Sneller werken en denken met mindmappen

Transcriptie

1 Sneller werken en denken met mindmappen GEERT TEUNISSEN Dunboek mindmappen

2 CHAPTER 1 Inleiding Mindmappen is een krachtige vaardigheid en managementtool die, als je de vaardigheid voldoende onder de knie hebt, je zakelijk denken, je kijk op je business, je managementtaken en werkwijze positief kunnen beïnvloeden. Mindmappen is een breinvriendelijke techniek om informatie te verwerken. Tony Buzan heeft mindmappen als concept ontwikkeld en noemt het denkgereedschap van de eenentwintigste eeuw. Omdat mindmappen rekening houdt met de eigenheid van je hersenen en de manier waarop de hersenen leerstof verwerken, kun je een creativiteitsboost realiseren. Mindmappen is dus gewoon een techniek om de gedachten en ideeën die mensen over complexe dingen hebben zo volledig mogelijk in een visueel schema in beeld te krijgen. Door, naast of in plaats van je eigen getekende mindmap op papier, gebruik te maken van mindmapsoftware wordt mindmappen een dynamisch, interactief multimediale informatiebron. Gebruikers ervaren mindmapsoftware als een van de beste softwarepakketten voor de zakelijke markt. Dat mindmapsoftware main stream is geworden zie je onder andere aan het aantal mindmap-apps voor de ipad. Om aan te tonen dat mindmappen werkt kies ik voor een aanpak waarbij de teksten beperkt worden tot het minimale en het wat, waarom, hoe en waarvoor bewust wordt uitgelegd aan de hand van mindmaps. 1

3 SECTION 1 Wat is mindmappen Een mindmap is een grafisch schema (visueel schema) opgebouwd uit begrippen, teksten, relaties, en plaatjes, die zijn geordend in de vorm van een boomstructuur rond een centraal thema. BESMETTELIJK Mindmappen is besmettelijk, omdat het werkt. Het heeft zakenmensen geholpen om in te zien wat werkelijk belangrijk was en wat alleen maar ruis (ballast). Mindmappen is een creativiteit en productiviteit bevorderende techniek die leervaardigheden en efficiëntie van individuen en organisaties kan vergroten. Het is een revolutionaire methode voor het horizontaal op papier (elektronisch) vastleggen van ideeën en inzichten. Anthony J. Mento en Raymond M. Jones, Loyala College, en Patrick Matinelli, John Hopkins University, over hun MBA-programma voor managers. 2

4 SECTION 2 Waarom zou ik mindmappen RAM GANGLANI Mindmappen is een eenvoudige techniek die, hoe vaker we deze toepassen, meer en meer voordelen oplevert. elkaar verschillen. Neurowetenschappers hebben ontdekt dat beide helften verantwoordelijk zijn voor verschillende functies. Voor studie en werk doen we voornamelijk een beroep op die linker hersenhelft. Betrekken we de rechterhelft erbij, dan levert dat meteen een groot voordeel op. Niet alleen blijf je meer geconcentreerd terwijl je informatie verwerkt, je kunt de informatie ook gemakkelijker onthouden. Er bestaan zelfs mnemotechnieken (geheugen-technieken) die gebaseerd zijn op het gelijktijdige gebruik van de linker en de rechter hersenhelft. Een mindmap maakt gebruik van deze neuro-kennis en activeert alle hersendelen. Niet met lineaire informatie die enkel aan de linker hersenhelft appèl doet. Kijk maar eens naar onderstaande afbeelding. Ervaar het verschil tussen links-dominant en rechts-dominant denken. Vraag: Is je eerste oogopslag gericht op de linker- of rechterhelft van de afbeelding? UW WINST Een mindmap wordt gebruikt bij het ondersteunen van creatieve processen, bij het verwerken van informatie, het leren en onthouden. Elektronische mindmaps kunnen daarnaast worden gebruikt bij het interactief toegankelijk maken van complexe en multimediale informatie. Je kunt met minder (hersen-)moeite beter en sneller werken m.b.t. het opnemen van informatie. Door je hersenen zo optimaal mogelijk in te zetten, kun je opmerkelijke resultaten boeken. De elementaire, traditionele denkwijze (lees denksoftware) die wij gebruiken is zo n 2400 jaar geleden uitgevonden door Socrates, Plato en Aristotoles en we zijn ze veel dank verschuldigd. Uitstekend, maar niet toereikend. We hebben namelijk geleerd om vooral één bepaald deel van onze hersenen te gebruiken voor leeropdrachten en informatieverwerking. Als je specifieke informatie wilt over de werking van de hersenen is er op internet zeer veel goede en relevante informatie te vinden. Eenvoudig voorgesteld hebben de grote hersenen een linker- en een rechter helft die uiterlijk slechts minimaal van 3

5 Als je op een verantwoorde wijze gebruik maakt van mindmappen dan kun je op zeer korte termijn de omzet van je bedrijf/organisatie verhogen (zie ook volgende hoofdstuk). 4

6 SECTION 3 Het nut van mindmappen Helder en creatief denken Het helder en creatief denken wordt als een van de grootste voordelen ervaren bij het mindmappen. Verwerken van de management informatie-overload Gebruikers vinden dat de informatie-overload beter gehandeld kan worden. Aantoonbaar verhogen van de productiviteit Door gebruik te maken van mindmappen wordt de productiviteit aantoonbaar Voordelen verhoogd Verbeteren (structureren) van de organisatie Het inzicht bevorderen met behulp van mindmappen draagt bij tot het verbeteren (structureren) van de organisatie. Hoe groot de voordelen op de verschillende vakgebieden met behulp van mindmappen daadwerkelijk zijn, is natuurlijk van cruciaal belang. Het is moeilijk om zaken als "helderheid van denken" of "management informatie overload", exact aan te geven. De verhoogde productiviteit is wel te kwantificeren en de resultaten zijn opmerkelijk. 5

7 Productiviteit Wat levert het op. Als je 10% tijdwinst boekt per week (½) dag) dan levert dat bij een inkomen van per jaar een besparing op van 5.000, veel meer dan de aanschaf van de software en het volgen van een workshop of training. Als een programma ongeveer 250 kost en een training 500 dan is uw ROI (Return Of Investment) op jaarbasis meer dan 650%. Een terugverdientijd van ongeveer 8 weken. Het op een verantwoorde manier leren werken met een mindmapprogramma kost je een ½ of hele dag en is dus de investering waard. Als je liever kijkt in termen van tijd, dan laten de statistieken zien dat je op zijn minst een halve dag per week tijd kunt besparen door gebruik te maken mindmappen, met als resultaat, meer doen in minder tijd, minder stress en meer plezier. Het verbeteren van denkprocessen wordt als het belangrijkste voordeel van het gebruik van mindmappen ervaren. Maar hoe mensen dit ervaren, is voor iedereen natuurlijk verschillend. Dat mensen het gebruik van mindmappen als zeer positief ervaren is een vaststaand gegeven. Sommige mensen geven aan dat hun productiviteit meer dan verdubbeld is door het gebruik van mindmappen. Dit is overigens meer uitzondering dan regel. Wel blijkt uiteindelijk dat 35% van de gebruikers hun prestatie met minimaal 30% verbeterde, 60% ziet een verbetering van ten minste 20% en tenslotte realiseerde 85% van de respondenten een verbetering van minimaal 10%. 6

8 Denkvermogen (3) De ervaring van de gebruikers is ook dat ze hun omzet significant verhoogden door o.a. meer kennis en inzicht, een betere productdesign, betere marketingplanning en een betere communicatie met de markt. (4) De concurrentiepositie, door het beter en sneller kunnen verzamelen en verwerken van relevante informatie, wordt door het gebruik van mindmappen verbeterd. Het adequater reageren op probleemsituaties en het bedenken van verrassende oplossingen werden als zeer positief ervaren. (5) De genoemde voordelen in 1 t/m 4 zorgen voor hogere winstmarges door betere oplossingen, sneller reageren en imago verbetering. (6) Het reduceren van de kosten door sneller, beter, adequater, efficiënter op probleemsituaties te anticiperen (je hebt het eerder door) is dan een logisch gevolg als je van de techniek en software gebruik maakt. (7) Medewerkers krijgen een hogere moraal, omdat ze kunnen zien dat hun organisatie toonaangevende kan zijn en zoals altijd wil iedereen deel uit maken van winnend team. De belangrijkste bevindingen en ervaringen van gebruikers zijn: (1) Door gebruik te maken van de mindmap techniek en een mindmapprogramma kun je gestructureerd brainstormen en nieuwe unieke "ideeën" ontwikkelen. (2) Bij projectplanning en projectmanagement ervaren de gebruikers ongekende mogelijkheden om resultaten op een begrijpelijke en dynamische wijze te presenteren. (8) Verbetering in de communicatie. Als jouw een bedrijf met een heldere missie en visie werkt, zullen de medewerkers, investeerders, en klanten in een oogopslag zien en ervaren waar het bedrijf voor staat. Bij projecten zal de reikwijdte, de doelstellingen, en het waarom van de werkzaamheden sneller duidelijk zijn, een betere projectbewaking opleveren en een beter resultaat. Bij het geven van een presentatie aan klanten of prospects, Mindmappen is een belangrijk hulpmiddel om de weerstanden en barrières te doorbreken en het enthousiasme te vergroten. 7

9 Informatieverwerking worden verwerkt in de mindmap (zonder er al een oordeel over te geven) en zo onze natuurlijk denkproces, waar sprake is van een combinatie van onze logische denkprocessen en ons buikgevoel op te nemen. Met de traditionele modellen wordt buikgevoel vaak genegeerd, maar met mindmappen, worden de ideeën geregistreerd en passen vaak in de logica om dingen te begrijpen en het opnemen van alle ideeën leidt in vele gevallen tot voortschrijdend inzicht waarbij de ideeën gemakkelijk zichtbaar gemaakt worden en doorgegeven. Bij het verzamelen van informatie blijkt dat als je de informatie opneemt en verwerkt in een dynamische omgeving van een mindmap en de mogelijkheden benut van het verplaatsen en herstructureren van de informatie, dat dit veel gemakkelijker gaat dan in de traditionele lineaire omgeving van tekstdocumenten. Het prikkelt je hersenen om alle mogelijkheden betreffende het onderwerp goed in beeld te brengen voordat je aan iets anders begint. Je hebt nu eenmaal meerdere ideeën over allerlei verschillende dingen en die schieten door je hersenen heen. Helaas zijn de meeste van ons opgeleid om te luisteren naar onze hersenen, maar in plaats daarvan hebben we geleerd automatisch en onbewust ons te ontdoen van een aantal van onze beste ideeën, want ze passen niet over het wat we "moeten" denken over het onderwerp. Met de mogelijkheid om de ideeën snel te organiseren en ze in een goede hiërarchie te plaatsen die de wijze waarop we denken weerspiegelt, het nemen van beslissingen bevorderd en kwalitatief betere beslissingen genomen worden. Dit komt door het gemakkelijker organiseren van de informatie en de ideeën 8

10 Note Making Note Making, notities maken, is het zichtbaar structureren en organiseren van je eigen gedachten. Je kunt zo tijdens een persoonlijke brainstorming al je ideeën in een mindmap weergeven op papier of direct met behulp van mindmapping software ordenen. Dat gebeurt vaak tijdens creatieve denksessies, maar bijvoorbeeld ook in de eerste fase van een project. Of je wilt je gedachten goed op orde hebben omdat je ze wilt overdragen aan (een) ander(en) tijdens een presentatie, voordracht, opleiding of vergadering. Het kan natuurlijk ook zijn dat je de structuur helder wil hebben van een uitgebreide nota die je wilt opstellen, of van een artikel, eindwerk of zelfs een boek. In die gevallen spreken we van 'note making'. Het voordeel van een mindmap is dat je flexibel nieuwe ideeën kunt toevoegen. Je geest is immers geen lineaire denkmachine die het ene idee volgend op de andere produceert. Integendeel, ons denk- en associatiepatroon verloopt eerder chaotisch; het zapsgewijs springen van de ene associatie naar de andere is immers de grote kracht van ons brein. Als er structuur ontbreekt in je verhaal, nota, brainstorming, of als die structuur niet goed zit, dan maakt een mindmap die meteen zichtbaar. In een typisch lineair document als een Word- tekst of een PowerPoint- presentatie, is dat overzicht op de structuur (of het gebrek eraan) veel moeilijker. 9

11 Note Taking Bij 'Note Taking' gaat het erom dat je de ideeën van iemand anders notuleert met behulp van een mind map. Dat kan bij het noteren tijdens een vergadering, meeting, werkoverleg of workshop. Door het persoonlijk karakter van je notities creëer je zo een helder beeld van de gepresenteerde informatie. Voorbeeld verslag: Traditioneel (Verouderde vergaderstijl) 10

12 Voorbeeld verslag: Traditioneel met kleur (verouderde vergaderstijl) 11

13 Voorbeeld gelinkte mindmaps verslag/project Vanuit de basismindmap wordt er een link gemaakt naar de deelnemende scholen. Alle relevante informatie wordt hier in een mindmap gezet. Het project interactief gedrag wordt weer een mindmap met linken naar de deelnemende scholen en de basismindmap. 12

14 CHAPTER 2 Hoe maak je een mindmap Er zijn verschillende technieken ontwikkeld om een goede mindmap te maken. Mijn tip: Volg je gevoel en gebruik de technieken die het beste aansluiten bij jouw persoonlijke leerstijl. Wel heb je enkele basisregels nodig om een echte goede mindmap te maken. De basisregels helpen je de juiste hersendelen te activeren en zo de informatie efficiënter te kunnen verwerken. Pure winst dus. We nemen de 7 basisregels door aan de hand van een overzichtsmindmap en 7 gedetailleerde mindmaps van de verschillende basisregels. 1. Hoofdonderwerp 2. Werkblad 3. Kleuren, codes en symbolen 4. Takken 5. Sleutelwoord 6. Beelden 7. Verbanden leggen 13

15 7 basisregels voor succesvol mindmappen 14

16 1.Het hoofdonderwerp Focus je op het hoofdonderwerp. Je plaatst het hoofdonderwerp midden op het blaadje. 15

17 2. Werkblad Kies een blanco liggend vel papier of tablet. Kies het formaat dat je prettig vindt. Flipover, tekenblok en behangpapier werken prettig. Zorg voor voldoende ruimte tussen de takken. Dankzij ons perifere zicht kunnen we in de breedte (landscape) meer informatie verwerken dan in de hoogte. 16

18 3. Kleuren, codes en symbolen Kleuren, codes en symbolen zijn inzichtbevorderend. Kies voor elke tak een (eigen) kleur. Gebruik je hersens. 17

19 4. Takken Teken gewoon uit de losse pols. Volg je gevoel en gebruik de technieken die het beste aansluiten bij jouw persoonlijke leerstijl. De eerste takken die vertrekken vanuit het hoofdonderwerp, zijn dus de belangrijkste onderdelen van je mindmap. Tony Buzan noemt ze daarom ook de B.O.I. s of Basic Ordering Ideas de basisstructuur ideeën. 18

20 5. Sleutelwoorden Een mindmap is een luchtig document. Normaal is bij het gebruik van volzinnen 90% van de informatie niet nodig om de boodschap te begrijpen. 19

21 6. Beelden Bij verwerking van informatie geven de hersenen de voorkeur aan de visuele aspecten van de informatie om die te duiden, te begrijpen en op te slaan. Woorden zijn geen visuele informatie,maar wel auditieve. Dat maakt dat woorden niet de meest optimale informatie-prikkel zijn. Nu wordt allerhande visuele informatie (tekeningen, foto s, kleuren e.d.) niet enkel makkelijker verwerkt, maar zelfs veel beter opgeslagen in het geheugen. 20

22 7. Verbanden leggen 21

23 ITHOUGHTS - SNELTOETSEN BIJ GEBRUIK BLUE TOOTH-TOETSENBORD SNELTOETSEN ACTIE SNELTOETSEN ACTIE TAB Een nieuwe kind-tak CMD + / - Vergroot/verklein tak (afbeelding - tekst) RETURN Einde tekst of nieuwe broer/zus-tak CMD + [B I U] Vet - Cursief - Onderstreep CMD + RETURN Wijzig tekst/nieuwe tak vanaf cursor CMD + ALT + U Streep door SHIFT + RETURN Maak een nieuwe kind-tak voor huidige CMD + F Zoek/herplaats (alleen OSX) ALT + RETURN Maak een nieuwe regel in tak-tekst CMD + SHIFT + T Open het notitieblok SHIFT + TAB Maak een nieuwe ouder-tak CMD + R Zoek/bekijk internet met de tak-tekst F2 Wijzig geselecteerde tak-tekst CTRL + CMD + F Schakel naar volledig scherm. (punt) Toon/verberg een branche [0...9] Toon aantal niveau s van de sub-takken CMD + SHIFT + K L voeg toelichting-tak in Maak een relatie tussen twee takken CMD [1...5] Stel onderwerp-belangrijkheid in CMD + 0 Schakel tussen inzoomen tak/mindmap ALT [1...9] Verander het aantal iconen CMD + SHIFT + 0 Schakel tussen inzoomen mindmap/tak SPATIEBALK Toon snelle kijk (foto s/aanhangsels) CMD + CTRL + 0 Schakel auto zoom aan/uit ESC Stop tekst en ga terug naar vorige tekst CMD + > Zoom in CMD + A Selecteer alle (zichtbare) takken CMD + < Zoom uit PIJLTOETSEN Navigeer door de mindmap (tak/tak) P Voortgangsweergave tak CMD + [X C V] Knip - Kopieer - Plak CMD + K Wijzig de hyperlink (alleen OSX) BACKSPACE Verwijder tak (inclusief broer/zus) CMD + ALT + K Open (activeer) de hyperlink CMD + BACKSPACE Verwijder tak (zonder broer/zus) CMD + SHIFT + F Zet Focus-mode aan/uit 22

24 PUBLICATIES VAN GEERT TEUNISSEN 23