Werkingsverslag 2015 Vlabus vzw

Transcriptie

1 Werkingsverslag 2015 Vlabus vzw

2 Inhoudstafel 1. Inleiding 2 2. Deel I: Decretale opdrachten Kenniscentrum met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport Aanspreekpunt voor de tewerkstelling van sportbegeleiders en sportondersteuners Initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen Pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door bijscholing en begeleiding, met bijzondere aandacht voor doelgroepen en maatschappelijke behoeften Initiatieven om de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders binnen sportverenigingen te verhogen en de professionele omkadering via coördinerende functies in sportverenigingen te verhogen De organisatie uitbouwen, structureren en beheren 4 3. Deel II: evaluatie per dienst Dienst dienstverlening Dienst HR Kwaliteitszorg Dienst Marketing & communicatie Dienst kenniscentrum Dienst financiën Staf Deel III: Realisaties jaaractieplan Bijlagen 53

3 1. Inleiding Sinds 2014 is Vlabus erkend door de Vlaamse Overheid. Via het decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector werden enkele opdrachten aan Vlabus toegekend. De realisaties en verantwoording met betrekking tot de decretale opdrachten worden in deel I beschreven. In deel II worden alle acties, zoals beschreven in het jaaractieplan 2015, ingedeeld in de betreffende dienst van Vlabus. Per actie wordt beschreven welke realisaties er bereikt werden. De operationele doelstellingen en acties die per dienst worden beschreven, kaderen in de 4 grote strategische doelstellingen van Vlabus: Strategische doelstelling 1: afstemmen van vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport Inspelen op de blijvende nood aan sporttechnische en organisatorische begeleiding, alsook de uitbouw van het aanbod van ondersteunende sport gerelateerde functies. Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport Extra zorg voor kwaliteit zowel op het sportterrein als op administratief vlak: een betere matching via de nieuwe software een betere opvolging klanten en personeel permanente bijscholing van het personeel Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport Actieve kennisverzameling en ontwikkeling over o.m. wetgeving en administratieve regelgeving, in functie van noden en behoeften bij professionalisering in de sport. Via een uitgebouwde loketfunctie instaan voor de nodige kennisverspreiding. Strategische doelstelling 4: optimaliseren van de interne werking van Vlabus vzw De structuur en de interne werking aanpassen aan de opdrachten omschreven in het nieuwe decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector en in functie van de invulling van de drie bovenstaande strategische doelstellingen. In deel III wordt een samenvatting van de evaluatie van het jaaractieplan 2015 opgenomen. De gerealiseerde acties worden in het groen geplaatst, niet- gerealiseerde acties in het rood. Een eindscore van 71,8% is de uitkomst van het werkingsjaar 2015 voor Vlabus. WV2015-2

4 2. Deel I: Decretale opdrachten 2.1. Kenniscentrum met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport Een kenniscentrum Sport en Tewerkstelling werd in de loop van 2014 operationeel en won aan belang in Het Kenniscentrum van Vlabus is een platform, dat een antwoord wil bieden op alle vragen die betrekking hebben op arbeidsrecht en sociale wetgeving binnen de sporttewerkstelling. Ook met specifieke juridische vragen op het gebied van sport en tewerkstelling kan men bij deze dienst terecht. Op een Vlabus webpagina rond het Kenniscentrum Sport en Tewerkstelling vindt men interessante weetjes, achtergrondinformatie, actualiteit en duiding binnen het thema sport en tewerkstelling. Daarnaast gebruikt Vlabus haar expertise om als partner mee te werken aan het Bloso-Kics, het kennis- en informatiecentrum sport in Vlaanderen. Ze neemt hierin het deel sport en tewerkstelling voor haar rekening. Voor de verdere verwezenlijkingen van deze dienst verwijzen we naar deel II, dienst kenniscentrum Aanspreekpunt voor de tewerkstelling van sportbegeleiders en sportondersteuners Vlabus is het aanspreekpunt voor tewerkstelling van sportieve profielen in Vlaanderen. In haar structuur werden 6 consulenten HR aangeduid. In het najaar 2015 werd een extra consulent aangeworven ter ondersteuning van regio Zuid en vooral ter voorbereiding van de nieuwe opdrachten in Brussel vanaf Deze consulenten zijn het aanspreekpunt voor alle vaste en losse lesgevers in heel Vlaanderen. Daarnaast zijn er ook 3 consulenten klanten aan de slag. Zij communiceren met alle klanten van Vlabus, alsook potentiële klanten. Daarnaast zijn er sinds 2015 twee consulenten projecten. Eén ervan fungeert als aanspreekpunt voor alle sportclubs en trainers in het project, alsook sportondersteuners. De andere is contactpunt voor bedrijven en nieuwe producten. Het aanspreekpunt van het kenniscentrum sport & tewerkstelling is een juriste. Deze dienst staat paraat voor iedereen met vragen rond het thema sport en tewerkstelling Initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen Vlabus nam in 2015 verschillende initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling te verhogen. Zo werkt een centrale personeelsdienst met een cel werving en selectie aan een gerichte screening en selectie van potentiele kandidaten. Enkel gediplomeerde lesgevers en L.Ostudenten met minimaal 120 studiepunten geven les voor Vlabus opdrachten. In functie van een goede of nog betere kwaliteit van de lessen worden heel wat lesbezoeken ingepland. Daarnaast worden er vormingsplannen op maat van de lesgevers voorzien. Sinds begin 2015 wordt intensief ingezet op vorming van zowel vaste als losse lesgevers. De cel talentontwikkeling werd opgestart. Voor de verdere verwezenlijkingen van de HR dienst verwijzen we naar deel II, dienst HR. WV2015-3

5 2.4. Pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen Het beschikbaar stellen van een pool lesgevers is de corebusiness van Vlabus. Voor het aantal tewerkgestelde lesgevers en het aantal uren lesopdrachten vervuld in Vlaanderen, verwijzen we naar deel II, dienst dienstverlening De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door bijscholing en begeleiding, met bijzondere aandacht voor doelgroepen en maatschappelijke behoeften Vlabus heeft ook in 2015 ingezet op de kwaliteit van haar lesgevers. Zeven bijscholingen werden door Vlabus zelf georganiseerd voor vaste en losse lesgevers in 2015: Opleiding G-Sport op te Brasschaat (49 vaste lesgevers) Opleiding basiskennis schoolsportdagen op in Provinciaal domein Puyenbroeck (2 vaste en 19 losse lesgevers) Opleiding nieuwe leerlijn zwemmen op te Mechelen (47 vaste en 5 losse lesgevers) Gevarieerde opleiding (Wackitball, EHBO, Polar, Multi SkillZ) op te Herentals (47 vaste en 6 losse lesgevers) Opleiding G-Sport op te Brasschaat (11 vaste en 5 losse lesgevers) Opleiding kennismaking disciplines bedrijfssportdagen op te Lokeren (7 vaste en 1 losse lesgever) Opleiding Dance Fitness op te Aalst (8 vaste en 4 losse lesgevers) Daarnaast volgen vaste lesgevers ook nog externe bijscholingen (lijst opleidingen vaste lesgevers in bijlage 1) Initiatieven om de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders binnen sportverenigingen te verhogen en de professionele omkadering via coördinerende functies in sportverenigingen te verhogen In de loop van 2015 hebben verschillende medewerkers van Vlabus de werking en de mogelijkheden wat betreft tewerkstelling toegelicht tijdens 8 regiovergaderingen. Hierop waren in totaal 119 sportfunctionarissen en regio-coördinatoren aanwezig. De mogelijkheden om de professionele omkadering in sportclubs te verbeteren via een professionele tewerkstelling bij Vlabus werden er gepromoot De organisatie uitbouwen, structureren en beheren In samenwerking met de firma Thetis werd in 2013 een herstructureringsproces geïnitieerd en in 2014 verder uitgerold. Dit nieuwe organisatiemodel werd in 2015 verder bijgestuurd in functie van een betere werking. Er kwamen drie extra functies bij: een consulent projecten, een consulent hr voor de regio Brussel en een expert gezond en ethisch sporten. WV2015-4

6 3. Deel II: evaluatie per dienst 3.1. Dienst dienstverlening Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. In 2015 werden de 3 regio s behouden: Regio West, Regio Zuid en Regio Noord. In regio Zuid werd nauw samengewerkt met VGC voor de opvolging van opdrachten in Brussel vanaf Regio West omvat de provincie West-Vlaanderen, en het noordelijke deel van Oost-Vlaanderen. Regio Zuid omvat het zuidelijke gedeelte van Oost-Vlaanderen, provincie Vlaams-Brabant en Brussel, en Zuid-Limburg. Regio Noord omvat de provincie Antwerpen en Noord -en Midden Limburg. Hierdoor hebben we een andere verdeling van gepresteerde uren ten opzichte van de afgelopen jaren. De drie Vlabuskantoren zijn gevestigd in Gent (voor regio West), Leuven (voor regio Zuid) en Herentals (voor regio Noord). WV2015-5

7 In 2015 werden in totaal uren gepresteerd. Ten opzichte van voorgaand werkingsjaar is dit een groei met uren, een stijging van 8% (zie grafiek 1 en tabel 1). De oorzaak van deze stijging ligt vooral bij de uitbreiding van het project sportclubs Samenwerkingsovereenkomsten: opvolging van de evolutie in de tijd. Het verlies van uren binnen samenwerkingsovereenkomsten in 2015 ten opzichte van 2014 bedraagt uren. Door het wegvallen van de meeste samenwerkingsovereenkomsten met de provinciale sportdiensten, zal dit nooit meer het hoogtepunt bereiken van In 2015 liepen er enkel nog samenwerkingsovereenkomsten met de Provincie West-Vlaanderen, Sportregio Kempen ILV, Antwerpen Sportstad, en de Vlaamse Rugbybond. Ook bij de socioculturele verenigingen merken we een lichte terugval. Hier ligt de geleidelijke prijsstijging vermoedelijk aan de basis. Grafiek 1: grafisch overzicht totaal aantal lesuren op jaarbasis, sinds Aantal uren per jaar # uren WV2015-6

8 Tabel 1: Numeriek overzicht totaal aantal lesuren sinds 1987, alsook het aantal lesuren per regio vanaf 2014 (voorheen provinciale afdelingen) Ant. Lim. O.-Vl. Vl.-Brab. W.-Vl. Totaal Regio Noord Regio Zuid Regio West Regio Noord Regio Zuid Regio West In regio West worden dubbel zoveel uren gepresteerd als in regio Zuid (zie grafiek 2). De groei in absolute cijfers is echter het grootst in regio Zuid ( uren). WV2015-7

9 Grafiek 2: Overzicht van het aantal lesuren op jaarbasis per regio Regio Zuid Regio Noord Regio West Wat de opdrachtgevers betreft, zien we vooral een stijging in het aantal opdrachten in de private sector (zie tabel 2). Het aantal opdrachten bij de overheden is, zoals eerder gesteld, gedaald. Binnen deze sector kennen we volgende opdrachtgevers: Federale overheid = ministeries, ziekenhuizen, mutualiteiten en gevangenissen Gemeentelijke overheid = gemeentebesturen en gemeentelijke vzw s Provinciale overheid = provinciale besturen en provinciale vzw s Onderwijs overheid = SVS en scholen Vlaamse overheid = Bloso, Bloso/VTS en ISB Het aantal uren in de sportclubs en federaties gaat verder in stijgende lijn. Het aandeel van deze uren ten opzichte van het totaal aantal lesuren is gestegen tot bijna 40%. Voor de sportclubs ligt het project sportclubs hier aan de basis. Hierbij worden professionele krachten deeltijds of voltijds officieel ingeschakeld in een sportclub. Tabel 2: Numeriek overzicht aantal lesuren sinds 2009, per opdrachtgever Publieke Sector Private Sector Non-profit Sportclubs Federaties Dynamo 25 Soc.cult. verenigingen Profit Totaal WV2015-8

10 Het is duidelijk zichtbaar (tabel 3) dat er de voorbije jaren een verschuiving gebeurde van publieke sector naar private sector. In 2015 is deze shift nog meer uitgesproken dan voorgaande jaren. Tabel 3: De verhouding tussen aantal uren en bijhorend percentage enerzijds in de publieke sector, anderzijds in de private sector, sinds TOTAAL Publieke sector(u) Private sector (u) ,80% ,20% ,50% ,60% ,60% ,40% ,90% ,10% ,20% ,80% ,60% ,40% ,71% ,29% De overheid blijft de grootste aanvrager, maar ziet zijn aandeel verder zakken met uren ten opzichte van in Besparingen bij de overheden (provincie, gemeenten en scholen) liggen hier aan de oorsprong. Dit uit zich in het wegvallen van een aantal samenwerkingsovereenkomsten, het verminderen van het aantal sportkampen, en het later starten en vroeger stoppen van een aantal lessenreeksen. Ook de verdere uitbreiding van nieuwe, vaak lokale firma s die privé sportdagen en sportkampen aanbieden (en invullen met zelfstandigen, niet-gediplomeerden of vrijwilligers) aan gemeenten spelen ongetwijfeld ook een rol. Het aandeel van de socioculturele verenigingen (oa Femma, KVLV, Okra, ) is ook teruggelopen, en dit met uren ten opzichte van in Hier ligt de doorgevoerde tariefstijging aan de basis. De verdeling van de opdrachten in verschillende activiteiten is met het nieuwe softwareprogramma sinds 2014 anders dan voorheen (zie tabel 4). De uren van het project sportclubs zitten deels bij trainingssessies en administratie. De eenmalige activiteiten zitten ook niet meer als dusdanig in het programma. Ook hier stellen we door de eerder aangehaalde besparingen bij een aantal activiteiten een terugloop vast. Er is een vermindering van het aantal uren onder de vorm van sportkampen, administratie (door de verdere daling van het aantal samenwerkingsovereenkomsten) en strandanimatie. Bij de lessenreeksen is er een opvallende daling ten opzichte van De oorzaak ligt bij de dalende trend bij de socio-culturele verenigingen omwille van de al eerder aangehaalde prijsstijging. Het gros van de aanvragen van deze klanten is in de vorm van lessenreeksen. Bij sportklassen is er een stijging. Hier ligt de samenwerking met de sportdienst van Roeselare en 2 scholengroepen aan de basis. Hierbij geeft een vaste Vlabus lesgever voltijds les aan verschillende scholen in Roeselare voor het verzorgen van de sportklassen. Bij de sportdagen zien we een lichte stijging. Het peil van de voorafgaande jaren is echter nog niet opnieuw bereikt. Het aantal uren trainingssessies is met uren toegenomen ten opzichte van Deze spectaculaire groei is volledig toe te schrijven aan het project sportclubs. WV2015-9

11 Tabel 4: Overzicht van het aantal lesuren volgens activiteit, sinds 2009, rekening houdend met een nieuwe indeling in de software tabel Lessenreeks Sportkamp Administratie Pilootproject sportclubs Sportdag Sportklas Eenmalige activiteiten Evenementen Strandanimatie Opleidingen Naschoolse activiteiten Trainingssessies Vergadering Sportondersteuner (vanaf 01/07/2015) totaal De voorbije jaren werden geen statistieken op basis van doelgroepen gerealiseerd. Vanaf 2014 spelen doelgroepen een belangrijke rol in de uitvoering van de decretale opdrachten. In tabel 5 ziet men de verdeling van het aantal gepresteerde lesuren bij de verschillende, gedefinieerde doelgroepen. Tabel 5: Overzicht van het aandeel per doelgroep, aangeduid door klanten bij hun aanvraag Doelgroepen Jeugd (-18) 30,29% 42,18% Volwassenen (18+) 14,96% 7,90% senioren (60+) 7,67% 4,11% Allochtonen 0,85% 0,18% G-sport 1,98% 1,55% BLO/BUSO 0,76% 0,22% Gedetineerden 0,52% 0,82% Hartpatiënten 0,07% 0,09% Kankerpatiënten 0,01% 0,10% Zwangere vrouwen 0,03% 0,01% Gemengde doelgroep 42,86% 42,84% Gemengde doelgroep betekent dat verschillende leeftijden door elkaar deelnemen aan dezelfde sportactiviteit. We zien dat het aandeel van de lessen gegeven aan jeugd is toegenomen. Ook hier ligt het project sportclubs weer aan de basis. Bij G-sport zien we procentueel een kleine afname, maar in absolute cijfers kennen we een stijging. Ook bij de gedetineerden hadden we meer opdrachten en uren. WV

12 Tabel 6 geeft een overzicht van de verschillende producten die door Vlabus geleverd worden aan de opdrachtgevers. Hier zien we dat de overheid massaal gebruik (58% van het totaal) maakt van het voordelige clustertarief. Dit tarief wordt toegekend aan opdrachten die minstens 3 uur aaneensluitend op dezelfde locatie doorgaan. Tabel 6: Overzicht van het aantal gepresteerde uren per product Product # uren 2015 Niet overheid Opdracht G-sport niet overheid (15% korting) 250 Opdracht niet overheid 2014 (B-niveau) (verkeerd ingegeven) 30 Opdracht niet overheid 2015 (B-niveau) Soc. bescherming Opdracht bijscholingen (Dynamo) 25 Overheid Opdracht G-sport overheid basistarief (15% korting) 675 Opdracht G-sport overheid clustertarief (15% korting) 615 Opdracht overheid basistarief (actie scholen -10%) Opdracht overheid basistarief (B-niveau) Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) SOF/SWO Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) (10% korting) 502 SOF/Uurloners Opdracht overheid basistarief (B-niveau) 3 SOF/Uurloners Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) (10% korting) 489 Strandanimatie SWO Opdracht overheid basistarief (B-niveau) (10% korting) Soc. bescherming Opdracht sportfunctionaris (VTS) 67 Opdracht bijscholingen (VTS) 3 Opdracht cursusverantwoordelijke (VTS) 336 Opdracht direct.kaderopl. (VTS) 91 Opdracht docent (aspirant-) initiator (VTS) 512 Opdracht docent instructeur B (VTS) 61 Opdracht docent trainer A (VTS) 29 Opdracht docent trainer B (VTS) 101 Profit 83 Opdracht profitsector 83 Sportclubs Opdracht G-sport erkende sc (15% korting) Opdracht project sportclubs 3/tarief Opdracht project sportclubs 5/tarief Opdracht project sportclubs 5/tarief Opdracht project sportclubs 5/tarief Opdracht project sportclubs 5/tarief WV

13 Opdracht sportclubs (B-niveau) SOF/SWO Opdracht sportclubs (A-niveau) (46,5% korting) SOF/SWO Opdracht sportclubs (B-niveau) (46,5% korting) SOF/SWO Opdracht sportclubs (D-niveau) (46,5% korting) SOF/Uurloners Opdracht sportclubs (C-niveau) (25% korting) 581 Wat de sportieve disciplines betreft, is uit tabel 7 af te leiden welke 10 disciplines het vaakst aan bod komen tijdens Vlabus opdrachten en dit per regio. Er zijn kleine regionale verschillen in de top 3 vast te stellen. In regio Noord staat het zwemmen op nummer 1, bij de 2 andere regio s is dit omnisport en komt zwemmen op de tweede plaats. Tabel 7: Overzicht van de top 10 van disciplines per regio op basis van aantal lesuren Regio Noord Regio West Regio Zuid Discipline # uren % Discipline # uren % Discipline # uren zwemmen 8.899,00 16,1 omnisport ,00 25,9 omnisport 5.896,5 turnen gevorderden (sportclub) 6.088,50 11,0 zwemmen 6.873,00 9,4 zwemmen 4.275,0 turnen gevorderden administratie sportclubs 5.773,50 10,4 (sportclub) 5.627,00 7,7 administratie sportclubs 3.101,5 omnisport 5.731,50 10,3 dans 4.269,50 5,8 dans 3.027,5 dans 1.488,00 2,7 administratie sportclubs 4.007,00 5,5 tennis 1.598,0 onderhoudsgym 1.325,00 2,4 tennis 2.516,00 3,4 kleuterturnen 1.423,5 naschoolse sport turnen gevorderden (sportacademie) 1.252,00 2,3 seniorenturnen 1.822,00 2,5 (sportclub) 1.276,5 rugby 987,50 1,8 basketbal 1.583,50 2,2 avonturencircuit 1.139,0 kleuterturnen 944,50 1,7 klimmen 1.410,00 1,9 zwemmen gevorderden 1.129,5 naschoolse sport administratie sportdienst 934,00 1,7 kleuterturnen 1.388,00 1,9 (sportacademie) 997,5 In grafiek 4 wordt een overzicht van de top 10 disciplines over de 3 regio s heen weergegeven. Omnisport, zwemmen en turnen blijven de vaakst gegeven disciplines. Grafiek 3: Overzicht van de top 10 van disciplines op basis van aantal lesuren over de regio s heen WV

14 In 2015 bedraagt het aantal uren Multimove ingevuld door Vlabus lesgevers uren. Ten opzichte van 2014 is dit méér dan een verdubbeling (814 uren). Wat de verdeling betreft van vaste versus occasionele sportbegeleiders bij de invulling van lesopdrachten is in tabel 8 duidelijk af te leiden dat de occasionele lesgevers in 2015 minder dan de helft van het aantal uren invult, namelijk 47,62%. Dit is voor de eerste maal sinds jaren minder dan de helft van het totaal aantal uren. Het aandeel van gepresteerde uren door vaste lesgevers is ca 24%, semi-vaste 1 lesgevers vullen ongeveer 28% van de lessen in. Tabel 8: Overzicht van gepresteerde uren door vaste, semi-vaste en occasionele lesgevers % 2014 % 2015 Vaste sportbegeleiders ,40% 21,88% Vaste sportbegeleiders sociale maribel ,60% 2,31% Trainers project sportclubs (semi) ,30% 22,76% Sportondersteunende functies (semi) ,80% 4,04% Samenwerkingsovereenkomsten (semi) ,40% 1,39% Occasionele sportlesgevers ,50% 47,62% Over de 3 laatste jaren heen is een duidelijke terugval vast te stellen (zie tabel 9) bij het aantal uren gepresteerd door uurloners. De terugval in sportkampen speelt hier ongetwijfeld een rol. Het aantal uren door maandloners gepresteerd in 2015 is fel gestegen. Ook hier ligt het project sportclubs aan de grondslag. Tabel 9: Overzicht van gepresteerde uren door maandloners versus uurloners, sinds Sportbegeleiders met maandloon Sportbegeleiders sociale maribel Sportbegeleiders met uurloon Totaal Binnen de uren, gepresteerd door maandloners is er een duidelijke verschuiving van maandloners die voorheen werkten binnen samenwerkingsovereenkomsten naar maandloners die werken binnen het project sportclubs Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en federaties beroep doen op Vlabus om snel en flexibel sportbegeleiders in te zetten. In 2015 liepen er enkel nog samenwerkingsovereenkomsten met de Provincie West-Vlaanderen, Sportregio Kempen ILV, Antwerpen Sportstad, en de Vlaamse Rugbybond. 1 Semi vaste lesgevers zijn lesgevers die op zeer regelmatige basis voor Vlabus werken o.a. in projecten of samenwerkingsovereenkomsten. WV

15 Het project Arkorum werd in 2015 verder gezet. Dit is een samenwerking tussen de sportdienst van Roeselare, Vlabus, en 2 scholengroepen. Een lesgever van Vlabus verzorgt hierbij de sportklassen. De samenwerking verloopt succesvol. Dit concept wil Vlabus doortrekken naar andere gemeenten en regio s. Er zijn contacten gelegd, maar in 2015 heeft dit niet tot resultaten geleid. Operationele doelstelling 01.02: Administratief tewerkstellen van, door sportactoren voorgestelde, sportbegeleiders/docenten Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. Diverse partners en klanten, onder andere Bloso VTS, Parantee, Dynamo en een aantal federaties (Vlaamse Squashfederatie, Vlaamse Ju-Jitsu Federatie, Vlaamse Schermbond, Vlaamse Rugbybond, Vlaamse Judofederatie, Vlaamse Karate Federatie, Vlaamse Handbalvereniging) stellen zelf sportlesgevers voor. Vlabus zorgde voor de verdere administratieve afhandeling voor de tewerkstelling. Ook sportclubs met een samenwerkingsovereenkomst stellen meestal zelf een potentiële trainer voor. Het gaat hier naar schatting om ongeveer 20% van het totaal aantal uren. Het exacte aantal uren waarbij de klant zelf een lesgever voorstelt, kan via het softwareprogramma nog niet exact bepaald worden. Naar 2016 toe wordt echter bekeken welke aanpassingen nodig zijn om dit toekomstgericht te kunnen meten Uitbreiden van de tewerkstelling van docenten en gastsprekers. Oplijsten van potentiële (sport)organisatoren die sportgerelateerde opleidingen en bijscholingen aanreiken voor de verloning van hun docenten en gastsprekers Ook in 2015 werden docenten en gastsprekers tewerkgesteld (1.198 uren), en voor een klein deel vergoed in de vorm van honoraria (39,5 uren). Samen is dit goed voor 1.237,5 uren. Dit is ten opzichte van 2014 (1.825uren) een daling met 585,5 uren. De vooropgestelde uitbreiding is niet gerealiseerd. De voornaamste spelers in deze lijst van potentiele organisatoren: VTS VSF/Dynamo Gemeenten/ISB Provinciale sportdiensten: APB Sport en de Provincie Vlaams-Brabant Mogelijkheid tot samenwerking in verband met de loonadministratie van AOP ers onderzoeken. Sportbegeleiders van Vlabus en van Bloso verzorgen terzelfdertijd prestaties aan verschillende loon- en arbeidsvoorwaarden. Gelijkstelling onderzoeken en implementeren. In 2015 werd het onderzoek nog niet opgestart. Dit staat geprogrammeerd voor Voornamelijk het luik rond de tewerkstelling van lesgevers op evenementen zal besproken worden. WV

16 Operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector Sportclubs blijven ondersteunen via project halftijdse tewerkstelling aan een betaalbaar tarief. Uitwerken van een ondersteunings- en opvolgingsplan voor sportclubs op lange termijn met duidelijke criteria en doelstellingen binnen een afgebakend budget. Bij de reorganisatie riep Vlabus een nieuwe functie in het leven, nl consulent projecten. Deze consulent projecten houdt zich o.a. bezig met het opvolgen van het project sportclubs en de sport ondersteunende functies. In januari 2015 zaten 46 clubs in het project sportclubs, en werden 36 trainers en 8 sport ondersteunende functies (SOF s) ingeschakeld. Eind december 2015 zaten 46 clubs in het project, en werden 41 trainers en 10 sport ondersteuners ingeschakeld. Ook in 2015 hebben meerdere clubs samengewerkt en gemeenschappelijk een trainer of sport ondersteuner via Vlabus tewerkgesteld (basketbal, zwemmen, volleybal, verenigingsmanager ). Grafiek 4: Aantal medewerkers in het project sportclubs bij aanvang van seizoen aantal medewerkers bij start van het seizoen Trainers SOF Grafiek 5: Aantal sportclubs in het project sportclubs bij aanvang van seizoen WV

17 Aantal clubs bij start van het seizoen Trainers SOF Met de clubbestuurders en -trainers werd op en een tussentijdse evaluatie gemaakt en gebrainstormd in verband met welke noden bestaan aan vormingen en bijscholingen. In het najaar 2015 werden nieuwe tarieven toegepast. De drop out van sportclubs werd gemonitord. Juni 2015 juli clubs stijgen naar 20 (12.8 VTE) 4 stoppen (2.5 VTE); drop out van 19% clubs stijgen naar 19 (1.9 VTE) 3 stoppen (0.9 VTE); drop out van 60% clubs stijgen naar 18 (6.2 VTE) 2 clubs stoppen (0.4 VTE); drop out van 15% De redenen van de drop-out zijn uiteenlopend: - Twee clubs stoppen hun samenwerking rond de tewerkstelling van een trainer. Eén van beide clubs blijft echter werken met deze trainer op uurbasis; - De trainer stopt omdat hij ander werk gevonden heeft (voltijds), en de club is geen vragende partij voor een andere lesgever; - Een club neemt de lesgever zelf in dienst; Initiatieven uitwerken om de professionele omkadering via coördinerende functies in de sportclubs te verhogen. Oprichten van een werkgroep sportclubs waarbinnen initiatieven (functies, functieomschrijvingen, loonvoorwaarden, ) worden uitgewerkt. De werkgroep sportclubs werd opgericht en bestaat uit verschillende actoren (VSF, G-sport- Vlaanderen, sportclubs, VGC, gemeenten, Vlabus). In 2015 kwam de werkgroep 2 keer bij elkaar ( en ). In de werkgroep werden o.a. volgende zaken uitgewerkt, besproken en onderzocht: Een betere structuur voor het project sportclubs: WV

18 De toepassing van BTW op sport ondersteunende functies. Een duidelijke procedure voor het instappen van nieuwe sportclubs Samenwerken met verschillende organisaties ifv dienstverlening naar specifieke kansengroepen: in kaart brengen van kansengroepen en de bijhorende behoeften en noden detecteren. Tijdens verschillende overlegmomenten met G-sport Vlaanderen ( , , , ) en de Rode Antraciet ( ) werden de noden en behoeften van deze kansengroepen gedetecteerd en besproken. In 2015 lag de focus vooral op 2 specifieke kansengroepen, nl. personen met een beperking en gedetineerden. Wat betreft de doelgroep personen met een beperking werden o.a. de volgende zaken gerealiseerd: In 2015 werd een actieplan opgesteld. Belangrijkste doelstellingen waren: wederzijdse versterking via promotie, de uitbreiding van de pool potentiele G-sportlesgevers en de prestatie van méér G-sporturen. In 2015 werden een aantal acties gerealiseerd o.a.: o Bijscholing voor alle vaste lesgevers, consulenten HR en consulenten klanten. Algemeen werd dit zeer positief onthaald. o Bijscholing voor occasionele lesgevers. o Gezamenlijke aanwezigheid op enkele beurzen. o Een aangepast tarief (15% korting) voor G-sport. Als doel voor 2015 werden lesuren vooropgesteld. Eind 2015 werden er 2.906,5 uren G-sport gerealiseerd. Dit zijn 870 uren meer dan in Op beslisten Vlabus en G-sport om het voordeeltarief niet enkel toe te kennen voor activiteiten gericht naar de doelgroep zelf maar ook breder nl. wanneer G-sport aangeboden wordt aan sporters zonder een beperking. o In 2015 gaven 121 lesgevers les aan mensen met een beperking (2.906,5 uren). Een lesgever G-sport gaf gemiddeld 24 uur les op jaarbasis. We blijven inzetten en verder werken met de doelgroep G-sporters. Eind 2015 is een actieplan 2016 opgemaakt. Wat betreft de doelgroep gedetineerden werd het volgende ondernomen: In 2015 hebben de consulenten HR en klanten een bezoek gebracht aan de Penitentiaire instellingen in hun regio. Dit om de werking en infrastructuur beter te kunnen inschatten. Via de website en nieuwsbrief stond de doelgroep in de kijker. In 2015 gaven 40 lesgevers les aan gedetineerden (1.448 uren). In 2014 waren dit nog 18 lesgevers en 630 uren. We stellen hier zowel qua aantal uren, als qua aantal lesgevers een ruime verdubbeling vast. Verder stelde Vlabus zich kandidaat in 2015 als partner voor De Sleutel in een project in het kader van het Europees Sociaal fonds, met als thema: Competentieontwikkeling via sport en bewegen: een traject naar activering en tewerkstelling. De doelgroep van dit project zijn drugsverslaafden. Het resultaat hiervan zal pas in 2016 kenbaar zijn. WV

19 Operationele doelstelling 01.04: Aanbieden van sport ondersteunende functies Voorbereidend onderzoek voeren naar ondersteunende taken binnen de sportsector: in kaart brengen van de behoeften en opstellen van een stappenplan ter implementatie van de tewerkstelling van sportondersteuners. Na het vooronderzoek in 2014 zijn we in 2015 van start gegaan met sport ondersteunende functies (SOF s). Sportclubs, federaties en overheidsinstanties hebben de mogelijkheid om een sportondersteuner aan te stellen via Vlabus. Dit kan zowel op uurbasis als via een maandloon. Volgende tarieven zijn vastgelegd voor sport ondersteunende functies. Tabel 10: Overzicht van lonen en tarieven voor sport ondersteunende functies A B C D maand uur maand uur maand uur maand uur Club/fed 21,60 30,20 17,00 23,85 13,30 18,70 12,50 17,55 Overheid 40,30 36,30 31,80 28,60 24,90 33,40 23,40 21,00 Zie ook project sportclubs ( ) Uitbouwen van een tewerkstellingspool voor sport ondersteunende functies: tijdens een testperiode alle spontane aanvragen voor sportondersteuners invullen binnen de wettelijke mogelijkheden. Vervolgens deze ervaringen en de opgedane kennis verzamelen en gebruiken om het aanbod voor sport ondersteunende functies te verankeren in de werking (cfr en sportbegeleiders). Er bestaat een procedure, reglement en een aanvraagformulier gemaakt dat aan potentiële klanten de mogelijkheid geeft hun aanvraag aan Vlabus te richten. In 2015 zijn alle aanvragen die te maken hebben met sport ondersteuning ingevuld. Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. De consulenten HR bezochten in 2015 samen 133 vaste lesgevers en 318 occasionele lesgevers. De beoogde doelstellingen (10% van de occasionele lesgevers (1.300 lesgevers), en 2 lesgeversbezoeken per vaste lesgever) werden hier bereikt Indien er behoefte is aan (bepaalde) pakketten voor sportdagen en sportkampen de nodige oefenstof en eventueel bijhorend materiaal of materiaallijst voorzien en aanbieden aan de klant. Het gebruik van bestaande pakketten evalueren en indien nodig bijsturen qua inhoud (en eventueel materiaal). In 2015 werd een extra consulent projecten in dienst genomen voor de ontwikkeling van nieuwe producten. De focus ligt hierbij op een aanbod naar bedrijven. In 2015 werd een marktonderzoek WV

20 uitgevoerd, en ideeën uitgewerkt Eén van de formules voor bedrijven werd uitgetest op Operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen Klachtenmanagementsysteem optimaliseren: updaten van de bestaande klachtenprocedure: op een alles kan beter document kunnen klanten via hun eigen login hun verzuchtingen invullen en opvolgen. Er werd een procedure uitgeschreven voor het extern klachtenmanagement. De nieuwe software laat ook toe klachten, meldingen en suggesties te registreren via een alles kan beter - knop. Deze werden opgevolgd door de consulenten klanten. Tabel 11: Overzicht van aantal ingebrachte klachten en bijhorende onderwerpen DocRoom Regio Noord Regio West Regio Zuid Totaal Niet gebruiksvriendelijk Problemen met aanvraagformulier Teveel documenten 3 3 Pop-up blokkering Dienstverlening Laatste versie doc. niet ontvangen Fout in offerte/planning 1 1 Ontevreden over lesgever Lesgever niet aanwezig 1 1 Geen lesgever gevonden 1 1 Teveel te ondertekenen documenten 1 1 Ontevreden over procedure Boekhouding Fout op de factuur 1 1 Teveel facturen 6 6 Facturen per komen niet aan 1 1 Dubbele facturen 1 1 Openstaande facturen 1 1 HR 120-studiepunten regel 1 1 Andere klacht gebruikt voor ander doeleinde 1 1 Totaal In regio Noord lijken de meeste klachten te zijn binnengekomen. De oorzaak hiervan is dat ook klachten werden geregistreerd die via andere kanalen zijn binnengekomen. WV

21 Persoonlijk contact met actieve klanten, potentiële klanten en ex-klanten verhogen en intensifiëren: via plaatselijke bezoeken zowel de actieve als non-actieve als potentiële klanten bevragen over de (huidige) samenwerking, de kwaliteit van de dienstverlening en het (nieuwe) aanbod van Vlabus. In totaal hadden we 883 actieve klanten in Hiervan werden er 364 bezocht (onder de vorm van bezoeken en contactmomenten op overlegvergaderingen) door de consulenten klanten. Dit komt overeen met 36 %. De vooropgestelde doelstelling van 10% klantenbezoeken in 2015 werd dus ruim behaald. Er werden 28 prospects bezocht (10 vooropgesteld) en 17 ex-klanten (10 vooropgesteld). Bij een groot deel van de ex-klanten werden opnieuw uren gepresteerd (181,50 uren). De 3 consulenten klanten beantwoordden bovendien dagelijks telefonische vragen van klanten over de software (voornamelijk rond het gebruik van Docroom en facturatie). Met de VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie) werden verschillende overlegmomenten ( , , , , , ) gehouden in functie van de integratie in Hierbij werd een inventarisatie gemaakt van de gelijkenissen en verschillen in de werking. Om de integratie optimaal te laten verlopen werd een consulent HR in dienst genomen vanaf oktober. De klanten en lesgevers werden geïnformeerd tijdens een infovergadering op WV

22 3.2. Dienst HR Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten Databank van gediplomeerde sportbegeleiders updaten en uitbreiden. In 2015 werd de databank met 429 nieuwe lesgevers uitgebreid. Dit is een stijging van 22% dossiers werden gecontroleerd dossiers werden geüpdatet. 77 dossiers werden afgesloten (verwijdering van gegevens van lesgevers omdat ze niet meer actief zijn). Om de databank uit te breiden werden volgende acties genomen: Updaten dossiers niet-actieve lesgevers Acties op databank VDAB (vooral in kader van openstaande opdrachten binnen dienstverlening) Acties op VOTAS-databank (vooral in kader van openstaande opdrachten binnen dienstverlening) Intensieve opvolging van elke spontane sollicitatie Vanuit VOTAS de Vlabus-databank aanvullen en bijwerken In 2015 werd elke sollicitant opgezocht in de VOTAS-databank. Alle diploma s die daar stonden vermeld, werden in het dossier van Vlabus toegevoegd Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen In 2015 werd opnieuw een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met VDAB in kader van de publicatie van vacatures via de website en extra visibiliteitsacties van VDAB uit. Het aantal kanalen waarlangs nieuwe vacatures werden bekend gemaakt werd bovendien substantieel uitgebreid. Hieronder een overzicht: VSF ISB VDAB Votas Sociare HO Gent KDG Hogeschool UGent Artevelde Hogeschool Gent KULeuven VIVES VUB PXL Hogeschool Limburg Odisee KUL Brussel Thomas More WV

23 In 2015 was Vlabus in functie van de uitbreiding van haar pool lesgevers aanwezig op volgende jobbeurzen: Jobinfodag KUL op Afstudeerbeurs ICC Gent op Jobbeurs Jobkanaal op De volgende hogescholen werden door de consulenten HR bezocht: HoGent op PXL Hasselt op HoGent op HoGent op Karel De Grote Hogeschool Antwerpen op Thomas More Turnhout op Howest op Vives op UCLL Diepenbeek op VUB Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): Jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. Het personeel (ook administratieve medewerkers) van Vlabus volgde in totaal 2.719,5 uren vorming in Ten opzichte van 2014 is dit een stijging met 1.584,5 uren. Van de 2.719,5 uren zijn uren gevolgd door de sportbegeleiders (=70%). 233,50 uren van de 1.896,75 uren werden gevolgd door occasionele lesgevers (=12%). Deze realisatie is toe te schrijven aan de opstart van de cel talentontwikkeling in Er werd opnieuw ingezet op de vorming van trendsporten zoals Wackitball, Headis, Ultimate Frisbee, Skike, Padel en le Parkours en coördinatiespelen, Bootcamp en High Intensity Interval Training. Hieraan werden 200,5 uren gespendeerd. Vlabus organiseerde in 2015 enkele bijscholingen voor vaste en occasionele lesgevers: Opleiding G-Sport op te Brasschaat (49 vaste lesgevers) Opleiding basiskennis schoolsportdagen op in Provinciaal domein Puyenbroeck (2 vaste en 19 losse lesgevers) Opleiding nieuwe leerlijn zwemmen op te Mechelen (47 vaste en 5 losse lesgevers) Gevarieerde opleiding (Wackitball, EHBO, Polar, Multi SkillZ) op te Herentals (47 vaste en 6 losse lesgevers) Opleiding G-Sport op te Brasschaat (11 vaste en 5 losse lesgevers) Opleiding kennismaking disciplines bedrijfssportdagen op te Lokeren (7 vaste en 1 losse lesgever) Opleiding Dance Fitness op te Aalst (8 vaste en 4 losse lesgevers) Daarnaast volgden vaste lesgevers en administratieve medewerkers ook nog externe bijscholingen (lijst opleidingen vaste lesgevers in bijlage 1). WV

24 Daarnaast worden vormingsplannen opgesteld voor en uitgevoerd door de vaste medewerkers. Van elke vaste medewerker worden alle gevolgde vormingen per kalenderjaar zorgvuldig bijgehouden. Daarnaast worden de vormingsnoden ook genoteerd in dit document. Deze noden kunnen doorgegeven worden tijdens een gesprek met de leidinggevende of rechtstreeks aan de expert talentontwikkeling. Zo tracht de expert talentontwikkeling op zoek te gaan naar de meest gepaste vormingen voor iedere werknemer Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking: Jaarlijks dienen de vaste lesgevers oefenstof aan te leveren die, na screening, beschikbaar gesteld wordt op het intranet. Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van deze oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabus medewerkers. In 2015 werd extra ingezet op het uitbreiden van de databank van oefenstof. Zoals voorheen leverde elke vaste lesgever lesvoorbereidingen in (= 60 lesvoorbereidingen). In maart werd bovendien een sportexpert aangesteld, geïntegreerd in het urenrooster van een vaste lesgever. De taak van de sportexpert bestaat erin om jaarlijks 25 lesvoorbereidingen uit te werken. Zo werkte de sportexpert onder andere in samenwerking met Polar de lessenreeks SMART-training uit. Deze lesvoorbereidingen werden integraal toegevoegd aan intranet Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders/ sportondersteuners in sportclubs: Oplijsten van initiatieven om de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders / sportondersteuners te verbeteren Zie boven Operationele doelstelling 04.02: uitbouwen en implementeren van een aangepast personeelsbeleid Op basis van de gevalideerde resultaten van de audit 2013 een aangepast personeelsbeleid uitbouwen en implementeren. Eind 2014 werd het arbeidsreglement grondig herwerkt. Het nieuwe arbeidsreglement ging officieel in voege op 1 april In de loop van 2015 werden 5 dienstnota s opgemaakt om HR gerelateerde afspraken te verduidelijken/aan te passen. In 2015 werd het administratief personeel van Vlabus grondig opgeleid in sociale wetgeving Vormen en opleiden personeelsleden o.a. ifv specifieke (kansen)groepen en laaggeschoolden. De werkgroep vorming organiseert de nodige opleidingen voor personeelsleden in het kader van de vooropgestelde beleidsaccenten (o.a. kansengroepen). Binnen het beoordelingsproces worden de vormingsuren per personeelslid opgevolgd en geëvalueerd. zie boven Extra tewerkstelling (o.a. voor laaggeschoolden) creëren door het verhogen van het aantal VTE s. Voor nieuwe en kwaliteit bevorderende functies alsook in het kader van projecten worden extra personeelsleden aangeworven door de overdracht van DAC-middelen. WV

25 Het realiseren van extra tewerkstelling is één van de decretale opdrachten. De personeelsmiddelen uit de verevening van de provincies en de herverdeling van de DACmiddelen dienen hiervoor aangewend te worden. In de sociale balans 2014 is te zien dat Vlabus in 2015 gemiddeld 141,6 voltijdse equivalenten heeft tewerkgesteld t.o.v. 124,8 voltijdse equivalenten in 2014 en 108,6 in Personeelstevredenheid opvolgen: bijsturen van de bestaande tevredenheidsenquête. Om de 2 jaar monitoring van de resultaten en opvolgen van de verbeterpunten in functie van de tevredenheidsgraad van de vaste personeelsleden. Via persoonlijke bezoeken aan en via een online enquête de tevredenheid en de verwachtingen van losse sportbegeleiders/sportondersteuners aftoetsen. In 2015 is de bestaande tevredenheidsenquête van 2012 inhoudelijk aangepast. Zo zijn er voor administratief personeel en de vaste lesgevers 2 aparte enquêtes opgesteld. Daarnaast zijn er voor elke enquête basisvragen bepaald, die bij de volgende afnames dezelfde zullen blijv141,6en. Aan de hand van de basisvragen zijn er nulwaarden voor 2015 bepaald: 86,68% voor administratief personeel en 86,74% voor de vaste lesgevers. Bij de afname zijn 7 centrale thema s bevraagd: arbeidsorganisatie, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen, communicatie en welbevinden. Over het algemeen zijn de medewerkers binnen Vlabus tevreden. Per thema zijn er uiteraard verbeterpunten. Op basis van de verbeterpunten zullen er concrete acties bepaald worden. De bevraging van de occasionele lesgevers en sportondersteuners is gepland in het voorjaar van WV

26 3.3. Kwaliteitszorg Operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren Bepalen KPI s in functie van nieuwe software. Vastleggen nulwaarde van verschillende KPI s mbt continuïteit en efficiëntie (RSZ, vervangingen, trouwe uurloners, ): via de nieuwe software zal het mogelijk zijn om specifiek cijfermateriaal te verzamelen die nuttig is zowel wat de huidige werking betreft als wat kan/moet bijgestuurd worden. Hoeveel aanvragen werden er ingediend en hoeveel van deze aanvragen werden ingevuld? Hoeveel lesuren bevatten de ingevulde aanvragen? Verdeling van de ingevulde aanvragen per regio? Welke type organisaties vragen de meeste uren aan? Hoeveel nieuwe klanten dienden een aanvraag in? Welk producten worden het meest gebruikt? Overzicht van type organisaties met bijhorende producten en prijzen Welke activiteiten worden het meest aangevraagd? Welke aangevraagde disciplines krijgen we moeilijk ingevuld? Welke disciplines kunnen onze lesgevers geven? Hoeveel uren gepresteerd in functie van doelgroepen? Welk soort contracten worden er opgesteld? Aantal uren met RSZ-vrijstelling? Wat is de verdeling van de lesuren tussen de vaste en de losse lesgevers? Hoeveel last minute opdrachten werden er ingevuld? Hoeveel van de aangeworven sollicitanten werden ook effectief ingeschakeld? Hoeveel lesgevers werden er ingeschakeld? Hoeveel trouwe uurloners? In bijlage meer gedetailleerde info (bijlage 3). Operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen Klantenenquête en tevredenheidsmetingen optimaliseren: vernieuwen van de huidige klantenenquête en herbepalen van de nulwaarde. In de zomer van 2015 werd een werkgroep samengesteld om een nieuwe klantentevredenheidsenquête op te stellen, bestaande uit de consulent klanten, manager marketing en communicatie en manager kwaliteitszorg. Aan de hand van de oude tevredenheidsenquête en nieuwe input werd een nieuwe enquête opgesteld. Er werd in de enquête voornamelijk gepolst naar de tevredenheid over de werking van Vlabus (o.a. contact met diensten, verwerking aanvragen, tevredenheid over de lesgevers enz.), de gebruiksvriendelijkheid van het documentmanagementsysteem (DocRoom) en het aanvraagformulier. Ook werd er gepolst bij de klanten of zij op de hoogte zijn van het bestaan van het kenniscentrum. Omwille van de overstap van Vlabus 1.0 naar 2.0 werden er een aantal nieuwe nulwaarden bepaald De doelstellingen qua tevredenheidspercentage bepalen en opvolgen aan de hand van jaarlijkse tevredenheidsmetingen. De bezoeken van klanten vanuit de afdelingen ondersteunen door een kwalitatief onderzoek, dat aanvullende informatie op beleidsniveau kan aanreiken. WV

27 De klantentevredenheidsenquête werd in november 2015 via een extra nieuwsflash naar alle actieve klanten, klanten de sinds 2014 aanvragen hebben ingediend, verstuurd klanten werden aangeschreven. De klanten kregen 10 dagen de tijd om de enquête in te vullen. Uiteindelijk vulden 301 klanten de klantentevredenheidsenquête in (respons van 8,9%). De klantentevredenheidsenquête zal in het voorjaar van 2016 worden verwerkt. De resultaten van deze enquête zullen worden meegenomen in het halfjaarlijks werkingsverslag van Operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven De structuur van Vlabus aanpassen en uitrollen volgens de behoeften, zodat de huidige werking efficiënter kan gebeuren en optimaal kan groeien Ook in 2015 werd gewerkt om het softwareprogramma nog gebruiksvriendelijker te maken zowel voor het personeel als voor de klanten. Op basis van de feedback van de gebruikers werden specifieke wijzigingen geformuleerd. Er werd een dossier opgesteld en voorgelegd aan Dynapps. In het eerste kwartaal van 2016 zullen de laatste structurele wijzigingen worden doorgevoerd. Ondertussen werkt Vlabus 2 jaar met het nieuwe softwareprogramma en werden de sterktes en zwaktes van het programma in kaart gebracht. Het is de bedoeling om de sterke punten zoveel mogelijk te benutten en om de zwakke punten om te buigen. Sommige tools werken niet optimaal of worden door het personeel niet correct of niet optimaal gebruikt. In 2016 zal er vooral worden ingezet op opleiding van personeel en het gebruik van deze tools. Het uitschrijven van de bedrijfsprocessen werd opgestart, samen met de verschillende diensten. Dit om de processen binnen Vlabus duidelijk weer te geven. Niet enkel de processen maar ook alle procedures dienen verder in kaart te worden gebracht. Dit is een eerste aanzet naar de ontwikkeling van een kwaliteitsmanagementsysteem binnen Vlabus. WV

28 3.4. Dienst Marketing & communicatie Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten Actief naam- en productbekendheid verhogen algemeen en in het bijzonder bij de lokale sportverenigingen via publicaties, sociale media, Dynamo, Publicaties: - VSF magazine (04/2015) p. 23 en 24: trainers correct verlonen met Vlabus. - Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer (246, april/mei 2015), p. 36, 37 en 39: sportklassen in Roeselare heruitgevonden. - Nieuwsbrief Stad Gent (juni 2015), sport en vorming : nieuwsbericht over opleiding Vlabus juni Gezondheidssessies Limburg, brochure beweeg je gezond, in samenwerking met Vlabus. - Nieuwsbrief + website VSF: mei 2015: nieuwsbericht trainers uitbetalen zonder zorgen. - Nieuwsbrief + website ISB: mei 2015: nieuwsbericht trainers uitbetalen zonder zorgen. - Publicatie Vlabus logo op websites / drukwerken van alle clubs in het project sportclubs. - Vermelding logo Vlabus in promotiefilmpje ( beweeg mee voor meer sociale bescherming ). - Voorstelling actie en aanbod Vlabus ( beweeg mee voor meer sociale bescherming ) op website en op sociale media Publicatie actie Vlabus taart en cake in het begin van de week op website Music for Life, StuBru. - Publicatie actie Vlabus taart en cake in het begin van de week op website Psylos. Facebook en Twitter De dienst M&C maakt actief gebruik van Facebook. Wekelijks worden er minimaal 2 berichten gepost. Tabel 12: Facebook pagina Vlabus vzw in kaart: Eind 2015 waren 39 tweets verstuurd, de Vlabus Twitter account 69 volgers. Grootschalige campagne in augustus 2015 deel 1. Er verscheen gedurende 2 weken ( en ) een publicatie van een Vlabus advertentie (opgemaakt ifv klantenwerving) in de ZONDAG 2. In welke regio s de advertentie moest verschijnen werd vooraf bepaald met de consulenten klanten, op basis van de blinde vlekken. Exacte resultaten van deze campagne zijn moeilijk te peilen aangezien de advertenties geplaatst werden op een papieren drager. Er is geen CTR te bepalen of exacte cijfers over wie via dit kanaal bij Vlabus terecht gekomen is. 2 papieren versie, gratis verkrijgbaar op zondag WV

29 Er is nood aan een extra knop op het aanmeldingsformulier van zowel de klant als de lesgever om te weten te komen via welk kanaal ze Vlabus hebben leren kennen. Dit zou een interessant gegeven zijn om gerichter te gaan adverteren en meer cijfermateriaal te hebben over het resultaat van bepaalde promotionele acties. Representatie op beurzen / evenementen: Net als de voorbije jaren was Vlabus aanwezig als standhouder op diverse beurzen en evenementen. Een overzicht hiervan is terug te vinden in onderstaande tabel. De return van deze representaties is moeilijk meetbaar omwille van het ontbreken van deze informatie in het aanmeldingsformulier voor klanten en lesgevers. Tabel 13: overzicht van beurzen en evenementen Jobinfo dag KUL 3 maart 2015 pedagogische trefdag en 13 en 14 maart 2015 leermiddelenbeurs Brabanthal ISB-congres 18 en 19 maart 2015 Afstudeerbeurs ICC Gent 31 maart 2015 pedagogische trefdag en 14 april 2015 leermiddelenbeurs ICC GENT 12 urenloop april urenloop april 2015 Neos Cultuur en 11 juni 2015 toerismehappening Jobbeurs Jobkanaal 13 juni 2015 SVS startvergaderingen 9,10 en 11 september 2015 ISB Trefdag zwembaden 29 oktober 2015 VSF Inspiratiedag 25 september 2015 S sport bijscholingsdag 7 december 2015 bestuursleden BRUSSEL BVLO studiedag 13 november 2015 Warmathon Music for life, 22 december 2015 Blaarmeersen GENT WV

30 Vlabus sportbrieven De Vlabus sportbrieven werden in 2015 in een volledig jasje gestoken. Hiervoor werd samengewerkt met een communicatiebureau. Een frissere look, meer mogelijkheden om berichten op een mooie manier te presenteren en nieuwe beelden bij elke brief. Dat het aantal ontvangers van onze sportbrieven in stijgende lijn zit bewijst onderstaande tabel: Tabel 14: overzicht van aantal geabonneerden op de Vlabus sportbrief Nieuwsbrief vaste medewerkers Nieuwsbrief losse medewerkers Nieuwsbrief klanten December December December Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen De wervingscampagne van 2015 omvatte: - Actief gebruik sociale media - Opvragen lijsten afgestudeerden bij onderwijsinstellingen - Voorstelling Vlabus bij diverse onderwijsinstellingen - Een campagne van publicaties van banners gedurende 4 weken op Goedgevoel.be, HLN.be, de Morgen.be, NINA.be gericht op de aanwerving van nieuwe lesgevers Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren Indien er behoefte is aan (bepaalde) pakketten voor sportdagen en sportkampen de nodige oefenstof en eventueel bijhorend materiaal of materiaallijst voorzien en aanbieden aan de klant. Het gebruik van bestaande pakketten evalueren en indien nodig bijsturen qua inhoud (en eventueel materiaal). In het kader van een sponsorovereenkomst met Polar Belgium werd een nieuw concept SMART TRAINING uitgewerkt. Dit is een nieuw aanbod waarbij kwalitatief materiaal van Polar gebruikt wordt om de kwaliteit van de lessen te verbeteren. De vaste lesgevers kregen een bijscholing SMART TRAINING. FIT2WORK Fit2Work, een nieuw aanbod binnen het kader van bedrijfssport werd via een try out in oktober 2015 gelanceerd en zal in 2016 verder uitgerold worden. WV

31 Operationele doelstelling 02.04: Optimaliseren van de externe communicatie Opstellen van een langetermijnstrategie mbt externe communicatie: samenwerking met een ervaringsdeskundige bij het opstellen van een langetermijnstrategie. Het opstellen van een langetermijnstrategie wordt verschoven naar Bijsturen en uitrollen communicatieplan/strategie: bijstellen van het bestaande communicatieplan ifv externe relaties binnen de langetermijnstrategie met o.a. de ontwikkeling van communicatie tools voor bezoeken aan klanten en lesgevers. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe software, nieuwe technologieën, Het communicatieplan werd in 2015 herwerkt. Op die manier moet Vlabus professioneler en eenduidiger overkomen naar externen. Realisaties op vlak van externe communicatie: - een opfrissing van de bestaande Vlabus website. - lancering Vlabus sportbrieven. - update en intensiever gebruik diverse sociale media. - lancering van professionele digitale advertenties (gepubliceerd op diverse media). - ontwerp logo s Fit2Work en Vlabus kenniscentrum. - ontwerp en aankoop nieuw standmateriaal. - ontwerp en realisatie van verschillende nieuwe drukwerken. - Aankoop nieuw en duurzamer promotiemateriaal Vernieuwen/uitbreiden website + portaalsite: bijsturen of vernieuwen van de bestaande website. Ontwikkeling van een overzichtelijke en nuttige portaalsite met gevarieerde en gedetailleerde informatie rond tewerkstelling in de sportsector. De Vlabus website werd in 2015 opgefrist. Daarnaast werden nieuwe knoppen voorzien om rechtstreeks toegang te geven aan info over onze doelgroepen (G-sport, gedetineerden, ), project sportclubs, fit2work, het Vlabus kenniscentrum, Een algemene verbetering van de look en navigatiemogelijkheden van de website dus. Tabel 15: cijfers rond het gebruik van de Vlabus website in 2013, 2014 en 2015 aantal (nieuwe en terugkerende) gebruikers +29% +36% +16% -10% Aantal Paginaweergaven Pagina's Gemiddelde sessies 3 /dag per sessie sessieduur ,46 3 min 27 31,19% ,91 3 min 13 41,93% ,51 3 min 43 49,02% Bouncepercentage 30 sec minder +17% In 2014 werden de positieve scores verklaard door de ingebruikname van de Docroom applicatie. Klanten en lesgevers kunnen die bereiken door in te loggen via de link op de Vlabus website. 3 Een sessie is de periode waarin een gebruiker actief is op de website. WV

32 Voor 2015 kan dit niet langer als de voornaamste oorzaak beschouwd worden. Wellicht lagen de diverse campagnes en acties gericht op algemene naambekendheid aan de basis. Zowel het aantal sessies per dag, als het aantal bezoekers per dag is gestegen. Dit in combinatie met 16% meer paginaweergaven. Het aantal pagina s per sessie kende opnieuw een lichte daling (10%). Mogelijks is dit een positief effect, namelijk dat de bezoekers sneller de juiste informatie / pagina terugvinden en dus minder lang moeten zoeken op een bepaalde pagina (betere navigatie). Als gevolg hiervan is ook de daling van de gemiddeld sessieduur te verklaren. Het bouncepercentage is met 17% gestegen, ook dit beschouwen we als normaal. Het bouncepercentage is het gemiddelde aantal bezoekers dat de website verlaat na één pagina, voorheen ook wel bekend als het weigeringspercentage. Een hoog bouncepercentage geeft aan dat de bestemmingspagina niet genoeg uitnodigt om de pagina verder te doorzoeken. Een bouncepercentage tussen 40% en 60% wordt als normaal beschouwd voor een website. Grafiek 6: Cijfers van het aantal bezoeken op de website Per maand over de periode van 2007 tot jan feb ma apr mei juni juli aug sept okt nov dec Als we de cijfers per maand bekijken zien we een duidelijke piek in het aantal bezoekers in de periode augustus - september Een piek die we deels kunnen verklaren met de opstart van het nieuwe sportjaar, de cijfers zijn hier altijd iets hoger dan in de rest van het jaar. De enorme stijging in de maand september 2015 is wel van een andere grootorde dan die van de jaren ervoor. Dit uitvergrootte effect kunnen we toeschrijven aan de marketingcampagne eind augustus, half september. We kunnen dus met zekerheid stellen dat deze campagne succesvol was en zeker bijgedragen heeft tot het vergroten van de naamsbekendheid van Vlabus. De gedetailleerde cijfers van de september maand zijn te bekijken in onderstaande illustratie: WV

33 Als we de cijfers van de maand september nog verder analyseren zien we een piek op zondag 20 september. Dit is één van de dagen waarop onze promotie banners verschenen zijn op diverse websites (HLN.be, De morgen.be, Nina.be, goedgevoel.be). Wellicht was onze promotie op dat moment gekoppeld aan een artikel dat zeer veel bekeken werd door ons doelpubliek want we zien die dag bezoekers op de Vlabus website, vooral tussen 8u00 en 12u00 s morgens. Van al deze bezoekers waren en 92,4% nieuwe bezoekers! Integratie sociale media: opstellen van een weldoordacht kader ter toepassing van sociale media als extra tool binnen de werking van Vlabus. Een ervaringsdeskundige wordt ingeschakeld. Sinds 2014 werd intensief gewerkt met de Facebook pagina van Vlabus, voornamelijk foto s en berichten rond activiteiten en lesgevers, alsook vacatures. Dat deze tool aan belang wint en steeds meer lesgevers (en klanten) bereikt is af te leiden uit onderstaande tabel. Het aantal WV

34 bereikte personen per bericht is in vergelijking met 2014 spectaculair gestegen. Deze cijfers zijn te wijten aan het feit dat steeds meer berichten van Vlabus gedeeld worden en zo een exponentieel aantal personen kunnen bereiken. Tabel 16: Overzicht van enkele Facebook parameters in 2013 en Totaal aantal bereikte personen van alle berichten 3.481, , Gemiddeld aantal personen bereikt per bericht ,97 Aantal berichten per week 0,3 0,9 2,67 Operationele doelstelling 04.03: optimaliseren van het financieel beleid Zoeken van nieuwe en onderhouden van bestaande sponsorcontracten. Het algemeen sponsordossier continu bijsturen en in functie van de nieuwe structuur en doelstellingen, maar vooral met de nieuwe mogelijkheden van Vlabus als gevolg van de nieuwe software, op zoek gaan naar nieuwe sponsorovereenkomsten. De bestaande sponsorcontracten Ethias en Idemasport werden tussentijds geëvalueerd en besproken met de sponsors. Beiden waren positief. Voor Idemasport moet er in 2016 een gesprek komen zodat bekeken kan worden welke acties eventueel nodig zijn voor een verlenging van het contract (einde 3/7/2016). Een nieuwe sponsorovereenkomst werd afgesloten met Polar Electro Belgium nv. Operationele doelstelling 04.04: optimaliseren van de interne communicatie Bijstellen van het bestaande communicatieplan Het communicatieplan werd volledig herschreven en bevat duidelijke richtlijnen om te komen tot een open en transparante communicatie binnen de Vlabus administratie. WV

35 3.5. Dienst kenniscentrum Naast de invulling van verschillende acties uit het jaaractieplan, heeft deze dienst in 2015 veel tijd gespendeerd aan de dagelijkse, juridische ondersteuning van Vlabus. Zo werden juridische vragen met betrekking tot verschillende personeelsdossiers, klachtendossiers, opgelost. Ook verschillende officiële documenten werden nagekeken en bijgestuurd. Ter ondersteuning van de dienstverlening werden nieuwe procedures uitgeschreven, ook de dienst HR kon op steun rekenen van juridisch advies. Een belangrijk vraagstuk rond BTW wordt door de dienst verder opgevolgd en uitgewerkt. Op werd door de dienst kenniscentrum een opleiding gegeven voor alle Vlabus medewerkers binnen de dienstverlening. Naast de belangrijkste juridische basisgegevens werd ook tijd besteed aan vragen die in de praktijk van belang zijn. Documenten voor intern gebruik met nuttige wetgeving werden gebundeld in een kennismap. Operationele doelstelling 03.01: Uitbouwen van een kenniscentrum Inventariseren en onderzoeken van bestaande gegevensbanken (ISB, Bloso, Dynamo,..) door een jurist aan te stellen om Vlabus intern te versterken. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar kenniscentrum met als subject sport en tewerkstelling. Er werd onderzocht welke instanties op dit moment reeds informatie aanbieden aan de sportsector. De databanken van Dynamo, ISB, ICES en Sociare werden onderzocht. Er werd gekeken rond welke thema s ze info aanbieden en op welke manier. Het kenniscentrum van Vlabus werd gepositioneerd ten opzichte van deze spelers. Het kenniscentrum van Vlabus handelt rond het thema sport en tewerkstelling. Vlabus zal hiervoor het aanspreekpunt in de sport zijn. Uiteraard, waar samenwerking opportuun is, wordt samengewerkt met andere actoren. Zo zal de opleiding rond verschillende tewerkstellingsvormen voorlopig nog in het gehele pakket van opleidingen van Dynamo blijven. De KICS databank is een overkoepelende databank waarin Vlabus het thema sport en tewerkstelling voor haar rekening neemt. Grafiek 7: Totaal aantal visits en views voor 2015 op de KICS website, thema tewerkstelling bloso-kics.be/tewerkstelling visits views WV

36 De tewerkstellingspagina doet het binnen Kics wel goed als we vergelijken met de andere themapagina s, gemiddeld op de negende plaats van aantal clics Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verzameling (en uitwisseling) van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector. De andere sport gerelateerde onderwerpen worden voornamelijk door Dynamo en ISB behandeld. Wat de positionering en profilering van de gegevensbank betreft, is Vlabus verantwoordelijk voor het deel sport en tewerkstelling op KICS. Hieruit komt duidelijk naar voren dat Vlabus de partner is die in de sportwereld dient aangesproken te worden voor zaken in verband met sport en tewerkstelling. Op de pagina is het logo duidelijk zichtbaar. Er zijn eveneens links naar de eigen Vlabus site. Op de Vlabus site is een aparte pagina kenniscentrum aangemaakt. Op deze pagina zijn documenten te vinden met betrekking tot sport en tewerkstelling. Deze pagina staat op de 13 de plaats van meest bezochte pagina s binnen de Vlabuswebsite. (opmerking: de pagina bestaat pas sinds half maart 2015, de andere pagina s zijn het hele jaar gemeten!) Grafiek 8: Totaal aantal weergaven van de volledige Vlabuswebsite en de 10 best-scorende pagina s van de website WV

37 We zien dat, in vergelijking met andere pagina s, mensen zeer vaak rechtstreeks op het Kenniscentrum terecht komen, dus niet via de homepage, of een andere pagina, zoals voor veel andere pagina s het geval is. Grafiek 9: de pagina van het kenniscentrum in detail De pagina van het kenniscentrum heeft een gemiddeld bouncepercentage, (sessie waarbij slechts 1 pagina geladen wordt.) Aangezien het uitstappercentage relatief laag ligt en het aantal instappunten in vergelijking met andere pagina s hoog ligt kunnen we ervan uitgaan dat mensen die rechtstreeks op de pagina van het Kenniscentrum terecht komen ook andere pagina s bezoeken nadien. Het gebeurt weinig dat de pagina van het kenniscentrum het laatste is wat tijdens die sessie bekeken wordt. De gemiddelde tijd op de pagina ligt echter eerder laag voor het niveau van de informatie die op de pagina te vinden is Operationeel maken van een kenniscentrum door op basis van de verkregen onderzoeksgegevens het kenniscentrum van Vlabus duidelijk te positioneren binnen het totaalbeeld van alle bestaande kenniscentra in de sport. Het kenniscentrum kreeg een eigen pagina op de website, een knop met om rechtstreeks een vraag te stellen aan het kenniscentrum en er worden regelmatig nieuwe documenten op deze pagina geplaatst. Dit zijn nieuwtjes met betrekking tot sport en tewerkstelling of zelf opgemaakte documenten. WV

38 Update en verzamelen van relevante gegevens ifv sport & tewerkstelling o.m. arbeidswetgeving. Opvolgen van arbeidswetgeving, sociale wetgeving, fiscale wetgeving en tewerkstellingsmaatregelen relevant voor de sportsector. Deze gegevens ter beschikking stellen via de portaalsite (zie ) sport en tewerkstelling en verwerken in brochures en cursussen. Alle relevante wetgeving werd gebundeld en omgezet naar praktisch bruikbare info. De wijzigingen door het regeerakkoord worden op de voet gevolgd en bij relevante wijzigingen worden hierover documenten op de KICS site geplaatst alsook op de Vlabus website. De cursus sport & tewerkstelling werd aangepast aan de recente arbeids- en sociale wetgeving. Ook de brochure werd aangepast met recente informatie en werd in 2014 klaargemaakt voor druk in Deze zal gratis worden verspreid aan klanten en deelnemers aan cursussen Kennisuitwisselen mbt sporttewerkstelling in andere Europese landen: via een EU-project de bestaande mogelijkheden in enkele andere EU-landen in kaart brengen in samenwerking met andere partners. Op 5 november 2015 was de manager van het Kenniscentrum één van de sprekers op een Europese workshop over Recognition on informal and non-formal learning in and through sport, georganiseerd door EOSE (European Observatory for Sport and Employment), het ISCA-congres in Kopenhagen. Ze sprak er over hoe bij de tewerkstelling in de sport in Vlaanderen omgegaan wordt met het erkennen en verwerven van bekwaamheden en vaardigheden. Operationele doelstelling 03.02: Uitbouwen van een loketfunctie Inventariseren en onderzoeken van bestaande loketcentra (Dynamo, Sociare,..) door een jurist aan te stellen om juridische ondersteuning te verlenen aan de sportsector. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar loketcentrum met als subject sport en tewerkstelling. De loketfunctie werd verder uitgebouwd door middel van de pagina van het kenniscentrum op Bloso KICS. De vragen gaan vooral over de mogelijkheden die er zijn om personen te werk te stellen in meestal zeer specifieke situaties. De verschillende statuten werden dan toegelicht en eventueel werd gekeken wat in hun situatie de beste optie is. Enkele vragen gingen over de combinatie van verschillende statuten, voornamelijk (brug)pensioen en werken Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verspreiding van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector. Na onderzoek in 2014 is gebleken dat in het Vlaamse landsgedeelte geen andere dienstverlener bestaat die specifiek informerend werkt op het vlak van tewerkstelling in de sport. De pagina kenniscentrum op de Vlabuswebsite en het onderdeel Sport & tewerkstelling op de KICS website zorgden in 2015 voor enige bekendheid als expertisedienst. In de toekomst zal verder nagegaan worden hoe de profilering op dat vlak meer uitgewerkt kan worden door het creëren van een aparte website of een duidelijker aanwezigheid op de bestaande website. WV

39 Uitbouw van een loketfunctie: op basis van de verkregen gegevens het loketcentrum van Vlabus duidelijk positioneren binnen het totaalbeeld van alle bestaande loketcentra in de sport. De juridische ondersteuning binnen de vzw uitbouwen om zo alle vragen rond tewerkstelling in de sport te kunnen beantwoorden. Er werd voor gekozen om de focus van de loketfunctie op het digitale te leggen. Enerzijds gebeurt dit door de mogelijkheid te creëren een vraag te stellen en dit rechtstreeks via de knop: vraag aan het kenniscentrum op de website. Anderzijds door een aparte pagina Kenniscentrum op de website van Vlabus. Op deze pagina verschijnen geregeld artikelen die de actualiteit belichten en worden er geregeld documenten geplaatst die de wetgeving op het vlak van tewerkstelling en sport toelichten. In 2016 zijn op de pagina in de rubriek actueel 9 documenten verschenen, in de rubriek wetgeving waren dat er 2, er is 1 nieuw artikel gepubliceerd over bijzondere statuten en in de rubriek info voor de klant zijn er 2 documenten geplaatst. Ook op de databank KICS van sport.vlaanderen wordt via een link verwezen naar de pagina van het kenniscentrum. Er is, met het oog op zichtbaarheid, een logo ontworpen voor het kenniscentrum Informatie slagkrachtig en efficiënt verspreiden op een grootschalig niveau: naast algemene bewustmaking, vragen telefonisch en digitaal beantwoorden binnen een bepaalde termijn (SLA s opstellen en implementeren), en dit via brochures en cursussen, een portaalsite S&T en opgeleid personeel. Het digitale infoloket is volledig in werking getreden vanaf maart 2015 met de ingebruikname van de knop vraag aan het kenniscentrum. Ook vanuit de andere diensten werden vragen rond sociale wetgeving en arbeidsrecht doorgestuurd. Een klein gedeelte van de vragen werd rechtstreeks via telefoon of mail aan de medewerkers van het kenniscentrum gericht. Een globaal overzicht van interne en externe vragen zijn terug te vinden in bijlage 8. Uit graf 10 is af te leiden dat vooral bij het begin van een nieuw sportseizoen er veel juridische vragen gesteld worden. WV

40 Grafiek 10: het aantal vragen gesteld aan het kenniscentrum van Vlabus (blauw = juridische vragen) Vragen via de website 2015 vragen Totaal Door het op de voet volgen van de actualiteit door het lezen van het Staatsblad, het raadplegen van de verschillende sites van actoren in het (internationale) sportcircuit, publicaties van specialisten in het arbeidsrecht en het volgen van juridische opleidingen en infosessies over sociale wetgeving tracht het kenniscentrum op de hoogte te blijven van alle relevante en actuele kennis rond het onderwerp sport en tewerkstelling. De kennis wordt daarna verspreid en gedeeld via de verschillende dragers. Via de website werd de brochure je sportclub en tewerkstelling 28 x aangevraagd. Via de consulent klanten en via beurzen werden er ongeveer 50 brochures gericht verspreid aan geïnteresseerden Doceren van de cursus Sport & Tewerkstelling: de bestaande cursus blijven promoten via Dynamo, en in verkorte versie aanbieden aan sportdiensten, sportraden, sportfederaties, De cursus werd in verkorte versie 2 keer gedoceerd (1 keer Odissee hogeschool, 1 keer Artevelde hogeschool). De aanvragen kwamen binnen via de dienst M&C. WV

41 3.6. Dienst financiën Operationele doelstelling 04.03: optimaliseren van het financieel beleid Bewaken van de financiële gezondheid van de vzw: via de balans (financieel verslag) bepalen parameters of de organisatie op korte en middellange termijn over voldoende liquiditeiten beschikt, solvabel en rendabel is. De ratio s in tabel 15 tonen aan dat Vlabus gezond is maar ook heel afhankelijk van de Vlaamse Overheid (decreetsubsidies, VIA-middelen, middelen Sociaal Fonds Sociale Maribel). Tabel 17: Overzicht van enkele financiële parameters in 2015 Ratio Score Toelichting Liquiditeit 4,92 Vanaf score 1: zeer gezond. Vlabus kan haar schulden op korte termijn betalen. Solvabiliteit 81% Tussen 20% en 80%: solvabel. Vlabus is ruim in staat haar financiële verplichtingen na te komen. Rendabiliteit met subsidies 0,02 Vlabus heeft in 2015 eigen middelen geïnvesteerd in het nieuwe Vlabus 2.0 (nieuwe software, ) Rendabiliteit zonder subsidies -48,25 Vlabus is en blijft subsidieafhankelijk Tarievenbeleid opvolgen en bijsturen. In functie van de stijging van de loon- en werkingskosten, de subsidiëring en de eigen inkomsten een tarievenbeleid voeren dat haalbaar en betaalbaar blijft, rekening houdend met de doelstellingen en prioriteiten van Vlabus. Vlabus stuurde ook in 2015 haar tarievenbeleid bij. Zo werden er tarieven bepaald voor o.m. bedrijfssportdagen. Het overzicht van Vlabus tarieven is terug te vinden in bijlage Zoeken van nieuwe en onderhouden van bestaande sponsorcontracten. Het algemeen sponsordossier continu bijsturen en in functie van de nieuwe structuur en doelstellingen, maar vooral met de nieuwe mogelijkheden van Vlabus als gevolg van de nieuwe software, op zoek gaan naar nieuwe sponsorovereenkomsten. In 2015 werden de sponsorcontacten met Ethias en Idemasport goed onderhouden. De contracten werden inhoudelijk verder opgevolgd en nageleefd. Een nieuwe sponsorovereenkomst met Polar werd aangegaan voor drie jaar. De lessen Smarttraining zijn hiervan een gevolg. WV

42 3.7. Staf Operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector Samenwerken met andere beleidsdomeinen ifv begeleiding van sport en bewegen: overleggen met andere kabinetten welke functies (ifv nood en maatschappelijke meerwaarde) er kunnen gedetecteerd worden om via opstarttrajecten volwaardige tewerkstelling te creëren. Deze doelstelling werd in 2015 niet gerealiseerd. Operationele doelstelling 03.03: Optimaliseren van de randvoorwaarden om de professionele begeleiding en de legale tewerkstelling in de sport te verbeteren Oprichten en coördineren van een overlegplatform rond sport en tewerkstelling: een structuur oprichten onder de vorm van een overlegplatform met vertegenwoordigers vanuit de arbeidssector enerzijds en de sportsector anderzijds en deze samenbrengen onder coördinatie van Vlabus. Binnen het Overlegplatform Sport-voor-Allen buigt een werkgroep, samengesteld uit de verschillende sportactoren, zich over hoe de tewerkstelling in de sport kan bevorderd en gefaciliteerd worden. Een aantal te realiseren speerpunten werden opgemaakt. Een apart statuut semi-agorale arbeid sportbegeleider blijft een belangrijk issue maar is federale materie en de weg is lang om 3 federale ministers (financiën, sociale zaken, werk) te overtuigen van de noodzaak van dergelijk statuut. Momenteel volgen het Kabinet en de VSF dit dossier verder op Potentiële samenwerking met (semi)overheden en relevante partners (Dynamo, Sociare, ) oplijsten in functie van decretale initiatieven en trachten te realiseren: versterken van de contacten met verschillende (sport)actoren met als doel de werking van Vlabus te optimaliseren. De verschillende (sport)partners kunnen elkaar hierbij aanvullen. Zie Nastreven van eenheid van beleid binnen de sport door netwerking en belangenbehartiging op verschillende fronten, participatie aan werkgroepen ivm S&T. Connecties met de voor Vlabus relevante organisaties opbouwen, verzorgen en versterken. Een minimale vertegenwoordiging op verschillende niveaus nastreven op de verschillende fronten. Vlabus is algemeen aanvaard als partner en expert inzake sport en tewerkstelling en is vertegenwoordigd in tal van overlegorganen/werkgroepen: Sociare Overlegplatform Sport voor Allen werkgroep tewerkstelling Klankbord Dynamo EU klankbord raad Deskundige in het EU werkplan voor sport ICES G-sport Vlaanderen werkgroep De Rode Antraciet werkgroep Platform sportclubondersteuning Werkgroep sportclubs Vlabus Werkgroep sportclubondersteuning Werkgroep VGC - Vlabus WV

43 Stimuleren van het statuut semi-agorale arbeid - sport. In het Actieplan Sport voor Allen werd als actiepunt Opstarten en uitwerken van een specifiek statuut semi-agorale arbeid voor de sportbegeleider opgenomen. Vlabus blijft zich verder engageren om als actor actief op te treden binnen dit domein. zie Operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven Uitbouwen van de Vlabus-werking in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Integreren van de huidige sportbegeleiding in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, momenteel verzorgd door de VGC, binnen Vlabus. In 2015 werd het voorbereidend werk gedaan voor de integratie van de sportbegeleiding van de VGC vanaf januari Er werd een inventarisatie gemaakt van de loonvoorwaarden van de lesgevers, en de tarifering naar de klanten. Verder werd een overgangsscenario uitgestippeld, waarbij de lesgevers van de VGC tijdelijk onder dezelfde voorwaarden gaan kunnen verder werken. Ook voor de klanten van de VGC is een overgangsperiode voorzien. Vanaf oktober 2015 werd een extra consulent HR aangeworven voor regio Zuid. Zij zorgde voor de begeleiding en opvolging van de lesgevers en de klanten die de overstap maakten. Ook werd werk gemaakt van de aanwerving van een vaste lesgever. Via infovergaderingen werden de lesgevers en de klanten op de hoogte gebracht van de integratie. Zij kregen bovendien toelichting over hoe ze zich konden aanmelden en registreren bij Vlabus. Op de diensten HR en ICT werden extra inspanningen geleverd om de overgangsmaatregelen voor de VGC-lesgevers en klanten in de praktijk realiseerbaar te maken. Operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren Vastleggen nulwaarde van verschillende KPI s mbt continuïteit en efficiëntie (RSZ, vervangingen, trouwe uurloners, ): via de nieuwe software zal het mogelijk zijn om specifiek cijfermateriaal te verzamelen die nuttig is zowel wat de huidige werking betreft als wat kan/moet bijgestuurd worden. Zie bijlage 3 WV

44 4. Deel III: Realisaties jaaractieplan 2015 Strategische doelstelling 1: afstemmen vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport nr doel operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven aantal lesuren Binnen 10% van aantal lesuren 2012 blijven ( samen) Aantal lesuren uitsplitsen: nulwaarde bepalen : nog vast te leggen na bepalen nulwaarde Samenwerkingsovereenkomsten: opvolging van de evolutie in de tijd ja/nee ja Databank van gediplomeerde sportbegeleiders updaten en uitbreiden Actief potentiële sportbegeleiders benaderen via onder meer bezoeken in hogescholen en universiteiten. jaarlijkse update actie realiseren 90% van de gegevens in databank zijn up to date aantal elk jaar +5% qua aantal Vanuit VOTAS de Vlabus-databank aanvullen en bijwerken ja/nee ja Actief naam- en productbekendheid verhogen algemeen en in het bijzonder bij de lokale sportverenigingen via publicaties, sociale media, Dynamo, 2015 ja/nee ja 3 3 nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen 2015 ja/nee ja KPI s in kaart brengen, opvolgen en bijsturen ja/nee Tegen eind 2018: +5% 2 3 WV

45 nr doel operationele doelstelling 01.02: Administratief tewerkstellen van, door sportactoren voorgestelde, sportbegeleiders/docenten nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven aantal lesuren Binnen 10% van aantal lesuren 2012 blijven ( samen) Aantal lesuren uitsplitsen (SD en SD 01.02) nulwaarde bepalen 2015 aantal lesuren 2015: nog vast te leggen na bepalen nulwaarde Uitbreiden van de tewerkstelling van docenten en gastsprekers. Oplijsten van potentiële (sport)organisatoren die sportgerelateerde opleidingen en bijscholingen aanreiken voor de verloning van hun docenten en gastsprekers ja/nee ja Mogelijkheid tot samenwerking in verband met de loonadministratie van AOP ers onderzoeken. Sportbegeleiders van Vlabus en van Bloso verzorgen terzelfdertijd prestaties aan verschillende loon- en arbeidsvoorwaarden. Gelijkstelling onderzoeken en implementeren ja/nee ja Implementeren in reguliere werking en rapportage 2015 ja/nee ja 0 1 nr doel operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Sportclubs blijven ondersteunen via project halftijdse tewerkstelling aan een betaalbaar tarief. Uitwerken van een ondersteunings- en opvolgingsplan voor sportclubs op lange termijn met duidelijke criteria en doelstellingen binnen een afgebakend budget ja/nee ja Opstellen en uitwerken initiatieven + bepalen doelstelling per initiatief 2015 ja/nee ja evaluatie + bijsturen ja/nee ja Opstellen stappenplan voor samenwerking op langere termijn ja/nee ja WV

46 Uitrollen stappenplan 2015 ja/nee ja Samenwerken met andere beleidsdomeinen ifv begeleiding van sport en bewegen: overleggen met andere kabinetten welke functies (ifv nood en maatschappelijke meerwaarde) er kunnen gedetecteerd worden om via opstarttrajecten volwaardige tewerkstelling te creëren ja/nee ja 0 2 nr doel operationele doelstelling 01.04: Aanbieden van sportondersteunende functies nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Uitwerken stappenplan + implementatie (uitvoeren van een proefproject in een bepaalde regio) 2015 ja/nee ja Uitbouwen van een tewerkstellingspool voor sportondersteunende functies: tijdens een testperiode alle spontane aanvragen voor sportondersteuners invullen binnen de wettelijke mogelijkheden. Vervolgens deze ervaringen en de opgedane kennis verzamelen en gebruiken om het aanbod voor sportondersteunende functies te verankeren in de werking (cfr en sportbegeleiders) databank: ja/nee databank: ja 0 2 Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport nr doel operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Verbeteren continuïteit en efficiëntie: binnen de nieuwe software nuttige KPI s opstellen ifv continuiteit en efficiëntie. De nulwaarde van elke KPI bepalen en doelstellingen voor de KPI s op jaarbasis bepalen en continu opvolgen (op maandbasis) : opvolging KPI's 2018: + 5% 2 3 nr doel operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): Jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking aantal vormings-en contacturen + bijhorende verslaggeving 2 vormingen/jaar 10% sportbegeleiders bezocht 3 3 WV

47 Daarnaast worden vormingsplannen opgesteld voor en uitgevoerd door de vaste medewerkers vormingsplan per vast personeelslid ja/nee ja Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportondersteuners: jaarlijks scholen laaggeschoolde personeelsleden zich bij. Op het terrein worden de sportondersteuners bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking aantal vormings-en contacturen + bijhorende verslaggeving 2 vormingen/jaar 10% sportbegeleiders bezocht Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking: Jaarlijks dienen de vaste lesgevers oefenstof aan te leveren die, na screening, beschikbaar gesteld wordt op het intranet. Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van deze oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabusmedewerkers aantal lesvoorbereidingen op intranet databank met 20% uitbreiden Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders// sportondersteuners in sportclubs: Oplijsten van initiatieven om de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders // sportondersteuners te verbeteren 2014//2016 ja/nee ja Opstellen stappenplan 2014//2016 ja/nee ja Uitrollen stappenplan jeugdsportbegeleiders//sportondersteuners 2014//2016 ja/nee ja Indien er behoefte is aan (bepaalde) pakketten voor sportdagen en sportkampen de nodige oefenstof en eventueel bijhorend materiaal of materiaallijst voorzien en aanbieden aan de klant. Het gebruik van bestaande pakketten evalueren en indien nodig bijsturen qua inhoud (en eventueel materiaal) inspelen op behoeften ja/nee ja 1 2 nr doel operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Klantenenquête en tevredenheidsmetingen optimaliseren: vernieuwen van de huidige klantenenquête en herbepalen van de nulwaarde. 2015: vernieuwing en nulwaarde ja/nee ja De doelstellingen qua tevredenheidspercentage bepalen en opvolgen aan de hand van jaarlijkse tevredenheidsmetingen. De bezoeken van klanten vanuit de afdelingen ondersteunen door een kwalitatief onderzoek, dat aanvullende informatie op beleidsniveau kan aanreiken % klantentevredenheid 2016: + 2% 2018: + 4% 1 2 WV

48 Klachtenmanagementsysteem optimaliseren: updaten van de bestaande klachtenprocedure: op een alles kan beter document kunnen klanten via hun eigen login hun verzuchtingen invullen en opvolgen. 2014: procedure optimaliseren KMS toepassen: ja/nee ja Persoonlijk contact met actieve klanten, potentiële klanten en ex-klanten verhogen en intensifiëren: via plaatselijke bezoeken zowel de actieve als nonactieve als potentiële klanten bevragen over de (huidige) samenwerking, de kwaliteit van de dienstverlening en het (nieuwe) aanbod van Vlabus % bezoeken actieve klanten: 10% potentiële klanten: 10 per jaar ex-klanten: 10 per jaar 3 3 nr doel operationele doelstelling 02.04: Optimaliseren van de externe communicatie nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Opstellen van een langetermijnstrategie mbt externe communicatie: samenwerking met een ervaringsdeskundige bij het opstellen van een langetermijnstrategie. Bijsturen en uitrollen communicatieplan/strategie: bijstellen van het bestaande communicatieplan ifv externe relaties binnen de langetermijnstrategie met o.a. de ontwikkeling van communicatie tools voor bezoeken aan klanten en lesgevers. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe software, nieuwe technologieën, Vernieuwen/uitbreiden website + portaalsite: bijsturen of vernieuwen van de bestaande website. Ontwikkeling van een overzichtelijke en nuttige portaalsite met gevarieerde en gedetailleerde informatie rond tewerkstelling in de sportsector. Integratie sociale media: opstellen van een weldoordacht kader ter toepassing van sociale media als extra tool binnen de werking van Vlabus. Een ervaringsdeskundige wordt ingeschakeld LT-plan ja vernieuwde website portaalsite website: ja portaalsite: ja WV

49 Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport nr doel operationele doelstelling 03.01: Uitbouwen van een kenniscentrum nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Inventariseren en onderzoeken van bestaande gegevensbanken (ISB, Bloso, Dynamo,..) door een jurist aan te stellen om Vlabus intern te versterken. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar kenniscentrum met als subject sport en tewerkstelling inventaris: ja/nee ja Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verzameling (en uitwisseling) van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector ja/nee ja Operationeel maken van een kenniscentrum door Op basis van de verkregen onderzoeksgegevens het kenniscentrum van Vlabus duidelijk positioneren binnen het totaalbeeld van alle bestaande kenniscentra in de sport operationeel: ja/nee ja Update en verzamelen van relevante gegevens ifv sport & tewerkstelling o.m. arbeidswetgeving. Opvolgen van arbeidswetgeving, sociale wetgeving, fiscale wetgeving en tewerkstellingsmaatregelen relevant voor de sportsector. Deze gegevens ter beschikking stellen via de portaalsite (zie ) sport en tewerkstelling en verwerken in brochures en cursussen. Kennisuitwisselen mbt sporttewerkstelling in andere Europese landen: via een EUproject de bestaande mogelijkheden in enkele andere EU-landen in kaart brengen in samenwerking met andere partners ja/nee ja ja/nee ja 1 1 WV

50 nr doel operationele doelstelling 03.02: Uitbouwen van een loketfunctie nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Inventariseren en onderzoeken van bestaande loketcentra (Dynamo, Sociare,..) door een jurist aan te stellen om juridische ondersteuning te verlenen aan de sportsector. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar loketcentrum met als subject sport en tewerkstelling inventaris: ja/nee ja Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verspreiding van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector ja/nee ja Uitbouw van een loketfunctie: op basis van de verkregen gegevens het loketcentrum van Vlabus duidelijk positioneren binnen het totaalbeeld van alle bestaande loketcentra in de sport. De juridische ondersteuning binnen de vzw uitbouwen om zo alle vragen rond tewerkstelling in de sport te kunnen beantwoorden ja/nee ja Informatie slagkrachtig en efficiënt verspreiden op een grootschalig niveau: naast algemene bewustmaking, vragen telefonisch en digitaal beantwoorden binnen een bepaalde termijn (SLA s opstellen en implementeren), en dit via brochures en cursussen, een portaalsite S&T en opgeleid personeel. 2015: voorbereiding aantal verspreidde communicatietools nog te bepalen Doceren van de cursus Sport & Tewerkstelling: de bestaande cursus blijven promoten via Sportac en Dynamo, en in verkorte versie aanbieden aan sportdiensten, sportraden, sportfederaties, aantal doceermomenten (0-waarde 2012) + 10% in nr doel operationele doelstelling 03.03: Optimaliseren van de randvoorwaarden om de professionele begeleiding en de legale tewerkstelling in de sport te verbeteren nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Oprichten en coördineren van een overlegplatform rond sport en tewerkstelling: een structuur oprichten onder de vorm van een overlegplatform met vertegenwoordigers vanuit de arbeidssector enerzijds en de sportsector anderzijds en deze samenbrengen onder coördinatie van Vlabus. 2014: oprichten : coördineren ja/nee ja 1 2 WV

51 Potentiële samenwerking met (semi)overheden en relevante partners (Dynamo, Sociare, ) oplijsten in functie van decretale initiatieven en trachten te realiseren: versterken van de contacten met verschillende (sport)actoren met als doel de werking van Vlabus te optimaliseren. De verschillende (sport)partners kunnen elkaar hierbij aanvullen lijst: ja/nee rapportering realisaties: ja/nee ja ja Nastreven van eenheid van beleid binnen de sport door netwerking en belangenbehartiging op verschillende fronten, participatie aan werkgroepen ivm S&T. Connecties met de voor Vlabus relevante organisaties opbouwen, verzorgen en versterken. Een minimale vertegenwoordiging op verschillende niveau s nastreven op de verschillende fronten lijst: ja/nee verslaggeving realisaties: ja/nee ja ja Stimuleren van het statuut semi-agorale arbeid - sport. In het Actieplan Sport voor Allen werd als actiepunt Opstarten en uitwerken van een specifiek statuut semi-agorale arbeid voor de sportbegeleider opgenomen. Vlabus blijft zich verder engageren om als actor actief op te treden binnen dit domein Constante vertegenwoordiging overlegplatform Ja/nee ja ja 1 2 Strategische doelstelling 4: verder optimaliseren van de interne werking van Vlabus nr doel operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Uitbouwen van de Vlabus-werking in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Integreren van de huidige sportbegeleiding in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, momenteel verzorgd door de VGC, binnen Vlabus aantal lesuren in Brussel idem als VGC op jaarbasis 2 2 nr doel operationele doelstelling 04.02: uitbouwen en implementeren van een aangepast personeelsbeleid Nummer maatregelen timing indicator streefwaarde De gevalideerde resultaten uit de audit 2013 implementeren in het personeelsbeleid ter verbetering van de werking van de vzw. Implementatie ja/nee ja 2 2 WV

52 Vormen en opleiden personeelsleden o.a. ifv specifieke (kansen)groepen en laaggeschoolden. De werkgroep vorming organiseert de nodige opleidingen voor personeelsleden in het kader van de vooropgestelde beleidsaccenten (o.a. kansengroepen). Binnen het beoordelingsproces worden de vormingsuren per personeelslid opgevolgd en geëvalueerd min 2 opleidingen per jaar georganiseerd door Vlabus Extra tewerkstelling (o.a. voor laaggeschoolden) creëren door het verhogen van het aantal VTE s. Voor nieuwe en kwaliteit bevorderende functies alsook in het kader van projecten worden extra personeelsleden aangeworven door de overdracht van DAC-middelen. Personeelstevredenheid opvolgen: bijsturen van de bestaande tevredenheidsenquête. Om de 2 jaar monitoring van de resultaten en opvolgen van de verbeterpunten in functie van de tevredenheidsgraad van de vaste personeelsleden. Via persoonlijke bezoeken aan en via een online enquête de tevredenheid en de verwachtingen van losse sportbegeleiders/sportondersteuners aftoetsen aantal VTE s 2015: 0- waarde 2016: tussentijdse evaluatie stijging in functie van extra DACmiddelen 3 3 % personeelstevredenheid 2018: + 2% 2 2 nr doel operationele doelstelling 04.03: optimaliseren van het financieel beleid nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Bewaken van de financiële gezondheid van de vzw: via de balans (financieel verslag) bepalen parameters of de organisatie op korte en middellange termijn over voldoende liquiditeiten beschikt, solvabel en rendabel is enge liquiditeit enge solvabiliteit rendabiliteit zonder subsidies > 2 > 70% > 0% Tarievenbeleid opvolgen en bijsturen. In functie van de stijging van de loon- en werkingskosten, de subsidiëring en de eigen inkomsten een tarievenbeleid voeren dat haalbaar en betaalbaar blijft, rekening houdend met de doelstellingen en prioriteiten van Vlabus. 2014: tarievenbeleid 2016: tussentijdse evaluatie 2018: evaluatie ja/nee ja/nee ja/nee ja ja ja Zoeken van nieuwe en onderhouden van bestaande sponsorcontracten. Het algemeen sponsordossier continu bijsturen en in functie van de nieuwe structuur en doelstellingen, maar vooral met de nieuwe mogelijkheden van Vlabus als gevolg van de nieuwe software, op zoek gaan naar nieuwe sponsorovereenkomsten Euro sponsoring min per jaar 1 2 WV

53 nr doel operationele doelstelling 04.04: optimaliseren van de interne communicatie nummer maatregelen timing indicator streefwaarde Bijstellen van het bestaande communicatieplan. Bijstellen totaal ja/nee ja 3 3 WV

54 5. Bijlagen Bijlage 1: vormingen personeel Vlabus 54 Bijlage 2: Organigram personeel 58 Bijlage 3: KPI s 59 Bijlage 4: wervingsacties 65 Bijlage 5: overzicht website cijfers 66 Bijlage 6: overzicht tarieven Bijlage 7: : overzicht arbeidsongevallen 69 Bijlage 8: interne en externe vragen voor het kenniscentrum 70 WV

55 5.1. Bijlage 1: vormingen personeel Vlabus vast occasioneel totaal TOTAAL 2.486,00 233, ,50 Administratie 822,75 0,00 822,75 Beoordelingsproces: planningsgesprek 30,00 Beoordelingsproces: waarderingsgesprek 39,00 Starr-methodiek 39,00 Klantgericht telefoneren 96,00 Sociaalrechtelijke aspecten van tewerkstelling 117,50 Omgaan met moeilijke mensen 3,00 Omgaan met kalchten en moeilijke klanten 6,00 Pensioenhervorming: waar staan we? 3,00 Werkgeversgroepering: een oplossing voor uw organisatie? 3,00 Infosessie sociale verkiezingen ,00 Juridisch management voor de administratief bediende 15,00 Workshop sociale documenten 12,00 Notueleren 6,00 Sportinnovatiecongres Bloso 48,00 ISB congres 48,00 VSF Inspiratiedag 16,00 Snelcursus PC329 26,00 Van gelijk hebben naar gelijk krijgen 7,00 Presentatietechnieken 12,00 Het nieuwe werken: juridische aspecten 6,00 Het nieuwe werken: resultaatgericht werken 12,00 Reslutaatgericht werken 49,00 Verplichtingen en rechten inzakte BTW 9,00 Financieel management voor sportfederaties 6,00 Dubbel boekhouden 18,00 Basisprincipes boekhouden 36,00 Financieel management in vzw s en stichting voor niet-financiële specialisten 12,00 Met goesting aan de slag 8,00 Storytelling 6,00 Google workshop online visibiliteit 7,00 Draaiboeken 6,00 Handige tips in Excell 3,50 Powerpoint 6,00 Meten en beheersen van overhead 4,00 Basisopleiding preventieadviseur 42,00 Kwaliteitscoördinator 27,00 Google apps for non-profit 3,50 Grondslagen van procesmanagement 12,00 Business relations: warm klanten vinden, winnen en houden 2,25 Infosessie actua 9,00 Je stand op een vakbeurs 6,00 WV

56 Balsporten 36,75 0,00 36,75 Smashbal en smashvolley 8,50 Krachtbal 5,00 Tchouckbal 5,00 Floorbal 3,75 Handbal 7,50 Walking football 3,00 Balvaardigheid kleuters 1,50 Kio Rahi, Kho Kho en meer verfrissende hybride balspelen 2,50 Conditie 138,25 60,00 198,25 Drums alive 12,50 Fitbal 2,50 Kracht en lenigheid bij senioren 21,50 Dancefitness 45,00 24,00 Rope skipping 3,75 High Intensity Interval training 14,00 18,00 Bootcamp 14,00 18,00 Partner workout 3,00 Groepslessen 5,00 Zumba 1,50 Get together conference 14,00 1,50 Expressiesporten 43,00 0,00 43,00 Lijndansen 5,00 Kids dance 4,50 MTV Latin Dance 6,00 Dance to the beat 9,00 Streetdance 6,00 Aerodance 3,00 Swing 1,50 Rollatordans en zitdansen 5,00 Dansen met Sint en Kerst 3,00 Gymnastiek 22,50 0,00 22,50 Rugscholing 9,00 Bekkenbodemtraining 7,50 Turnen: gymnastiek 2,50 Het gebruik van ondersteunende rollen 1,50 Infovergadering opgelegd werk AGD 2,00 G-sport 396,50 16,00 412,50 G-sport 343,00 16,00 De ideale G-sportwereld 5,00 Fysieke training en sportbeleving bij MS-patiënten 5,50 Sport en autisme 3,00 Talentscout van de manuele rolstoelgebruiker 19,00 WV

57 G-tennis 3,00 Sporten voor personen met een verstandelijke handicap 18,00 Recreatiesporten 18,00 0,00 18,00 Bewegende gezelschapsspelen 10,50 Spelen met klein materiaal 1,50 We spelen een spel vanavond 1,50 Mobiel teambuildingspakket 4,50 Relaxatie 16,75 0,00 16,75 Qi Qong 10,00 Yoga 4,25 Pilates 2,50 Slagsporten 38,50 0,00 38,50 Baseball 21,00 Tafeltennis 10,50 Badminton 2,50 Tennis 4,50 Trends 110,50 90,00 200,50 Wackitball 83,00 23,00 Headis 3,00 Ultimate frisbee 11,50 Skike 2,00 28,00 Padel 6,00 39,00 Parkour en coördinatiespelen 5,00 Verdedigingssporten 8,50 13,00 21,50 Schermen 1,00 13,00 Kleuterjudo 4,50 De kracht van vechtkunst 3,00 Watersporten 360,25 27,50 387,75 Nieuwe leerlijn zwemmen 281,50 27,50 Foutenanalyse schoolslag 31,50 Aquafitness 6,25 Zwemmen Puyenbroeck 5,00 Crawl 21,00 Rugslag 7,50 Reddend zwemmen 7,50 Andere 473,75 27,00 500,75 Multimove 60,00 Multi SkillZ 79,50 9,00 Aan de slag met Polar 69,00 9,00 Zingen en bewegen 10,00 Eco coaching 2,50 WV

58 Van sherborne tot be-move 3,00 Circomotoriek 1,50 Reddersbijscholing 56,00 EHBO + reanimatie (sportlesgevers) 76,50 9,00 Eerste hulp voor aangeduide personen + reanimatie (administratie) 70,00 Blessurepreventie 1,50 Sportvoeding 1,50 Inzichtelijk leren spelen binnen inblijf- en uitmaakspelen 2,50 Motivation for life 3,00 Veilig leren vallen 3,00 Coöperatief leren 6,00 Coöperatieve spelvormen 6,00 Creatief opwarmen 3,00 Sportklimbasics 6,00 Action types in de les LO 1,50 Coachen met de M-factor 1,25 Coachen op maat van je sporters 2,50 Houdingstraining 6,00 Sport- en kinesiotaping 2,00 WV

59 5.2. Bijlage 2: organigram personeel 2015 Directeur Liliane Roegies Adjunctdirecteur Natalie De Neef Officer Admin Support Kenniscentrum Barbara Blondeel Jurist Eva De Pauw Manager M&C Sylvie Fermaut Manager Kwaliteitszorg Tineke Stalmans Coördinator ICT Bruno Vanhove Officer M&C Els Verwilgen Expert Gezond & Ethisch sporten Fien Denijs Expert Talentontwikkeli Katrien ng Outtier Manager HR Helena Van Praet Support HR Katrien Brusche Christine Dejaeger Officer Werving & selectie Lynn De Lobel Evelyn Sommereyns Manager Financiën Tim Renshofer Officer Financiën Rita Hostijn Viv Leuris Erna Meyers Regio Zuid Consulent Projecten Marc Sarens Manager Dienstverleni Kristien ng Haezebrouc k Regio Noord Consulent Projecten Thomas De Pourcq Regio West Consulent Klanten Lukas Van Assche Consulent Klanten Jan Dens Consulent Klanten Michiel De Zutter Consulent Gerda HR Aertgeerts Jordi Rits Nele Van Rossem Support DV Daisy Cockx Consulent HR Liesbet De Schryver Karen Vrancken Support DV Tine D hondt Annemie Belmans Consulent HR Katrien De Gols July De Carne Support DV Charlotte Ysebaert WV

60 5.3. Bijlage 3: nulwaarden KPI s 1. Hoeveel aanvragen werden er ingediend en hoeveel van deze aanvragen werden ingevuld. Er werden in aanvragen ingediend. 5,4% van de aanvragen kon niet worden ingevuld. Met andere woorden aanvragen werden ingevuld en afgehandeld. 2,6% Van de niet ingevulde aanvragen werd geannuleerd door Vlabus. 2,8% Van de niet ingevulde aanvragen werd geannuleerd door de klant. 2. Hoeveel lesuren bevatten de ingevulde aanvragen? In 2015 werden er in het totaal lesuren ingevuld Verdeling van de ingevulde aanvragen per regio. In Regio Noord werden er lesuren ingevuld. In Regio West werden opnieuw de meeste uren ingevuld: lesuren. In Regio Zuid werden de minste lesuren ingevuld, lesuren. Maar in deze regio is de stijging ten opzichte van 2014 het grootst. Regio Zuid vulde in lesuren meer in dan in We verwijzen naar tabel 1 en grafiek 2. Aantal uren per regio Regio Noord Regio West Regio Zuid 3. Welke type organisaties vragen de meeste uren aan? De overheid blijft de grootste aanvrager maar zakt in uren. De sportclubs (Erkende sportclubs en federaties) zijn enorm toegenomen terwijl de niet overheid (= socioculturele verenigingen en niet erkende sportorganisaties en federaties) ook opnieuw zakte. Type organisatie # uren 2014 # uren 2015 Niet overheid Overheid Profitsector Sportclub Hoeveel nieuwe klanten diende een aanvraag in? In 2015 dienden 281 nieuwe klanten een aanvraag in bij Vlabus. # nieuwe klanten Regio Noord 84 WV

61 Regio West 107 Regio Zuid Welk producten worden het meest gebruikt? De overheidstarieven worden het meest toegepast. Dit aangezien de Overheid onze grootste klant blijft. Hierop volgt het tarief voor de uren van het Project Sportclubs gevolgd door het tarief voor erkende sportclubs en federaties. Product Tarief per uur # uren Niet overheid Opdracht G-sport niet overheid (15% korting) 24, Opdracht niet overheid 2014 (B-niveau) 26,40 30 Opdracht niet overheid 2015 (B-niveau) 28, Soc. bescherming ,00 1 Opdracht bijscholingen (Dynamo) 71,00 25 Overheid Opdracht G-sport overheid basistarief (15% korting) 27, Opdracht G-sport overheid clustertarief (15% korting) 23, Opdracht overheid basistarief (actie scholen -10%) 28, Opdracht overheid basistarief (B-niveau) 31, Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) 28, SOF/SWO Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) (10% korting) 28, SOF/Uurloners Opdracht overheid basistarief (B-niveau) 31,80 3 SOF/Uurloners Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) (10% korting) 28, Strandanimatie 23, SWO Opdracht overheid basistarief (B-niveau) (10% korting) 28, Soc. bescherming ,00 5 Opdracht sportfunctionaris (VTS) 60,00 67 Opdracht bijscholingen (VTS) 72,50 3 Opdracht cursusverantwoordelijke (VTS) 48, Opdracht direct.kaderopl. (VTS) 60,00 91 Opdracht docent (aspirant-) initiator (VTS) 48, Opdracht docent instructeur B (VTS) 55,00 61 Opdracht docent trainer A (VTS) 60,00 29 Opdracht docent trainer B (VTS) 55, Profit 83 Opdracht profitsector 63,60 83 Sportclubs Opdracht G-sport erkende sportclubs (15% korting) 19, Opdracht project sportclubs 3/tarief 1 17, Opdracht project sportclubs 5/tarief 1 17, Opdracht project sportclubs 5/tarief 2 18, WV

62 Opdracht project sportclubs 5/tarief 3 Opdracht project sportclubs 5/tarief 4 Opdracht sportclubs (B-niveau) SOF/SWO Opdracht sportclubs (A-niveau) (46,5% korting) SOF/SWO Opdracht sportclubs (B-niveau) (46,5% korting) SOF/SWO Opdracht sportclubs (D-niveau) (46,5% korting) SOF/Uurloners Opdracht sportclubs (C-niveau) (25% korting) 19, , , , , , , Overzicht van Type organisaties met bijhorende producten en prijzen Type organisatie Product Tarief per uur # uren Opdracht G-sport niet overheid (15% korting) 24, Opdracht niet overheid 2014 (B-niveau) 26,40 30 Niet overheid Opdracht niet overheid 2015 (B-niveau) 28, Soc. bescherming ,00 1 Opdracht bijscholingen (Dynamo) 71,00 25 Opdracht G-sport overheid basistarief (15% korting) 27, Opdracht G-sport overheid clustertarief (15% korting) 23, Opdracht overheid basistarief (actie scholen -10%) 28, Opdracht overheid basistarief (B-niveau) 31, Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) 28, SOF/SWO Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) (10% korting) 28, SOF/Uurloners Opdracht overheid basistarief (B-niveau) 31,80 3 SOF/Uurloners Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) (10% korting) 28, Strandanimatie 23, Overheid SWO Opdracht overheid basistarief (B-niveau) (10% korting) 28, Soc. bescherming ,00 5 Opdracht sportfunctionaris (VTS) 60,00 67 Opdracht bijscholingen (VTS) 72,50 3 Opdracht cursusverantwoordelijke (VTS) 48, Opdracht direct.kaderopl. (VTS) 60,00 91 Opdracht docent (aspirant-) initiator (VTS) 48, Opdracht docent instructeur B (VTS) 55,00 61 Opdracht docent trainer A (VTS) 60,00 29 Opdracht docent trainer B (VTS) 55, Profit Opdracht profitsector 63,60 83 Opdracht G-sport erkende sc (15% korting) 19, Opdracht project sportclubs 3/tarief 1 17, Opdracht project sportclubs 5/tarief 1 17, Sportclub Opdracht project sportclubs 5/tarief 2 18, Opdracht project sportclubs 5/tarief 3 19, Opdracht project sportclubs 5/tarief 4 20, Opdracht sportclubs (B-niveau) 23, SOF/SWO Opdracht sportclubs (A-niveau) (46,5% korting) 21, WV

63 SOF/SWO Opdracht sportclubs (B-niveau) (46,5% korting) SOF/SWO Opdracht sportclubs (D-niveau) (46,5% korting) SOF/Uurloners Opdracht sportclubs (C-niveau) (25% korting) 17, , , Welke activiteiten worden het meest aangevraagd? De meest aangevraagde activiteiten zijn lessenreeksen, trainingen, sportkampen, sportdagen en sportondersteunende opdrachten. Deze sportondersteunende opdrachten vervangen vanaf 01/07/2015 de coördinatieopdrachten. Er werden opvallend veel minder uren aangevraagd voor evenementen Regio Noord Regio West Regio Zuid Bijscholing Coördinatieopdracht (te gebruiken tem. 30/06/2015) Evenement Lessenreeks Opleidingen Sportdag Sportkamp Sportklassen Sportondersteuner (te gebruiken vanaf 01/07/2015) Sportstrand Trainingen (sportclub) Vergadering Welke aangevraagde disciplines krijgen we moeilijk ingevuld? Omnisport, zwemmen, turnen, skeeleren, jiu jitsu, volleybal, rugby, tennis, dans en golfsurfen werden in 2015 het meest geannuleerd. 9. Welke disciplines kunnen onze lesgevers geven? Discipline omnisport zwemmen turnen administratie dans tennis kleuterturnen seniorenturnen naschoolse sport (sportacademie) basketbal Hoeveel uren G-sport hebben we kunnen invullen? Er begeleidde in lesgevers G-sport activiteiten. Deze activiteiten bestonden uit 2.906,50 lesuren. WV

64 G-sport lesgevers G-sport lesuren , Welk soort contracten werden er opgesteld? Functie # uren 2015 Losse lesgever Jobstudent RSZ vrijgesteld Student volledig RSZ vrij Werkstudent 488 SOF-uur 848 SOF-maand VTS Dynamo bijscholingen 35 Vaste lesgever Project sportclubs Hoeveel lesgevers werden er ingeschakeld met RSZ-vrijstelling (streefwaarde: zo hoog mogelijk binnen doordacht kader van herberekeningen) In 2015: 18,2% ten opzichte van het totaal aan brutolonen (2014 = 16,1%) 13. Wat is de verdeling van de lesuren tussen de vaste en de losse lesgevers Vaste sportbegeleiders Vaste sportbegeleiders sociale maribel Trainers project sportclubs (semi) Sportondersteunende functies (semi) Samenwerkingsovereenkomsten (semi) Occasionele' sportlesgevers VTS/Dynamo Hoeveel last minute opdrachten werden er ingevuld? Er werden 357 Last Minute opdrachten ingevuld. Regio Noord Regio West Regio Zuid Januari Februari Maart 1 37 April 1 11 Mei Juni 22 Juli 6 Augusts 19 September 38 WV

65 Oktober 48 November 16 December Hoeveel van de aangeworven sollicitanten werden ook effectief ingeschakeld? In 2015 hebben er 882 personen gesolliciteerd bij Vlabus. 621 Sollicitanten werden aangeworven, 239 sollicitanten waren niet gekwalificeerd en 22 sollicitanten zijn gekwalificeerd maar nog niet aangeworven. Niet gekwalificeerd wil zeggen dat de sollicitant niet voldeed aan de voorwaarden om door Vlabus te kunnen worden tewerkgesteld. 22 Sollicitanten zijn gekwalificeerd maar nog niet aangeworven omwille van het gebrek aan nodige gegevens zoals persoonlijke gegevens en diploma s. Van de 621 sollicitanten die in 2015 werden aangeworven werden 316 lesgevers ook effectief tewerkgesteld. Dat wil zeggen dat 51% van de aangeworven lesgevers in het jaar dat ze solliciteerde ook effectief sportopdrachten hebben begeleid. 16. Hoeveel lesgevers werden er ingeschakeld? Er werden in 2015 in totaal lesgevers ingeschakeld bij Vlabus. 17. Hoeveel van de ingeschakelde lesgevers behoren tot de trouwen uurloners? In 2015 hadden we 99 trouwe uurloners (47 goud, 21 zilver, 31 brons) Trouwe uurloners Goud Zilver Brons WV

66 5.4. Bijlage 4: wervingsacties Evenementen/beurzen: acties WERVING & PROMOTIE Jobinfo dag KUL 3/mrt/15 pedagogische trefdag en leermiddelenbeurs Brabanthal 13/mrt/15 14/mrt/15 ISB-congres Afstudeerbeurs ICC Gent pedagogische trefdag en leermiddelenbeurs ICC GENT 18/mrt/ /mrt/ /mrt/15 14/apr/15 12 urenloop /apr/15 12 urenloop /apr/15 Neos Cultuur en toerismehappening Jobbeurs Jobkanaal SVS startvergaderingen ISB Trefdag zwembaden 11/jun/15 13/jun/15 9/sept/15 10/sept/15 11/sept/15 29/okt/15 VSF Inspiratiedag S sport bijscholingsdag bestuursleden BRUSSEL BVLO studiedag Warmathon Music for life, Blaarmeersen GENT 25/sep/15 7/dec/15 13/nov/15 22/dec/15 WV

67 5.5. Bijlage 5: overzicht website cijfers aantal sessies per dag aantal gebruikers paginaw eergave n pagina's per sessie gem. sessieduur Bouncepercenta ge ,46 3 min 27 31,19% ,91 3 min 13 41,93% ,51 3 min 43 49,02% WV