch weten dat er inwoners uit Maasdonk bijkomen. Inwoners van gemeente Maasdonk leren de gemeentelijke organisatie kennen. 3.3 Strategie Het is belangrijk dat burgers goed, duidelijk en tijdig worden geïnformeerd en weten waar zij hun vragen kunnen stellen. Gemeente s -Hertogenbosch en Oss hebben hun digitaal loket en website goed op orde. We willen daarom de vragen van inwoners zoveel mogelijk naar die kanalen toe stroomlijnen. Het is van belang dat de inwoners weten waar ze terecht kunnen en alle communicatiemiddelen gaan verwijzen naar de websites van gemeente s-hertogenbosch en Oss. Natuurlijk staan onze klantcontactcentra de mensen graag te woord als een vraag niet via de website te beantwoorden is. Voor verenigingen, instellingen en clubs wordt een andere strategie gevolgd. Zij worden persoonlijk of via een informatieavond geïnformeerd. 3.4 Hoofdboodschap Vanaf 1 januari 2015 woont u in een nieuwe gemeente. We vertellen u graag wat dit voor u betekent. Voor meer informatie over onze dienstverlening kunt u terecht bij de gemeente Oss via of bel telefoonnummer de gemeente s-hertogenbosch via of bel telefoonnummer Communicatiemiddelen In dit overzicht van communicatiemiddelen is in de externe middelen een onderscheid gemaakt tussen bestaande en unieke middelen. Bestaande middelen zijn die communicatiemiddelen die de gemeente Oss en s-hertogenbosch standaard gebruiken voor de publieksvoorlichting. De unieke middelen ontwikkelen we en zetten we speciaal in voor dit actieplan. Intern Strategie Doelgroep Kosten Intranet Medewerkers van de drie Medewerkers gemeente houden we op de hoogte van het proces en dienstverlening via intranet. Kaleidosscoop en Reflex Achtergrondinformatie en interviews met medewerkers die aan de slag zijn met de herindeling en dienstverlening. Medewerkers 12

13 Nieuwsbrief Raadsgriffie De Raadsgriffie stuurt regelmatig Gemeenteraden/ een digitale nieuwsbrief naar de raadscommissies gemeenteraadsleden. Hier kunnen we op aansluiten. Interne bijeenkomsten Bijeenkomsten om medewerkers op Medewerkers gemeentehuis de hoogte te houden over het gemeente Maasdonk Maasdonk herindelingsproces en wat dit betekent voor hen. Extern - bestaand Strategie Doelgroep Kosten Huis-aan-huisbladen Bossche Omroep en Oss Actueel Torenklanken, Klepel en Echo Websites s- Hertogenbosch, Maasdonk en Oss Sociale Media LCD-schermen met publieke info in de gemeentehuizen en stadskantoor De huis-aan-huisbladen van s- Hertogenbosch en Oss (Bossche Omroep en Oss Actueel) sluiten aan bij de Streekwijzer(Maasdonk) en informeren eigen inwoners over de herindeling. Alle doelgroepen Lokale bladen Torenklanken (G), Inwoners Maasdonk (raming) de Klepel (N) en Echo (V) nemen we steeds mee in de perslijsten. Op de website s zetten we Alle doelgroepen relevante artikelen die zijn verschenen in de huis-aanhuisbladen. Daarbij kunnen we linken naar onderdelen van het digitaal loket. We zetten onze eigen accounts op Alle doelgroepen Twitter en Facebook in om publicaties, bijeenkomsten etc. bekend te maken en door te linken. Door middel van de LCD-schermen kunnen we informatie verspreiden over de dienstverlening. Hierbij is het belangrijk dat de boodschap doelgericht wordt afgestemd op de burger die tijdelijk het gemeentehuis of stadskantoor bezoekt. Daarom moet de boodschap kort en helder zijn met de meest noodzakelijke informatie zoals onderwerp, datum, tijd en locatie. Bezoekers gemeentehuizen, dus inwoners 13

14 Persberichten Lokale omroep en kabelkrant Verspreiding gemeentegids s- Hertogenbosch en Oss Als er nieuws is dan sturen we een persbericht. Via media bereiken we alle doelgroepen. Tegen betaling kunnen we berichten plaatsen op de kabelkrant: en in lokale bladen. Inwoners krijgen voor 2015 de gemeentegids van hun nieuwe gemeente. In Oss in februari 2015 en in s-hertogenbosch in december Alle doelgroepen Alle doelgroepen Stelpost Alle inwoners 14

15 Extern - uniek Strategie Doelgroep Kosten Ansichtkaart Mensen krijgen een ansichtkaart Alle inwoners die verwijst naar diensten en producten. Daarmee willen we hen welkom heten en vertellen waar ze alle informatie over dienstverlening kunnen vinden. Informatiebijeenkomst Interactie tussen gemeente en Verenigingen en verenigingen burger is belangrijk bij dienstverlening. Daarom organiseren we in het voorjaar van 2014 een informatiebijeenkomst voor verenigingen uit Geffen, Nuland en Vinkel over de dienstverlening in de nieuwe gemeente Oss/ s-hertogenbosch. instellingen Rondleidingen in het Rondleidingen op het Inwoners gemeentehuis van Oss en Stadskantoor in s- Hertogenbosch gemeentehuis van Oss en stadskantoor van s-hertogenbosch voor inwoners van Maasdonk, Oss en s-hertogenbosch. Op deze manier krijgen de inwoners een indruk van de organisatie. Tegelijkertijd kunnen ze vragen stellen. Dit is ook drempelverlagend. Welkomsttas aan Bezoekers van de rondleidingen Inwoners Maasdonk bezoekers rondleidingen krijgen een leuk welkomsttas van de gemeente Oss/ s- Hertogenbosch mee. Hierin zit bijvoorbeeld een magazine, kaartje zwembad, wandelroutekaart, promotionele gadgets, etc. Informatieve wegwijzer ABC Met de wegwijzer kunnen we Maasdonkers welkom heten in s- Hertogenbosch en Oss. Alle praktische informatie rondom de dienstverlening staat hierin. Huisaan-huis te bezorgen in de kernen Inwoners Maasdonk

16 Themapagina s in gemeenteblad Streekwijzer Kleine advertentie/stopper in gemeentepagina s Posters van de huidige gemeente Maasdonk in de periode ná de verkiezingen (november 2014) en vóór de herindeling (januari 2015). Tot 1 januari 2015 is de Streekwijzer het weekblad met gemeentelijke informatie voor Maasdonkse inwoners. In de periode tot aan de herindeling zetten we dit medium in om informatie over de dienstverlening van de nieuwe gemeenten onder de aandacht te brengen. Dit doen we aan de hand van 4 themapagina s. Onderwerpen als aanvragen van reispapieren en bouwvergunningen, omgaan met afval, gemeentelijke belastingen, belangrijke telefoonnummers ( , ) enzovoort komen aan bod. Ter ondersteuning kunnen we in de gemeentepagina een advertentie/stopper plaatsen over een onderwerp dat te maken heeft met dienstverlening. Een poster laten maken en verspreiden bij gemeenschapshuizen, bibliotheken, en andere openbare plekken. We vragen hen de poster op te hangen. Hierop staat vermeld waar de inwoners informatie over dienstverlening kunnen vinden. Alle doelgroepen (raming) Alle doelgroepen Alle doelgroepen Planning Volgt na akkoord van dit plan. 16

17 4 Gemeenteraadverkiezingen 2014 Op 1 januari 2015 is de herindeling een feit. De verkiezingen voor de nieuwe gemeenteraad zijn op 19 november Dan kunnen alle inwoners van Oss, s-hertogenbosch en Maasdonk naar de stembus om voor hun nieuwe gemeente de gemeenteraad te kiezen. De landelijke verkiezingsdag voor de gemeenteraden is op 19 maart Onze inwoners moeten weten dat zij dan niet kunnen stemmen, omdat wij een aparte verkiezingsdag hebben. Zij kunnen stemmen op 19 november Daarom besteden we in de publieksvoorlichting aandacht aan het uitstel van de verkiezingen. Alle overige communicatie met betrekking tot de verkiezingen in november 2014 behoort niet tot de werkzaamheden van deze werkgroep. 4.1 Communicatiedoelgroepen Alle inwoners van Maasdonk, s -Hertogenbosch en Oss. Alle medewerkers van Maasdonk, s -Hertogenbosch en Oss. 4.2 Communicatiedoel Alle medewerkers en inwoners weten dat er door de herindeling geen gemeenteraadsverkiezingen zijn op 19 maart En dat zij kunnen stemmen op 19 november Strategie Voor deze fase zetten we van week 5 tot week 12 in 2014 de bestaande, reguliere communicatiemiddelen en een speciale ansichtkaart in. Via deze middelen herhalen we meerdere keren dat wij niet meedoen aan de landelijke verkiezingsdag in maart. En dat de gemeenteraadsverkiezing in Oss, Maasdonk en s-hertogenbosch op 19 november 2014 is. Door het uitstel van de verkiezingen kunnen we niet meeliften op landelijke campagnes van de overheid. 4.4 Hoofdboodschap In gemeente Oss/ s-hertogenbosch hebben we geen gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart Omdat we een herindeling hebben met gemeente Maasdonk, hebben wij verkiezingen op 19 november Dus nog even wachten en in november mag u uw stem uitbrengen voor de nieuwe gemeenteraad van Oss/ s-hertogenbosch! 17

18 4.5 Communicatiemiddelen Intranet Kaleidosscoop en Reflex Ansichtkaart: Nog even wachten en in november mag u uw stem uitbrengen! Bossche Omroep, Oss Actueel en Streekwijzer Torenklanken, Klepel en Echo Websites van s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Social Media LCD-schermen op gemeentehuizen Persberichten 18

19 5 Actieplan kennismaking Oss-Geffen en s-hertogenbosch- Nuland/Vinkel Om te bekijken of er behoefte is binnen de kernen om elkaar te leren kennen, is een opdracht geformuleerd vanuit Serious Ambtenaar. De drie gemeenten hebben de volgende opdracht ingediend: op welke manier gaan inwoners uit Maasdonk zich thuisvoelen bij hun nieuwe gemeente? Welke rol ligt er voor de betrokken gemeenten s-hertogenbosch en Oss? Onderzoek de behoefte van de inwoners en maak er een plan van aanpak voor. Als het plan van aanpak bekend is dan gaat de werkgroep communicatie hiermee aan de slag. 5.1 Communicatiedoelgroepen Intern Gemeenteraden/ raadscommissies s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Colleges s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Medewerkers s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Management s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Stuurgroep herindeling Maasdonk Extern Inwoners van de gemeenten s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Verenigingen, instellingen en scholen in s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Ondernemers / bedrijven Dorps- en wijkraden s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Politieke partijen s-hertogenbosch, Maasdonk en Oss Pers: lokale, regionale en landelijke pers. 5.2 Communicatiedoelen De organisatoren van bestaande evenementen nodigen elkaars inwoners uit met een extra actie. 19

20 Inwoners kennen de extra acties vanuit de evenementen en voelen zich daardoor welkom. Door de evenementen te bezoeken, leren inwoners elkaar beter kennen. Maasdonkse inwoners voelen zich thuis in de nieuwe gemeente. 5.3 Strategie We willen zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande evenementen. Organisaties van bestaande evenementen kunnen elkaars burgers uitnodigen met een extra actie. Op deze manier ontmoeten de burgers elkaar en leren ze elkaar beter kennen. We gaan een selectie maken van geschikte evenementen en komen hier later op terug. Voor de aansluiting bij bestaande evenementen is het van belang een persoonlijk gesprek aan te gaan met de organisatie hiervan. Hierin moeten we het belang aangeven en hen prikkelen om een actie te bedenken om elkaar te verwelkomen. Mogelijk geven we hen een beloning in de vorm van een vergoeding of ondersteuning op organisatorisch of communicatief gebied. 5.4 Hoofdboodschap Hebben jullie een evenement? Nodig elkaars inwoners uit met een leuke actie. Wij helpen je daarbij met een mooie beloning. 5.5 Communicatiemiddelen In dit overzicht van communicatiemiddelen is in de externe middelen een onderscheid gemaakt tussen bestaande en unieke middelen. Bestaande middelen zijn die communicatiemiddelen die de gemeente Oss en s-hertogenbosch standaard gebruiken voor de publieksvoorlichting. De unieke middelen ontwikkelen we en zetten we speciaal in voor dit actieplan. Intern Strategie Doelgroep Kosten Intranet Kaleidosscoop en Reflex Nieuwsbrief Raadsgriffie Actuele informatie over de procedures, dienstverlening en speciale activiteiten krijgen een plek op intranet. Achtergrondinformatie en interviews met medewerkers die aan de slag zijn met de herindeling, dienstverlening en speciale activiteiten. De Raadsgriffie stuurt regelmatig een digitale nieuwsbrief naar de gemeenteraadsleden. Hier kunnen we op aansluiten. Medewerkers Medewerkers Gemeenteraden/ raadscommissies 20

21 Extern - bestaand Strategie Doelgroep Kosten Bossche Omroep, Oss Actueel en Streekwijzer Torenklanken, Klepel en Echo Websites van s- Hertogenbosch, Maasdonk en Oss Evenementenborden Social Media LCD-schermen op gemeentehuizen Lokale omroep en kabelkrant Persberichten Op onze gemeentepagina s kunnen we een oproep doen aan verenigingen en instellingen om samen iets te ondernemen of een evenement te organiseren. En natuurlijk ook om de inwoners op te roepen mee te doen. Lokale bladen Torenklanken (G), de Klepel (N) en Echo (V) nemen we steeds mee in de perslijsten. Op de website worden relevante artikelen op gezet die zijn verschenen op de gemeentepagina. Ook kunnen we daar meer achtergrondinformatie op plaatsen. Hoe kunnen mensen meedoen? Wat zijn de voorwaarden, budget etc. We kondigen de evenementen aan via de borden van Stadspromotie van gemeente Oss. Inzetten van onze eigen accounts op Twitter en Facebook om op te roepen om mee te doen aan het evenement en om door te linken naar achtergrondinformatie. Door middel van de LCD-schermen kan intern en extern informatie verspreid worden over de evenementen. Hierbij is het belangrijk dat de boodschap doelgericht wordt afgestemd op de burger die tijdelijk in het pand aanwezig is. Daarom moet de boodschap kort en helder zijn met de meest noodzakelijke informatie zoals onderwerp, datum, tijd en locatie. Tegen betaling kunnen we berichten plaatsen op de kabelkrant: oproep aan verenigingen en instellingen maar ook aan burgers om mee te doen. Als er nieuws is dan sturen we een persbericht. Verenigingen en instellingen en daarmee ook inwoners. Inwoners Maasdonk Alle doelgroepen Alle doelgroepen Bezoekers gemeentehuizen, dus inwoners Alle doelgroepen Alle doelgroepen 484 euro per dag 21

22 Extern - uniek Strategie Doelgroep Kosten Ansichtkaart Brief aan verenigingen en instellingen Informatiebijeenkomst Themapagina s in gemeenteblad Kleine advertentie/stopper in op gemeentepagina s. Posters Specifieke communicatiemiddelen Mensen krijgen een ansichtkaart die verwijst naar verschillende thema s en evenementen binnen de drie gemeenten. Brief met daarin de oproep aan verenigingen en instellingen om een evenement te bedenken en organiseren. Meteen een uitnodiging om naar de informatiebijeenkomst te komen. Interactie tussen de inwoners van de gemeentes onderling is belangrijk bij Elkaar leren kennen. Daarom organiseren we in het voorjaar van 2014 een Informatiebijeenkomst voor verenigingen en instellingen uit Geffen, Nuland en Vinkel Oss en s- Hertogenbosch om hen enthousiast te maken om samen iets te ondernemen. Als een evenement bekend is dan kunnen we dat aankondigen via een themapagina in de gemeentebladen Ter ondersteuning kan in de gemeentepagina een advertentie/stopper voor de oproep geplaatst worden. Het verspreiden van posters bij gemeenschapshuizen, bibliotheken, en andere openbare plekken. Dit middel kunnen we gebruiken met de oproep en later als de evenementen bekend zijn. Per evenement kunnen we ook andere middelen inzetten zoals flyers, direct mail, clubbladen, vlaggen, enzovoort. Alle inwoners Verenigingen en instellingen en daarmee ook inwoners. Verenigingen en instellingen en daarmee ook inwoners. Alle doelgroepen Alle doelgroepen Alle doelgroepen Alle doelgroepen 5.6 Planning Volgt na akkoord van dit plan. 22