MEDEDELING. De klassenraad in het dbso

Transcriptie

1 Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel MEDEDELING referentienr. : M-VVKSO datum : gewijzigd : contact : Dienst leerlingen en schoolorganisatie, dls.vvkso@vsko.be Janwillem Ravyst, janwillem.ravyst@vsko.be, Linda Wouters, linda.wouters@vsko.be, Jan Schokkaert, jan.schokkaert@vsko.be, De klassenraad in het dbso 1 Inleiding Samenstelling Bevoegdheden Verlenen van vrijstellingen Toelaten van jongeren uit het buitenland of uit de Franse of Duitstalige Gemeenschap Begeleiding van de jongere Advies bij tuchtprocedure Evaluatie en studiebekrachtiging Werking van de klassenraad Planning en organisatie Efficiënt vergaderen Houding van de leden van de klassenraad Begeleiding van de jongere Inschrijving en intakegesprek als startpunt voor het verzamelen van informatie Informatie uit de screening van de jongere Individueel trajectbegeleidingsplan Begeleiding tijdens het traject Dossier van de jongere Evaluatie en studiebekrachtiging Evaluatie Studiebekrachtiging Notulen en proces-verbaal Motiveringsplicht Betwisting van een beslissing van de klassenraad Advies in kader van tuchtprocedure...20

2 2 1 Inleiding Een optimale begeleiding van jongeren vraagt een gecoördineerde aanpak. In het dbso is het de klassenraad die deze taak op zich neemt. Op basis van de beschikbare informatie in het dossier van de jongere worden de vorderingen van de jongere tijdens de klassenraden besproken en worden afspraken gemaakt over verdere begeleiding en opvolging. Ze bieden een waarborg voor optimale groeikansen. 2 Samenstelling De klassenraad bestaat uit personen die hetzij ambtshalve stemgerechtigd, hetzij ambtshalve raadgevend zijn: 1 De directeur of zijn afgevaardigde, die de klassenraad voorzit, is stemgerechtigd, net als alle leden van het onderwijzend personeel die aan de jongere onderwijs verstrekken of in trajectbegeleiding voorzien. Zij zijn verplicht aan de klassenraadsvergaderingen deel te nemen, behalve bij gewettigde afwezigheid of bewezen overmacht. De voorzitter wijst daarnaast eventueel raadgevende leden aan. Dat kunnen andere personeelsleden van het centrum zelf zijn (bv. adjunct-directeur, ondersteunend personeel, personeel dat betrokken is bij de begeleiding van de jongere ), maar ook externe personen die betrokken zijn bij de begeleiding of deskundigen in de opleiding van de jongere. Er zijn ook onverenigbaarheden met het lidmaatschap van een klassenraad, nl. twee concrete gevallen waarin de objectiviteit zou kunnen worden in twijfel getrokken: 2 bloed- of aanverwantschap tot en met de vierde graad met de jongere; aan de betrokken jongere privaatlessen of een schriftelijke cursus gegeven hebben. Bij een onverenigbaarheid zal men op het ogenblik van de bespreking van de jongere in principe de vergadering verlaten. Reglementaire aandachtspunten Een directeur kan iemand anders als voorzitter afvaardigen, bv. een ander lid van de klassenraad, stemgerechtigd of niet. Duidt hij een raadgevend lid als voorzitter aan, dan zal die persoon stemrecht verwerven als voorzitter van de klassenraad. In een niet-autonoom cdo zal normaal gezien de coördinator van het centrum als voorzitter afgevaardigd worden. Ambtshalve stemgerechtigde leden beschikken elk over één stem. Bij een stemming stemt de voorzitter telkens onmiddellijk mee. Onderwijzend personeel omvat in deze context naast de leraren ook de lesgevers uit andere meewerkende instellingen (zoals bv. een centrum voor deeltijds vorming). 3 Algemeen wordt het stemgerechtigd lidmaatschap van een klassenraad die zich buigt over de studiebekrachtiging van een jongere ook gekoppeld aan het in functie zijn op de datum van de vergadering. Van die voorwaarde kan de voorzitter wel afwijken voor tijdelijke personeelsleden, met dien verstande dat het aantal stemgerechtigde leden niet kan worden uitgebreid. Dat betekent bv. ook dat een interimaris die een groot deel van het schooljaar aan de betrokken jongere les heeft gegeven aanwezig kan zijn. Bij een eventuele stemming kunnen titularis en interimaris samen slechts één stem uitbrengen. Tijdelijke 1 Decreet van 10 juli 2008 betreffende het stelsel van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap (hierna DLW), art > rubrieken > officieuze codificatie van de wetgeving > secundair onderwijs > leren en werken 2 Ministeriële omzendbrief SO/2008/08 van 8 augustus 2008 over Het stelsel van leren en werken (hierna OLW), punt > rubrieken > coördinatie van de omzendbrieven > secundair onderwijs > instellingen en leerlingen > leren en werken 3 OLW, punt (idem)

3 3 personeelsleden vormen de enige uitzondering op deze regel: een leraar die in de loop van het schooljaar met TBS/58+ of met pensioen gaat, kan niet meer bij een latere beslissing over het al dan niet uitreiken van een studiebewijs worden betrokken. Hoewel stemgerechtigde leden verplicht zijn om aan de klassenraden deel te nemen, tast de ongewettigde afwezigheid van een stemgerechtigd lid op zich de rechtsgeldigheid van de beslissingen van de klassenraad niet aan. Hoe belangrijk is de verplichte aanwezigheid? We maken hierbij een onderscheid tussen de verschillende bevoegdheden van de klassenraad (zie punt 3): De rechtsgeldigheid van de beslissingen van de klassenraad met het oog op een goede begeleiding is relatief. Dat neemt niet weg dat een goede werking van de klassenraad vereist dat minstens enkele voltallige vergaderingen plaatsvinden (zie punt 5). Het advies van de klassenraad in het kader van een tuchtprocedure maakt deel uit van het tuchtdossier (zie punt 7). Een voltallige klassenraad is daarbij de regel. Als een klassenraad beslist of een jongere in aanmerking komt voor een studiebewijs, is het uiteraard zeer belangrijk dat de klassenraad voltallig is (zie punt 6). Zoals gezegd tast de ongewettigde afwezigheid van een stemgerechtigd lid op zich de rechtsgeldigheid van de door de klassenraad genomen beslissing niet aan. Dat veronderstelt dan wel dat de centrumbestuur er alles aan gedaan heeft om onwettige afwezigheden te vermijden (bv. tijdig communiceren van de data, personeel expliciet op zijn plichten wijzen ). Het CLB heeft het recht om in het cdo besprekingen en overleg bij te wonen, o.m. over de jongere. 4 School/cdo en CLB hebben in de bijzondere bepalingen van hun beleidscontract vooraf vastgelegd welke rol het CLB opneemt in de klassenraden. 5 Tijdens de besprekingen wordt rekening gehouden met het beroepsgeheim van de CLB-medewerker. 6 Aanbevelingen De regelgeving maakt een strikt onderscheid tussen ambtshalve stemgerechtigde en raadgevende leden. In de concrete werking van de klassenraad zal dat onderscheid weinig tot uiting komen. Een stemming zal steeds uitzonderlijk zijn (zie punt 4.3). Overmacht betekent in deze context dat het personeelslid niet in staat is om zijn verplichting na te komen en dat de reden daarvoor niet aan het stemgerechtigd lid kan worden toegeschreven. Bewijzen dat er sprake is van overmacht, is niet evident. Daarom doet men er best zo weinig mogelijk een beroep op. In plaats van een exhaustieve opsomming van externe raadgevende leden, heeft men voor een zeer ruime omschrijving gekozen. Daaronder blijven alleszins begrepen de CLB-medewerker, een POT-begeleider, een GON-begeleider, een vervolgcoach van OKAN 3 Bevoegdheden De klassenraad in het dbso heeft meerdere bevoegdheden. In tegenstelling tot het voltijds secundair onderwijs horen die niet bij verschillende soorten klassenraden. Tijdens vergaderingen van de klassenraad doorheen het schooljaar kunnen dan ook de verschillende bevoegdheden aan bod komen in functie van het individuele traject van de jongere. 4 Decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding, artikel 34, 1 ste lid > rubrieken > officieuze codificatie van de wetgeving > centra voor leerlingenbegeleiding > organisatie en opdrachten. 5 Mededeling van 7 mei 2009 over Beleidscontract school CLB: bijzondere bepalingen (M-VVKSO ). 6 U vindt hierover meer informatie in de Mededeling van 14 februari 2008 over "Enkele deontologische en juridische aspecten van leerlingenbegeleiding in het gewoon secundair onderwijs" (M-VVKSO ), punt 2.3.4

4 4 3.1 Verlenen van vrijstellingen In het dbso zijn er in principe vier mogelijkheden tot vrijstelling van het volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma: van algemene vorming voor niet-leerplichtige jongeren; van het volgen van bepaalde modules; als specifieke maatregel voor zieke jongeren (met verplichte vervanging door een alternatief programma); in het kader van geïntegreerd onderwijs (GON) (met verplichte vervanging door een alternatief programma). Meer informatie vindt u in de Mededeling van 30 augustus 2011 over Vrijstelling van onderdelen van de component leren in het deeltijds beroepssecundair onderwijs (M-VVKSO ). 3.2 Toelaten van jongeren uit het buitenland of uit de Franse of Duitstalige Gemeenschap Jongeren die houder zijn van een studiebewijs dat niet in Vlaanderen werd uitgereikt, kunnen in het deeltijds onderwijs worden toegelaten op basis van een gunstige beslissing van de klassenraad. 7 Daarvoor gelden de volgende voorwaarden: 8 de klassenraad is voltallig; de beslissing valt uiterlijk 25 lesdagen nadat de jongere gestart is met de lessen te volgen, d.i. het begin van de regelmatige lesbijwoning. Een jongere kan tot het dbso worden toegelaten als hij enerzijds aan de voltijdse leerplicht heeft voldaan en anderzijds de leeftijd van 25 jaar niet heeft bereikt. De leerplicht wordt deeltijds: 9 bij het bereiken van de leeftijd van 16 jaar zonder bijkomende voorwaarden (er is dus geen gunstige beslissing van de klassenraad nodig); bij het bereiken van de leeftijd van 15 jaar, als de jongere de eerste twee leerjaren van het voltijds secundair onderwijs heeft beëindigd. De voltallige klassenraad heeft de bevoegdheid om te oordelen of een jongere van 15 jaar die instroomt vanuit het buitenland of een andere Gemeenschap al twee jaren secundair onderwijs heeft gevolgd zodat hij tot het dbso kan worden toegelaten. De bevoegdheid van de klassenraad is wel beperkt doordat hij zijn beslissing moet kunnen motiveren op basis van documenten uit de buitenlandse scholen of door de schoolloopbaan van de jongere te reconstrueren. Als er onduidelijkheid is, oordeelt de klassenraad of aan de voorwaarde van twee jaar secundair onderwijs werd voldaan. Als er sterke aanwijzingen zijn of als vaststaat dat aan die voorwaarde niet is voldaan, kan de klassenraad de jongere niet inschrijven. Opmerkingen In zeer uitzonderlijke gevallen kan een jongere bijzondere toelating krijgen om vanaf het begin van het schooljaar waarin hij deeltijds leerplichtig wordt, in het dbso te starten. Hiervoor is wel de toelating door de directie van het cdo vereist. Die toelating moet bovendien gebaseerd zijn op een advies van het CLB waarmee de huidige school van de jongere samenwerkt. 10 Jongeren uit het buitenland kunnen dus niet formeel aan deze voorwaarde voldoen. 7 Mededeling van 23 augustus 2011 over Toelating tot het secundair onderwijs vanuit het buitenland of vanuit de Franse of Duitstalige Gemeenschap (M-VVKSO ) 8 DLW, art. 42bis (idem) 9 Mededeling van 2 april 2009 over De leerplicht (M-VVKSO ) 10 Decreet van 10 juli 2008 betreffende betreffende het stelsel van leren en werken in de Vlaamse Gemeenschap, art > rubrieken > officieuze codificatie van de wetgeving > secundair onderwijs > leren en werken

5 5 Als bijlage bij deze Mededeling vindt u een voorbeeld van de manier waarop de klassenraad een beslissing over het toelaten van een jongere schriftelijk kan vastleggen (zie bijlage 1). De klassenraad kan een jongere die uit een ander onderwijssysteem instroomt ook vrijstelling geven van één of meerdere modules (zie punt 3.1) Begeleiding van de jongere Zoals we in de inleiding al stelden, vraagt een optimale begeleiding van jongeren een gecoördineerde aanpak van de klassenraad. Elke individuele leraar is verantwoordelijk voor de begeleiding van de jongeren aan wie hij lesgeeft. De klaseigen leerlingenbegeleiding behoort tot de geïntegreerde lerarenopdracht. De collectieve verantwoordelijkheid voor die begeleiding wordt gedragen door de klassenraad. Hij waakt over het traject dat de jongeren doorlopen. Het gaat dan o.a. over het uitwerken van een individueel traject, het verzorgen van een doelgerichte trajectbegeleiding, het opvolgen van de vorming. De klassenraad staat mee in voor een begeleiding op maat van de jongere, wiens individuele vorderingen hij opvolgt met het oog op een goed onderbouwde studiebekrachtiging. Hij bespreekt regelmatig de resultaten, attitudes en vorderingen binnen de componenten leren en werkplekleren en eventuele moeilijkheden die de jongere ondervindt om zo tot de meest adequate begeleiding te komen. We gaan dieper in op de begeleiding van de jongere in punt Advies bij tuchtprocedure Naast de begeleidende functie heeft de klassenraad ook een adviserende taak tijdens een tuchtprocedure. 12 In punt 7 van deze tekst bekijken we in de eerste plaats hoe het advies van de klassenraad tijdens de tuchtprocedure zich verhoudt tot de begeleidende taak die de klassenraad eveneens opneemt t.a.v. die jongere tijdens de periode die voorafgaat aan de tuchtprocedure. Ook de link tussen het tuchtdossier en het dossier van de jongere komt aan bod. 3.5 Evaluatie en studiebekrachtiging De klassenraad heeft als orgaan, ingesteld door het centrumbestuur, de exclusieve bevoegdheid om te beslissen of een jongere voor een opleiding of voor een module geslaagd is. De klassenraad werkt mee aan een degelijk evaluatiebeleid. Hij bepaalt ook de vorm waarin de jongere individueel wordt geëvalueerd en gaat daarbij na of hij in voldoende mate de module- of opleidingsdoelstellingen heeft bereikt om een door de Vlaamse Gemeenschap erkend studiebewijs te verwerven. Bij het nemen van evaluatiebeslissingen en het uitreiken van studiebewijzen houdt hij rekening met de concrete gegevens uit het dossier van de jongere, met name met de resultaten die voortvloeien uit de evaluatie van de jongere doorheen zijn traject. De klassenraad beslist op gemotiveerde wijze en deelt die beslissing schriftelijk en gemotiveerd mee aan de jongere en zijn ouders. 13 Wij gaan dieper in op evaluatie en studiebekrachtiging in punt OLW, punt 8 (idem) 12 DLW, art. 53 (idem) In de Mededeling van 10 oktober 2007 over Leerlingensanctiebeleid: orde- en tuchtmaatregelen (M-VVKSO ) komen de procedurele aspecten van orde- en tuchtmaatregelen aan bod. 13 DLW, art. 66 (idem)

6 6 4 Werking van de klassenraad De regelgever geeft centra een grote autonomie bij het bepalen van de werking van de klassenraad. Een cdo beslist zelf welke middelen de klassenraad aanwendt en welke doelen en criteria hij zich stelt. Hetzelfde geldt voor de frequentie waarmee de klassenraad samenkomt. Die autonomie daagt centra uit om een doordacht beleid te voeren. Elk centrum zal andere accenten leggen. In wat volgt, reiken we een kader aan waarbinnen die keuzes kunnen worden gemaakt. Aangezien een team van leraren, trajectbegeleiders het beleid uiteindelijk moet waarmaken, is het logisch dat het betrokken wordt bij de totstandkoming ervan. 4.1 Planning en organisatie De concrete planning en organisatie van klassenraden vormen een hele klus. Een efficiënte organisatie en invulling van de klassenraden kan deze druk voor een deel wegnemen. Vóór aanvang van het schooljaar zijn alle personeelsleden op de hoogte van het aantal geplande klassenraden dat zij zullen bijwonen, het tijdstip waarop en het doel waarvoor ze worden georganiseerd. Tijdens het schooljaar kan dan nog bijkomende informatie doorgegeven worden. Ook de CLB-medewerker wordt geïnformeerd, conform de afspraken in de bijzondere bepalingen van het beleidscontract. Wij raden ook aan om op voorhand de klassenraden vast te leggen waarop beslist wordt over het toekennen van studiebewijzen en die data duidelijk te communiceren aan ouders en jongeren (zie punt 6.1.3). Het concrete aantal klassenraden zal sterk afhangen van de noden van de jongeren. Een voldoende hoog aantal geplande klassenraden geeft een grotere garantie dat bij problemen kort op de bal kan gespeeld worden. Bij een kleiner aantal geplande klassenraden is de kans groter dat extra klassenraden moeten worden georganiseerd n.a.v. dringende problemen. Het aantal extra klassenraden hangt uiteraard ook sterk af van concrete situaties die zich voordoen (bv. ernstige leer- of gedragsproblemen, socio-emotionele problemen, langdurige ziekte, crisissituaties ). We beschouwen een voltallige klassenraad als de norm. De leden van het team moeten de afspraken in de praktijk omzetten en het is de voltallige klassenraad die op basis van het globale dossier van de jongere een uitspraak doet over het al dan niet uitreiken van een studiebewijs. Dat neemt niet weg dat in een aantal gevallen de keuze om met een beperkte samenstelling te vergaderen verdedigbaar is. Veel hangt af van het aantal voltallige klassenraden dat georganiseerd wordt en de aard van de besprekingen tijdens de kernklassenraden. Hoe meer voltallige klassenraden, hoe minder erg het is om daarnaast één of meerdere kernklassenraden samen te laten komen. Uiteraard moeten de gemaakte afspraken via het dossier van de jongere steeds doorstromen naar de andere leden van de klassenraad. 4.2 Efficiënt vergaderen Het is in het belang van het team en de jongeren dat de vergaderingen van de klassenraad efficiënt verlopen. Dat vereist een grondige voorbereiding, waarbij alle relevante informatie al verzameld wordt, een goede taakverdeling, een gestructureerd verloop van de vergadering en het opvolgen van de gemaakte afspraken Houding van de leden van de klassenraad Een goede klassenraadwerking is nooit louter het gevolg van een efficiënte planning en invulling van de besprekingen. Het vraagt ook een bepaalde houding van de leden van de klassenraad: De leden van de klassenraad werken doelgericht. Een goede begeleiding van de jongeren staat voorop. 14 Meer informatie over efficiënt vergaderen vindt u in punt 5.2 van de Mededeling van 19 augustus 2010 over Algemene Pedagogische Reglementering nr. 2. De begeleidende klassenraad in de loop van het schooljaar (M-VVKSO ). De informatie in dat punt kan zonder meer getransponeerd worden naar het deeltijds onderwijs.

7 7 De begeleiding van de jongeren is een zaak van alle leden van de klassenraad. Alle leden voelen zich hiervoor verantwoordelijk en hebben een rol te spelen voor, tijdens en na de klassenraden. De informatie opgenomen in het dossier van de jongere wordt vertrouwelijk en discreet behandeld. Die houding vloeit niet enkel voort uit het ambtsgeheim van de leraar, maar staat in de eerste plaats in functie van een goede begeleiding van de jongere. 15 Het nodigt jongeren en ouders ook uit om constructief samen te werken. Elk lid van de klassenraad verdedigt een beslissing die collegiaal werd aanvaard. Hij legt de grootste discretie aan de dag. De klassenraad streeft steeds naar een consensus. Hoewel er een onderscheid wordt gemaakt tussen stemgerechtigde en raadgevende leden, is de stemming facultatief, ook als beslist wordt over de studiebekrachtiging. De klassenraad die zich buigt over de studiebekrachtiging ligt in het verlengde van de begeleiding van de jongere doorheen zijn traject en steunt op het dossier van de jongere zoals dat doorheen die studieloopbaan van de jongere tot stand is gekomen. Bij het beoordelen van de jongere zal de klassenraad dan ook aandacht hebben voor het globale dossier en voor de verschillende aspecten van zijn persoonlijkheid. 5 Begeleiding van de jongere De klassenraad draagt de collectieve verantwoordelijkheid voor de begeleiding van de jongeren. Hij waakt over het traject dat ze doorlopen. Dat traject start van bij de inschrijving, net als het verzamelen van alle relevante informatie die in het dossier van de jongere bewaard zal worden. Op basis van de informatie in dat dossier zal de verdere begeleiding en opvolging georganiseerd worden. 5.1 Inschrijving en intakegesprek als startpunt voor het verzamelen van informatie Het intakegesprek is het uitgelezen moment om te starten met een goede communicatie, cruciaal voor de informatie-uitwisseling die dan moet plaats vinden. De inschrijver geeft de ouders en de jongere duidelijke informatie over het cdo. Het gaat om basisinformatie (al dan niet aan de hand van een checklist), maar ook om antwoorden op specifieke vragen vanwege de ouders en de jongere. Het eerste gesprek is meteen ook de eerste stap in de begeleiding van de jongere. Er komt heel wat ter sprake waardoor de school al essentiële informatie over de jongere verkrijgt. Die kan betrekking hebben op uiteenlopende aspecten: gezinssituatie, gezondheid, schoolloopbaan, leren en studeren, mobiliteit, werkervaring... We geven hier een niet-exhaustieve opsomming van mogelijke onderwerpen die deel kunnen uitmaken van het intakegesprek en die relevante informatie kunnen opleveren voor de trajectbegeleiding. De gegevens worden opgenomen in het dossier van de jongere: 16 informatie over de vroegere schoolloopbaan en verworven competenties; psychosociale gegevens; gegevens van het CLB; 15 Met ambtsgeheim bedoelen we de verplichting om bij het uitoefenen van een functie geen vertrouwelijke gegevens vrij te geven aan anderen dan die gerechtigd zijn om er kennis van te nemen. Deze geheimhouding gaat minder ver dan het beroepsgeheim. Meer informatie hierover vindt u in punt 2 van de Mededeling van 14 februari 2008 over Enkele deontologische en juridische aspecten van leerlingenbegeleiding in het gewoon secundair onderwijs (M-VVKSO ). 16 Meer informatie hierover vindt u in de Mededeling van 16 juni 2010 over De inschrijving, sleutelmoment voor een optimale start (M-VVKSO ).

8 8 Het belangrijkste is dat de informatie verkregen tijdens het inschrijvingsmoment een plaats krijgt in het dossier van de jongere. Zo beschikken alle leden van de klassenraad van bij de start van het traject over de nodige informatie om de jongere goed te kunnen begeleiden. 5.2 Informatie uit de screening van de jongere De screening heeft als doel een pas ingeschreven jongere in een passend traject in te schalen: arbeidsdeelname, brugproject of voortraject. In sommige gevallen kan het resultaat van intake en screening er ook toe leiden dat een jongere naar een persoonlijk ontwikkelingstraject wordt geleid. De VDAB heeft een verplicht screeningsinstrument gevalideerd met het oog op de kwaliteitsborging. Ze bestaat uit een stellingentest en een gesprek met de jongere. Ze laat toe de test af te nemen, de resultaten te bekijken, de belangrijkste besluiten van het gesprek en van bijkomende observaties te noteren en aanbevelingen voor inschaling te formuleren. Centra kunnen steeds eigen bijkomende instrumenten en methodieken gebruiken om de screening te verfijnen of te optimaliseren. De inschaling van de jongere wordt binnen de veertien dagen in het cliëntvolgsysteem van VDAB geregistreerd. Daarin neemt men ook de opeenvolgende stappen op die de jongere in zijn traject doorloopt en de individuele uurprestaties binnen de component werkplekleren. Die registratie vereenvoudigt een warme overdracht naar VDAB bij de uitstroom. Op basis daarvan worden ook de aanvullende werkingsmiddelen voor de cdo s en de toelagen voor organisaties en bedrijven binnen de component werkplekleren berekend. Het volledige rapport van de screening maakt deel uit van het dossier van de jongere en kan door de inspectie worden ingekeken. De informatie die het intakegesprek en de screening hebben opgeleverd worden op de eerste klassenraad besproken. In de periode tussen de inschrijving en de eerste klassenraad hebben leraren en trajectbegeleiders al een voorlopig beeld kunnen vormen van de jongere en kunnen de gegevens uit intake en screening kritisch getoetst en aangevuld worden. 5.3 Individueel trajectbegeleidingsplan Intake en screening zijn inherent aan trajectbegeleiding en vormen de basis voor de trajectbepaling en het individuele trajectbegeleidingsplan. Interesses, arbeidsrijpheid, motivatie en competenties worden in kaart gebracht. Op basis van die gegevens wordt een leerweg op maat uitgetekend en worden jongeren begeleid naar het voor hen meest aangewezen traject. In overleg met de leden van de klassenraad wordt het traject van de jongere bepaald en wordt voor iedere jongere een individueel trajectbegeleidingsplan opgesteld. Het individueel trajectbegeleidingsplan is het startpunt van het traject van de jongere in het cdo. Het uittekenen van zo n plan is niet vanzelfsprekend. Het kan omschreven worden als een zorgvuldige, op specifieke behoeften van de individuele jongere gerichte, schriftelijk vastgelegde planning. Het individueel trajectbegeleidingsplan wordt met de jongere en zijn ouders besproken. Volgende elementen kunnen er deel van uitmaken: de trajectbepaling van de jongere als resultaat van intake en screening; de doelen die de klassenraad voor de jongere uitzet; maatregelen die genomen worden binnen de individuele trajectbegeleiding (bijkomende opleiding, remediëring, gesprekken met begeleiders op de werkplek ); de wijze waarop jongere, ouders en begeleiders op de werkplek betrokken worden bij de gemaakte afspraken; de manier waarop de vorderingen van de jongere in het centrum en op de werkplek worden gevolgd en geregistreerd; de wijze waarop de ouders bij het trajectbegeleidingsplan worden betrokken; het vooropgestelde tijdspad; hulpvragen geformuleerd aan het CLB;

9 9 externe deskundigen die worden ingeschakeld; de wijze waarop de evaluatie van het trajectbegeleidingsplan zal plaatsvinden. De opvolging en bijsturing van ieder individueel uitgetekend traject is de taak van de klassenraad. De cel trajectbegeleiding is een structurele vorm van overleg en samenwerking op centrumniveau. Ze houdt zich bezig met het ontwikkelen, coördineren, en (bij)sturen van begeleidings- en opvolgingsinitiatieven die verband hebben met de component leren en de voorbereiding op de component werkplekleren. De cel trajectbegeleiding bestaat uit een vaste kern die over de nodige expertise beschikt (de coördinator van het cdo, personeelsleden die met een of meerdere aspecten van trajectbegeleiding worden belast, de CLB-medewerker...). Daarnaast kunnen ook externe actoren op geregelde tijdstippen bij de cel trajectbegeleiding aansluiten. Ze worden betrokken op kantelmomenten in de individuele trajecten van jongeren waarbij de inbreng van bv. begeleiders van persoonlijke ontwikkelingstrajecten, brugprojecten en voortrajecten onontbeerlijk is. 5.4 Begeleiding tijdens het traject De klassenraad heeft aandacht voor de individuele jongere en voor het functioneren van de groep. Alle leden van de klassenraad zorgen er mee voor dat in de loop van het traject voldoende informatie wordt verzameld op basis waarvan de jongeren op geregelde tijdstippen worden besproken. De totale vorming staat hierbij voorop. Concreet denken we aan gegevens die betrekking hebben op de component leren, het psychisch en sociaal functioneren, de schoolloopbaan, de vorderingen in de component werkplekleren... Na een analyse van de gegevens worden afspraken gemaakt over de verdere opvolging en begeleiding. Tijdens heel het proces wordt een hoge betrokkenheid van de jongere en zijn ouders nagestreefd. Het systematisch opvolgen van de jongeren door de klassenraad is een cruciale schakel in het geheel van de begeleiding. Het zijn de leraren die aan de jongeren lesgeven en de trajectbegleiders en externen die hen mee begeleiden die hierover samen beslissingen nemen. Door alle relevante informatie op te nemen in het dossier van de jongere, krijgt de klassenraad zicht op zijn evolutie. Het dossier van de jongere biedt op die manier een goede basis om hem op een gepaste wijze te begeleiden en onderbouwde beslissingen te nemen, ook met het oog op de uiteindelijke studiebekrachtiging. 5.5 Dossier van de jongere Wil een klassenraad de jongere in alle aspecten van zijn persoonsontwikkeling kunnen begeleiden, dan moet hij beschikken over een breed veld van inlichtingen en gegevens over de individuele jongere. Het doelgericht verzamelen en efficiënt ordenen van de informatie in een dossier van de jongere kan de trajectbegeleiding optimaliseren. 17 Het dossier van de jongere is onlosmakelijk verbonden met de klassenraadwerking. Alle relevante informatie krijgt er een plaats. Het stelt de klassenraad in staat om signalen op te vangen, bruikbare gegevens te verzamelen en waarneembare gedragingen te inventariseren. Het moet elementen bevatten voor doelgerichte besprekingen. Op die manier kan het dossier de studiebeoordeling onderbouwen, de begeleiding optimaliseren en bijdragen tot beslissingen die bij consensus worden genomen. Hieronder gaan we dieper in op het verzamelen van informatie voor het dossier van de jongere en de mate waarin men die informatie toegankelijk maakt. 17 Meer informatie over de keuze voor een elektronisch dossier van de jongere en over de inhoud en vormgeving van dat dossier, vindt u in punt 6.1 van de Mededeling van 19 augustus 2010 over Algemene Pedagogische Reglementering nr. 2. De begeleidende klassenraad in de loop van het schooljaar (M-VVKSO ).

10 Need to know, not nice to know als uitgangspunt Bij het registreren van concrete gegevens in het dossier van de jongere moet steeds afgewogen worden in welke mate de informatie relevant is voor de klassenraadwerking. Het principe need to know, not nice to know vormt daarbij de leidraad. Een cdo kan niet gelijk welke gegevens verzamelen vanuit het idee dat ze misschien wel eens nuttig zouden kunnen zijn. Alleen (persoons)gegevens die duurzaam bewaard moeten worden met het oog op een systematische raadpleging in het kader van een goede begeleiding en studiebeoordeling, mogen in het dossier worden opgenomen. Het principe need to know, not nice to know is een vertaling van de twee basisbeginselen van de privacywet: 18 finaliteitsbeginsel: de persoonsgegevens dienen welbepaalde uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, i.c. de door het centrum nagestreefde doelstellingen; proportionaliteitsbeginsel: de persoonsgegevens zijn toereikend, ter zake dienend en niet overmatig, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verkregen of verwerkt. De verwerking van sommige persoonsgegevens, gegevens betreffende de gezondheid en gerechtelijke gegevens, is volgens de privacywet onderworpen aan extra strenge voorwaarden. Die persoonsgegevens mogen niet door het cdo verwerkt worden, tenzij uitdrukkelijk een wettelijke uitzondering van toepassing is. 19 Concreet kunnen de bovenstaande principes het volgende betekenen: In een elektronisch dossier kunnen gegevens over de socio-culturele en familiale achtergrond van de jongere opgenomen worden voor zover ze relevant zijn voor de leden van de klassenraad bij de begeleiding van de jongere. Het begeleidingsteam hoeft niet van elke jongere te weten hoe zijn vriendenkring eruit ziet, hoe hij zijn vrije tijd invult en in welke mate zijn ouders hem thuis ondersteunen. Enkel wanneer die gegevens bv. het gedrag en de vorderingen mee kunnen helpen verklaren en de kennis hiervan de begeleiding van de jongere ten goede komt, kan het nuttig zijn die informatie in het dossier op te nemen. De communicatie met jongeren en ouders krijgt een plaats in het dossier van de jongere, maar dat betekent niet dat alle communicatie een vertaling moet krijgen in het dossier. Een centrum kan er bv. voor kiezen om na de oudercontacten enkel informatie aan het dossier toe te voegen als die van belang is voor de leden van de klassenraad en als het over nieuwe gegevens gaat. Hetzelfde geldt voor gesprekken met jongeren Lees- en schrijfrechten In een elektronisch dossier van de jongere moet het cdo keuzes maken over het toekennen van lees- en schrijfrechten. Zo wordt voor elke betrokkene duidelijk tot welke mappen hij toegang heeft en in welke mappen hij zelf informatie kan toevoegen. Het toekennen van deze rechten is geen louter technische aangelegenheid. Het weerspiegelt het beleid inzake het dossier van de jongere en zegt op die manier ook iets over de globale visie op begeleiding. In een volgende stap kunnen met de personeelsleden met schrijfrechten concrete afspraken gemaakt worden over wie welke informatie aanlevert Informatie relevant voor de klassenraadwerking We overlopen de verschillen tussen de verschillende functies op het gebied van lees- en schrijfrechten. Coördinator De coördinator heeft als eindverantwoordelijke op het vlak van de begeleiding binnen het cdo toegang tot de informatie van alle jongeren die behoren tot zijn centrum. Hij heeft een lees- en een schrijfrecht. Conform de 18 Wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992, art Meer informatie vindt u in de Mededeling van 11 december 2004 over Verplichtingen van een onderwijsinstelling bij de verwerking van persoonsgegevens (M-VVKSO ).

11 11 afspraken daarover binnen het centrum kunnen bepaalde aspecten van de bevoegdheid gedelegeerd worden naar een ander personeelslid. Cel trajectbegeleiding De leden van de cel trajectbegeleiding hebben toegang tot de informatie van de jongeren die zij opvolgen. De leden beschikken over lees- en schrijfrecht. Leden van de klassenraad Alle personeelsleden die lid zijn van de klassenraad (ambtshalve of raadgevend) hebben toegang tot deze informatie van de jongeren. De volgende punten zijn daarbij belangrijk: De klassenraad is meer dan een verzameling individuen. Beslissingen worden als groep genomen. Daarbij wordt gestreefd naar een gelijkgerichte visie. Conform het principe need to know, not nice to know zal steeds een afweging gemaakt moeten worden. Vanaf wanneer is bepaalde informatie relevant genoeg om in het dossier een plaats te krijgen? Als er te veel informatie wordt opgenomen, of informatie die niet voldoende relevant is (bv. omdat ze te particulier is), kan dat een efficiënte werking van de klassenraad bemoeilijken. Het kan niet de bedoeling zijn om het dossier te verzwaren met anekdotische verhalen of kleinere feiten. Om die redenen zijn we er voorstander van om niet alle leden van de klassenraad een schrijfrecht te geven. Het is wel goed om alle leden aan te moedigen om een personeelslid dat wel schrijfrechten heeft, te informeren over bepaalde problemen en over de stappen die reeds werden genomen. Dat personeelslid fungeert dan als een filter die uiteindelijk beslist welke informatie een plaats krijgt in het dossier en onder welke vorm dat gebeurt. Een mogelijkheid is ook om bepaalde leden van de klassenraad beperkte schrijfrechten toe te kennen. Voor een aantal mappen krijgt hij wel een schrijfrecht en voor de andere niet. Veel zal afhangen van de visie van het cdo en de (interne) vorming die personeelsleden hierover hebben gevolgd. Zeker over het toevoegen van het verslag van de klassenraad zijn goede afspraken nodig. Het kan bv. toebedeeld worden aan de voorzitter van de klassenraad, de verslaggever of het lid van de cel trajectbegeleiding dat de werking van de betrokken klassenraad opvolgt. Andere personeelsleden Personeelsleden die niet behoren tot de klassenraad, hebben onder geen enkel beding toegang tot de dossiers van de jongeren. Ze beschikken noch over een leesrecht, noch over een schrijfrecht. CLB-medewerker De CLB-medewerker heeft toegang tot de dossiers van de jongeren die door hem worden begeleid. Uiteraard maakt hij van die mogelijkheid slechts gebruik binnen zijn deontologische code en raadpleegt hij slechts die gegevens die relevant zijn voor zijn begeleidingsopdracht. Hij beschikt niet over een schrijfrecht omdat de dossiers bijgehouden worden onder de verantwoordelijkheid van en ten behoeve van het centrum. Uiteraard kan de CLB-medewerker wel vragen bepaalde verslagen, handelingsplannen e.d. toe te voegen aan het dossier van de jongere. Ook een klassenraad kan die vraag stellen aan het CLB. In samenspraak met de voorzitter van de klassenraad kan eveneens een interventie van de CLB-medewerker worden geciteerd. Als het nuttig is om informatie afkomstig van de externe (jeugd)hulpverlening in het dossier van de jongere op te nemen, zal dat meestal gebeuren via het CLB, dat die informatie doorgeeft aan de coördinator of aan een andere contactpersoon binnen de school Informatie enkel relevant voor de cel trajectbegeleiding Omdat deze informatie los staat van de klassenraadwerking, gelden striktere lees- en schrijfrechten. Zowel de coördinator als eindverantwoordelijke als de leden van de cel trajectbegeleiding beschikken over een lees- en schrijfrecht. Zij zijn er ook voor verantwoordelijk dat de relevante informatie doorstroomt naar de leden van de klassenraad en op die manier wordt opgenomen in het luik waartoe de leden van de klassenraad toegang hebben. Ze zijn m.a.w. gemachtigd om op basis van het principe need to know, not nice to know informatie die initieel enkel was opgenomen in het luik begeleiding over te plaatsen naar het luik dat toegankelijk is voor de leden van de klassenraad. Dat gebeurt steeds in overleg met de jongere.

12 12 De andere leden van de klassenraad hebben geen rechtstreekse toegang tot de informatie. Zij beschikken uiteraard ook niet over een schrijfrecht. Hetzelfde geldt voor de andere personeelsleden die geen lid zijn van de klassenraad. De CLB-medewerker heeft toegang tot de dossiers van de jongeren die door hem worden begeleid. Hij beschikt niet over een schrijfrecht Toegang van de jongere en zijn ouders Bij de jongere en zijn ouders spreken we niet over lees- en schrijfrechten, maar over de mate waarin zij toegang hebben tot de informatie bestemd voor de klassenraadwerking en de cel trajectbegeleiding. Informatie relevant voor de klassenraadwerking De jongere wordt, zonder dat hij daarom moet vragen, door het centrum geïnformeerd over de informatie in het luik klassenraadwerking (bij een elektronisch dossier). Zo is het mogelijk dat jongeren en hun ouders na een samenkomst van de klassenraad persoonlijk feedback krijgen via een gepast communicatiekanaal. Wanneer er zorg gedragen wordt voor het correct informeren van de jongere, zal hij bij een verzoek tot inzage in dit luik niet met verrassingen worden geconfronteerd. Sommige elektronische dossiers kennen ook een account toe aan de jongere en zijn ouders waardoor zij daadwerkelijk leesrechten kunnen krijgen. Zo kan het cdo beslissen om hen leesrechten toe te kennen tot de evaluatiegegevens zodat zij bv. op elk moment via het internet het rapport kunnen raadplegen. Zolang de jongere onder het ouderlijk gezag valt (en daarna zolang de meerderjarige jongere daartegen geen bezwaar opwerpt), worden de ouders eveneens geïnformeerd over deze gegevens, bv. tijdens oudercontacten of individuele gesprekken. Informatie enkel relevant voor de cel trajectbegeleiding Omdat de opname van informatie in het luik begeleiding slechts gebeurt als er toestemming is van de jongere en zonder die toestemming beperkt blijft tot objectieve informatie (bv. informatie verkregen van de klassenraad) zou ook hier een recht op toegang geen probleem mogen zijn. Over die gegevens wordt in de regel niet gecommuniceerd met de ouders zonder medeweten van de minder- of meerderjarige jongere. 6 Evaluatie en studiebekrachtiging 6.1 Evaluatie Zoals gezegd heeft de klassenraad de exclusieve bevoegdheid om te beslissen of een jongere voor een opleiding of voor een module is geslaagd en of hij in aanmerking komt voor studiebewijzen met een civiel effect. Hij beschikt dus over een grote autonomie bij de evaluatie en studiebekrachtiging. Hieruit volgt een discretionaire 20 bevoegdheid met in rechte als enige grens de redelijkheid. Op een aantal bij voorkeur op voorhand vastgelegde momenten buigt de klassenraad zich over de vorderingen van de jongere, of hij al in aanmerking komt voor een studiebewijs, of dat bijkomende remediëring of een aanpassing van het individueel trajectbegeleidingsplan nodig is. De autonomie van de klassenraad gaat niet zo ver dat zijn beslissingen willekeurig kunnen zijn. Elke beslissing moet gedragen worden door rechtens aanvaardbare motieven. Bij discussie hierover zal hij het bewijs hiervan moeten leveren op basis van het dossier. Wanneer die stukken ontbreken en de klassenraad zijn beweringen niet hard kan maken, zal bij juridische betwisting het voordeel aan de jongere worden gegeven. Reglementaire aandachtspunten Wat redelijk of onredelijk is, hangt af van de concrete situatie. Het spreekt echter voor zich dat de eisen aan de motivering van een beslissing toenemen naarmate ze strenger is: 20 Onder discretionair begrijpen we: aan eigen inzicht en beslissing overgelaten. De klassenraad vormt zich dus een eigen oordeel t.a.v. de deliberatievraag waarvoor de regelgever hem vrijheid van beantwoording laat.

13 13 Zo kan een beslissing streng zijn, maar niet onredelijk. Als de klassenraad een strenge beslissing voldoende kan motiveren, is er geen probleem. Een beslissing kan ook zo streng zijn, dat ze onredelijk wordt omdat ze niet meer te motiveren is. Geen enkele andere, zorgvuldig handelende klassenraad zou op grond van dezelfde gegevens tot een dergelijke beslissing komen. In dat geval zal de beslissing als onwettig worden beschouwd. Ze zal met succes aangevochten kunnen worden voor de Raad van State. We gaan uitgebreider in op de motiveringsplicht in punt 6.4. Het verloop van de evaluatie- en deliberatieprocedures en de principes waarop ze steunen, staan beschreven in het studiereglement. 21 Wat de evaluatie betreft, denken we hierbij o.m. aan de manier waarop een cdo jongeren beoordeelt (permanente evaluatie, evaluatie component werkplekleren ). Beslissingen van de klassenraad kunnen door de ouders of de jongere worden betwist volgens een vastgelegde procedure, opgenomen in het centrumreglement. De ultieme beslissing ligt hoe dan ook bij de klassenraad Over welke vraag buigt de klassenraad zich? De klassenraad buigt zich in eerste instantie over de vraag of een jongere de competenties van een module of een opleiding in voldoende mate bereikt heeft. Is het antwoord op die vraag positief, dan zal hij een (deel)certificaat uitreiken. Is het antwoord op die vraag negatief, dan wordt het individueel traject van de jongere verdergezet met eventuele aanpassingen en bijsturingen. De deliberatie is dus een moment waarop ook het verdere traject van de jongere aan bod komt. Als een jongere al één of meerdere certificaten heeft behaald én aan bijkomende voorwaarden voldoet, kan hij in aanmerking komen voor bijkomende studiebewijzen met een civiel effect (zie punt 6.2). Een van die voorwaarden is dat de klassenraad oordeelt dat de jongere in voldoende mate de leerplandoelstellingen AV heeft bereikt en daarmee voldaan heeft voor het geheel van de vorming. Zodra de klassenraad beslist dat de jongere aan die laatste voorwaarde heeft voldaan, wordt dat genotuleerd. Wanneer de jongere vervolgens op een later tijdstip aan de resterende voorwaarden voldoet, kan de klassenraad op basis van die notulen dan onmiddellijk het bijhorende studiebewijs uitreiken. Opmerking De deliberatievraag in het dbso gaat in eerste instantie over de mate waarin een jongere geslaagd is voor het geheel van de module of de opleiding. Dat betekent echter niet dat de klassenraad geen rekening kan houden met prospectieve elementen. De competenties waarover een jongere moet beschikken om te kunnen slagen, zal hij sowieso verder ontwikkelen in zijn verdere beroepsleven. De klassenraad bepaalt wanneer hij een competentie voldoende beheerst en kan die beoordeling steeds motiveren (zie punt 6.4) Op welke gegevens baseert de klassenraad zijn beslissing? Bij het nemen van evaluatiebeslissingen houdt de klassenraad rekening met de concrete gegevens uit het dossier van de jongere, met name met de resultaten die voortvloeien uit de evaluatie van de jongere doorheen zijn traject. De regelgeving creëert op die manier de nodige ruimte om als centrum een eigen beleid te ontwikkelen. Het dossier van de jongere waar de klassenraad op steunt, zal in elk geval bestaan uit de resultaten van proeven of toetsen die in de loop van het traject door de leraren werden afgenomen, maar ook door de beslissingen, vaststellingen en adviezen van de klassenraad. Hebben de klassenraden geregeld vergaderd om de vorderingen van de jongere te evalueren, de begeleiding te optimaliseren en, zo nodig, remediërende 21 Mededeling van 10 mei 2012 over Het centrumreglement in het deeltijds beroepssecundair onderwijs, (M-VVKSO ), bijlage 1, deel II, punt 2

14 14 initiatieven te nemen, dan kunnen uit dat geheel nu conclusies worden getrokken die het besluitvormingsproces in goede banen helpen leiden Wanneer beslist de klassenraad? De klassenraad kan op elk tijdstip van het schooljaar een studiebewijs uitreiken. 22 Dat tijdstip kan in principe voor elke jongere op een andere datum gebeuren. Die flexibiliteit sluit aan bij de individuele trajecten die jongeren in het dbso volgen. Hoewel klassenraden het hele jaar door vergaderen, is het volgens ons organisatorisch niet haalbaar om volledig van deze flexibiliteit gebruik te maken. Bovendien moet het centrum in een beroepsprocedure kunnen voorzien tegen negatieve beslissingen. 23 Daarom raden wij centra aan om het aantal klassenraden te beperken waarop men beslist over het al dan niet uitreiken van studiebewijzen. Omdat het traject van jongeren schooljaaroverstijgend is uitgebouwd lijkt een aantal van minimum drie en maximum vijf momenten per schooljaar een goede spreiding. Op die data kan men de jongeren ook meer algemeen informeren over hun vorderingen, al verworven competenties, werkpunten Het cdo informeert ouders en jongeren op voorhand over de data waarop de klassenraad kan beslissen om studiebewijzen toe te kennen. De data dienen in elk geval in het centrumreglement te worden opgenomen. Ze zijn immers gekoppeld aan de mogelijkheid van de jongere of zijn ouders om in beroep te gaan (zie punt 6.5). Opmerking Wanneer een jongere voor het einde van zijn traject stopt met een opleiding zal dat zelden samenvallen met de voorziene data in het centrumreglement. In dat geval zal er toch een extra vergadering van de klassenraad moeten plaatsvinden voor die ene jongere. Meestal zal de klassenraad in dergelijke situaties enkel een attest van verworven competenties kunnen uitreiken (zie punt 6.2). Ook bij deze uitzonderlijke klassenraden moet men voorzien in de mogelijkheid voor de jongere of zijn ouders om de beslissing te betwisten. 6.2 Studiebekrachtiging De volgende studiebewijzen kunnen in het dbso aan een regelmatige leerling worden uitgereikt: 24 deelcertificaat voor een module Op voorwaarde dat de klassenraad oordeelt dat de jongere de competenties van een module heeft verworven. certificaat van de opleiding Op voorwaarde dat de klassenraad oordeelt dat de jongere de competenties van de opleiding heeft verworven. getuigschrift van de tweede graad van het secundair onderwijs Op voorwaarde dat de jongere: met uitzondering van de eerste graad, ten minste twee schooljaren in het secundair onderwijs of in de leertijd heeft doorgebracht; ten minste één certificaat heeft behaald; op basis van een beslissing van de klassenraad in voldoende mate de leerplandoelstellingen algemene vorming heeft bereikt en op die manier voldaan heeft voor het geheel van de vorming. 22 DLW, art. 69 (idem) 23 DLW, art. 68 (idem) 24 DLW, art (idem)

15 15 studiegetuigschrift van het 2 de leerjaar van de derde graad van het secundair onderwijs Op voorwaarde dat de jongere: met uitzondering van de eerste graad, ten minste vier schooljaren in het secundair onderwijs of in de leertijd heeft doorgebracht; ten minste één certificaat heeft behaald; op basis van een beslissing van de klassenraad in voldoende mate de leerplandoelstellingen algemene vorming heeft bereikt en op die manier voldaan heeft voor het geheel van de vorming. diploma van secundair onderwijs Op voorwaarde dat de jongere: met uitzondering van de eerste graad, ten minste vijf schooljaren in het secundair onderwijs of in de leertijd heeft doorgebracht; een getuigschrift van de tweede graad van het secundair onderwijs bezit; ten minste één certificaat heeft behaald; op basis van een beslissing van de klassenraad in voldoende mate de leerplandoelstellingen algemene vorming heeft bereikt en op die manier voldaan heeft voor het geheel van de vorming. getuigschrift over de basiskennis van het bedrijfsbeheer Op voorwaarde dat de jongere: met uitzondering van de eerste graad ten minste vier schooljaren in het secundair onderwijs of in de leertijd heeft doorgebracht; aan de voorwaarden van de basiskennis van het bedrijfsbeheer voldoet. 25 Daarnaast kan de klassenraad een attest van verworven competenties uitreiken. Op dat attest wordt vermeld welke competenties de jongere heeft verworven, ook al komt hij niet in aanmerking voor een studiebewijs. Het attest wordt slechts in uitzonderlijke gevallen uitgereikt: wanneer een jongere het cdo verlaat vooraleer hij een deelcertificaat of certificaat heeft behaald; wanneer de klassenraad geen enkel perspectief ziet dat de jongere ooit zal slagen. 6.3 Notulen en proces-verbaal Van de beslissingen van de klassenraad wordt een proces-verbaal opgemaakt en worden er notulen gehouden. 26 Het proces-verbaal bevat een lijst met alle uitgereikte studiebewijzen. De notulen bevatten een synthese (samenvatting) van de elementen die tot de beslissingen hebben geleid, waaronder eventueel het resultaat van een stemming De notulen Het is reglementair verplicht de elementen die bepalend zijn voor de beslissingen van de klassenraad te synthetiseren en te notuleren. Het gaat om de doorslaggevende gegevens uit het dossier van de jongere. 25 Mededeling van 30 april 2004 over Het getuigschrift over de basiskennis van het bedrijfsbeheer (M-VVKSO ) 26 DLW, art. 66 (idem) OLW, punt (idem)

16 16 Reglementaire aandachtspunten Notulen worden steeds door de voorzitter en door drie leden van de klassenraad al dan niet stemgerechtigd ondertekend. Notulen moeten in voorkomend geval het resultaat van de stemming bevatten. Uiteraard gaat het alleen om het globale resultaat, niet over de hoofdelijke stemmen. Er zijn nieuwe, afzonderlijke notulen noodzakelijk als er een nieuwe voltallige vergadering plaatsvindt als gevolg van een beroepsprocedure. Veranderingen aanbrengen aan de oude notulen geldt als vervalsing. Omdat een klassenraad die een studiebewijs uitreikt in het kader van de openbaarheid van bestuur wordt beschouwd als een bestuursinstantie, 27 kunnen de ouders steeds inzage of een fotokopie vragen van de notulen. Uiteraard kunnen zij alleen een specifiek belang aantonen t.a.v. hun eigen kind en zou de expliciete kennisneming van de notulen over andere jongeren een inbreuk zijn op hun privacy. De structuur van de notulen moet dus toelaten de informatie van een individuele jongere eenvoudig op te vragen. De notulen van de klassenraad worden dertig jaar bewaard in het schoolarchief. Aanbevelingen Het notuleren gebeurt best meteen tijdens de vergadering. Het kan de taak zijn van een personeelslid dat nauwer bij de jongeren betrokken is of van een secretaris, bv. iemand van het ondersteunend personeel. De wijze waarop de notulen worden opgemaakt is vrij. Het VVKSO biedt een voorbeeld aan van notulen per individuele jongere (zie bijlage 2). Een cdo kan de notulen ook uitschrijven in één document per klasgroep, waarin de gemotiveerde beslissingen per jongere worden opgesomd. De notulen bevatten dan nog steeds dezelfde informatie, maar op die manier moet men slechts één document opmaken en door de voorzitter en drie leden van de klassenraad laten ondertekenen. Wij raden aan om al te korte of standaardformuleringen te vermijden. Bij een digitaal dossier van de jongere kan men relatief eenvoudig gegevens kopiëren in de notulen. De notulen worden gedateerd op de effectieve deliberatiedatum Het proces-verbaal Er dient verder ook een proces-verbaal te worden opgemaakt. Dat bevat een overzicht van alle uitgereikte studiebewijzen. Reglementaire aandachtspunten Op het proces-verbaal komen uitsluitend regelmatige leerlingen voor. De wijze waarop processen-verbaal worden opgemaakt, is reglementair vastgelegd. De verplichte modellen moeten strikt worden toegepast. 28 De processen-verbaal worden steeds door de voorzitter en door drie leden van de klassenraad al dan niet stemgerechtigd ondertekend. Om de administratieve belasting niet nodeloos te verzwaren, moet een cdo slechts één proces-verbaal per schooljaar opmaken voor alle jongeren. Dat proces-verbaal wordt gedateerd op 30 juni. Het blijft echter toegelaten meerdere processen-verbaal op te stellen. Jongeren aan wie op datum van het proces-verbaal nog geen studiebewijzen werden uitgereikt, worden niet opgenomen in het proces-verbaal. 27 Decreet van 26 maart 2004 betreffende openbaarheid van bestuur >Decreet van 26 maart OLW, bijlage 9 (idem)

17 17 Een beroepsprocedure kan ertoe leiden dat de klassenraad opnieuw samenkomt om te oordelen of hij zijn oorspronkelijke beslissing al dan niet handhaaft: Wanneer de beroepsprocedure vóór 30 juni wordt afgerond, zal in het proces-verbaal meteen de uiteindelijke beslissing genoteerd kunnen worden. Wanneer een beroepsprocedure doorloopt na 30 juni, kan het zijn dat de beslissing wordt gewijzigd nadat het proces-verbaal al is opgesteld. In dat geval moeten alle gegevens van de betrokken jongere op het oorspronkelijke proces-verbaal door middel van een volle lijn worden geschrapt en "zie addendum" worden vermeld. De uiteindelijke beslissing wordt dan vastgelegd bij een proces-verbaal - addendum. De processen-verbaal worden dertig jaar bewaard in het schoolarchief. 6.4 Motiveringsplicht Algemene houding De beslissing van de klassenraad t.a.v. een individuele jongere is gebaseerd op elementen die in het dossier van die jongere aanwezig zijn. Een motivering vloeit dus steeds voort uit de feitelijke gegevens die aanwezig zijn in het dossier van de jongere. Algemeen gesteld wordt van centra niet verwacht dat ze elke beslissing zeer omstandig motiveren. Via de motivering moeten de jongere en zijn ouders wel kunnen nagaan op welke doorslaggevende elementen de beslissing van de klassenraad gebaseerd is. In de meeste gevallen zal een verwijzing naar de resultaten en hun verhouding tot de globale resultaten (dus eigenlijk de evaluatiegegevens op het rapport) volstaan als motivering. Bij een eventuele betwisting kan die motivering verfijnd en uitgebreid worden op basis van andere elementen die aanwezig zijn in het dossier (evolutie, belang van bepaalde competenties voor de gekozen opleiding, oplijsting van niet-verworven leerplaninhouden, aangeboden remediëring ). Reglementaire aandachtspunten In geen geval mogen disciplinaire overwegingen de studiebeoordeling beïnvloeden. Wanneer een evaluatie betwist zou worden, zal de betrokken leraar moeten kunnen aantonen hoe hij tot zijn beoordeling is gekomen. 29 Aanbevelingen Bij het motiveren van een beslissing mag men niet vervallen in stijlformules of standaardformuleringen. Cruciaal is dat er concrete elementen, aanwezig in het dossier van de jongere, worden aangevoerd. Het rapport kan hiervoor een geschikt instrument zijn (zie punt 6.5). De belangrijkste elementen die leidden tot de beslissing, zijn opgenomen: competenties waarop zwak of onvoldoende gepresteerd werd, de oorzaken of opmerkingen, eventuele remediëring die nog noodzakelijk is, trajectadvies... Met het oog op een eventuele betwisting moet de klassenraad de juistheid van zijn beslissingen, vaststellingen en adviezen kunnen aantonen aan de hand van bv. nota s in het rapport, een uitnodiging voor het oudercontact met vermelding van de reden, een terugkoppeling in de agenda Hij mag in zijn motivering dus niet vervallen in algemene uitspraken; ze moeten op basis van documenten gestaafd kunnen worden. Kan men dat niet, dan houdt men die gegevens beter buiten de motivering. 29 R.v.St., Pauwels, nr , 2 oktober 2007

18 In geval van betwisting De motivering van de beslissing over het uitreiken van een studiebewijs is in de eerste plaats ingegeven door de bezorgdheid van de klassenraad om de verdere studieloopbaan van de jongere. In geval van betwisting komt de motivering echter eerder als een verantwoording van de beslissing naar voren. De beroepsprocedure is o.m. bedoeld om het bezwaar te ondervangen dat de motivering oorspronkelijk misschien te beknopt, en daardoor voor de jongere onaanvaardbaar was. De jongere en zijn ouders moeten een antwoord krijgen op hun klachten (zie punt 6.5). Eerste fase Als de beslissing van de klassenraad om de jongere op één van de voorziene tijdstippen al dan niet een studiebewijs toe te kennen door de betrokken ouders of de jongere wordt betwist, zal de directeur of coördinator tijdens de eerste fase van de beroepsprocedure (het overleg) een verantwoording geven op basis van het volledige dossier van de jongere. Hij kan na dat overleg ook beslissen om de klassenraad opnieuw samen te roepen. Tweede fase Tijdens de (eventuele) tweede fase van een beroepsprocedure wordt de klacht onderzocht door de interne beroepscommissie. Die adviseert het centrumbestuur of er nog een nieuwe klassenraad moet plaatsvinden. De beslissing van het centrumbestuur (en eventueel van de klassenraad) wordt uitdrukkelijk gemotiveerd. Omdat de motieven in de tweede fase van een beroepsprocedure bij de beslissing zelf moeten worden gevoegd, raden wij aan een kopie van de notulen van een eventuele nieuwe klassenraad samen met het advies van de beroepscommissie als bijlage mee te sturen. Die documenten bevatten dan een antwoord op al de argumenten van de ouders. 6.5 Betwisting van een beslissing van de klassenraad Procedure Een jongere of zijn ouders hebben het recht om tegen beslissingen van de klassenraad die zij betwisten beroep in te stellen. 30 De beroepsprocedure bestaat uit twee grote stappen. In eerste instantie kunnen de betrokken personen een overleg aanvragen bij een afgevaardigde van het centrumbestuur of de voorzitter van de klassenraad. Dat overleg kan leiden tot het opnieuw samenroepen van de klassenraad. Gebeurt dat niet, of blijft de klassenraad bij zijn beslissing kunnen de jongere of zijn ouders beslissen om in tweede instantie beroep in te stellen bij de interne beroepscommissie. Die zal dan op basis van een eigen onderzoek het centrumbestuur adviseren om de klassenraad al dan niet opnieuw samen te roepen. Zoals gezegd blijft ook als het centrumbestuur de klassenraad opnieuw samenroept de eindbeslissing over de studiebekrachtiging de autonomie van de klassenraad (zie punt 6.1). Het centrumbestuur bepaalt, rekening houdend met het principe van de redelijkheid, de termijnen voor de opeenvolgende stappen van de beroepsprocedure. Het VVKSO heeft een procedure uitgewerkt die aan de wettelijke vereisten voldoet en de centra voldoende zekerheid biedt. Wij vragen dan ook met aandrang om die procedure in het centrumreglement op te nemen. 31 Meer informatie over de reglementaire en inhoudelijke aspecten van beroepsprocedures vindt u in de volgende teksten: Mededeling van 1 juni 2004 over Betwisting van de beslissing van een delibererende klassenraad Procedure (M-VVKSO ); 30 DLW, art. 68 (idem) 31 Mededeling van 10 mei 2012 over Het centrumreglement in het deeltijds beroepssecundair onderwijs, (M-VVKSO ), bijlage 1, deel II, punt

19 19 Mededeling van 20 juni 2005 over Betwisting van de beslissing van een deliberende klassenraad - Vademecum voor de interne beroepscommissie (M-VVKSO ) Wanneer kan men beroep instellen? Jongeren of hun ouders hebben het recht om beroep aan te tekenen tegen de beslissing van de klassenraad om al dan niet een bepaald studiebewijs uit te reiken. In het dbso kan de klassenraad op elk tijdstip van het schooljaar een studiebewijs toekennen. Om organisatorische redenen raden wij aan om het aantal momenten per schooljaar waarop een klassenraad zich uitspreekt over het al dan niet uitreiken van een studiebewijs te beperken (zie punt 6.1.3). Die data worden opgenomen in de jaarplanning en het centrumreglement. Op die momenten deelt de klassenraad zijn beslissingen schriftelijk en gemotiveerd mee. 32 Daarnaast zal het cdo de jongere en zijn ouders ook herinneren aan de in het centrumreglement opgenomen bepalingen over de beroepsmogelijkheid tegen een beslissing van de klassenraad. Het staat het centrum vrij te bepalen hoe het dit zal concretiseren. Volgens het VVKSO zijn de volgende principes belangrijk: de beslissing wordt op een ondubbelzinnige en constructieve manier meegedeeld zodat de draagwijdte en de bedoeling ervan duidelijk is. De informatie die men bezorgt, bevat geen kwetsende of ontmoedigende formuleringen; er mag geen tegenstrijdigheid bestaan tussen de informatie die men doorgeeft en de notulen; het document mag niet toelaten te vergelijken met beslissingen die werden genomen t.a.v. andere jongeren; centra kunnen ouders en jongeren met de volgende bepaling informeren over het bestaan van een beroepsmogelijkheid: Het staat u vrij beroep aan te tekenen tegen deze beslissing. Daartoe kan u uiterlijk op de derde dag (zaterdag, zondag, wettelijke en reglementaire feestdagen niet meegerekend) na deze mededeling een persoonlijk onderhoud aanvragen met de afgevaardigde van het centrumbestuur of de voorzitter van de klassenraad of zijn afgevaardigde. Dit gebeurt ofwel telefonisch op het nummer... (tussen 9 en 17 uur), ofwel schriftelijk bij de coördinator. Voor het verdere verloop van de procedure verwijzen we naar [punt/art. [ ]] van het centrumreglement. Een loutere verwijzing naar de bepalingen in het centrumreglement is minimaal. Uit rechtspraak 33 van de Raad van State volgt dat de termijn voor het instellen van een beroep pas ingaat wanneer de beroepsmogelijkheden individueel zijn aangezegd conform artikel 35 van het Openbaarheidsdecreet. 34 Om te vermijden dat de termijnen niet zouden ingaan en ouders en jongeren nooit te laat zouden zijn met een beroep, hoe laat ook raadt het VVKSO sterk aan om de beroepsmogelijkheden expliciet te vermelden zoals in bovenstaande tekstsuggestie. Aanbeveling Een manier om aan de reglementaire verplichtingen te voldoen is door beslissingen over het al dan niet uitreiken van een studiebewijs te koppelen aan tussentijdse besprekingen van de trajecten van de jongeren. Op die manier kan men de jongere een overzicht geven van de competenties die hij al heeft bereikt en die hij nog moet bereiken, eventuele wijzigingen aan zijn individuele traject en studiebewijzen die hij heeft behaald. Een duidelijk en goed uitgewerkt rapport kan dus al voldoende tegemoetkomen aan de verplichting om elke beslissing te motiveren. Ook de informatie over de beroepsmogelijkheid kan in dat document een plaats krijgen. 32 DLW, art. 66 (idem) 33 RvS 20 oktober 2011, nr , Coomans 34 Een beslissing of een administratieve handeling met individuele strekking, die beoogt rechtsgevolgen te hebben voor één of meer bestuurden of voor een ander bestuur, wordt slechts geldig ter kennis gebracht als tevens de beroepsmogelijkheden en de modaliteiten van het beroep worden vermeld. Bij ontstentenis daarvan neemt de termijn voor het indienen van het beroep geen aanvang.

20 20 Er zullen steeds jongeren zijn die duidelijk nog niet aanmerking komen voor een studiebewijs, bv. omdat zij nog maar pas zijn gestart met een opleiding. Het spreekt voor zich dat een uitgebreide motivering in dat geval niet nodig is. Een verwijzing naar de vroege fase van het traject van de jongere zal dan volstaan. 7 Advies in kader van tuchtprocedure Naast de begeleidende functie heeft de klassenraad ook een adviserende taak tijdens een tuchtprocedure. Strikt genomen moet enkel bij een definitieve uitsluiting van een jongere het advies van de klassenraad worden ingewonnen. 35 We raden echter aan om de klassenraad steeds een advies te vragen, ook al dient zich niet de zwaarste maatregel aan. 36 Begeleiding van de jongere als uitgangspunt Soms wordt een tuchtprocedure opgestart n.a.v. eenmalige zeer ernstige feiten. Meestal echter gaat aan een tuchtprocedure een uitgebreide geschiedenis van begeleiding vooraf. De klemtoon ligt daarbij op het bijsturen van het (ongewenste) gedrag van de jongere. In eerste instantie zal nagegaan worden of gedragsproblemen wijzen op een onderliggende problematiek. De begeleiding zal daarop inspelen. Er wordt gewerkt in de diepte. Concreet kan zich dat vertalen in gesprekken met de jongere en zijn ouders, verwittigingen, begeleidingsinitiatieven, andere concrete afspraken, ordemaatregelen... Met het oog op een gepaste begeleiding vinden we de belangrijkste maatregelen terug in het dossier van de jongere (zie punt 5.5). Tuchtprocedure als ultiem middel Wanneer het gedrag van de jongere ondanks begeleidende of ordemaatregelen niet verbetert, kan overwogen worden om een tuchtprocedure op te starten. Uiteraard doet een centrum er alles aan om een tuchtprocedure te vermijden. Zeker een definitieve uitsluiting wordt slechts als ultiem sanctioneringsmiddel toegepast. Op het moment dat de klassenraad een advies formuleert, ligt de focus niet meer op de begeleiding van de jongere, maar worden in de eerste plaats een aantal zaken op een rijtje gezet. De klassenraad bekijkt de feiten naar aanleiding waarvan de tuchtprocedure werd opgestart, houdt rekening met de begeleidende, orde- of tuchtmaatregelen die niet tot een gedragsverbetering hebben geleid en formuleert op basis hiervan een advies aan de coördinator. 37 Toch kan ook dat advies nog een link met de begeleiding bevatten. Bij een advies om geen tuchtmaatregel te nemen, is het logisch dat de klassenraad opneemt hoe het verder moet in het cdo. Maar zelfs een advies tot definitieve uitsluiting kan raadgevingen voor de jongere en zijn ouders bevatten over de verdere aanpak van het probleem. Het advies wordt integraal opgenomen in het tuchtdossier. Het tuchtdossier versus het dossier van de jongere Zodra beslist wordt een tuchtprocedure op te starten, legt de coördinator een tuchtdossier aan dat aantoont dat het gedrag van de jongere een gevaar vormt voor het onderwijs- of vormingsgebeuren. Omdat in veel gevallen een tuchtprocedure wordt gestart omdat eerdere begeleidingsmaatregelen de problemen niet hebben kunnen oplossen, zal het tuchtdossier vaak heel wat elementen bevatten uit het dossier van de jongere. Het doel waarmee die gegevens worden verzameld, verschilt echter fundamenteel. Waar in het dossier van de jongere de informatie verzameld wordt met het oog op een betere begeleiding (werken in de diepte), gebeurt dat in het tuchtdossier met het oog op het formuleren van een advies over het nemen van een tuchtmaatregel. Het tuchtdossier en het dossier van de jongere moeten strikt gescheiden blijven. Alle jongeren hebben een dossier, maar enkel jongeren waartegen een tuchtprocedure werd opgestart, hebben een tuchtdossier. Dat tuchtdossier wordt pas opgemaakt na de opstart van een tuchtprocedure. Om die reden bevat het dossier van de jongere best geen enkele verwijzing naar tucht als er nog helemaal geen sprake is van een mogelijk tuchtdossier. 35 DLW, art. 53 (idem) 36 Mededeling van 10 oktober 2007 over Leerlingensanctiebeleid: orde- en tuchtmaatregelen (M-VVKSO ), punt Mededeling van 10 oktober 2007 Leerlingensanctiebeleid: orde- en tuchtmaatregelen (M-VVKSO ), bijlage 6