Uitslag enque te voor- en nadelen van gedeelde werkplekken

Transcriptie

1 OfficeLynq Uitslag enque te voor- en nadelen van gedeelde Afbeelding met dank aan Pexels.com Door B.P. Gröninger en G. Terhorst Oprichters OfficeLynq 21 september 216 Versie: Definitief 1

2 OfficeLynq Aanleiding Gemiddelde bezettingsgraden van traditionele kantoorgebouwen met vaste plekken voor medewerkers liggen onder de %*. In een aantrekkende economie zijn werkgevers op zoek naar nieuw talent. Dat nieuwe talent zijn veelal millennials geboren tussen 1982 en 22. Zij vinden flexibiliteit, een inspirerende, moderne en efficiënte werkomgeving erg belangrijk. Steeds meer samenwerking in de markt tussen bedrijven maakt dat medewerkers vaker buiten hun eigen kantoren werken, bijvoorbeeld bij hun partners op kantoor of in kantoorhotels. Dit werkt weer ongebruikte bij de eigen werkgever in de hand. Bijna alle werkgevers krijgen met deze ontwikkelingen te maken. Steeds meer kiezen voor andere kantoorconcepten, waarin niet meer aan mensen worden toegewezen, maar worden gedeeld. Werkgevers kunnen zo in dezelfde vierkante meters meer medewerkers faciliteren zonder ruimte bij te huren of kopen, de productiviteit verhogen, een aantrekkelijke inspirerende werkomgeving creëren en ook nog eens een stuk duurzamer zijn. Er is dus een trend naar het delen van zichtbaar, of dat nu in het pand van de werkgever is, of daarbuiten. Daarmee ontstaan een hoop voordelen, maar ook pijnpunten. Hoe ga je bijvoorbeeld de best voor jou geschikte werkplek snel vinden? Hoe vind je een collega, als die niet meer op 'zijn of haar' plek zit? Hoe houd je binding met je team als je steeds op andere plekken zit? Hoe weet een werkgever nog hoe zijn panden worden gebruikt en waaraan behoefte is? Naar de belangrijkste voordelen en pijnpunten zijn wij op zoek gegaan door het interviewen van ca 2 belanghebbenden. De punten die uit die interviews naar voren zijn gekomen, hebben we in een enquête verwerkt, om ze in een grotere groep te valideren en te prioriteren. Dit verslag is het resultaat daarvan. Het is onze missie om al die gedeelde leuker, inspirerender, efficiënter, effectiever en duurzamer te maken. Op een manier die heel makkelijk en betaalbaar is, ook voor bestaand vastgoed en zonder grote renovaties e.d. *Bron: Onderzoek Center for People and Building 2 De resultaten 2.1 Respondenten In totaal zijn er 11 personen op de site met de enquête geweest. In totaal hebben 1 personen de enquête ingevuld. De enquête was anoniem, tenzij een respondent er voor koos om persoonlijke informatie achter te laten. Hieronder is te zien hoe de respondenten zijn opgebouwd Ik ben (meerdere antwoorden mogelijk): gebruiker van gedeelde vanuit mijn HRfunctie verantwoordelijk voor de gedeelde vanuit mijn facilitaire-functie verantwoordelijk voor de gedeelde vanuit mijn ITfunctie verantwoordelijk voor de gedeelde vanuit mijn directie-functie verantwoordelijk voor de gedeelde (CEO, CFO, CIO,..) een adviseur met kennis van gebruikers en werkgevers in relatie tot kantoorconcepten met gedeelde geen van bovenstaande Versie: Definitief 2

3 OfficeLynq Hieronder graag aangeven welke soort gedeelde u doorgaans gebruikt: Ik werk voor een werkgever en maak gebruik van de gedeelde van mijn werkgever Ik werk voor een werkgever en maak gebruik van gedeelde buiten de panden van mijn werkgever Ik ben: Ik ben freelancer of zelfstandige en maak gebruik van gedeelde in meerdere kantoren Overig Man Vrouw n.v.t. Mijn huidige leeftijd in jaren valt binnen de volgende categorie: t/m 2 21 t/m 3 36 t/m 6 en ouder Hieronder graag aangeven hoeveel tijd in uren, u gemiddeld per week werkt op een kantoor met gedeelde t/m 8 9 t/m t/m 24 2 t/m t/m 4 4 of meer Versie: Definitief 3

4 OfficeLynq Gebruikers 9 Voordelen gebruikers gedeelde Vrijheid / zelf kunnen kiezen van de werkplek Taakgerichte die uw huidige taak optimaal ondersteunen (bijv. leesplek met 2 beeldschermen, concentratieplek waar het stil is, enz) Makkelijk en snel instelbare (bijv. hoogte bureau, stoel, passend dock, enz.) Papierloos kantoor (ITvoorzieningen nodig voor gedeelde ) Nabij bepaalde mensen zitten of juist niet, zoals het mij uitkomt (bijv. de afdeling, het team enz.) Nieuwe contacten opdoen (mensen ontmoeten) Hygiënische en ordelijke Makkelijk samenwerken Fijne (open) omgeving / ruimte Noot: 3 punten bij Geen van bovenstaande is voor mij belangrijk, veroorzaakt door 3 respondenten 9 Nadelen gebruikers gedeelde Individueel Geen van instelbaar licht / bovenstaande is klimaat op de voor mij werkplek belangrijk Noot: 46 punten bij Geen van bovenstaande is voor mij belangrijk, veroorzaakt door 3 respondenten Versie: Definitief 4

5 OfficeLynq Extra nadelen gebruikers, uit de open vragen Wat zijn voor u als gebruiker van de gedeelde, de belangrijkste nadelen in relatie tot die gedeelde, die niet bij de voorgaande vraag zijn genoemd? [Belangrijkste nadeel dat u mist:] Verlies van territorium, vertrouwde eigen plek Zoeken naar een werkplek via IOT Gewenning, waar iemand een plek claimt als eigen. Conflict als een ander er gaat zitten Er is te weinig aandacht voor medewerkers die niet tegen veel prikkels kunnen Chat-mogelijkheid Medewerkers leiden elkaar voortdurend af Rommel op bureaus Onduidelijke gedragsregels Kan vaak niet vrij uit bellen Te weinig plekken Ongezellige aankleding van gedeelde werkplek Er wordt Social Talk verwacht ook als ik geen tijd heb Niet goed samenwerken met collega's Als de basis kantoorhulpmiddelen (perforator, nietmachine, paperclip etc.) nergens meer aanwezig zijn Openingstijden, bij voorkeur erg ruim Creëren van community Voorbeeldfunctie van het management Sommige functies toch in zekere mate gebonden zijn aan een cluster van, bijvoorbeeld door voorzieningen zoals 2 of meerdere schermen. Meerdere malen op een dag van werkplek moeten verhuizen door vergaderingen Wat zijn voor u als gebruiker van de gedeelde, de belangrijkste nadelen in relatie tot die gedeelde, die niet bij de voorgaande vraag zijn genoemd? [Op 1 na belangrijkste nadeel dat u mist:] Cultuur niet vrij genoeg om eigen keuzes te maken, bijv. om je af te zonderen Beperking in gebruik std werkplek vwb power users Onvoldoende overzicht in wie aanwezig is Medewerkers gaan zoveel mogelijk op hun "vaste flexplek" zitten Te weinig concentratieruimtes Niet alles binnen handbereik Verantwoordelijkheid bij de gebruikers om manco's aan flexplek te melden Wie is in? Zou mooi zijn om aanwezigheid met profiel wordt gedisplayed Animaties om het socializen te bevorderen Ontbreken van begeleiding bij tijdelijke versterking van teams Er is geen team en afdelingsgevoel meer (1 grote massa) Wat zijn voor u als gebruiker van de gedeelde, de belangrijkste nadelen in relatie tot die gedeelde, die niet bij de voorgaande vraag zijn genoemd? [Op 2 na belangrijkste nadeel dat u mist:] Minder hechte contacten/relaties tussen collega's (geen vaste kamergenoten waarmee je lief en leed deelt) Te veel "verstop"-mogelijkheden Medewerkers beginnen steeds vroeger om de beste werkplek te hebben Lastig bij telefonisch contact Contact met buitenstaanders in het bedrijf Versie: Definitief

6 OfficeLynq Vertegenwoordigers werkgever Voordelen vert. werkgevers gedeelde Kostenbesparing (minder: vierkante meters,, schoonmaak en energie) Hogere productiviteit door voor specifieke taak ingerichte plekken Minder overlast voor gebruikers door het scheiden van soorten plekken (concentratie (stilte), kort bezoek, telefoneren, enz) Tevredenheid gebruikers, trots op hun kantoren Gezondere werkomgeving door o.a. meer beweging Betere samenwerking / kennisdeling (ontmoeten) Kantoor als talentmagneet (aantrekken en behouden talent van de arbeidsmarkt) Duurzame uitstraling Geen van bovenstaande is voor mij belangrijk 6 Nadelen vert. werkgevers gedeelde Versie: Definitief 6

7 OfficeLynq Extra nadelen vertegenwoordigers werkgever, uit de open vragen Wat zijn de voor u als verantwoordelijke voor de gedeelde de belangrijkste nadelen in relatie tot die gedeelde, die niet bij de voorgaande vraag zijn genoemd? [Belangrijkste nadeel:] Negatieve impact op tevredenheid en prestaties van medewerkers wiens behoeften niet aansluiten bij het concept Special needs lastig te plaatsen Op drukke periodes zijn er te weinig Gebruik thuisgevoel Community Bereikbaarheid van de medewerkers Wat zijn de voor u als verantwoordelijke voor de gedeelde de belangrijkste nadelen in relatie tot die gedeelde, die niet bij de voorgaande vraag zijn genoemd? [Op 1 na belangrijkste nadeel:] Piekmomenten moeilijk op te vangen Bedrijfsrestaurant Geen resultaatgericht leiding kunnen geven door managers Wat zijn de voor u als verantwoordelijke voor de gedeelde de belangrijkste nadelen in relatie tot die gedeelde, die niet bij de voorgaande vraag zijn genoemd? [Op 2 na belangrijkste nadeel:] Veel sjouw-werk Niet aanspreken van de medewerkers die er de kantjes van af lopen 3 Conclusies Hieronder een quick & dirty analyse van de uitkomsten van de enquête. Met het binnenkomen van meer ingevulde enquêtes, werd het totaalbeeld snel gezet, en dit veranderde daarna niet veel meer. In de onderverdeling naar verschillende respondentklassen, varieerde de uitkomsten wel enigszins. Dit wordt veroorzaakt door de kleine populaties en de grote mutatie die 1 respondent dan kan maken. Daarom is ervoor gekozen, hier niet te veel aandacht aan te geven in onderstaande analyse. 3.1 Voordelen gebruikers De belangrijkste voordelen voor de gebruikers zitten in het zelf kunnen kiezen van de werkplek, het wel of niet nabij bepaalde mensen kunnen zitten en samenwerken. Ook de activiteit gerichte worden erg gewaardeerd, gemiddeld vooral door de mannen. 3.2 Nadelen gebruikers De belangrijkste nadelen voor de gebruikers zitten vooral in de beleefde beperkte beschikbaarheid van passende en in het geluidsniveau. Direct daaronder, maar ook erg belangrijk zijn het zoeken naar een werkplek of vergaderfaciliteiten en falende IT. Op de 3 de plaats komen het zoeken naar een collega en een onhygiënische werkplek. De groep ouder dan 6 jaar, heeft behoorlijk meer last van het klimaat (temperatuur en relatieve vochtigheid). De meeste punten uit de open vragen komen redelijk overeen met al genoemde nadelen voor de gebruiker. Het nadeel van het verlies van territorium wordt door 3 respondenten geïnsinueerd. Dit Versie: Definitief 7

8 OfficeLynq nadeel komt terug in de lijst nadelen door het gedrag wat het veroorzaakt, maar verdient het m.i. toch om apart genoemd te worden. Verder komt ook het missen van standaard faciliteiten als nietmachines, perforatoren e.d. ook 2 maal terug. 3.3 Voordelen vertegenwoordigers werkgever De belangrijkste voordelen voor de vertegenwoordigers van de werkgever, zijn kostenbesparing en de betere samenwerking/kennisdeling, het ontmoeten. Op een iets lager niveau, maar ook erg belangrijk, staan het beperken van overlast door inrichting, de hogere productiviteit door de activiteit gebaseerde, en de tevredenheid van de gebruikers. 3.4 Nadelen vertegenwoordigers werkgever De belangrijkste nadelen voor de vertegenwoordigers van de werkgevers, liggen op het gebied van gebruikersgedrag. Het gaat om weerstand tegen de omgeving waarin gedeeld worden, minder verantwoordelijkheidsgevoel t.a.v. de, houding, no show s bij reserveringen, bezette maar onbenutte (badhanddoekgedrag), geluidsoverlast en de klachten daarover, enz. Daarnaast vinden ze ook de klachten over het gebrek aan of het niet kunnen vinden daarvan erg belangrijk. Versie: Definitief 8