Wat maakt een continuïteitsparagraaf goed? Een reflectie op jullie eigen rapportages. Door Amarens Veeneman en Iris Zeldenrijk

Transcriptie

1 Wat maakt een continuïteitsparagraaf goed? Een reflectie op jullie eigen rapportages Door Amarens Veeneman en Iris Zeldenrijk

2 Programma Waarom een continuïteitsparagraaf? Methode Vergelijking conclusie Inspectie en eigen globale resultaten Verdieping op inhoud per onderdeel Tips Bronnen & hulpmiddelen Tot slot

3 Continuïteitsparagraaf: wat, waarom, Wat? hoe en wie? (1) Inzicht geven in het voorgenomen beleid, de te verwachten ontwikkelingen en de verwachte gevolgen daarvan voor de financiële positie Waarom? Niet enkel reflecteren op het verleden, maar ook nadenken over de continuïteit van de organisatie in de toekomst. Gezamenlijk de vertaalslag maken voorgenomen beleid naar concrete bedrijfsvoering

4 Hoe? Continuïteitsparagraaf: wat, waarom, hoe en wie? (2) A1: Personele bezetting en leerlingenaantallen A2: De meerjarenbegroting B1: Rapportage risicobeheersingssysteem B2: Beschrijving van de belangrijkste risico s en onzekerheden B3: Rapportage van het toezichthoudend orgaan Wie? Gezamenlijk product!

5 Methode Rapport Inspectie september 2016 omzetten in eigen checklist Continuïteitsparagrafen gelezen en beoordeeld op: Aanwezigheid van onderdelen (Ja/Nee) Inhoud/informatierijkheid (Onvoldoende/Voldoende/Goed)

6 Steekproef 17 verslagen tussen de 3 en de 14 pagina s, gemiddelde omvang 7 pagina s Geen relatie tussen omvang en kwaliteit! 12 scholen/schoolbesturen hebben het jaarverslag 2015 op de website

7 Eerste globale resultaten (1) Lastig te vergelijken, maar komt sterk overeen met cijfers Inspectie (op B3 na).

8 Eerste globale resultaten (2) Aandachtsgebieden komen overeen met Inspectie: meerjarenramingen, beschrijving risicobeheersingssysteem en beschrijving belangrijkste risico s

9 Verdieping A1: Leerling- en formatieprognoses

10 Verdieping A1: Leerling- en formatieprognoses Discussie: Welke tekst vind je beter, en waarom?

11 Verdieping A1: Leerling- en formatieprognoses Leg uit welke aannames ten grondslag liggen aan de prognoses Leg uit welke bronnen er zijn gebruikt en waarom Licht van beide toe wat de effecten zijn voor de organisatie en wat je hiervan vindt Tip: Leerling/FTE-ratio

12 Verdieping A2: Meerjarenramingen

13 Illustratie De meerjarenbegroting is in tegenstelling tot vorig jaar positief. Dit komt doordat de prognose van de leerlingenaantallen positief is bijgesteld en nu resulteert in groei in plaats van krimp (zie grafiek). Als gevolg hiervan neemt de rijksbekostiging toe in plaats van af. Daarnaast zijn dit jaar de gelden van het Nationaal Onderwijsakkoord meegenomen met als gevolg een hoger bedrag voor Personeel- & Arbeidsmarktbeleid en meer gelden ten behoeve van de Prestatiebox. De loonkosten nemen ook toe maar minder progressief dan de baten. Op leermiddelen en overige lasten hebben de scholen bezuinigingen doorgevoerd teneinde een sluitende begroting te kunnen presenteren.. Leermiddelen Ondanks dat het aantal leerlingen tussen 2015 en 2018 met 3,5% stijgt, is deze stijging niet terug te zien in de uitgaven voor leermiddelen. Tot en met juli 2016 zijn nog subsidies opgenomen zoals gelden voor leerling gebonden financiering (lgf), die verantwoord moeten worden met gedane uitgaven. Vanaf augustus 2016 stoppen subsidies als lgf en Voor- en Vroegschoolse Educatie en zijn de scholen genoodzaakt te bezuinigen op uitgaven die ten laste komen van deze geoormerkte subsidies.

14 Verdieping A2: Meerjarenramingen Bespreek wat er te zien is, hoe deze cijfers tot stand gekomen zijn, wat eruit geconcludeerd kan worden en wat er aan gedaan gaat/moet worden Maak het expliciet beleidsrijk Zorg voor een koppeling tussen de meerjarenbegroting en de meerjarenbalans

15 Verdieping B1: Risicobeheersingssysteem NB: Planning & Controlcyclus is niet per definitie een risicobeheersingssysteem

16 Discussie: Verdieping B1: Risicobeheersingssysteem Welke tekst vind je beter, en waarom?

17 Verdieping B1: Risicobeheersingssysteem Zorg dat het systeem dat besproken wordt daadwerkelijk een systeem is en tevens gericht op het detecteren en beheersen van risico s Bespreek dit systeem daadwerkelijk: wie, wat, hoe en wanneer? Bespreek de praktijk t.o.v. de gewenste situatie Maak inzichtelijk welke verbeterpunten er mogelijk zijn

18 Verdieping B2: Beschrijving belangrijkste risico s & onzekerheden Definitie risico Is geld opzij zetten een beheersmaatregel?

19 Voorbeelden van door jullie onderscheidde risico s (onverwachte) Terugloop van het aantal leerlingen Huisvestingsverantwoordelijkheid: buitenonderhoud Passend Onderwijs Cao PO en WWZ Veranderend beleid (lokale) overheid Ziekteverzuim, ouderschapsverlof, vergrijzing, ERD Arbeidsconflicten/personele fricties/disfunctioneren Minder opbrengsten samenwerkingsverband

20 Voorbeelden van door jullie onderscheidde risico s (onverwachte) Terugloop van het aantal leerlingen Huisvestingsverantwoordelijkheid: buitenonderhoud Passend Onderwijs Cao PO en WWZ Veranderend beleid (lokale) overheid Ziekteverzuim, ouderschapsverlof, vergrijzing, ERD Arbeidsconflicten/personele fricties/disfunctioneren Minder opbrengsten samenwerkingsverband

21 Verdieping B2: Beschrijving belangrijkste risico s & onzekerheden Geef een definitie van een risico Beschrijf inhoudelijk goede risico s uitgebreid Kwantificeer deze waar mogelijk en leg uit Denk na over met welke maatregelen een bruto-risico verkleind kan worden tot een netto-risico, pas daarna bedrag reserveren

22 Verdieping B3: Rapportage toezichthoudend orgaan

23 Verdieping B3: Rapportage toezichthoudend orgaan Rapportage afkomstig van het toezichthoudend orgaan zelf Verantwoording van het handelen Niet in de continuïteitsparagraaf? Verwijs!

24 Tips Volgorde en structuur Cijfers hebben duiding nodig Wat zijn de cijfers? Hoe zijn deze tot stand gekomen? Wat zie je erin en wat concludeer je eruit? Wat ga je doen en wat moet je gaan doen op basis van deze cijfers? Geconsolideerde begroting

25 Tips Afrondende conclusie Over het voorgenomen beleid, de te verwachte ontwikkelingen en de verwachte gevolgen daarvan voor de financiële positie Denkkracht Maak het je eigen verhaal

26 Bronnen & hulpmiddelen RJO: /05/21/brochure-richtlijn-jaarverslag-onderwijs/brochure-richtlijn-jaarverslagonderwijs pdf Inspectierapport 2016: n-meer-aandacht-voor-toekomstperspectief?utm_source= nieuwsbrief&utm_medium= &utm_campaign=jaarverslaggeving+onder wijs Hulpmiddelen PO-Raad: Risico s in beeld: een tool voor risicomanagement Toetsingskader Meerjarenbegrotingsmodel Scenariomodel PO Het meerjarenperspectief

27 Tot slot De continuïteitsparagraaf in het jaarverslag is in eerste instantie bedoeld als weerslag van de interne discussie en besluitvorming over het toekomstige beleid en de gevolgen daarvan voor de financiële positie. Daarbij worden alle verwachte ontwikkelingen in hoofdlijnen weergegeven (RJO, p. 99). Proces wellicht belangrijker dan resultaat Doe het voor jezelf en niet als verplichte invuloefening