REGLEMENT BESTUUR STICHTING WONINGCORPORATIE PLICHT GETROUW

Transcriptie

1 REGLEMENT BESTUUR STICHTING WONINGCORPORATIE PLICHT GETROUW

2 ARTIKEL 1 DEFINITIES Stichting Statuten Raad van Toezicht bestuur Reglement bestuur de stichting woningcorporatie Plicht Getrouw, met inbegrip van haar dochterondernemingen, gevestigd te Bennekom, en opgericht voor onbepaalde tijd sinds 21 november 1919 en goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 5 februari de statuten van de stichting woningcorporatie Plicht Getrouw. de Raad van Toezicht van de stichting woningcorporatie Plicht Getrouw, zoals omschreven in artikel 12 van de statuten. het bestuur van de stichting woningcorporatie Plicht Getrouw krachtens artikel 3 van de statuten. het reglement van het bestuur van de stichting. ARTIKEL 2 TAAKVERDELING 1. Het bestuur bestaat statutair uit vijf leden, te weten voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en lid technische zaken. 2. De leden van het bestuur verdelen in onderling overleg de werkzaamheden, over welke werkverdeling de Raad van Toezicht wordt geïnformeerd. Ingeval van afwezigheid van een lid van het bestuur zullen zijn taken en bevoegdheden worden uitgeoefend door een ander bestuurslid. Ingeval van een afwezigheid langer dan zes weken zal de Raad van Toezicht daarvan in kennis worden gesteld. 3. De leden van het bestuur zijn ieder voor zich en gezamenlijk verantwoordelijk voor het bestuur en de algemene gang van zaken van de stichting. 4. Ieder lid van het bestuur is voor de vervulling van zijn taken verantwoording verschuldigd aan het bestuur en is daarom gehouden regelmatig te rapporteren aan het bestuur, zodanig dat het bestuur een behoorlijk inzicht krijgt in de uitvoering van zijn taken, zulks mede gezien de collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur. 5. Ieder lid van het bestuur is bevoegd zich door andere leden van het bestuur alsmede eventuele personeelsleden of de beheerder te laten informeren over zaken en onderwerpen waaromtrent hij informatie nuttig of gewenst acht in het kader van zijn collectieve verantwoordelijkheid voor het bestuur van de stichting. Hij dient overleg te plegen met de andere leden van het bestuur, indien de invulling van zijn taak mede betrekking heeft op de invulling van de taak van het andere lid van het bestuur, dan wel het belang van het onderwerp overleg met het andere lid van het bestuur vereist. ARTIKEL 3 ALGEMENE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN 1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting, wat onder meer betekent dat het bestuur verantwoordelijk is voor het realiseren van de doelstellingen van de stichting, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaten. 2. Aan het bestuur komen in de stichting alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 1

3 3. Het bestuur legt aan de Raad van Toezicht rekening en verantwoording af over de wijze waarop zij haar taak heeft vervuld. 4. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, het beheersen van de risico s verbonden aan de stichtingsactiviteiten en voor de financiering van de stichting. 5. Bij de uitvoering van haar taken dient het bestuur te handelen in overeenstemming met de belangen van de stichting en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de stichting betrokkenen af. 6. Het bestuur is samen met de Raad van Toezicht verantwoordelijk voor de governance structuur van de stichting en voor de naleving van de AedesCode. ARTIKEL 4 STRATEGIE EN RISICO 1. Het bestuur stelt op, legt vast en legt ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voor de in artikel 12 lid 12 van de statuten gespecificeerde besluiten. 2. Indien de uitvoering van een besluit van het bestuur door de Raad van Toezicht is geschorst conform artikel 12, lid 8, is het bestuur verplicht binnen één maand opnieuw een besluit te nemen. Een dergelijk besluit dient mede de intrekking van het oorspronkelijke besluit te bevatten. 3. Het bestuur stelt op, legt vast en legt ter bespreking aan de Raad van Toezicht voor de strategieën die leiden tot het realiseren van de doelstellingen van de stichting en de randvoorwaarden die bij de strategieën worden gehanteerd, bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële ratio s en personele inzet. 4. Het bestuur is er verantwoordelijk voor dat de stichting interne risicobeheersings- en controlesystemen heeft die zijn toegesneden op de stichting. Het bestuur hanteert hierbij in elk geval risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de stichting en een systeem van monitoring en rapportering, waarbij gebruik wordt gemaakt van benchmarking. 5. Het bestuur rapporteert en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de Raad van Toezicht. ARTIKEL 5 CONTROLE EN EXTERNE ACCOUNTANT 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor uitvoering van de interne controle, uit te voeren door de controller/manager Financiën van de beheerder, en vraagt de accountant om het interne controleplan te beoordelen. Het bestuur zorgt ervoor dat de Raad van Toezicht en de accountant kennisnemen van de bevindingen van de controller. 2. Het bestuur zorgt ervoor dat de accountant zijn controlewerkzaamheden naar behoren kan uitoefenen en bevordert dat adequate uitvoering wordt gegeven aan de rol van de Raad van Toezicht in het contact met de accountant. 3. Het bestuur rapporteert jaarlijks, en waar nodig tussentijds, aan de Raad van Toezicht over de ontwikkelingen in de relatie met de accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid. Dit met inbegrip van de wenselijkheid van roulatie van verantwoordelijke partners binnen het kantoor van de externe accountant en de wenselijkheid of de accountant, die met de controle is belast, ook niet-controlewerkzaamheden verricht voor de stichting. 4. Het bestuur maakt ten minste éénmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de accountant, al dan niet in overleg met de beheerder. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de Raad van Toezicht medegedeeld. Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 2

4 ARTIKEL 6 VERSLAGLEGGING 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de openbaar gemaakte verslaglegging. Het opstellen en de publicatie van het jaarverslag, de jaarrekening, de kwartaal- en halfjaarcijfers en ad hoc financiële informatie vergen zorgvuldige interne procedures. 2. Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële en volkshuisvestelijke informatie bij het bestuur bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële en volkshuisvestelijke verslaggeving worden gewaarborgd. 3. Het bestuur zorgt ervoor dat in het jaarverslag worden opgenomen: a. De hoofdzaken van: de maatschappelijke, volkhuisvestelijke en financiële resultaten en doelstellingen van de stichting, de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen en de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd. b. Een verklaring van het bestuur over de werking en de effectiviteit van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in het verslagjaar en de eventuele maatregelen die ter verbetering worden genomen. c. Een verslag over de gevoeligheid van de financiële en volkshuisvestelijke resultaten van de stichting ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen. d. Publicatie van alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen bij de leden van het bestuur en de Raad van Toezicht spelen, die van materiële betekenis zijn voor de stichting en/of de betrokken leden van het bestuur en de Raad van Toezicht. e. Een apart hoofdstuk van het jaarverslag van de stichting met het verslag van de Raad van Toezicht met daarin de hoofdlijnen van de governance structuur van de stichting, de profielschets van de Raad van Toezicht en de door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de bezoldiging van de individuele leden van de Raad van Toezicht. f. De door de wet voorgeschreven informatie over de hoogte en de structuur van de bezoldiging van het bestuur. ARTIKEL 7 VOLKSHUISVESTING Het bestuur a. streeft ernaar dat te ondernemen activiteiten leiden tot een optimaal maatschappelijk en meetbaar rendement. De beschikbare investeringscapaciteit wordt hiertoe ingezet. b. zorgt ervoor dat de financiële opbrengsten van de bedrijfsvoering alleen en geheel worden aangewend voor het uitoefenen van de maatschappelijke functie. c. streeft naar een goede balans tussen het creëren van financiële en maatschappelijke waarde. d. bevordert dat minder kansrijken met een lager inkomen of met bijzondere woonbehoeften goed en zoveel mogelijk naar eigen keuze kunnen wonen. e. bevordert dat ouderen en speciale groepen passend kunnen wonen. Zij bevordert tevens dat voldoende zorg en begeleiding beschikbaar is en blijft. f. bevordert dat er voor kwetsbare groepen op de woningmarkt voldoende betaalbare woningen beschikbaar zijn. g. werkt aan het behoud of de verbetering van de leefbaarheid in buurten en wijken, en realiseert gevarieerde woonmilieus. h. bevordert dat er duurzaam en milieubewust wordt gebouwd, verbouwd en gerenoveerd. Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 3

5 ARTIKEL 8 RAAD VAN TOEZICHT 1. De voorzitter van de Raad van Toezicht is het eerste aanspreekpunt voor het bestuur. 2. Met betrekking tot het verschaffen van informatie aan en het uitoefenen van taken en bevoegdheden door de Raad van Toezicht handelt het bestuur overeenkomstig hetgeen daaromtrent ten aanzien van het bestuur is bepaald bij of krachtens het reglement van de Raad van Toezicht, de statuten en toepasselijke wet- en regelgeving. ARTIKEL 9 BELANGHOUDERS 1. Het bestuur zorgt voor structurele communicatie met en de vereiste verantwoording aan het ministerie voor volkshuisvesting en aan de externe toezichthoudende organen. 2. Het bestuur zorgt voor structurele communicatie met de brancheorganisatie Aedes en collegacorporaties. 3. Het bestuur zorgt voor structurele communicatie met belanghouders zoals gemeenten, huurders- en bewonersorganisaties, zorg- en welzijninstellingen in het werkgebied van de stichting. 4. Het bestuur versterkt de maatschappelijke verankering door beleid en werkwijze in een open dialoog met belanghouders tot stand te brengen. 5. Het bestuur verantwoordt haar beleid en werkwijze open en transparant naar belanghouders. ARTIKEL 10 VERGADERINGEN 1. Het bestuur vergadert in beginsel maandelijks, of zoveel vaker als wenselijk of noodzakelijk wordt geacht voor een goed functioneren van het bestuur. 2. Behoudens in spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, wordt de agenda voor de vergadering ten minste een kalenderweek voor de vergadering toegezonden aan alle leden van het bestuur. Ten aanzien van elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijke uitleg verschaft en worden relevante stukken bijgevoegd. 3. De leden van de Raad van Toezicht hebben een staande uitnodiging voor het bijwonen van de bestuursvergaderingen. Omtrent het toelaten ter vergadering van andere personen dan de leden van het bestuur en de Raad van Toezicht beslissen de ter vergadering aanwezige bestuursleden. 4. Van het verhandelde in een vergadering van het bestuur wordt een verslag opgemaakt door de secretaris of een andere daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Het verslag verschaft inzicht in de besluitvorming ter vergadering. Het verslag wordt vastgesteld door het bestuur in de eerstvolgende vergadering. ARTIKEL 11 BESLUITVORMING 1. In een vergadering kunnen slechts besluiten worden genomen aangaande onderwerpen die bij de oproeping tot de vergadering ter kennis van de bestuursleden zijn gebracht. 2. Besluiten van het bestuur worden in beginsel genomen in een vergadering van het bestuur. 3. Besluiten op een gebied waarvoor een bepaald lid van het bestuur in het bijzonder verantwoordelijk is, worden bijvoorkeur in aanwezigheid van het betreffende bestuurlid Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 4

6 genomen. Het bestuur mag hiervan afwijken indien het bestuur dit noodzakelijk acht gezien het dringende karakter of andere omstandigheden van de zaak, mits alle bestuursleden in staat worden gesteld deel te nemen aan de besluitvorming. 4. Besluiten van het bestuur kunnen ook schriftelijk worden genomen, mits het desbetreffende voorstel aan alle bestuursleden is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Schriftelijke besluitvorming geschiedt door schriftelijke verklaringen van alle leden van het bestuur. 5. De leden van het bestuur bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten unaniem worden genomen. 6. Ieder lid van het bestuur heeft één stem. 7. In het geval dat het bestuur bij een stemming niet tot een eensluidend standpunt kan komen, geldt het volgende: a. Bij besluiten waarvoor normaliter geen goedkeuring van de Raad van Toezicht is vereist, wordt de uitvoering van dit besluit opgeschort totdat overleg met de Raad van Toezicht heeft plaatsgevonden. b. Bij besluiten die aan de Raad van Toezicht ter goedkeuring dienen te worden voorgelegd, worden de standpunten met vermelding van de voor- en tegenargumenten aan de Raad van Toezicht voorgelegd. 8. Bestuurleden zijn zowel binnen als buiten de onderneming ten aanzien van principiële, structurele of beleidsonderwerpen gehouden een eensluidend standpunt te vertolken. Zij zullen zowel intern als extern besluiten c.q. standpunten op eensluidende wijze ondersteunen c.q. uitdragen en er in het algemeen zorg voor dragen dat sprake is van een collegiale houding en uitstraling van het bestuur als geheel. ARTIKEL 12 INTEGRITEIT 1. Het bestuur handelt integer en is verantwoordelijk voor integer handelen door de organisatie en haar medewerkers. 2. Het bestuur draagt zorg voor de ontvangst, vastlegging en behandeling van klachten over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Het bestuur zal erop toezien dat bestuurleden zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben hierover te rapporteren en om klachten over de leden van het bestuur te melden aan de Raad van Toezicht. ARTIKEL 13 BELANGENVERSTRENGELING 1. Het bestuur zorg ervoor dat elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de stichting en haar wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen spelen die van materiële betekenis zijn voor de stichting en/of voor het bestuur, behoeven de goedkeuring van de Raad van Toezicht. 2. Een lid van het bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de stichting en/of voor hemzelf terstond schriftelijk aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en aan de overige leden van het bestuur. Daarbij verschaft hij alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. 3. De Raad van Toezicht besluit bij aanwezigheid van het betrokken bestuurslid of er sprake is van een tegenstrijdig belang. Transacties met een tegenstrijdig belang worden gepubliceerd in Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 5

7 het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat de bepalingen in dit reglement zijn nageleefd. 4. Een lid van het bestuur treedt niet in concurrentie met de stichting. 5. Een lid van het bestuur zal geen (substantiële) schenkingen van de stichting voor zichzelf, voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloeden aanverwanten tot in de tweede graad vorderen of aannemen. 6. Een lid van het bestuur verschaft derden ten laste van de stichting geen ongerechtvaardigde voordelen. 7. Een lid van het bestuur benut geen zakelijke kansen die aan de stichting toekomen voor zichzelf of voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. ARTIKEL 14 NEVENFUNCTIES 1. Een lid van het bestuur maakt geen deel uit van een Raad van Toezicht van een andere woningcorporatie. 2. Andere relevante nevenfuncties worden schriftelijk aan de Raad van Toezicht gemeld. ARTIKEL 15 BEZOLDIGING 1. De vergoeding of bezoldiging van de leden van het bestuur worden vastgesteld door de Raad van Toezicht overeenkomstig artikel 9 van de statuten, waarbij uitgangspunt is de overeenstemming tussen de hoogte van de vergoeding of bezoldiging enerzijds en de omvang van de woningcorporatie en het maatschappelijk belang van een adequaat, professioneel bestuur van de woningcorporatie anderzijds. 2. Leden van het bestuur genieten geen voordeel uit activiteiten van de stichting behoudens door vergoeding of bezoldiging als bestuurslid. 3. De stichting verstrekt geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke aan bestuursleden. 4. Naast de vergoeding of bezoldiging worden alle redelijke in het belang van de corporatie gemaakte kosten van bestuursleden vergoed, nadat de betreffende nota s door de voorzitter van de Raad van Toezicht zijn geaccordeerd. ARTIKEL 16 VERTROUWELIJKHEID 1. Elk lid van het bestuur is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn lidmaatschap de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen. Leden van het bestuur zullen tijdens en ook na hun functioneren als bestuurslid vertrouwelijke informatie niet buiten het bestuur of de Raad van Toezicht brengen of openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen, tenzij de stichting deze informatie openbaar heeft gemaakt of vastgesteld is dat deze informatie al bij het publiek bekend is. 2. Een lid van het bestuur mag de hierboven omschreven informatie op geen enkele wijze voor eigen nut aanwenden. ARTIKEL 17 BEOORDELING 1. Het bestuur is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar functioneren. Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 6

8 2. Leden van het bestuur leggen jaarlijks verantwoording af aan de voorzitter van het bestuur aan de hand van de in dit reglement geformuleerde taken en bevoegdheden. Van deze verantwoording wordt verslag gedaan aan de Raad van Toezicht. ARTIKEL 18 SLOTBEPALINGEN 1. Een lid van het bestuur kan zich niet beroepen op de onvolledigheid van dit reglement. Indien een of meer bepalingen van dit reglement ongeldig zijn of worden, tast dit de geldigheid van de overblijvende bepalingen niet aan. 2. In geval van onduidelijkheid of verschil van mening over de betekenis van enige bepaling uit dit reglement is het oordeel van de voorzitter van de Raad van Toezicht daaromtrent beslissend. 3. Dit reglement kan van tijd tot tijd door het bestuur worden gewijzigd met de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht. 4. Het bestuur kan incidenteel besluiten dit reglement niet na te leven, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving, maar alleen met goedkeuring van de Raad van Toezicht. 5. Een lid van het bestuur geeft blijk van zijn instemming met dit reglement door het ondertekenen ervan bij vaststelling of bij aanvaarding van de functie. ARTIKEL 19 VASTSTELLING EN INWERKINGTREDING 1. Dit reglement is op 11 maart 2014 vastgesteld door het bestuur. 2. Dit reglement is op 17 april 2014 goedgekeurd door de Raad van Toezicht. 3. Dit reglement treedt in werking op 1 mei BESTUURSSAMENSTELLING 2014 De heer B.F. Tans (voorzitter) De heer D. van den Berg (vicevoorzitter) De heer A.J.M. Baks (secretaris) De heer J.J.M. Stoop (penningmeester) De heer H.J.M. Wouters van den Oudenweijer (lid technische zaken) Reglement bestuur stichting woningcorporatie Plicht Getrouw 7