Bijlage 9: Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg

Transcriptie

1 Bijlage 9: Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg datum: 25 november 2015 versie: 0.3 CONCEPT

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Voorwoord... 3 Inleiding Aanleiding Organisatie van de communicatie Communicatiestrategie (op hoofdlijnen) Strategie voor doelgroepen Interne doelgroepen Externe doelgroepen Plan van Aanpak Doelstellingen per doelgroep Boodschap per doelgroep Communicatiemiddelen Voertuigen voor de communicatie Intermediaire rol leidinggevenden Werkoverleg Bijeenkomsten Woordvoering Globale fasering Begroting Randvoorwaarden Evaluatie Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 2

3 Voorwoord Voor u ligt het concept communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg (MiB) van Veiligheidsregio Zeeland (VRZ). Basis voor het plan zijn het rapport Maatwerk in Brandweerzorg 3.0, Maatwerk in Brandweerzorg, Houtkoolschets Implementatieplan, en de Verzamelde zienswijzen gemeenten en OR op Maatwerk in Brandweerzorg, die op 9 juli 2015 zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur van VRZ. In dit communicatieplan geven we richting aan de toekomstige communicatie binnen en over het project Maatwerk, binnen en buiten onze organisatie. Het concept communicatieplan is een product vanuit het team Communicatie VRZ. Leden van het communicatieteam maken deel uit van de klankbordgroep, de projectgroep en de werkgroep Communicatie Implementatie MiB. Het plan dat voor u ligt is tot stand gekomen met inbreng vanuit de project- en de werkgroep Communicatie. Het plan maakt onderdeel uit van het implementatieplan MiB en wordt definitief na besluitvorming door het AB, voorzien in januari Team Communicatie 25 november 2015 Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 3

4 Inleiding Voor u ligt een communicatieaanpak op hoofdlijnen van de Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg (MiB). De uitwerking van de maatregelen Implementatie MiB zal naar verwachting een periode van drie tot vijf jaar in beslag te nemen. Naast het project Maatwerk zal de brandweer in de komende periode nog met veel andere wijzigingen te maken krijgen, veranderingen zijn een soort constante factor. Het advies is de term Maatwerk los te laten omdat dit een apart pakket aan veranderingen impliceert terwijl een integrale aanpak van de veranderingen gewenst is. In de communicatie hierover moet doorklinken waar VRZ naar toe wil met de (brandweer)organisatie, wat de veranderingen en verwachtingen ten aanzien van de brandweer zijn. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 4

5 1 Aanleiding Het project Implementatie MiB richt zich op de toekomstige inrichting van de brandweerzorg in Zeeland. De basis voor dit project is gelegen in de opdracht van het Algemeen Bestuur (AB) om de brandweerzorg in Zeeland op een robuuste en toekomstbestendige manier te organiseren, waarbij aandacht is voor de specifieke risico s, ligging van en omstandigheden in Zeeland. De Houtkoolschets Implementatieplan beschrijft het volgende uitgangspunt met betrekking tot communicatie: Medewerkers worden zo actief mogelijk betrokken bij de implementatie van MiB. Deze inbreng dient in het implementatieplan nadrukkelijk tot uiting te komen. Als randvoorwaarde voor het slagen van de implementatie stelt de Houtkoolschets: In- en externe communicatie voorafgaand aan en tijdens de verandering is belangrijk voor het welslagen van het implementatieproces. De communicatie met de werkvloer krijgt daarbij bijzondere aandacht. Dit betekent gestructureerde, heldere en proactieve communicatie. Dit geldt niet alleen voor de maatregelen volgend uit Maatwerk, maar voor wijzigingen in brede zin bij de brandweerorganisatie, voor interne en externe betrokkenen. Dit plan is op hoofdlijnen de uitwerking van de middellange en korte termijn. De uitwerking krijgt vorm onder verantwoordelijkheid van de projectleider MiB, daarbij ondersteund door de projectgroep. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 5

6 2 Organisatie van de communicatie Bij het informeren en betrekken van de doelgroepen wordt gebruik gemaakt van de bestaande communicatieorganisatie. Leden van het communicatieteam VRZ maken deel uit van de klankbordgroep, de projectgroep en de werkgroep Communicatie Implementatie MiB. Taken en rollen bij communicatie Implementatie MiB: 1. De projectgroep: is verantwoordelijk voor het tijdig en juist informeren van de doelgroepen. 2. De lijn (OM ers, TL ers, ploegleiders): voor hen geldt een belangrijke rol in de interne communicatie, bij het informeren en motiveren. Schriftelijke communicatie laat soms meer ruimte voor interpretatie dan persoonlijke mondelinge, waar door vraag en antwoord de bedoeling beter kan worden toegelicht. Daarnaast spelen voor het aanleren van een nieuwe houding en het invulling eraan geven de OM ers en TL ers een belangrijke rol. Zij moeten de medewerkers zien mee te krijgen in het veranderingsproces. Zij hebben het beste gevoel bij de posten, zijn de spin in het web. De lijn heeft de verantwoordelijkheid de informatie onder de aandacht te brengen van de medewerkers en omgekeerd, om de informatie uit de regio s te delen met de werkgroepen. 3. Team Communicatie: ondersteunt en faciliteert het proces door de aangeleverde informatie te vertalen in communicatieactiviteiten en in doelgroepgerichte informatie. Deze wordt via de beschikbare middelen onder de aandacht gebracht bij de doelgroepen. Team Communicatie faciliteert de andere spelers in hun communicatie. 4. Projectleider/projectsecretaris: zet de acties uit en bewaakt de voortgang. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 6

7 3 Communicatiestrategie (op hoofdlijnen) 3.1 Strategie voor doelgroepen De vier belangrijkste doelgroepen voor de communicatie zijn: 1. Brandweer: vrijwilligers, leidinggevenden 2. Bestuur Veiligheidsregio en gemeenteraden 3. Opiniemakers : media en VBV 4. Publiek : inwoners Communicatie over de maatregelen en dus de veranderingen bij de brandweer, ten gevolge van het Maatwerktraject, verschillen in wezen niet van de overige veranderingen die op de brandweer afkomen. Als organisatie kijken we vooruit en hebben we oog voor landelijke, regionale, maatschappelijke veranderingen. Daarom gaan we Maatwerk niet langer als apart project positioneren, maar we nemen dit project op in de staande (veranderende) organisatie. We communiceren niet over het project Maatwerk als een apart traject, maar bieden perspectief en nemen vrijwilligers vloeiend/geleidelijk mee in de veranderingen die blijven plaatsvinden. Met de communicatieactiviteiten wordt begrip gekweekt voor de veranderingen en de gevolgen ervan; bij het personeel, maar ook bij de bestuurders van de veiligheidsregio. Dit doen we ook door bij de doelgroepen aan te geven wat ze van ons kunnen verwachten. De naam Maatwerk verdwijnt langzaam uit het collectief geheugen. Kennis van de veranderingen en begrip voor het beleid is een belangrijke voorwaarde om te komen tot een beter imago van Veiligheidsregio Zeeland, tot een breder draagvlak voor veranderingen en tot een grotere mate van betrokkenheid van de medewerkers bij de organisatie. Voor de posten waar de veranderingen het grootst zijn (zoals sluiting of samenvoeging van posten, of de verplaatsing van materieel), is de benadering persoonlijker en staat aandacht voor het traject en de nazorg voorop. Hiervoor gaan we een actieve houding aan in de dialoog met de doelgroep. De OM ers en TL ers spelen een belangrijke rol, als leidinggevenden van respectievelijk de vrijwilligers en de beroepsmedewerkers. Zij zijn immers belangrijke bekende actoren voor het personeel. Hun rol in de dagelijkse operatie is groter dan die van de Manager Brandweer en de Regionaal Brandweer Commandant, zeker ook gezien de geografische spreiding in het gebied. De acceptatie bij de medewerkers zal hierdoor groter zijn. De bestuurders van Veiligheidsregio Zeeland zijn in juli 2015 akkoord gegaan met de ingeslagen weg. Belangrijk blijft hen tijdig en volledig te informeren over en te betrekken bij de voortgang van Maatwerk, de aanpak van de (personele) gevolgen van Maatwerk en over de gevolgen voor de (brand)veiligheid in Zeeland. Ook voor deze doelgroep geldt actief informeren en in dialoog blijven. De bestuurders zorgen (ondersteund door VRZ) voor de informatie aan de gemeenteraden. Invloeden van buitenaf zijn er vooral vanuit de media en de Vereniging Brandweervrijwilligers (VBV). Met name de VBV is tegen het besluit Maatwerk en ageert hiertegen voortdurend op allerlei fronten. Dit heeft gevolgen voor een soepele voortgang van het traject en de beeldvorming bij betrokkenen over VRZ en de wijze waarop brandweerzorg in Zeeland wordt ingericht. De aanpak die we voor deze partijen voorstellen is proactief betrekken, uitnodigen voor gesprekken, toelichting geven en in gesprek zijn. Het Zeeuwse publiek (inwoners, bedrijven), zullen we zelf proactief rechtstreeks informeren, naast de andere bronnen van informatie (medewerkers brandweer, raadsleden, media, etc). Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 7

8 3.2 Interne doelgroepen Interne doelgroepen die een rol spelen bij het project Maatwerk zijn: Brandweer: o Vrijwilligers van posten waar iets verandert ten gevolge van Maatwerk o Vrijwilligers van posten waar niet iets verandert ten gevolge van Maatwerk o Beroepsmedewerkers Pilotgroepen (Zeeuwse TS, FRB, etc.) o Leidinggevenden: OM ers, TL ers, ploegleiders Medewerkers VRZ: o Teams bedrijfsvoering: HRM, Financiën, bestuursondersteuning, ICT, Communicatie o Businesscontroller o Medewerkers VRZ, van overige kolommen Project- en werkgroepen Implementatie MiB MT-leden Medezeggenschap: OR en OC (onderdeelscommissie vrijwilligers) 3.3 Externe doelgroepen Externe doelgroepen die een rol spelen bij het project Maatwerk zijn: Bestuur Veiligheidsregio Zeeland: o Algemeen Bestuur (AB) o Dagelijks Bestuur (DB) o Bestuurlijke Klankbordgroep (BKG) / voorzitter BKG o Voorzitter VRZ Gemeenteraadsleden (via AB) Veiligheidsdirectie Bestuurlijk adviseurs (AOV ers) Inwoners en bedrijven in Zeeland Partners VRZ Overige veiligheidsregio s Vereniging Brandweervrijwilligers Pers (regionaal en lokaal) Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 8

9 4 Plan van Aanpak Om een goede uitwerking en zorgvuldige communicatie rondom Maatwerk te bereiken, staat de medewerker centraal. Dit communicatieplan omvat nog geen uitwerking van wat de communicatieactiviteiten exact voor wie wanneer zullen zijn. Na instemming van MT VRZ en AB VRZ met de richting en de strategie volgt de concrete uitwerking in een Plan van Aanpak voor de jaren van implementatie. Zoals 4.4 beschrijft vinden communicatieactiviteiten plaats rondom beslissingsmomenten en mijlpalen. De individuele postplannen zullen t.z.t. tevens worden uitgewerkt in concrete activiteiten welke maatwerk zijn en nu dus nog niet geheel te overzien. 4.1 Doelstellingen per doelgroep Medewerkers en vrijwilligers zijn op de hoogte van de voor hen relevante ontwikkelingen bij VRZ / brandweerorganisatie, inclusief de achtergronden ervan en de persoonlijke gevolgen voor hen en staan hier positief tegenover. Medewerkers en vrijwilligers pakken de mogelijkheden aan om mee te denken, mee te praten. Het is concreet te zien dat die bijdragen zijn meegenomen, of het is onderbouwd waarom niet. Een medewerker voor wie Maatwerk (en andere veranderingen) persoonlijke gevolgen heeft, wordt persoonlijk benaderd en op de hoogte gehouden. Zorgvuldigheid voorop (vanaf heden tot einde implementatie maatregel). Het bestuur is tijdig, volledig, structureel geïnformeerd over lokaal relevante zaken, ontwikkelingen en achtergronden (vanaf heden tot aan einde project) en staan hier positief tegenover. Leidinggevenden zijn volledig op de hoogte van hun rol, ontwikkelingen, het beleid en wat van hen wordt verwacht en geven hier invulling aan. Media zijn geïnformeerd over de ontwikkelingen en achtergronden ervan. Over 6 maanden staan zij kritisch, maar open tegenover de ontwikkelingen. Inwoners van Zeeland weten wat de veranderingen zijn, waarom ze worden doorgevoerd en staan hier positief tegenover. 4.2 Boodschap per doelgroep Vrijwilligers en beroepsbrandweer: weten welke veranderingen er voor de post / vanuit de brandweer op hen afkomen en wanneer. Zij weten wat dit voor hen persoonlijk betekent. Als lid van de organisatie VRZ word je opgeleid en uitgerust om je werk goed te kunnen doen. Je zult met een meer klantgerichte houding moeten werken. VRZ geeft hierin duidelijkheid, ondersteunt en faciliteert. Bestuurders: zij weten welke veranderingen er spelen bij VRZ / de brandweerorganisatie en kennen de achtergronden hiervan, zodat ze in de toekomst een meer marktgerichte benadering kunnen verwachten (van repressie naar preventie). De boodschap wordt nader bepaald in overleg met de projectgroep. Media (met name kritisch op het punt van de veiligheid van de brandweermensen en inwoners van Zeeland): zij weten welke veranderingen er spelen bij VRZ / de brandweerorganisatie en kennen de achtergronden hiervan, zodat ze in de toekomst een meer marktgerichte benadering kunnen verwachten (van repressie naar preventie). Media kunnen hierin versterken. De boodschap wordt nader bepaald in overleg met de projectgroep. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie 0.3 9

10 4.3 Communicatiemiddelen VRZ beschikt over diverse schriftelijke (online en offline) en mondelinge communicatiemiddelen om de communicatie met en tussen de beoogde doelgroepen te realiseren. Uitgangspunten voor de communicatiemiddelen: Ze maken kennisoverdracht én dialoog mogelijk en betrekken zo mensen bij de veranderende omstandigheden; Ze passen bij de doelgroep; Zo min mogelijk verschillende kanalen per doelgroep, voor eenduidige berichtgeving. Vanwege Maatwerk en andere veranderingen wordt een mentaliteitsverandering nagestreefd: de boodschap moet dus als een geheel onder de aandacht van de brandweer worden gebracht Voertuigen voor de communicatie Vanuit de gedachte dat goed geïnformeerde medewerkers, gemotiveerde medewerkers zijn, is een mix aan (mondelingen en schriftelijke/digitale) communicatiemiddelen nodig om informatie (mee) te delen (dialoog) en van gedachten te wisselen. Deze worden gedurende, maar ook afhankelijk van de mijlpalen, in het veranderingstraject ingezet. Een voorwaarde is: Proactief en gericht informeren, niet overvoeren. Op signalen inspelen, vragen beantwoorden (vragen vrijwilligers net zo snel beantwoorden als voor raden). De kernwoorden voor de informatie zijn: direct, eerlijk, helder, eenduidig, to-the-point en zo mogelijk vertaald naar (lokaal) postniveau ( Wat betekent dit besluit voor onze post? ). Met vragen en reacties kunnen zij terecht bij hun (direct) leidinggevenden en op Viadesk (bij de werkgroepvoorzitters). Omdat we verandertraject Maatwerk geleidelijk integreren in de bestaande, veranderende organisatie, is het advies de website Maatwerk ( geleidelijk uit te faseren en te vervangen voor Viadesk (sociaal intranet met platform-functie). Er komt een nader onderzoek voor: het borgen van de huidige documentatie op maatwerkbrandweer.nl, of Viadesk voor externen toegankelijk is, hoe communicatie hierover wordt uitgezet. Medewerkers/vrijwilligers worden meegenomen in het reguliere, lopende Viadesk-traject. Voordeel hiervan is dat we aantal nieuwsbrieven kunnen onderbrengen onder Viadesk en zo informatiestroom kunnen beperken Intermediaire rol leidinggevenden Zoals verwoord onder 2, Organisatie van de communicatie, spelen de leidinggevenden een belangrijke rol in de lijncommunicatie, als ambassadeur voor het beleid van de organisatie en de veranderingen bij de brandweer. De leidinggevenden zijn dus nauw betrokken bij het proces, en vormen de belangrijkste schakel tussen de projectgroep en de posten. Zij spelen hierin een actieve rol omdat wij weten dat een significant deel van de vrijwilligers geen schriftelijke communicatie van de Veiligheidsregio leest. Zij willen alleen graag hun werk als brandweervrijwilliger uitvoeren en zich verder niet verdiepen in aangeleverde informatie waardoor mondelinge overdracht een belangrijke rol speelt. Leidinggevenden worden vanuit het management duidelijk hierin geïnstrueerd en begeleid. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie

11 4.3.3 Werkoverleg Werkoverleggen (projectgroepvergadering, ploegleidersoverleg, etc.) hebben in de mix van communicatiemiddelen een bepalende rol, als platform voor relevante informatiedoorstroom en bottlenecks hierin, het terugkoppelen van signalen, bepreken van verbeterpunten e.d. Veranderingen bij de brandweer kunnen bijvoorbeeld als agendapunt op ploegleidersoverleg worden opgenomen Bijeenkomsten Indien er aanleiding toe is, wordt vanuit VRZ of brandweerorganisatie bijeenkomsten georganiseerd voor personeel (op post- of regioniveau, zoals in het najaar van 2015 is gebeurd op een aantal posten), of voor raden Woordvoering Ten aanzien van de woordvoering richting de pers gelden de algemene richtlijnen binnen VRZ. Daarnaast is binnen het project Implementatie MiB een aantal afspraken gemaakt: Vragen van de pers en verzoeken om informatie komen binnen bij Communicatie, of worden doorgezet, telefonisch, of per mail, naar De projectleider of plaatsvervanger wordt geïnformeerd en betrokken bij de beantwoording van de vragen. Vragen die bij communicatie binnenkomen worden daarom via de projectsecretaris aan haar voorgelegd ter beantwoording. Indien de woordvoering leidt tot een artikel of uiting in de media, wordt de lijn van de woordvoering afgestemd met de betreffende bestuurder, zodat deze geïnformeerd en betrokken is. Uitingen in de media of vragen vanuit de pers of de gemeenteraden kunnen aanleiding vormen voor tussentijdse communicatiemomenten. 4.4 Globale fasering Communicatie over en binnen MiB is erop gericht vanaf dag 1 tot aan de formele afsluiting de doelgroepen tijdig en continu te informeren over en te betrekken bij de voor hen relevante zaken. Communicatie vindt plaats rondom besluitvormingsmomenten en mijlpalen, zoals duidelijkheid vanuit het land over veranderingen binnen de brandweer, het effectueren van maatregelen Implementatie MiB. Het implementatietraject (waarin ook de plannen op postniveau) kent duidelijk benoemde mijlpalen die benoemd en in een planning weergegeven zijn. De basis voor de planning van de communicatie rondom de implementatie Maatwerk vormen: 1) het definitief vastgestelde implementatieplan Maatwerk (met de planningen, inclusief mijlpalen, beslis- en evaluatiemomenten uit de werkgroepen) en 2) de diverse overleggen, zowel bestuurlijk (AB, DB, bestuurlijke klankbordgroep, ploegleidersoverleg) als binnen de organisatie (MT, OR/OC, etc.), het projectgroep- en de ploegleidersoverleg. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie

12 4.5 Begroting Afhankelijk van de informatie die de organisatie nodig heeft, of deelt, zullen bestaande en indien nodig geacht, nieuwe communicatiemiddelen worden ingezet. Op het moment zijn geen aanvullende communicatiemiddelen voorzien. Kosten voor werkoverleg, personeelsbijeenkomsten e.d. worden gefinancierd uit bestaande posten. In de Randvoorwaarden wordt toegelicht waarom extra ondersteuning in de (uitvoerende werkzaamheden in de) communicatie noodzakelijk is. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie

13 5 Randvoorwaarden Om een goede uitwerking en zorgvuldige communicatie rondom Maatwerk te bereiken, waarbij de medewerker centraal staat, zijn er de volgende randvoorwaarden: De gevolgen van Maatwerk zijn soms maar een klein onderdeel van de veranderingen die op de vrijwilligers afkomen. Hun belangstelling en intrinsieke motivatie liggen voornamelijk bij de eigen post, het primaire werkproces (uitruk) en aan oefenen. Daarnaast maakt de opdeling over drie geografische regio s, 13 gemeenten en ruim 60 posten de persoonlijke (mondelinge) communicatie tot een zeer intensief traject. De OM ers / leidinggevenden hebben een rol om draagvlak te creëren voor beleid en verandering. Leidinggevenden zullen meer motiverend moeten optreden om de aansluiting tussen de gewenste/noodzakelijke organisatieontwikkeling en de brandweerbehoeften te bewerkstelligen en zullen hiervoor tijd en ruimte moeten krijgen. Niet alle vrijwilligers willen actief betrokken worden bij de ontwikkelingen. Een belangrijk signaal vanuit de organisatie is dat de vrijwilligers behoorlijk veranderingsmoe zijn. Sinds de regionalisering zijn zij voortdurend geconfronteerd met veranderingen in hun werkomstandigheden. De organisatie en de brandweerwereld (in Nederland) zijn echter in beweging. Voorbeelden hiervan: Het meerjarenbeleidsplan , Brandweer over morgen, minder geld voor repressie, meer aandacht naar preventie en zelfredzaamheid, Zeeland veerkrachtig maken. VRZ wil een netwerkorganisatie zijn, die inspeelt op de vraag om veiligheid vanuit de samenleving. Ook voor de brandweer is hierin een rol voorzien. Dit vraagt om een consistent beeld wat de organisatie van de vrijwilligers verwacht en om een integrale aanpak (ook op het vlak van communicatie). Maatwerk kun je niet los zien van de rest van de organisatie. Communicatie wordt nu ten onrechte gezien als een uitvoerende taak voor team Communicatie. De implementatie van Maatwerk in Brandweerzorg vraagt ook om communicatieve ondersteuning op andere gebieden, bijvoorbeeld vanuit HRM, Vakbekwaamheid, inhoudelijk deskundigen (op het gebied van OV), risicobeheersing, bestuursondersteuning (allen georganiseerd in werkgroepen MiB) én met name voor / door de leidinggevenden. Externe partijen die kritisch de beweging van de organisatie in de gaten houden, hechten met name aan het waarborgen van de (brand)veiligheid wanneer de maatregelen uit MiB worden uitgerold. Het beeld van enerzijds posten sluiten, kleinere auto s en anderzijds het niveau van veiligheid handhaven is lastig te verenigen. Dit vraagt zorgvuldige interactie met externe partijen. Om de bezetting van de posten op sterkte te houden, worden de wervingsactiviteiten die in 2015 zijn ontplooid, gecontinueerd. Deze activiteiten worden gebaseerd op het nieuwe wervings- en selectiebeleid dat in 2016 vorm krijgt en afgestemd met vakbekwaamheid (voor wat betreft de opleidingscapaciteit). De implementatie van Maatwerk kent één boegbeeld, één persoon die de boodschap uitdraagt en de betrokkenheid bij de vrijwilligers vorm geeft. Het toetsen van plannen en vragen naar ideeën moet tijdig gebeuren en met de input moet daadwerkelijk iets gebeuren. Anders voelt (en is) het voor spek en bonen. Dit geldt ook voor vragen die worden gesteld en reacties die worden gegeven. Gedurende het traject wordt een (inhoudelijk deskundig) medewerker beschikbaar gesteld die de vragen vanuit de posten (snel en doelgroepgericht) kan beantwoorden, in afstemming met TL ers en OM ers. Met deze informatie kunnen OM ers een terugkoppeling geven aan hun medewerkers. Team Communicatie kan deze informatie omzetten in gerichte communicatie-activiteiten. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie

14 6 Evaluatie Naast een evaluatie op het einde van het project, is het goed om tussentijds regelmatig te evalueren. Op deze wijze kunnen zaken worden bijgesteld die minder goed verliepen in de voorgaande fase. Het implementatieplan MiB voorziet in een halfjaarlijkse evaluatie waarbij wordt gekeken naar de verwachte voortgang, zoals opgenomen in het uiteindelijke implementatieplan, en de stand van zaken van de voortgang. Voor communicatie gelden daarnaast de volgende mogelijkheden voor evaluatie: De OM ers onderhouden de contacten met de werkvloer en kunnen peilen: wordt iedereen genoeg geïnformeerd, missen mensen informatie? Werkgroep Communicatie, bijeenkomsten nog te bepalen en in te plannen. Evaluatie op posten: maak MiB een standaard onderwerp op de agenda van het ploegleidersoverleg. De OM ers koppelen de signalen terug naar de projectgroep tijdens de halfjaarlijkse evaluatie, of direct wanneer er signalen zijn dat iets niet goed gaat. Communicatieplan Implementatie Maatwerk in Brandweerzorg versie