Via B Utrecht vernieuwt

Transcriptie

1 Via B Utrecht vernieuwt

2 Via B magazine mei 2013 Beste lezer en kijker, Van harte welkom in dit magazine. De resultaten van de organisatievernieuwing tot nu toe stemmen mij tevreden. Er is hard gewerkt en ik zie dat door de gezette stappen de ontwikkeling onomkeerbaar is. Het is ons gelukt te besparen zonder nadelige gevolgen voor de burger. Met de vernieuwing van de organisatie is de basis gelegd om de komende jaren grote stappen te zetten in het verbeteren van de dienstverlening en de samenwerking met de stad. Dit digitaal magazine geeft een kijkje achter de schermen en laat zien hoe we als gemeente Utrecht al anders aan het werk zijn en wat dat betekent voor de stad waar we voor werken. Wat we doen, maar zeker ook hoe we het doen: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. Met de U factor. Veel plezier met het magazine! Jeroen Kreijkamp Wethouder Organisatievernieuwing, Participatie en Wijkgericht Werken Via B in de praktijk Goede voorbeelden Pleinen Samenwerken Op weg naar het stadskantoor > > > > > Nieuwe vorm voor samenwerken Toen en nu Nieuwe ontmoetingsplek en mijlpaal U factor Zelf aan de slag Verder in dit magazine > De organisatie van nu > Colofon

3 Via B in de praktijk Open, wendbaar, scherp en betrouwbaar: dat is hoe we willen werken. Niet alleen binnen de gemeente, maar ook in de samenwerking met inwoners, ondernemers en organisaties in Utrecht of daarbuiten. Dat is niet altijd eenvoudig. Het helpt om uit te gaan van de ideale situatie, net te doen of je er al bent: Via B. En dan terugwerken. Een aantal goede voorbeelden van hoe de gemeente Utrecht leert en ontwikkelt. Waar de kernwaarden (open, wendbaar, scherp, betrouwbaar) onmisbaar waren. En waar we trots op zijn.

4 Buurtteams 3 Tram verplaatsen 3 Ogen en oren in de stad 3 Week van de U factor 3 Stadswerkers grijpen hun kans 3 Cursus digitaal werken 3 Utrechtse Vastgoedorganisatie 3 Open, wendbaar, scherp en betrouwbaar: dat is hoe we willen werken.

5 Buurtteams Krachtig! Gemeente, organisaties en instellingen werken samen aan een andere aanpak van zorg en ondersteuning voor mensen die het (tijdelijk) niet zelf redden. Een voorbeeld van die andere aanpak zijn de zogeheten Buurtteams, waarin professionals van verschillende organisaties nauw samenwerken. Er zijn twee typen buurtteams: de buurtteams Krachtig en de buurtteams Jeugd & Gezin. De buurtteams draaien sinds het voorjaar van 2012 op volle toeren en de ervaringen zijn positief. Antoniek Vermeulen, senior Projectmanager (PMB) en projectleider van Buurtteams Krachtig vertelt over de aanpak en de (brede) winst. 3 integraal 3 vertrouwen 3 ruimte voor professional 3 zelfredzaamheid 3 LEES VERDER Met de buurtteams zitten we dicht op de uitvoering en vangen we signalen op die ons anders niet zouden bereiken. De buitenwereld werkt zo als een spiegel voor je organisatie.

6 De kern Mensen die extra ondersteuning nodig hebben, hebben vaak een wirwar van kleine en grotere problemen. Het ondersteuningsaanbod was opgeknipt en versnipperd over verschillende subsidiepotjes, afdelingen en hulpverleners die elk een stukje van de problematiek aanpakken. Vervolgens moest iedereen onderling ook weer afstemmen. Dat is duur en helpt ook niet aan het geheel. Met het experiment van de buurteams doen we dit nu anders. In de buurtteams werken professionals samen die afkomstig zijn van verschillende welzijns- en zorgorganisaties in de stad. Uitgangspunt is dat mensen 1 hulpverlener hebben en die zit letterlijk bij de mensen thuis aan de keukentafel. Die hulpverlener werkt naar de cliënt toe als generalist en werkt samen met de cliënt breed aan alle leefgebieden. In het buurtteam zitten mensen vanuit verschillende achtergronden die elkaar kunnen ondersteunen in het generalistisch werken. Kanteling We maken ook een kanteling in de manier waarop we kijken naar zorg. We gaan veel meer uit van de eigen kracht van mensen en van de mogelijkheden die zij zelf hebben om - bijvoorbeeld samen met familie, vrienden of buren - problemen op te lossen. De regie blijft bij de cliënt of het gezin. Die kanteling in de relatie professional en burger voeren we consequent en principieel door in het hele systeem. Zo geven wij als gemeente bijvoorbeeld de instellingen meer ruimte, maar verwachten we op onze beurt dat de rijksoverheid ons ook meer vertrouwen en ruimte geeft, zoals in de verantwoording van subsidies. Mensen die extra ondersteuning nodig hebben, hebben vaak een wirwar van kleine en grotere problemen. Het ondersteuningsaanbod was opgeknipt en versnipperd over verschillende subsidiepotjes, afdelingen en hulpverleners die elk een stukje van de problematiek aanpakken. Buitenwereld als spiegel Voorheen maakten we beleid, top down, en de professional was uitvoerder van dat beleid. Nu heeft de professional veel meer handelingsruimte: meer verantwoordelijkheid maar ook meer vrijheid en vertrouwen. In het kort gezegd gaan we van een top down keten gericht op controle, naar een bottom

7 up keten gericht op vertrouwen. De rol van de professional is heel belangrijk. Als je die de ruimte wil geven hoort daar ook een bepaald type ambtenaar bij. Met een open houding, oplossingsgericht, iemand die vertrouwen geeft. Zo dichten we de kloof tussen beleid en uitvoering, maar ook die tussen systeemwereld en leefwereld. Met de buurtteams zitten we dicht op de uitvoering en vangen we signalen op die ons anders niet zouden bereiken. De buitenwereld werkt zo als een spiegel voor je organisatie. Maar dat betekent dat je er ook echt iets mee moet doen en dat we snel bijsturen waar dat kan. Dat alles is volgens mij heel erg Via B. De winst We meten de effectiviteit van de buurtteams via een zelfredzaamheidsmatrix. En het blijkt dat cliënten in deze trajecten inderdaad zelfredzamer worden op één of meer leefgebieden: iemands schulden zijn opgelost, iemand gaat weer aan het werk of heeft weer beter contact met zijn familie. Uit de 1-jaarsevaluatie die zojuist verschenen is blijkt dat buurtteams even effectief of effectiever zijn dan de traditionele zorg en meestal ook goedkoper. Ook de cliënten zijn tevreden over deze aanpak. Het is voor hen prettig dat er één iemand is die naast hen komt staan en dat ze niet tien loketten langs hoeven. En tot slot is er nog de winst voor de professional. Die kan doen wat volgens zijn inzicht nodig is. Hij loopt niet in een tuigje, met vooraf beschreven gestandaardiseerde prestaties die soms niet aansluiten bij de vraag. Hij hoeft minder te registreren en administreren. Hij kan zelfstandiger opereren en beter tot z n recht komen in zijn professionaliteit. De gouden tip? Het belangrijkste is denk ik dat het onze tweede natuur wordt om elke dag weer door de ogen van de buitenwereld te kijken naar ons beleid en de uitvoering. Dat betekent ook dat we onze frontlinie een belangrijke plek geven in onze sturing en beleidsontwikkeling. En dat zijn dan deze buurtteams, maar ook de wijkregisseurs, de publieksdienstverleners en alle projectleiders die op het snijvlak van gemeente en samenleving opereren. Meer informatie over de Buurtteams: met onder andere een uitgebreide toelichting (filmpje) van projectleider Antoniek Vermeulen.

8 Tram verplaatsen: huzarenstukje samenwerken Werkzaamheden op straat zijn vaak ingrijpend en altijd zichtbaar voor inwoners, ondernemers en bezoekers. Het is passen en meten, zeker bij de ontwikkeling van het stationsgebied. Partijen komen regelmatig letterlijk op elkaars terrein. Dat vereist een goede samenwerking en de nodige afstemming. Veel deskundigen en partijen binnen en buiten de gemeente werken dus iedere dag intensief samen in de openbare ruimte. Niets bijzonders. Maar soms is het bijna toveren. 3 samenwerken 3 betrokkenheid 3 effect op de stad 3 efficiënt 3 LEES VERDER Niemand kon zijn werk doen als een ander niet leverde. Die afhankelijkheid dwong samenwerken af. Het slaagde omdat iedereen er werkelijk voor ging.

9 Tram Om de binnenstadskant van het stationsgebied opnieuw te kunnen inrichten moest de eindhalte van de sneltram verlegd worden naar de andere kant van het station, het Jaarbeursplein. Op de tekentafel is het snel geschetst, maar de uitvoering is vanzelfsprekend stukken complexer. En als dan toch stukken weg moeten worden afgesloten, dan ook meteen de riolering en de warmteleiding maar aanpassen? De opgave wordt zo nog veel ingewikkelder, maar het beperkt de overlast voor de Utrechter enorm. Niet twee keer achter elkaar een straat open! De betrokkenheid van iedereen en de impact op de stad was enorm. Dit moest slagen! de nieuwe halte. Helaas een dag later dan gepland. Dat hadden we liever anders gezien, maar het was nodig om de veiligheid van alle verkeersdeelnemers te garanderen, zegt Iris Vliegenberg. Gedurende het lange weekend waren er continu, dag en nacht, 150 bouwvakkers aan het werk. Een aantal collega s haalde ook het weekend door en deed af en toe een hazenslaapje op een veldbedje in de vergaderzaal. De betrokkenheid van iedereen en de impact op de stad was enorm. Dit moest slagen!, beschrijft Iris de teamgeest. Lees verder op internet Circa 40 collega s waren bij de operatie tramhalte betrokken, van de POS, M&M, Stadswerken (IBU) en het kernteam Bereikbaarheid. Daarnaast werkten ook veel partijen buiten de gemeente mee, vooral de Bestuursregio Utrecht (BRU) en de aannemer Dura Vermeer met veel onderaannemers. Donderdagavond 18 april sloot het kruispunt Graadt van Roggeweg/Croeselaan/Westplein. Maandagochtend konden de auto s weer rijden en dinsdagochtend vertrok de eerste tram van

10 Ogen en oren in de stad Collega s bundelen hun krachten Verschillende uitvoerende afdelingen van de gemeente werken met toeslagen, adresgegevens en handhaving. Medewerkers van die afdelingen wisselen informatie uit om te kijken of er zaken zijn die niet kloppen. Ze leren zo van elkaars praktijk en het beleid wordt beter gevoed met kennis van de straat. Als wij de Ontwikkelorganisatie kunnen voeden om beleid te maken dat niet is gebaseerd op een onderbuikgevoel maar op feiten, kennis en ervaring, dan is de kans veel groter dat er echt iets verandert. 3 LEES VERDER 3 samenwerken 3 wendbaar 3 efficiënter werken 3 netwerken 3 open Eigenlijk leveren wij van uitvoering een bijdrage aan het leefbaar maken van een wijk.

11 Als ik binnenkom val ik midden in een geanimeerd gesprek. Het gaat over interessante fraudegevallen die zijn geconstateerd. Voor ik het weet beland ik in een uitwisseling. Er wordt nagevraagd of adressen kunnen worden uitgewisseld. Medewerkers van verschillende afdelingen die met dezelfde mensen in de stad te maken hebben, leggen informatie naast elkaar om te kijken of er zaken zijn die niet kloppen. Bijvoorbeeld: soms verhuurt een eigenaar van een eengezinswoning een kamer onder. Dat mag niet zonder toestemming en kost ook geld. Als er toestemming is wordt de eengezinswoning vanaf dan kamersgewijs gebruikt. Bij de uitwisseling waar ik bij zit wordt gekeken of de omzettingen van huizen misschien worden gebruikt voor fraude. Soms wordt zo n huisadres namelijk door meerdere mensen gebruikt als postadres voor een uitkeringsaanvraag. Of er wonen teveel mensen, wat zorgt voor overlast in de buurt. Dan kan worden gekeken of de omzetting van het huisadres weer moet worden teruggedraaid en uitkeringen ingetrokken. Deze situatie is heel actueel, in het licht van de recente discussie over Bulgaren die Nederland jarenlang als een soort melkkoe gebruikten. Er werd geld op hun rekening gestort en zij konden het gewoon uit de muur trekken in Bulgarije. Het leek wel of ze ezeltje strek je - tafeltje dek je speelden, zoals ik in een artikel las. In hetzelfde artikel stond overigens ook dat het fraudegat relatief klein is. 98 % van de bevolking geeft de juiste gegevens door. Maar hoe vind je die frauderende twee procent? Mede daarom namen een paar ambtenaren in november 2012 het initiatief voor het project Oren en ogen bij de gemeente Utrecht. Medewerkers van diverse afdelingen waar wordt gewerkt met toeslagen, adresgegevens en handhaving, wilden met elkaar ervaringen delen waar ze tegenaan lopen in hun werk. Vandaag zitten Kunera van den Belt (hoofd Burgerzaken), Hans Hofman (teamleider handhaving bij Werk en Inkomen), Henk Rempe (teamleider Vergunningen, Toezicht en Handhaving), Mohammed Saïdi (team Kennis en kwaliteit Burgerzaken) en Albrecht van Breeschoten (RCF, het regionaal kenniscentrum handhaving, van de provincie Utrecht en Flevoland) om de tafel. Erwin van der Waal van Werk en Inkomen ontbreekt. Henk Rempe vertelt dat de directe aanleiding voor dit overleg de agenda van de Uitvoeringsorganisatie was. Daar is eind vorig jaar over gesproken. Men kwam elkaar tegen en besloot een plus op de uitvoering te zetten door het beleid van de Ontwikkelorganisatie te voeden. Wij lopen op straat en komen allerlei zaken tegen waar we op handhaven. Dan zit je echter al aan de achterkant. Wij willen zorgen dat beleidsmakers

12 informatie krijgen om aan de voorkant tijdig zaken te kunnen signaleren, zodat je preventief actie kunt ondernemen. Hans vult aan: Wij constateerden dat we veel meer gegevens kunnen uitwisselen vanuit diverse disciplines en dat wilden we op structurele basis gaan doen. Kunera: Op die manier kun je leren van elkaars opgedane ervaringen, kennis borgen en netwerken opbouwen. Aan tafel klinkt men enthousiast, maar ik vraag me af wat de meerwaarde is voor de stad? Kennisdeling en samenwerking tussen collega s lijkt nuttig, maar wat merk je daar nu van op straat? Hans, enthousiast: Eigenlijk leveren wij van uitvoering een bijdrage aan het leefbaar maken van een wijk. Ja, zegt Henk, als wij de Ontwikkelorganisatie kunnen voeden om beleid te maken dat niet is gebaseerd op een onderbuikgevoel over een bepaalde straat, maar gebaseerd op feiten, kennis en ervaring, dan is de kans veel groter dat er echt iets verandert in zo n straat. van werken. Niet alleen de managers weten elkaar te vinden, maar ook de medewerkers. We zijn ook wendbaar in het werk. Nu starten we bijvoorbeeld een tijdelijk project waarin een paar inhoudelijke medewerkers intensief gaan samenwerken. Dat betekent schuiven in hun takenpakket om tijd ervoor vrij te maken. Tegelijk is het voor hen een goede ervaring. Ze kijken over de afdelingsroutine heen en leren van elkaar. Albrecht vertelt dat ze ook een belangrijke signaalfunctie hebben. Als er landelijk iets in het nieuws is, dan zoeken wij gelijk uit of dat hier ook gebeurt. Waarbij we niet afzonderlijk het wiel uitvinden, maar even samen optrekken. Mohammed vult hem aan: Is dit ook niet werken Via B? Efficiënter en samen kennis delen?. Wat de effecten betreft, zijn ze het er wel over eens dat zij, door het geven van goede parameters om beleid te maken waarmee je problemen op straat voorkomt, fraude beter kunt bestrijden. Maar het wordt nooit helemaal waterdicht. Mohammed: Je geeft aan waar de grenzen liggen. Ze zijn nu een paar keer bij elkaar geweest en blij met de resultaten tot nu toe. Eigenlijk is het een soort van dubbele kruisbestuiving, diverse uitvoeringsdisciplines leren van elkaars praktijk en het beleid wordt beter gevoed met feiten en kennis van de straat vanuit verschillende invalshoeken. Kunera benadrukt dat het ook past bij de Utrechtse manier We ronden het gesprek af met een paar gouden tips voor succesvolle samenwerking: Neem in het begin de tijd om elkaars taal te leren begrijpen Durf elkaar een spiegel voor te houden Wees enthousiast en toon begrip voor elkaars werk Durf kritisch te zijn naar elkaar

13 De Week van de U factor Als het moment daar is, wil ik erbij zijn, aldus een van de deelnemers aan de Week van de U factor En dat sluit precies aan op de gedachte achter de U factor, de Utrechtse manier van werken. De U factor speelt op flexibele wijze in op de veranderingen in de omgeving. Dit doen we door in samenhang op het juiste moment, met de juiste mensen, de juiste kennis en de juiste middelen, de juiste dingen te doen. Natuurlijk werken we het hele jaar door aan dat U factor bewustzijn. Maar één week per jaar komen al deze activiteiten samen, in de Week van de U factor. Een week waarin medewerkers elkaar ontmoeten, met elkaar in gesprek gaan, ervaringen uitwisselen en inzichten met elkaar delen. 3 LEES VERDER 3 lerende organisatie 3 netwerken 3 kennis delen 3 inspiratie Zo is netwerken wel heel erg leuk!

14 Kortom: leren van en met elkaar; op een open, wendbare, scherpe en betrouwbare manier. In april 2013 vond de Week voor de derde keer plaats. Het thema was NIKS = Alles; Netwerken, Inspiratie, Kennisdelen en Samenwerken. Het resultaat? Zo n 900 deelnemers, 73 activiteiten, een 7,7 als gemiddelde waardering en 1 team als winnaar van de U factor trofee. We zijn met elkaar echt op een andere manier aan het werk en brengen Via B in de praktijk. Dat was vooral te zien aan de vele goede voorbeelden die zijn aangedragen door alle organisatieonderdelen en waar collega s zich graag door lieten inspireren. Wil je nog even terugblikken of de sfeer proeven van de Week? Lees dan hier de terugblik deelnemers 3 73 activiteiten 3 7,7 gemiddelde waardering 3 1 team als winnaar

15 Stadswerkers grijpen hun kans Stadswerken heeft het afgelopen jaar een start gemaakt met het project Grijp je kans, een mooi voorbeeld van organisatievernieuwing zoals beschreven in Via B waarin inzet van talent, persoonlijke ontwikkeling én mobiliteit centraal staan. Een interview met afdelingshoofd Inzamelen, Markten en Havens (IMH), Carla van Ommen over de aanleiding van het project, meedenken mét medewerkers en het aanjagen van talent. 3 LEES VERDER 3 mobiliteit 3 talent 3 wendbaar 3 eigen verantwoordelijkheid 3 open We streven met z n allen naar een open, wendbare, scherpe en betrouwbare organisatie.

16 Aanleiding Grijp je kans Carla van Ommen die Grijp je kans heeft opgezet, vertelt enthousiast over de aanleiding van het project: Als je naar de organisatie van de afdeling IMH kijkt, zie je een traditionele organisatie die topdown is ingericht. Dat vraagt juist om meer verantwoording op de werkvloer, medewerkers laten meepraten over de organisatie en de mensen bewust maken van hun eigen kansen als het om mobiliteit en persoonlijke ontwikkeling gaat We hebben hier voornamelijk te maken met uitvoerende functies, denk bijvoorbeeld aan chauffeur-opladers op de vuilniswagen en havendienstpersoneel. Iedereen doet zijn werk en dat gebeurt goed, maar we kijken eigenlijk nog té weinig wat onze medewerkers allemaal nog meer in hun mars hebben. Doorstroommogelijkheden voor deze medewerkers in de uitvoering zijn er bijna niet, de afstand tussen management en werkvloer is groot. Goede ideeën op de werkvloer die waardevol zijn voor ons bedrijf worden onvoldoende benut. We streven met z n allen naar een open, wendbare, scherpe en betrouwbare organisatie. Dat vraagt juist om meer verantwoording op de werkvloer, medewerkers laten meepraten over de organisatie en de mensen bewust maken van hun eigen kansen als het om mobiliteit en persoonlijke ontwikkeling gaat, aldus Carla. Opleidingskansen inzichtelijk maken Om de wensen en opleidingskansen van het personeel in kaart te brengen, ontvingen alle IMH-medewerkers bij hun resultaatbeoordeling van 2012 een enquête. Iedere medewerker kon zijn interesse aangeven op 3 onderdelen, waarbij ze ook meerdere onderdelen konden aankruisen: Meer weten over algemene opleidingen (bijvoorbeeld een computercursus, training leidinggeven) Meepraten over de organisatie Aan de slag gaan met hun eigen persoonlijke ontwikkeling Carla over de respons: Maar liefst 76% van de medewerkers vulde de enquête in en gaf aan wat ze met de 3 onderdelen wilden. Een grote groep gaf aan betrokken te willen worden bij onderwerpen die in de organisatie spelen. En veel medewerkers gaven aan meer te willen weten over opleidingen óf aan de slag te willen met hun persoonlijke ontwikkeling.

17 Samenwerking met Loopbaancentrum IMH werkt voor Grijp je kans samen met het gemeentelijke Loopbaancentrum. Carla legt uit: Het Loopbaancentrum biedt onze medewerkers individuele begeleiding bij hun persoonlijke ontwikkelingstraject. Met de loopbaanscan krijgen medewerkers meer inzicht in hun eigen talenten en hoe die verder te ontwikkelen. Carla benadrukt: Wij faciliteren, maar medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeltraject en moeten hier ook echt zelf mee aan de slag. Dat is belangrijk, want dan is het niet opgelegd en stimuleer je de medewerkers om zelf met initiatieven te komen. Via een opleidingsinstituut heeft het afdelingshoofd ervoor gezorgd dat een groep medewerkers binnenkort de mogelijkheid krijgt een basisopleiding MBO1 te volgen. Carla vervolgt trots: Het mooie is dat er nu echt een vakopleiding is voor medewerkers van inzamelen. Met eenmaal zo n vakdiploma op zak, kunnen medewerkers instromen naar MBO 2-vervolgopleidingen en hun kansen op de arbeidsmarkt versterken. Zowel binnen de gemeente Utrecht als daarbuiten. Inmiddels hebben ruim 40 medewerkers zich opgegeven voor de MBO1-opleiding. Medewerkers geven aan dat ze in hun jeugd niet echt graag naar school wilden, maar nu wél het nut inzien van het hebben van een officieel erkend diploma. Fundament voor de toekomst We vragen veel van onze medewerkers, zo stelt Carla. Zeker in deze tijden van veranderingen en organisatievernieuwing. Het wordt tijd dat hardwerkende personeel handvatten mee te geven om hun kansen op persoonlijke ontwikkeling te vergroten. Dat betekent ook een cultuuromslag voor het management. We zijn vooral gewend om dingen te bedenken voor medewerkers. Met dit project denkt het management juist mee met medewerkers. Carla steekt haar enthousiasme over het project niet onder stoelen of banken: Medewerkers vinden het prettig dat ze gehoord worden en de kans krijgen zichzelf te ontwikkelen. De werkvloer praat nu mee over de organisatie. Werkoverleggen worden beter georganiseerd en de medewerkers kunnen op een gelijkwaardige manier meepraten over belangrijke organisatiethema s. Grijp je kans stimuleert ons personeel om het beste uit zichzelf te halen en hun capaciteiten en talenten optimaal te benutten. Medewerkers voelen zich meer op hun plek, de binding met de organisatie wordt groter én de bedrijfsprocessen verbeteren. Er is zoveel talent onder de medewerkers. Zonde als je dat niet tot z n recht laat komen en benut in je organisatie. Meer weten over het project Grijp je kans? Neem contact op met Carla van Ommen, c.van.ommen@utrecht.nl

18 Cursus digitaal werken De gemeente Utrecht biedt steeds meer diensten digitaal aan. Met de cursus Werken met de digitale overheid wil de gemeente ervoor zorgen dat ook Utrechters die digitaal minder vaardig zijn, gemakkelijker mee kunnen in de digitalisering. Eind april overhandigde Jeroen Kreijkamp, wethouder voor onder andere publiekdienstverlening, het eerste cursusboek aan één van de deelnemers in de bibliotheek aan de Oudegracht. Hiermee gingen de cursussen officieel van start. 3 zelf doen 3 open 3 leren 3 LEES VERDER Cursisten hebben diverse redenen om deel te nemen, van computervrees tot moeite hebben met het vinden van informatie op overheidssites.

19 De cursus is bedoeld voor Utrechters die al wel regelmatig op internet te vinden zijn, maar het lastig vinden om hun gemeentezaken digitaal te regelen. Ze leren onder andere om informatie te zoeken en te vinden op overheidssites. En een DigiD aan te vragen en ermee te werken. Ook het omgaan met officielebekendmakingen.nl, waar sinds deze maand de wettelijk verplichte gemeentelijke mededelingen te vinden zijn, is opgenomen in de cursus. De cursisten worden in vier dagdelen getraind door medewerkers van de gemeente Utrecht. De cursus is bedoeld voor Utrechters die al wel regelmatig op internet te vinden zijn, maar het lastig vinden om hun gemeentezaken digitaal te regelen 3 bibliotheek aan de Oudegracht 3 bibliotheek Overvecht 3 bibliotheek Hoograven De gemeente biedt de cursussen in samenwerking met de Bibliotheek Utrecht de komende maanden op drie locaties aan: in de bibliotheek aan de Oudegracht, in de bibliotheek Overvecht en in bibliotheek Hoograven.

20 Vastgoed in één hand: de Utrechtse Vastgoedorganisatie Richt zo spoedig mogelijk één vastgoedorganisatie op binnen de gemeente Utrecht. Zo luidde de opdracht die het college gaf naar aanleiding van de Doorlichting Vastgoed. De vastgoedportefeuille was verspreid over verschillende diensten. Het was dus een uitdaging voor veel collega s. Het grootste deel van het vastgoed was ondergebracht bij de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling en Dienst Stadsontwikkeling. Daarnaast zat er ook vastgoed bij Stadswerken en Dienst Ondersteuning. 3 samenwerken 3 open 3 scherp 3 klantgericht 3 LEES VERDER Wij krijgen als organisatie nog meer inzicht in wat de klant wil en vraagt.

21 23 april 2012 was het dan zover. De nieuwe organisatie is een feit: de Utrechtse Vastgoed Organisatie, afgekort UVO! Bijna al het vastgoed van de gemeente is hierin ondergebracht van schoolgebouwen tot sportaccommodaties, van monumentale panden tot buurthuizen en van parkeervoorzieningen tot kantoorpanden. De UVO is één van de uitvoeringsorganisaties. Met alle informatie op één plek is er nu goed zicht op de totale vastgoedportefeuille. Wist je dat we bijna 1400 objecten in eigendom hebben, er m 2 bruto vloeroppervlak aan vastgoed wordt besteed en er zo n 921 hectare wordt ingezet ter ondersteuning van gemeentelijk beleid als sportaccommodaties, landgoederen en forten? Om op ieder gebied voor een goede huisvesting te zorgen, wordt er veel van de UVO gevraagd. Wat doen we dan als organisatie en hoe werken we? Hoe UVO werkt UVO onderzoekt op korte en op lange termijn wat er nodig is in de stad aan vastgoed, geeft opdracht tot koop of verkoop van eventuele panden, renoveert, bouwt en of sloopt panden. En als het vastgoed in gebruik wordt genomen beheren, onderhouden en exploiteren we de panden. Om dit allemaal goed te organiseren werkt UVO in viertal teams: Portefeuillemanagement, Vastgoed Realisatie, Vastgoed Exploitatie en Vastgoed Beheer. De teams worden ondersteund door een bedrijfsbureau. Door de bundeling kunnen we activiteiten efficiënter organiseren en verder professionaliseren. We kunnen een koppeling maken tussen de kosten en de kwalitatieve prestaties van het vastgoed, waardoor we doelmatiger kunnen werken en beter kunnen verantwoorden. Met de nieuwe organisatie is het dus echt anders werken, efficiënter en klantgerichter staan daarbij uiteraard voorop. Wist je dat we bijna 1400 objecten in eigendom hebben, er m 2 bruto vloeroppervlak aan vastgoed wordt besteed en er zo n 921 hectare wordt ingezet ter ondersteuning van gemeentelijk beleid als sportaccommodaties, landgoederen en forten? Maar intern willen we dus meer kennis met elkaar delen en werkprocessen beter op elkaar afstemmen. UVO is dan ook vanaf april vorig jaar gehuisvest op de Ravellaan. Er stond toen heel wat te gebeuren, afscheid nemen van sommige collega s,

22 van de vertrouwde omgeving en van sommige spullen. Maar nu, een jaar later kunnen we zeggen: het is goed! Ondanks dat we flexen weten we elkaar te vinden, weten we waar de ander mee bezig is en is de sfeer goed. Open, wendbaar, scherp en betrouwbaar werken brengen we in de praktijk. UVO in de toekomst Natuurlijk moeten werkprocessen nóg beter op elkaar gaan aansluiten, moeten er voor veel objecten meerjarenonderhoudsplannen gemaakt worden, lopen er nog projecten die in de oude setting zijn begonnen, UVO is er nog niet, maar we zijn zeker op de goede weg. Zo zijn er ook al zeker jubelmomenten te melden. Één daarvan is bijvoorbeeld het dat het Vastgoedloket is opgericht. Met het Vastgoedloket is het duidelijk waar de klant het beste terecht kan en op welke manier. We voorkomen zo dat de klant gaat zwerven door de organisatie. Daarnaast krijgen wij als organisatie nog meer inzicht in wat de klant wil en vraagt. voorlopig nog op de Utrechtse Vastgoed Organisatie! Een hele leuke organisatie binnen de gemeente, waar nog veel staat te gebeuren, genoeg kansen en uitdagingen en waar het elke dag anders is! Maar nu, een jaar later kunnen we zeggen: het is goed! Ondanks dat we flexen weten we elkaar te vinden, weten we waar de ander mee bezig is en is de sfeer goed. Open, wendbaar, scherp en betrouwbaar werken brengen we in de praktijk. De toekomst van UVO? UVO is nu één van de uitvoeringsorganisaties binnen de gemeente. Bij het ontwerp van de organisatie is rekening gehouden met de mogelijkheid dat het uitvoerende deel van de UVO, het accommodatiebedrijf, op termijn een extern verzelfstandigd onderdeel kan worden. Binnenkort weten we hier meer van. Nu richten we ons

23 In gesprek met de stad en met elkaar Een Plein is een eenmalig bijeenkomst die helpt om een vraagstuk waar meerdere afdelingen en/of partijen in de stad bij betrokken zijn, of dat al (te) lang loopt, een stap verder te helpen. We zijn nu een half jaar bezig met de ontwikkeling van dit nieuwe instrument. De ervaringen zijn positief. Inmiddels is het 38e Plein aangevraagd en hebben er al zo n 12 daadwerkelijk plaatsgevonden. pleinen Maarten Schurink: Pleinen geven energie en hebben al goede resultaten opgeleverd. Het is een heel belangrijke toevoeging om beter samen te werken.

24 De verdiepingen van een Plein We zijn nu een half jaar bezig met de ontwikkeling van het fenomeen Pleinen. Wat zijn nu Pleinen en wat is er nieuw aan? Nelleke Metselaar (Programma Organisatievernieuwing) en Martine Sluijter (PMB) Wat is nu eigenlijk een Plein? Nelleke: Je zou het zo kunnen samenvatten: een Plein is een eenmalig bijeenkomst die helpt om een vraagstuk waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn, of dat al (te) lang loopt een stap verder te helpen. Dat wordt wel meer gedaan, maar wat doe je dan anders dan anders? Martine: Dat zit, denk ik, in de volgende stappen: we zoeken eerst iemand die zich verantwoordelijk voelt voor het aangemelde vraagstuk (soms wordt een Plein ook aangevraagd door het bestuur!). Dan gaan we met deze persoon kijken waarom het niet eerder is opgelost en wat er dan voor nodig zou zijn. Het bijzondere is dat vaak zo n gesprek al helpt om een oplossing in zicht te krijgen. Niet alle aanvragen worden dus daadwerkelijk Pleinen. En dat is ook prima! Nelleke vervolgt: Als we samen tot de conclusie komen dat een Plein kan helpen, doen we een zorgvuldige voorbereiding, samen met de vraagstukeigenaar: we kijken wie aanwezig moeten zijn, welke opzet daarvoor nodig is. En vooral: welk resultaat we willen boeken. In essentie hebben Pleinen eigenlijk meer lagen of verdiepingen : Een Plein houden is tijd nemen voor reflectie Op een Plein zetten we gezamenlijk een stap verder in een dilemma of taai vraagstuk. Een Plein helpt in het analyseren van de reden waarom zaken niet verder komen en in het oplossen daarvan. Een Plein is, en gaat over samenwerking Een Plein helpt om vorm te geven aan samenwerking tussen onderdelen die daar tot nu toe weinig ervaring mee hadden. Een Plein zoekt echter ook naar nieuwe vormen voor het goede gesprek met externen, met burgers en stedelijke partners. En in een Plein proberen we het gesprek zoveel mogelijk met elkaar te laten plaatsvinden - zonder dat door de gemeente vooraf het proces of kaders worden bepaald. Via Pleinen werken we zo aan betrokkenheid en zingeving in onze organisatie Op een Plein besteden we aandacht aan de kwaliteit van de interactie : we leren echt luisteren naar elkaars vragen en proberen samen tot een bevredigende oplossing of stap te komen. Elkaar aanspreken op houding en gedrag hoort daar ook bij. Dit helpt om elkaar te begrijpen, elkaars rollen te respecteren en dichter bij elkaar te komen. > verder