Sing for the Climate Handleiding organisatoren

Transcriptie

1 Sing for the Climate Handleiding organisatoren Beheer je gemeentepagina op Pagina 1 van 13

2 Beste klimaatliefhebber, Bedankt voor je engagement om in jouw stad of gemeente een Sing for the Climate evenement te organiseren. Via de website heb je de mogelijkheid om jouw gemeentepagina te beheren en willen we je de tools aanreiken om jouw Sing for the Climate evenement zo optimaal mogelijk te organiseren. In deze handleiding maken we je wegwijs in de verschillende mogelijkheden die je als organisator op de website ter beschikking hebt. Deze handleiding zal regelmatig aangevuld worden als er nieuwe functionaliteit aan de site toegevoegd wordt of als we merken dat bepaalde zaken niet duidelijk genoeg zijn. Onderaan elke pagina kan je zien welke versie je op dit moment in handen hebt. Achteraan deze handleiding, in de changelog, kom je te weten wat er in elke versie veranderd is. Dit kan van pas komen om te weten of er in deze versie nieuwe functionaliteit beschreven wordt of er louter spellingsfouten uit gehaald zijn. Via het beheerderspaneel op de website vind je steeds de recentste versie. Mocht je na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben, aarzel dan vooral niet om die aan ons door te spelen. Ze kunnen ons immers helpen om deze handleiding beter te maken. Het Sing for the Climate team, Pagina 2 van 13

3 Inhoudstafel Inhoudstafel... 3 Hoe beheer je jouw gemeentepagina?... 4 Waarom een gemeentepagina?... 4 Inloggen... 4 Je profiel beheren beheerder per gemeente... 5 Hoe vind je je gemeentepagina?... 5 Je gemeentepagina beheren... 5 Nieuwsartikels - Berichten plaatsen op je gemeentepagina... 6 Waarom nieuwsartikels?... 6 Nieuwsartikels beheren... 6 Nieuwsbericht toevoegen/bewerken... 6 Vacatures - Jobs plaatsen/verwijderen... 8 Waarom vacatures?... 8 Vacatures beheren... 8 Vacatures toevoegen/bewerken... 8 Nieuwe vacatures definiëren... 8 Team Beheer je medewerkers Aanmeldingen activeren/verwijderen Je teamleden contacteren Gemeentepagina De look en feel bepalen Changelog Versienummers Pagina 3 van 13

4 Hoe beheer je jouw gemeentepagina? Waarom een gemeentepagina? De gemeentepagina is de plaats waar geïnteresseerden alle informatie kunnen vinden over Sing for the Climate in jouw gemeente. Je vindt er onder andere : Een overzicht van alle deelnemers. Een overzicht van alle medewerkers. Een overzicht van posities waar nog medewerkers voor nodig zijn om het evenement goed te kunnen organiseren. Vrijwilligers kunnen zich hier aanmelden om mee te helpen. Deze vacatures kan je zelf beheren. Rechts onderaan is er een mogelijkheid om de organisator te contacteren. Dit gebeurt via een contactformulier zodat je adres niet getoond wordt. Een overzicht van nieuwsartikels die je zelf kan beheren. Inloggen Om je gemeentepagina te beheren moet je ingelogd zijn op de site. Als je ingelogd bent, zie je rechts bovenaan, naast de teller, dat de knop Login veranderd is naar Profiel. Uitloggen doe je door op Profiel te klikken en vervolgens op Uitloggen. Je profiel beheren Via de knop Profiel, rechts bovenaan naast de teller kan je de gegevens van jouw profiel aanpassen. Je profielfoto Voor de herkenbaarheid is het goed dat je hier een herkenbare foto gebruikt. Je voornaam en achternaam Je adres. Via dit adres kunnen geïnteresseerden je contacteren. Je adres wordt nooit getoond op de site. Je gemeente Pagina 4 van 13

5 1 beheerder per gemeente Omwille van technische redenen kan je maar 1 beheerder per gemeente hebben en dat is de Algemeen Verantwoordelijke. Als je iemand anders in je team de pagina wil laten beheren of als je dit met meerdere personen wil doen, dan moet je de login gegevens van de Algemeen Verantwoordelijke delen. Hoe vind je je gemeentepagina? Je kan je gemeentepagina op verschillende manieren bereiken : Navigeer via de kaart op de startpagina naar jouw gemeente en klik op de marker met het cijfer. Klik op de startpagina op de grote IK ZING MEE -knop. Iedereen die ingelogd is, komt zo op zijn gemeentepagina terecht. Zoek je gemeente op in de gemeentelijst en klik op de naam van je gemeente. Je gemeentepagina beheren Klik op je gemeentepagina rechts onderaan op de knop Beheer de pagina. In de rechterkolom vind je alle functionaliteit onder Administratie. Verder in deze handleiding verwijzen we hiernaar als het administratiepaneel. Via de laatste link in je administratiepaneel kan je steeds de laatste versie van deze handleiding downloaden. Op de volgende pagina s overlopen we alle tools die je ter beschikking hebt. Pagina 5 van 13

6 Nieuwsartikels - Berichten plaatsen op je gemeentepagina Dit is het startscherm van je beheerderspagina. Je kan deze pagina steeds bereiken via de knop Nieuws in je administratiepaneel. Waarom nieuwsartikels? Via de nieuwsartikels kan je geïnteresseerden op de hoogte houden van de vorderingen, aankondigingen doen, oproepen plaatsen, Je bent volledig vrij om deze berichten zelf in te vullen naar eigen goeddunken. De nieuwsartikels worden in een vast stramien weergegeven, zoals op een blog. Ook op de voorpagina van de site worden berichten op die manier getoond. Nieuwsartikels staan op je gemeentepagina onder het overzicht van de deelnemers chronologisch onder elkaar met het recentste nieuws bovenaan. Van elk bericht wordt een inleidende tekst getoond met daaronder een lees meer-link naar het volledige bericht. Bij de inleiding hoort een kleine foto, bovenaan het volledige bericht staat een grotere foto of een Youtube video. Deelnemers in je gemeente die zich via facebook op de site registreerden zullen je nieuwsartikels automatisch op hun facebookpagina te zien krijgen (als ze hiervoor toelating hebben gegeven). Nieuwsartikels beheren Zoals gezegd, vind je de beheerderspagina via de knop Nieuws in het administratiepaneel. Centraal op je scherm zie je het overzicht van je nieuwsartikels, je kan die hier steeds verwijderen via de delete knop of bewerken door op de titel te klikken. Via de plus knop kan je een nieuw bericht maken. Nieuwsbericht toevoegen/bewerken Elk nieuwsbericht heeft een introductietekst met een kleine foto vanwaar lezers kunnen doorklikken naar een langere tekst met een grotere foto. In plaats van die grotere foto kan je ook een Youtube filmpje toevoegen. Taal Kies de taal van je bericht. Als je wil dat je bericht ook op de Franstalige pagina s te zien is (bv. voor Brussel), kan je het in 2 talen toevoegen. Kleine afbeelding Dit is de afbeelding die in het nieuwsoverzicht bij de bij de korte omschrijving (= de inleiding) zal staan. Deze afbeelding zal indien nodig verkleind en bijgesneden worden tot 107px hoogte op 142 pixels breedte. De afbeelding mag maximum 4MB groot zijn. Pagina 6 van 13

7 Om een afbeelding toe te voegen, klik je op de knop Bladeren, navigeer je op je computer naar het bestand van de afbeelding en klik je op Open. Hoofd afbeelding Deze afbeelding zal bovenaan je bericht getoond worden. Als je een Youtube filmpje wil tonen, laat je dit vakje leeg. Deze afbeelding zal indien nodig verkleind en bijgesneden worden tot 390 pixels hoogte op 640 pixels breedte. Probeer ervoor te zorgen dat de afbeelding breed genoeg is (640 px), dan wordt de beschikbare ruimte optimaal benut. De afbeelding mag maximum 4MB groot zijn. Om een afbeelding toe te voegen, klik je op de knop Bladeren, navigeer je op je computer naar het bestand van de afbeelding en klik je op Open. Youtube code Als je in plaats van een afbeelding boven je bericht een Youtube filmpje wil plaatsen, vul je in dit vak het (unieke) ID van het filmpje in. Het ID kan je gemakkelijk uit het adres van een filmpje halen. Dit staat steeds vermeld achter het stuk v=. Bijvoorbeeld, het filmpje met de oproep van Nic Balthazar staat op het adres Het ID van dit filmpje is C4hvmU-8rlE, dit is het stuk tussen v= en de ampersand (&). Titel De titel zal zowel boven de korte omschrijving als boven je volledige bericht te zien zijn. Korte omschrijving Dit is de introductie van je bericht zoals die in het nieuwsoverzicht op je gemeentepagina te zien zal zijn. Je kan hier letterlijk de eerste alinea van je bericht overnemen of een beknopte samenvatting van je bericht. Hou deze inleiding kort en bondig. Ideaal gezien neemt ze niet meer ruimte in dan de hoogte van je kleine afbeelding. Onder deze korte omschrijving komt automatisch een Lees verder-knop die doorlinkt naar het volledige bericht. Bericht Plaats hier de volledige tekst van je bericht. Klik op de knop Bewaren om de inhoud van je bericht op te slaan. Pagina 7 van 13

8 Vacatures - Jobs plaatsen/verwijderen Via de knop Vacatures in het administratiepaneel kan je de vacatures op je pagina beheren. Waarom vacatures? Via deze functie willen we je het gemakkelijk maken om de nodige mensen te vinden die nodig zijn om het evenement in goede banen te leiden. De vacatures worden rechts op je gemeentepagina weergegeven onder de titel Vrijwilligers gezocht. Je kan zelf bepalen welke vacatures hier staan en vanaf hoeveel medewerkers een bepaalde vacature ingevuld is. Vacatures beheren Zoals gezegd, vind je de beheerderspagina via de knop Jobs in het administratiepaneel. Centraal op je scherm zie je het overzicht van de posities waarvoor je mensen zoekt, telkens met het aantal dat je hiervan nodig denkt te hebben. Je kan het aantal mensen dat je voor een bepaalde positie nodig hebt steeds aanpassen via het tandwieltje. Een positie die je niet meer nodig hebt, kan je verwijderen via de delete knop. Vacatures toevoegen/bewerken Onderaan kan je via Voeg een job toe een nieuwe functie toevoegen op je gemeentepagina. Om een functie toe te voegen, selecteer je er één uit de lijst, vul je in het veld daarnaast het aantal gewenste personen in en klik je rechts op het diskette-icoontje. Pagina 8 van 13

9 Nieuwe vacatures definiëren De functies die je standaard ziet, zijn diegene waarvan we zeker weten dat je ze nodig zal hebben. Als je wil, kan je echter ook zelf nieuwe functies definiëren. Je kan een nieuwe functie aanmaken via de knop Nieuwe functie. Hierdoor opent een pop-up scherm Voeg een functie toe. Geef je vacature een duidelijke naam en omschrijving. Klik op de knop Bewaren om je nieuwe functie aan te maken. Hierna verschijnt je nieuwe functie in de lijst met beschikbare jobs. Om de nieuwe functie effectief beschikbaar te maken op je gemeentepagina, voeg je ze toe met het gewenste aantal zoals beschreven in het vorige puntje ( Vacatures toevoegen/bewerken ). Pagina 9 van 13

10 Team Beheer je medewerkers Via de knop Team in het administratiepaneel kan je het team van vrijwilligers beheren. Via de vacatures die je toegevoegd hebt op je gemeentepagina kunnen vrijwilligers zich aanmelden. Op deze pagina kan je je team beheren. Aanmeldingen activeren/verwijderen Een vrijwilliger die zich aanmeldt komt in het lijstje terecht waarna je die kan activeren door op het vink-icoontje te klikken of weer verwijderen via de delete knop. Wanneer je een vrijwilliger activeert, krijgt die automatisch een mailtje toegestuurd. Je teamleden contacteren Je kan je teamleden contacteren door op hun naam te klikken. Pagina 10 van 13

11 Gemeentepagina De look en feel bepalen Via de knop Gemeentepagina in het administratiepaneel kan je de look en feel van je gemeentepagina aanpassen. Locatie, datum en tijdstip Deze informatie is uiteraard enorm belangrijk. Vul ze dus zo snel mogelijk in. Hoofd afbeelding Hier kan je het hoofdbeeld van je gemeentepagina instellen en de introtekst aanpassen. Als je hier geen afbeelding opgeeft, wordt er standaard een afbeelding Stad in opbouw getoond. Een mogelijk beeld is bvb. een foto van het plein waar je Sing for the Climate evenement doorgaat. Een voorbeeld van zo een afbeelding vind je op de gemeentepagina van Mechelen: aspx Deze afbeelding zal indien nodig verkleind en bijgesneden worden tot 390 pixels hoogte op 640 pixels breedte. Probeer ervoor te zorgen dat de afbeelding breed genoeg is (640 px), dan wordt de beschikbare ruimte optimaal benut. De afbeelding mag maximum 4MB groot zijn. Pagina 11 van 13

12 Tekst editor Hier kan je een inleidende tekst opgeven die op je gemeentepagina net onder de titel van je gemeente getoond wordt. Als je dit niet invult wordt er een standaard tekst getoond: Ook jouw stad zingt op 22 of 23 september mee voor het klimaat. Ben je al ingeschreven? Dan houden we je op de hoogte via Facebook, deze website en een nieuwsbrief. Wil je meer doen dan enkel meezingen? Kijk dan even hiernaast: we kunnen je talent goed gebruiken. We raden je aan om op deze plaats heel duidelijk de datum, het start uur en de locatie van je Sing for the Climate evenement te vermelden. Ook de elementen die in de standaard tekst staan kan je best overnemen. Klik op de knop Bewaren om de inhoud van je gemeentepagina op te slaan. Pagina 12 van 13

13 Changelog Hier vindt je een overzicht van de wijzigingen bij elke versie. Zo kan je zien wat er in elke versie van de handleiding aangepast is. Dit kan van pas komen om te weten of er in deze versie nieuwe functionaliteit beschreven wordt of er louter spellingsfouten uit gehaald zijn. Versienummers Vanaf het moment dat er nieuwe functionaliteit beschreven wordt, verhogen we de hoofdversie (het stuk voor de komma, bv. Van 1.0 naar 2.0). Indien het enkel om wijzigingen gaat die geen nieuwe functionaliteit beschrijven (zoals opmaak, de correctie van spellingsfouten of het aanpassen van afbeeldingen) verhogen we enkel de onderversie (het stuk na de komma, bv. Van 1.2 naar 1.3) Versie Datum Wijzigingen /06/2012 Eerste versie /06/2012 Aanpassingen tekst (inleiding, afbeeldingen toevoegen) Correctie spellingsfouten Toevoegen changelog /06/2012 Mogelijkheid om teamleden te contacteren (p 9) /06/2012 Nieuwsartikels komen automatisch op facebook van meezingers in je gemeente (p 6) Afbeelding controlepaneel aangepast /06/2012 Taalkeuze nieuwsartikels (p 6) Velden voor locatie, datum & tijdstip op gemeentepagina (p 10) Nieuwe afbeelding gemeentepagina (p 10) Nieuwe afbeelding administratiepaneel (p5) Nieuwe terminologie administratiepaneel implementeren doorheen handleiding /07/2012 Mogelijkheid om zelf nieuwe functies te definiëren (p 9) /07/2012 Slecht 1 beheerder mogelijk per gemeente (p 5) Maximum bestandsgrootte van afbeeldingen (p 6, 7 & 11) Grote afbeeldingen best breed genoeg, beschikbare ruimte optimaal benutten (p 7 & 11) Pagina 13 van 13