Good Governance Dichterbij. Visie en toezichtkader Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Good Governance Dichterbij Visie en toezichtkader Raad van Toezicht Ottersum, november 2012 Concept, versie 2 1

2 TOEZICHTVISIE DICHTERBIJ Een Raad van Toezicht (RvT) heeft als belangrijkste taak om aan eenieder, die belang heeft bij een organisatie, aanvullende zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de besturing en beheersing en over de realisatie van de doelstellingen. De RvT doet dit vanuit een onafhankelijke positie, zonder last of ruggespraak. Bij de uitoefening van zijn toezichthoudende taak worden vier rollen onderscheiden: - een controlerende en goedkeurende rol; - een rol als werkgever van het bestuur; - een rol als adviseur en sparringpartner; - een rol als geweten van de organisatie. De RvT van Dichterbij wil aan alle vier de genoemde rollen op een goede en actieve wijze invulling geven. De RvT van Dichterbij bewaakt de kernwaarden en identiteit van Dichterbij, zoals deze in de Ode zijn vastgelegd. De Ode fungeert als centraal ijkpunt voor de toetsing van alle belangrijke beslissingen. In het bijzonder ziet de RvT erop toe, dat de besluitvorming van de Raad van Bestuur rust op een zorgvuldige, evenwichtige afweging van de belangen van alle belanghebbenden van Dichterbij. De RvT draagt zorg voor toereikende deskundigheid in zijn kring en zorgt actief voor de ontwikkeling zijn deskundigheid. In het belang van integrale oordeelsvorming draagt de Raad van Toezicht tevens zorg voor borging van diversiteit en complementariteit in zijn samenstelling. Om zijn taak op professionele wijze te vervullen hanteert de RvT van Dichterbij een Toezichtkader. Dit Toezichtkader beschrijft, op basis van een identificatie van de relevante externe en interne randvoorwaarden, over welke gebieden en onderwerpen het toezicht zich uitstrekt, welke meetindicatoren voor de uitoefening van het toezicht (minimaal) toepasselijk zijn en welke informatiebronnen daaraan gekoppeld zijn. Daarnaast expliciteert het Toezichtkader de afspraken en de voorwaarden die voor een goede vervulling van de rollen van de RvT noodzakelijk zijn en die bijdragen aan een transparante, evenwichtig relatie met het bestuur. De RvT verantwoordt zich naar alle belanghebbenden van Dichterbij over de wijze waarop het toezicht is uitgevoerd en laat in die verantwoording zijn meerwaarde zien overeenkomstig zijn toezichtvisie. 2

3 TOEZICHTKADER DICHTERBIJ STAKEHOLDERMANAGEMENT Wie, aard en belang van de relatie, hoe mee om gaan en hoe verantwoorden? WAARDEN - Open - Samen - Betrokken - Professioneel IDENTITEIT DICHTERBIJ Welke rol wil Dichterbij vervullen als maatschappelijke onderneming en wat is de toekomstige koers? wet- en regelgeving, codes, extern toezicht TOEZICHTVISIE Wat is de toegevoegde waarde van het toezicht? Wat wil Dichterbij met het toezicht bereiken, voor wie en hoe? TOETSINGSKADER waarop richt zich het toezicht - welke meetpunten - welke informatie - welke informatiebronnen toegespitst op: - besturing (wat wil Dichterbij bereiken, voor wie en hoe? -beheersing (is Dichterbij aantoonbaar in control en kan adequaat gerapporteerd worden?) aandachtspunten: - informatie en (SMART) meetpunten op doel en afstemmen - specificiteit en detail vaststellen - wat is er wel en (nog) niet - voorwaarden voor goede besluitvorming SAMENSTELLING EN FUNCTIONEREN welke rollen vervult de RvT? - wat is nodig om die rollen goed te kunnen vervullen? - hoe monitoren we dit? toegespitst op: - explicitering rollen - profielschets RvT - werving en selectie - beoordeling - evaluatie functioneren - vaardigheid- en deskundigheidsbevordering - taakverdeling - rol voorzitter - teamplay - afspraken m.b.t. houding en gedrag statuten, reglementen, beleidskaders, procedures EXTERNE KADERS BEHEERSING INTERNE KADERS 3

4 IDENTITEIT DICHTERBIJ Dichterbij is en blijft een regionale zorgaanbieder die zich richt op ondersteuning van kwetsbare burgers met een verstandelijke beperking. Dichterbij biedt voor deze doelgroep door diagnose, behandeling en begeleiding te bieden aan zowel jeugdigen als volwassenen; daarnaast heeft Dichterbij behandelmogelijkheden voor mensen met een lichte beperking, die kampen met psychiatrische stoornissen en gedragsproblematiek. Dichterbij heeft aangegeven zich wel te willen versterken aan de randen van haar werkgebied: zowel geografisch als functioneel. Het is de missie van Dichterbij om cliënten zo te ondersteunen, dat zij hun leven zoveel mogelijk naar eigen wens kunnen inrichten, op alle domeinen van het leven, met een volwaardige plek midden in de samenleving. Dichterbij gelooft in de mogelijkheden van ieder mens, biedt daarvoor ruimte en stimuleert versterking vanuit de cliënt zelf. Dichterbij werkt daarbij samen met hun cliënten, ouders en anderen in de directe omgeving. Dichterbij is een participerend dienstverlener in lokaal verband zijn en draagt als professionele en kundige partner bij aan een integraal aanbod voor de doelgroep. Dichterbij wil zich ontwikkelen van een categorale (lees: AWBZ) naar een lokale dienstverlener, die mensen met een verstandelijke beperking ondersteunt en begeleidt om hun leven in te vullen zoals zij dat graag zouden willen (integrale dienstverlening). Dit betekent dat we kiezen voor het (kunnen) aanboren van verschillende financieringsbronnen en daarbij zowel collectieve bronnen (AWBZ, Zorgverzekeringswet, WMO), als individuele bronnen betrekken. Dichterbij wil herkend en erkend zijn in lokale netwerken als een deskundig partij en zorgaanbieder voor mensen met een verstandelijke beperking. Onze medewerkers zijn competent en in staat om datgene dat nodig is te mobiliseren en aan te wenden ter ondersteuning aan deze kwetsbare mensen. Dat betekent dat we, om de integrale dienstverlening te kunnen bieden, ook samenwerken met anderen. We kunnen en willen niet alles alleen doen. Dichterbij geeft medewerkers de regie bij invulling van de eigen loopbaan en biedt ruimte daarvoor. Omgekeerd verwacht Dichterbij dat medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen voor duurzame inzetbaarheid Dichterbij is toonaangevend in de sector, met name door het voortouw te nemen bij de vermaatschappelijking van de zorg en door het zorgbeleid te enten op hoge professionele standaarden en evidence based methoden (zorgbeleid). Daarnaast investeert Dichterbij in onderzoek en innovatie om de ontwikkeling en toepassing van kennis te stimuleren. Als grote werkgever is Dichterbij zich bewust van de verantwoordelijkheden, maar ook van de kansen die bij die positie horen. Dichterbij heeft oog voor het langjarig karakter van zijn maatschappelijke opdracht. (Bron: Ode Dichterbij, meerjarenbeleid ). 4

5 EXTERNE KADERS Governance - Governance Code richtlijnen van NVTZ en NVZD Toezicht - IGZ (Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor kwaliteit en veiligheid) - NMa - NZa (Beleidsregels) - Zorgkantoor (inkoopvoorwaarden en materiële controle) Wet- en regelgeving - WTZi - KWZ - AWBZ/ZVW/WMO - BOPZ - Mededingingswet - WOR - WMCZ - verslagleggingregels Min. VWS - WOPT/WNT Kwaliteit/certificatie - HKZ en Landelijk Kwaliteitskader 5

6 INTERNE KADERS Statuten en reglementen - statuten - reglement RvT - profielschets RvT (nog niet afzonderlijk) - reglement auditcommissie - reglement remuneratiecommissie - reglement RvB - informatieprotocol Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden - procuratieregeling - competentieschema vastgoed Beleidskaders - treasury statuut - treasury beleid - meerjaren vastgoedbeleid - zorgbeleid (kwaliteit en veiligheid) - strategisch medewerkerbeleid - audit"plan" (vnl. vanuit HKZ, primaire processen) P&C cyclus - meerjarenbeleidplan - jaarplan en begroting - periodieke rapportages - management naar RvB - RvB naar RvT - jaarverslag Overig - klokkenluidersregeling - klachtenregeling medewerkers - klachtenregeling cliënten - incidentenregeling (MIC en MIM) - middelen en maatregelen 6

7 TOETSINGSKADER (Informatie protocol) Teneinde haar taken goed te kunnen uitvoeren dient de Raad van Toezicht voorzien te worden van de relevante informatie. De Raad van Toezicht verwacht dat de Raad van Bestuur hem informeert over: - Wijzigingen in de statuten en / of reglementen en / of het aangaan van belangrijke wijzigingen in de activiteiten van de stichting - Jaarplan en begroting van het komend boekjaar, de meerjaren(beleids)plannen, de jaarrekening en het jaarverslag van het afgelopen boekjaar - Aangaan of beëindigen van samenwerking met andere rechtspersonen, danwel het aangaan of beëindigen van financiële relaties jegens derden, die van ingrijpende betekenis zijn voor de Stichting - Het vermogensbeleid en de financieringsplannen - Vastgoed en vastgoedbeleid - Problemen en / of conflicten van enige betekenis; zowel intern als in de relatie met derden - Ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en de naleving ervan, voor zover deze belangrijke gevolgen voor de stichting hebben - De beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek - Het aanvragen van faillissement of surseance van betaling van de stichting - Gebeurtenissen of ontwikkelingen waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen. In het onderstaande overzicht staat aangegeven, welke informatie en documenten de Raad van Bestuur in ieder geval aan de Raad van Toezicht beschikbaar stelt. Noot: aangaande onderdeel C onderwerpen ter oordeelsvorming / beeldvorming geldt dat op dit moment de Transparant (het document waarin de RvT periodiek wordt geïnformeerd over de belangrijkste prestatie indicatoren) opnieuw wordt ingericht. De kern prestatie indicatoren worden (opnieuw) gedefinieerd. Dit wordt, na het vaststellen van de prestatie indicatoren nader opgenomen in het toetsingskader. A ONDERWERPEN TER GOEDKEURING A1 RICHTEN a) Statuten Stichting Dichterbij b) Ode: Missie en identiteit Dichterbij d) Strategie/meerjarenbeleidplan e) Jaarplanbrief f) Jaarplan en begroting g) Reorganisatieplannen Aangaan of beëindigen van samenwerking met h) ingrijpende betekenis Beëindiging dienstbetrekking van aanmerkelijk i) aantal medewerkers A2 INRICHTEN a) Reglement Raad van Toezicht b) Reglement Auditcommissie 7

8 c) Reglement Remuneratiecommissie d) Reglement Raad van Bestuur Samenstelling en verdeling e) taken/aandachtsgebieden Raad van Bestuur A3 VERRICHTEN a) Jaarverslag en jaarrekening B b) Aanstelling en beoordeling RvB leden Vaststellen arbeidsvoorwaarden RvB Overeenkomsten ex art. 12.k statuten Aanwijzing accountant Treasury statuut Treasury beleid Vastgoedstrategie ONDERWERPEN TER VASTSTELLING a) Profielschets Raad van Toezicht b) Rooster van aftreden Raad van Toezicht c) Vergaderschema Raad van Toezicht d) Deskundigheidsbevordering Raad van Toezicht e) Procedures werving en selectie RvT-leden f) Procedures werving, selectie en beoordeling RvB C ONDERWERPEN TER BESPREKING/OORDEELSVORMING (Zie toelichting!) gebied Prestatie indicator bron wel/niet aanwezig C1 CLIENTEN pi 1) pi 2) enz. C2 MEDEWERKERS pi 1) C3 ORGANISATIE EN MIDDELEN pi 2) enz. Kwaliteit van zorg: zorgbeleid Tevredenheid cliënten (BiT) Ziekteverzuim MBO (Effectory) Instroom, uitstroom Scholingen Managementletter accountant Accountantsverklaring bij jaarrekening D Overzicht vastgoedplannen en realisaties (aankoop/verkoop/renovatie en onderhoud) ONDERWERPEN TER INFORMATIE Benoeming/ontslag leden managementteam Belangrijke ontwikkelingen o.g.v. wet- en regelgeving 8

9 Belangrijke ontwikkelingen o.g.v. governance Ontwikkelingen o.g.v. zorginkoop/zorgmarkt Belangrijke landelijke ontwikkelingen Belangrijke problemen of calamiteiten of publiciteitsgevoelige gebeurtenissen Jaarverslag klachtencommissie cliënten (onderdeel jaardocument) Jaarverslag klachtencommissie medewerkers (onderdeel jaardocument) 9

10 SAMENSTELLING EN FUNCTIONEREN De RvT van Dichterbij heeft in zijn toezichtvisie expliciet opgenomen dat hij alle vier de onderscheiden rollen van het toezichthoudend orgaan invulling geeft. In zijn jaarverslag verantwoordt de RvT zich over de wijze waarop de benodigde competenties in de RvT zijn belegd binnen de Raad. Daarnaast evalueert de RvT jaarlijks het eigen functioneren. 10