Nulmeting Meldkamer Zeeland

Transcriptie

1 Nulmeting Meldkamer Zeeland Rapportage BESTEMD VOOR INTERN BERAAD 03 september 2014 Versie 4.0 Referentie: /RM/es

2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Algemene kenmerken 9 3. Governance Diensten, producten en organisatie Personeel IM en ICT Huisvesting Financiën 52 A. Betrokken personen 68 B. Afkortingen en begrippen 71 C. Applicatie en infrastructuurportfolio 73 D. Contracten 77 E. Bronnenlijst 78 Pagina 3 van 79

4 1. Inleiding Volgens de Wet veiligheidsregio s (Wvr) zijn meldkamers belast met het ontvangen, registreren en beoordelen van alle hulpvragen gericht op de inzet van brandweer, geneeskundige hulpverleningsorganisaties (waaronder ambulancezorg) of politie, het bieden van een adequaat hulpaanbod en het begeleiden en coördineren van de hulpdiensten. Nederland kent op dit moment 25 publieke meldkamers. Hiervan zijn er 22 gezamenlijk gehuisveste regionale meldkamers. Hierin participeren de politie, brandweer en regionale ambulance voorziening (RAV). De Nationale Politie en de Koninklijke Marechaussee (KMar) hebben beide een eigen landelijke meldkamer en laatstgenoemde beschikt eveneens over een meldkamer op de luchthaven Schiphol. In het Transitieakkoord (TA) wordt uitgegaan van een startbudget van 200 miljoen euro voor alle 25 meldkamers. i 1.1. Aanleiding De huidige meldkamers zijn verschillend georganiseerd ten aanzien van personeel, werkwijze, reikwijdte, organisatie, beheer en bekostiging. Bestuurlijk geldt de overtuiging dat voor de burger essentiële verbeteringen kunnen worden gerealiseerd in de organisatie en werkwijze van het meldkamerdomein in Nederland i. In het Regeerakkoord is overeengekomen dat er één Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) komt. Om de transitie naar de LMO voor te bereiden is door vertegenwoordigers van de verschillende betrokken organisaties een Transitieakkoord overeengekomen i. In dit Transitieakkoord wordt beschreven dat de LMO als zelfstandige organisatie beheersmatig wordt ondergebracht bij de politie. De LMO dient een effectieve, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte meldkamerorganisatie te zijn met de volgende vier taken: het beheer; het verzorgen van de multidisciplinaire intake; opschaling; en het bevorderen van de samenwerking binnen het meldkamerdomein. In het Transitieakkoord zijn de volgende kwalitatieve doelen geformuleerd die de beweging naar de LMO rechtvaardigen: i De burger zoveel mogelijk in het eerste contact helpen door incidentgerichte benadering van de noodzakelijke hulpvraag door middel van een multiintake. Een landelijk kwaliteitsniveau waardoor de burger kan rekenen op dezelfde dienstverlening van de meldkamer ongeacht de locatie van de noodhulpvraag. Het verbeteren van de bereikbaarheid van de meldkamerlocaties tijdens piekbelasting. Pagina 4 van 79

5 Het verbeteren van de uitwijkmogelijkheden van de meldkamerlocaties in geval van uitval. Een verbetering van de informatieuitwisseling tussen hulpverleningsdiensten en tussen de verschillende regio s. In het Transitieakkoord is hieraan een taakstelling gekoppeld van 10 miljoen euro in 2015, oplopend tot 50 miljoen euro in i 1.2. De nulmeting In artikel 41 van het Transitieakkoord is overeengekomen een nulmeting uit te voeren om een zorgvuldige transitie naar de tien toekomstige meldkamerlocaties te waarborgen. De nulmeting is erop gericht de bestuurlijkjuridische, de financiële en de operationele situatie van de afzonderlijke meldkamers in kaart te brengen. Hiermee vormt de nulmeting de basis en de input voor onder andere: de business cases voor de samenvoeging van de meldkamers (art. 42 TA); het financiële overdrachtsdocument per meldkamer (art. 80 TA). Het Ministerie van Veiligheid en Justitie fungeert als opdrachtgever voor de nulmeting welke wordt uitgevoerd door PricewaterhouseCoopers (PwC). De Kwartiermaker LMO (KLMO), de Regiegroep en de Due Diligence Commissie zijn geconsulteerd over de aanpak en zijn betrokken bij het vaststellen van het onderzoeksraamwerk Beschrijving van het proces Het proces van de nulmeting bestaat uit de volgende drie stappen: 1. Ontwerpfase 2. Onsite datacollectiefase 3. Rapportagefase In totaal zijn in de periode van 19 mei tot 27 juni meldkamers bezocht. Dit is gedaan door vier teams die elk 6 of 7 meldkamers onder hun hoede hadden Ontwerpfase: opstellen onderzoeksraamwerk en protocol, uitnodigingen en vier landelijke bijeenkomsten In de ontwerpfase zijn het onderzoeksraamwerk en het onderzoeksprotocol ontwikkeld. Het onderzoeksraamwerk en protocol zijn voor elke meldkamer gelijk. Het onderzoeksraamwerk bevat een uitwerking van de onderwerpen die aan bod dienen te komen in de nulmeting. Het protocol betreft de afspraken over het proces, de rollen en verantwoordelijkheden tijdens de uitvoering van de nulmeting ter plaatse bij een meldkamer. Pagina 5 van 79

6 Het concept onderzoeksraamwerk is, op hoofdlijnen, bij één meldkamer gevalideerd door middel van een zestal interviews. De KLMO heeft het onderzoeksraamwerk, na consultatie van de Due Diligence commissie en Regiegroep, vastgesteld. Parallel aan het opstellen van het onderzoeksraamwerk zijn de verantwoordelijke bestuurders, directeuren en medewerkers van de meldkamers via een brief ii geïnformeerd over de nulmeting. Op 13 en 14 mei 2014 zijn vier landelijke bijeenkomsten georganiseerd waarin de KLMO en PwC de aanpak en opzet van de nulmeting hebben toegelicht Kickoff meeting De nulmeting van de Meldkamer Zeeland is gestart met een kickoff meeting op 26 mei 2014; zie bijlage A voor een overzicht van de deelnemers. Na een kennismaking zijn de volgende onderwerpen besproken: Toelichting op het functioneren van de meldkamer Achtergrond en aanleiding nulmeting Beoogd resultaat nulmeting Proces/planning nulmeting inclusief mijlpalen Toelichting onderzoeksraamwerk en uitvraagformat Protocol: op welke wijze worden de resultaten met u tussentijds afgestemd Toelichting proces bestuurlijke accordering resultaten nulmeting en komen tot een maatwerkproces per meldkamer Toelichting proces controleverklaringen en inventariseren aanwezige geaccordeerde financiële gegevens Planning werkafspraken per onderwerp Verdiepende gesprekken Op 26 mei 2014 hebben verdiepende sessies plaatsgevonden op alle thema s binnen het onderzoeksraamwerk (zie paragraaf 1.4 voor een toelichting op de thema s). Hierbij is gebruik gemaakt van een standaard vragenlijst. Bij de verdiepende sessies is de volgende agenda gehanteerd: Toelichting op onderzoeksraamwerk en uitvraagformat Doorspreken onderzoeksitems Welke informatie dient te worden opgeleverd? Waar is deze informatie beschikbaar/ Wat zijn de achterliggende bronnen? Invullen uitvraagformat / beantwoorden vragen; uitgangspunt is gevraagde informatie zo veel mogelijk tijdens verdiepende sessies zelf te verzamelen en te verwerken Planning en maken werkafspraken; wanneer wordt aanvullende informatie aangeleverd en door wie? Pagina 6 van 79

7 Afstemmen interviewverslagen, bestuderen aangeleverde informatie en opstellen rapportage Door PwC is een verslag gemaakt van elke verdiepende sessie. De geïnterviewden hebben per mail akkoord gegeven op het verslag. Pas na akkoord van de geïnterviewde zijn de gegevens door PwC verwerkt in voorliggende rapportage. Daar waar relevante broninformatie beschikbaar was, is gevraagd dit aan te leveren. Bovendien is waar mogelijk gebruikgemaakt van eerder door de meldkamer aangeleverde informatie, in het bijzonder informatie aangeleverd in het kader van een onderzoek van de Inspectie van Veiligheid en Justitie. De gegevens die zijn ontvangen tot en met 10 juli 2014 zijn verwerkt in deze rapportage. Na accordering van de interviewverslagen en aanlevering broninformatie is voorliggende rapportage opgesteld. De inhoud van dit rapport is gebaseerd op de interviewverslagen en de aangeleverde informatie. Hierbij is bronvermelding toegepast, daar waar het andere bronnen betreft dan de door geïnterviewden geaccordeerde verslagen van de verdiepende sessies. De gegevens die zijn ontvangen tot en met 28 augustus 2014 zijn verwerkt in deze rapportage. Door PwC is geen accountantscontrole toegepast of beoordelingsopdracht uitgevoerd op de in deze rapportage opgenomen cijfers Accordering resultaten nulmeting Een belangrijk doel van de nulmeting is zekerheid te krijgen over de gegevens opgenomen in deze nulmeting rapportage. Deze zekerheid is als volgt bereikt: 1. Een proces van hoor en wederhoor tijdens de nulmeting tussen geïnterviewden en PwC (accorderen van gespreksverslagen). 2. Een verklaring van de betrokken bestuurders en kolomverantwoordelijken bij de feitelijke gegevens in de eindrapportage nulmeting Beschrijving van het onderzoeksraamwerk Conform artikel 41 van het Transitieakkoord dient de nulmeting de bestuurlijkjuridische, financiële en operationele situatie van afzonderlijke meldkamers in kaart te brengen. In lijn hiermee is het onderzoeksraamwerk langs 6 perspectieven ingericht. Dit sluit aan bij de programmaorganisatie van de LMO: 1. Governance 2. Diensten, Producten en Organisatie 3. Personeel 4. IM en ICT Pagina 7 van 79

8 5. Huisvesting 6. Financiën Voor de personele situatie neemt de nulmeting 1 juli 2013 en 31 december 2013 in beschouwing. Voor de financiële situatie neemt de nulmeting de begroting en realisatie 2012 en 2013, en begroting 2014 in beschouwing. Voor de overige onderdelen geldt een peildatum van 31 december 2013, tenzij anders vermeld Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een aantal algemene kenmerken weergegeven. In de daarop volgende hoofdstukken worden de resultaten van de nulmeting weergeven conform de indeling van het onderzoeksraamwerk. Hoofdstuk 3 beschrijft de inrichting van de Governance. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 een beschrijving gegeven van de Diensten, Producten en Organisatie. Hoofdstuk 4.3 gaat in op Personeel. Hoofdstuk 6 betreft de inrichting van IM en ICT. In hoofdstuk 7 komt Huisvesting aan de orde en tot slot hoofdstuk 8 met het onderdeel Financiën. Pagina 8 van 79

9 2. Algemene kenmerken 2.1. De meldkamer De Gemeenschappelijke Meldcentrale Zeeland (GMZ) is de meldkamer binnen de Veiligheidsregio Zeeland. De Veiligheidsregio Zeeland is conform de Gemeenschappelijke Regeling 2006 belast met het beheer en instandhouding van een gezamenlijke centrale multidisciplinaire meldcentrale Zeeland en met die van de brandweer in het bijzonder. Het Witte Kruis is vanaf 1 januari 2013 verantwoordelijk voor het instellen en het in stand houden van de meldkamer Ambulancezorg. De VRZ heeft voor haar GHOR taken een SLA afgesloten met het Witte Kruis. De politie is verantwoordelijk voor de meldkamer politie. Figuur 2.1 Overzicht Veiligheidsregio Zeeland Pagina 9 van 79

10 2.2. Algemene kengetallen Kenmerk P Bron Grootte veiligheidsregio (km 2 ) 2.933,45 CBS 2013 Aantal inwoners veiligheidsregio CBS 2013 Aantal gemeenten 13 CBS 2013 Brandweerkazernes 66 Meldkamer iii / 1 Ambulancestandplaatsen 13 Imergis Kaartmateriaal Exploitatielasten Veiligheidsregio 2012 Onbekend Tabel 2.1 Algemene kengetallen Veiligheidsregio Zeeland Gemeente Inwonertal Gemeente Inwonertal SchouwenDuiveland Vlissingen NoordBeveland Borsele Tholen Reimerswaal Veere Sluis Middelburg Terneuzen Goes Hulst Kapelle Tabel 2.2 Inwoneraantallen per gemeente iv De meldkamer geeft aan dat de regio wordt gekenmerkt door grote wisselingen in het aantal bezoekers/ overnachtingen gedurende het gehele jaar als gevolg van de invloeden van het toerisme Locatie De Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland is gehuisvest aan de Segeerssingel 10 te Middelburg. Het betreft een zogenaamde latende meldkamer, dat wil zeggen dat de GMZ in het kader van de transitie naar de LMO zal worden samengevoegd met de meldkamer Midden en WestBrabant. Het streven is om in 2017 gezamenlijk een meldkamer te vormen in Bergen op Zoom. 1 Per 31 december 2013 Pagina 10 van 79

11 3. Governance In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de sturing voor deze meldkamer is vormgegeven. Achtereenvolgens komt aan de orde: de juridische structuur; dat wil zeggen hoe is de meldkamer ingebed in een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon of rechtspersonen? de besluitvormingsstructuur waaronder een beschrijving van de bevoegdheden van functionarissen en organen ten aanzien van het nemen van besluiten; de specifieke invulling van de governance bij opschalingssituaties met GRIPniveau (multi opschaling); de wet en regelgeving welke op de meldkamer van toepassing is; andere instrumenten en maatregelen voor sturing en beheersing die van toepassing zijn (zoals kwaliteitsstandaarden, managementinformatie et cetera) Juridische structuur De juridische structuur van de Gezamenlijke Meldcentrale Zeeland (GMZ) kan, op hoofdlijnen als volgt worden omschreven: er is sprake van colocatie van de meldkamers van het Witte Kruis, brandweer en politie in de regio Zeeland. Zoals de Wet veiligheidsregio s aangeeft voorziet de Veiligheidsregio Zeeland in de meldkamerfunctie. Veiligheidsregio Zeeland is verantwoordelijk voor de instandhouding en het beheer van de meldkamerfunctionaliteit voor de politie, brandweer en ambulance alsmede ook voor de opschaling van de meldkamer bij ongevallen, rampen en crises. Veiligheidsregio Zeeland is hiernaast verantwoordelijk voor de meldkamer Brandweer (MKB). Tot 1 januari 2013 was Veiligheidsregio Zeeland ook verantwoordelijk voor de meldkamer Ambulancezorg en was er sprake van één gecombineerde meldkamer brandweer/ambulancezorg. Het in stand houden van de meldkamer ambulancezorg (MKA) is een verantwoordelijkheid van het Witte Kruis 2. Met in stand houden wordt dan bedoeld de aansturing van de dagelijkse zorgprocessen. In geval van opschaling komt deze verantwoordelijkheid (gedeeltelijk) bij het GHOR onderdeel van de veiligheidsregio te liggen. Over de wijze van het beheer van de GMZ in relatie tot de meldkamer Zeeland zijn afspraken vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst tussen de VRZ en het Witte Kruis v. De dagelijkse leiding over de uitvoering van de meldkamer ambulancezorg en de aansturing van het personeel is de verantwoordelijkheid van het Witte Kruis. De samenwerking en afspraken omtrent het beheer van de Meldkamer Ambulancezorg zijn opgenomen in een Service Level Agreement. 2 De ambulancezorg is per 1 januari 2013 ondergebracht binnen het Witte Kruis, onderdeel van Connexxion en draagt hiermee zorg voor de MKA voor de RAV Zeeland. Pagina 11 van 79

12 De politie participeert niet in de Gemeenschappelijke Regeling VRZ, daarom is de afstemming en samenwerking voor onder meer het beheer van de gemeenschappelijke meldkamer geregeld via een samenwerkingsconvenant vi. Het personeel van de meldkamer politie (MKP) is in dienst van de politie. Formeel gezien geldt de Gemeenschappelijke Regeling voor de Veiligheidsregio Zeeland versie 3.0 met wijzigingen 5 april 2006 vii. De meldkamer werkt momenteel conform een nieuwe nog niet vastgestelde Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zeeland Vaststelling is nog niet gebeurd, omdat nog geen consensus is bereikt over de gemeentelijke bijdragen. Het bestuur VRZ heeft ingestemd met het werken conform de nieuwe gemeenschappelijke regeling, de tekst is door het bestuur vastgesteld op 20 december 2012 viii. Naast de gemeenschappelijke regeling zijn diverse documenten opgesteld waarin onderdelen van de samenwerking zijn vastgelegd waaronder een Mandaatregeling Veiligheidsregio Zeeland 2013, Regeling Budgethouders Veiligheidsregio Zeeland 2013, een Controleverordening en een financiële verordening. Deze regelingen gelden conform de gedragslijn ten aanzien van de GR Besluitvormingsstructuur In figuur 3.1 is het organogram weergegeven van de Veiligheidsregio Zeeland. In figuur 3.2 is het organogram weergegeven van de GMZ. De GMZ bestaat uit drie autonome kolommen met elk een eigen entiteit. Besluitvorming inzake de GMZ vindt per kolom gescheiden plaats (zie mandaatregeling, gemeenschappelijke regeling en regeling budgethouders). De directeur meldkamer draagt zorg voor het operationeel houden van de GMZ. De directeur GMZ 3 wordt aangesteld door het Bestuur van de VRZ na afstemming met de Politiechef Zeeland WestBrabant ix. Dit betekent voor het personeel dat MKP in dienst is bij de politie, de MKB bij de veiligheidsregio en de MKA bij het Witte Kruis. Elke groep heeft een eigen cao. 3 De directeur GMZ wordt voor 50% bekostigd door de politie en voor 50% door de VRZ. Pagina 12 van 79

13 Figuur 3.1 Organogram VRZ 2013 x = Hiërarchische leiding/processturing = Afstemming / coördinatie Figuur 3.2 Organogram meldkamer 2013 xi Het Bestuur van de VRZ wordt gevormd door het Algemeen Bestuur (AB) en het Dagelijks Bestuur (DB). Het Algemeen Bestuur van de VRZ bestaat uit burgemeesters van dertien gemeenten. Het AB van de VRZ is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van haar wettelijke taak jegens de meldkamer. Binnen het AB is een portefeuillehouder (de burgemeester van Goes) aangewezen voor de behartiging van de bestuurlijke belangen zowel binnen de regio Pagina 13 van 79

14 als landelijk. Het AB stelt het beleid voor de meldkamer vast, na samenspraak met politie en RAV Zeeland voor het gezamenlijke deel. Binnen de begroting VRZ is sinds 1 januari 2013 de meldkamer als programma opgenomen. Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de door politie en RAV Zeeland te betalen bijdragen voor de instandhouding en beheer. Daar waar gedurende een begrotingsjaar door één van de partijen nieuwe ontwikkelingen wenselijk worden geacht die niet binnen het budget passen moeten extra financieringsmiddelen door die partij beschikbaar worden gesteld. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door vijf burgemeesters met ieder een apart aandachtsgebied (zonder mandaat). Het DB vergadert ten minste zesmaal per jaar. De portefeuillehouder GMZ uit het AB schuift aan bij het DB wanneer onderwerpen inzake de GMZ op de agenda staan. Tussen de VRZ en de politie vindt afstemming plaats in gemeenschappelijke vergaderingen. De formele besluitvorming vindt afzonderlijk plaats binnen de voor de kolom verantwoordelijke besluitvormingsorganen, zijnde het Algemeen Bestuur en het voormalig Regionaal College (thans Nationale Politie), waarbij instemming van beide organen verplicht is ii. Tussen de GHOR en de RAV Zeeland zijn werkafspraken gemaakt over de wijze van opschaling, toepassen van protocollen bij opschaling en aansturing van de geneeskundige hulpverleningsketen voor zover die door de meldkamer Ambulancezorg dient te worden aangestuurd. Het directieteam (DT) van de VRZ bestaat uit twee personen: de directeur VRZ en de directeur Publieke Gezondheid. Zij zijn ambtelijk eindverantwoordelijk voor de instandhouding en het beheer van de meldkamer. Zij overleggen periodiek met de directeur GMZ, het hoofd van de eenheidsleiding politie Zeeland WestBrabant en de directeur RAV/Witte Kruis. Het managementteam ondersteunt het DT en bestaat uit de Directeur GMZ en de tactisch managers. De directeur van de GMZ initieert en coördineert waar nodig de operationele afstemming en uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden tussen de drie kolommen en draagt zorg voor de juiste bedrijfsprocessen en beheersactiviteiten. Nieuwe ontwikkelingen die buiten de reguliere bijdrage van de blauwe en witte kolom vallen, moeten in overleg met hen worden besloten Vooruitblik Per 1 januari 2014 is de Directeur VRZ eindverantwoordelijk voor de meldkamer. Per 1 februari 2014 is de structuur veranderd. Het nieuwe organogram ziet er als volgt uit: Pagina 14 van 79

15 Figuur 3.3 Organogram VRZ 2014 De gedetailleerde uitwerking van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende functionarissen en gremia vindt momenteel plaats Bevoegdheden Strategisch niveau Het bestuur van de VRZ is verantwoordelijk voor het beheer van de GMZ 4. De strategische beslissingsbevoegdheid met betrekking tot de meldkamer brandweer (MKB) ligt bij hen. De strategische aansturing van de MKP ligt bij de Nationale Politie. De strategische aansturing van de MKA ligt bij het Witte Kruis. Er vindt periodiek afstemming een bilateraal overleg plaats tussen de Directeur VRZ en de politiechef eenheid Zeeland West Brabant het hoofd DROC (Dienst Regionaal Operationeel Centrum i.o.) en tussen de Directeur VRZ en de Directeur Witte Kruis Tactisch niveau Het DT en MT zijn verantwoordelijk voor het tactisch niveau. Tevens vindt tweewekelijks een tactisch managementoverleg plaats waaraan de Directeur GMZ, Teamleider I&A, Teamleider Meldkamer, Teamleider MKA en Teamleider MKP deelnemen waarin zaken worden besproken met betrekking tot ICT, functioneel beheer en instandhouding van de GMZ. Daarnaast vindt vier keer per jaar een overleg plaats met de ketenpartners. In de Wet op de Veiligheidsregio s is een opdracht aan het bestuur van de veiligheidsregio opgenomen. De opdracht aan de directeur meldkamer is hiervan afgeleid. 4 Pagina 15 van 79

16 De directeur GMZ 5 legt verantwoording af aan de directeur VRZ en de politiechef eenheid Zeeland WestBrabant Operationeel niveau De Directeur GMZ heeft de algemene leiding. Hij is verantwoordelijk voor het in stand houden van de GMZ conform Artikel 35 Wet op de Veiligheidsregio sxii. De Teamleider MKB valt direct onder de directeur GMZ. Hij stuurt de brandweer centralisten aan. De Teamchef MKP valt onder de politiechef Zeeland WestBrabant en stuurt de politie centralisten aan (hij legt direct verantwoordelijkheid af aan het Hoofd DROC). De teamleider MKA valt onder de Directeur Witte Kruis en stuurt de MKA centralisten aan. Tussen de teamleiders per kolom en de teamleider I&A vindt tactisch operationeel overleg plaats. De inzetvraag ten aanzien van centralisten is de verantwoordelijkheid van iedere afzonderlijke kolom, maar dit gebeurt wel in onderling overleg. De invulling van de CaCo rol is de verantwoordelijkheid van de VRZ, maar in essentie levert iedere kolom CaCo's. De verschillende bevoegdheden en verantwoordelijkheden staan omschreven in de verschillende regelingen: Gemeenschappelijke regeling VRZ 2006, Mandaatregeling VRZ 2013 en Regeling Budgethouders VRZ Daarnaast is een DVO d.d tussen VRZ en RAV Zeeland (nu Witte Kruis) afgesloten en een samenwerkingsconvenant tussen de VRZ en Politie Zeeland Governance bij opschaling De taken en bevoegdheden van de diverse partijen in de regio bij crisis staat beschreven in het document Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure GRIP Zeelandxiii. Deze is afgeleid van het landelijk referentiekader GRIP. De Calamiteiten Coördinator (CaCo) is verantwoordelijk voor de opschaling. De CaCo rol wordt uitgevoerd onder piket met een opkomsttijd van maximaal 30 minutenxiv. Het aantal CaCo s is momenteel onvoldoende om een 24uursbezetting te kunnen draaien. Om deze bezetting te garanderen is in het PvA Meldkamer opgenomen dat de functie van CaCo zal worden ingevuld door bestaande functionarissen van de GMZ, vanuit politie, brandweer, ambulance en beheer (waaronder de OVDM) Wet en regelgeving Voor de meldkamer Zeeland is landelijke wet en regelgeving van toepassing zoals de Wet Veiligheidsregio s. Naast deze landelijke wet en regelgeving zijn er geen specifieke zaken anders dan eventuele lokale of afwijkende regelingen (vb. GR) van toepassing. Zo is er een Regeling 5 Waar directeur meldkamer staat kan ook tactisch manager worden gelezen. Pagina 16 van 79

17 Operationeel Leidinggevenden (ROL), die van invloed is op de invulling van de CaCo rol. Dit is een uitvoeringsregeling voor de VRZ. Er is ook een 'Besluit Personeel Veiligheidsregio' welke invloed heeft op de meldkamer Sturing en beheersing Kwaliteitsstandaarden Met uitzondering van de MKA zijn de processen van de meldkamer niet gecertificeerd. Het Witte Kruis is Lloyds, HKZ EN ISO14001 gecertificeerd. De centralisten MKA zijn BIG geregistreerd. De GHOR is gecertificeerd Ondersteunende managementfuncties Voor de GMZ als geheel wordt op het gebied van I&A gebruikgemaakt van ondersteuning door de VRZ. In figuur 3.4 zijn de ondersteunende managementfuncties voor zowel de GMZ als de VRZ weergegeven. Figuur 3.4 Ondersteunende managementfuncties GMZ en VRZ Voor de MKP wordt gebruikgemaakt van de ondersteuning vanuit de Regionale Eenheid en Nationale Politie. Voor de MKA wordt gebruikgemaakt voor de ondersteunende functies van Het Witte Kruis Management informatie De VRZ en daarmee de MKB stuurt op basis van de P&C cyclus door middel van de A3 methodiek (een van INK afgeleide variant). Per jaar wordt een jaarplan opgesteld voor de VRZ dat vervolgens wordt vertaald in een A3 per afdeling, zo ook voor de GMZxv. Hierin zijn afspraken en doelstellingen opgenomen over prestaties en verantwoordingen, samenwerking, medewerkers en maatschappelijke bijdrage voor verschillende onderwerpen: Leiderschap; Strategie en Beleid; Management van medewerkers, middelen en processen; Medewerkers; Pagina 17 van 79

18 Klanten en partners; Maatschappij en Bestuur en Financiers. De resultaten worden verantwoord in de Bestuursrapportages per 4 maanden op het niveau van de VRZ, inclusief de GMZ. Hierin wordt op het niveau van de VRZ gerapporteerd over baten en lasten van de betreffende periode, de formatie en diverse projecten binnen de VRZ. Het Programma GMZ komt aan bod in het onderdeel baten en lasten. De VRZ is vanaf 2013 begonnen om op concernniveau te rapporteren over bestuurlijk prestatie indicatoren. Normtijden worden nu uit GMS onttrokken. De normtijden zijn voor de GMZ indicatief. De GMZ geeft aan dat rekening wordt gehouden met beperkingen van GMS en de betrouwbaarheid van de gegevens. Sturen gebeurt op basis van de kwaliteitsrapportages die worden opgesteld naar aanleiding van beluisterde gesprekken door de teamleider MKB. De witte kolom geeft aan dat zij gebruikt maakt van diverse systemen en diverse management informatie genereert, waaronder de database van Open Care Ambu. Dit systeem is gekoppeld aan onder andere CityGIS. Open Care Ambu heeft wekelijkse en maandelijkse rapportages. Verdere managementinformatie wordt niet bijgehouden. Dit gebeurde tot november 2013 wel, maar de informatie vond geen consensus tussen de kolommen, de meldkamer en de kolomorganisaties. Binnen de kolom brandweer wordt nu gekeken naar een nieuwe BItool voor brandweer, maar er wordt getwijfeld of er kosten moeten worden gemaakt op een sterfhuis door deze tool uit te breiden voor de meldkamer Planningsdocumenten: jaarplannen, begroting 2014 Er is een jaarplan Gemeenschappelijke Meldkamer 2013 d.d (vastgesteld) en een jaarplan Gemeenschappelijke Meldkamer 2014 d.d (vastgesteld). Daarnaast is een Plan van Aanpak meldkamer en Crisisorganisatie opgesteld. Dit plan van aanpak is opgesteld naar aanleiding van een incident uit het verleden waardoor de meldkamer onder verscherpt toezicht van de Inspectie voor de Gezondheidszorg kwam te staan. Het Plan van Aanpak meldkamer en crisisorganisatie is verwerkt in de begrotingen. De voortgang van dit plan wordt besproken in managementgesprekken. Dit wordt uitgevoerd conform de A3 systematiek. Het volgende planningsdocument is beschikbaar gesteld: VR Begroting Verantwoordingsdocumenten Verantwoording geschiedt per kolom. De Concept Jaarrekening 2013 is ontvangen voor de VRZ en voor het Witte Kruis. Voor de politie (eenheid) was deze op eenheidsniveau nog niet beschikbaar. Voor 2012 bestaat een door de accountant vastgestelde en openbare jaarrekening voor de veiligheidsregio. Hierin wordt de GMZ niet genoemd als programmadeel. Verder bestaat een Pagina 18 van 79

19 concept jaarrapportage over Deze heeft nog geen formele status, aangezien de gemeenschappelijke regeling nog niet bestuurlijk is vastgesteld. Hierin is de GMZ genoemd als programmadeel, waarbij niet alle kosten (zoals PIOFACH) apart zijn opgenomen. Er wordt aangegeven dat de witte kolom bezig is met een accountantsverklaring. De volgende verantwoordingsdocumenten zijn beschikbaar gesteld: VR Jaarstukken 2012 Concept VR Jaarstukken 2013 Concept jaarverslag 2013 RAV Zeeland 3.7. Terugblik en vooruitblik ontwikkelingen Verbeterprogramma s In februari en maart van 2012 heeft de Inspectie Veiligheid en Justitie (IVJ) een quick scan uitgevoerd waarbij naar de operationele organisatie van de VRZ is gekeken. De aspecten die zijn meegenomen zijn: bestuurlijke situatie; operationele organisatie, bezetting van de crisisorganisatie, meldkamerfunctie en alarmering en opschaling. De IVJ heeft haar oordeel als volgt geformuleerd: De beleidskeuze van het bestuur van de VRZ heeft tot gevolg dat (financiële) investeringen uitblijven. De noodzakelijke versterking van de personele capaciteit in de sleutelfuncties van de crisisorganisatie vindt niet plaats en er ontstaat een aanzienlijk risico dat de veiligheidstaken niet op het door de wetgever beoogde niveau kunnen worden ingevuld en onvoldoende recht wordt gedaan aan het Zeeuwse risicoprofiel xiv. De VRZ heeft naar aanleiding van de bevindingen van de IVJ een Plan van Aanpak meldkamer en crisisorganisatie opgesteld waarin verschillende verbeteringen worden voorgesteld xiv. De structurele oplossingen worden beperkt in de tijd tot het moment dat de Landelijke Meldkamer Organisatie staat. De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft aangegeven niet akkoord te gaan met het toepassen van de functie van multicentralist. Hierdoor gaat de GMZ weer terug naar de situatie waarbij de verantwoordelijkheden voor ambulancezorg en brandweerzorg strikt worden gescheiden. Hiertoe moet het aantal MKA centralisten worden verhoogd om te kunnen voldoen aan de eis van de IGZ om 24/7 twee verpleegkundigen in dienst te hebben xiv. Risico s huidige transitie Met betrekking tot de transitie naar de LMO heeft de GMZ een aantal risico s benoemd. In het algemeen ziet de GMZ risico's voor het personeel. Het is onduidelijk wat er gebeurt met tijdelijk personeel, wie er over gaan en wie er achterblijven. Verder bestaat het vertrouwen dat de GMZ zodanig op orde is en kan blijven gedurende de transitieperiode en dat deze voldoet aan Pagina 19 van 79

20 de kwaliteitseisen. Daarnaast bestaat er ook binnen de meldkamer de intentie om samen te gaan met de meldkamer Midden en WestBrabant. Een ander risico dat de GMZ signaleert betreft het financiële gat dat de LMO eventueel achter laat in de begroting van de VRZ, RAV Zeeland en de politie. De politie ziet een risico voor het 'service level' en dan met name de continuïteit en kwaliteit van de geleverde service aan de burger. Er is een kans dat veel lokale kennis verloren gaat. Een ander risico is het verlies van lokale kennis als het gaat om geografische aansturing ten aanzien van tunnels, hoogwater, evacuatie, kernenergie, chemische productie. De politie geeft aan dat in de toekomst deze benodigde kennis op een correcte wijze met de medewerkers moet worden gedeeld. Het Witte Kruis geeft aan dat het nu nog erg onduidelijk is wie welke verantwoordelijkheden krijgt en mist nog inzicht in de demarcatie tussen de taken van de LMO, de zorgverlener en de kolommen. Ook de crisisorganisatie kan een risico vormen in de nieuwe situatie van de LMO. Daarnaast ziet het Witte Kruis veel risico s in de huidige beheerorganisatie van GMK en landelijke systemen als GMS. Zo is de oplevering van GMS updates met nieuwe functionaliteiten tot jaren vertraagd en blokkeert daarmee in belangrijke mate doorontwikkeling van het witte proces. De witte kolom maakt zich zorgen of de besluitvorming en prioritering in multi geen belemmering gaat vormen voor een juiste en tijdige oplevering en binnen budget van essentiële zaken. Tot slot benoemt de VRZ het risico van de beperkte technische mobiele bereikbaarheid van 112, mede in het licht van nieuwe technologische ontwikkelingen Contracten In bijlage D staan alle contracten die beschikbaar zijn gesteld, met een waarde groter dan en/of contracten die als risicovol zijn aangemerkt. Per contract wordt aangegeven welke partijen betrokken zijn, wordt er een omschrijving gegeven van de inhoud van het contract en wordt de datum van het sluiten van het contract getoond. Pagina 20 van 79