NOTULEN Algemene Ledenvergadering VOORJAAR van 5 april 2016

Transcriptie

1 NOTULEN Algemene Ledenvergadering VOORJAAR van 5 april 2016 Locatie Aanvang : De Nieuwe Heuvel in Lunteren : uur 1. Opening en mededelingen door de voorzitter Voorzitter Wouter Hazeleger heet de aanwezigen van harte welkom. Geen nieuwe verenigingen of organisaties te verwelkomen. Kringselectie heeft mooie kampioenen opgeleverd. Een flinke afvaardiging heeft ons vertegenwoordigd op de Regio- en KNHS-kampioenschappen, waar diverse combinaties zich in de prijzen wisten te rijden. Een aantal zelfs tot op de hoogste trede van het podium. Felicitatie aan allen. 2. Vaststellen agenda Penningmeester Michiel Zelvelder verzoekt agendapunt 5 en 6 financieel verslag en verslag kascie wat te verschuiven. Kascommissielid Greet Meinardi kan pas na uur aanwezig zijn. We laten dit van haar aankomst afhangen. Verslaglegging is wel volgens de agenda. 3. Notulen 24 november 2015 Pag 5, punt 9, rondvraag: mw. Rabbi is Rabbie. De notulen worden daarna met dank aan de secretaris goedgekeurd. 4. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken te melden. 5. Financieel verslag 2015 opbrengsten en kosten Toelichting op de resultaatrekening 2015 Op 1 januari 2016 heeft 1 vereniging nog niet betaald. Er is een toezegging dat eind januari betaald gaat worden. De inkomsten zijn gestegen als gevolg van de invoering van afdracht door wedstrijdorganiserende verenigingen en organisaties. Wel is er een daling van het aantal leden bij de nietwedstrijdorganiserende verenigingen te verwachten. Vanwege de hoge kosten is de post voorraad stalplaten aangemaakt. Eind 2013 is de nieuwe website gemaakt. De factuur is in 2014 betaald. De kosten voor de website ( 968,-) worden verdeeld over 3 jaar. In ,-; in ,- en in ,-. Er zijn geen vragen en de voorzitter bedankt de penningmeester voor zijn bijdrage. J.M. Ruiter-Dijkhuizen secretariaat Kring West-Veluwe E secretaris@kringzwveluwe.nl I Pagina 1 van 5

2 Balans per 31 december 2015 Opbrengsten en kosten Bankrekeningen Opbrengsten Betaalrekening 292,01 635, Contributie verenigingen 3.122,50 Spaarrekening 2.000,00 450, Rente 7,80 Debiteuren 190,00 Voorraad Vooruitbetaalde rekening website Voorraad stalplaten 1.239,85 subtotaal 3.320,30 Kortlopende schulden Kosten Voorzieningen 821 Bankkosten 137,68 Nog te betalen 132, Selectiewedstrijden Reeds ontvangen 823 vergaderkosten bestuur Kosten selectie wedstrijden 1.708,27 Vorderingen en vooruitbetaling 825 Kring vergaderingen 305,30 Debiteuren 190, , Algemene kosten vereniging 575,00 Voortuitbetaling 400,00 subtotaal 2.726,25 ======== Voorziening Resultaat 594,05 Resultaat door vermogens vergelijking vermogen 31 december X 3.589, ,31 vermogen 31 december X , ,38 resultaat x 594,05 150,93 M. Zelvelder 5 april Verslag kascommissie en benoemen van 1 nieuw lid voor de kascommissie Namens de commissie (Heidi Berger en Greet Meinardi) doet laatst genoemde verslag. De boeken zijn gecontroleerd en de penningmeester heeft alles prima voor elkaar. Doel van de Kring is om geld in kas te hebben om uitgaven te doen, zoals voor vergaderkosten, selectiekosten en workshop Hartman. De ingestelde afdracht voor de organisatie van wedstrijden vanuit de verenigingen leveren voldoende op om in deze kosten te voorzien. In de loop van de tijd kan overwogen worden of afdracht naar beneden kan worden bijgesteld. Voorzitter geeft aan dat er in november geëvalueerd wordt en vraagt of de vergadering ermee akkoord gaat om het huidige beleid te volgen. Het antwoord is positief en ook de kascommissie kan daarin meegaan. De kascommissie heeft een vraag gesteld over de begroting die in november is vastgesteld m.b.t. de afdracht van de verenigingen. Voor het fabriceren van de stalplaten worden mallen gebruikt, welke een éénmalige aanschaf zijn. Toch zijn deze voor het jaar 2016 weer opgevoerd. De kosten ad 400,- worden in 4 jaar afgeschreven; 100,- per jaar. Dat geeft nu een scheef beeld voor de afdracht van de verenigingen. Kascommissie verleent vervolgens decharge aan penningmeester. Greet Meinardi is aftredend. Heidi Berger en Dea Jonkers vormen de nieuwe commissie. Ilona van Winden (Lunaruiters) meldt zich aan als nieuwe reserve. J.M. Ruiter-Dijkhuizen secretariaat Kring West-Veluwe E secretaris@kringzwveluwe.nl I Pagina 2 van 5

3 7. Mededelingen vanuit het Kringbestuur 7.1 huishoudelijk reglement Met de toetreding van de FNRS per 1 januari 2016 zijn we ons bewust geworden van het ontbreken van een actueel document om nieuwe leden te informeren of bij vragen ergens naar te kunnen verwijzen. Er komt een huishoudelijk reglement en dat wordt in de ALV van november 2016 aan de leden gepresenteerd. We nemen ons voor om alle in onze kring gevestigde FNRS ondernemers uit te nodigen voor de ALV najaar. 7.2 selectiereglement Het selectiereglement is aangepast n.a.v. de reglementswijzigingen van de KNHS v.w.b. de nieuwe proeven: voorgeschreven is 1 e proef van de maand. Selectiereglement en checklist staan nu beiden op onze website. Checklist is een ondersteunend document voor selectie organiserende verenigingen. Nieuwe aandachtspunten staan in rood weergegeven. Let op: tijdwaarneming met countdown verplicht bij springselecties. Wedstrijdsecretarissen van de kring zijn altijd te benaderen voor informatie/ondersteuning. 7.3 Jurycorps De kring vraagt te letten op de kwaliteit van juryleden voor de selectieproeven. Sommige juryleden worden echt te oud en kunnen bijvoorbeeld niet meer de hele (Z-)ring overzien. Lastig als deze personen het zo graag doen, maar selectie is wel een selectie voor de afvaardiging naar de Regiokampioenschappen. Geen juryleden uit eigen vereniging voor selectieproeven. Verder nog iets over de verzorging van de juryleden. Afgelopen selecties is ons opgevallen, dat de gastvrijheid soms wat minder wordt richting de juryleden als het erg druk is op het secretariaat/de rekenkamer. Investeer in het serveren van bijvoorbeeld een lux(er) broodje en een kopje soep i.p.v. altijd iets uit het vet. Ook koffie, thee en frisdrank kun je niet genoeg aanbieden. Een enkel jurylid heeft hier een opmerking over gemaakt. Vergeet hierbij ook de kringvertegenwoordigers niet. 7.4 Procedure vereniging kring regio KNHS De secretaris van Regio Gelderland en afdeling wedstrijdzaken van de KNHS worden dikwijls rechtstreeks benaderd door verenigingen en wedstrijdorganisaties voor goedkeuring van hun wedstrijdaanvragen. Dit is niet de bedoeling, want de juiste procedure is vereniging kring regio KNHS. Tussenkomst van de kring is een verplichte halte. De KNHS communiceert alleen met de Regio en daardoor heeft onze kringsecretaris, ook regiosecretaris, erg veel onnodig werk. Vanuit deze kring valt het mee, maar blijf er op bedacht dat het via de kring hoort te lopen. 7.5 Respect voor vrijwilligerswerk door bestuur Alle bestuurlijke activiteiten van Kring en Regio, net als bij de vereniging/wedstrijdorganisaties, worden door vrijwilligers gedaan. De secretaris geeft aan te pas en te onpas op haar werk gebeld te worden en dat kan niet meer. Na uur is ze bijna altijd telefonisch bereikbaar. Kies bij voorkeur communicatie per . Als wedstrijden worden afgekeurd door de Kring is dat niet voor niets en moet dit ook gerespecteerd worden. Door publicatie op social media komt dit dan toch aan het licht. Facebook laat immers alles zien. Niet een eigen koers gaan varen. Waarom zet het bestuur zich dan in voor kringzaken? We dwarsbomen niemand, maar volgen de met de verenigingen overeengekomen afspraken. Dan nog een informatie voorafgaand aan de wedstrijdkalender van later op deze avond. Een algemene boodschap en degene die het betreft weten dat wel. Er wordt slecht gelezen. De eerste fase is alleen voor de selecties en grote meerdaagse wedstrijden. Door het afwachten van deze data kun je alleen maar beter afstemmen voor de reguliere wedstrijden; een service van de Kring. Daarnaast kost het de secretaris nog eens minder wijzigingen als we deze procedure volgen, maar de klus wedstrijdkalender wordt vaak onderschat. Tegenwoordig ook document in de Cloud te hangen waarop iedereen zijn wedstrijden kan invullen, maar het risico dat er per J.M. Ruiter-Dijkhuizen secretariaat Kring West-Veluwe E secretaris@kringzwveluwe.nl I Pagina 3 van 5

4 ongeluk regels verdwijnen heeft de secretaris nog niet overtuigd van het voordeel. Oude procedure blijft voorlopig nog gehandhaafd. Denk dus de volgende keer een beetje aan degene die de kalender voor jullie samenstelt en lees de begeleidende informatie heel goed voor je ook maar iets doet. 7.6 Workshop Hartman wedstrijdprogramma N.a.v. een inventarisatie wordt er op donderdag 14 en maandag 18 april een bijscholing georganiseerd. Docenten zijn Corrie Ederveen en Guusta van Ommeren. Instructie vindt plaats in de vergaderzaal van de Nieuwe Heuvel. Er wordt een mooie opkomst verwacht. 8. KNHSnieuws 8.1 Reglementswijzigingen per 1 april 2016 Alles over reglementswijzigingen is te lezen in P&S, website KNHS en op social media. Grootste wijziging is het instellen van de klasse BB als officiële klasse. Jury benoemen voor deze rubriek in het kader van dierenwelzijn. Criteria te vinden in Algemeen Wedstrijd Reglement en disciplinereglementen van de KNHS. 8.2 Bijscholingen juryleden n.a.v. nieuwe dressuurproeven achter de rug KNHS heeft bijscholingen georganiseerd in februari en maart. Boekje pas na 1 maart leverbaar en dat is rijkelijk laat. De secretaris heeft op 30 maart de jurybijeenkomst in Ermelo bijgewoond. Druk bezocht en interessant. Proeven zijn soms korter geworden maar zeker niet makkelijker was de reactie uit de zaal. Juryleden zijn veel tijd kwijt aan het invullen van het laatste deel van het protocol. Advies is om 7,5 minuut aan te blijven houden voor klasses t/m M2 en 8 minuten voor Z/ZZL. 8.3 Clinic bij Randmeerruiters door JW Buyserd-5 maart 2016 Er is op 5 maart jl. een clinic georganiseerd door de Randmeerruiters n.a.v. nieuwe dressuurproeven. Flyer doorgestuurd naar alle verenigingen. Een mooi initiatief om ruiters kennis te laten maken met de praktijk. 9. REGIOnieuws 9.1 Klasse BB dressuur en springen tijdens outdoorseizoen 2016 Regio heeft afspraak met KNHS gemaakt dat verenigingen zonder tussenkomst van Kring en Regio de klasse BB dressuur en klasse BB springen kunnen laten toevoegen aan een reeds bestaand vraagprogramma. Geldt alleen voor OUTDOOR seizoen Rabobank selectiedag 2016 in Wezep: Regio Gelderland neemt de organisatie hiervan voor haar rekening. Op 24 juni voor Z en ZZ springcombinaties en op 1 juli voor Z1, Z2 en ZZL dressuurcombinaties. 9.3 Verkiezing voorzitter Regio Gelderland Voor het eerst zal de verkiezing voor de voorzitter van Regio Gelderland digitaal gebeuren. Alle leden van de regio zijn door de KNHS aangeschreven en stemming is mogelijk tot 2 dagen voor de ALV van Regio Gelderland. Digitale verkiezing is blijkbaar nodig, ook als er maar 1 kandidaat is. Er zijn geen tegenkandidaten gesteld. 10. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 11. Datum najaarsvergadering Kring West-Veluwe dinsdag 22 november 2016 (was in eerste instantie 1 november) J.M. Ruiter-Dijkhuizen secretariaat Kring West-Veluwe E secretaris@kringzwveluwe.nl I Pagina 4 van 5

5 12. Vaststellen wedstrijdkalender indoor Lastige communicatie v.w.b. de selectiewedstrijden in het voortraject. Springen paarden is nu gepland in een te groot tijdsbestek. Er kan immers niet gepromoveerd worden tussen Kringselectie en Regiokampioenschap, waardoor ruiters misschien daarom niet kiezen voor onze selectiewedstrijden. Aantal wedstrijden kunnen ruilen, zodat paarden springen beter afgestemd is. Overige disciplines zijn prima verdeeld. Indoorseizoen voor de wedstrijdkalender loopt van 1 september t/m 30 april Outdoorseizoen voor de wedstrijdkalender loopt van 1 april t/m 30 september Outdoor mag volgens het Algemeen Wedstrijd Reglement het hele jaar door uitgeschreven worden en april en september zijn overlappende maanden, waarin beiden dus is toegestaan. De bespreking van de kalender verloopt verder soepel. Het controledocument wordt z.s.m. naar de belanghebbenden gestuurd. 13. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en bijdrage en verklaart de vergadering voor gesloten om uur. Wel thuis! J.M. Ruiter-Dijkhuizen secretariaat Kring West-Veluwe E secretaris@kringzwveluwe.nl I Pagina 5 van 5