Voortgang overlegtafels BOV*Kempen

Transcriptie

1 Voortgang overlegtafels BOV*Kempen Met invoering van de nieuwe Wmo (2015) zijn gemeenten (onder andere) verantwoordelijk geworden voor begeleiding 18+. BOV- en Kempengemeenten hebben in 2014 de keuze gemaakt om begeleiding 18+ gezamenlijk in te kopen met ondersteuning van Bizob. De inkoop van begeleiding 18+ voor de BOV- en Kempengemeenten op grond van de Wmo 2015 gaat langs twee vormen die tegelijkertijd van toepassing zijn: - resultaatgerichte financiering; - bestuurlijk aanbesteden (zie bijlage 1 voor een nadere toelichting). De methodiek bestuurlijke aanbesteding is de manier waarop je de inkoop organiseert. Resultaatgerichte financiering is de wijze waarop je het product, dat je inkoopt volgens de methodiek bestuurlijk aanbesteden, financiert. De inkoop van begeleiding 18+ wordt gedaan volgens de methodiek bestuurlijk aanbesteden. De ingekochte zorg wordt resultaatgericht gefinancierd. Om verschillende reden hebben we er voor gekozen om begeleiding 18+ in te kopen via de methode van bestuurlijk aanbesteden: - om cliënten maximale keuzevrijheid te bieden; - om commitment te creëren tussen gemeenten en aanbieders; - om innovatie te stimuleren ten aanzien van het arrangement/product/dienst; - om flexibel te kunnen omgaan met nieuwe ontwikkelingen (en deze vervolgens contractueel vast te leggen in de deelovereenkomst). Contractueel liggen er bij bestuurlijk aanbesteden afspraken vast in de basisovereenkomst over communicatie, overleg en besluitvorming. Deze overeenkomst fungeert als boekje met spelregels, zowel voor toe- en uittreding als voor interactie tussen partijen. Uiteraard als aanvulling op wetgeving en beginselen zoals de Aanbestedingswet, de beginselen van behoorlijk bestuur en beginselen van privaatrecht. Voor de communicatie zijn twee platforms in gebruik: - Digitale overlegtafel (DOT); - Fysieke overlegtafel (FOT). Daarnaast zijn er bij bestuurlijk aanbesteden één of meer (deel)overeenkomsten in gebruik die de te leveren diensten beschrijven, de prijsstelling en andere contractuele voorwaarden beschrijven. In deze overeenkomsten is het gunningscriterium opgenomen: de keuze van de cliënt. Er liggen voor de gemeenten drie opgaven met betrekking tot de deelovereenkomst begeleiding 18+: 1. Regelen praktische zaken die voortvloeien uit het contract (bijschaven processen, repareren mogelijke omissies, verhelderen contractafspraken op onderdelen, inregelen berichtenverkeer); 2. Marktconsultatie (monitoren resultaten, vergelijking van andere inkoopmodellen en tarieven, leren van best practices); 3. Transformatie en innovatie. Voortgang digitale overlegtafel Iedereen die niet aan de fysieke tafel zit, maar wel de basisovereenkomst is aangegaan, neemt automatisch deel aan de digitale overlegtafel, een website waarop elke geïnteresseerde de bestuurlijke aanbesteding kan volgen. De deelnemers aan de digitale overlegtafel kunnen volgen en inbrengen. Volgen kan via het lezen van agenda s en verslagen van de fysieke overlegtafel. Inbrengen kan door voorstellen/vragen/opmerkingen te mailen naar een centraal mailadres van het ambtelijk inkoopteam BOV-Kempen. Het inkoopteam heeft de digitale overlegtafel tot op heden één keer actief gebruikt door de deelnemers in 2015 een voorstel te doen over de prijzen per cliëntprofiel/niveau voor het jaar Aanbieders gebruiken de digitale overlegtafel voor het stellen van praktische vragen. Andere, meer op transformatie gerichte inbreng van zorg- en welzijnspartners, blijft tot op heden uit. Het is nog niet voorgekomen dat deelnemers concrete inbreng naar voren brengen via het centrale mailadres, eventueel te bespreken aan de fysieke overlegtafel. In telefonische 1 op 1 contacten met de gemeenten geven gecontracteerde aanbieders wel aan dat zij zich met hun diensten/manier van werken, meer willen profileren naar gemeentelijke medewerkers die in de toegang van de Wmo werken. 1

2 Voortgang fysieke overlegtafel De fysieke overlegtafel fungeert als adviesgroep. De gemeenten selecteren op basis van objectieve criteria zorgorganisaties om aan de adviesgroep deel te nemen waarbij zij waarborgt dat deze van verschillende pluimage zijn. Ook nodigen zij cliëntenvertegenwoordigers uit voor deze tafel en indien gewenst andere stakeholders. Momenteel nemen vertegenwoordigers van drie doelgroepen deel: gemeenten, dienstverleners (aanbieders en welzijnsorganisaties) en cliënten/cliëntvertegenwoordigers. Van alle deelnemers, die structureel deelnemen, wordt een actieve inbreng verwacht, om te voorkomen dat de overlegtafel een gremium wordt waar alleen reactief gereageerd wordt op gemeentelijke voorstellen. Deze tafel adviseert over de bovengenoemde (deel)overeenkomst(en). De fysieke overlegtafel is in 2014 gestart. Er zijn in dat jaar negen overlegtafels geweest die allen gericht waren op de inhoud van de deelovereenkomst zelf. Doordat in de deelovereenkomst op een resultaatgerichte manier afspraken gemaakt zijn over de financiering / inzet van begeleiding op grond van de Wmo, is er een belangrijke en tevens grote stap richting transformatie gezet. In 2015 zijn er vier overlegtafels gehouden, waarbij eerst de samenstelling van de tafel is opgeschud. Tijdens deze vier tafels is met name gesproken over de werking van de deelovereenkomst in de praktijk en over de uitwerking van enkele werkprocessen. Zo is er gesproken over het monitoren van resultaten die de aanbieder op cliëntniveau bereikt, het verstrekken van gemeentelijke cliëntinformatie die de aanbieder kan gebruiken ter voorbereiding op de intake en het opstellen van een individueel trajectplan. De resultaatgerichte inkoop van begeleiding op basis van cliëntprofielen en niveaus was en is een grote verandering (transitie) voor zowel gemeenten als aanbieders. Een voorwaarde voor transformatie en inhoudelijke (door)ontwikkeling is een goede inrichting van praktische zaken; hier hebben we ons vorig jaar voornamelijk op gericht bij de fysieke overlegtafels. In 2015 is daarmee een belangrijke stap richting transformatie gezet. In 2016 staat de inhoudelijke en kwalitatieve doorontwikkeling/transformatie bij de fysieke overlegtafels centraal. Deze ruimte is er dit jaar ook, omdat de praktische zaken van de deelovereenkomst vorig jaar in goed overleg zijn geregeld. De fysieke overlegtafel is op 18 februari bij elkaar gekomen. Eén van de agendapunten was een brainstorm over de doorontwikkeling / transformatie. In kleine groepen zijn een viertal thematische, open vragen gesteld in het kader van transformatie. Deze brainstormsessie (en daarmee de ingezette koers voor 2016) is door de deelnemers als zeer positief ervaren. Ondanks dat de samenstelling van de groepen bij deze sessie uit verschillende partijen bestond, waren er veel overeenkomsten te zien in de antwoorden. De antwoorden die de verschillende deelnemers hadden opgeschreven (op grote flipovers) zijn later bestudeerd en staan in onderstaand overzicht samen met de vraag beschreven: 1. Hoe zorgen gemeente en aanbieder er samen voor dat elke cliënt op de juiste plek voor begeleiding terecht komt? Wat is hier voor nodig? Vraagverheldering is belangrijk, trek niet te snel conclusies. De hulpvraag, verwachtingen en het resultaat moeten helder zijn voor alle partijen bij het vinden van de juiste plek. Aan de voorkant zorgen voor voldoende kennis van en over elkaar (zorgaanbieders en gemeenten) en deze kennis up to date houden. Een goede samenwerking tussen / flexibiliteit van alle partijen (dienstverleners, cliënten en gemeenten): dit zorgt voor de juiste balans van vrijheid en vertrouwen. De regie volledig bij de cliënt neerleggen, de cliënt is in the lead (zowel voor de inhoud van de begeleiding als de meest geschikte locatie). 2. Hoe kan een vloeiende overgang en koppeling tussen geïndiceerde zorg en het voorliggende veld van welzijnsvoorzieningen worden bewerkstelligd (waarbij ook de mantelzorger niet overvraagd en ook niet vergeten wordt)? Organisatie / aansturing op microniveau, waarbij de regierol bij gemeenten ligt en de mening / behoefte van de cliënt altijd centraal staat. Het voorliggende veld en de geïndiceerde zorg aan elkaar koppelen door de blik te verwijden, flexibel te zijn en met elkaar te delen (bijvoorbeeld door professionele ondersteuning in het voorliggende veld). Dialoog met elkaar aan (blijven) gaan, waardoor op tijd op- en afgeschaald kan worden en overgang / koppeling gemonitord kan worden. 2

3 Samenhang in ondersteuning creëren door informatievoorziening en afspraken / afstemming. 3. Hoe kan in beeld worden gebracht in hoeverre begeleiding daadwerkelijk inhoudelijk aansluit bij de behoefte van cliënten? En hoe kan deze match tussen aanbod en vraag worden verbeterd? Zoek de samenwerking en denk daarbij out of the box. De behoefte van de cliënt is immers leidend en vraagt om maatwerk (te bereiken door samen te werken). Goede (inhoudelijke) begeleiding is een zoektocht. Ook hierbij geldt dat de vraag van de cliënt de leidraad vormt en kennis van en over elkaar essentieel is (zie vraag 1). Blijf in gesprek met de cliënt over wensen en mogelijkheden (met drie partijen: dienstverlener, cliënt en gemeenten). Ondanks de termen out of the box en maatwerk geldt ook voor cliënten: niet alles wat je wilt is altijd mogelijk. 4. Kunt u zelf nog thema s bedenken die een bijdrage leveren aan de transformatie en zo ja, welke? Hoe kunnen we de door uw groepje genoemde antwoorden op opgestelde vragen concreet vorm gaan geven aan de FOT? Kennisuitwisseling en kennisdeling en dit vanuit gemeenten faciliteren. Het delen van succesverhalen over transformatie aan de fysieke overlegtafel: dit zorgt voor inspiratie en kruisbestuiving. Concrete voorbeelden om bovenstaande te bereiken: Werkbezoeken, in elkaars keuken kijken Aantal aanbieders een pitch laten houden, daarna netwerkborrel voor verder gesprek Succesverhalen uitwisselen (presentaties) Speeddaten met aanbieders Zet de koers van deze sessie richting (inhoudelijke) doorontwikkeling / transformatie voort, durf buiten de vaste regels te kijken. Vervolg overlegtafels De BOV- en Kempengemeenten zijn erg tevreden over de brainstormsessie en de bruikbare uitkomsten hiervan voor het vervolg van de fysieke en digitale overlegtafel. Het vervolg van de overlegtafels zal er daarom als volgt uit gaan zien: 1 De doorontwikkeling van praktische en/of technische onderdelen uit de deelovereenkomst, en eventuele bijbehorende uitwerkingen in werkprocessen, worden van de fysieke overlegtafel weggehaald en naar de digitale overlegtafel overgebracht, in de vorm van een mededeling of in de vorm van een voorstel. In geval van een voorstel is dit voorstel van te voren met een beperkt aantal zorgaanbieders afgestemd; 2 Er zijn een aantal praktische / technische zaken contractueel vastgelegd waar besluitvorming over plaats dient te vinden aan de FOT. Voor deze zaken wordt er allereerst een voorstel ingebracht in de DOT, waarna het voorstel afgetikt wordt in de FOT. Indien van toepassing wordt het voorstel daarna voor besluitvorming voorgelegd aan de colleges. 3 De fysieke overlegtafel wordt zo veel als mogelijk benut voor onderwerpen die met transformatie / inhoudelijke doorontwikkeling van Wmo-begeleiding te maken hebben (niet alleen ten aanzien van het product an sich maar ook ten aanzien van het verbeteren van de verbinding met het voorliggende / informele veld). De thema s die uit de brainstormsessie zijn gekomen zijn hierbij leidend (in elk geval in eerste instantie om de ingezette koers voort te zetten).te denken valt aan het centraal stellen van een thema en dit thema bekendmaken in de DOT. Na bekendmaking kunnen partijen (de flexibele schil) inschrijven en uitgenodigd worden om een korte presentatie te geven over het betreffende thema tijdens de fysieke overlegtafel, waarna er in kleine groepjes over gediscussieerd zal worden. Uitkomsten van de discussie worden naderhand ingebracht in de groep als advies om op te pakken / uit te werken. Onderwerpen die over een veel breder deel van het sociaal domein gaan, worden op een andere manier opgepakt (lokaal of regionaal). 4 Naast de fysieke overlegtafel worden een (of meerdere) werkgroep(en) opgericht die een selectie van de adviezen uit gaat werken en vorm gaat geven, die voort zijn gevloeid uit 3

4 brainstorm aan de fysieke overlegtafel van 18 februari Een voorbeeld hiervan is een of meerdere bijeenkomsten organiseren met verschillende partijen in het kader van kennisuitwisseling en kennisdeling (zie de genoemde voorbeelden bij vraag 4). Deelnemers aan de fysieke overlegtafel en partijen die de basisovereenkomst hebben getekend worden hiervoor uitgenodigd, om draagvlak te creëren en (een) dergelijke bijeenkomst(en) zo veel mogelijk aan te laten sluiten bij de verschillende wensen en behoeften. 5 De huidige samenstelling van de fysieke overlegtafel wordt beperkt tot een kleinere groep personen. Dit wordt gedaan door aan alle aanbieders opnieuw te vragen zich in te schrijven voor deelname aan de FOT. Aanbieders worden geselecteerd op basis van hun motivatie alsmede op basis van een representatieve vertegenwoordiging van de verschillende aanbieders. Om het doorgemaakte traject aan de FOT te kunnen borgen, wordt er minimaal één aanbieder geselecteerd die momenteel ook deelneemt aan de FOT. De samenstelling bestaat zodoende uit een aanbieder die eerder deel heeft genomen aan de FOT en uit een aantal nieuwe aanbieders. Deze groep vormt in onderstaande afbeelding de kern en is de daadwerkelijke adviesgroep als het gaat over de inhoud van de overeenkomsten. Om inspiratie en kruisbestuiving een (extra) impuls te geven worden de bijeenkomsten van de fysieke overlegtafel opengesteld voor alle partijen die de basisovereenkomst zijn aangegaan en actief mee willen werken / praten over de transformatie door het delen van best practices. Deze flexibele schil kan per overlegtafel verschillen en wordt geruime tijd voorafgaand aan de fysieke overlegtafel bepaald door de gemeenten. Flexibele schil Kern 4

5 Bijlage 1: Nadere toelichting bestuurlijk aanbesteden Het sociale domein is een complex speelveld, waar de veranderingen elkaar snel opvolgen en in wisselende verbanden wordt samengewerkt met verschillende spelers: gemeenten, zorgaanbieders, non-profit instellingen et cetera. Om die reden bestaat de behoefte om overeenkomsten in het sociaal domein veelal flexibel inrichten zodat tegemoet wordt gekomen aan dit complexe speelveld. Bestuurlijk aanbesteden is een methodiek waarbij langdurige, flexibele overeenkomsten kunnen worden afgesloten. Die overeenkomsten leggen niet alleen inhoudelijke afspraken vast. Zij stellen ook een formele overlegstructuur vast waarbinnen aangesloten partijen voortdurend kunnen onderhandelen over die inhoudelijke afspraken. Bestuurlijk aanbesteden in de praktijk Om deel te nemen aan het proces van bestuurlijk aanbesteden moet de communicatie-, overlegen besluitvormingsstructuur helder zijn. Dit is vastgelegd in de basisovereenkomst. Hierin wordt beschreven op welke wijze partijen met elkaar communiceren en op welke wijze kan worden gekomen tot nieuwe of gewijzigde deelovereenkomsten. De overleggen vinden zowel aan de fysieke als aan de digitale overlegtafel plaats. De gemeente bepaalt de samenstelling van de fysieke overlegtafel. De overleggen van de fysieke overlegtafel vinden periodiek plaats en moeten leiden tot (innovatieve) deelovereenkomsten. Van elke fysieke overlegtafel worden verslagen gemaakt en gepubliceerd. Naast de fysieke overlegtafel is er een zogenaamde digitale overlegtafel opgericht. Iedereen - die niet aan de fysieke overlegtafel zit kan via de mail zijn/haar inbreng leveren op de deelovereenkomsten en andere zaken die besproken worden aan de fysieke overlegtafel. Ook kunnen er nieuwe ideeën en voorstellen of andere opmerkingen worden aangedragen. 5