Evaluatierapport crisisbeheersing wateroverlast 2013 Goeree-Overflakkee

Transcriptie

1 Evaluatierapport crisisbeheersing wateroverlast 2013 Goeree-Overflakkee

2 Inhoudsopgave 1 SITUATIESCHETS... 3 INLEIDING... 3 GRIP GMT (I)... 4 GMT (II) EVALUATIE... 6 INLEIDING... 6 EVALUATIE DOOR VRR... 6 INTERNE EVALUATIE DOOR GEMEENTE... 6 AANPAK... 6 RESULTATEN Melding & Alarmering Opschalen en afschalen Informatiemanagement Coördinatie Algemeen DE AANBEVELINGEN SAMENGEVAT AANBEVELINGEN VERKLARENDE WOORDENLIJST Opsteller: Robert van Zijl Versie: 1.3 Datum: 18 november

3 1 Situatieschets Inleiding In de vroege ochtend van zondag 13 oktober 2013 werden de gemeentelijke rioolbeheerders gewaarschuwd door de geautomatiseerde systemen dat de riolen de neerslag niet meer konden verwerken en dat de riolen overliepen. Om werd de Officier van Dienst Bevolkingszorg van de gemeente Goeree-Overflakkee door de meldkamer geïnformeerd dat de neerslag leidde tot het onderlopen van straten en huizen in sommige plaatsen op Goeree-Overflakkee. Er viel in 24 uur tijd bijna net zoveel neerslag als normaal in heel oktober (74,5 millimeter). In het westelijke gedeelte van het eiland is zelfs 120 mm neerslag gemeten. Van vrijdag 11 tot en met zondag 13 oktober 2013 veroorzaakten ronddraaiende frontale storingen boven Nederland voor veel regen. De storingen hoorden bij een complex lagedrukgebied boven het noorden van Frankrijk. In de loop van het weekend ontwikkelde zich kleine aparte lagedrukkern die op zondag voor de kust van Zuid-Holland rondtolde en later langzaam verder trok naar Engeland. Het KNMI gaf op zondag een waarschuwing voor extreem weer uit ('code oranje'). Bron: KNMI GRIP 2 Na enkele uren werd door de leider ROT (Regionaal Operationeel Team), na overleg met de Officier van Dienst Bevolkingszorg en de Brandweer, opgeschaald naar een GRIP 2 situatie (gecoördineerde regionale incidenten bestrijdingsprocedure). Bij GRIP 2 is sprake van een ernstige situatie waarbij het incident een duidelijke uitstraling heeft naar de omgeving, met duidelijke effecten buiten de plaats incident. De opschaling bij GRIP 2 is gericht op twee aspecten. De bestrijding van de bron vindt plaats door het Commando Plaats Incident (COPI) met een eenhoofdige leiding (officier van dienst van de brandweer). Voor de beheersing van de effecten komt het Regionaal Operationeel Team (ROT) bij elkaar. Door de omvang van het brongebied was er geen COPI. Dit betekent dat het ROT verantwoordelijk was voor de bestrijding van de bron en voor het beheersen van de effecten. Voor onze regio is het ROT gehuisvest in het WPC gebouw in Rotterdam. De gemeente is in het ROT vertegenwoordigd door het Hoofd Stafsectie Gemeenten (Arno de Jonge en Krijn Kasteleijn). Bij het opschalen naar GRIP 2 zijn ook de burgemeester (Ada Grootenboer) en voorlichter (Bert Brand) geïnformeerd. Commando plaats incident (CoPI) 3

4 GMT (I) Zoals hiervoor opgemerkt was er door de omvang van het getroffen gebied geen COPI. Daarom is er gekozen om zowel de leden van de Gemeentelijke Veiligheidsstaf (GVS) als het Gemeentelijk Management Team (GMT) 1 te activeren. Dit gecombineerde overleg vond plaats op het gemeentehuis. Daarnaast namen ook nog enkele andere aanwezigen deel aan het overleg, waaronder een van de wethouders. De functionarissen uit de gemeentelijke Veiligheidsstaf en het Gemeentelijk Management Team waren aanwezig: Burgemeester Politie Brandweer Locosecretaris Voorlichter Hoofd bevolkingszorg Informatiemanager Beheerder gemeentelijke riolen Hoofd KCC Officier van dienst Bevolkingszorg (ARB) Verslaglegger De status van dit overleg was diffuus. De coördinatie en leiding van de crisisbeheersing ligt bij GRIP 2 bij het ROT. De GVS heeft op dat moment geen formele rol. Pas bij GRIP 3 heeft de GVS een formele rol met de burgemeester als voorzitter. Het GMT heeft een sturende rol naar de gemeentelijke organisatie en een ondersteunende rol naar het ROT.. Dit laat onverlet dat het gecombineerde overleg van GVS en GMT gedurende de dag in deze samenstelling heeft plaatsgevonden. Dit overleg werd geduid als GMT. Aanvankelijk was het accent van dit overleg gericht op het bestrijden van de actuele crisissituatie door het ondersteunen van het ROT door enerzijds het aanleveren van informatie en anderzijds het uitvoeren van de verzoeken van het ROT. Het ROT is immers bij GRIP 2 in the lead als het gaat om de aanpak van het incident, zowel het bestrijden van de bron als het beheersen van de effecten. Daarnaast was het overleg vooral gericht op het verzamelen en interpreteren van informatie om de inwoners van de gemeente Goeree-Overflakkee zo goed mogelijk te kunnen informeren. In de loop van de dag verschoof het accent van actuele crisisbeheersing naar meer reguliere gemeentelijke processen. Het communiceren met inwoners bleef een hoofdtaak, maar ondertussen werd ook aandacht besteed aan het opstarten van gemeentelijke processen in het kader van de bevolkingszorg. Denk hierbij aan het inrichten van CRAS (Centrale Registratie Afhandeling Schade) om schademeldingen af te kunnen handelen. GMT (II) Rond uur heeft het ROT GRIP 2 opgeheven. Het GMT kwam van maandag 14 oktober tot donderdag 17 oktober drie maal per dag bij elkaar. In de ochtend kwam het voltallig team bij elkaar en werd het GMT bijgepraat over de actuele situatie door de officier van dienst van de brandweer. In de middaguren kwam een kernteam van het GMT bij elkaar. Dit kernteam bestond uit de locosecretaris, voorlichter, beheerder gemeentelijke riolen en de officier van dienst bevolkingszorg. Op donderdag 17 1 In de nieuwe structuur is dit Team Bevolkingszorg 4

5 oktober is het GMT na overleg tussen de burgemeester en locosecretaris opgeheven en werden de openstaande werkzaamheden vanaf dat moment als going concern opgepakt. 5

6 2 Evaluatie Inleiding Een crisis komt gelukkig niet vaak voor. Juist daarom is het van belang om lering te trekken uit de beheersing van deze crisis. We spreken hier dus over de evaluatie van de inzet van gemeentelijke processen waar het gaat om de beheersing van de crisis. De evaluatie van de preventie en repressie van dergelijke crisis behoort bij andere instanties en is dus geen onderdeel van deze evaluatie. Evaluatie door VRR Omdat er veel instanties bij de wateroverlast zijn betrokken, heeft de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (VRR) voorgesteld een extern bureau opdracht te geven voor een grootschalige evaluatie. De gemeente Goeree-Overflakkee juicht dit toe om de objectiviteit van de evaluatie te waarborgen en om de samenhang tussen de diverse instanties en hulpdiensten te kunnen betrekken in de evaluatie. Interne evaluatie door gemeente Dit neemt niet weg dat de ambtelijke organisatie van de gemeente Goeree-Overflakkee graag wil leren van de beheersing van de wateroverlast waar het gaat om de inzet van gemeentelijke processen. Dit is aanleiding een interne evaluatie te houden van de eigen werkzaamheden. De bevindingen dienen ook als input voor de evaluatie door de VRR. Aanpak Na het afschalen van het GMT zijn de ambtelijke betrokkenen gevraagd een evaluatieformulier in te vullen In het formulier zijn 31 vragen gesteld verdeeld over vijf categorieën: 1. Melding & Alarmering 2. Opschalen & Afschalen 3. Informatiemanagement 4. Coördinatie 5. Algemeen De resultaten van deze schriftelijke inventarisatie zijn verwerkt in een presentatie. Op donderdag 31 oktober vond een evaluatiebijeenkomst plaats om de geïnventariseerde resultaten aan te vullen en te interpreteren om zodoende met elkaar aanbevelingen te kunnen formuleren. De resultaten van de inventarisatielijsten en de evaluatiebijeenkomst worden in dit verslag gerapporteerd. Bij de evaluatiebijeenkomst waren de volgende deelnemers aanwezig: Burgemeester (Ada Grootenboer) Locosecretaris en voorzitter (Robert van Zijl) Algemeen Commandant Bevolkingszorg (Krijn Kasteleijn) Hoofd Stafsectie gemeente ROT (Arno de Jonge en Jan de Geus) Verslaglegger (Trudy Cullen) Officieren van Dienst Bevolkingszorg (Kees Kieviet, Ton Lokker en Edwin van Balen) Beheerder gemeentelijke riolen (Gert Jan de Blois) Voorlichter (Bert Brand) Hoofd Proces Ondersteuning (Henk Stel) Notulist (Annella de Boer) 6

7 Resultaten De resultaten worden hieronder gepresenteerd verdeeld over de eerder genoemde vijf categorieën. 1. Melding & Alarmering De melding- en alarmeringsprocedures verliepen goed. Niet iedereen was bij het eerste telefoontje bereikbaar (zondagmorgen 13 oktober 2013 rond uur). Maar op voic berichten werd snel geantwoord en rond uur waren alle opgeroepen personen aanwezig in het gemeentehuis. Hierbij wordt opgemerkt dat er geen gebruik werd gemaakt van bellijsten. Hierdoor werden enkele medewerkers meerdere keren gebeld. In tijden van crisis kan dit verloren tijd zijn. Daarom wordt geadviseerd om de huidige bellijsten te actualiseren en om deze nogmaals onder de aandacht te brengen en beschikbaar te stellen in visitekaartformaat. Verder adviseert de evaluatiecommissie om te onderzoeken in hoeverre het belproces geautomatiseerd kan worden door gebruik van de Communicator. Verder werd geconstateerd dat het contact tussen politie, brandweer en gemeente goed verliep. De leden van het college (m.u.v. de burgemeester) zijn niet gealarmeerd. Formeel heeft alleen de burgemeester een rol. De collegeleden zijn echter de bestuurders en vertegenwoordigers van onze gemeente en vervullen dus een belangrijke, doch niet formele, vertegenwoordigende en publicitaire rol. Daarom wordt voorgesteld de college leden enerzijds te wijzen op de afwezigheid van een formele rol in de crisisbeheersing en anderzijds wel op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de burgemeester die zij kan mandateren aan de locoburgemeester (Frans Tollenaar). 2. Opschalen en afschalen Het opschalen naar GRIP 2 kan door meerdere functionarissen gebeuren. In onderhavige situatie is om uur de melding ontvangen van het ROT dat GRIP 2 is afgekondigd. Op dat moment is het ROT operationeel verantwoordelijk voor het gehele incident. Het ROT neemt ook het initiatief om tot afschalen over te gaan in goed overleg met de burgemeester. Het op- en afschalen verloopt informeel (telefonisch) en is goed verlopen. Ook was er tevredenheid over het schaalniveau. GRIP 2 was volgens betrokkenen een juiste GRIP gezien de omvang en de effecten van de wateroverlast. 3. Informatiemanagement Door het enthousiasme en de betrokkenheid van de medewerkers was het voltallige GMT operationeel. Hierdoor waren veel medewerkers aanspreekbaar en kon veel kennis worden uitgewisseld. Het GMT en de gemeentelijke vertegenwoordiger binnen het ROT bewezen absoluut van meerwaarde te zijn met name met betrekking tot hun lokale kennis. In het ROT was de gemeente vertegenwoordigd door het Hoofd Stafsectie gemeenten (Arno de Jonge en Krijn Kasteleijn). Hierdoor verliepen de contacten goed. De overlegmomenten werden vooral via Whatsapp geregeld omdat de vergadercyclus van ROT en GMT niet op elkaar waren afgestemd. Als aanbeveling geven we mee om de vergadercyclus van deze teams op elkaar af te stemmen. Ook de contacten met politie en brandweer verliepen uitstekend. De politie was de gehele dag aanwezig en ook de Officier van Dienst van de brandweer was zondag meerdere malen aanwezig op het gemeentehuis. Ook in de latere fase (maandag 14 oktober tot donderdag 17 oktober) was de Officier van Dienst van de brandweer aanwezig voor een informatie update en terugkoppeling. Dit werd zeer gewaardeerd. 7

8 Een aandachtspunt is het gebruik van het Netwerkinformatiesysteem LCMS (landelijk crisis management systeem). Dit systeem is hét communicatiemiddel voor het omgaan met crisissituaties. Dit werd niet als zodanig ervaren. Bovendien vergt het gebruik van dit systeem een gedegen opleiding. Daarom wordt aanbevolen om het gebruik van LCMS goed te onderzoeken en de gebruikers van dit systeem een (herhalings)cursus te laten volgen. Ook was er onduidelijkheid over de weersvoorspelling. De verwachtingen van de ontwikkeling van het weer zijn van belang voor de analyse van de situatie en voor het scenario-denken. Door het eenvoudige gebruik van online weerdiensten ligt het voor de hand om eigen weersvoorspellingen te maken. Hiervoor moet worden gewaakt. De weersvoorspelling die beschikbaar wordt gesteld door het ROT zijn leidend. Dit vraagt echter wel duidelijke en goede communicatie over de verwachtingen van het weer. In een crisis met wateroverlast is de belangrijkste rol weggelegd voor waterschap Hollandse Delta (hierna het waterschap). Dit is immers de instantie die het acute probleem moet verhelpen. Uit latere berichtgeving bleek dat het waterschap veel heeft ingezet op repressie. Ten tijde van de crisis was dit onvoldoende duidelijk door een gebrek aan communicatie van het waterschap. Hoewel de gemeente het belang ziet van snel handelen door het waterschap is het voor een goede en verantwoorde communicatie naar onze inwoners van groot belang dat het waterschap ook zorg draagt voor een goede en frequente informatievoorziening. Dit betekent dat bij het waterschap moet worden aangedrongen op een adequate crisiscommunicatie. Een liaison van de betreffende (uitvoerende) organisatie (in dit geval het waterschap) in het GMT is van toegevoegde waarde. Indien de betreffende organisatie treuzelt in het beschikbaar stellen van een liaison, zal de gemeente sneller bestuurlijk moeten escaleren om dit voor elkaar te krijgen. Tot slot was er behoefte aan kennis over en inzicht in specifieke knelpunten. Er waren enkele straten en huizen ondergelopen. Niet altijd was duidelijk waar het specifieke knelpunt zich voordeed. Een riool-incidentenplan kan hier aan bijdragen. Maar ook was er behoefte aan specifieke knelpunten waar het ging om de bereikbaarheid van bepaalde wegen. Naar later bleek had het ROT een helikopter ter beschikking die beelden kon maken van de betreffende situatie. In navolgende situaties kan hier sneller een beroep op worden gedaan. Verder inventariseerde het KCC de vragen die door burgers werden gesteld. Achteraf wordt geconcludeerd dat het specifiek doorvragen naar en inventariseren van problemen bijdraagt aan het verkrijgen van een betere beeldvorming van de knelpunten. De indruk bestaat overigens dat ook het ROT en het waterschap geen duidelijk beeld hadden van de knelpunten op dat moment. 4. Coördinatie De coördinatie van zowel GMT I als GMT II verliep goed. In beide gremia werd informatie verzameld en geïnterpreteerd om tot handelingsperspectieven te komen en werden scenario s voorbereid voor als de situatie langer zou duren of ernstiger van aard zou worden. De lokale kennis van de leden van het GMT is onmisbaar en is van grote toegevoegde waarde voor de ondersteuning aan het ROT. Een belangrijke conclusie is dat de evaluatiecommissie van mening is dat de gemeente naar eigen inzicht en behoefte (dus niet afhankelijk van GRIP situaties) moet kunnen besluiten tot het inrichten van een gemeentelijk crisisteam. De gemeentelijke processen zijn in een vroeg stadium opgestart. Dit brengt het risico met zich mee dat bepaalde gemeentelijke processen onnodig worden ingezet. Toch is de evaluatiecommissie van mening dat dit een juiste keuze is ten behoeve van een goede voorbereiding: beter mee verlegen dan om verlegen. Ook wordt geconstateerd dat de samenstelling van het GMT aanzienlijk was, zeker in het begin. Een breed GMT is noodzakelijk gezien de goede kennisuitwisseling, maar mag niet belemmerend zijn voor 8

9 de daadkracht van het GMT. Daarom wordt voorgesteld om het GMT te beperken tot de formele rollen en dat op initiatief van de burgemeester, gemeentesecretaris of Officier van Dienst Bevolkingszorg het GMT wordt aangevuld met specialisten. Aansluitend bij het eerder genoemde bij categorie één (melding en alarmering) vervullen de leden van het college van B&W geen rol in het GMT. Tot slot werd opgemerkt dat veel informatie tot stand kwam door de goede relatie van de burgemeester met diverse instanties. Investeren in dit netwerk is daarom zeer belangrijk. 5. Algemeen Het vraagstuk van aflossing is al in vroeg stadium besproken. Dit was een goede ontwikkeling. Dit neemt niet weg dat betrokken medewerkers vanuit hun betrokkenheid lang door werken. Vermoeidheid leidt tot minder scherpte en snellere confrontaties. Hier moet door de voorzitter van het team scherp op worden toegezien. Bij langdurige calamiteiten kan overigens een beroep worden gedaan op de gemeentelijke samenwerking in de regio. Verder wordt geconstateerd dat veel van de uitvoerende werkzaamheden tot de verantwoordelijkheid van andere instanties behoren. Denk hierbij aan de brandweer, het waterschap en de provincie. De gemeente vervult hierin vooral een communicerende rol richting haar bewoners. Deze rol heeft de gemeente uitstekend vervuld waarbij veel gebruik is gemaakt van moderne vormen van communicatie (facebook, twitter), maar ook van meer traditionele vormen als de kabelkrant (televisie). Er wordt geadviseerd om te onderzoeken of een aantal standaard Whatsapp-groepen kunnen worden aangemaakt voor diverse doelgroepen (GMT-leden, college- en raadsleden, et cetera). De communicatie via een Whatsapp groep binnen het GMT werd namelijk als zeer positief ervaren. Er bereikten ons ook berichten over de slechte telefonische bereikbaarheid van het informatienummer De indruk is dat veel bewoners bellen met terwijl dit nummer niet bestaat. Dit moet nader onderzocht worden. Vlak na het opstarten van de crisisorganisatie was er veel hectiek. Veel mensen liepen door elkaar en het was onduidelijk wat er precies ging gebeuren. Er wordt geadviseerd om snel te communiceren op welk tijdstip de eerste vergadering is (melden op white board), zodat mensen niet rond blijven lopen. Verder wordt geadviseerd om de externe leden van het GMT (politie, brandweer en waterschap) een kamer ter beschikking te stellen waardoor meer duidelijkheid ontstaat (weten wie waar zit) en waarmee de hectiek afneemt. In de hectiek zoals hierboven beschreven bleek een inwoner de hal van het gemeentehuis te hebben betreden om zijn beklag te doen over zijn situatie. Hoewel de rest van het pand niet vrij toegankelijk is, is het raadzaam er op toe te zien dat inwoners zich geen ongeoorloofd toegang verschaffen tot het gemeentehuis. Van de vergaderingen zijn verslagen opgesteld. Deze waren niet eensluidend en werden niet op eenduidige manier opgeslagen. Geadviseerd wordt om te zorgen voor eenduidige verslaglegging die wordt opgeslagen in Decos en LCMS. Verder wordt geadviseerd om presentielijsten bij te houden van de vergaderingen. Door de samenvoeging van vier gemeenten tot één gemeente per 1 januari 2013 is de oude crisisorganisatie aan reorganisatie toe. Op dit moment worden de voorbereiding hiervoor getroffen. Na de benoeming van de medewerkers worden workshop georganiseerd om alle betrokken medewerkers te trainen in hun rol in de crisisorganisatie. Hoewel de crisisorganisatie in transitie is, laat deze crisis 9

10 zien dat de gemeentelijke organisatie van Goeree-Overflakkee goed in staat is om invulling te geven aan haar rol en verantwoordelijkheden. Tot slot. De evaluatiecommissie is van mening dat de kans dat de gemeente wordt geconfronteerd met een crisis, het meest is gelegen in wateroverlast en stroomstoringen. Daarom wordt voorgesteld om in het oefenprogramma specifiek aandacht te besteden aan dit soort rampen. 10

11 3. De aanbevelingen samengevat In het vorige hoofdstuk is een evaluatie weergegeven verdeeld over vijf categorieën. In dit hoofdstuk worden de aanbevelingen puntsgewijs genoemd: Aanbevelingen De bestuursvleugel benoemen als crisiscentrum o Brandweer, politie en andere diensten een kamer toewijzen o Duidelijk communiceren over de aanvang van het eerste overleg o Veiligheid gemeentehuis bewaken Meldingsprotocol evalueren o Alarmprotocol opstellen o Gebruik Communicator (alarmeringscomputer) onderzoeken Het gebruik van LCMS evalueren o Medewerker informatiemanagement (gebruiker LCMS) goed opleiden o Weersvoorspelling ROT is leidend en opnemen in LCMS Overleg met ROT o Vergadercyclus ROT en GMT op elkaar afstemmen Gemeentelijke crisisorganisatie (GMT) naar eigen inzichten en behoeften inzetten o Kritisch kijken naar omvang bezetting GMT o Collegeleden hebben geen formele rol in GMT o Communicatie met collegeleden verloopt via burgemeester en locoburgemeester Telefonische bereikbaarheid (140187) onderzoeken Aandringen op beter crisiscommunicatie bij het waterschap Hollandse Delta o Liaison van uitvoerende organisatie deelgenoot van GMT maken o Bij het niet tijdig verkrijgen van de gevraagde informatie sneller escaleren via bestuurder Behoefte aan specifieke kennis o Inzet helikopter organiseren via ROT o Rioolincidentenplan opstellen o Inventarisatie van vragen door KCC Het gebruik van Whatsapp groepen onderzoeken om interne communicatie te optimaliseren Na inrichten van nieuwe crisisorganisatie trainingen organiseren o Voorbereiden en trainen op twee maatramptypes: wateroverlast en stroomstoring Procedurele zaken o Notulen van vergaderingen opnemen in LCMS en Decos o Deelnemers van vergaderingen presentielijsten laten tekenen 11

12 4. Verklarende woordenlijst Een verklaring van enkele veelvoorkomende afkortingen (niet limitatief) ARB BT BZ CoPI CRAS GBT GMT GRIP GVS HS HTO LCMS MK OL OOV OT OvDBz RBT RCC ROT RVS SIS Sitrap Ambtenaar Rampenbestrijding Beleidsteam Bevolkingszorg Commando Plaats incident Centrale Registratie Afhandeling Schade Gemeentelijk Beleidsteam Gemeentelijk Managementteam Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure Gemeentelijke Veiligheidsstaf Hoofd Sectie Hoofd Taakorganisatie Landelijk Crisis Management Systeem Meldkamer Operationeel leider Openbare Orde en Veiligheid Operationeel Team Officier van Dienst Bevolkingszorg Regionaal Beleidsteam Regionaal Crisis Centrum Regionaal Operationeel Team Regionale Veiligheidsstaf Slachtofferinformatiesystematiek Situatierapport 12